RH-IN-03: Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión 1. Propósito Establecer las actividades necesarias para la elaboración de los informes de fin de gestión que deben presentar el jerarca superior administrativo y los titulares subordinados de la Administración, como parte de la rendición de cuentas, de conformidad con el artículo 12 de la Ley General de Control Interno, con lo que se busca garantizar la transparencia y continuidad de las funciones de la institución. 2. Alcance Este documento aplica para todos los funcionarios de la institución que deben presentar el informe de fin de gestión al finalizar su nombramiento en el puesto por la razón que fuere: miembros de la Junta Directiva, Regulador General, Regulador General Adjunto (a), intendentes, directores generales, directores y jefaturas. Aplica también para la Dirección de Recursos Humanos como responsable de prevenir por escrito, así como asegurar que el informe sea accesible al sucesor y al público en general. 3. Documentos relacionados Directriz R-CO61 de la Contraloría General de la República: Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión Ley N°8292: Ley General de Control Interno 4. Responsabilidades Es responsabilidad del Regulador General aprobar lo estipulado en este documento. Es responsabilidad del Director (a) General de Operaciones y el Director (a) de Recursos Humanos velar por el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos prevenir por escrito a los jerarcas o titulares subordinados sobre la obligación de cumplir con la directriz R-CO61 de la Contraloría General de la República, realizar la entrega de los informes a los sucesores y asegurar el acceso público al compendio de los informes de gestión anteriores. Es responsabilidad de los funcionarios que deben presentar el informe de fin de gestión, cumplir con todos los lineamientos establecidos en este instructivo. 5. Términos Fin de gestión: Cese de la ejecución de determinado puesto por cualesquiera razones (promoción, permuta, renuncia, despido). Versión 1 10 de junio de 2015│ p.1/6 RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión Informe de fin de gestión: Es un documento mediante el cual el jerarca o titular subordinado rinde cuentas, al concluir su gestión, sobre los resultados relevantes alcanzados, el estado de las principales actividades propias de sus funciones y el manejo de los recursos a su cargo. Jerarca: superior jerárquico del ente y que ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, ya sea unipersonal o colegiado. En el caso de la institución se refiere a los miembros de la Junta Directiva. Sucesor: Se refiere a los nuevos jerarcas y titulares subordinados designados para asumir los puestos de los funcionarios respectivos que dejan su cargo, indistintamente de la causa de la finalización. Titular subordinado: Es el funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Para la institución, los titulares subordinados son los intendentes, directores generales, directores y jefaturas. 6. Abreviaturas y acrónimos ARESEP: Autoridad Reguladora de Servicios Públicos DECI: Departamento de Comunicación Institucional DRH: Dirección de Recursos Humanos RG: Regulador General 7. Descripción del instructivo El fundamento para que los jerarcas y titulares subordinados presenten el informe de fin de gestión, se encuentra en el artículo 12 de la Ley General de Control Interno (Ley N°8292), como se muestra a continuación: Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo. b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley. e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa. Dentro de los principales elementos que considera la Directriz R-CO-61 de la Contraloría General de la República (CGR), se encuentran los siguientes: Períodos de gestión menores a un año. Cuando la gestión del jerarca o del titular subordinado no sobrepase un año, los plazos mencionados en la directriz anterior se ajustarán al periodo dentro del cual ejerció su cargo. Resguardo del principio de confidencialidad de la información. En el informe de fin de gestión se deberá respetar el deber de confidencialidad sobre aquellos documentos, asuntos, hechos e información que posean ese carácter por disposición constitucional o legal. Versión 1 10 de junio de 2015│ p.2/6 RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión Destinatarios. Los jerarcas y titulares subordinados deben presentar el respectivo informe de fin de gestión de manera impresa y en formato digital ante los destinatarios que seguidamente se indican, según corresponda: En el caso del jerarca, el informe de fin de gestión lo debe presentar ante quien lo nombró o designó, con una copia para quien vaya a sucederlo en el cargo. En los casos en que el jerarca sea un órgano colegiado, cada uno de sus integrantes presentará individualmente ese documento. En el caso de un titular subordinado, el informe de fin de gestión lo debe presentar a su superior jerárquico inmediato, con una copia para su sucesor. En todos los casos anteriores se deberá remitir copia del informe a la respectiva unidad institucional encargada de la gestión de recursos humanos. Plazo para la presentación del informe de fin de gestión. Los jerarcas y titulares subordinados deben presentar el informe de fin de gestión al respectivo destinatario a más tardar el último día hábil de labores, indistintamente de la causa por la que deja el cargo. En caso de que la salida del funcionario se produzca en forma repentina deberá presentar el informe diez días hábiles contados a partir del último día en que estuvo en el cargo. 7.1 Elaboración y presentación del informe de fin de gestión Actividad Responsable 1. Comunica mediante oficio al Director (a) de Recursos Humanos la finalización de los nombramientos de los puestos de miembros de la Junta Directiva (SJD), e intendentes, directores generales, directores y jefaturas (Regulador General). Esto se debe realizar con una anticipación no menor a un mes calendario al movimiento. 2. Comunica mediante oficio al jerarca o titular subordinado saliente, la responsabilidad de presentar el Informe de fin de gestión según lo dispuesto en el inciso “e” del artículo 12 de la Ley de Control Interno, el cual debe ser entregado a más tardar el último día hábil de labores, excepto si se trata de una salida repentina, para lo cual contará con diez días hábiles posteriores al último día en el que estuvo en el cargo. 3. Elabora el Informe de fin de gestión, de acuerdo con los aspectos establecidos en la directriz R-CO-61 de la Contraloría General de la República: Presentación: contiene la presentación del documento al destinatario, mediante un resumen ejecutivo del contenido del informe. Resultados de la gestión: debe contener al menos lo indicado en Listado de resultados de la gestión (Anexo 1) 4. Entrega el Informe de fin de gestión debidamente firmado, impreso y en versión digital, al superior jerárquico y remite una copia a la Dirección de Recursos Humanos (DRH). En el caso de jerarcas, como los miembros de Junta Directiva y el Regulador SJD Registro Oficio emitido Regulador General Director Recursos Humanos (a) Oficio emitido Funcionario saliente Informe de fin de gestión Funcionario saliente Informe de fin de gestión Versión 1 10 de junio de 2015│ p.3/6 RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión General, el destinario de su informe es quién lo designó, es decir la Asamblea Legislativa y el Consejo de Gobierno. 5. Revisa que el Informe de fin de gestión del funcionario saliente haya sido efectivamente entregado y cumpla con los lineamientos establecidos en la Directriz R-CO-61 de la Contraloría General de la República (CGR). En caso que no haya sido entregado o haya incumplimientos con la directriz, comunica mediante oficio al superior jerárquico del funcionario saliente la situación, con copia al mismo funcionario. 6. Solicita al Departamento de Comunicación Institucional (DECI), la publicación del Informe de fin de gestión en la sección respectiva en la página web institucional, de manera que se facilite el acceso al mismo, por parte de cualquier ciudadano interesado. 7. Una vez que los sucesores de los jerarcas o titulares subordinados asuman el puesto, les entrega una copia digital del Informe de fin de gestión de su antecesor. También se deben mantener disponibles las copias de los informes para efectos de consultas de ciudadanos interesados, así como de cualquier órgano de control externo o interno, utilizando los medios que disponga el Departamento de Gestión Documental (DEGD) 8. Mantiene el registro actualizado de los jerarcas y titulares subordinados que al final de su gestión cumplieron o no, con la presentación del Informe de fin de gestión, el cual debe estar a disposición para consultas de quien lo requiera. Funcionario DRH Informe de fin de gestión Funcionario DRH Funcionario DRH Funcionario DRH 5. Control de cambios Fecha Apartado Descripción Justificación Versión 1 10 de junio de 2015│ p.4/6 RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión 6. Aprobaciones Preparado por: Revisado por: Aprobado por: [Original impreso firmado] [Original impreso firmado] Firma / Fecha Paolo Varela Brenes Especialista Dirección General de Estrategia y Evaluación (DGEE) Firma / Fecha Rodolfo González Blanco Director General Dirección General de Operaciones (DGO) [Original impreso firmado] [Original impreso firmado] Firma / Fecha Carlos Luis Salazar Padilla Profesional Dirección de Recursos Humanos (DRH) [Original impreso firmado] Firma / Fecha Mayela Sequeira Castillo Directora Dirección de Recursos Humanos (DRH) Firma / Fecha Ricardo Matarrita Venegas Director General Director General de Estrategia y Evaluación (DGEE) [Original impreso firmado] Firma / Fecha Dennis Meléndez Howell Regulador General Versión 1 10 de junio de 2015│ p.5/6 RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión 7. Anexos Anexo 1: Listado de resultados de la gestión Resultados de la gestión. Esta sección del informe deberá contener, al menos, información relativa a los siguientes aspectos: • Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la unidad a su cargo, según corresponda al jerarca o titular subordinado. • Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad, según corresponda al jerarca o titular subordinado. • Estado de la auto evaluación del sistema de control interno institucional o de la unidad al inicio y al final de su gestión, según corresponda al jerarca o titular subordinado. • Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional o de la unidad, al menos durante el último año, según corresponda al jerarca o titular subordinado. • Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la unidad, según corresponda. • Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad, existentes al inicio de su gestión y de los que dejó pendientes de concluir. • Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a la unidad, según corresponda. • Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad, según corresponda, si el funcionario que rinde el informe lo estima necesario. • Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario que rinde el informe la instancia correspondiente enfrenta o debería aprovechar, si lo estima necesario. • Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República. • Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración. • Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna. Versión 1 10 de junio de 2015│ p.6/6 RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión