Oficio 220-070316 Abril 29 de 20098

Oficio 220-070316 Abril 29 de 20098
Asunto: Delegación de la Representación de las Entidades Estatales.
Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-109966, mediante el cual presenta la
siguiente consulta:
Dentro de los estatutos vigentes, en el artículo 21 poderes dice: “ Los poderes otorgados por los accionistas
para hacerse representar en las reuniones de la Asamblea General de Accionistas, se realizará mediante carta
o comunicación con su firma autografiada dirigida a la sociedad en los términos del artículo 184 del C. Co.,
modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995. Dichos poderes deberán tener fecha y hora de su
otorgamiento y presentación personal en la que conste ante Notario o juez de la República...”
En el Parágrafo primero. Acciones personas Jurídicas “ Los representantes legales de las personas jurídicas
deberán acreditar tal calidad con la presentación del certificado de la Cámara de Comercio o por la Entidad
que haya registrado su nombramiento… ..Se exceptúa de lo dispuesto en esté parágrafo al señor
Ministro de Agricultura, Gobernador del Departamento y al señor Alcalde de Villavicencio por ser
de público conocimiento sus designaciones.”
En otro parágrafo tercero nos dice que “ la presentación de poderes se hará 20 días hábiles antes a la
celebración de la reunión respectiva del máximo órgano social, hasta 12 días antes de dicho momento hasta
las 6. 00 P. M. llegada la cual no se recibirá ningún tipo de poderes incluyendo los que se encuentren en fila”
El día 14 de marzo de 2009 venció el plazo para la inscripción de poderes y el Ministerio ni el Departamento
no lo hicieron, mi inquietud es
¿La excepción mencionada en el parágrafo primero se extiende a los delegados que designe el señor Ministro,
Gobernador, Alcalde y lo puede hacer después de las fechas fijadas en la convocatoria?
¿Se podrá realizar asamblea sin la presencia de los accionistas clase “ A” que son entes Estatales? A pesar
que los estatutos dicen que la junta directiva estará conformada por 2 representantes de las acciones de la
clase “ A” y tres de la clase “ B” que son privados?
Los estatutos contemplan segunda convocatoria que se debe realizar no antes de 10 días hábiles ni después
de 30 días hábiles contados desde la fecha fijada para la primera reunión, pero no dicen si se puede abrir
inscripciones para nuevos poderes y que hacer con los ya presentados en la primera convocatoria, se anulan?
O no se pude abrir nueva inscripción de poderes?
En principio el Despacho considera necesario precisar, que la Superintendencia de Sociedades con fundamento
en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, profiere conceptos de carácter general y en adstrato,
con motivo de las consultas que le son formuladas y sobre temas que son de su competencia, más no le es
dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos sobre situaciones particulares o concretas y menos
sobre la legalidad o ilegalidad de las decisiones de los órganos sociales, cuyos antecedentes le son ajenos.
Dentro del anterior contexto jurídico, a continuación se da respuesta a la consulta formulada
Respuesta a la Consulta
Primera Pregunta
¿La excepción mencionada en el parágrafo primero se extiende a los delegados que designen el señor Ministro,
Gobernador, Alcalde y lo puede hacer después de las fechas fijadas en la convocatoria?
R/
De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 489 de 1998,
“ Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con
la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus
colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.
Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de
departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean
una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos
a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo
y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la
función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley. “
La norma invocada indica que las autoridades administrativas pueden delegar sus funciones, tales como la
representación de las acciones de que es titular la Entidad del Estado de la cual es su director.
Ahora bien, la cláusula estatutaria que transcribe el consultante, se ocupó de regular la oportunidad para
presentar los PODERES, y guardo silencio respecto de los actos de delegación, por lo cual los términos y
condiciones señalados en la disposición estatutaria no son aplicables a los actos de delegación a través de los
cuales los Ministros, Gobernadores o Alcaldes determinan quien representará a la Entidad Administrativa, en
las reuniones de la asamblea o junta de socios de las sociedades en las cuales tiene participación el Organismo
que dirige.
Segunda Pregunta
¿Se podrá realizar asamblea sin la presencia de los accionistas clase “ A” que son entes Estatales? A pesar
que los estatutos dicen que la junta directiva estará conformada por 2 representantes de las acciones de la
clase “ A” y tres de la clase “ B” que son privados?
R/
Las reuniones de asamblea de accionistas deben celebrarse si se ha convocado en debida forma, esto es,
utilizando el medio (escrito o aviso en un periódico) y enviada la comunicación de convocatoria o realizada la
publicación con la antelación prevista en los estatutos sociales o en la Ley, (Artículo 419 del Código de
Comercio) y si se cuenta con el quórum para deliberar ordenado en los estatutos o en la ley.
Asunto diferente es que en la sesión del máximo órgano social, debidamente convocado y con el quórum
necesario para deliberar y decidir, se deba elegir junta directiva, por lo cual para la elección de los integrantes
de la clase A es menester sus presencia por cuanto las votaciones son separadas por clase es decir los clase
“ A” , votan por las planchas de dicha clase y los clase “ B” hacen lo propio.
En consecuencia, en ausencia de los representantes de la clase “ A” , no es posible realizar la elección de la
junta directiva.
Tercera Pregunta
Los estatutos contemplan segunda convocatoria que se debe realizar no antes de 10 días hábiles ni después
de 30 días hábiles contados desde la fecha fijada para la primera reunión, pero no dicen si se puede abrir
inscripciones para nuevos poderes y que hacer con los ya presentados en la primera convocatoria, se anulan?
O no se pude abrir nueva inscripción de poderes?
R/
En relación con las formalidades que deben observar los poderes el artículo 184 del Estatuto Mercantil dispone:
“ Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder
otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo,
si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos
que se señalen en los estatutos.
Los poderes otorgados en el exterior, sólo requerirán las formalidades aquí previstas.”
De acuerdo con la norma transcrita, si bien el poder puede otorgarse para una fecha determinada, también
permite que se confiera para un período o lapso de tiempo, basta que los términos del mismo sean claros en
forma que permita conocer la voluntad del poderdante, para inferir la vigencia y validez del documento. Al
punto, el artículo 2142 del Código Civil, define el mandato como aquel contrato mediante el cual una persona
confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera.
Si el mismo comprende uno o más negocios especialmente determinados, se denomina especial; y si se da
para todos los negocios del mandante, es general; sin embargo, el mandato se reputa perfecto por la
aceptación del mandatario (Arts. 2150 y 2156 ibídem)
Ahora bien, la reunión de segunda convocatoria, surge como necesidad de adelantar el temario de una reunión
en la cual no fue posible conformar el quórum deliberativo, por lo tanto los poderes otorgados para la primera
sesión pueden ser utilizados para participar como apoderados en la reunión de segunda convocatoria, en la
medida que el mandato no fue ejecutado por cuanto no fue posible celebrar ni participar en la primera.
Es decir, aquellos poderes que se otorgaron para llevar la representación en la reunión ordinaria la cual no
pudo celebrarse por falta de quórum, pueden ser utilizados en la reunión de segunda convocatoria.
De otra parte, en aquellas sociedades que tienen reglamentada la entrega de poderes con antelación a la
reunión, (nótese que la reglamentación es general para toda clase de sesiones del máximo órganos social
incluida las de segunda convocatoria), en los casos de reuniones de segunda convocatoria, deberá aplicarse el
reglamento para la recepción de poderes, pues es necesario permitir la participación de los accionistas
ausentes en de la reunión fallida. la cual puede hacerse mediante apoderado.
No sobra advertir que los poderes extendidos para la fallida reunión pueden ser revocados por los poderdantes.
Finalmente el Despacho la invita a ingresar a nuestra página Web www.supersociedades.gov.co. Link
Normatividad – Conceptos Jurídicos, con el fin de profundizar en la temática consultada.
En los anteriores términos hemos dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del
presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo