Relaciones de entorno de trabajo: Comunicación

TEMA 2 LA COMUNICACIÃ N.
- Es el instrumento base para entablar comunicaciones.
♦ Es un proceso por el cual un emisor transmite un mensaje a un receptor. La simple
transmisión no implica que el receptor la escuche, entienda...
♦ Es un proceso interactivo circular que intervienen de manera activa.
♦ La transmisión e intercambio de dos o más parte que intervienen como emisores y
receptores de ideas, conocimientos, opiniones...
El proceso comunicativo se compone de los siguientes elementos:
♦ Emisor: Personas que inician el proceso comunicativo.
♦ Mensaje: Temas de comunicación.
♦ Receptor: Destinatario, pueden ser uno o varios.
♦ Código: Conjunto de signos con siginificado para ambas partes, pueden ser signos verbales,
escritos y no verbales (sÃ−mbolos, gestos, sonidos y color).
♦ Canal: Medio por el cual se hace la transmisión (voz, telefono etc.) la elección del canal
depende de una serie de factores:
◊ La distancia.
◊ Contenido del mensaje.
◊ Numero de receptores.
◊ Contexto comunicativo: Condiciones en las que se cumple la comunicación
(espacio, tiempo, circunstancias socio - culturales). El contexto constituye una fuente
de información, ya que hay mensajes que no tienen sentido fuera del contexto.
Las etapas de un proceso comunicativo son:
• Necesidad de transmisión de una idea. Objetivo.
• Codificación a signos con siginificado para el receptor.
• Transmisión a través del canal elegido (disponibilidad).
• Recepción.
• Decodificación del mensaje por parte del receptor (Vuelve a traducir los signos ala idea original).
• Retroalimentación del receptor ante un mensaje que ha recibido y traducido correctamente
(reacción del receptor).
La comunicación se puede ver interrumpida en cualquiera de estas etapas por una serie de barreras o
interferencias y pueden ser de 3 tipos:
♦ Personales.
♦ FÃ−sicas.
♦ Semánticas
Se debe prestar atención a las respuestas, es decir, a la retroalimentación, de manera que se sepa que la
información ha llegado, se ha traducido y se ha producido la respuesta esperada.
Dentro de las empresas, existen unos canales por los que circula la información, estos reciben el nombre de
REDES DE COMUNICACIÃ N. Pueden ser de dos tipos:
DEPENDIENDO DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA.
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♦ Redes formales.
♦ Redes informales.
Redes formales.
Son creadas en la empresa para la transmisión de informaciones internas. Estas redes respetan la jerarquÃ−a
empresarial, no circula la información de forma desordenada.
Cuando la empresa diseña la organización formal, una de las cosas que hace es diseñar la red formal por
la que va a fluir la información.
♦ Red en cadena: la información desciende o asciende ordenadamente uno a uno.
♦ Red en estrella: la posición mas elevada ocupa una posición central y está comunicada
con los demás, quienes están incomunicados entre si.
♦ Red de vias multiples: Todos para determinadas informaciones, existe la posibilidad de que
comuniquen con todos.
Redes Informales.
Surgen como consecuencia de las relaciones sociales que tienen lugar entre las personas de la empresa. Son
redes paralelas que completan y a veces sustituyen las redes formales. La información va pasando de uno en
uno.
♦ Red casual: Es una red desordenada en la que el envÃ−o de información es desordenado y
cada vez la transmisión puede ser distinta.
♦ Rumores: Cada persona transmite a todos los que están a su alrededor, que a su vez hace
los mismo, es muy rápido. Los rumores siempre llegan a todo el mundo.
La desventaja fundamental de este tipo de redes es el numero de distorsiones provocadas, ya que es oral, pero
no solo por las distintas interpretaciones, sino por el numero de rumores desfavorables que perjudican a la
empresa.
DEPENDIENDO DE LA DIRECCIÃ N QUE TOMA LA INFORMACIÃ N EN LA RED.
Comunicación descendente.
Circula hacia abajo en la escala jerárquica de la empresa, y sus objetivos son:
♦ Informar: Se refiere a todos los actos comunicativos de la empresa con respecto a: proyectos,
normativas, crecimiento, y todo este tipo de iformación facilita la integración del trabajador
en la empresa.
♦ Formar: Comunicaciones que los tipos de intrucciones para el trabajo. Esto ayuda a que los
trabajadores mantengan su nivel de capacitación y los nuevos trabajadores saben “que es lo
que tienen que hacer”.
♦ Motivar: El hecho de impartir un cursillo a alguien que ha rendido por encima, resulta una
motivación, lo mismo que la promoción de alguien lleva a la motivación.
♦ Transmitir ordenes: La transmisión de una orden de forma adecuada implica el hecho de dar
todos los detalles, para no dar lugar a confusión o errores de entendimiento. Una de las
funciones del jefe es el control de la persona que ha recibido una orden la ha cumplido.
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Las empresas utilizan estos medios para la transmisión de ordenes, usan procedimientos formales, es decir,
canales estalecidos por la empresa: boletines, circulares, manuales de empresa...
Comunicación ascendente.
Va de abajo a arriba, el motivo u objetivo es transmisión de información a las capas superiores (directivos),
para recoger criterios, sugerencias y opiniones.
Normalmente estos canales son improvisados, no suele tenerse muy en cuenta el criterio de los empleados.
Los procedimientos son:
♦ Informes de dirección.
♦ Reuniones.
♦ Encuestas
♦ Entrevistas.
Comunicación horizontal.
Se realiza entre personas de un mismo nivel, su objetivo es la coordinación de trabajos entre departamentos.
No está excesivamente formalizada ya que hay otros tipos de vias.
III SEGÃ N LA FORMA EN QUE SE LLEVAN A CABO LAS COMUNICACIONES.
♦ Oral.
♦ Escrita.
♦ No verbal.
¿Qué factores indican el tipo de forma?.
• El tipo de mensaje (hay mensajes que no pueden decirse por escrito).
• El numero de receptores.
• La distancia entre ellos.
• La urgencia.
• La necesidad de que quede conservado el mensaje.
Comunicación oral.
Reuniones, conversaciones telefónicas, se da en estas situaciones, debe ser un buen negociador, debe
dominar las co0municaciones verbales. No conviene improvisar actos de comunicación verbales, que tengan
cierto grado de importancia, o situaciones no habituales.
¿Cómo se prepara la comunicación oral?.
• Analizar la situación.
• ¿Cuál es el objetivo?.
• ¿Quiénes son los receptores?.
• ¿Existen limitaciones?.
• Estructuración del mensaje.
• Se recopilan todas las ideas y se ordenan siguiendo un criterio temático, lógico o cronológico.
• Traducción de unas ideas al código adecuado.
• Transmisión (Formular Mensaje).
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• Hay que tener en cuenta los elementos expuestos en las fotocopias.
Comunicación escrita.
No tiene la inmediatez de saber la reacción en el receptor, se ha de llegar bien a la primera.
No tiene la ventaja del lenguaje gestual, pero hay recursos para hacer esta comunicación mas interesante.
Una ventaja es que al no contar con la inmediatez podemos estructurar el mensaje hasta decir lo que
queremos.
¿Cómo se prepara la formulación de un lenguaje escrito?.
• Analizar la situación.
• ¿Cuál es el objetivo?
• ¿Quién es el destinatario de la información?.
• ¿Existen limitaciones de medios?.
• Estructura del mensaje.
• Recopilación de ideas y orden por criterio temático, lógico o cronológico.
• Traducción de ideas al codigo adecuado.
• Redactar el mensaje.
• Usar todos los recursos disponibles para que resulte un texto atractivo.
¿Qué fallos puede tener un receptor en un proceso comunicativo?.
• El receptor no escucha: No ha tomado iniciativa en el proceso comunicativo.
• Personas que no dejan terminar de hablar, o que interrumpen constantemente.
• Prejuzgar el mensaje en terminos de la persona que lo dice.
• El receptor no ofrece respuesta frente al mensaje.
¿Cuáles serÃ−an los principales fallos de un emisor?.
• Mala preparación del mensaje, no lo conoce bien o no cree en el mensaje que tiene que exponer.
• Usar un codigo inadecuado, usa un lenguaje que los receptores no interpretan y pierden el interés
• Forma:
• Mensaje mal transmitido porque esta mal estructurado.
• Mal uso de los elementos de comunicación verbal.
• No tener en cuenta la reacción del receptor (no tener en cuenta la retroalimentación.
La comunicación no verbal.
No usa signo lingüÃ−sticos, sino de otros tipos, como ejemplo simbologÃ−as especÃ−ficas como el
código de circulación, codigo acústico, colores, codificación gestual.
Este tipo de comunicación no es espontánea, sino que se aprende. El contexto como proceso comunicativo
adquiere.
Principales signos de comunicación no verbal:
• Con la mirada: Cuando el que escucha no mira, significa que no escucha realmente, falta de interés o
desacuerdo.
• Cuando el que habla no mira significa inseguridad o engaño.
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• Cuando el que habla deja de mirar significa que está cerrando el proceso comunicativo y no deja
intervenir al receptor.
• Las expresiones faciales transmiten las emociones básicas (sorpresa, enfado, miedo).
• Las posturas corporales: (nerviosismo, falta de seguridad) son signo negativo ante la comunicación.
• Brazos y piernas cerradas: Significa una postura comoda.
• Las manos: Posición de la mano abierta significa relajación, dominio de la situación y viceversa.
• Vestimenta: Transmite la posición jerárquica.
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