Concepto de Ajustes Al finalizar el periodo contable, las cuentas

Concepto de Ajustes
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por
cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros.
Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos,
disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de
ajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su
valor real.
Clases De Ajustes
Ajustes ordinarios
Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada
periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
•
Caja
•
Bancos
•
Provisiones y deudas de difícil cobro
•
Inventario de mercancías
•
Depreciación acumulada
•
Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
•
Ingresos recibidos por anticipado
•
Ingresos por cobrar
•
Costos y gastos por pagar
•
Provisiones para obligaciones laborales
1. Ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es
al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al
efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:
El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este
caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar
un ajuste. Ajustes a la cuenta Caja.
ARQUEO DE CAJA
1.El 30 de diciembre se realizó un arqueo de caja en la caja No 1 del almacén, se encontró un
faltante de $160.000, en el momento no se pudo establecer la razón del faltante.
2.El cajero de la caja No 2 había entregado $75.000 al mensajero para la compra de
papelería, no había elaborado el comprobante de egreso y no existía el registro contable.
3.El cajero de la caja No 3 entrego dinero demás a un cliente, no se puedo determinar cuál
cliente.
Ejemplo No 1
CAJA GENERAL
DEBE
HABER
1,000,000
500,000
600,000
750,000
1,800,000
650,000
3,400,000
1,900,000
$1,500,000
2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Para
realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el
saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos
para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma
parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros
de cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario
realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puede
ser:
•
Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas
por la entidad bancaria.
•
Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en
la empresa.
CONCILIACION BANCARIA
1. Realizada la conciliación bancaria, se encontró en el extracto bancario la
siguiente información, que no ha sido contabilizada por la empresa.
• Nota debito x valor de $ 120.000 correspondiente a compra de chequera no
contabilizada.
• GMF. (4 x mil)
$395.000
• Consignación nacional efectuada por un cliente para el pago de una factura
por $ 1.567.987.
• Rendimiento financiero por valor de $ 55.000 de una cuenta de ahorro.
3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícil cobro:
El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por
venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por
su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar
por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y
otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable
una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos,
presentar el valor bruto de Clientes.
Cuentas: 139905 Provisión – 519910 Gasto Provisión.
CLIENTE
- JOSE ARMENTA
FACTUR
A No
VALOR
R-2233
1.000.000
- GLADIZ MARTINEZ R-2244
VENCIMIENTO EN MESES
0-3 meses
800.000
3-6 meses
+ DE 12
meses
1.000.000
800.000
- RAUL JIMENEZ
R-3322
2.000.000
- PEDRO RAMOS
R-1188
7.000.000
3.000.000
TOTAL
$10.800.000 $800.000
$4.000.000
Provisión individual:
Entes económicos cuyo
numero de cuentas x
cobrar es reducido, y
corresponde al 33% de las
deudas mayores a un año.
6-12 meses
Existen dos formas
2.000.000
4.000.000
$2.000.000
$4.000.000
Provisión general:
Entes económicos cuyo numero de cuentas es grande,
y corresponde si en el ultimo día del año gravable:
3 a 6 meses – 5%
6 a 12 meses – 10%
12 y mas – 15%
Puede suceder:
1. Si el cliente Raúl Jiménez nos envía una carta informando que por
inconvenientes de liquidez no cancelara
La deuda: 531095 – Cuentas Incobrables(DB) – 139905 Provisiones (DB) –
130505 Clientes Nacionales (CR).
2. El cliente Pedro Ramos nos cancela toda la deuda: 110505 Caja General (DB) –
130505 Clientes Nacionales (CR)
425035 Recuperaciones Provisiones (CR) - 139905 Provisiones (DB).
3. Después de 1 año el cliente Raúl Jiménez nos cancel la deuda: 110505 Caja
General (DB) – 425005 Recuperaciones
Deudas malas (CR).
4. Ajuate Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con Sistema de Inventario
Permanente:
Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden
presentarse los siguientes casos:
Inventario Físico Mayor que el valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se
presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta
mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que
esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.
Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se
presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta
mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el
faltante, así:
Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $245.000
ocasionado por deshidratación de los artículos.
La provisión protege al inventario de una empresa contra la obsolescencia, el
desuso, los daños, el deterioro, diferencia contra el inventario físico como la
pérdida o cualquier otro tipo de factor que influya o conduzca a que el valor
del mercado sea diferente o inferior al costo de adquisición.
El decreto reglamentario 2649 de 1993 ordena lo siguiente:
Art. 63: Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida
del valor re expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias
para ajustarlos a su valor neto de realización.
Cuentas: 529915 Gasto Provisión – 1499-05-10-15 Provisión.
5. Ajuste por Depreciación de propiedades , Planta y Equipo (Activos Fijos)
La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus
activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que
el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su
valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que
tendrá el activo al final de su vida útil.
Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo
contribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario
considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida
útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la
obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.
Cuentas: 1592 Contra 5160 o 5260.
DEPRECIACION
1. No se ha efectuado la depreciación del año 2013, de un vehículo que se adquirió el 2 de
enero del año 2013. , el valor histórico del activo es de $25.000.000.
2. A la fecha no se ha realizado la depreciación correspondiente al año 2013, se aplica el
método de línea recta, los saldos son:
Construcciones y edificaciones
142.512.800.
Equipos de comunicación y computación
22.652.180
Flota y equipo de transporte
85.612.000
Maquinaria y equipo
12.620.000
De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje
de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los
siguientes:
ACTIVO DEPRECIABLE
construcciones
y
edificaciones
maquinaria y equipo
equipo de oficina
equipo de computación
flota
y
equipo
de
transporte
VIDA UTIL
% DEPRECIACION
ANUAL
2O años
5%
10 años
10 años
5 años
5 años
10%
10%
20%
20%
6. Ajuste por amortización Activos Diferido:
Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha
comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la
forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado.
Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros
y otros.
En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos
en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y
puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.
CARGOS DIFERIDOS
Cuentas: 1705 - Gastos pagados por anticipado, 1710 - Cargos diferidos
Ejemplos:
1. En el proceso de montaje y puesta en marcha la empresa incurrió en gastos
por valor de $40.000.000, los cuales se contabilizaron como activos diferidos
en la cuenta cargos diferidos, se decidió amortizar el gasto en 10 años, realice
la amortización del primer año y contabilícelo (171004) – (1110 o 1105).
2. Los cargo diferidos corresponden a papelería, la cual alcanza para 4 meses,
el saldo de la cuenta a 31 de marzo es de $900.000, no se ha causado el gasto
correspondiente a marzo
(170595 – 111005 o 110505 Cuando se compra).
(519530 o 529530 contra 179595 Cuando se ajusta).
7. Ajuste por amortización de pasivos diferidos:
Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así
como un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero
cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.
Cuentas: 2705 - Ingresos recibidos por anticipado, 2805 – Anticipos y avances
recibidos.
8. Ajuste por ingresos por cobrar:
Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar
un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se
convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos
denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.
Cuenta: 1345 – Ingresos por cobrar
9. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar:
Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe
realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado
se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la
cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.
10. Ajuste para obligaciones laborales:
Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la
empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos
de ajustes por este concepto.
En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas:
1105 (Bancos) – Lo pagado.
2370 (Retenciones y aportes de nómina) – EPS – Cooperativas – Embargos.
2380 (Acreedores varios) – Fondo de pensiones, cesantías, solidaridad.
2610 (Provisiones para obligaciones laborales) – Cesantías(8,33%), Int sobre
cesantías(1%), Vacaciones(4,17%), Prima de servicios(8,33%).
5105 (Gastos de personal) – Total pagado o a pagar.
11. Ajuste por diferencia en cambio:
Cuando se adquiere el pasivo o el activo en moneda extrajera, se contabiliza
por su valor en pesos, puesto que nuestros principios de contabilidad así lo
exigen.
Cuando se procede a realizar el cierre contable, ese valor en moneda extrajera
se debe representar en moneda nacional a la tasa de cambio vigente para ese
último día del periodo en el cual se hace el cierre. Como resultado de esa
conversión, puede resultar un mayor valor o un menor valor en comparación
con lo mostrado en la contabilidad. Cuentas: 421020, 530525 – Diferencia en
cambio.
DIFERENCIA EN CAMBIO
1. La obligación que se tiene con el banco del exterior es de U$10.000, en la
fecha en que se tomó el crédito el valor del dólar era de $1.884.21, a la fecha
del cierre contable se cotizaba a $2.050.
2. Se tiene una inversión en un banco del exterior de €5.000, en la fecha en que
se invertido el valor del Euro se cotizaba a $2.154.41, a la fecha del cierre
contable se cotizaba a $2.282.44.
Asientos de cierre
Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado
contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905].
Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar
cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio,
y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.
Es al momento del cierre contable las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos
y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en
ceros.
Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen
acumulado.
Ejemplo:
Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la
suma de $600.000:
Cuenta
Debito
Crédito
4135
1.000.000
5205
600.000
Cancelación de cuentas, la cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta 5205 de saldo
debito, por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda, contra la 5205
Ganancias y perdidas.
Cuenta
4135
Debito
1.000.000
Crédito
5905
1.000.000
5205
600.000
5905
600.000
Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000 [C1.000.000D600.000], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio
correspondiente a resultados del ejercicio 3605 – Utilidad del ejercicio o 3610 – Perdida del
ejercicio.
Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta
5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:
Cuenta
5905
3605
Debito
400.000
Crédito
400.000