UNIDAD I : PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DE

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
UNIDAD I
:
PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN
E INTEGRACIÓN DE PERSONAL
LECCIÓN N° 01
EL FUNDAMENTO DE LA TEORÍA
DE LA ADMINISTRACIÓN
OBJETIVOS:
- Definir y conocer el fundamento, naturaleza y propósito de la Administración.
- Comprender la evolución del pensamiento administrativo.
1. EL FUNDAMENTO DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN
1.1 ¿QUÉ ESTUDIA LA ADMINISTRACIÓN?
La administración estudia a las organizaciones para comprender su naturaleza, su
funcionamiento, su evolución, su crecimiento, su conducta y, asimismo, para lograr su
conducción eficiente.
La administración trata en general de las organizaciones, sean: económicas (empresas),
culturales, políticas, sociales, religiosas, etc. El objeto de estudio de la administración no
es solamente la empresa con fines de lucro, sino que ésta es tan solo una de las muchas
organizaciones que existen. Una escuela, una empresa, un hospital, un partido político, un
ministerio, una institución militar, una asociación vecinal, la cárcel, un club de fútbol, etc.,
constituyen organizaciones y son objeto de estudio de la administración.
Una
empresa
Una
Escuela
Una
Hospital
Una
Institución
Militar
Un
Ministerio
FIGURA N° 1.- La Administración estudia a las Organizaciones.
Las organizaciones son sistemas sociales compuestos por individuos y grupos de
individuos que, mediante la utilización de recursos, desarrollan un sistema de actividades
interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo en común, dentro de un
contexto con el que establecen una influencia recíproca.
Las problemáticas centrales de los distintos tipos de organizaciones ofrecen
características comunes, que permite postularse como hipótesis la universalidad de las
organizaciones. Pero, también, las organizaciones son en extremo diversificadas y
diferenciadas. No existen dos organizaciones iguales, así como no existen dos personas
idénticas. Cada una tiene sus objetivos, su campo de actividad, sus directivos y su
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personal, sus problemas internos y externos, su mercado, su situación financiera, su
tecnología, sus recursos básicos, su ideología y su política de negocios, etc.
1.2 DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN: SU NATURALEZA Y PROPÓSITO
La administración es una de las actividades humanas más importantes. Desde que los
seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar de manera individual, la administración ha sido esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad empezó a depender
crecientemente del esfuerzo grupal y que muchos grupos organizados tendieron a crecer,
la tarea de administrar se volvió más importante.
La administración es una disciplina científica y una tecnología. Esto es, una ciencia que
tiene por finalidad la explicación del comportamiento de las organizaciones, y también un
conjunto de técnicas aplicables a la conducción de organizaciones.
La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando
en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Esta definición
básica debe ampliarse:
1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las
2.
3.
4.
5.
funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.
Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.
La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit.
La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.
No obstante, también los supervisores de nivel intermedio y de primera línea realizan
importantes contribuciones a las metas de las organizaciones en forma eficaz y eficiente.
Todos ellos llevan a cabo actividades administrativas.
Todos administran organizaciones, a las que definiremos como un grupo de personas que
trabajan en común para generar un superávit. En las organizaciones comerciales, este
superávit son las utilidades. En las organizaciones no lucrativas, tales como las
filantrópicas, el superávit puede estar representado por la satisfacción de necesidades.
Las universidades también generan un superávit por medio de la creación y difusión de
conocimientos, así como de la prestación de servicios a la comunidad o sociedad.
1.2.1
Funciones de la Administración
Muchos estudiosos se han percatado de que la clara y útil organización de los
conocimientos facilita el análisis de la administración. Así pues, al estudiar la
administración es de gran utilidad dividirla en cinco funciones administrativas:
planeación, organización, integración de personal, dirección y control, en torno de
las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de
esas funciones. Es por ello que los conceptos, principios, teorías y técnicas de la
administración se agrupan en esas cinco funciones.
Este marco de referencia se ha usado y probado durante muchos años. Aunque
existen diferentes maneras de organizar los conocimientos administrativos, la
mayoría de los autores de libros de textos de la actualidad han adoptado este
marco, o uno similar tras, incluso, haber experimentado en ocasiones con otros
sistemas de estructuración de los conocimientos.
1.2.2
La Administración como elemento esencial de todas las organizaciones
Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que
permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de
objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica lo mismo a
organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas,
industrias manufactureras y de servicios. Con el término "empresa" se alude a
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compañías, organismos gubernamentales, hospitales, universidades y otras
organizaciones. La eficacia administrativa es de interés para los presidentes de
compañías, administradores de hospitales, supervisores de primera línea de
organismos gubernamentales, dirigentes de boy scouts, obispos de iglesias,
administradores de equipos de béisbol, rectores de universidades, etc.
1.3 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL
Robert L. Katz identificó tres tipos de habilidades para los administradores. A ellos se les
puede agregar un cuarto: la capacidad para diseñar soluciones.
1. La habilidad técnica es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que
suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el
diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben poseer la capacidad de enseñarles a
usarlas. De igual modo, los contadores aplican técnicas específicas en sus labores.
2. La habilidad humana es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan
protegidas y libres de expresar sus opiniones.
3. La habilidad de conceptualización es la capacidad para percibir el panorama
general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las
relaciones entre ellos.
4. La habilidad de diseño es la capacidad para resolver problemas
en beneficio de la empresa. Para ser eficaces, y particularmente en
los niveles organizacionales superiores, los administradores deben
ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. Deben
poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para
deducir la solución práctica de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a
fungir como "observadores de problemas", fracasarían. Por lo tanto, también deben
poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funcionales a los
problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.
FIGURA N° 2.- Habilidades y Niveles Administrativos
Habilidades
de conceptualización
y diseño
Alta dirección
Mandos
medios
Habilidades
humanas
Habilidades
técnicas
S
Supervisores
Las habilidades varían de importancia de acuerdo con los niveles administrativos.
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Porcentaje de trabajo
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La importancia relativa de estas habilidades puede diferir de acuerdo con el nivel de la
jerarquía organizacional de que se trate. Tal como se muestra en la figura N° 2, las
habilidades técnicas son las de mayor importancia para el nivel de supervisión. Las habilidades humanas también son útiles en las frecuentes interacciones con los subordinados.
Por otra parte, las habilidades de conceptualización no suelen ser decisivas para los
supervisores de nivel inferior. La necesidad de habilidades técnicas decrece en el nivel
administrativo intermedio, en el que sin embargo las habilidades humanas siguen siendo
esenciales al tiempo que las habilidades de conceptualización cobran mayor importancia.
En el nivel administrativo superior son especialmente valiosas las habilidades de
conceptualización, de diseño y humanas, mientras que la necesidad de habilidades técnicas es relativamente menor. Especialmente en las grandes organizaciones, se supone
que los directores generales pueden utilizar las habilidades técnicas de sus subordinados.
En las pequeñas empresas, en cambio, es probable que la experiencia técnica sea de
gran importancia en este nivel.
1.4 EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
Numerosas y muy diferentes contribuciones de autores y especialistas han dado como
resultado diferentes enfoques de la administración, los cuales han originado el surgimiento
de la "selva de las teorías administrativas". En la tabla N° 1 se resumen las principales
contribuciones de autores y especialistas en administración. Aquí destacaremos la
administración científica de Frederick Taylor; las aportaciones de Henri Fayol, padre de la
teoría administrativa operacional moderna, y los estudios de Hawthorne de Elton Mayo y
F. J. Roethlisberger.
Tabla N° 1.Surgimiento del pensamiento administrativo
AUTORES, TÍTULO Y AÑO
DE LAS OBRAS IMPORTANTES
PRINCIPALES CONTRIBUCIONES
A LA ADMINISTRACIÓN
Administración Científica
Frederick W. Taylor
Shop Management (1903)
Principles of Scientific
Management (1911)
Testimony before the Special
House Committee (1912)
Reconocido como “padre de la administración científica”. Su principal interés
fue la elevación de la productividad mediante una mayor eficiencia en la
producción y salarios más altos a los trabajadores, a través de la aplicación
del método científico. Sus principios insisten en el uso de la ciencia, la
generación de armonía y cooperación grupales, la obtención de la máxima
producción y el desarrollo de los trabajadores.
Henry L. Gantt (1901)
Instó a la selección científica de los trabajadores y a la “armónica
cooperación” entre trabajadores y administradores. Creó la Gráfica de Gantt.
Destacó la necesidad de capacitación.
Frank y Lilian Gilbreth (1900)
A Frank Gilbreth se le conoce sobre todo por sus estudios de tiempo y
movimiento. Lilian Gilbreth, psicóloga Industrial, se centró en los aspectos
humanos del trabajo y en el conocimiento de la personalidad y necesidades
de los trabajadores.
Teoría Moderna de la Administración Operacional
Henri Fayol
Administration Industrielle et
Générale (1916)
Conocido como “padre de la teoría administrativa moderna”. Dividió las
actividades industriales en seis grupos: técnicas, financieras, de seguridad,
contables y administrativas. Advirtió la necesidad de enseñanza de la
administración. Formuló el proceso administrativo y 14 principios de la
administración, como los referidos a la autoridad y responsabilidad, la unidad
de mando, la cadena escalar (jerarquía) y el espíritu de cuerpo.
Hugo Munsterberg (1912)
Aplicación de la psicología a la industria y la administración.
Walter Dill Scott (1911)
Aplicación de la psicología a la publicidad, la comercialización y el personal.
Ciencias de la conducta
Max Weber (traducciones al inglés, 1946, Teoría de la burocracia.
1947)
Vilfredo Pareto (libros 1896-1917)
Conocido como “padre del enfoque de sistemas sociales” de la organización y
la administración.
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Elton Mayo y F.J.
Roethlisberger (1933)
Realizaron los famosos estudios en la planta de Hawthorne de la Western
Electric Company. Influencia de las actitudes y relaciones sociales de los
grupos de trabajo en el desempeño.
Chester Barnard
The Functions of the
Executive (1938)
La tarea de los administradores es mantener un sistema de esfuerzo
cooperativo en una organización formal. Propuso un muy completo enfoque
de sistemas sociales de la administración.
Teoría de sistemas
Surgimiento del pensamiento administrativo moderno y contribuciones recientes a la administración
Peter F. Drucker (1974)
Prolífico autor sobre abundantes temas administrativos generales.
W. Edwards Deming (después de la Introdujo el control de calidad en Japón.
Segunda Guerra Mundial)
Laurence Peter (1969)
Observó que, al paso del tiempo, la gente asciende hasta un nivel en el que
es incompetente.
William Ouchi (1981)
Explicó prácticas administrativas japonesas selectas adaptadas a las
condiciones de Estados Unidos.
Thomas Peters y Robert
Waterman (1982)
Identificaron las características de compañías a las que consideraron
excelentes.
Fuente: Parte de la información de esta tabla se basa en Claude S. George, Jr., The History of Management Thought (Englewood
Cliffs, N.J., Prentice- Hall, 1972).
1.4.1
Frederick Taylor y la administración científica
Frederick Winslow Taylor abandonó los estudios universitarios y se inició como
aprendiz de confección de moldes y mecánico en 1875. Tres años después, en
1878, entró a trabajar como mecánico a la Midvale Steel Company, con sede en
Filadelfia, empresa en la que llegaría a ocupar el puesto de jefe del departamento
de ingeniería tras obtener un grado universitario en esta disciplina estudiando en
las noches. Inventó herramientas de alta velocidad para el corte de acero y
dedicó la mayor parte de su vida a la consultoría en ingeniería. Se le reconoce
generalmente como "padre de la administración científica". Quizá ninguna otra
persona haya ejercido mayor impacto que él en el desarrollo inicial de la
administración. Sus experiencias como aprendiz, obrero, capataz, maestro
mecánico y después como director de ingeniería de una compañía acerera le
ofrecieron la gran oportunidad de conocer de primera mano los problemas y
actitudes de los trabajadores y de descubrir las grandes posibilidades para la
elevación de la calidad de la administración.
Su famoso libro, titulado The PrincipIes of Scientific Management, se publicó en
1911. Éstos son los principios fundamentales que Taylor determinó como la base
del enfoque científico de la administración:
1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos (conocimientos).
2. Obtención de armonía en la acción grupal, en lugar de discordia.
3. Consecución de la cooperación de los seres humanos, en lugar del
individualismo caótico.
4. Obtención mediante el trabajo de la producción máxima, no de una producción
restringida.
5. Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, en favor de su
máxima prosperidad personal y de la compañía.
Como seguramente podrá usted darse cuenta, estos preceptos básicos de
Taylor no están muy lejos de los conceptos fundamentales de los
administradores modernos.
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1.4.2
Fayol, padre de la teoría moderna de la administración operacional
Tal vez el verdadero padre de la teoría administrativa moderna sea el industrial
francés Henri Fayol, quien advirtió la inmensa necesidad de principios y
enseñanzas administrativas. En consecuencia, identificó 14 principios, aunque
hizo notar que se trataba de normas flexibles, no absolutas, utilizables de
cualquier modo más allá de la ocurrencia de cambios en las condiciones
imperantes. Detengámonos en algunos de estos principios.
1.
Autoridad y responsabilidad. Fayol señaló que autoridad y responsabilidad
deben
estar relacionadas entre sí, y que la segunda debe desprenderse
de la primera. Concebía la autoridad como una combinación de factores
oficiales, los cuales se derivan del puesto que ocupe el administrador y de
factores personales, "compuestos por la inteligencia, la experiencia, la
integridad moral, la hoja de servicios, etcétera".
2.
Unidad de mando. Esto significa que los empleados deben recibir órdenes
de un solo superior.
3.
Cadena escalar (jerarquía). Fayol concebía a ésta como una "cadena de
superiores" desde el rango más alto al más bajo, la cual, siempre y cuando
no fuera ignorada innecesariamente, debía eliminarse en caso de que su
escrupuloso seguimiento fuera perjudicial.
4.
Espíritu de cuerpo. Éste es el principio de que "la unión hace la fuerza", así
como una prolongación del principio de unidad de mando, con particular
insistencia en la necesidad del trabajo en equipo y en la importancia en éste
de la comunicación.
Fayol interpretó los elementos de la administración como funciones:
previsión, organización, dirección, coordinación y control.
1.4.3
Elton Mayo y F. Roethlisberger y los estudios de Hawthorne
Elton Mayo, F. J. Roethlisberger y colaboradores realizaron entre 1927 y 1932 los
ahora famosos experimentos en la planta de Hawthorne de la Western Electric
Company. Antes, de 1924 a 1927, el Consejo Nacional de Investigación (National
Research Council) de Estados Unidos había efectuado un estudio en
colaboración con la Western Electric para determinar el efecto de la iluminación y
otras condiciones en los trabajadores y su productividad. Tras descubrir que,
independientemente de que la iluminación aumentara o decreciera, la
productividad de un grupo de prueba se elevaba, los investigadores estuvieron a
punto de declarar fracasado el experimento, pero Elton Mayo, de Harvard,
advirtió en él hechos inusuales y, junto con Roethlisberger y otros estudiosos,
continuó la investigación.
Los hallazgos de Mayo y sus colaboradores, basados en parte en ideas
anteriormente concebidas por Pareto, tendrían un efecto dramático en el
pensamiento administrativo. La modificación de la iluminación del grupo de
prueba, la realización de cambios en los periodos de descanso, la reducción de
las jornadas de trabajo y la aplicación de variantes en los sistemas de pago de
incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. Así pues, Mayo
y sus colaboradores llegaron a la conclusión de que eran otros los factores
explicativos. Descubrieron que, en general, la elevación de la productividad se
debía a factores sociales como la moral de los empleados, la existencia de
satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo ("sentido
de pertenencia") y la eficacia de la administración, un tipo de administración
capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el
comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales
como la motivación, la asesoría, la dirección y la comunicación. Este fenómeno,
producto sobre todo del hecho de que se pusiera atención en los individuos, se
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conoce como "efecto de Hawthorne".
1.4.4
Contribuciones recientes al pensamiento administrativo
Entre las diversas contribuciones al pensamiento administrativo se encuentran las
realizadas por administradores públicos, administradores de empresas y
científicos de la conducta. Aquí mencionaremos sólo a unos cuantos: Peter F.
Drucker ha escrito sobre muchos temas generales de la administración. Keith
Davis contribuyó particularmente a nuestra comprensión de la organización
informal. Los estadunidenses W. Edwards Deming, ya desaparecido, y Joseph M.
Juran realizaron importantes aportaciones a la elevación de la calidad de los
productos japoneses. El ya también desaparecido Laurence Peter hizo ver que,
con el tiempo, los individuos ascienden hasta un nivel en el que se muestran
incompetentes y en el que resulta imposible pensar en un nuevo ascenso.
Lamentablemente, esto puede producir organizaciones con personal
incompetente. William Ouchi, autor del libro de gran venta Theory Z, demostró la
posibilidad de aplicar determinadas prácticas administrativas en Estados Unidos.
Finalmente, Thomas Peters y Robert Waterman expusieron las características de
las compañías de excelencia.
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AUTOEVALUACIÓN N° 01
1. El objeto de estudio de la administración son:
a. Las Empresas.
b. Los Partidos Políticos.
c. Los Ministerios.
d. Las Organizaciones.
2. Una de las siguientes alternativas no es una función administrativa:
a. Dirección.
b. Planeación.
c. Rotación.
d. Integración.
3. La siguiente expresión a qué habilidad administrativa corresponde: “es la
capacidad para distinguir los elementos más significativos de una situación
y comprender las relaciones entre ellos”.
a. Habilidad Humana.
b. Habilidad Técnica.
c. Habilidad de Diseño.
d. Habilidad de Conceptualización.
4. ¿Cuál es la naturaleza de la administración?
5. ¿Quienes realizaron las principales contribuciones a la administración
científica?. Explique cada una de ellas.
6. ¿Quién es el representante de la Teoría Moderna de la Administración
Operacional?. Explique.
7. ¿ En qué consiste la Habilidad de Diseño?
8. ¿ En qué consistieron los estudios de Hawthorne?
9. Las organizaciones como sistemas sociales están compuestas por:
a. Individuos.
b. Grupos de Individuos.
c. Actividades.
d. A y B.
10. ¿Qué contribuciones recientes se realizaron al pensamiento administrativo?
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