CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDEZ DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS POR: DIEGO ALEJANDRO GUTIÉRREZ MONTILLA UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS 88105 – TALLER DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN II BOGOTA 2007 CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDEZ DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS POR: DIEGO ALEJANDRO GUTIÉRREZ MONTILLA ASESOR METODOLÓGICO HÉCTOR ELÍAS PINZÓN TORRES Magíster ASESOR TÉCNICO MONICA ADRIANA HINESTROZA Bibliotecóloga UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS 88105 – TALLER DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN II BOGOTA 2007 ADECIMIENTOS Este Informe no se habría podido preparar sin la generosa colaboración de muchas personas, a quienes expreso mi agradecimiento. Deseo extender un especial reconocimiento al profesor Héctor Elías Pinzón Torres, y a la profesora Mónica Adriana Hinestroza, DEDICATORIA Dedico este proyecto a mi familia especialmente a mi hermana Janneth Gutiérrez, quien me a brindado su apoyo absoluto, también lo dedico a mis amistades las cuales me ayudaron con su soporte incondicional a ampliar mis conocimientos y estar más cerca de mis metas profesionales. Esto fue posible primero que nada con la ayuda de Dios, gracias por otorgarme la sabiduría y la salud para lograrlo. Gracias a los intercambios y exposiciones de ideas con mis compañeros y amigos de estudios durante el proceso de la especialización. Desarrolle este proyecto aportando trabajo voluntario con amor y desinterés, y quiero ofrecerlo a todos sin distingo de raza, religión, sexo, condición política y social. Hice todo con las mejores intenciones, trabajando transparentemente con respeto y humildad, sin forzar a otros a creer en lo que creo, ofreciéndolo de corazón. TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ________________________________________________ 6 1. MARCO DE REFERENCIA ___________________________________ 10 1.1 MARCO CONCEPTUAL____________________________________ 10 1.1.1 Digitalización _________________________________________ 10 1.1.2 Escáner _____________________________________________ 10 1.1.3 Ventajas De La Digitalización ____________________________ 11 1.1.4 Archivo Electrónico ____________________________________ 12 1.2 MARCO LEGAL __________________________________________ 12 2. RESULTADOS _____________________________________________ 16 2.1 FORMATEAR LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS____________ 16 2.2 EL DOCUMENTO DEBE SER LEÍDO POR UN EDITOR DE TEXTOS 16 2.3 TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN LLEVAR UNA FIRMA DIGITAL. 16 2.4 DEPENDIENDO DE LA CAPACIDAD ECONÓMICA SE HACEN USO DE LA TECNOLOGÍA._________________________________________ 16 2.4.1 Tecnología magnética: _________________________________ 16 2.4.2 Tecnología óptica: _____________________________________ 17 2.5 ESTRATEGIAS DE PROTECCIÓN DE DATOS _________________ 18 2.6 MANTENIMIENTO, ASISTENCIA TÉCNICA Y PROGRAMAS DE REEMPLAZO________________________________________________ 20 2.7 TRANSFERENCIA ________________________________________ 20 2.8 TAMAÑO _______________________________________________ 20 2.9 CONDICIONES APROPIADAS DE ALMACENAMIENTO Y TRATAMIENTO DE LOS SOPORTES ____________________________ 21 3. 2.10 COPIAS DE SEGURIDAD ________________________________ 21 2.11 SEGURIDAD DEL SISTEMA ______________________________ 21 2.12 RECURRIR A PROVEEDORES DE SERVICIOS ______________ 22 PROPUESTA ______________________________________________ 23 3.1 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA _________________________ 23 4 CONCLUSIONES___________________________________________ 25 BIBLIOGRAFIA ________________________________________________ 26 INTRODUCCIÓN En nuestro país las leyes que establecen la forma y utilización de documentos digitalizados no son muy claras y no definen unos parámetros y criterios para llevar a cabo este proceso. 1 La ley 527 de 1999 por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación, se creo para dar seguridad jurídica a las transacciones electrónicas. En este momento solo se puede hablar de documento electrónico en el campo archivístico, evidentemente el documento electrónico requiere un análisis mas detenido, el cual debe ir más allá de su estructura jurídica, para darle soporte a la estructura judicial y legal. Los principales problemas de la entidades es que no existen criterios claros para la digitalización de documentos que existen en medio físico y esto hace que al haber un gran volumen de documentos estos se acumulen progresivamente y los archivos cada vez necesiten mas espacio, a esto se suma la ausencia de políticas documentales frente al manejo del documentos digitalizados, desactualización tecnológica rápida, obsolescencia y débil o nula compatibilidad entre sistemas de gestión electrónica de documentos de diferentes marcas y casas de desarrollo de software. Partiendo de una óptica integral de formación en las denominadas ciencias de la información, es necesario abordar en el estudio de criterios y procedimientos para la validez de documentación digitalizada desde un punto de vista global las necesidades de las administraciones modernas junto con la denominada sociedad de la información, obligan a considerar el uso de la documentación digitalizada. La organización de archivos está en capacidad de incorporar a nuestros archivos actuales documentos digitalizados, ya que actualmente los problemas que enfrentan las entidades en cuanto a la organización de volumen documental que producen y reciben en cumplimiento de sus funciones, es muy grande y es tiempo de definir y ejecutar acciones que puedan incidir en la adecuada organización de los documentos y en el mejoramiento de los procesos administrativos. Muchas bibliotecas y archivos desearían planificar proyectos de digitalización pero carecen de experiencia y es necesaria una guía práctica como herramienta de trabajo para la planificación de proyectos de digitalización. 1 GOMEZ Carlos Humberto. www.ilustrados.com/publicaciones/epy. La razón de la implementación de un proyecto de digitalización, o más exactamente de la conversión digital de documentos originales no digitales son variadas y pueden solaparse. La decisión de digitalizar puede tomarse con objeto de: ¾ Incrementar el acceso: esta es razón principal y la más obvia, cuando se sabe que hay una alta demanda por parte de los usuarios y la biblioteca o el archivo desean mejorar el acceso a una determinada colección ¾ Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución en relación con la educación y la formación continua. ¾ Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados intensivamente y crear una “copia de seguridad” para el material deteriorado como libros o documentos quebradizos. ¾ Ofrecer a la institución oportunidades para el desarrollo de su infraestructura técnica y para la formación técnica de su personal. ¾ Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses comunes con otras instituciones para crear colecciones virtuales e incrementar el acceso a nivel internacional Al digitalizar, nos permitimos utilizar otro medio físico diferente al original. Ya no lo restringimos al papel solamente. Los documentos se convierten en un conjunto de bits, ceros y unos (0, 1), representados físicamente por diferencias de voltaje, polaridades, etc., y cuyas diferentes combinaciones permiten formar una imagen o un texto determinado, gracias a la utilización de tecnologías de información. Algunos años atrás, el inconveniente de digitalizar era la necesidad de mucho espacio en dispositivos de almacenamiento para poder almacenar su imagen digital. Al día de hoy, estos dispositivos permiten un almacenamiento mucho mayor y, al mismo tiempo, se han mejorado los algoritmos que permiten una compresión óptima tanto de imagen como para texto. La información almacenada en los medios digitales persiste de manera inalterable, siendo sumamente fácil realizar copias de seguridad, para evitar la pérdida de información. Esto no ocurre con el papel, que con el uso constante y el paso del tiempo, se deteriora, se destruye. Podemos fotocopiarlo, para tenerlo nuevamente en papel, pero al hacer esto, pierde calidad, siendo en mayor o menor grado según la calidad del equipo fotocopiador y del papel utilizado. Si deseamos obtener una nueva copia, de la versión fotocopiada, también perderá calidad. Esto no ocurre con el medio electrónico. Los escáners, dispositivos ópticos de propósito específico, envían directamente la imagen al ordenador, permitiendo la utilización de diversos filtros y aplicaciones para obtener una imagen de mayor calidad, muy próxima al original. Una vez obtenida la versión digital, si se desea realizar una nueva copia de ésta, será una copia digital idéntica a la primera copia, sin necesidad de repetir el proceso de adquisición de imagen desde el documento. En ambos métodos se corre el riesgo de deteriorar o incluso dañar el documento en cuestión, por lo que hay que mantener un conjunto de medidas y un procedimiento adecuado al momento de exponerlos a estos dispositivos, incluso mediante la utilización de tecnologías específicas para esta labor. La digitalización no solo consiste en la trasformación de objetos físicos en formatos digitales, mediante la utilización de tecnologías de información sino la creación a partir de activos digitales de productos y servicios con valor añadido para un conjunto de usuarios. Como el objetivo de este proyecto es elaborar criterios y procedimientos que otorguen validez al documento digitalizado, y este es un tema que no ha sido abordado con profundidad, este estudio es de tipo exploratorio, ya que tiene el objeto esencial de familiarizarnos con un tema desconocido para así desarrollar métodos para buscar los criterios y procedimientos para el uso en nuestro país de documentación digitalizada. Esta investigación se soportara sobre fuentes secundarias, como escritos e investigaciones publicadas en revistas y libros, nacionales e internacionales, así como paginas Web, además se trabajara sobre bases de datos oficiales. En el marco de la culminación de la Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, se hace necesario como requisito de grado, la elaboración de un proyecto, donde se tomen en cuenta parámetros o fases de investigación presentes en cualquier trabajo de esta índole. Para tal efecto, se presenta la oportunidad de seleccionar entre diversos temas de interés en el área, el documento digitalizado y como este carece de validez, la tecnología digital abre una perspectiva para la investigación, y la comunicación de la información, todas las empresas están acumulando papeles y no están usando la tecnología para conservar documentos, ya que guardar documentos digitalizados no tiene validez mediata. Unos criterios de validez a la documentación digitalizada, puede mejorar los servicios para las entidades que utilicen este método de conservación, reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados intensivamente y crear una “copia de seguridad” para el material deteriorado como libros o documentos quebradizos. El desarrollo de la documentación digitalizada se ha desplegando a la misma velocidad que la informática, por ello en el mundo actual comenzamos a manejar conceptos tales como documento digitalizado, que en términos generales se define como el proceso mediante el cual se transforma un documento impreso en formato electrónico, de manera tal que pueda ser consultado por medio de un computador. La digitalización de documentos, en estos momentos, tras el desarrollo en las tecnologías de la comunicación e información ofrece varias ventajas como mejorar la eficiencia del proceso de comunicación interna, permitir que un mayor número de personas consulte los documentos en menor tiempo, un bajo costo de almacenamiento y distribución, además de minimizar los costos de impresión y fotocopiado.2 Las tecnologías digitales están sometidas a un rápido y continuo desarrollo, la base para buscar criterios y procedimientos de validez de documentos digitalizados es entender que la tecnología cambia con frecuencia. 3 El objetivo general de este trabajo es elaborar criterios y procedimientos que otorgan validez al documento digitalizado. Dentro de los objetivos específicos están el de clasificar y sintetizar la información recopilada; plantear en distintos documentos la información empírica que se halla conseguido; revisar los documentos oficiales, y normatividad vigente en archivistita digitalizada a nivel nacional e internacional; determinar las condiciones existentes y de tiempo disponible para la sistematización de la información y formular los procedimientos y criterios para la validez de documentación digitalizada. 2 3 Ibídem Ibídem 1. MARCO DE REFERENCIA 1.1 MARCO CONCEPTUAL 1.1.1 Digitalización El término digitalización se puede asociar de una manera clara, a la forma como una imagen (texto, fotos, formas, sonido, movimiento...), se pueden convertir en un idioma comprensible para los computadores. En general las señales exteriores que hacen posible la identificación en su estado natural, se transforman en código binario (0’s y 1’s) que mediante la utilización de programas se pueden transformar de acuerdo a los requerimientos. 1 1.1.2 Escáner Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres escritos, o gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en una hoja de papel facilitando su introducción en la computadora convirtiéndolos en información binaria comprensible para ésta. 1 El funcionamiento de un escáner es similar al de una fotocopiadora. Se coloca una hoja de papel que contiene una imagen sobre una superficie de cristal transparente, bajo el cristal existe una lente especial que realiza un barrido de la imagen existente en el papel; al realizar el barrido, la información existente en la hoja de papel es convertida en una sucesión de información en forma de unos y ceros que se introducen en la computadora.1 Para mejorar el funcionamiento del sistema informático cuando se están registrando textos, los escáneres se asocian a un tipo de software especialmente diseñado para el manejo de este tipo de información en código binario llamados OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), que permiten reconocer e interpretar los caracteres detectados por el escáner en forma de una matriz de puntos e identificar y determinar qué caracteres son los que el subsistema está leyendo. 1 Un caso particular de la utilización de un scanner, aunque representa una de sus principales ventajas, es la velocidad de lectura e introducción de la información en el sistema informático con respecto al método tradicional de introducción manual de datos por medio del teclado, llegándose a alcanzar los 1.200 caracteres por segundo. 1 La tecnología digital abre una perspectiva totalmente nueva. La www mantiene millones de sitios web e Internet es el lugar de mercado para la investigación, la enseñanza, la expresión, la publicación y la comunicación de la información. Las bibliotecas y los archivos son proveedores de información primaria para la sociedad y fueron usuarios de la nueva tecnología digital primero en relación con la catalogación y la gestión de los procesos, y más tarde para proporcionar información sobre sus colecciones a la comunidad de la www. Además de preservar y proporcionar acceso al “material nacido digital”, en la actualidad un gran número de archivos y bibliotecas han iniciado también la creación de copias digitales de sus recursos ya existentes. 1 1.1.3 Ventajas De La Digitalización 1.1.3.1 Gasto en papel y pérdida de tiempo: Elimina los procesos de impresión y gasto de papel, así como la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y documentos. 4 1.1.3.2 Acceso on-line: El acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a través de Internet. Se posibilita su consulta sin colapsos del sistema, eliminando la necesidad de distribuir múltiples copias de un mismo documento. En caso que se necesite distribuir información masiva, contamos también con la posibilidad de volcar toda la información a CD-Roms, DVD\'s o través de una red programada. 2 1.1.3.3 Espacio físico: Hoy en día todos los procesos administrativos de las universidades, empresas e instituciones públicas generan toneladas de papel, que producen costos directos y ocultos que provocan un desaprovechamiento del espacio físico. 2 1.1.3.4 Inmediatez: Los usuarios pueden tener fácil acceso y rápidamente a toda la información disponible con tan solo apuntar y hacer clic y además, pasar de un documento a otro. La información se obtiene al instante y las consultas son inmediatas, mediante distintos tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del documento, reportes de un sector específico del documento, etc.). Al estar montado íntegramente sobre nuestra plataforma web, los procesos brindan una posibilidad de crecimiento hacia nuevos servicios que están marcando claramente el futuro. 2 1.1.3.5 Seguridad: Brindar absolutas garantías de seguridad, gracias a niveles distintos de acceso y restricciones dentro del sistema. 1.1.3.5.1 Se evita el desgaste o rotura de documentos originales 4 ZALDAÑA Bustamante, Hugo et al. Digitalización e integración documental en Internet. Universidad www.documentalistas.com Pontificia de Salamanca Campus Madrid. 1.1.3.5.2 1.1.3.5.3 1.1.3.5.4 1.1.3.5.5 1.1.3.5.6 1.1.3.5.7 1.1.3.5.8 No hay riesgo de robo o destrucción de papeles Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente Los documentos pueden consultarse simultáneamente Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentación No ocupan lugar en los escritorios Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia Ofician de copia de seguridad de documentos. . 2 1.1.4 Archivo Electrónico Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. .3 Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. 1.2 MARCO LEGAL En el año 2005 se expidió la Ley 962 /2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. En su artículo 28 reza “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta” En 1999 se expidió la ley de firma digital, pero existieron importantes antecedentes sobre la incorporación de las nuevas tecnologías en la administración pública, entre los cuales conviene citar: Desde 1970 el decreto ley 1250 de 1970, por el cual se expide el estatuto del registro de instrumentos públicos, fue una de las primeras normas en incorporar el uso de mensajes de datos con consecuencias jurídicas (registro provisional), en este caso el telegrama. El decreto 1711 de 1984 reglamentó la relación entre el registro de instrumentos públicos y el catastro, contiene un capítulo sobre la informática registral, el cual, entre otras disposiciones, establece el deber de la Superintendencia de Notariado y Registro de sistematizar el servicio de registro de instrumentos públicos y de sus archivos. La ley 30 de 1987 fue una de las primeras que tuvo en cuenta la importancia de la Informática en la gestión judicial, pues en el literal E del artículo 1, concedía facultades para “simplificar el trámite de los procesos judiciales y ajustarlo a la informática y las técnicas modernas” Una de las normas más importantes en este campo es el decreto 2150 de 1995, “por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Este decreto estableció que las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración. De igual forma, señaló que en ningún caso las entidades públicas pueden limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares. La ley 270 de 1996 -Estatutaria de la Administración de Justicia-, en su artículo 95 establece que los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos para el ejercicio de sus funciones. En 1999 el Presidente sancionó la ley 527, por medio de la cual se definió y reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales. La ley 588 de 2000 estableció que las notarías podrán ser autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio como entidades de certificación, de conformidad con la Ley 527 de 1999. La ley 794 de 2003 - Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones- estableció la posibilidad de notificación por correo electrónico, la cual es obligatoria en el caso de los comerciantes: La ley 599 de 2000, por la cual se expidió el código penal - define como documento “toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria”. La Corte constitucional, en sentencia C-356 de 2003, consideró que en dicha definición estaba incluido el documento electrónico. El decreto 2170 de 2002, que reglamenta la contratación estatal, dispone que siempre que las entidades estatales dispongan de una página web con adecuada capacidad, deberán publicar en Internet toda la información relativa a la etapa precontractual y contractual, y contempla la celebración de audiencias públicas por medios electrónicos. Este decreto también se ocupa del archivo electrónico de documentos, estableciendo que toda la información contenida en los documentos electrónicos que se produzcan durante un proceso de contratación realizado con el apoyo de herramientas tecnológicas, debe hacer parte del archivo electrónico de la entidad y constituirá uno de los elementos del expediente del proceso de contratación. La ley 892 de 2004 estableció el mecanismo electrónico de votación e inscripción, que sustituye las urnas por registros en bases de datos, y otorga un plazo de cinco años para su implementación, sin embargo, la Organización Electoral debe garantizar que los planes pilotos comiencen a principios de 2005 En lo relativo a la inscripción de documentos en el registro mercantil, el decreto 898 de 2002, establece en su artículo 6 la posibilidad de realizar la petición de matrícula, su renovación, y en general la solicitud de inscripción de cualquier acto o documento relacionado con los registros públicos o la realización de cualquier trámite ante las Cámaras de Comercio mediante el intercambio electrónico de mensajes de datos o a través de formularios prediligenciados según lo dispuesto en la ley 527 de 1999 o cualquier norma que la sustituya, complemente o reglamente. La ley de firma digital en Colombia se expidió en 1999, es decir, antes de la ley modelo de Uncitral sobre el tema (2000). A esto se debe que no se incorpore la terminología sugerida por la Comisión, en la cual, la firma electrónica es el género, y la firma digital o numérica es simplemente una modalidad de firma electrónica, basada en el sistema de infraestructura de clave pública o PKI. Aunque este medio sea el más utilizado, no es el único que existe, ni el único reconocido por el Estado colombiano, que respeta el principio de neutralidad tecnológica. De todas maneras, legalmente solo está definida la firma digital, y no la firma electrónica, lo que ha contribuido a dar la impresión de que el sistema de PKI administrado por las entidades de certificación es el único válido para efectos de comercio electrónico. La ley se conoce como “ley de comercio electrónico y de firma digital”. No necesariamente el comercio electrónico necesita de la firma digital, ni la firma digital se utiliza exclusivamente para el comercio electrónico. La ley 527 de 1999 establece en su artículo 6, lo siguiente: “ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta. El artículo 10 de la misma ley prevé: “ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligante y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.” El soporte digital presenta ventajas de almacenamiento. Es más barato almacenarlo, y gracias a la firma digital, es posible detectar su alteración. El archivo de dichos documentos y la gestión documental se hacen mucho más fácil que en el formato de papel, y requiere mucho menos personal para su administración. Además, el envío de un documento digital toma segundos, sin importar a que lugar se desee enviar, mientras que el envío de un documento en soporte papel está sujeto a innúmeras contingencias. Las nuevas tecnologías, las mismas que permiten desarrollar la escritura pública en soporte digital, sirven de manera ilegítima para producir falsificaciones en los documentos tradicionales revestidos de mayor seguridad. Pero la criptografía y la firma electrónica garantizan un alto grado de seguridad en los documentos que utilizan esas tecnologías. Se trabaja actualmente para incorporar la firma electrónica a los trámites relacionados con el comercio exterior, teniendo en cuenta las negociaciones que se adelantan para un tratado de libre comercio con Estados Unidos. Igualmente, la Agenda de Conectividad estudia la posibilidad de facilitar a los ciudadanos realizar pagos al Estado por Internet (por conceptos como expedición de pasaportes o de licencias de conducción). 2. RESULTADOS Después de haber recopilada información acerca de las formas como en Colombia y en el mundo se lleva la documentación, se ha hecho una síntesis y se ha elaborado los siguientes criterios y procedimientos que podrían servir para nuestro país. 2.1 FORMATEAR LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Para que todos los documentos digitalizados resulten legibles resulta particularmente importante la elección del formato en que se van a generar dichos documentos. Dicho formato tiene que ser un estándar y abierto para que, en el peor de los casos pueda ser leído con cualquier editor de textos o que fácilmente pueda programarse una interfase que los lea. 2.2 EL DOCUMENTO DEBE SER LEÍDO POR UN EDITOR DE TEXTOS El formato estándar de los documentos que circulan es un lenguaje de etiquetas orientado a identificar estructuras de datos en un documento. Es abierto, gratuito, no necesita intérpretes especiales, puede ser leído por cualquier editor de textos y todos los lenguajes de programación en la actualidad tienen soporte para interpretarlo. 2.3 TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN LLEVAR UNA FIRMA DIGITAL. La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales, permitiendo que estos gocen de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel. 2.4 DEPENDIENDO DE LA CAPACIDAD ECONÓMICA SE HACEN USO DE LA TECNOLOGÍA. Se dispone de distintos soportes de almacenamiento que se disponen para conservar los documentos, entre los principales tenemos. 2.4.1 Tecnología magnética: Principal uso en almacenamiento de datos se lleva usando desde hace decenas de años. Consiste en la aplicación de campos magnéticos a ciertos materiales cuyas partículas reaccionan a esa influencia, generalmente orientándose en unas determinadas posiciones que conservan tras dejar de aplicarse el campo magnético. Les afectan las altas y bajas temperaturas, la humedad, los golpes y sobre todo los campos magnéticos. Formateados en pistas y sectores. 2.4.2 Tecnología óptica: Almacenamiento por láser es bastante reciente. Un haz láser va leyendo (o escribiendo) microscópicos agujeros en la superficie de un disco de material plástico, recubiertos a su vez por una capa transparente para su protección del polvo. El método es muy similar al usado en los antiguos discos de vinilo, excepto porque la información está guardada en formato digital (unos y ceros como valles y cumbres en la superficie del CD) en vez de analógico y por usar un láser como lector. El sistema no ha experimentado variaciones importantes hasta la aparición del DVD, que tan sólo ha cambiado la longitud de onda del láser, reducido el tamaño de los agujeros y apretado los surcos para que quepa más información en el mismo espacio. La principal característica de los dispositivos ópticos es su fiabilidad. No les afectan los campos magnéticos, apenas les afectan la humedad ni el calor y pueden aguantar golpes importantes (siempre que su superficie esté protegida). Sus problemas radican en la relativa dificultad que supone crear dispositivos grabadores a un precio razonable, una velocidad no tan elevada como la de algunos dispositivos magnéticos y en que precisan un cierto cuidado frente al polvo y en general cualquier imperfección en su superficie, por lo que es muy recomendable que dispongan de funda protectora. 2.4.2.1 CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory). Medio óptico más común, siendo un medio de solo lectura (533 – 650 Mb). Unisesión. 2.4.2.2 CD-R (CD Recordable). CD grabable. Unisesión o multisesión. 2.4.2.3 CD-RW (CD ReWritable) CD regrabable varias veces (1000 aprox) 2.4.2.4 DVD (Digital Versatile Disc) 12 cm de diametro al igual que un CD. Capacidad mínima de 4.7 Gb. mayor capacidad de almacenamiento y velocidad de transferencia. Varias capas sobre el mimo disco (diferentes profundidades). Utilización de ambas caras. 2.4.2.4.1 DVD de una cara y una capa, con una capacidad máxima de 4.7 Gb (DVD-5) 2.4.2.4.2 DVD de una cara y dos capas, con una capacidad máxima de 9.4 Gb (DVD-9) 2.4.2.4.3 DVD de dos caras y una capa, con una capacidad máxima de 8.5 Gb (DVD-10) 2.4.2.4.4 DVD de dos caras y dos capas, con una capacidad máxima de 17 Gb (DVD-18) 2.4.2.4.4.1 DVD-V (DVD Video) 2.4.2.4.4.2 DVD-A (DVD Audio) 2.4.2.4.4.3 DVD-ROM (4.7 – 17 Gb), DVD-R (for Write Once, 3,9 – 7.9Gb), DVD-RAM (for rewriteable 2.6 Gb – 5.2 Gb). 2.4.2.5 Discos ópticos 2.4.2.5.1 WORM (Write Once - Read Many) Mediante la tecnología láser que utiliza puede alterar permanentemente los sectores del medio. Tamaños: 5 ¼ ,12 y 14 pulgadas (este último aún no es un tamaño estándar).Capacidad ej 5.2Gb 2.4.2.5.2 Rewritable Optical (tecnología óptica re-escribible): 2.4.2.5.3 Disketera: Son conocidos 2 formatos. El de 5 1/4 y el de 3 1/2. En formato de 5 1/4, el IBM PC original sólo contaba con unidades de 160 Kb., esto era debido a que dichas unidades sólo aprovechaban una cara de los disquettes. Luego, con la incorporación del PC XT vinieron las unidades de doble cara con una capacidad de 360 Kb.(DD o doble densidad), y más tarde, con el AT, la unidad de alta densidad (HD) y 1,2 Mb. El formato de 3 1/2 IBM lo impuso en sus modelos PS/2. 2.4.2.5.3.1 Drive Magneto – ópticos. Utilizan laser para leer, mientras que utilizan campos magnéticos combinados con la acción del láser para escribir la información. La combinación de ambos principios para escribir se realiza aplicando una cabeza magnética en una cara del disco y simultáneamente un laser sobre la cara opuesta. 2.4.2.5.3.2 Cintas magnéticas: Dispositivos de acceso secuencial, puesto que es necesario rebobinar o avanzar la cinta hasta la posición adecuada del dato. Tienen un bajo costo por bit almacenado, por lo que se utilizan para realizar copias de seguridad (backups) o para intercambiar software entre sistemas. Funcionan de manera similar a las cintas de audio con las siguientes características: Operan mucho más rápido Mecanismos especiales para tensar las cintas Mecanismo de arrastre muy preciso para ubicar el dato El cabezal es de tipo electromagnético y sirve para leer y escribir la cinta. 2.4.2.5.3.3 Formatos: Cintas con Carretes (Magnetic Tape), Cartucho de cinta (Magnetic Cartridge), cinta de video de 8mm – 2.3 Gb-, Cintas de audio digital 4mm (DAT Digital Audio Tape) – 2.3 Gb-. 2.4.2.5.4 Unidades Zip: Unidad de disco extraible, tecnología parecida a la de un disquete guarda entre 100 y 250 Mb 2.4.2.5.5 Rocola (jukeboxes): Este dispositivo contiene varios medios de almacenamiento (arreglos de discos) que pueden ser accedidos de manera aleatoria y cuya información puede ser grabada o leída una vez el medio se encuentre en el respectivo drive. Tamaño de los medios 5 ¼ 12 y 14 pulgadas 2.5 ESTRATEGIAS DE PROTECCIÓN DE DATOS Para la gestión de datos almacenados a largo plazo, se puede utilizar una serie de estrategias estándar razonables que, en su mayoría, asumen que sólo los datos necesitan ser preservados y no los soportes. 2.5.1 Asignación de la responsabilidad. Alguien tiene que asumir claramente la responsabilidad de la gestión del almacenamiento y la protección de los datos. Se trata de una responsabilidad de carácter técnico que requiere un conjunto de capacidades y conocimientos, además una buena experiencia administrativa. Para poder llevar adelante el almacenamiento y la protección de los datos, salvo en caso de pequeñas colecciones, es preciso disponer de recursos específicos, trabajar en función de un plan apropiado y rendir cuenta de las estrategias adoptadas. 2.5.2 Infraestructura técnica apropiada para realizar el trabajo. El almacenamiento y la gestión de los datos debe llevarse a cabo con sistemas apropiados y utilizando los soportes más convenientes. Existen sistemas de gestión de activos digitales o sistemas de almacenamiento de objetos digitales que responden a los requisitos de los programas de preservación. Una vez determinados, los requisitos deben discutirse detenidamente con los posibles proveedores. Los diferentes sistemas y soportes están previstos para responder a necesidades diversas, por lo que cada programa de preservación debe elegir el que mejor se adapte a su propósito. El sistema completo debe disponer de capacidades adecuadas, esto es: 2.5.2.1 Capacidad de almacenamiento suficiente. La capacidad de almacenamiento puede irse incrementando con el paso del tiempo, pero el sistema debe poder realizar la gestión de la cantidad de datos prevista durante su ciclo de vida. 2.5.2.2 Capacidad indispensable para duplicar los datos en función de la demanda sin que ocurran pérdidas, y para transferirlos a un soporte nuevo o “refrescado” sin perder tampoco elementos. 2.5.2.3 Solvencia demostrada y apoyo técnico para responder rápidamente a los problemas. 2.5.2.4 Capacidad para correlacionar los nombres de archivos en un sistema de denominación de archivos adaptado a su arquitectura de almacenamiento. Los sistemas de almacenamiento se forman en torno a objetos que llevan un nombre y, según sus características, utilizan arquitecturas diferentes para organizar, lo que puede imponer ciertas limitaciones a su denominación dentro del almacenamiento. 2.5.2.5 Capacidad para realizar la gestión del almacenamiento redundante. 2.5.2.6 Control de errores. La mayor parte de los almacenamientos informáticos poseen un determinado control automático de controles . Puesto que los materiales del patrimonio deben conservarse durante largos periodos de tiempo, a menudo casi sin ser consultados por usuarios, el sistema debe ser capaz de detectar los cambios o pérdidas de datos y tomar las medidas apropiadas. 2.5.2.7 La infraestructura técnica también debe disponer de medios para almacenar metadatos y enlazarlos de manera segura con los objetos digitales almacenados. A menudo, si se manejan grandes cantidades de datos, se necesita instaurar sistemas de gestión de objetos digitales enlazados con el sistema digital de almacenamiento masivo, pero separados de él, para poder hacer frente a los numerosos procesos necesarios y permitir que los metadatos y las interfaces de trabajo cambien sin tener que cambiar el almacenamiento masivo. 2.6 MANTENIMIENTO, REEMPLAZO ASISTENCIA TÉCNICA Y PROGRAMAS DE Por lo general, los componentes del sistema necesitan ser reemplazados cada pocos años. Normalmente, la vida útil de los equipos es de unos cinco años antes de que pueda ser difícil obtener asistencia técnica. Los soportes de almacenamiento también necesitan un refrescamiento (reescritura de los datos) regular y ser reemplazados periódicamente por otros nuevos. El obligado reemplazo de los sistemas de almacenamiento supone costos recurrentes considerables que abarcan los equipos propiamente dichos y los procesos de recuperación y transferencia de los datos que deben realizarse antes y después de instalados los nuevos equipos. Estos costos deben incluirse en los planes presupuestarios a largo plazo. El reemplazo de los soportes de datos también supone costos que hay que considerar, aunque normalmente los nuevos medios ofrecen una mayor capacidad de almacenamiento. Lamentablemente, suele ocurrir que la cantidad de datos que deben almacenarse anula esta capacidad suplementaria. 2.7 TRANSFERENCIA Periódica de los datos a nuevos soportes. Para proteger los datos, los sistemas de almacenamiento confían en una réplica segura y completa, más que en la resistencia de los soportes. Los datos deben copiarse de un soporte a otro para evitar las consecuencias que conlleva su deterioro. A medida que los nuevos soportes dan pruebas de su utilidad en los sistemas de almacenamiento, los datos se transfieren de los modelos anteriores a los nuevos, lo cual debe realizarse antes de desechar los equipos o programas informáticos necesarios para recuperar los datos. 2.8 TAMAÑO Un archivo pequeño y poco activo que almacena los datos en CD conservados en anaqueles, debe seguir la evolución de la edad y del estado de los CD, así como de los signos que anuncien el necesario reemplazo de su tecnología. Por lo general, los sistemas más complejos que almacenan grandes cantidades de datos automatizan las decisiones relativas a la transferencia regular de los datos entre soportes, pero los responsables de programas deben decidir de todos modos cuándo deben ser reemplazados los medios por otros nuevos y cuándo la tecnología subyacente debe considerarse caduca. 2.9 CONDICIONES APROPIADAS DE TRATAMIENTO DE LOS SOPORTES ALMACENAMIENTO Y Los soportes de datos digitales deben almacenarse en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro. Los principales riesgos para los soportes de datos son la temperatura y la humedad excesivas que pueden dañarlos; el polvo u otras partículas que pueden dificultar el acceso a los datos, y la luz, en caso de materiales codificados con medios ópticos, que puede dañar los datos grabados con esta tecnología. Las cintas modernas poseen una coercividad tan alta que no hay mayor riesgo de que las borre accidentalmente un campo magnético. Las cintas magnéticas para el registro de datos pueden integrarse a un sistema de almacenamiento digital. Normalmente, deben conservarse en una sala de informática limpia, a una temperatura controlada de 18°C, una humedad relativa del 40% y con una circulación continua de aire limpio y exento de polvo que debe ser purificado diariamente para prevenir cualquier tipo de contaminación. Las condiciones sólo admiten variaciones de 2°C y un 10% de humedad relativa como máximo en un lapso de 24 horas. Para que su vida útil sea óptima (fuera de la sala de informática), las cintas magnéticas deben almacenarse en condiciones aún más rigurosa, a una temperatura entre 18°C y 10°C, con una tolerancia diaria que no puede superar una variación de 1°C, y con una humedad relativa de entre un 30% y un 40% , con una tolerancia máxima de variación del 3%. Los soportes ópticos, como los CD-R (discos compactos regrabables), deben almacenarse en condiciones similares y en un ambiente oscuro, pues son sensibles a la luz. 2.10 COPIAS DE SEGURIDAD En todos los programas de preservación digital por ser una garantía contra los daños o pérdidas de las copias únicas. Considerar los riesgos de una catástrofe que pueda dañar todas las copias almacenadas en un mismo lugar. El almacenamiento de las copias en lugares diferentes es un requisito básico para evitar las consecuencias de catástrofes regionales, como inundaciones, terremotos, propagación de incendios o guerras. Por lo tanto, los programas deben considerar la necesidad de almacenar copias de seguridad de los datos más importantes fuera de su propia región. Los programas de preservación también pueden necesitar modificar el calendario normal de realización de copias de seguridad para que los datos de preservación, que deben conservarse, sean refrescados, es decir reescritos, y no sobrescritos con nuevos datos. 2.11 SEGURIDAD DEL SISTEMA Los controles de seguridad garantizan que los datos almacenados sólo puedan ser sometidos a operaciones controladas y autorizadas. Las medidas estándar de seguridad informática para los activos de información de vital importancia son absolutamente indispensables y deben aplicarse en su totalidad. 2.12 RECURRIR A PROVEEDORES DE SERVICIOS De todas las responsabilidades de los programas de preservación, el almacenamiento y la protección de los datos probablemente sean las más fáciles de dejar en manos de proveedores de servicios externos. Ante las considerables inversiones en equipos y competencias que requiere la gestión interna de los datos, esta opción puede constituir una alternativa atractiva. 3. PROPUESTA 3.1 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA Tomando como base los 12 puntos de los resultados uno de ellos es quizás el mas importantes, al momento de darle validez al documento digitalizado; TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN LLEVAR UNA FIRMA DIGITAL. La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales, permitiendo que estos gocen de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel. En Colombia estas firmas tienen soporte jurídico según la ley 527 de 1999 y el decreto 1747 de 2000. 3.1.1 Características – Firma digital 3.1.1.1 3.1.1.2 Valor numérico adherido a un mensaje de datos Se genera con procesos matemáticos que tienen en cuenta la llave privada del emisor y los datos del mensaje 3.1.1.3 Autentica los generadores de mensajes o documentos 3.1.1.4 Permiten validar la integridad del mensaje 3.1.1.5 No proveen confidencialidad por si solas 3.1.1.6 La revelación de la llave privada implica volver a generar un nuevo par de llaves, pero no restringe el acceso a los mensajes firmados con dicha llave 3.1.1.7 Existe control de acceso para el uso de la llave privada 3.1.1.8 Si se revela la llave privada, el impacto se restringe a su dueño 3.1.1.9 No es posible deducir la llave privada a partir de la pública ni de los patrones de los mensajes. La seguridad está en la llave y no en lo secreto del algoritmo 3.1.1.10 Resuelve el problema de distribución de las claves secretas 3.1.1.11 No es necesario distribuir la llave privada 3.1.1.12 No es necesario proteger el medio de distribución de la llave pública 3.1.2 Que es – Firma digital Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación5 3.1.3 Entidad de Certificación Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales6 3.1.4 Que es firmar un documento digitalizado Cuando el iniciador utilizando su clave privada, cifra, aculta o encripta un documento digitalizado, para que a su turno el destinatario, utilizando la clave publica pueda ver el documento digitalizado. Lo anterior garantiza que el documento proviene del iniciador y que no ha sido alterado o vulnerado en su conservación. 3.1.5 Atributos jurídicos de una firma digital Cuando una firma digital haya sido fijada en un documento digitalizado se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese documento y de ser vinculado con el contenido del mismo.7 Parágrafo. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos: 3.1.5.1 3.1.5.2 3.1.5.3 3.1.5.4 3.1.5.5 5 Es única a la persona que la usa. Es susceptible de ser verificada. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional. LEY 527 DE 1999 Ibídem 7 Ibídem 6 4 CONCLUSIONES 9 La implementación de unos criterios y procedimientos para la documentación digitalizada es un proyecto de alto impacto ya que trae consigo innumerables beneficios directos e indirectos: Es sinónimo de modernización, optimización de procesos, racionalización de recursos y costos, y representa una estrategia de fortalecimiento comercial y de servicio. 9 La importancia de la documentación digitalizada, no es simple capricho que esta de moda en Colombia; se sabe por fuentes fidedignas que las empresas que tienen un buen manejo de la documentación; tienden a ser más duraderas en el tiempo, a soportar mas las catástrofes económicas y por supuesto que las cosas nuevas (competencias; tratados; Tendencias, en fin todo aquello que afecte a la empresa. 9 La principal ventaja de tener información digitalizada es la consulta ágil para aquellos expedientes que son dinámicos en el tiempo; es básicamente para consulta y agilización de la información y esta avalado en este momento. 9 La complejidad del entorno actual, por otra parte, saturado de competencia, de problemas sociales, de clientes exigentes, de rígidas leyes ambientales, e inmerso en un creciente proceso de globalización, hace que trabajar -per se- sea hoy insuficiente. Es necesario más que nunca el pensar y repensar las organizaciones, darles sentido de dirección, rediseñar u optimizar los procesos medulares, desarrollar estructuras organizacionales aptas para que dicho procesos funcionen oportunamente, utilizar agresivamente la tecnología de punta que ayude a materializar la visión trazada para la organización. 9 El fracaso de los esfuerzos de cambio en muchas organizaciones ha radicado en no tomar en cuenta, más allá de la retórica, al personal como centro de la transformación y en no lograr un equilibrio adecuado entre la adaptación de éste y los cambios en los procesos. BIBLIOGRAFIA 1. ABDALA BARCENAS, Adalgisa. Objetivos de un proyecto de administración de y gestión de documentos y archivos electrónicos. Bogotá: Archivo General de la Nación; Comité de Gestión de Documentos, 2000. 15 p. 2. Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001, expedido el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de la república de Colombia. 3. 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