Presentación de PowerPoint

¿Qué es el SIGEP?
INSTRUCTIVO DE REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN
SIGEP 2015 Ver.4.1 (Febrero 2015)
Módulo Hoja de Vida
Grupo de Gestión Humana
Sobre
este
instructivo:
¿Qué
es el
SIGEP?
Este instructivo es una herramienta elaborada por el Grupo de Gestión Humana para
facilitar el registro del Módulo Hoja de Vida del SIGEP. Recomendamos seguir este
instructivo para familiarizarse con el sistema.
En las siguientes diapositivas explicaremos qué información registrar en cada módulo y
cómo hacerlo.
Aunque esto debe realizarlo solo una vez, siempre debe actualizar la información en
caso de alguna novedad.
¿Qué es el SIGEP?
“El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al
Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de
2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de
planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado.
Adicionalmente, el SIGEP suministra la información necesaria para la formulación de
políticas de organización institucional y recursos humanos. El SIGEP está orientado a cubrir
los organismos y entidades de las tres ramas del poder público, organismos de control,
organización electoral y organismos autónomos.”*
•
http://www.sigep.gov.co/informacion.jsp?idcategoria=7&idinfor=42
¿Qué es el
Ventajas
del
SIGEP?
SIGEP
El SIGEP ofrece una serie de beneficios tanto a los Funcionarios y Contratistas como a las
entidades públicas:
•
•
•
•
•
•
Mantiene la información de su hoja de vida actualizada.
Permite imprimir su hoja de vida diligenciada en el formato único de Hoja de Vida del
DAFP.
Almacena y permite consultar fácilmente sus soportes de educación, experiencia laboral
y documentos adicionales.
Al momento de realizar la declaración juramentada de bienes y rentas, toma los datos
básicos de la persona.
En caso de ingresar desde o hacia otra entidad del Estado, la información ya estará
registrada.
Contribuye al Directorio Telefónico de entidades ya vinculadas al SIGEP.
¿Qué es el SIGEP?
Consideraciones
previas
El SIGEP es una fuente formal y oficial de información, por lo tanto es necesario que esta sea
precisa y completa.
Recuerde que el diligenciamiento y actualización del Módulo Hoja de Vida es
responsabilidad de cada funcionario.
Además recuerde que toda la información diligenciada debe estar soportada en su Historia
Laboral, en caso de novedades debe remitir copia del soporte al Grupo de Gestión Humana.
En el SIGEP debe adjuntar soportes en PDF de información académica, experiencia laboral,
antecedentes fiscales y disciplinarios. Además tarjeta profesional, libreta militar y licencia de
conducción en los casos que lo ameriten.
En caso de encontrar inconsistencias en la información ya registrada, en algunos casos el
funcionario puede corregirlo, de lo contrario puede reportarlas por correo electrónico a
crodriguez@mincultura.gov.co (Funcionarios) o a yzuleta@mincultura.gov.co (Contratistas)
indicando la inconsistencia
Documentos
adjuntos
¿Qué
es el SIGEP?
Antes de ingresar al SIGEP, es necesario escanear los
siguientes documentos, pues estos deben ser subidos una
sola vez al SIGEP:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Fotocopia de su cédula de ciudadanía
Diploma de Bachiller o certificado de último grado
cursado.
Diploma, Acta de Grado o Certificados de Educación
Superior.
Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la
Procuraduría reciente (Se puede descargar de la
página web de la Procuraduría)
Certificado de Antecedentes Fiscales de la
Contraloría reciente (Se puede descargar de la
página web de la Contraloría)
Pasado Judicial (Se consulta en la página web de la
Policía)
Libreta Militar (Para los hombres)
Matricula Profesional. (Para aquellos profesionales
cuya carrera requiera tener matricula profesional)
Licencia de Conducción. (Para aquellos que ejerzan
el cargo de Conductor Mecánico)
Configurar escaneo:
El SIGEP solo permite adjuntar documentos con
un peso máximo de 1024 kb, para no tener
inconvenientes sugerimos escanearlo con la
siguiente configuración (Usualmente el escáner
permite configurarlo):
Calidad: Media
Resolución: 200 PP
Color: Blanco y Negro
Si requiere que el documento salga a color:
(Máximo 5 hojas en un solo archivo)
Calidad: Baja
Resolución: 150 PP
Color: Color
¿Qué es el SIGEP?
Ingresando
al SIGEP
Primero ingresamos a www.sigep.gov.co y
hacemos clic en “Servidores Públicos”
El usuario es su Número de cédula, la
contraseña y la palabra o palabras que
aparezcan debajo (Si salen dos palabras, deben
ir separadas por un espacio).
Si no recuerda su contraseña, haga clic en
“Recuperar contraseña” y escriba su número
de cédula. La contraseña llegará a su correo
registrado.
Si a su correo institucional o personal no llega
su contraseña, debe comunicarse con Camilo
Rodríguez a la extensión 1149 (Funcionarios) o
con Carolina Zuleta a la extensión 1336
(Contratistas).
Ingresar
su usuario
¿Qué
es elcon
SIGEP?
•
Por favor lea el mensaje que aparece al ingresar con su usuario y
contraseña, si está de acuerdo, haga clic en “Acepto” para continuar
de Vida
¿Qué esHoja
el SIGEP?
• Ingrese al botón “Hoja de
Vida”, y luego a “Persona”.
Persona
¿Qué es el
SIGEP?
En Persona debe diligenciar
todos los datos requeridos que
se muestran en la imagen y
adjuntar copia de su Cédula de
Ciudadanía vigente (Amarilla
con Hologramas)
Luego debe guardarlo con el
botón
y avanzar con el
botón
Dirección
¿Qué es el
SIGEP?
Aquí debe registrar o actualizar
su dirección de domicilio.
Recuerde que el SIGEP es una
fuente de información oficial, en
caso de que la Registraduría u
otra entidad del Estado requiera
direcciones de funcionarios, esta
será la primera fuente de
consulta.
Una vez lo actualice, guárdelo
con el botón
y avance con el
botón .
Civil
¿Qué esEstado
el SIGEP?
Aquí debe registrar su
estado civil haciendo clic en
el botón y eligiendo el
que corresponda y
guardando con el botón .
Si ya había registrado su
estado civil y este ha
cambiado, haga clic en el
botón
de la tabla, elija el
nuevo estado civil y guarde
con el botón
.
Documentos
adicionales
¿Qué
es el SIGEP?
Los siguientes documentos adicionales son
obligatorios:
•
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios de la Procuraduría.
•
Certificado de antecedentes Fiscales de
la Contraloría.
•
Pasado Judicial (Se consulta en la página
web de la Policía)
•
Libreta Militar (Para los hombres)
•
Matricula Profesional (Para aquellos
profesionales cuya carrera requiera tener
matricula profesional)
•
Licencia de Conducción (Para aquellos
que ejerzan el cargo de Conductor
Mecánico)
Los certificados de Procuraduría y Contraloría
se descargan de la página web de cada
entidad.
Cargando
documentos
¿Qué
es el SIGEP?
Para adjuntar documentos adicionales en
SIGEP, primero llenamos la información del
formulario (Tipo de documento y número de
documento) y guardamos. (En el caso de
libreta militar es necesario indicar el Distrito
Militar y la Línea)
Luego hacemos clic en el botón
tabla de abajo.
de la
En el formulario aparece la información de
ese documento, hacemos clic en “Examinar” y
elegimos el archivo en PDF. El sistema lo
guardará automáticamente.
Teléfono
¿Qué es el
SIGEP?
Aquí debe registrar dos números
telefónicos:
•
•
Número telefónico del Ministerio y
su extensión. (Tipo Lugar: Oficina)*
Número telefónico personal de
contacto. (Tipo Lugar: Domicilio)
Asegúrese que el tipo lugar del teléfono
del Ministerio sea “Oficina”, y que el tipo
lugar de su número personal sea
“Domicilio”, pues el SIGEP generará un
directorio público con los teléfonos tipo
“Oficina”.
*Aquellos que por sus labores no tengan
una extensión asignada en el Ministerio,
pueden dejar la de un compañero
cercano, o dejar la extensión en blanco.
Teléfono
¿Qué es el
SIGEP?
Aquí debe registrar dos números
telefónicos:
•
•
El correo electrónico institucional
(Tipo Lugar: Oficina)*
Un correo electrónico personal (Tipo
Lugar: Domicilio)
Asegúrese que el “tipo lugar” del correo
institucional sea “Oficina”, y que el tipo
lugar de su correo personal sea
“Domicilio”, pues el SIGEP generará un
directorio público con los correos tipo
“Oficina”
Aquellos que por sus labores no
requieran correo institucional, pueden
dejar un correo personal dejando el Tipo
Lugar “Correspondencia” o “Domicilio”)
Discapacidad
¿Qué es
el SIGEP?
Aquí debe registrar si usted presenta
alguna discapacidad medicamente
certificada.
En tal caso, puede registrar el tipo de
discapacidad y su grado (Leve,
Moderado o Severo).
Actualmente el sistema no permite
adjuntar este soporte, por lo tanto, si
registra alguna discapacidad, por
favor remitir copia del soporte físico
al Grupo de Gestión Humana para
incluirlo en su Historia Laboral.
Educación
básica y media
¿Qué
es el SIGEP?
Aquí debe registrar el último
grado cursado en secundaria o
primaria.
Es necesario escanear el
Diploma de Grado en PDF y
subirlo desde aquí; si no dispone
del diploma, adjuntar alguna
certificación expedida por la
institución correspondiente.
Educación
superior
(En el país)
¿Qué es el
SIGEP?
Aquí debe registrar los programa de educación
superior que cursó o está cursando en este
momento:
•
•
•
•
•
•
Técnica Profesional
Tecnológica
Universitaria
Especialización
Maestría
Doctorado
Primero debe activar la casilla “En el país”,
luego registrar la información que pide y
guardar.
Si actualmente está cursando un programa,
debe incluirlo y actualizarlo a medida que vaya
avanzando en cada semestre.
En la siguiente diapositiva se explica como
adjuntar el soporte en PDF.
Adjuntar
de Educación
¿Qué essoporte
el SIGEP?
Superior (En el país)
Para adjuntar el soporte de Educación Superior,
siga las siguientes instrucciones:
1. Haga clic en el botón “Actualizar” como
indica la flecha roja.
2. Luego haga clic en Examinar y elija el
soporte escaneado en PDF para subirlo,
como indica la flecha morada. El sistema lo
guardará automáticamente.
3. Haga clic en mostrar para para que el
sistema muestre el archivo que se subió,
como indica la flecha negra.
Si quiere corregir algún dato o adjuntar el
soporte, y aparece la Lupa, por favor indicar a
Gestión Humana para habilitar la modificación.
Educación
(En el exterior)
¿Qué
es Superior
el SIGEP?
Aquí debe registrar los programa de
educación superior que cursó en el
exterior, indicando el nivel académico
del programa tal cual lo establece cada
país.
Recuerde que un título obtenido en el
exterior solo es válido en Colombia si
está homologado por el Ministerio de
Educación.
Si no ha homologado su título, por favor
adelantar el trámite ante dicho
Ministerio.
El soporte puede adjuntarse como se
indicó en la diapositiva anterior.
Docente
¿Qué Experiencia
es el SIGEP?
Si ejerce o ha ejercido como docente, por
favor diligencie la información del formulario
y guarde.
En caso de tener varios periodos, debe
registrar uno por uno.
En caso de que la Institución no salga en el
listado de Instituciones, puede escribirlo en el
campo (Otra institución)
Si no ha ejercido como docente, puede dejar
este campo en blanco y continuar.
¿Qué es elIdiomas
SIGEP?
Si tiene conocimientos buenos, muy
buenos o regulares sobre algún idioma
(Diferente al español) puede registrarlo
aquí para conversación, lectura o
redacción.
El sistema no pide certificados.
En Fecha de Inicio puede dejar la fecha de
actualización de Hoja de Vida.
Laboral
¿Qué Experiencia
es el SIGEP?
Aquí debe registrar toda su información de experiencia
laboral certificada, incluyendo su cargo actual.
•
Primero debe registrar el departamento, la ciudad, y
las fechas de ingreso y retiro.
•
Después debe indicar si fue negocio propio o no.
•
Si no fue negocio propio, elija si la empresa o entidad
es pública o privada y complete la información.
•
Después elija si la vinculación fue ordinaria o por
contrato de prestación de servicios y complete la
información.
•
Los campos con asterisco* son obligatorios además se
recomienda registrar la dependencia.
Si tiene varios periodos, debe registrarlos uno por uno y
guardarlos.
Experiencia
(Cargo actual)
¿Qué
es elLaboral
SIGEP?
Si es funcionario, asegúrese que la
información de su cargo actual está
completa (Incluyendo denominación y
grado), tenga en cuenta que si actualmente
se encuentra en encargo, debe diligenciar la
información de ese cargo.
De igual modo, si ha trabajado en algún
cargo de planta de otra entidad pública, por
favor registre denominación y grado.
Si tiene alguna duda o inconveniente al
registrar denominación, código y grado, por
favor comuníquese con Camilo Rodríguez a
la extensión 1149 para brindarle orientación.
Adjuntar
soporte
Experiencia Laboral
¿Qué es
el SIGEP?
Para adjuntar el soporte de Experiencia
Laboral, siga las siguientes instrucciones:
1. Haga clic en el botón “Actualizar” como
indica la flecha roja.
2. Luego haga clic en Examinar y elija el
soporte escaneado en PDF para subirlo,
como indica la flecha morada. El sistema lo
guardará automáticamente.
3. Haga clic en mostrar para para que el
sistema muestre el archivo que se subió,
como indica la flecha negra.
Si quiere corregir algún dato o adjuntar el
soporte, y aparece la Lupa, por favor indicar a
Gestión Humana para habilitar la modificación.
Aprobar
Hoja de Vida
¿Qué
es elsuSIGEP?
Al terminar de ingresar experiencia
laboral, debe regresar al principio para
activar la casilla “Certifico que la
información de mi hoja de vida se
encuentra actualizada” y guardarla.
Es necesario activar esta casilla, pues es
aquella que le indica al SIGEP que
actualizó su hoja de vida.
1. Al terminar active
esta casilla
En caso de no activarla, el sistema
indicará en sus reportes que sigue sin
actualizarse.
Recuerde
¿Qué es el
SIGEP?
Con esto ya ha terminado de actualizar la información de su hoja de
vida.
Recuerde actualizarla siempre que cambie de Dirección, Teléfono o
Correo electrónico personal, también si ha iniciado o finalizado algún
programa de educación superior.
“Gracias por diligenciar el Módulo de Hoja de
Vida en el SIGEP.”