GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE PAGO DE PROVEEDORES DE FORMA MANUAL Y EXPLICACION DE LA ESTRUCTURA TXT. 1 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 INTRODUCCIÓN La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para crear el data entry para poder realizar un pago a proveedores. CONTENIDO Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes jurídicos puedan crear un archivo de pagos a proveedores a través del servicio Exterior NEXO Jurídico, garantizando de manera que la misma sea efectuada de forma efectiva y segura. Se contempla el siguiente punto: 1. ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual? 2. Explicación de la estructura TXT de un archivo de pago de proveedores. GLOSARIO DE TÉRMINOS Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. Exterior NEXO Jurídico: Es un servicio mediante el cual el cliente podrá, a través de dispositivos electrónicos por intermedio de la red mundial de información denominada internet (world wide web), recibir información, realizar transacciones financieras y transacciones no financieras, que se encuentren disponibles en el mismo, de una forma segura, confiable y amigable. Pago Proveedores: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus proveedores. 2 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Contenido INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 2 CONTENIDO ............................................................................................................................. 2 GLOSARIO DE TÉRMINOS....................................................................................................... 2 ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual? ........................................................................................................................... 4 Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores. ................................................19 3 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual? Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. A continuación lo pasos para obtener la plantilla del data entry: 1. Haga clic en Exterior NEXO en línea, botón “Empresas”. Figura 1. 4 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 2. Haga clic en el botón “Ingresar” de Exterior NEXO Jurídico. Figura 2. 3. En la sección “Usuario Registrado”, en el campo Usuario escriba el nombre de su usuario y haga clic en el botón “Aceptar”. Figura 3. 5 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 4. Ingrese la contraseña a través del teclado virtual y presione el botón “Continuar”. Figura 4 5. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, selecciona el botón “Descargar Plantilla”. Figura 4 6 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 6. Seleccione el botón “Data Entry”. Figura 5 7. Aparecerá una ventana que te indica “Abriendo DataEntry.exe”, seleccionar el botón “Guardar archivo”. Figura 6 7 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 8. De esta forma se ejecutara el programa, debes seleccionarlo, este se guardara de forma automática en la carpeta de Mis documentos/Descarga. Figura 7 Figura 8 8 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 9. De esta forma se ejecutará el programa el data entry. Figura 8 Tabla 1. Opciones del Data Entry. Ventana Archivo - - Pagos - Afiliaciones - Ayuda - - - Opciones Importar: Esta opción permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. Salir: Esta opción permite Salir del aplicativo Data Entry. Nómina: Despliega la estructura para pago de nómina. Proveedores: Despliega la estructura para pago de proveedores. Nómina: Despliega la estructura para afiliaciones de beneficiarios pago de nómina. Proveedores: Despliega la estructura para afiliaciones para pago de proveedores. Pago de Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Nómina. Pago Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Proveedores. Afiliación Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Nómina. Afiliación Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Proveedores. 9 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 10. Selecciona la ventana Pagos opción “Proveedores”. Figura 9 10 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 11. Se desplegará la pantalla para crear el archivo de pago de proveedores, el cual está estructurado de la siguiente manera: Encabezado: Se coloca los datos de la empresa. Campos de llenado automático: El data entry mientras van llenando el detalle del archivo va incrementando de forma automática la Cantidad de Pagos y el Monto Total de Pagos. Detalle: Se coloca los datos de los beneficiarios para el pago de proveedores. Botones de Acción: Permite que luego que introduzca los datos guarde el archivo (Excel o txt), Cancelar o Importar un archivo. Figura 10 11 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Tabla 2. Descripción de los campos del Menú Pagos opción Proveedores. Área Campos Descripción Rif • Selecciona el tipo de documento que identifica a la empresa que realiza el pago: “J” Si corresponde a RIF Jurídico. “G” Si corresponde a RIF Gobierno • Ingresa el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. • Completar con ceros (0) a la izquierda. Cuenta • Ingresa los 20 dígitos de la cuenta EXTERIOR de la empresa a la cual se debitará el monto. Encabezado Campos de Llenado Automático Detalle Fecha de Pago • Fecha que se procesará el pago • Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA Cantidad de Pagos • Se colocará de forma automática la cantidad de pagos. Monto Total de Pagos • Se colocará de forma automática el monto total de los Pagos Nombre del beneficiario • Ingresa el nombre del beneficiario • No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales). • Ingresa el monto acreditar al beneficiario. • Ingresa la descripción del pago. • Ingresa el email del beneficiario. Monto del pago Detalle del pago Email 12 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Área Detalle Campos Descripción Referencia • Ingresa la referencia del pago debe ser distinto para cada pago y numérico de 8. • Para el caso de realizar pagos TEBCA insertar el número de servicio (campo obligatorio). Tipo Doc. • Seleccione los tipos de documentos, de acuerdo a: “N” Persona Natural Venezolana. “R” Firma Personal. “J” RIF Persona Jurídica. Tipo Iden. • Seleccione los tipos de identificaciones de acuerdo a: “V” Venezolana. “E” Extranjera. “P” Pasaporte. “J” Jurídica. “G” Gobierno • Ingresa el Nro. pasaporte o Rif. Nro. Documento de cédula, • Ingresa los 20 dígitos de la cuenta Nro. Cuenta a abonar del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos. Código del banco • Se colocara de forma automática el código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario). Agregar • Al seleccionar el signo + se desplegar una nueva línea para incluir un nuevo beneficiario. Eliminar • Al seleccionar el signo eliminara un beneficiario. se 13 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Área Botones de Acción Campos Descripción Guardar • Permite que se exporte el archivo, puedes seleccionar formato Excel o txt. Cancelar • Permite cancelar la ventana donde esta posicionado. Importar • Permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. 14 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 12. Ingrese todos los datos, no se puede dejar ningún campo en blanco, ni una fila completa en blanco, en caso de querer eliminar fila o agregar utilices los símbolos + “Agregar” ó – “Eliminar”, selecciona el botón “Guardar”. Figura 11 15 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 13. Aparecerá la pantalla que dice: “Seleccione el formato a exportar Excel TXT”, debes seleccionar el formato que requiera recuerda que Exterior Nexo Jurídico para cargar archivo debe estar en formato TXT, haga clic en el botón “TXT”. Figura 12 16 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 14. Seleccione la carpeta donde guardara el data entry, seleccione el botón “Save”. Figura 13 15. El sistema dice mensaje de confirmación: “Archivo Generado con éxito”, Selecciona el botón “Ok”. Figura 14 17 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 16. Este es el data entry creado. Figura 15 17. En caso que requiere maximizar o minimizar el data entry, seleccione las opciones en la esquina derecha superior. Figura 16 17 En caso que su empresa tenga muchos beneficiarios para realizar el pago de proveedores es recomendable que su sistema genere el txt de forma automática. 18 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores. Encabezado: Contiene el tipo de identificador de empresa (J ó G). el Rif de la empresa, el número de cuenta donde se debitará el pago, la cantidad de beneficiarios, el monto total del archivo, y el código de servicio que para proveedores es Cero uno (01). Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 76 caracteres Estructura del encabezado Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio 1 Tipo de identificación del pagador Alfabético 01 1 al 1 Si 2 Número identificación del Pagador Numérico 09 2 al 10 Si 3 Número de cuenta a DEBITAR Numérico 20 11 a 30 Si 4 Cantidad de Pagos Numérico 04 31 a 34 Si 5 Monto del Pago Numérico 13 35 a 47 Si 6 Fecha de Pago Numérico 08 48 a 55 Si 7 Código del servicio Numérico 02 56 a 57 Si 8 Espacios en Blancos NA 19 58 al 76 SI Observaciones Es el tipo de documento identifica a la empresa que realiza el pago: “J” Si corresponde a RIF Jurídico. “G” Si corresponde a RIF Gobierno. Contiene el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. 20 dígitos de la cuenta EXTERIOR a la cual se debitará el monto. Es la sumatoria de todos los beneficiarios que contiene el archivo Completar con ceros a la izquierda. Indica el monto total a pagar. Completar con ceros (0) a la izquierda. Fecha que se procesará el pago Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA Es el código del servicio de pagos a proveedores, debe incorporarse las Siglas: 01 (cero uno) Completar con 19 espacios en blanco a la derecha. 19 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Detalle: Contiene el nombre del beneficiario, el monto a pagar, el detalle del pago, el código de banco donde se abonara, la cuenta a abonar, el numero completo de la cuenta, la referencia y el tipo de identificador del beneficiario. Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 274 caracteres Estructura del detalle Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio 1 Nombre del Cliente Alfabético 50 1 a 50 Si 2 Monto del pago Numérico 12 51 al 62 SI 3 Detalle del pago Alfanumérico 120 63 al 182 SI 4 Código del banco de la cuenta abonar 5 Número de Cuenta a abonar Numérico 20 186 al 205 Si 6 Email Beneficiario Numérico 50 206 al 255 Si Numérico 03 183 a 185 SI 7 Referencia Numérico 08 256 al 263 Si 8 Identificación Beneficiario Alfanumérico 11 264 al 274 SI Observaciones Contiene el nombre del beneficiario No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales) Completar con espacios a la derecha. Monto acreditar al beneficiario. Completar con ceros a la izquierda. Descripción del pago Completar con espacios a la derecha. Código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario) Ubicado en los primeros 4 dígitos de la cuenta Sin el cero (0) inicial. 20 dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos. E mail del beneficiario Completar con espacios a la derecha. Debe ser distinto para cada pago Para el caso de realizar pagos TEBCA insertar el número de servicio (campo obligatorio) Completar con ceros a la izquierda. Contiene tipo de documentos, tipo y número de identificación de acuerdo a: “NV6313520” Persona Natural Venezolana. “NE81474878” Persona Natural Extranjera. “NP894714” Persona Natural Pasaporte. 20 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones “RV135992101” Firma Personal. “JJ000484848” RIF Persona Jurídica. “JG548484848” RIF Gobierno Para pagos TEBCA, insertar el N° de RIF de TEBCA (campo obligatorio) 21 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4