Las Tecnologías Aplicadas a los Archivos León Felipe Acosta Tovar Las tecnologías en los archivos no resuelven los problemas de rescate, conservación, organización, clasificación y descripción de los archivos, pero son instrumentos para el cumplimiento de los procesos de formación y desarrollo de los acervos documentales. Los avances tecnológicos nos han creado la imagen equivocada de la sustitución de lo físico por lo digital. Pero realmente qué tanto podemos sustituir lo físico por lo virtual. La gran mayoría de los documentos que generamos en formato digital no tienen valor jurídico y se pueden considerar como copias simples, con el único fin de informar y difundir. Por tal motivo podemos decir que la incorporación de las tecnologías en un sentido amplio está limitada a dos actividades fundamentalmente: en el caso de los archivos administrativos, a la coordinación y agilización de las gestiones documentales y dos a la divulgación de aquella documentación para su socialización y uso académico. Es pertinente decir que otro tema son aquellos documentos que desde su origen son generados de forma electrónica por lo que implican un tratamiento totalmente integrado a la tecnología. En el caso de documentos de origen físico y que son trasferidos mediante digitalizaciones a formato digital, se puede decir que se realiza una creación artificial de los mismos que ya no responde a su naturaleza original. Luego entonces, un archivo que es transferido de un soporte a otro deja de ser un archivo, para ser un centro de documentación, ya que es creado de manera artificial para fines no necesariamente idénticos a los de la gestión administrativa que los creó. Para dar un ejemplo: La función del Periódico Oficial del Estado de Morelos es difundir y oficializar el marco normativo dentro del territorio que comprende el Estado. Pero la digitalización que realizamos en el 2010 sobre todos los ejemplares que localizamos del POEM tu vo fines relacionados, pero no estrictamente vinculados a la función inicial. La gran mayoría de los documentos que digitalizamos no tienen ya vigencia legal pero si dejan testimonio de la historia jurídico institucional de nuestro estado, Los materiales se digitalizaron con fines de difusión para la investigación histórica. Cabe señalar que la fuente en cuestión en algunos momentos históricos aporta información de carácter social no relacionada con la función natural de una publicación oficial. ¿Por qué tocar este tema? La razón es muy simple, no se debe mirar a la digitalización y automatización como un medio de sustitución de los soportes documentales físicos. La Ley General de Archivos debería de contar con una regulación clara sobre la no sustitución de los soportes físicos cuando estos se transfieran en soportes magnéticos. Y ser un instrumento que oriente a los archivistas, pero sobre todo los funcionarios en la implementación de tecnologías, evitando las iniciativas de digitalizar para destruir. Algo que parece obvio entre el gremio de los archivistas, pero que dista mucho de ser conocido por los funcionarios que en muchas ocasiones toman las decisiones en las instituciones. Dando instrucciones de digitalizar para destruir o en el mejor de los casos arrumbar la documentación en bodegas. Las empresas que venden servicios de automatización o de digitalización de archivos nos crean la idea de que con sus sistemas vamos a encontrar la solución a las dificultades de gestión documental que tenemos en nuestras instituciones. Así pues logar: Realizar de manara ágil la búsqueda. Reducir las necesidades de almacenamiento Reducir costos Simplificar procesos La Ley general de archivos debería de establecer criterios claros sobre lo que podemos hacer, pero también lo que no podemos hacer con las tecnologías Podemos desglosar cada uno de estos aspectos para explicarlos con detalle. Realizar de manara ágil la búsqueda. La búsqueda ágil solo se puede lograr con una buena administración documental de los archivos físicos, es decir, que ya hallamos cruzado por todas las etapas archivísticas que van desde el rescate, organización y descripción del documento. No es menester de esta plática ahondar en el tema pero es importante mencionar que todos estos procesos archivísticos son previos a la incorporación de tecnologías informáticas de digitalización y automatización. Por lo que todos los acervos que no hayan cumplido con sus procesos archivísticos en forma no es están en condiciones de implementar tecnologías de este tipo. Reducir las necesidades de almacenamiento Uno de los errores más comunes en este sentido es la creencia que una vez que digitalicemos el documento, nos podemos deshacer de él, pero la supresión de un documento, como saben nuestros compañeros archivistas, dependen de otros factores que nada tienen que ver con su digitalización. Como son la presencia de valores jurídicos y los testimoniales históricos. Así pues, este argumento no tiene ninguna valides, por tanto es un error creer que al digitalizar ahorraremos espacio. Reduciremos costos. La implementación de estos procesos representa recursos bastante elevados, podríamos hacer un comparativo de cuánto nos cuesta la conservación de un documento en papel, con un documento electrónico. Documento en papel Documento Informático La guarda Equipo de cómputo Mobiliario Mobiliario Instalaciones Equipos de control de clima Fumigaciones Instalaciones Control de clima Software Copias espejo o de respaldo Actualización periódica de equipo de computo Actualización periódica de software Migración a nuevos formatos Costos de cambio de plataforma de software Simplificar procesos La simplificación de procesos no siempre es una realidad, la complejidad en el manejo de equipos, como son escaners y computadoras, se ve directamente afectada por el software que se aplicará para su uso. Criterios específicos que se deben de utilizar de acuerdo con las fuentes documentales que procesaremos es otra complicación. Estas dependen de los formatos, soportes y condiciones de los documentos, así como su uso y utilidad en formato electrónico. Por tanto la incorporación de tecnologías requiere personal especializado que maneje todos los aspectos de la compleja relación entre el documento físico y el soporte digital. En conclusión lo que se pretende en esta exposición es que se haga uso de las tecnologías tomando en cuenta las condiciones de la documentación, con plena conciencia de que los documentos digitales no sustituirán a los documentos físicos y valorando que necesidad se cubre con la automatización de archivos, considerando pues la utilidad real y necesidad de crear colecciones virtuales de documentos físicos.