Proceso de digitalización y eliminación de documentos.

Ref. 1-2013-4022 - 4435/2013/SGC - 420
Asunto: Concepto Técnico ! Proceso de digitalización y eliminación de documentos.
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el Nº 1-20134022, relacionada con la solicitud de información sobre las leyes y las especificaciones técnicas
para la digitalización de archivos de una empresa y destruir los originales y si existe algún tipo
de restricciones con algunos documentos, como destrucción de contratos y pagos parafiscales,
entre otros. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes términos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la
Nación viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.
Es importante que la Entidadacogiendo las recomendaciones establecidas por el AGN y a
través de la responsabilidad que tiene el Comité Interno de Archivo, formule la política de
archivo y gestión documental con sujeción a lo establecido en la Ley General de Archivos y en
especial lo señalado en el artículo 6° del Decreto 2609 de 2012 y estar acorde con sus propias
características y necesidades, administrativas, funcionales, documentales, legales y fiscales.
Igualmente conviene recordar algunas disposiciones legales y técnicas que sugerimos tener en
cuenta para cuando el Comité Técnico de Archivo estudie las modificaciones a la política de
archivo y de gestión documental:
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÌSTICAS
La Ley 594 de 2000 en su Art. 19. establece que las entidades podrán incorporar tecnologías
de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se cumpla con los
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requisitos de organización archivística de los documentos y realización de estudios técnicos
para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la
información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
De esta manera, la digitalización como técnica reprográfica puede ser aplicada a cualquier tipo
de documento, siempre y cuando la aplicación de este procedimiento corresponda a una
decisión fundamentada en la política de archivo y gestión documental de la Entidad, según lo
estipulado en el Decreto 2609 de 2012 que reglamenta el Título V de la Ley General de
Archivos sobre Gestión de Documentos, y se dé cumplimiento al protocolo de digitalización
establecido por el Archivo General de la Nación, de modo que se garantice que el documento
reproducido es una copia veraz, fiable, autentica e integra tal como el original y se asegure su
accesibilidad y permanencia a través del tiempo.
Sin embargo, la digitalización de documentos de ninguna manera implica la eliminación o
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que en ningún caso los documentos de valor histórico o de conservación permanente podrán
ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio,y el Acuerdo 04 de 2013
en su Art. 15 establece que la disposición final de los documentos, en este caso la eliminación,
ha de realizarse con fundamento en instrumentos archivísticos como las tablas de retención
documental !TRD, que de acuerdo con la valoración de los documentos, contienen el listado de
series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se establece su disposición final.
Teniendo en cuenta los valores administrativos, fiscales, legales, tecnológicos y científicos que
seguramente son atribuibles a la información que se gestiona en su entidad, los efectos que
ésta puede tener para las decisiones de instancias judiciales, de la empresa privada e
instituciones gubernamentales, y los aportes para la investigación histórica en los diferentes
campos del conocimiento, es necesario tener en cuenta los procedimientos que técnicamente
exige la digitalización certificada para la atribución de valor probatorio, a fin de que los
documentos reproducidos se constituyan en copias de respaldo en cas o de pérdida o deterioro
de los papeles originales.
DISPOSICIONES LEGALES
! Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). El Art. 19 de esta leyestablece que las
entidades podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático y el Art. 49 estipula que en ningún caso los documentos
de valor histórico o de conservación permanente podrán ser destruidos, aunque hayan
sido reproducidos por cualquier medio.
! Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el Título V de la Ley General de Archivos sobre
Gestión de Documentos, el cual en el capítulo IV establece los lineamientos que rigen
para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
! La Circular Externa 002 de 2012 del AGN. Refiere las recomendaciones para las
diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de
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documentos, para la administración de documentos de archivo que se originan en sus
sistemas de información.
! Circular Externa 005 de 2012 del AGN. Mediante la cual se recomienda cómo llevar a
cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de
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! Acuerdo 04 de 2013 del AGN. Estableceen su Art. 15 el procedimiento para la
eliminación de documentos con fundamento en las tablas de retención documental !
TRD.
Para este efecto, como herramienta procedimental de la digitalización, puede consultar la Guía
Nº 5 Cero Papel en la Administración Pública -Digitalización Certificada de Documentos, en el
link www.preservandoparaelfuturo.org., así como la matriz en la que se presentan las principales
normas técnicas internacionales de diferentes organismos de normalización como:
ISO,AFNOR,BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOR, Australian Standard, la cual podrá consultar
en:http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas-y-publicaciones/herramientaslineamientos .
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el Art. 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
LILLIANA M AYORGA TOVAR
Encargada de las Funciones de la Subdirección de Tecnologías de Información
Archivística y Documento Electrónico
Anexos: N/A
Copia:
N/A
Proyectó: Claudia Cecilia Castillo Segura ! Profesional Especializado Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos.
Revisó: Carlos Enrique Rojas Núñez ! Coordinador Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos.
Lilliana Mayorga Tovar Encargada de las Funciones de la Subdirección TIADE.
Archivado en: Oficina Asesora Jurídica - Serie Documental: Conceptos Técnicos.
REGISTRO ELECTRONICO
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