Seguimiento de Medidas Correctivas en CORPAC S.A.

CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SEGUIMIENTO DE MEDIDAS
CORRECTIVAS EN CORPAC S.A.
Elaborado
Área de Organización y Métodos
Revisado
Área de Coordinación General
Aprobado
Gerencia General
.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Seguimiento de medidas correctivas en
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Código: OM-MNP-02 -2013
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PRESENTACIÓN
El Manual de Normas y Procedimientos: “Seguimiento de medidas correctivas en
CORPAC S.A.”, es un documento normativo de gestión a través del cual se establecen los
lineamientos y parámetros adecuados para el seguimiento de medidas correctivas,
garantizando la implementación de las recomendaciones de la Contraloría General de la
República, del Órgano de Control Institucional así como de los auditores externos. En tal
sentido debe constituirse en una fuente de permanente consulta para todos los órganos y
unidades orgánicas de la Corporación.
El presente documento ha sido formulado por el Área de Organización y Métodos, en
coordinación con el Área de Coordinación General.
Considerando que toda organización es dinámica, este Manual está sujeto a permanente
actualización como consecuencia de evaluaciones que impliquen su modificación, a fin de
disponer de una herramienta de gestión útil de orientación permanente para el seguimiento
de medidas correctivas.
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ÍNDICE
Pág.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………. 05
ALCANCE.....................................................................……….....………………………….......
05
BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA.............................................………………………. 05
NORMATIVIDAD………………………………………………………………………………………… 05
4.1 DISPOSICIONES GENERALES…………………………………………………………….. 05
4.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS…………………………………………………………… 06
4.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS………………………………………………… 08
4.4 DISPOSICIONES TRANSITORIAS…………………………………………………………. 08
4.5 DISPOSICIONES FINALES……………………………………………………………………. 08
PROCEDIMIENTO………………………………………………………………………………………. 10
GLOSARIO DE TÉRMINOS…………………………………………………………………………. 11
ANEXOS……………………………………………………………………………………………………. 12
Anexo N° 1 Formato: Situación de recomendaciones……………………… 13
Anexo N° 2 Flujograma…………………………………………………………………….. 15
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I.
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OBJETIVO
Establecer la normatividad y procedimientos adecuados para el seguimiento de medidas
correctivas a fin de garantizar la implementación de las recomendaciones tanto de la Contraloría
General de la República como del Órgano de Control Institucional y los auditores externos.
II.
ALCANCE
El presente Manual de Normas y Procedimientos alcanza a todos los órganos y unidades
orgánicas de la Corporación, así como a los responsables del seguimiento de medidas
correctivas designados por éstos para la implementación de recomendaciones de los órganos de
control.
III. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA
 Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República
 Resolución de Contraloría Nº 0320-2006-CG – Normas de Control Interno.
 Ley N° 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
 Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU.
 Directiva N° 003 – 2004 – CG/SGE aprobada con Resolución de Contraloría N° 06–2004
– CG – Normas sobre difusión y acceso a los informes de control.
 Directiva N° 014 – 2000 – CG/B150 aprobada con Resolución de Contraloría N° 270 –
2000 – CG – Verificación y seguimiento de implantación de recomendaciones derivadas
de informes de control.
 Ley 27444 – Ley de Procedimiento Administrativo General.
 Acuerdo de Directorio N° 001 – 2177 – 2010, de fecha 27.06.2010.
 Manual de Organización y Funciones de la Gerencia General.
 Manual de Organización y Funciones del Área de Coordinación General.
IV. NORMATIVIDAD
4.1 DISPOSICIONES GENERALES
4.1.1
Las disposiciones y procedimiento contenidos en el presente documento normativo
establecen los lineamientos generales referidos a las responsabilidades y funciones
que deben cumplir los responsables designados por cada órgano o unidad orgánica
para la coordinación y seguimiento para la implementación de recomendaciones
formuladas en los informes de control.
4.1.2
Los órganos y/o unidades orgánicas serán los responsables del cumplimiento de las
disposiciones establecidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos. El
incumplimiento de la citada disposición conllevará a la aplicación del Reglamento
Interno de Trabajo de CORPAC S.A.
4.1.3
Cada órgano o unidad orgánica deberá designar, a través de memorando, al
responsable de la coordinación y seguimiento de medidas correctivas para la
implementación de recomendaciones formuladas en los informes de control. Ésta
designación será comunicada formalmente al Área de Coordinación General.
Asimismo, deberá designar a un suplente, quien, en caso de ausencia del titular
responsable, debido a vacaciones, enfermedad, comisión de servicios u otros casos
de diversa índole, deberá asumir las funciones del seguimiento de las medidas
correctivas a cargo del titular.
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4.1.4
Los Gerentes y/o Jefes serán los responsables de la implementación de las
recomendaciones de los informes de control de su gerencia y/o área y deberán
supervisar permanentemente a los responsables de coordinación y seguimiento de
medidas correctivas en la entrega oportuna de los resultados y avances de la
implementación de las recomendaciones formuladas por los órganos de control.
4.1.5
Los responsables designados deberán tomar conocimiento de la normatividad legal y
administrativa vigente, referida a la coordinación y seguimiento de medidas
correctivas para la implementación de recomendaciones formuladas en los informes
de control.
4.1.6
Los órganos y/o unidades orgánicas deberán designar como responsable del
seguimiento de medidas correctivas para la implementación de recomendaciones a
un personal proactivo, propositivo, con criterio y discernimiento, así como de probada
responsabilidad y experiencia administrativa. Las características del suplente deben
ser similares.
4.1.7
El personal titular y suplente designado como responsable de la coordinación y
seguimiento de las medidas correctivas para la implementación de las
recomendaciones de los órganos de control, no podrá ser reemplazado, salvo casos
debidamente justificados.
4.1.8
Para realizar en forma eficaz el seguimiento de las medidas correctivas, los
responsables designados deberán utilizar el sistema de seguimiento de
recomendaciones (SSR) implementado por la Gerencia de Tecnología de la
Información y prevenir el incumplimiento de las medidas correctivas.
4.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
4.2.1
El Área de Coordinación General convocará a reuniones de coordinación con los
responsables del seguimiento de medidas correctivas para la implementación de
recomendaciones formuladas por los órganos de control.
4.2.2
Los órganos y unidades orgánicas, deberán remitir directamente al Órgano de
Control Institucional de forma permanente y oportuna la información requerida
sobre la implementación de las recomendaciones de los informes de control para que
realice el seguimiento de las medidas correctivas según lo que establece la normativa
del Sistema Nacional de Control, en cumplimiento a lo establecido en la NAGU 4.60
“Seguimiento de Recomendaciones de Auditorias Anteriores”, teniendo en
cuenta los siguientes numerales:
1. “La administración de la entidad auditada es la responsable de superar las
observaciones mediante la implementación de las recomendaciones, y de
mantener un proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda
contribuir a que cumpla de mejor manera con sus responsabilidades de gestión.
Corresponde al titular de la entidad auditada dictar las disposiciones necesarias
para la aplicación de las recomendaciones formuladas en el informe, cautelando
su cumplimiento. En concordancia con las facultades legales previstas en la Ley
N° 27785, en caso el titular de la entidad no ejecute las recomendaciones de una
acción de control que conlleven la asunción de decisiones administrativas y el
titular de la entidad que ejerce tuición no obliga a su cumplimiento, la Contraloría
General de la República puede sancionar a quienes incumplieron”.
2. “Al Órgano de Control Institucional le corresponde realizar el seguimiento a la
implementación de las recomendaciones como actividad permanente, con la
respectiva verificación directa en cada área responsable, informando de sus
resultados a la Contraloría General y al titular de la entidad. Las auditorías a
cargo de la Contraloría General, de los Órganos de Control Institucional y de las
Sociedades de Auditoría designadas deben incluir como objetivos el seguimiento
a la implementación de las medidas correctivas, por parte de los responsables de
la administración”.
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4.2.3
La información deberá ser presentada debidamente documentada y foliada a fin que
el Órgano de Control Institucional pueda cumplir expeditiva y eficazmente el
seguimiento a la implementación de las recomendaciones con evidencia suficiente,
competente y relevante. Asimismo deberán informar de las limitaciones que pudieran
existir respecto a la factibilidad o no de la implementación (técnica y/o legalmente
sustentada).Dicha información deberá estar registrada en el sistema de seguimiento
de medidas correctivas.
4.2.4
Con la finalidad de asegurar la utilidad de la información que se proporciona al
Órgano de Control Institucional, respecto a la verificación y seguimiento de
implementación de recomendaciones derivadas de informes de control, los informes
deben contener los requisitos mínimos de calidad que a continuación se detallan:
 Objetividad.
 Suficiencia.
 Pertinencia.
 Relevancia.
 Oportunidad.
 Utilidad.
4.2.5
Los órganos y unidades orgánicas, de acuerdo a los informes que reciban de los
responsables del seguimiento de medidas correctivas para la implementación de
recomendaciones y con una periodicidad de treinta (30) días, informarán al Área
de Coordinación General sobre los resultados y avances de la implementación de las
recomendaciones formuladas por los órganos de control, mediante el formato
establecido en el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones (SSR)- Anexo
N°1 del Manual de Normas y Procedimientos “Seguimiento de medidas correctivas en
CORPAC S.A.”. Cada formato deberá ser visado por el Gerente y/o Jefe del Área así
como por los responsables del seguimiento de medidas correctivas.
4.2.6
Sin perjuicio de lo acotado, es obligación de los órganos y unidades orgánicas
informar respecto al estado de implementación de las recomendaciones cada vez que
sea requerida por la Gerencia General. En este último caso, deberá remitir la
información con copia al Área de Coordinación General para fines de seguimiento.
4.2.7
Las reuniones e informes mencionados en los numerales 4.2.1, 4.2.2 y 4.2.5 se
realizarán sin perjuicio de las coordinaciones permanentes con el Área de
Coordinación General y con la Gerencia General.
4.2.8
El Área de Coordinación General luego de recibir el formato establecido en el
Sistema de Seguimiento de Recomendaciones (SSR)- Anexo N°1, remitirá a
Gerencia General a más tardar dentro de los cinco días hábiles siguientes al cierre de
cada mes, un Informe Gerencial dando cuenta del avance de implementación
reportado por los órganos y las unidades orgánicas en el mes. Copia de dicho
Informe Gerencial es remitido simultáneamente al Órgano de Control Institucional.
4.2.9
El Área de Coordinación General además remitirá a Gerencia General, a más tardar
dentro de los 10 días hábiles siguientes de recibido el Informe de Seguimiento de
Medidas Correctivas y de Procesos Judiciales del semestre correspondiente, emitido
por el Órgano de Control Institucional, un Informe Gerencial dando cuenta de los
avances efectivos logrados en la implementación de las recomendaciones formuladas
en los informes de control, así como de las limitaciones identificadas según lo
reportado por las unidades orgánicas. Copia de dicho Informe Gerencial es remitido
simultáneamente al Órgano de Control Institucional.
4.2.10 La Gerencia de Tecnología de la Información tiene la responsabilidad de brindar el
soporte técnico y mantenimiento al sistema de seguimiento de recomendaciones
(SSR) a fin de garantizar su óptimo funcionamiento.
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4.2.11 La Gerencia de Tecnología de la Información deberá brindar las medidas de
seguridad correspondiente que permitan al responsable designado del seguimiento
de medidas correctivas un adecuado uso del acceso a los módulos del sistema.
4.2.12 El uso y acceso a los módulos del sistema de seguimiento de recomendaciones
(SSR) se tratarán a través del manual de usuario elaborado por la Gerencia de
Tecnología de la Información como medio de consulta para todos los responsables
del seguimiento de medidas correctivas.
4.2.13 La Gerencia de Tecnología de la Información capacitará a todos los responsables de
seguimiento de medidas correctivas en el uso del sistema además, de realizar
charlas de actualización cuando se requieran.
4.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
4.3.1
Las infracciones y sanciones debido al incumplimiento, omisión o deficiencias en la
implantación de las medidas correctivas recomendadas en los informes realizados
por los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control, se encuentran
establecidas en la normatividad vigente, que a continuación se detallan:
Art. 41 de la Ley N° 27785
“La Contraloría General tiene la facultad de aplicar directamente sanciones por la
comisión de las infracciones que hubieren cometido las entidades sujetas a control,
sus funcionarios y servidores públicos, las sociedades de auditoría y las personas
jurídicas y naturales que manejen recursos y bienes del Estado, o a quienes haya
requerido información o su presencia con relación a su vinculación jurídica con las
entidades. Dicha facultad se ejerce con observancia de los principios de la legalidad
y debido procedimiento”.
Art. 42 de la Ley N° 27785
“…….Constituyen infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contraloría
General, entre otras, las siguientes: d) La omisión en la implantación de las medidas
correctivas recomendadas en los informes realizados por los Órganos del Sistema; e)
La omisión o deficiencia en el ejercicio del control gubernamental o en el seguimiento
de medidas correctivas”.
4.3.2
La normatividad legal vigente será aplicada en los aspectos no contemplados en el
presente Manual de Normas y Procedimientos.
4.4 DISPOSICIONES TRANSITORIAS
4.4.1
El Área de Organización y Métodos, adecuará los documentos normativos de gestión
que sean necesarios a fin de concordarlos con el presente Manual de Normas y
Procedimientos.
4.5 DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA
El Área de Organización y Métodos se encargará de la actualización del presente Manual de
Normas y Procedimientos en coordinación con el Área de Coordinación General.
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SEGUNDA
El Área de Organización y Métodos queda encargada de la difusión del presente Manual de
Normas y Procedimientos, así como de realizar las gestiones para su publicación a través del
intranet de CORPAC S.A.
TERCERA
El Órgano de Control Institucional verificará y cautelará el estricto cumplimiento del presente
Manual de Normas y Procedimientos, debiendo informar las inobservancias a las gerencias
pertinentes.
CUARTA
Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo
dispuesto en el presente Manual de Normas y Procedimientos.
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V. PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
ORGANO DE CONTROL
1.
Remite al Directorio los informes de control con las debidas conclusiones y recomendaciones para
que se implementen las medidas correctivas correspondientes.
DIRECTORIO
2.
Recibe y remite información recibida a la Gerencia General, disponiendo la implementación de las
recomendaciones y de las medidas correctivas respectivas.
GERENCIA GENERAL
3.
Remite la documentación al Área de Coordinación General, disponiendo que se impartan
instrucciones precisas a los órganos y/o unidades competentes para la implementación de las
recomendaciones formuladas y de las medidas correctivas correspondientes.
AREA DE COORDINACIÓN GENERAL
4.
5.
Revisa y registra en el SSR la documentación recibida y la distribuye a los órganos y/o unidades
orgánicas competentes.
Coordina con los órganos y unidades orgánicas competentes la implementación de las
recomendaciones formuladas por el Órgano de Control Institucional y realiza permanentemente el
seguimiento de las medidas correctivas.
GERENCIA O ÁREA COMPETENTE
6
7
Recibe la documentación y la remite al personal que se encargará de realizar las acciones
suficientes y necesarias para la implementación de las recomendaciones formuladas; con copia al
responsable de la coordinación y seguimiento de medidas correctivas.
Los Gerentes y/o Jefes serán los responsables de la implementación de las recomendaciones de
los informes de control de su gerencia y/o área y deberán supervisar permanentemente a los
responsables de coordinación y seguimiento de medidas correctivas en la entrega oportuna de los
resultados y avances de la implementación de las recomendaciones formuladas por los órganos de
control.
RESPONSABLE DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS
8
9
10
Revisa, analiza y clasifica la documentación y registra en el SSR (Sistema de seguimiento de
recomendaciones).
Realiza el seguimiento permanente de la implementación de las medidas correctivas y de la
documentación remitida al personal que realizará las acciones suficientes y necesarias para el
cumplimiento de las recomendaciones formuladas, en los plazos establecidos; utilizando el
Sistema de seguimiento de recomendaciones.
Informa a su gerencia o área sobre el grado de avance de la implementación de las
recomendaciones y los retrasos o incumplimiento en la implementación de las medidas correctivas.
GERENCIA O ÁREA COMPETENTE
11
12
Remite al Órgano de Control Institucional de manera oportuna la información sobre los avances
logrados en la implementación de las recomendaciones de los informes de control, debidamente
documentada y foliada.
Remite, con una periodicidad de 30 días, al Área de Coordinación General los avances de la
implementación de las recomendaciones formuladas, en formato establecido en el Sistema de
Seguimiento de Recomendaciones (SSR)- Anexo N°1
ORGANO DE CONTROL
13
Revisa la información remitida por la Gerencia o Área competente y verifica los avances de la
implementación de las recomendaciones de los informes de control.
AREA DE COORDINACIÓN GENERAL
14
Remite a la Gerencia General dentro de los cinco días hábiles siguientes al cierre de cada mes,
un informe con el avance de implementación reportado por los órganos y/o unidades orgánicas en
el mes cuya copia será remitida simultáneamente al Órgano de Control Institucional. Asimismo
remite a más tardar dentro de los diez días hábiles siguientes de recibido el informe de
Seguimiento de Medidas Correctivas y de Procesos Judiciales del semestre correspondiente,
emitido por el Órgano de Control Institucional, un informe con los avances efectivos logrados en la
implementación de las recomendaciones formuladas en los informes de control, así como de las
limitaciones identificadas según lo reportado por las unidades orgánicas. Copia de dicho informe
será remitido al Órgano de Control Institucional.
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VI. GLOSARIO DE TÉRMINOS
a) Exámenes especiales :
Se denomina examen especial a la auditoría que puede comprender o combinar la
auditoría financiera – de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de
acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas – con la auditoría de gestión –
destinada, sea en forma genérica o específica, a la verificación de los recursos
presupuestarios de un periodo dado – así como al cumplimiento de los dispositivos legales
aplicables.
b) Implementación de recomendaciones y medidas correctivas :
Conjunto de acciones que se realizan para dar cumplimiento a las recomendaciones
formuladas por los órganos de control.
c) Medidas correctivas :
Medidas tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencial no deseable y que son recomendadas en los informes de acciones de control
practicadas en la organización.
d) Órgano :
Unidad funcional que incluye a la Gerencia General, gerencias centrales y gerencias de
línea, así como a las unidades de asesoramiento y de apoyo que tienen del mismo nivel
jerárquico.
e) Unidad orgánica :
Unidad funcional que incluye a las áreas y/o equipos.
f)
Seguimiento de medidas correctivas :
Observación, verificación y registro de las actividades y tareas que se realizan, en los
plazos establecidos, para tomar las medidas correctivas dispuestas por el titular de la
entidad para la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes de
acciones de control practicadas en la organización.
g) Recomendación :
Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la Administración de la entidad
examinada, orientadas a promover la superación de las observaciones o hallazgos
emergentes de la evaluación de la gestión. Serán dirigidas a los funcionarios públicos que
tengan competencia para disponer su aplicación.
Las recomendación deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas
observados, se referirán a acciones específicas y estarán dirigidas a quienes corresponde
emprender esas acciones. Además, es necesario que las medidas que se recomienden
sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados.
h) Responsable de la coordinación y seguimiento de medidas correctivas para la
implementación de recomendaciones formuladas en los informes de control:
Funcionario, profesional o trabajador designado por los órganos y/o unidades orgánicas
para que realice las funciones de coordinación y seguimiento de las recomendaciones
formuladas por los órganos del Sistema Nacional de Control.
i)
Responsable de la implementación de recomendaciones formuladas en los informes
de control:
Funcionario, profesional o trabajador designado por cada órgano y/o unidad orgánica para
realizar las acciones necesarias y suficientes para implementar las medidas correctivas y
recomendaciones formuladas por los órganos del Sistema Nacional de Control.
j)
Sistema de seguimiento de recomendaciones (SSR):
Sistema informático diseñado por la Gerencia de Tecnología de Información para el registro
de las recomendaciones y acciones correctivas.
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ANEXO N° 1
FORMATO SITUACIÓN DE
RECOMENDACIONES (SSR)
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ANEXO N° 2
FLUJOGRAMA
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