PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS SUBPROCESO DE DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRA Código: Versión: 06 DISEÑO Y PRESUPUESTO DE OBRAS (MENOR O IGUAL A 100 SMMLV) Aprobó: Revisó: Jefe División de Planta Física Rector PRF.03 Página 1 de 5 Fecha de aprobación: OBJETIVO Diciembre 05 de 2007 Resolución N° 1883 ALCANCE Definir los lineamentos necesarios para un desarrollo adecuado de las tareas adscritas a las actividades de diseño y presupuesto de obras. Aplica a todas las UAA que soliciten el diseño y presupuesto de obra. NORMATIVIDAD - Numeral 7.3 Diseño y Desarrollo, según la norma NTC GP 1000:2009 - Acuerdo N 019 de 2005 Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander - Resolución 809 del 2005 Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación de la Universidad Industrial de Santander - Norma Sismo Resistente NSR 10 - Resolución 1096 de 2000 Reglamento Técnico para sector de agua potable y saneamiento básico - RAS - RETIE - NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS UAA: Unidad Académico y/o Administrativa. Módulo de Planta Física: Módulo informático diseñado en la página intranet de la Universidad, para llevar a cabo de una manera más rápida y eficiente el proceso de recepción y respuesta de las peticiones de servicio. Elementos de entrada: Son todos aquellos elementos necesarios para una correcta elaboración del diseño. Ejemplo: Necesidades del beneficiario. CONSIDERACIONES - La solicitud de diseño y presupuesto con los Profesionales de Planta Física no obliga al solicitante al realizar la obra por medio de Planta Física. - Las solicitudes de mantenimiento que requieren contratación externa, formaran parte de este procedimiento como obras que no requieren diseño (pues pudo haber sido contratado externamente), en consecuencia solo se construirá el presupuesto de la solicitud de mantenimiento. - Las solicitudes que realizan los directivos de la Universidad, se pueden realizar por medio del Módulo de Planta Física en la Intranet; aquellas que sean verbales o por escrito se le darán tratamiento de solicitudes extraordinarias (las cuales no deben ser subidas al sistema). PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Código: SUBPROCESO DE DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRA Versión: 06 DISEÑO Y PRESUPUESTO DE OBRAS (MENOR O IGUAL A 100 SMMLV) Actividad Inicio/Fin Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Página 2 de 5 Procedimiento predefinido DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO PRF.03 Conector de página Archivo Interno TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE Conector DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Ingresa la solicitud del servicio al módulo de Planta Física (Pág web UIS/ Intranet/ Planta Física/ Solicitudes/ Servicios). 1. Ingresa la solicitud de diseño y/o presupuesto. ¿Se autoriza la solicitud de Diseño y Presupuesto? Si 3. Crea y asigna la orden de trabajo No 2. Registra las causas de la no aceptación Sujeto al tiempo de la UAA solicitante Personal de la UAA Módulo de Planta Física 2. Si la solicitud no es autorizada, Registra en el módulo de Planta Física las causas de la no aceptación. 1 Jornada Jefe de Planta Física Módulo de Planta Física 3. Crea y asigna la orden de servicio al profesional. 1 Jornada Jefe de Planta Física Módulo de Planta Física FIN Orden de trabajo 4. Solicita los planos 5. Realiza la visita de diagnóstico 4. Solicita los planos actualizados en la Oficina de Planeación de la localidad a la cual se refiere la solicitud. En algunas ocasiones los planos se encuentran en archivos magnéticos en la División de Planta Física. 5. Realiza la visita de diagnóstico en la cual se verifican planos, toma medidas y observa el estado actual de la localidad y recopila las especificaciones en la orden de trabajo impresa. 1 1 Jornada: 1 día hábil 1- 3 Jornadas Profesional Física de Planta Profesional Física de Planta (Actividades 4 y 5) Orden de impresa. Plano de (FRF.23) trabajo diseño PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO SUBPROCESO DE DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRA Código: Versión: 06 DISEÑO Y PRESUPUESTO DE OBRAS (MENOR O IGUAL A 100 SMMLV) DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO PRF.03 Página 3 de 5 TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Actualiza el estado de la orden de trabajo (en visita al UAA) 6. Se actualiza el estado de la orden de trabajo (en visita al UAA) en el módulo de Planta Física. 1 Jornada Jefe de Planta Física Módulo de Planta Física 7. Actualiza el estado de la orden de trabajo en el módulo de Planta Física, haciendo la observación que la UAA no requirió diseño. 1 Jornada Jefe de Planta Física Módulo de Planta Física 8. Actualiza el estado de la orden de trabajo en el módulo de Planta Física, haciendo la observación que la UAA requirió diseño. 1 Jornada Jefe de Planta Física Módulo de Planta Física 6 – 12 Jornadas Profesional Física ¿Se requiere Dseño? No Si A 7. Actualiza el estado de la orden de trabajo Pág.4 8. Actualiza la orden de trabajo (En ejecución) B 9. Planifica el diseño de acuerdo a los requerimientos de la UAA, requerimientos legales, requerimientos de Planta Física y/o aquellos necesarios para llevar acabo el diseño, consignándolos en el formato Seguimiento, Diseño y Desarrollo (FRF.25) y basado en lo anterior realiza el diseño. 9. Planifica y realiza el diseño Plano de Diseño de Planta Plano de (FRF.23) No 10. Verifica el diseño 10. Verifica que el diseño cumpla con todas las especificaciones y /o requisitos del beneficiario, legales, de Planta Física y aquellos necesarios para el diseño solicitado. ¿El diseño cumple con los requisitos? Si 2 1 Jornada: 1 día hábil Seguimiento, diseño y desarrollo (FRF.25) 2 Jornadas Jefe de Planta Física diseño Seguimiento, diseño y desarrollo (FRF.25) Plano de diseño (FRF.23) PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO SUBPROCESO DE DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRA Código: Versión: 06 DISEÑO Y PRESUPUESTO DE OBRAS (MENOR O IGUAL A 100 SMMLV) DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO PRF.03 Página 4 de 5 TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 de 11. Valida el diseño de acuerdo a los requerimientos estipulados Sujeto al tiempo de Jefe solicitante inicialmente y lo compara con diseños similares haciendo las la UAA solicitante observaciones pertinentes. 11. Valida el diseño ¿El diseño cumple con los requisitos? No la UAA B Pág.3 Si A 12. Realiza el presupuesto Seguimiento, diseño y desarrollo (FRF.25) Plano de diseño (FRF.23) Profesional Física de Planta 13. Finaliza la orden de trabajo con la firma del Jefe de la UAA en la Depende de la complejidad de la orden de trabajo impresa. obra Profesional Física de Planta 15. Actualiza el estado del servicio a finalizado en el módulo de Planta Física Jefe de Planta Física 12. Realiza el presupuesto basado en el diseño aprobado. 6 Jornadas Plano de diseño (FRF.23) Manual de las Especificaciones Técnicas (MRF.08) Presupuesto 13. Finaliza la orden de trabajo 15. Actualiza el estado del servicio (Finalizado) 16. Califica el servicio 1 Jornada 16. Califica el servicio de 1 a 5 en base a tres parámetros: Sujeto al tiempo de Personal de la UAA solicitante Atención, Comunicación y Satisfacción. (Donde 5 es la mayor la UAA solicitante calificación y 1 la menor). FIN 1 Jornada: 1 día hábil Orden impresa de trabajo Módulo de Planta Física Módulo de Planta Física PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO SUBPROCESO DE DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRA DISEÑO Y PRESUPUESTO DE OBRAS (MENOR O IGUAL A 100 SMMLV) Código: PRF.03 Versión: 06 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Diciembre 05 de 2007 02 Abril 11 de 2008 03 Noviembre 14 de 2008 03 Febrero 20 de 2004 03 Marzo 07 de 2011 06 Noviembre 20 de 2015 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento. Se cambió la metodología, pues antes no se había tenido en cuenta las obras que no tenían diseño, además también se cambió el formato FRF.01 por la Orden de trabajo impresaSe estableció una metodología más exacta en la realización de este procedimiento. La norma de referencia NCT ISO 9001:2000 fue modificada por la NTC GP 1000:2004. Se incluyó dentro de la normatividad el RETIE y la NTC 2050. Cambio de la normatividad de referencia NTC GP 1000:2004 por NTC GP 1000:2009 y de la Norma Sismo Resistente NSR 98 por NSR 10. Actualización de los procesos teniendo en cuenta el proyecto de tiempos. Se eliminaron las actividades 5, 6 y 7 correspondientes a las solicitudes verbales. Se agregó la actividad 16 la calificación del servicio.