Respuestas a las observaciones presentadas al Proyecto de Términos y Condiciones Contractuales de la Convocatoria 029 de 2012 que tiene por objeto: “CONTRATAR LA INTERVENTORÍA CONTRACTUAL DE LOS OPERADORES ZONALES DEL “PROGRAMA NACIONAL DE REUBICACIÓN Y RECONSTRUCCIÓN DE VIVIENDAS PARA LA ATENCIÓN DE HOGARES DAMNIFICADOS Y/O LOCALIZADOS EN ZONAS DE ALTO RIESGO NO MITIGABLE AFECTADOS POR EL FENÓMENO DE LA NIÑA 2010-2011”. 1. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA INTERDISEÑOS. 1.1. Teniendo en cuenta que el objeto de la Convocatoria que nos ocupa es interventoría, solicitamos a la Entidad, también tener en cuenta para acreditar la experiencia del proponente, Interventoría de proyectos de vivienda y edificaciones con el fin de ampliar la participación de posibles oferentes. Respuesta: Se acepta la solicitud y se procede a hacer la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 1.2. Solicitamos a la Entidad disminuir el monto al 20% del P.O. para obtener el máximo puntaje, teniendo en cuenta que en Colombia no existe este tipo de contratos con estos montos tan grandes, sesgando la posibilidad de participación a oferentes nacionales y dándole mayor participación a proponentes extranjeros. Respuesta: No se acepta al considerar que la entidad busca experiencia en el manejo de programas de similar envergadura, con proponentes de gran experiencia y capacidad técnica y financiera. 1.3. Solicitamos disminuir el patrimonio solicitado, con el fin de ampliar la participación de posibles oferentes que cuentan con la experiencia suficiente en la ejecución de este tipo de contratos, solicitud que realizamos teniendo en cuenta que la situación del país y la Consultoría en Colombia no son tan sólidas como para que el común de las medianas empresas Colombianas (sic) posean un Patrimonio (sic) tan alto. Respuesta: Se acepta la recomendación. El indicador de Patrimonio se disminuye y se procede a modificar los Términos y Condiciones Contractuales estableciéndose este en un valor equivalente al 20% del Presupuesto Oficial. Página 1 de 23 2. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA GUTIÉRREZ DÍAZ Y CIA. S.A. 2.1. Consideramos que el indicador de patrimonio es demasiado exigente para las empresas consultoras; por lo que proponemos solicitar un indicador de patrimonio ponderado de acuerdo al plazo de ejecución del contrato de 30 meses y que este a su vez tenga un factor de respaldo que puede ser de 3 veces el patrimonio mensual. Así mismo consideramos que no guarda proporción solicitar un patrimonio para el total del contrato, teniendo en cuenta que el desarrollo del mismo se hará en 30 meses y que se pueden presentar cambios de patrimonio con el cambio de año. Por lo anterior, proponemos que el patrimonio se pondere de acuerdo con la fórmula que presentamos a continuación: P= (presupuesto oficial + plazo) x 3 veces P= (38.501’216.450/30 meses) x 3 veces P= (1.283’373.882) x 3 veces P= $3.580’121.645 En caso de consorcio o unión temporal este índice se calculará con base en la sumatoria de los patrimonios de todos los integrantes de la asociación. Respuesta: Se acepta parcialmente, el Indicador de Patrimonio deberá ser igual o superior al 20% del Presupuesto Oficial, tal y como quedó dicho en la respuesta al punto anterior. Se ratifica lo estipulado en los Términos y Condiciones Contractuales sobre la menara de calcular dicho ratio para las formas asociativas (Consorcios y Uniones Temporales). 2.2.1. De acuerdo con el numeral 2.2.2. del proyecto, el Requisito Técnico Habilitante 1 equivale a 67.939 S.M.M.L.V.? Respuesta: Se responde que el cálculo es correcto 2.2.2. De conformidad con el mismo numeral el Requisito Técnico Habilitante 2 equivale a 13.588 S.M.M.L.V.? Respuesta: Se informa que el cálculo es correcto 2.3. Solicitamos aclarar el objeto del contrato. Teniendo en cuenta que el objeto a contratar es la INTERVENTORIA (sic) de los operadores zonales, solicitamos ampliar el requisito de experiencia para contratos de Gerencia de proyectos y/o interventoría de proyectos. Página 2 de 23 Respuesta: Se acepta la solicitud en el sentido de poder acreditar experiencia a través de interventoría de proyectos de construcción de infraestructura y se procede a hacer la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 2.4. Para el Requisito Habilitante 1 solicitamos aclarar la cantidad de contratos que se deben presentar para acreditar más de 10 años de experiencia cuya sumatoria sea igual o superior al presupuesto oficial. Respuesta: Se aclara que no existe un límite al número de contratos para acreditar dicha experiencia. 2.5. Para los requisitos habilitantes 1 y 2 los contratos deben haber sido terminados dentro de los últimos 15 años. Lo anterior indica que se pueden acreditar contratos cuya “fecha de inicio” haya sido antes de los últimos 15 años pero que su “fecha de terminación” se encuentre dentro de los últimos 15 años? Respuesta: Se aclara que la interpretación es correcta y que el periodo de acreditación será ampliado de 15 años a 20 años, lo cual se verá reflejado en la versión definitiva de los Términos y Condiciones Contractuales. 2.6. El cálculo de los contratos en S.M.M.L.V. se hará a la fecha de firma de los contratos? Respuesta: Se aclara que la interpretación es correcta. 2.7. Para el requisito habilitante 1, la acreditación de 10 años de experiencia acumulados se hará mediante la sumatoria de la duración de cada uno de los contratos presentados? Respuesta: Se aclara que la interpretación es correcta. 2.8. En el caso de contratos ejecutados bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, la experiencia será tomada en su totalidad cuando la participación en el mismo haya sido del 50% o superior? Respuesta: Se aclara que la interpretación es correcta y se procede a realizar la aclaración en los Términos y Condiciones Contractuales. 2.9. En el caso de Gerencia de proyectos propios con que (sic) documentos se acredita la experiencia? Página 3 de 23 Respuesta: Sólo se aceptará experiencia en proyectos propios donde existe certificación mediante documento firmado por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad que discrimine el monto efectivamente asignado al componente de “Gerencia del Proyecto”. Dicha certificación deberá contener lo siguiente: 1. Nombre del Proyecto. 2. Objeto. 3. Valor del proyecto. 4. Plazo. 5. Fecha de inicio. 6. Fecha de terminación 7. Porcentaje de participación, cuando el contrato haya sido ejecutado en consorcio o unión temporal. 8. Fecha de expedición de la certificación. 9. Firma del Representante Legal 10. Firma del Revisor Fiscal de la Sociedad 2.10. En el caso de Gerencia de proyectos propios, el valor total corresponde al valor de venta? Respuesta: Solamente se aceptará experiencia en proyectos propios donde exista certificación mediante documento firmado por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad que discrimine el monto efectivamente asignado al componente de “Gerencia del Proyecto”. Dicha certificación deberá contener lo siguiente: 1. Nombre del Proyecto. 2. Objeto. 3. Valor del proyecto. 4. Plazo. 5. Fecha de inicio. 6. Fecha de terminación 7. Porcentaje de participación, cuando el contrato haya sido ejecutado en consorcio o unión temporal. 8. Fecha de expedición de la certificación. 9. Firma del Representante Legal 10. Firma del Revisor Fiscal de la Sociedad 2.11. Para la experiencia calificable del proponente; (sic) se debe presentar un contrato diferente para cada requisito calificable? Es válido presentar un contrato que aplique para 2 o más requisitos calificables? Página 4 de 23 Respuesta: Se aclara que un contrato puede servir para acreditar experiencia en los diferentes requisitos si aplica y cumple con las exigencias de cada punto. 2.12. El puntaje máximo a obtener; (sic) de acuerdo con la calificación es de 1.100 puntos. Los proponentes deben obtener un puntaje mínimo para ser considerados como elegibles? Respuesta: Se aclara que la elegibilidad se desprende los criterios mínimos habilitantes, no del puntaje en los criterios calificables. Así las cosas no existen puntajes mínimos en el sentido de la observación. 2.13. En la experiencia específica solicitada para el Gerente de Interventoría y para el Director Técnico o coordinador de Proyectos se solicita experiencia en Dirección de proyectos de “infraestructura de transporte, productiva o social”. Creemos que se trata de un error de transcripción. La misma debe ser en “Gerencia de proyectos de infraestructura y/o vivienda”. Respuesta: Se aclara que no se trata de un error de transcripción, en la modificación a los Términos y Condiciones Contractuales se aclara que la experiencia se puede acreditar en proyectos de infraestructura en general y/o vivienda. 2.14. Consideramos que la forma de pago debe incluir un anticipo con el fin de cubrir los gastos en que incurra el contratista para desplazarse a los departamentos que tendrá a su cargo. (Se subraya). Se propone acoger la forma de pago establecida por el Fondo en otros procesos de Gerencias estableciendo un pago anticipado equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato. Y los demás en pagos mensuales. Respuesta: Se acepta la sugerencia. Se establece un pago anticipado equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta del proponente que resulte adjudicatario y los demás pagos se realizarán mensualmente. Se procederá a modificar los Términos y Condiciones Contractuales en este punto. 2.15. Se solicita ampliar el plazo para el cierre en por lo menos una (1) semana. Respuesta: No se acepta la solicitud, al considerar que el plazo establecido entre la fecha de la publicación del documento Proyecto de Términos y Condiciones Contractuales y la fecha de entrega de las ofertas es suficiente para la elaboración de las mismas. Página 5 de 23 3. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JUAN CARLOS BELALCÁZAR BENÍTEZ 3.1. De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 2 de la ley 816 de 2003, al artículo 21 de la Ley 80 de 1993, en el cual se establece el “compromiso de apoyo a la industria nacional” y para tener mayor participación de proponentes nacionales se solicita lo siguiente: Teniendo en cuenta que los contratos de Gerencia de Proyectos de Vivienda o de Interventoría de Proyectos de Vivienda o de Supervisión de Proyectos de Vivienda realizados en el País, de hogares similares (interés social, damnificados, reubicados, reconstrucción, desplazados, etc.) y a los cuales va a ser aplicada la licitación de la referencia han tenido valores muy bajos, se solicita que se acepten o califiquen o se asignen puntajes también por área intervenida o número de viviendas supervisadas. Respuesta: Se acepta la solicitud en el sentido de poder acreditar experiencia a través de interventoría de proyectos de construcción de infraestructura y se procede a hacer la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 3.2. Teniendo en cuenta los alcances y obligaciones derivadas de la licitación, en cuanto a las actividades técnicas, administrativas, financieras, ambientales, jurídicas, contables y sociales, se solicita que se acepte la Supervisión de Proyectos de Vivienda como experiencia General y Especifica, ya que son actividades muy similares a las de la Gerencia de Proyectos de Vivienda e idénticas a las actividades que se van a realizar durante el desarrollo de la presente consultoría. Respuesta: Se acepta la solicitud y se procede a hacer la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 3.3. Se solicita que el requerimiento de patrimonio sea revaluado, ya que las firmas de consultoría no tienen esos índices solicitados y porque la naturaleza del contrato no exige un valor tan alto, ya que el periodo de ejecución es de 30 meses y los pagos son bimensuales. Respuesta: Se acepta, el indicador de Patrimonio se disminuye como quedó dicho anteriormente y deberá ser igual o superior al 20% del Presupuesto Oficial. 3.4. Se solicita que se cambie la exigencia de los porcentajes de participación de los consorciados, ya que se está restringiendo la participación solo a tres proponentes (cada uno debe tener mínimo el 33%), que sumados a los criterios o exigencias de experiencia general, específica y financiera, hacen muy restrictivo el pliego de condiciones y cierran la posibilidad de asociación de los proponentes nacionales. Página 6 de 23 Respuesta: No se acepta la observación, la entidad considera que con las condiciones actuales, un número plural de oferentes puede participar, y que la solidez técnica y financiera son indispensables en un proyecto como el que ocupa a esta Convocatoria. 3.5. Solicitamos que se aclare si los valores exigidos en S.M.M.L.V. como experiencias generales y especificas (sic) y de los profesionales calificables, son los valores de las obras sobre las cuales se realizo (sic) la gerencia o interventoría o son los valores cobrados por la prestación de estos servicios. Respuesta: Se aclara que dicho monto corresponde a los valores de los contratos, no de las obras asociadas a los contratos. 3.6. No se entiende por que (sic) se aceptan proyectos de INFRAESTRUCTURA y TRANSPORTE, como experiencia general o especifica o del personal calificable, ya que las actividades que se van a ejecutar de VIVIENDA no son similares o acordes con esto. Por lo tanto se solicita que se elimine esta experiencia. Respuesta: No se acepta al considerar que la entidad busca proponentes con experiencia en gerencia de proyectos de construcción de infraestructura en general. La entidad coincide con la importancia de la experiencia en vivienda por lo que esto se refleja en la importancia dada a éste ítem en la experiencia habilitante y calificable. 3.7. Teniendo en cuenta que el presente proceso es de “consultoría” y de acuerdo al decreto 734 de 2012, se solicita que en la asignación de puntaje no se tenga en cuenta el criterio del valor de la oferta económica. Respuesta: No se acepta la solicitud, al considerar que dicho decreto aplica para el régimen público de contratación (Ley 80 de 1993) y por ende no aplica al régimen de contratación de la entidad, de conformidad con el artículo 7° del Decreto 4819 de 2010. Así mismo y teniendo en cuenta, como se ha dicho antes, la cuantía del proceso, se considera que el precio es un factor que debe ser tenido en cuenta dentro de la evaluación para garantizar la oferta más conveniente a los intereses del Fondo. 4. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA WORLEY PARSONS 4.1. Las empresas de ingeniería internacionales trabajamos con la experiencia técnica conjunta de las empresas subordinadas. Favor tener esto en cuenta para definir el numeral 2.2.2. Respuesta: Se tiene en cuenta el comentario y se procede a realizar el correspondiente ajuste en el documento de Términos y Condiciones Contractuales Página 7 de 23 4.2. Para el numeral 2.2.2. favor considerar que la experiencia del proponente sea demostrable con proyectos en cuyo alcance esté incluida la Gerencia para la Construcción/Reconstrucción de vivienda y no que sean proyectos únicamente en vivienda. Respuesta: Se acepta, y se procederá a realizar la modificación correspondiente en el documento de Términos y Condiciones Contractuales. 4.3. La capacidad financiera se debe entender como la capacidad de la matriz y no cualquiera de sus subordinadas. La matriz puede expedir garantías financieras a favor de cualquiera de sus subordinadas ya que estas no presentan balances individualmente. Favor tener en cuenta para definir el numeral 2.2.1. Respuesta: Se ratifica lo consignado en los Términos y Condiciones Contractuales en la medida que el proponente podrá acreditar los ratios financieros. En caso de tratarse de una entidad extranjera, el contrato podrá ser suscrito por la sucursal en Colombia. 4.4. El presupuesto de las ofertas discrimina los valores correspondientes a costos de personal, gastos de viaje, honorarios a terceros, etc. Se entiende que los gastos reembolsables serán pagados de la misma manera que los gastos de personal, como lo indica el numeral 5.4. Además por favor confirmar que el entendimiento al referirse a pagos bimestrales (Cada dos meses, en lugar de dos veces al mes). Facturación bimestral para este tipo de trabajos no sería aceptable. Favor considerar pagos mensuales, y la posibilidad de otorgar un anticipo del cinco por ciento (5%). Respuesta: Se acepta la sugerencia que los pagos sean mensuales y se fija como quedó dicho anteriormente, un pago anticipado equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la propuesta presentada por el adjudicatario. 4.5. Favor considerar el monto de la garantía de seriedad al cinco por ciento (5%). Respuesta: No se considera la posibilidad de reducir este amparo. Esta es la práctica usual en todas las contrataciones del Fondo Adaptación. 4.6. Favor indicar la motivación de solicitud de una póliza de daños a terceros, dado que el alcance de los trabajos no lo requeriría. De la misma manera, revisar el requerimiento de las pólizas de Calidad del Servicio con vigencia de cinco años, considerando que el alcance del trabajo no es diseño ni construcción. Respuesta: Se acepta la solicitud, se elimina el amparo de Responsabilidad Civil Extracontractual y el amparo de calidad del servicio deberá establecerse por tan sólo dos años. Se procederá a realizar la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. Página 8 de 23 4.7. Favor reconsiderar tanto la aplicación de multas, como el procedimiento para esto, dado que el Fondo Adaptación solicita una garantía de cumplimiento, y no establece tope para las mismas. Además la aplicación de multas, por cualquier evento, resulta en una potencial fuente de discusión/reclamo. Respuesta: No se acepta la solicitud. Es política del Fondo el establecimiento de estas cláusulas en TODOS los contratos que suscribe, y su aplicación se ajusta a los mandatos del derecho fundamental al debido proceso. 4.8. Por favor reconsiderar la exigencia de estudios de post grado para los cargos directivos, del numeral 8.3. La mayoría del personal con la experiencia específica requerida no tiene estos estudios. Respuesta: Se aclara que los títulos de posgrado son homologables por años de experiencia específica como se explica en los TCC en la sección 2.2.3. 4.9. Según el requerimiento del numeral 3.1.1 (experiencia en gerenciamiento (sic) de proyectos de vivienda para el Gerente de proyecto), favor considerar que la experiencia requerida debe ser en proyectos con múltiples frentes de trabajo y múltiples contratistas y subcontratistas, no necesariamente en vivienda, pero si (sic) en gerencia de construcción. Respuesta: No se acepta al considerar que las condiciones actuales, por un lado, garantizan la pluralidad de oferentes y por otro, son más acordes a la realidad del mercado de gerencia de proyectos en el país ya que pocas firmas podrían certificar la mencionada experiencia específica. 4.10. Favor reconsiderar la puntuación de contenido local entre el 95% y el 100%. Debería ser proporcional. Respuesta: No se acepta al considerar que la entidad busca, a través de sus intervenciones, fortalecer la creación de conocimiento local, fortaleciendo de esta manera el conocimiento y experiencia nacionales. 4.11. Por favor incluir el cronograma de trabajo previsto por el Fondo Adaptación, para cumplir con los 30 meses estimados. Respuesta: Dicho cronograma corresponde al fijado con los Operadores Zonales, el cronograma detallado resultará de los planes de intervención de los mismos una vez Página 9 de 23 culmine la etapa de verificación de inventario, teniendo así el número real de viviendas a reconstruir. 4.12. Por favor desagregar el presupuesto estimado por cada una de las fases. Respuesta: Dicha desagregación está estrechamente relacionada con la metodología propuesta por cada oferente, la cual compete única y exclusivamente a los proponentes de acuerdo con la metodología planteada en sus ofertas. 4.13. Por favor indicar cuál sería la entidad que apruebe los entregables de cada etapa de la ejecución. Respuesta: Los entregables del interventor, incluidos los informes de ejecución, serían aprobados por el Fondo Adaptación como entidad contratante en el presente proceso de selección. 4.14. Favor considerar el puntaje a otorgar por contenido local. Respuesta: No se acepta al considerar que la entidad busca, a través de sus intervenciones, fortalecer la creación de conocimiento local, como se ha dicho reiteradamente a lo largo del presente documento. 4.15. Por favor confirmar que con relación al establecimiento de una sucursal en Colombia, bastará con que el adjudicatario demuestre que alguna de las empresas subordinadas es una empresa colombiana cuyo objeto social se ajuste al requerimiento del proyecto. Respuesta: En efecto, se confirma lo planteado en este comentario. 4.16. Por favor confirmar si con este proceso licitatorio, la investigación de mercado previa queda anulada. Respuesta: La investigación previa de mercado fue el insumo para la construcción del estudio previo para el documento de los Términos y Condiciones Contractuales. Dicha investigación de mercado no constituye oferta. 4.17. No es usual que la puntuación sea sobre un total de 1.100 puntos. Por favor confirmar que esos son los puntajes. Respuesta: Se aclara que es correcto, esos son los puntajes establecidos por el Fondo Adaptación para el presente proceso. Página 10 de 23 5. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA CDM SMITH 5.1. En el numeral 1.1.2 ESQUEMA INSTITUCIONAL SECTOR VIVIENDA, se establece que “el seguimiento de la ejecución del programa de vivienda se adelantará a partir de un esquema compartido entre la supervisión a cargo del Fondo y una interventoría contractual de acuerdo a lo establecido en el manual de contratación adoptado por la entidad.” Por otra parte, en el numeral 1.1.4.2. se menciona que “el Fondo requiere de una persona natural o jurídica que provea personal especializado y experiencia en gestión de proyectos para apoyar las funciones de supervisión del Fondo Adaptación sobre las actividades que realicen los diferentes Operadores Zonales.” Favor especificar en qué consiste este “esquema compartido” y la distribución de responsabilidades y competencias en la labor de supervisión: Cuáles son las funciones y responsabilidades asociadas a la supervisión a cargo del Fondo? Cuales (sic) a cargo del consultor? Respuesta: Se aclara que en virtud del Manual de Contratación del Fondo Adaptación, la supervisión de los contratos no puede ser delegada a un tercero. Sin embargo, la entidad tiene la posibilidad de contratar interventorías para garantizar la correcta ejecución de sus contrataciones. Las funciones y responsabilidades del Interventor Contractual son aquellas consignadas en las obligaciones de los Términos y Condiciones Contractuales, aquellas del Fondo, las estipuladas en el manual de contratación publicado en la página web de la entidad, todas encaminadas a la verificación del cumplimiento de los mandatos legales. 5.2. 1. Para definir el alcance de la interventoría y con ello elaborar una propuesta es necesario contar con los contratos suscritos o por suscribir con los Operadores Zonales y con el Manual Operativo correspondiente. Respuesta: Los contratos ya firmados por el Fondo con operadores zonales se encuentran publicados en la página web de la Entidad. El Manual Operativo es un documento en construcción, el cual será presentado una vez se encuentre terminado. 5.2.2. Los OPERADORES ZONALES son los responsables de la interventoría de obra bien sea de manera directa o a través de la contratación de un tercero. Las funciones de la INTERVENTORÍA CONTRACTUAL son de supervisión de los contratos de los operadores zonales. En este contexto, la INTERVENTORÍA CONTRACTUAL no debe ejercer interventoría directa de obra – diseño, construcción, ni de ninguna responsabilidad directa del Operador de Zona. Página 11 de 23 Respuesta: Se aclara que la observación es correcta. Así las cosas el Interventor Contractual, en efecto, no debe ejercer interventorías directas de obra (diseño y construcción) 5.2.3. Para preservar el esquema integral, no se deben asignar al Interventor Contractual funciones de sugerencia y recomendaciones a los Operadores Zonales sobre los procesos constructivos. Respuesta: No se acepta la solicitud al considerar que el Interventor Contractual debe garantizar la calidad de los procesos constructivos. 5.3. En la gráfica que detalla el esquema de operación, el INTERVENTOR CONTRACTUAL se muestra como jerárquicamente manejando a los Operadores Zonales (OZ). Dado que la función principal del INTERVENTOR CONTRACTUAL es verificar cumplimiento, sería mejor mostrar al interventor como Asistente del Fondo de (sic) Adaptación, y a este último como Contratante/Supervisor de los Operadores Zonales. Respuesta: Se acepta, se procede a incluir la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 5.4. El numeral 1.5 PRESUPUESTO, establece el presupuesto oficial estimado “asciende a la suma de (…)”. Por favor nos gustaría aclarar lo siguiente: 5.4.1. Que (sic) quiere decir que el contrato a suscribir sea de “cuantía indeterminada pero determinable”? y porque (sic) si se presenta una oferta de mayor valor se rechaza? Respuesta: Se aclara que los recursos serán los que durante la ejecución del Contrato emplee y acredite el Interventor contractual y apruebe el Fondo, de acuerdo con las necesidades del proceso y las tarifas unitarias. Estos podrán ser inferiores a lo consignado en las propuestas sin que con ello el interventor contractual se exima de su responsabilidad en la ejecución de sus obligaciones y en ningún caso podrá superar el Presupuesto Oficial. Con base en la totalidad de los Planes de Intervención aprobados para cada Operador Zonal se definirá por parte del interventor contractual y con la aprobación del Fondo el equipo de apoyo necesario para las etapas III y IV del contrato del interventor contractual. De acuerdo con el equipo, y con base en las Tarifas Unitarias de Personal de la propuesta del proponente adjudicatario del presente proceso y los recursos, se determinará el valor final del contrato. Igualmente se aclara que el presupuesto oficial representa un techo de conformidad con el estudio de mercado realizado. Página 12 de 23 5.4.2. Cuáles criterios llevaron al estimativo del presupuesto oficial. Respuesta: Se aclara que el presupuesto oficial fue construido con base en un estudio de mercado en el que participaron más de diez (10) firmas. 5.5. En el numeral 1.6 RIESGOS, se presenta un cuadro con la identificación de los riesgos, su estimación y la asignación al FONDO o al INTERVENTOR CONTRACTUAL. En el cuadro se incluyen algunos riesgos que a nuestro juicio no corresponderían a las funciones del INTERVENTOR CONTRACTUAL. Es el caso de los siguientes riesgos identificados: 5.5.1. Riesgo técnico: “Por deficiencias en la recopilación de la información, diseños deficientes y/o incompletos”, asignado al Fondo y al Interventor. Corresponde a las labores de los ejecutores de los proyectos (sic). Respuesta: Se acepta, se procederá a realizar el ajuste en los Términos y Condiciones Contractuales. 5.5.2. Riesgo Técnico: “NO informar y autorizar y/o aprobar la construcción de obras con diseños insuficientes realizados por los Contratistas de Obra.”, (sic) asignado al Interventor Contractual, cuando es una labor de los OPERADORES ZONALES. El INTERVENTOR CONTRACTUAL no debe autorizar ni aprobar la construcción de obras. Respuesta: Se acepta, se procederá a realizar el ajuste en los Términos y Condiciones Contractuales. 5.5.3. Permanencia en el lugar de la obra: “la ejecución de la interventoría está ligada a la ejecución de los contratos de obra, de tal manera que si llegare a suspenderse por cualquiera de las causales previstas en la Ley, el contrato de interventoría producto del presente proceso será suspendido, razón por la cual se aceptará la ampliación del término de ejecución del contrato de interventoría sin indemnización alguna.”, (sic) asignada al interventor. La suspensión de los contratos de obra son (sic) responsabilidad del OPERADOR ZONAL, por tanto no es un riesgo asignable al INTERVENTOR CONTRACTUAL. El objeto de la convocatoria busca el apoyo a la labor de supervisión del FONDO, no la interventoría de las obras, que si (sic) estaría relacionada con la ejecución de los contratos de obra. Además las labores asignadas al INTERVENTOR CONTRACTUAL comprenden las labores de supervisión de varios OPERADORES ZONALES, por lo tanto es posible que no se pueda suspender la INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Página 13 de 23 Respuesta: Se acepta, se procederá a realizar el ajuste en los Términos y Condiciones Contractuales. 5.5.4. Orden Público: “Deterioro de las condiciones de seguridad y orden público que impidan la ejecución de las funciones del personal designado. Interrupción de las actividades por acciones civiles o problemas de orden social.”, (sic) es un riesgo que no tiene asignación y que en ningún caso sería responsabilidad del INTERVENTOR CONTRACTUAL. Respuesta: Se acepta, debe estar a cargo del Fondo y se procederá a realizar el ajuste en los Términos y Condiciones Contractuales. 5.5.5. Amenaza regulatoria “Imposición de nuevos tributos, imposición de nuevos trámites o permisos, cambios en el marco regulatorio o normatividad aplicable al proyecto, variación de tasas o tarifas, en general, cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta y/o los efectos, favorables o desfavorables, de las variaciones de los componentes económicos, fiscales, legales y técnicos necesarios para cumplir con las obligaciones del Proponente.”, (sic) asignado al interventor. Este riesgo no debería estar asignado al INTERVENTOR CONTRACTUAL. Respuesta: No se acepta al considerar que dicho riesgo debe estar en cabeza de quien presenta la oferta. 5.6. En el numeral 2.2.2 REQUISITOS TÉCNICOS DE EXPERIENCIA, PERSONAL Y CALIDAD, se define que “En caso de no contar con certificaciones escritas, la experiencia se puede acreditar mediante copia del contrato y acta de liquidación, siempre y cuando estén firmados y contengan la información solicitada en los Términos y Condiciones Generales de la Contratación.” En este caso, también se deben presentar los contratos debidamente consularizados y/o apostillados, además de traducidos oficialmente? Respuesta: Todos los documentos provenientes del extranjero deberán presentarse de conformidad con lo dispuesto por el artículo 480 del Código de Comercio y demás normas relacionadas, tal y como se describe ampliamente en los Términos y Condiciones Contractuales. Dichas certificaciones deberán contener: 1. 2. 3. 4. Nombre del Contratante. Objeto del contrato. Valor del contrato. Plazo. Página 14 de 23 5. 6. 7. 8. 9. 10. Fecha de inicio. Fecha de terminación Nivel de cumplimiento del contrato. Porcentaje de participación, cuando el contrato haya sido ejecutado en consorcio o unión temporal. Fecha de expedición de la certificación. Nombre y cargo de quien expide la certificación. 5.7. En el numeral 2.3 REQUERIMIENTOS 2.3.2. De carácter Técnico y de Gestión del Riesgo, se establece que: “informar al Fondo sobre posibles anomalías, incumplimientos o retrasos encontrados en las visitas e informes de Interventoría de Obra.” Respuesta: No se encuentra la pregunta en la observación, sin embrago esa es la redacción correcta. 5.8. En el capítulo 3 CALIFICACIÓN, la evaluación se hace mayormente con base en el personal (sólo 3 posiciones), experiencia general y precio. Sería recomendable evaluar aspectos claves, tan importantes como: Metodología, Controles propuestos, Organización, Control de Calidad. Respuesta: No se acepta la recomendación al considerar que la entidad debe privilegiar criterios de calificación objetivos, y es así como está planteada la calificación. En cuanto a la metodología propiamente dicha, esta deberá ajustarse a lo dispuesto en el Manual Operativo que regirá las actividades de los Operadores Zonales, y por lo tanto servirá de guía para las actividades a realizar por parte del Interventor Contractual. 5.9. En el numeral 3.1.1. literal b) Evaluación Económica (190 puntos), la fórmula para asignar el puntaje en base al criterio económico penaliza a las empresas cuyos costos superen el primer cuartil. Los documentos no piden ni evalúan una organización o recursos básicos para ofrecer los servicios, quedando a potestad de cada empresa. Si una empresa(s) subestima los recursos requeridos y ofrece(n) un precio más bajo esto va a beneficiarle en la evaluación y va a penalizar (sic) a los demás. Se sugiere que el Fondo de (sic) Adaptación provea un grupo de recursos base (Core Team) y que la evaluación se haga en base al precio de este Core Team. El cual pudiera ser el equipo ya estipulado en la cláusula 8.3. Respuesta: Se acepta parcialmente. La nueva metodología de evaluación económica basada en el Factor Multiplicador se hará de acuerdo con lo consignado en los Términos y Condiciones Contractuales definitivos. Página 15 de 23 5.10. Plazo: El plazo del contrato frente a la tarea a realizar es demasiado corto y es difícil de predecir (sic). Si el plazo se extiende es importante que se pueda ajustar el valor del contrato. Respuesta: Los contratos con los operadores zonales tienen una duración de 24 meses por lo que la entidad considera que 30 meses es un plazo razonable. Sin embargo, en caso que se requiera extender el plazo, dicha extensión se acordará con base en las tarifas unitarias y los recursos acordados entre el Fondo y el Interventor Contractual. 6. OBSERVACIÓN PRESENTADA POR EL GRUPO SYASA 6.1. Solicitan ampliar el plazo de entrega de las propuestas en 15 días calendario con fundamento en la solicitud de la póliza de seriedad de la oferta y documentación expedida en el exterior. Respuesta: No se acepta la solicitud, al considerar que el plazo establecido entre la fecha de la publicación del documento Proyecto de Términos y Condiciones Contractuales y la fecha de entrega de las ofertas es suficiente para la elaboración de las mismas. 7. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA ARQ 7.1. Solicitan ampliar el plazo para la presentación de ofertas. Respuesta: No se acepta la solicitud teniendo en cuenta que desde el momento de la publicación del borrador de Términos y Condiciones Contractuales, hasta el vencimiento del plazo para presentar observaciones hay dieciséis días, considerado este un plazo garantista de los intereses de los particulares que pretendan presentar propuesta dentro de la presente convocatoria. 7.2. Solicitamos aclarar si dentro del marco general del proyecto existirá una interventoría de obra específica para el control técnico de las obras, diferente a la interventoría contractual. Respuesta: Cada operador zonal deberá adelantar directamente o a través de terceros la interventoría de las obras objeto del desarrollo del Programa Nacional de Reconstrucción de Vivienda destruida con ocasión del Fenómeno de La Niña como mecanismo de control de la obras. Página 16 de 23 7.3. Frente al punto 2.2.2. Consideramos válido permitir acreditar contratos de gerencia de proyectos cuya ejecución se haya realizado durante los últimos veinte (20) años dada la magnitud de la presente convocatoria. Al permitir acreditar contratos con más antigüedad se ampliaría la pluralidad de oferentes al incluir firmas que cuenten con la experiencia necesaria pero que a su vez iniciaron su labor de gerencia de proyectos antes del año 1997. Respuesta: Se acepta la sugerencia en cuanto al periodo de ejecución. Así se procede a modificar el proyecto de Términos y Condiciones Contractuales en el sentido de que se podrán acreditar contratos terminados durante los últimos veinte (20) años. 8. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA CONSULTORÍA COLOMBIANA 8.1. Numeral 3.1.1 Experiencia Específica: Experiencia en Gerencia de Proyectos. Solicitamos respetuosamente que el valor a acreditar para la experiencia específica en el ítem de Gerencia de Proyectos, se disminuya a un porcentaje igual al 15% del Presupuesto Oficial, teniendo en cuenta los valores reales de las Gerencias de Proyectos que se desarrollan en Colombia y de esa forma dar mayor participación a proponentes nacionales con la capacidad real de ejecución de los proyectos objeto de la convocatoria. Respuesta: No se acepta al considerar que la entidad busca experiencia en el manejo de programas de similar envergadura y que se pueden aportar múltiples contratos de cuantía inferior al PO para acreditar experiencia. Igualmente, al estar abierta la posibilidad de crear formas asociativas como los consorcios y las uniones temporales, las firmas pueden asociarse para presentar mejores ofertas. 8.2. Numeral 2.2.2 - Certificaciones de Experiencia del Proponente. Solicitamos de igual forma, que la acreditación de la experiencia general para Proyectos de Gerencia sea de 5 años de experiencia acumulados en contratos con un monto acumulado igual o superior al 15% del Presupuesto Oficial, en contratos ejecutados en los últimos 15 años. Respuesta: Se considera que la respuesta anterior responde de igual manera a este comentario. No se acepta. Página 17 de 23 9. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA ESTUDIOS TÉCNICOS 9.1 Dentro del Personal Mínimo se pide un Gerente de Interventoría y un Director Técnico o Coordinador con experiencia en proyectos de infraestructura de transporte, productiva o social. Sugerimos que no particularicen el tipo de infraestructura que aplica y sea válida la experiencia en proyectos de infraestructura en general Respuesta: Se acepta y se procederá a realizar la correspondiente modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 9.2 Dentro de la experiencia específica calificable de las firmas existen dos ítems muy similares que se califican de forma independiente y con criterios similares, que son: Experiencia de Proyectos de Vivienda y Experiencia en Proyectos de Vivienda en Colombia. Consideramos que este factor de evaluación debería calificarse una sola vez y que se considere como válida para esta calificación las Gerencias o Interventorías a proyectos que incluyan edificaciones. Respuesta: No se acepta al considerar que la Entidad busca identificar experiencia específica en vivienda, diferente a la experiencia adquirida en edificaciones en general. Igualmente, la entidad busca identificar experiencia específica en vivienda en Colombia por las especificidades regulatorias que presenta el sector en el país. 9.3 En los requisitos de experiencia específica habilitante para las firmas está el acreditar experiencia en Gerencia de Proyectos de Vivienda por un valor superior al 20% del Presupuesto Oficial. Para este requisito, y de forma consecuente con la observación antes formulada, solicitamos considerar como válidas para esta calificación las experiencias en interventorías a proyectos que incluyan edificaciones. Respuesta: No se acepta la recomendación, al considerar que la Entidad busca identificar experiencia específica en vivienda, diferente a la experiencia adquirida en edificaciones en general por las especificidades regulatorias que presenta el sector en el país. Sin embargo, se acepta la solicitud de poder acreditar experiencia a través de contratos de interventoría. 9.4 A pesar de ser el objeto de esta convocatoria la contratación de una interventoría, dentro de la experiencia calificable se tiene en cuenta únicamente contratos de Gerencias de Proyectos en algunas áreas, solicitamos que este requisito se amplíe de tal forma que sean válidas las experiencias en Interventorías de Proyectos. Respuesta: Se acepta la solicitud y se procede a hacer la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. Página 18 de 23 9.5 En la evaluación de la experiencia específica en Gerencias de Proyectos de reconstrucción, reubicación y reasentamiento, por ser tan limitado el número de proponentes que pueden acreditar este tipo de experiencia, solicitamos que no se limite la misma a Gerencias de Proyectos sino que sean válidas las Interventorías y/o asesorías en seguimiento y control de este tipo de proyectos. Respuesta: Se acepta la solicitud y se procede a hacer la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 9.6 Los requisitos para el Gerente de Interventoría, Director Técnico o Coordinador y Coordinador de riesgos establecidos en los numerales 2.2.3 y 8.3 de los pliegos no son del todo coincidentes. Por ejemplo en el numeral 2.2.3 se consideran válidos los títulos de postgrado en Administración, Gerencia de Proyectos o afines, mientras que en el numeral 8.3 se excluyen los postgrados “afines”. En este sentido consideramos que no deben excluirse los postgrados en materias afines Respuesta: Se acepta la sugerencia, se procederá a hacer la modificación en el numeral 8.3 para que quede igual a lo dispuesto en el 2.2.3 de los Términos y Condiciones Contractuales aceptando los estudios de postgrado en materias afines. 9.7 Acreditar más de diez (10) años de experiencia acumulados en contratos de Gerencia de Proyectos por un monto acumulado igual o superior al valor del Presupuesto Oficial (PO) en los últimos 15 años. Existe limitante en el número de contratos a presentar para acreditar la experiencia en Gerencia de Proyectos, diferentes al de vivienda? Respuesta: Se aclara que no existe un límite al número de contratos para acreditar dicha experiencia. 9.8 Gerente de Interventoría. Existe limitante en el número de contratos a presentar para obtener el puntaje máximo? Los contratos que estén por debajo del 10% del PO tienen puntuación? Respuesta: Se aclara que no existe un límite al número de contratos para acreditar dicha experiencia. En caso de no acreditar experiencia por el 10% del PO no se asignarán puntos 9.9 Director Técnico o Coordinador de Proyectos. Existe limitante en el número de contratos a presentar para obtener el puntaje máximo? Página 19 de 23 Respuesta: Se aclara que no existe un límite al número de contratos para acreditar dicha experiencia 9.10 Favor incluir la fórmula para determinar el primer cuartil. Respuesta: Se acepta la solicitud. Sin embargo se aclara que se modificó la forma de evaluar la propuesta económica en los Términos y Condiciones Contractuales, pero se anticipa que la misma es: Formula Excel =+MEDIANA(matriz) 9.11 Apoyo a la industria nacional. Que puntaje se le otorga a quien ofrezca un porcentaje de personal nacional inferior al 95%? Es 55 o 0 puntos. El condicionante es ambiguo, pues ambos casos establece como frontera límite el 95% y la calificación en el texto establece valores diferentes de puntuación Respuesta: Se modifica y clarifica en los Términos y Condiciones Contractuales, precisando los rangos y la respectiva puntuación. 10. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA GENIVAR 10.1 Experiencia en gerencia de proyectos. Solicitamos a la Entidad que el puntaje máximo sea otorgado con acreditar contratos equivalentes al sesenta (60%) del PO en un (1) contrato, y no el cien (100%) como aparece actualmente en el proyecto de pliego. Respuesta: No se acepta al considerar que la entidad busca experiencia en el manejo de programas de similar envergadura, tal y como se ha reiterado a lo largo del presente documento. 10.2 Entendemos que se permite presentar contratos que abarquen servicios adicionales a los de Gerencia de Proyectos, pero que sólo se validará la experiencia respectiva a los servicios de Gerencia. Se solicita a la Entidad confirmar si nuestra apreciación es la correcta. Respuesta: Se ratifica lo expresado en los Términos y Condiciones Contractuales y en el presente documento de respuestas a las observaciones presentadas. 10.3 Experiencia en Gerencia de proyectos de reconstrucción, reubicación o reasentamiento. Solicitamos a la Entidad que el puntaje máximo sea otorgado con Página 20 de 23 acreditar contratos equivalentes al cinco (5%) del PO en un (1) contrato, y no el diez (10%) como aparece actualmente en el proyecto de pliego. Respuesta: No se acepta al considerar importante dar peso a la experiencia en reconstrucción, reubicación o reasentamientos para el objeto de la presente Convocatoria. 10.4 Experiencia en Gerencia de proyectos de vivienda en Colombia. Solicitamos a la Entidad que el puntaje máximo sea otorgado con acreditar contratos equivalentes al diez (10%) del PO en un (1) contrato, y no el veinte (20%) como aparece actualmente en el proyecto de pliego. Respuesta: No se acepta al considerar importante dar peso a la experiencia en proyectos de vivienda en Colombia para el objeto de la presente Convocatoria. 11. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA HMV 11.1 Observación 1: Numeral 2.2.2 Requisitos Técnicos de Experiencia, personal y calidad: a continuación se presentan las siguientes observaciones: 11.1.1. Teniendo en cuenta el valor en gerencias de proyectos a acreditar el cual es muy alto (presupuesto oficial expresado en salarios mínimos: sesenta siete mil novecientos cuarenta salarios mínimos 67.940 smmlv), cordialmente se solicita sean válidos contratos de interventoría. El anterior requerimiento se hace dado que dentro de los 15 años anteriores a la presentación de la oferta en nuestro país no se han llevado a cabo gerencia que superen estos montos Respuesta: Se acepta la solicitud y se procede a hacer la modificación en los Términos y Condiciones Contractuales. 11.1.2. De igual forma, de la manera más atenta, solicitamos sea reducido el porcentaje a acreditar correspondiente a la gerencia de proyectos de vivienda. Si bien el objeto del proyecto está relacionado con vivienda, la gerencia no es de común desarrollo en el territorio colombiano. Respuesta: No se acepta al considerar que la Entidad busca identificar experiencia específica en vivienda. Sin embargo se aclara que se amplió el plazo para acreditar dicha experiencia al pasar de los últimos 15 años a los últimos 20. Página 21 de 23 11.1.3. Con respecto a la gerencia de proyectos de vivienda, solicitamos cordialmente sean válidos proyectos de interventoría de proyectos de infraestructura; esto debido a la estrecha relación que guardan este tipo de proyectos. Respuesta: No se acepta la solicitud al considerar que la Entidad busca identificar experiencia específica en vivienda dado el objeto de la presente convocatoria. Sin embargo se aclara que los proponentes podrán acreditar experiencia en vivienda a través de contratos de interventoría de proyectos de construcción de vivienda. 11.2 Numeral 2.2.3 Personal mínimo requerido 11.2.1. Teniendo en cuenta que la gerencia o dirección de proyectos se desarrollará por un profesional sin importar el área en la cual corresponda, adicional a que existen profesionales altamente calificados y capaces de dirigir un proyecto de esta magnitud, por el hecho de que dicha experiencia no es en infraestructura de transporte o productiva o social, no es posible la postulación del profesional para el presente proceso. Por lo anterior se solicita No limitar la experiencia del Gerente de interventoría a solo direcciones o gerencias de proyectos de infraestructura de transporte, productiva o social. Como sugerencia se recomienda que dicha experiencia aplique para Gerencia, apoyo y seguimiento o interventoría de proyectos de infraestructura en general, tal y como se solicita en el numeral 3.1 literal a. Calificación del personal Respuesta: Se acepta la sugerencia, dicha experiencia deberá estar certificada en proyectos de construcción de infraestructura en general. 11.2.2. Al igual que el Gerente de interventoría, cordialmente se solicita se aplique el mismo criterio de experiencia específica sugerida en el punto anterior, para el Director técnico ó coordinador de proyectos Respuesta: Se acepta la sugerencia, dicha experiencia deberá estar certificada en proyectos de construcción de infraestructura en general. 11.2.3. Cordialmente se solicita reevaluar el perfil solicitado para el máximo puntaje del coordinador de riesgos. Esto se hace teniendo en cuenta la dificultad de consecución de un profesional que cumpla con dicho perfil. Este perfil no es de fácil consecución, y más aun solicitando una cantidad de 5 años. Respuesta: No se acepta al considerar que para la entidad es indispensable contar con gran experiencia en análisis de amenazas, mitigación de riesgos y desastres naturales Página 22 de 23 por el objeto de la presente convocatoria. Es importante tener en cuenta el alcance de la presente convocatoria. Página 23 de 23