Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 1 ELABORA: Equipo Gestión del Conocimiento y Talento CARGO: N/A Humano. FIRMA: REVISA: Ninfa Vega Monsalve CARGO: Director de Gestión del FIRMA: Conocimiento y Talento Humano. APRUEBA: Jorge Salazar CARGO: Director Tratamiento. Nacional de FIRMA: 1. OBJETIVO Evaluar el desempeño y resultados del empleado frente a las funciones, responsabilidades, roles y áreas encargadas. De acuerdo con los requerimientos descritos en el profesiograma de cada uno de los cargos o acuerdos del contrato. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Fundación, en distintos periodos que pueden ser: Evaluación periodo de prueba: Se evaluará el desempeño del empleado antes de cumplirse la quinta parte de su contrato inicial. Evaluación de desempeño y resultados: Se evaluará cada año el desempeño laboral de los empleados. Evaluación de seguimiento: Se evaluará el desempeño del empleado cada que sea solicitado por el jefe inmediato o se esté presentando alguna situación que lo requiera. 3. DEFINICIONES Competencia: Son los requerimientos indispensables para la ejecución de un cargo; en estas competencias se tienen en cuenta, la aplicación de conocimientos basados en la educación, formación y experiencia, así como las habilidades específicas para el desempeño de las labores. Evaluación de desempeño: Herramienta para medir el nivel de cumplimiento de los requisitos del cargo de un empleado. Plan de mejoramiento: Conjunto de actividades definidas para fortalecer las competencias con baja calificación en el empleado. Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 2 4. CONDICIONES GENERALES La metodología a utilizar es la entrevista de resultados, que busca crear un ambiente de evaluación conjunta (Jefe+empleado), en donde pueda analizarse los resultados concretos de los compromisos del cargo, tomarse decisiones para la mejora y documentar el proceso. ¿Cuáles son las etapas del proceso de la evaluación de desempeño? ¿Por qué es importante la evaluación de desempeño? La evaluación del desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procura obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las personas que tiene a su cargo la dirección de las labores de otros empleados deben evaluar el desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar. Un sistema de evaluación de desempeño debe identificar los elementos relacionados con el desempeño, medirlos y proporcionar retroalimentación a los empleados y al departamento de personal. Si las normas para la evaluación del desempeño no se basan en elementos relacionados con el puesto, pueden traducirse en resultados imprecisos o subjetivos. Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 3 Contando con un sistema formal y sistemático de evaluación, es posible identificar a los empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen. Así mismo, ayuda a evaluar los procedimientos de reclutamiento, selección y capacitación; incluso las decisiones sobre promociones internas, compensaciones y otras, dependen de la información sistemática y bien documentada disponible sobre el empleado. ¿Cuáles son las ventajas de la evaluación de desempeño? Mejora el desempeño, mediante la retroalimentación. Políticas de compensación: puede ayudar a determinar quiénes merecen recibir aumentos. Decisiones de ubicación: las promociones, transferencias y separaciones se basan en el desempeño anterior o en el previsto. Necesidades de capacitación y desarrollo: el desempeño insuficiente puede indicar la necesidad de volver a capacitar, o un potencial no aprovechado. Planeación y desarrollo de la carrera profesional: guía las decisiones sobre posibilidades profesionales específicas. Imprecisión de la información: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la información sobre el análisis de puesto, los planes de recursos humanos o cualquier otro aspecto del sistema de información del departamento de personal. Errores en el diseño del puesto: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la concepción del puesto. Desafíos externos: en ocasiones, el desempeño se ve influido por factores externos como la familia, salud, finanzas, etc., que pueden ser identificados en las evaluaciones. ¿Por qué evaluar? Qué evaluar no es algo trivial. El qué evaluar es consecuencia lógica de la claridad acerca de ¿por qué evaluar? En términos genéricos la evaluación tiene por objetivos: certificar, regular, informar (Condemarín, 2000), todos ellos input necesarios para la toma de decisiones y la autorregulación del sistema organizacional. Para dar curso a estos objetivos el “qué evaluar” debe considerar: Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 4 ¿Cuándo evaluar? Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 5 ¿Quién evalúa? Todo depende del método seleccionado por la empresa, de acuerdo a los distintos puntos de vista a los que se somete el desempeño del trabajador y a las miradas que la institución considere pertinente, en una analogía de una evaluación que mira el trabajo desde sus resultados, sus entornos y los agentes que tienen que ver con el mismo, tanto como jefes, el propio empleado, sus colaterales y subalternos, así como los usuarios, clientes o beneficiarios reales y potenciales de los resultados del mismo trabajador que se evalúa.; ésta puede ser de 180 ó 360 grados (dependiendo de cuántas fuentes o miradas se consideren), ¿Qué se evalúa? La evaluación anual de desempeño laboral de los empleados de la Fundación Hogares Claret, se ha diseñado desde dos componentes: competencias y resultados y habilidades, la cual implica una mirada más integral de las personas que vincula sus características personales con su desempeño laboral y con los resultados en su trabajo, promoviendo el reconocimiento de los logros y aportes individuales. Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 6 Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 7 ¿Cómo evaluar? Antes de empezar con las evaluaciones de desempeño, te recomendamos, observar los siguientes videos: Experiencias exitosas en la evaluación de desempeño: Parte 1: https://www.youtube.com/watch?v=8Q_XylSzRAg Parte 2: https://www.youtube.com/watch?v=u35NcfIkLzU Instrucciones para los jefes realizar la evaluación de desempeño: Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 8 ¿Qué se debe tener en cuenta cuando se realiza evaluación de desempeño? Tom Peters, (Chiavenato, 1994)1, destaca que la evaluación de desempeño, debe acatar siete recomendaciones: 1. La evaluación de desempeño debe ser constante: la evaluación no debe ser un acontecimiento anual, semestral o periódico. Debe montarse sobre la base de la retroalimentación diaria y cotidiana, en vez de ser una sorpresa para la persona. 2. La evaluación es, y debe ser, una tarea que requiere mucho tiempo. Tiempo para retroalimentar cada evaluación, tiempo de preparación para la evaluación, tiempo dedicado a reuniones de evaluación conjunta y tiempo de trabajo en grupo para consultar colegas y conversar con el evaluados. 3. Las categorías de evaluación deben ser pocas (superior, satisfactorio) para evitar cualquier forma de clasificación forzada. 4. Reducir la complejidad de los procedimientos y los formularios de evaluación formal. 5. Los objetivos de la evaluación deben ser claros y explícitos, para destacar lo que se pretende de lograr y jalonar el desempeño. 6. Las decisiones de retribución salarial deben ser públicas. La confidencialidad no permite que las personas sepan quien tiene éxito. Las recompensas financieras deben ser divulgadas y destacadas abiertamente. 7. La evaluación formal debe ser solo una parte del reconocimiento general del desempeño de la persona. El desempeño excelente debe ser festejado y celebrado públicamente. 4.1. Descripción PASO # 1 2 3 DESCRIPCIÓN Definir y socializar la programación para evaluar el talento humano de la Fundación. Informar al personal a su cargo con anticipación la realización de la evaluación de desempeño laboral. Realizar la evaluación y diligenciar el formulario web RESPONSABLE Director de Gestión del Conocimiento y Talento Humano Empleado con personal a cargo Empleado de la Fundación FORMATO No aplica No aplica Formato F-02 “Evaluación de Desempeño Laboral” PAGINA WEB 1 idee Código: P-01 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Versión: 07 Fecha: 16/10/2013 Página: 9 4 5 6 Analizar los resultados generales de la evaluación, identificando brechas comunes a cargos, por regional, programa y país. Comunicar los resultados de la evaluación a todo el país e identificar brechas para ser intervenidas a través de formación. Elaborar plan de formación transversal y enviar información sobre formación específica a cada regional para que inicien la realización de la formación que se requiere. Software de evaluación y desempeño laboral Director de Gestión del Conocimiento y Talento Humano Director de Gestión del Conocimiento y Talento Humano No aplica Coordinador de formación F-03-Plan de formación Coordinador de formación 4.2. Criterios de calificación. La evaluación de desempeño tiene las siguientes opciones de calificación: 1: Cuando el empleado no cumple con el aspecto evaluado. 2: Cuando el empleado cumple con el 25% del aspecto evaluado. 3: Cuando el empleado cumple con el 50% del aspecto evaluado. 4: Cuando el empleado cumple con el 75% del aspecto evaluado. 5: Cuando el empleado cumple con el 100% del aspecto evaluado. Para ver la cartilla sobre el proceso http://es.calameo.com/read/002841613b345f7414e28 de evaluación 5. ANEXOS Formato F-02 “Evaluación de Desempeño Laboral”- Formulario Web da clic aquí: