PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 ELABORO: 2013-07-25 REVISÓ: 2013-08-05 APROBO: 2013-09-26 CONSEJO DIRECTIVO EQUIPO PROYECTO DE MEJORA MERCEDES CASTRO B. FERNEY CHAPARRO D. GESTIÓN Y CONOCIMIENTO LUIS FELIPE TORRES Presidente FRANCISCO PIEDRAHITA DIAZ Director Ejecutivo GIOVANNI NAVARRETE Secretario PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 1 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. VINCULACIÓN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. RELACIÓN DE INSTRUCTIVOS Y FORMATOS. CONTROL DE REGISTROS. AUTORÍA. CONTROL DE CAMBIOS. ANEXOS . PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 2 de 10 1. OBJETIVO Establecer las responsabilidades y actividades que se deben seguir para la identificación, análisis, documentación y gestión de potenciales conflictos de interés de ONAC con sus grupos de interés y en particular con los organismos relacionados. Con el fin de asegurar que las actividades de dichos organismos no comprometen la confidencialidad, objetividad e imparcialidad de las acreditaciones. 2. ALCANCE El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC, con la participación de las partes interesadas representadas en el Consejo Directivo, debe identificar, analizar y documentar la relación con los organismos relacionados para determinar potenciales conflictos de interés, tanto si surgen dentro del organismo de acreditación como de las actividades de los organismos relacionados, para tomar las acciones apropiadas donde se identifiquen conflictos. Nota 1: Las normas y procedimientos del sistema de gestión referenciados en este documento, se entienden como la última versión de ellos o como la versión en período de transición, cuando aplique. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Se siguen las definiciones generales de las normas y documentos referenciados en el numeral 3.1 y 4 y abreviaturas descritas en la Guía de términos usados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC GU-1.3-02, y el R-AC-01. Organismos relacionados: es una entidad legal separada, que está vinculada al organismo de acreditación por propiedad común o acuerdos contractuales. (según la nota 1 del numeral 4.3.7 de la ISO/IEC 17011) Partes interesadas: partes con interés directo o indirecto en la acreditación (según la definición de 3.14 de la ISO/IEC 17011), por ejemplo: Consejo Directivo. Los intereses directos: tienen interés directo en la acreditación aquellas personas que desarrollan actividades de evaluación de la conformidad, se hayan sometido o no a la acreditación, así como los organismos de carácter gremial o corporativo cuyo objeto principal sea representar intereses de organismos de evaluación de la conformidad. Tiene interés indirecto todo aquel, distinto de los anteriores, que usa o confía en los servicios de evaluación de la conformidad y los organismos gremiales cuyo objeto principal sea diferente al de la representación de organismos de evaluación de la conformidad.; Grupos de Interés: Los grupos de interés se refieren a: Organismo relacionado (según la nota 1 del numeral 4.3.7 de la ISO/IEC 17011) Potencial organismo relacionado (Organización que de acuerdo a los estudios sobre la acreditación se pueda convertir en un organismo relacionado). Partes interesadas (según la definición de 3.14 de la ISO/IEC 17011) PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 3 de 10 1.1 Documentos de definición NTC-ISO/IEC 17011 Evaluación de la conformidad. Requisitos Generales para los Organismos de Acreditación que realizan la acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad. NTC-ISO/IEC 17000 Evaluación de la Conformidad. Vocabulario y Principios Generales. NTC-ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. Guía de términos usados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia GU-1.3-02 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Documentos relacionados IAAC MD002 Políticas y Procedimientos para Acuerdos de Reconocimiento Multilateral entre Organismos de Acreditación. IAF/ILAC A5 IAF/ILAC Multi-Lateral Mutual Recognition Arrangement: Application of ISO/IEC 17011 ONAC R-AC-01 Reglas del servicio de Acreditación. ONAC PR-2.4-01 Procedimiento para el diseño, desarrollo e implementación de servicios de acreditación ONAC PR.4.2-01 Procedimiento de evaluación de organismos de evaluación de la conformidad ONAC PR-4.3-01 Procedimiento de decisión ONAC PR-3.3-02 Procedimiento de apelaciones ONAC PR-1.3-02.Procedimiento de control de registros ONAC PR-3.3-01 Procedimiento para manejo de quejas formuladas por terceros contra organismos acreditados por ONAC ONAC IN-4.2.6-01Instructivo, Control y seguimiento del proceso de evaluación ONAC PR-5.7-03 Procedimiento para el mantenimiento de la calificación de expertos técnicos, evaluadores y evaluadores líderes ONAC PR-3.3-03 Procedimiento para evaluar la satisfacción del cliente. 5. VINCULACIÓN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DE SISTEMA DE GESTIÓN En la tabla No. 1 y en la figura No. 1 se relacionan las actividades a las que se aplica el enfoque funcional, se muestra la vinculación de este documento con los procesos del sistema de gestión y se establece la Dirección responsable de su implementación. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 4 de 10 Tabla No. 1 RELACIÓN ENFOQUE FUNCIONAL D S Definición de conflictos de interés para la prestación de servicios de acreditación. R A UBICACIÓN DENTRO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS 1 Nivel N/A N/A N/A 2 Nivel 3 Nivel 1. Dirección. 1.4 Posicionamiento de imagen. N/A S: Selección D: Determinación R: Revisión A: Atestación Figura No. 1 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PROCESOS DE PRIMER NIVEL DIRECCIÓN RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Dirección Ejecutiva PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 5 de 10 Figura No. 2 REPRESENTACIÓN GRÁFICA PROCESO DE SEGUNDO NIVEL. ENTIDADES REGULADORAS Y S.N.C ASOCIADOS PLAN ESTRATEGICO DIRECCION ESTRATEGICA 1.1 RESULTADOS PLAN ESTRATEGICO PLANEACIÓN ESTRATEGICO IMAGEN ESTRUCTURA Y PROCESOS 1.3 GESTIÓN DE PROYECTOS ESTRATEGICOS 1.2 PÚBLICO EN GENERAL POSICIONAMIENTO DE IMAGEN 1.4 ESTRUCTURA ORG. NECESIDADES S.N.C. GESTIÓN DE ONAC 1.5 MARCO REGULATORIO DE LA ACREDITACIÓN NIVEL DE SATISFACCIÓN CONTROL ORGANIZACIONAL 1.6 CLIENTES BENEFICIOS ASOCIADOS NECESIDADES RESULTADOS EVALUACIÓN DE GESTIÓN ORGANISMOS ACREDITADOS GESTIÓN CONFIANZA PROCESO 2,3,4,5 ENTIDADES REGULADORAS 6. PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES. PARTICIPANTE Consejo Directivo RESPONSABILIDAD 1. 2. Director Ejecutivo 1. Participar en la identificación, análisis y documentación de la relación de ONAC con los organismos relacionados para determinar potenciales conflictos de interés, tanto si surgen dentro de nuestra Corporación, como de las actividades de los organismos relacionados. Donde se identifiquen conflictos, tomar las acciones apropiadas. Identificar y si es necesario, presentar las propuestas de actualización al Consejo Directivo a las directrices del análisis de conflicto de interés, en la medida en que haya cambios en el entorno que impliquen nuevos organismos relacionados o modificación de las condiciones de los actuales. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 6 de 10 Comité de conflicto de Interés 1. Estudiar las propuestas de incorporación de Organismos Relacionados e identificar y analizar los potenciales conflictos de interés, en representación del Consejo Directivo. Responsable Sistema Gestión 1. Asegurar la adecuada implementación del presente procedimiento en todos los niveles de la organización. Mantener actualizadas a las partes interesadas de las diferentes modificaciones que se realicen al análisis de organismos relacionados y conflicto de interés. Informar a las partes interesadas las decisiones del comité de conflicto de interés y en particular las relacionadas con la actuación de ONAC, para mantener la imparcialidad de las decisiones. 2. 3. Personal Directivo y operativo de las áreas administrativa y técnica, internos o contratados bajo cualquier modalidad. 7. 1. 2. Acatar e implementar en sus labores diarias las disposiciones y orientaciones del presente procedimiento y las establecidas en la matriz de conflicto de interés y organismos relacionados. Informar sobre los potenciales conflictos de interés, tanto si surgen dentro de ONAC como de las actividades de los organismos relacionados. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 7.1 Identificar grupos de interés. Los grupos de interés con los cuales ONAC interactúa se identifican en el formato “Identificación de grupos de interés ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés" (FR-1.6-12), en ella se categorizan los grupos de interés y se describen las relaciones con los mismos. Las categorías de los grupos de interés son: - Organismo relacionado - Potencial organismo relacionado - Partes interesadas 7.2 Designar miembros Comité de Conflicto de Interés Cuando se identifica la necesidad de establecer relaciones contractuales con nuevas personas naturales o jurídicas, la Dirección Ejecutiva evalúa la necesidad de definir condiciones adicionales para la relación con la nueva entidad o de vincularla a una categoría ya creada. En caso que ONAC requiera establecer nuevas categorías, el Director Ejecutivo convoca al Comité de Conflicto de Interés, para realizar el análisis y documentar las relaciones y los potenciales conflictos de interés. El Comité de conflictos de interés está conformado por integrantes del Consejo Directivo, que a su vez forman parte de sus Comité Administrativo y Técnico, según lo define el reglamento del comité de conflicto de interés. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 7 de 10 7.3 Identificación y calificación de potenciales conflictos de interés. Los potenciales conflictos de interés se determinan en el formato “Identificación de grupos de interés ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés" (FR-1.6-12). El Comité de Conflicto de Interés realiza el análisis de potenciales conflictos de interés, calificando con “1” (uno) cuando identifica que existe un posible conflicto y con “0” (cero) cuando no existe. Los criterios de evaluación para determinar potenciales conflictos de interés son: Que la alta dirección de ONAC u otras formas comunes de administración, se compartan con el grupo de interés. Ejemplo: Que ONAC cuente con un centro de formación para los OEC y la Dirección sea la misma que la del Organismo de Acreditación. Personal común con el grupo de interés. Ejemplo: Que exista personal de los evaluadores o expertos, pertenecientes a los OEC. Que el grupo de interés tenga influencia en las políticas o actividades de ONAC. Ejemplo: Consejo Directivo Que el grupo de interés tenga influencia en las decisiones de acreditación. Ejemplo: Comité de acreditación y de apelación Que el grupo de interés tenga influencia en el resultado de una evaluación para la acreditación. Ejemplo: Evaluadores lideres Excedentes financieros compartidos. Ejemplo: Que se realice seminarios donde se debe contratar un operador logístico que organice dicho evento. Que el grupo de interés comparta el mismo nombre y/o logo. Ejemplo: Realización de cursos foros, seminarios donde el logo de ONAC o su nombre esté en la publicidad del evento. Los certificados, reportes o informes de los OEC, donde se utilice el logo del ONAC. Se realiza la sumatoria de los siete criterios evaluados, lo cual puede oscilar entre “0” (cero) y “7” (Siete). En el caso que el total sea “0” es porque no se identifican potenciales conflictos de interés, si es igual o superior a “1” (uno) se señala como grupo de interés con el cual se identifica un potencial conflicto de interés y se definen acciones para salvaguardar la confidencialidad, objetividad e imparcialidad de las acreditaciones. En la medida que el total sea igual a “7” o esté cerca a este valor significa que el potencial conflicto de interés es mayor. Cuando el potencial conflicto de interés sea 3 o mayor a 3, se deben establecer salvaguardas para proteger la imparcialidad, en este caso en la matriz FR.1.6-12 se da identifica esta condición como NO ACEPTABLE. Cuando el valor sea menor a 3 no requiere definir salvaguardas dentro de ONAC, para protegerlo de un potencial conflicto de interés. Situación que se identifica en la matriz FR.1.6-12 como ACEPTABLE. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 8 de 10 7.4 Acciones para controlar los conflictos de interés. En los casos que se identifiquen potenciales conflictos de interés se deben establecer las acciones que eviten la materialización de tal conflicto. Estas acciones se registran en el formato “Identificación de grupos de interés ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés" (FR-1.6-12). Como una acción preventivas se puede aplicar el procedimiento para la gestión del riesgo PR-1.6-05, especialmente en aquellos casos de potenciales conflictos de interés calificados por encima de “4” (Cuatro). ONAC establece medidas de prevención de conflictos de interés y afectación de la imparcialidad, en la aplicación de: Estatutos, Código de Actuación Ética (D-ORG-004) Código de Buen Gobierno de ONAC (capítulo 2 del Título VI “Control de los Órganos de Dirección”). Acuerdo confidencialidad personal interno ONAC (FR-1.5-01). Acuerdos de confidencialidad para externos (FR-1.5-02). Acuerdos de confidencialidad Grupos Técnicos Asesores - GTA 7.5 Revisión y aprobación. Una vez establecida matriz de análisis de conflictos de interés o cada vez que se identifique un nuevo grupo de interés, el Director Ejecutivo, realiza lo indicado en el numeral 7.2 del presente procedimiento y cita a una reunión conjunta del Comité Técnico y Administrativo del Consejo Directivo, con el fin que estén representados todos los intereses, para la aprobación de la inclusión del grupo de interés. En caso que el Director Ejecutivo presente directamente al Consejo Directivo la identificación de un grupo de interés, no se requerirá análisis y aprobación previa del Comité de Conflicto de Interés, ni del comité conjunto administrativo y técnico, porque ésta la realizará el Consejo Directivo en la reunión ordinaria o extraordinaria. 7.6 Socialización y divulgación. El documento “Identificación de grupos de interés ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés" (FR-1.6-12) se divulga internamente para que todas las personas involucradas tengan conocimiento y sean conscientes de los potenciales conflictos de interés y las acciones que se han establecido para evitarlos. Así mismo se publica en el portal web de ONAC y en los casos que aplique se envía a los organismos relacionados para recibir alguna retroalimentación al respecto. 8. CONTROL DE REGISTROS Todos los registros generados por la aplicación de este procedimiento se deben controlar de acuerdo con lo establecido en el procedimiento PR-5.5-01 “Procedimiento para el control de registros”. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS. PR-1.6-04 Versión 02 Página 9 de 10 9. DOCUMENTOS POR CONSULTAR - El Análisis de Organismos Relacionados: es el documento que contiene el análisis de realiza ONAC con el propósito de mantener la debida IMPARCIALIDAD, lo cual exige asegurar que las actividades de los organismos relacionados no comprometen la confidencialidad, objetividad e imparcialidad de las acreditaciones de ONAC. Los documentos asociados al análisis de organismos relacionados, son el Código de actuación ética y el Código de Buen Gobierno. 10. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS FR-1.6.12 Matriz de análisis de conflictos de interés del ONAC y sus grupos de interés Acuerdo confidencialidad personal interno ONAC (FR-1.5-01) Acuerdos de confidencialidad para externos (FR-1.5-02) Código de Actuación Ética (D-ORG-004) Acuerdos de confidencialidad Grupos Técnicos Asesores Reglamento del Comité Administrativo del Consejo Directivo Versión Fecha de aprobación 1 2012-08-08 2 2013-09-26 Resumen de cambios Creación del procedimiento para la identificación, análisis y documentación de potenciales conflictos de interés con organismos relacionados Revisión, corrección y aprobación de la estructura general del procedimiento, por parte del Consejo Directivo.