Reglamento de Control de pago a Proveedores

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Reglamento de Control de pago a Proveedores
NORMAS GENERALES.
Objetivo General. Asegurar el correcto y oportuno pago de las
obligaciones contraídas con proveedores de bienes y servicios.
Objetivo Específico. Establecer un procedimiento para el control de
pago a proveedores que permita efectuar el pago en un plazo no
superior a 30 días desde el devengo de la respectiva operación.
II. DEFINICIONES Y SIGLAS:
Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
1. Orden de Compra: Documento mediante el cual se formaliza la
adquisición de bienes y servicios con el proveedor.
2. Documentos de Pago: Corresponderá a las facturas, boletas, notas
de crédito y notas de débito generadas por la compra de un bien o
servicio.
3. Unidad Demandante: Aquella dependencia de la Empresa;
Gerencias y Jefes de plantas, que soliciten la adquisición o
contratación de un bien y/o servicio.
4. SIGLAS:
GAF: Gerencia de Administración y Finanzas
O/C: Orden de Compra.
C y P: Contabilidad y Presupuesto
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Flex-Provee: Sistema de información contable, registro de
proveedores.
III. RESPONSABILIDADES Y ROLES.
Los siguientes funcionarios tendrán las responsabilidades y roles, que
en cada caso se indican, en el procedimiento Control de Pago a
proveedores.
3.1 Gerente de Administración y Finanzas
• Revisar documentación y firmar cheques de pago a
proveedores.
• Visar y firmar los documentos según corresponda.
• Supervisar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas
a sus funcionarios dependientes.
• Revisar el programa de caja, establecer plazos de pago y
asegurar fondos para cumplir los compromisos adquiridos por
contrato e impartir instrucciones para superar las desviaciones
que se observen en la Gerencia a su cargo.
3.2 Contabilidad y Presupuesto.
• Revisar Órdenes de Compra distintas a licitaciones públicas o
privadas y entregar la imputación asociada al gasto sobre la
base de la información o documentos proporcionados por las
Gerencias.
• Recibir y resguardar facturas y boletas con documentación de
pago a proveedores.
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• Solicitar a las unidades demandantes recepción conforme de
bienes y servicios, a través de visación en el mismo documento
de pago.
• Registrar al momento de la recepción de los documentos, en
contabilidad y libro de compra las facturas aprobadas
• Proponer la devolución de facturas que no estén aceptadas por
los demandantes, mal extendida o que no correspondan a
COTRISA.
• Enviar las facturas y boletas con su respectivo comprobante de
traspaso a Tesorería para programar su pago según corresponda.
3.3 Encargado Administrativo Planta y Santiago
• El demandante del servicio deberá revisar los bienes
recepcionados y registrar en un lugar visible del original de la
factura la recepción conforme de los bienes y servicios, según
corresponda.
• Remitir documentos de pago y demás documentación
relacionada a Contabilidad y Presupuesto.
• En caso contrario indicar para devolver la factura y los
productos al proveedor.
3.4 Tesorería.
• Revisar documentación, contabilizar en Flexline Tesorería,
confeccionar cheque, emitir comprobante contable de pagos a
proveedores y enviar dentro de los plazos establecidos a
revisión y firma de cheques.
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• Registrar periódicamente (semanalmente) en el programa de
caja, las facturas de proveedores proponiendo la fecha de pago
para revisión y aceptación de Gerencia.
• Realizar el pago a Proveedores en los plazos establecidos. Sin
embargo, en casos especiales, este pago se hará previa
autorización de la documentación completa y exacta desde
Gerencia.
3.4 Secretaría.
• Recibir y registrar, facturas y boletas de pago a proveedores y
remitirlos a Contabilidad.
• Recibir documentos desde Tesorería; cheques, contactar y
pagar a proveedores o enviarlos a las Plantas para su pago.
• Recepcionar de Plantas la devolución de egresos y
documentación del pago aceptado por los proveedores y
despacho a Tesorería.
• Archivar documentación de pago.
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