CONCEPTO TÉCNICO – ATENCIÓN DERECHO DE PETICIÓN “APLICACIÓN PROTOCOLO PARA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON FINES PROBATORIOS” Para responder la petición, es importante reiterar lo establecido en el artículo 1° de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el cual faculta al Archivo General de la Nación para fijar los principios y reglas generales que regulan la función archivística del Estado y trazar la política archivística nacional, toda vez que su naturaleza jurídica se enmarca en señalar, de forma general, el cumplimiento de las disposiciones que se debe acatar las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en los correspondientes procesos y normativa de la función archivística y gestión documental. Con base en lo anteriormente expuesto, procedemos a resolver su pregunta: ¿hace parte integral del alcance de la aplicación del citado protocolo en la labor de digitalización, la realización de las labores de partición de las imágenes del expediente por tipo documental y la tipificación de los mismos de conformidad con los tipos documentales especificados en la Tabla de Retención Documental de la serie a la cual corresponde el expediente? En primer lugar hay que tener en cuenta que el “Protocolo de digitalización de documentos con fines Probatorios” es una GUIA, publicada por el Archivo General de la Nación, la cual fue preparada por el Comité de Reprografía en el año 2011 y que tiene como objetivo que: “la imagen del documento copiado llevase consigo la autenticidad y fuerza probatoria del original, para así contar cuando se requiera, con una copia que represente los atributos del documento físico.”1; lo anterior implica que dicho documento no tiene carácter jurídico y por ende obligatorio, sino que es una mirada técnica a cómo realizar el procedimiento de digitalización, atendiendo los requisitos previstos en las normas jurídicas colombianas. De otra parte, el Protocolo de Digitalización con Fines Probatorios, plantea en todos sus componentes el respeto a los procesos asociados al Programa de Gestión Documental, que es obligatorio para todas las entidades del estado y demás organizaciones que se tengan que acoger a la Ley 594 de 2000; entre ellos la actividad de foliación, que permite identificar claramente cada hoja de la documentación que pertenece a cada expediente, por lo que lo ideal sería que se mantuviera dicha organización, una vez se digitalice el expediente, y esto se logra mediante una digitalización mediante la producción de ficheros simples que corresponden cada uno a la imagen de una cara de cada folio o mediante la elaboración de un fichero tipo multipágina donde queda claro donde comienza y donde termina cada folio y cuantos folios componen el expediente. Situación que será difícil reflejar en “una única imagen que contenga la totalidad de los folios que conforman el expediente”2, lo anterior, sin olvidar que las Tablas de retención Documental solo listan series y subseries documentales, con sus respectivas disposiciones finales, determinadas por la valoración documental. 1 Tomado de la página 5 del Protocolo de Digitalización con fines probatorios. 2 Transcrito de la solicitud del Doctor Erik Rincón La presente petición se expide a solicitud del interesado y bajo el alcance señalado en el artículo 28 de la Ley 1437 de Enero 18 de 2011. Cordialmente, JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ Subdirector de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico - TIADE Anexos: N/A Proyectó: Carlos Enrique Rojas Neira, Profesional Especializado Subdirección TIADE Jorge William Triana Torres, Profesional Especializado Revisó: Jhon Alexander González Flórez. Subdirector TIADE. Archivado en: PQR.