Proceso Administrativo Sesión 6: Planeación. Primera parte. Objetivo El alumno analizará la primera etapa del proceso administrativo con el propósito de entender la diferencia entre planeación tradicional y planeación estratégica, enfoques que van muy de la mano pero con características propias. Contextualización Al igual que otras organizaciones, la empresa pasa por una transformación paulatina en. su interior, al hacer frente a los retos de un mercado global, muchas veces viviendo una situación de incertidumbre debido a una competencia vinculante. La empresa debe aprovechar tanto los momentos de crisis, como de auge, para poder seguir adelante. Ahora, el cambio es una constante, la inacción (debido al proteccionismo estatal) ha dejado de ser funcional. Contextualización Es por ello que la visión de las empresas debe ser más amplia para poder ajustarse a estas exigencias de una manera más adecuada. La planeación debe basarse en ésta nueva realidad. El futuro administrador debe ser capaz de analizar y diseñar un mejor proceso administrativo con el propósito de formar una empresa más competitiva que incremente la calidad de los bienes y servicios que ofrece. Para ello es necesario una planeación más racional que conduzca a la empresa a una buena marcha y funcionamiento del negocio. Introducción Planear es una función básica dentro de las organizaciones para que puedan alcanzar objetivos y metas. Planear es ver al futuro, establece directrices de acción; se caracteriza por ser una actividad racional. Los directivos o administradores trabajan el primer nivel de la planeación, la que se conoce como planeación estratégica; encontrando en un nivel inferior la planeación táctica y operativa. Introducción Al ser racional ésta debe cumplir una serie de principios como el de unidad, ser flexible, racional, universal, precisa, etc. Una fase importante que debemos estudiar es el diagnostico, éste permite elaborar los objetivos organizacionales que serán eje directriz de la empresa. Otra fase a destacar es el análisis FODA (DAFO), ésta matriz ayuda a estudiar aspectos internos y externos que puedan beneficiar o perjudicar la organización. No podemos pasar por alto los fundamentos de la planeación, son las bases teóricas sobre las que descansa la razón de ser de la organización. Otro punto que no puede faltar son las etapas de la planeación, llevan un orden y deben cumplir con ciertas características, también se verá en el contenido. Para cerrar el apartado, estudiaremos las diferencias entre las herramientas y técnicas que utiliza la administración, esto te facilitará identificarlas. Definición de planeación Hellriegel, Jackson y Slocum (202, p. 192) comentan que ésta se da “…a partir de la identificación de los objetivos organizacionales y el desarrollo de formas para lograrlos. Consideramos que la planeación es una función administrativa general básica, ya que establece el marco y el rumbo de las funciones de organización, dirección y control”. Definición de planeación La planificación contiene en sí el potencial éxito o fracaso de la empresa y condiciona su desarrollo futuro. Por consiguiente, es necesario realizarla con una preparación técnicamente perfecta, a través del conocimiento completo y profundo de la empresa en su globalidad, es decir, de su potencial de recursos humanos, know how, medios, recursos económicosfinancieros, etc. Además, debe disponerse de todos los datos relativos al mercado en el cual se opera, a la posición ocupada por la empresa, sus puntos de fuerza y debilidad, a la situación de la competencia, etc. (Fea, 1995, p. 169) Establecimiento de los objetivos organizacionales Existen muchos tipos de objetivos en una organización y cada uno desempeña una función diferente. Una distinción principal se encuentra entre los objetivos oficialmente establecidos o en misión de la organización, y los objetivos operativos que la organización persigue de hecho (Daft, 2005 p. 55.) Establecimiento de los objetivos organizacionales La definición de objetivos es una cuestión de gran importancia para cualquier empresa. Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos establecer prioridades, disponer de unos estándares para comparar los resultados efectivamente obtenidos, unificar esfuerzos y cohesionar criterios. La determinación de objetivos se convierte en la fase inicial de la planificación. […] Objetivo es una condición futura deseada por la organización: …debe ser definido por adelantado, describe una meta hacia cuyo logro se dirigen los esfuerzos. (Díez de Castro, Redondo, Barreiro y López, 2007, p. 174.) Misión y visión La visión expresa las aspiraciones y el propósito fundamentales de la organización y apela por el común corazón y la razón de sus integrantes. Formular una visión infunde alma al planteamiento de la misión si éste no la tiene. Con el tiempo, tal vez cambien los planteamientos tradicionales de la misión (por ejemplo, establecer los negocios en que participa la empresa) pero la visión perdura durante generaciones. […] La mayoría de las organizaciones no formula su visión. Por lo general sólo cuenta con un planteamiento de misión. La misión es el propósito o razón de ser de una empresa; su planteamiento suele responder a preguntas básicas como 1) ¿En qué negocio participamos?, 2) ¿Quiénes somos?, 3) ¿Cuál es nuestra intención? Puede describir la organización en términos de las necesidades de los clientes que desea satisfacer, los bienes o servicios que ofrece o presta o los mercados a los que atiende en la actualidad o que pretende servir en el futuro (Hellriegel, Jackson y Slocum, 202, p. 194.) Fundamentos y etapas e la planeación Es conveniente aclarar que los fundamentos de la planeación aplica para los tres niveles, esto tiene que ver con la justificación teórica de su naturaleza o razón de ser. Esta justificación teórica se basa en una serie de principios que se deben cumplir. Fundamentos y etapas e la planeación Factibilidad. Los planes deben ser realizables; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. […] Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. […] Flexibilidad. Al elaborar un plan siempre es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a condiciones inesperadas. [...] Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de la filosofía, la visón, la misión y los objetivos de la organización, de tal manera que sean consistentes y armónicos en cuanto al equilibrio y la interrelación que debe existir entre todas las partes del plan y todas la áreas de la organización. [...] Del cambio de estrategia. cuando un plan enfrenta condiciones no previstas, ya sean oportunidades o amenazas en un entorno inusual, será necesario ajustarlo y crear estrategias alternas (Münch, 2005, pp. 15-17.) Fundamentos y etapas e la planeación Etapas de la planeación ( Münch y García,2004, pp. 70-103). I) Propósitos: las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue, en forma permanente o semipermanente, un grupo social, 2) Premisas: …son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollar el plan, 3) Objetivos: …son los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico, 4) Estrategias: son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas, 5) Políticas: son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización, 6 ) Programas: Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución, 7) Presupuestos: es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan, 8) Procedimientos: …establecen el orden cronológico y al secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo . Herramientas y técnicas de la planeación La creciente competencia y la gran demanda y exigencias del consumidor en cuanto a calidad, flexibilidad, rapidez, funcionalidad y bajos costos han puesto no sólo a las organizaciones en revolución sino a las personas implicadas en éstas. Tendencias, técnicas y nuevas filosofías apuntan a un futuro en el que las habilidades de las compañías deben responder de manera rápida y decisiva a los cambios, ya que de eso dependerá la permanencia de éstas en el contexto actual. Para contribuir a esto se han desarrollado un sin número de técnicas, herramientas, estrategias y filosofías para mejorar el desempeño organizacional, como son JIT (Just in Time), TQC (Total Quality Control), Mejoramiento Continuo, Empowerment, Planeación Estratégica, Outsourcing, Prospectiva Estratégica, Benchmarking, etc., las cuales algunas veces son implementadas y forman parte de la organización, mientras que otras sólo son utilizadas mientas están de moda (Lafaurie, 2003, P.11.) Herramientas y técnicas de la planeación La técnica consiste en: ...manera de hacer las cosas, métodos para la obtención de un resultado dado. Entre ellas puede citarse la presupuestación, la contabilidad de costos, técnicas de planeación y control en red como la técnica de evaluación y revisión de programas ( Program Evaluation and Review Technique, PERT) o el método de la ruta critica (critical Path Method, CPM), el control de la tasa de rendimiento de la inversión y diversos procedimientos de desarrollo organizacional… (Koontz y Weihrich, 1998, p. 16.) Conclusión Ha quedado claro que cuando planeamos una de nuestras actividades cotidianas, cumplimos una serie de principios y sin saberlo nos ayudan a lograr lo que nos propusimos hacer. Planear en las empresas es algo similar, pero mucho más complejo. La función la realizan los directivos y/o administradores por ser una función de tipo racional y sistemática. Conclusión La teoría administrativa es básica para encontrar lo fundamentos de la planeación, estos son principios universales que se deben analizar desde le dinámica de los nuevos paradigmas que enfrentan las organizaciones. Estos nuevos paradigmas obligan a los directivos a utilizar técnicas y herramientas más sofisticadas para poder alcanzar los objetivos planeados. Para aprender más López, A. (2005). La planeación estratégica en la pequeña y mediana empresa: una revisión bibliográfica. Consultado el 1 de octubre de 2015: http://brd.unid.edu.mx/la-planeacion-estrategica... Bibliografía Claude, G. y Álvarez M. (2005). Historia del pensamiento administrativo. México: PEARSON /Educación. Correa, M. (2002). Las empresas trasnacionales y su estrategia en la red de producción mundial en Tendencias de la globalización en el nuevo milenio. (Coordinadores: María Antonieta Correa Serrano y Roberto Gutiérrez Rodríguez) México: Universidad Autónoma Metropolitana – Xochimilco. Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México: THOMSON. Díez de Castro, J., Redondo, C., Barreiro, B., López, M. (2007). Administración de empresas. Dirigir en la sociedad del conocimiento. España: Ediciones Pirámide Fea, U. (1995). Hacia un nuevo concepto de empresa occidental. La empresa dinámica en calidad total. Colombia: Alfaomega / marcombo. Hellriegel, D., Jackson, S., y Slocum, J. (2002). Administración. Un enfoque basado en competencias. México: Thompson Editores. Koontz, H. y Weihrich, H. (1998). Administración una perspectiva global. México: McGraw Hill. Münch, L. (2005). Planeación estratégica. México: Editorial Trillas. Münch, L. y García, J. (2004). Fundamentos de administración. México: Editorial Trillas. Cibergrafía Fernández, E y Pino, L. (2005). Filosofía y ética gerencial para las empresas del siglo XXI. Consultado el 1 de octubre de 2015: http://www.redalyc.org/pdf/993/99318830003.pdf Lafaurie, M. (2003). Análisis comparativo de las herramientas estratégicas más conocidas en nuestro medio empresarial. Consultado el 1 de octubre de 2015: http://intranet.ebc.edu.mx/contenido/student/archivos/analisis_c omparativo.pdf López, A. (2005). La planeación estratégica en la pequeña y mediana empresa: una revisión bibliográfica. Consultado el 1 de octubre de 2015: http://www.redalyc.org/pdf/1250/125015749006.pdf The free dictionary. (2007). Fundamentar. Consultado el 1 de octubre de 2015: http://es.thefreedictionary.com/fundamentar