Elaborado por: Dr. Edgar Hernán Gallo Montoya. Consultor Metodología de Gestión Productiva de Servicios de Salud. Coordinado por: Dr. Reynaldo Holder Asesor Regional - Servicios de Salud Regional Advisor - Health Services Proyecto: Servicios Integrados de Salud Area de Sistemas y Servicios de Salud basados en APS OPS/OMS - PAHO/WHO Julio de 2011. Washington, DC La Organización Panamericana de la Salud dará consideración muy favorable a las solicitudes para reproducir o traducir, íntegramente o en parte, alguna de sus publicaciones. Las solicitudes y las peticiones de información deberán dirigirse a Servicios Editoriales, Área de Gestión del Conocimiento y Comunicación (KMC), organización Panamericana de la Salud, Washington, D.C., Estados Unidos de América, que tendrá sumo gusto en proporcionar la información más reciente sobre cambios introducidos en la obra, planes de reedición, y reimpresión y traducciones ya disponibles. © Organización Panamericana de la Salud, 2011 Las publicaciones de la Organización Panamericana de la Salud están acogidas a la protección prevista por las disposiciones sobre reproducción de originales del Protocolo 2 de la Convención Universal sobre Derecho de Autor. Reservados todos los derechos. Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implica, por parte de la secretaría de la Organización Panamericana de la Salud, juicio alguno sobre la condición jurídica de países , territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto al trazado de sus fronteras o límites. La mención de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la Organización Panamericana de la Salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros análogos. Salvo error u omisión, las denominaciones de productos presentados llevan en las publicaciones de la OPS letra inicial mayúscula. 1. 2. 3. 4. Definición un sistema de información Componentes de un sistema de información Clasificación de los sistemas de información Desarrollo de un sistema de información LAUDON, KENNETH C. y LAUDON, JANE P. Sistema de Información Gerencial . Octava Edición. Pearson Educación. México, 2004. LAUDON, KENNETH C. y LAUDON, JANE P. Sistema de Información Gerencial . Octava Edición. Pearson Educación. México, 2004. G. LEVAGGI. Teoría General de Sistemas, UGERMAN Editor, Buenos Aires, 1999. G. LEVAGGI. Teoría General de Sistemas, UGERMAN Editor, Buenos Aires, 1999. Objetivos Retroalimentación Mecanismos de Control Control Retroalimentación Control Control Entrada G. LEVAGGI. Teoría General de Sistemas, UGERMAN Editor, Buenos Aires, 1999. Proceso de Transformación Salida Acciones que deben implementarse y evaluarse continuamente para el logro de los objetivos de la organización Se requiere conocer, comprender, analizar los problemas, conforme a datos oportunos y exactos para aplicar soluciones destinadas a alcanzar eficientemente las metas establecidas de la organización Control y desarrollo de los componentes individuales de cada organización para facilitar el acceso con respuestas a tiempo, de acuerdo a sus propias necesidades únicas como mecanismo para el ejercicio de la administración Lic. LUISA MARIANA PULIDO . XXII Congreso Internacional de Crédito Educativo. San José de Costa Rica. Agosto, 2007 LAUDON, KENNETH C. y LAUDON, JANE P. Sistema de Información Gerencial . Octava Edición. Pearson Educación. México, 2004. Un problema es una situación no deseable que impide a la organización alcanzar completamente sus objetivos. Tres acciones para identificarlos: - Revisar los Outputs a través de criterios de desempeño - Observar el comportamiento de los empleados. - Escuchar la retroalimentación externa a través de quejas y reclamaciones KENDALL Y KENDALL . Análisis y diseño de sistemas. Sexta Edición. Editorial Pearson, 1997 P Performance Necesidad de mejorar el rendimiento I Information Necesidad de mejorar la información E Economics C Control E Efficiency S Service Necesidad de mejorar los costos o beneficios Necesidad de aumentar el control o la seguridad Necesidad de mejorar la eficiencia Necesidad de mejorar el servicio TURBAN, E. MCLEAN, J. WETHERBE, J. Information Technology for Management. John Wiley & Sons Inc, 1998 Una mejora es una posibilidad de mejorar la organización, incluso en ausencia de problemas - Acelerar un proceso - Agilizar un proceso - Combinar procesos - Reducir errores de entrada - Reducir errores de salida - Mejorar la integración de sistemas - Mejorar la satisfacción del trabajador - Mejorar interacción con los clientes KENDALL Y KENDALL . Análisis y diseño de sistemas. Sexta Edición. Editorial Pearson, 1997 Tomadores de Decisiones Retroalimentación Sistema de Información Gerencial Retroalimentación Recursos Retroalimentación Procesos Organizacionales Servicio Tomadores de Decisiones Estándares Decisiones Información Sistema de Información Gerencial DATOS Recursos Procesador DATOS Procesos Organizacionales Servicio CONTEXTUALIZAR CATEGORIZAR CALCULAR CORREGIR CONDENSAR COMPARAR EVALUAR CONECTAR CAUSA -EFECTO Medidas objetivas de los atributos de los servicios. Observaciones, medidas, cifras, valores. Datos convertidos a un contexto significativo y útil para los usuarios. Datos con un valor agregado SIG para la planeación de políticas y toma de decisiones Información administrativa para la planeación táctica y la toma de decisiones Información administrativa para la operacional, la toma de decisiones y el control Datos de resultados de procesos y cumplimiento de metas Modificado de FUENTES, EDDY Y MÁRQUEZ, JOSÉ. Sistema de Información Gerencial. ANESAPA. Septiembre, 2003. ALTA DIRECCION GERENCIA INTERMEDIA JEFES DE SERVICIOS JEFES DE PROCESOS Modificado de FUENTES, EDDY Y MÁRQUEZ, JOSÉ. Sistema de Información Gerencial. ANESAPA. Septiembre, 2003. DIMENSION CUALIDAD DE LA INFORMACION Oportunidad Debe suministrarse en el momento en que sea necesaria Actualidad Debe ser reciente al momento de suministrarse Frecuencia Debe suministrarse con la frecuencia necesaria Período Puede proporcionarse sobre períodos pasados, presentes o futuros. Modificado de FUENTES, EDDY Y MÁRQUEZ, JOSÉ. Sistema de Información Gerencial. ANESAPA. Septiembre, 2003. DIMENSION CUALIDAD DE LA INFORMACION Exactitud Debe estar libre de errores Pertinencia Debe estar relacionada con las necesidades de un usuario Integridad Debe suministrarse toda la información necesaria Brevedad Debe proporcionarse solo la información que se necesite Alcance Puede tener un alcance amplio o estrecho Desempeño Puede revelar el desempeño: medir las actividades logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados o usados Modificado de FUENTES, EDDY Y MÁRQUEZ, JOSÉ. Sistema de Información Gerencial. ANESAPA. Septiembre, 2003. DIMENSION CUALIDAD DE LA INFORMACION Claridad Debe suministrarse en un formato que sea fácil de entender Detalle Puede proporcionar un formato detallado o resumido Orden Puede ordenarse en una secuencia predeterminada Presentación Puede presentarse en forma narrativa, numérica, gráfica, mixta Medios Puede proporcionarse en la forma de documentos impresos, presentaciones, informes online, etc. Modificado de FUENTES, EDDY Y MÁRQUEZ, JOSÉ. Sistema de Información Gerencial. ANESAPA. Septiembre, 2003. SISTEMAS DE APOYO EJECUTIVOS SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES Y SIG SISTEMAS DE TRABAJO OPERATIVOS Un SIG eficaz debe responder continuamente a los dilemas en la formulación de políticas y de control, a los cambios y necesidades de información y al desarrollo continuo de la tecnología. A medida que el SIG se convierte en parte integral de las actividades de la organización, debe adaptarse a los cambios que ocurren en sus estrategias, en el entorno y en las personas. El diseño de los SIG debe anticipar tales cambios ofreciendo un alto grado de flexibilidad. MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. Si un administrador encuentra que sus necesidades de información son mayores que su capacidad de procesamiento de información, o debe aumentar su capacidad de procesamiento o debe encontrar medios eficaces de filtrar la información del entorno que llega a él. Dada la gran cantidad de información que sobrepasan la capacidad de los administradores para analizar la información, es imposible que un directivo en un tiempo límite pueda tomar decisiones. MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. Organización Datos relevantes Análisis de Información Análisis de Información Ajustes organizacionales Análisis de Información Decidir acción por tomar para mejorar el comportamiento a corto, mediano y largo plazo. Gerente Sistema de Reportes gerenciales En la estructuración de la información organizacional son importantes las funciones de planeación y control. PLANEACION CONTROL Exige el reconocimiento de los cambios externos de la organización Estudia lo que se hace constantemente en la organización y las capacidades de la organización para cumplir las tareas que la definen. MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. SATISFACCION CALIDAD SEGURIDAD SERVICIO RECURSO HUMANO: -Empleados -Pacientes RECURSOS FISICOS: -Infraestructura - Equipos - Instalaciones - Presupuesto INSUMOS Y MATERIALES SISTEMA DE INFORMACION PUBLICACIONES ENTRADA: INPUT ENTORNO HOSPITAL SALIDA: OUTPUT PACIENTES ATENDIDOS PROYECTOS Y PROGRAMAS ENTORNO Necesidades y demandas en salud de la comunidad. Perfiles de riesgo. Perfil epidemiológico. Estado de Salud. Es común encontrar que los directivos sienten que las decisiones son tomadas por los analistas y técnicos responsables por la preparación y análisis de los informes al ser sometidos a la consideración de ellos. Los directivos de alto nivel reciben informes técnicos de los analistas, quienes son los encargados de seleccionar las diferentes alternativas de solución, cuyas opciones que ofrecen han sido analizadas directamente con los técnicos. MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. Comité CRITERIO DE ESTABILIDAD DECISIÓN Indicadores de control y monitoreo Estrategia de Acción Informes Medición REPORTES DE INFORMACION MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. Información significa datos dotados de oportunidad y propósitos, de manera que convertir datos en información requiere conocimiento. Debe ser posible que los niveles directivos o gerenciales en cualquier momento puedan, mediante la implementación del SIG, obtener datos reales en el mismo momento en que se producen. MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. Mediciones Reportes de Alerta Reportes de Comportamiento Planeación Informes y Reportes Gerenciales Benchmarketing Base de Datos Cálculo de Indicadores Datos Diseño y Actualización de Indicadores Gerente MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. Los informes y reportes gerenciales deben ser capaces de producir señales de alerta, comportamiento y planeación interactiva. Estos reportes deben permitir simplificar, anticipar y agregar información que provenga del análisis de los indicadores, ya sea en forma gráfica o numérica. MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005. Todo el conjunto de reportes, que produzca la organización, necesita de un mecanismo de flujo, seguimiento y análisis del proceso en cadena que tiene lugar desde que se genera hasta que se administra la información El diseño que se haga del manejo de los reportes e informes será tan sofisticado como se quiera y depende del uso que se les de a los indicadores en cada nivel de toma de decisiones de la organización. MONTEJO, CLEMENCIA. Evalúe la Gestión de su Empresa. Panamericana Editorial, 2005.