INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP ENTIDAD QUE RECOMIENDA RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS INFORME EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DICTÁMENES Al Jefe de Control de Activos Gerencia de Auditoría 1. Ejecutará el Plan de Capacitación para el manejo del sistema Oracle, para el personal de Control de Activos y servidores que tienen como responsabilidad el cierre de AFP'S, a Interna objeto de registrar, controlar y monitorear los bienes. DAI-AI-02052015/24093-14-2014 Cumplida Al Gerente de Recursos Humanos 2. Dispondrá a la Analista encargada del área de la Gerencia de Finanzas que priorice la contratación del personal para Control de Activos en el Bloque 7 y se limite la rotación del personal, a efecto de que haya continuidad en las labores. Gerencia de Auditoría Interna DAI-AI-02052015/24093-14-2014 Cumplida OBSERVACIONES La Jefe de Control de Activos en memorando PAM-FIN-2015-00012 de 10 de septiembre de 2015 señaló que, el Gerente de Finanzas, en memorando 00001-PAM-EP-FIN-2015 de 21 de enero de 2015aprobó la planificación de trabajo anual 2015, en el que consta la capacitación del módulo Oracle al personal de Campo y Quito. Además, señaló que, el personal de Control de Activos, continuamente efectúa capacitaciones a su personal y al de otros departamentos sobre temas relacionados con activos fijos, y que, se mantiene una comunicación continua con el personal relacionado con las reclasificaciones de bienes y el cierre de los AFP’s, a través de correos electrónicos y reuniones de trabajo. Mediante correo electrónico del 23 de octubre de 2015 señalo que el proceso de selección de personal para las 2 vacantes en la Coordinación de Control de Activos Fijos, concluyo el 9 de octubre del 2015; y; el proceso de selección de Analistas de Control de Activos se inició la tercera semana de septiembre del 2015, al momento se ha reclutado a 20 candidatos y realizado las entrevistas de recursos humanos y pruebas psicotécnicas; sin embargo, la regularización y aprobación de la autoridad nominadora de las acciones de personal para los Coordinadores y la aplicación de la evaluación técnica en el proceso de contratación de Asistentes están en proceso y se estima concluir hasta el 15 de noviembre del 2015; por esta razón solicita ampliación de plazo para el cumplimiento hasta la fecha antes citada. En tal virtud, esta Gerencia autorizó la ampliación del plazo solicitado, con Memorando 00766-PAM-AI-2015 de 30 de octubre de 2015. Al 30 de noviembre de 2015 esta Gerencia no recibió reportes de avances que evidencie el cumplimiento de la recomendación. Mediante correo electrónico de 15 de diciembre de 2015 el Jefe Zonal de Recursos Humanos envía la documentación que sustenta la contratación de personal para los puestos de coordinadores y analistas debidamente aprobados por la Gerencia General. Por lo expuesto, se da cumplimiento a esta recomendación. MEDIOS DE VERIFICACIÓN GRC GRC Al Jefe de Control de Activos 3. Capacitará al personal de Control de Activos en el proceso de AFP's para que brinden asesoría y gestionen con los Controladores de Costos de las unidades administrativas el cierre de los AFP's, a objeto de registrar los activos en el libro de Propiedad, Planta y Gerencia de Auditoría Equipo. Interna DAI-AI-02052015/24093-14-2014 Cumplida La Jefe de Control de Activos en memorando PAM-FIN-2015-00012 de 10 de septiembre de 2015 señaló que el personal de Control de Activos, continuamente efectúa capacitaciones a su personal y al de otros departamentos sobre temas relacionados con activos fijos y el análisis y procesos de aprobación de los AFP’s. Respecto a la gestión con los Coordinadores de Costos de las unidades relacionadas con el cierre de los AFP’s, comunicó que mantienen comunicación continua a fin de efectuar la reclasificación de los bienes y proceder con el cierre; así también en reuniones de trabajo tratan temas relacionados con el manejo de activos, AFP’s y novedades detectadas. Sin embargo, señaló que no es responsabilidad de esta Jefatura capacitar a los servidores encargados del cierre de los AFP’s , ya que los Controladores de Costos dependen de cada área usuaria y entre sus tareas está el efectuar el cierre de AFP’s, tal como consta en la disposición del Gerente General en memorando 00033-GG-PAM-EP-2014 de 12 de septiembre de 2014. GRC En proceso El Coordinador de Control de Activos Fijos Zona Oeste con memorando PAM-CAF-PYM-20150005 de 6 de octubre de 2015 comunicó las acciones efectuadas por el área como avance para el cumplimiento de la recomendación, señalando que, han efectuado la regularización de las líneas de inventario de los 32 bienes que corresponden al AFP 4006101; se identificaron los bienes pendientes de registro y bienes que no cumplieron con los conceptos de activos; sin embargo, informan que las actividades de ordenamiento de información y registro siguen en curso, debido a que aún está pendiente el registro en la nueva base de datos “Activos Depreciables, Amortizables y Bienes de Control”, por lo que solicitaron ampliación de plazo hasta el 31 de marzo de 2016. Del análisis realizado por Auditoría Interna y considerando los avances demostrados por el área, esta Gerencia autorizó la ampliación solicitada mediante Memorando 00751-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015. GRC Cumplida El Gerente Financiero mediante memorando PAM-EP-FIN-2015-155 de 8 de octubre de 2015, señaló que, en septiembre de 2015 aprobó el Manual de Procedimientos para la Administración y Control de Activos Fijos, mismo que fue revisado por la Jefe de Control de Activos Fijos y el Jefe de Logística y Materiales. El numeral 9.2 del referido Procedimiento contiene todo en cuanto a Amortización. Con estas actividades, se da cumplimiento a la recomendación. GRC Al Coordinador de Control de Activos Zona Oeste 4. Registrará como Altas los bienes que constan en el Inventario 2012; previo la conciliación con el Libro de Propiedad, Planta y Equipo; así como, los 32 bienes Gerencia de Auditoría depreciables que corresponden al AFP 4006101; y, otros sin documentación de soporte. Interna DAI-AI-02052015/24093-14-2014 Al Gerente de Finanzas Gerencia de Auditoría 5. Dispondrá al Jefe de Control de Activos, elabore un procedimiento mediante el cual se Interna defina la administración, registro y control de los bienes amortizables, que será entregado DAI-AI-0205para su revisión y aprobación. 2015/24093-14-2014 1 de 3 PETROAMAZONAS EP h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP ENTIDAD QUE RECOMIENDA RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS INFORME EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DICTÁMENES OBSERVACIONES MEDIOS DE VERIFICACIÓN En proceso La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00025 de 8 de octubre de 2015, comunicó sobre los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 6; sustentando la insistencia de los Coordinadores de Control de Activos Zona Oeste y de la Jefatura de Control de activos al personal de Facilidades y Construcciones en solicitar la entrega de reportes de los AFP´s cerrados, dicho requerimiento no ha sido atendida hasta la fecha de cumplimiento de la recomendación; por lo que solicitó ampliación de plazo hasta el 31 de marzo de 2016. Del análisis realizado por Auditoría Interna y de acuerdo a lo señalado por el Jefe de Control de Activos Fijos, la ampliación del plazo permitirá la ejecución y el cierre de estos procesos. En tal virtud, esta Gerencia con Memorando 00753-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada . GRC Cumplida En correo electrónico de 13 de octubre el Gerente de Tecnología de la Información, comunica que, en Conjunto con la Jefatura de Control de Activos se definió, los ajustes en el módulo de Activos Fijos del sistema Oracle Financials y el cálculo y registro de la amortización a aplicar para los bienes amortizables, de acuerdo a la Ley de Hidrocarburos. Estos cambios entraron en producción el 8 de octubre del 2015. Con estas actividades, se da cumplimiento a esta recomendación GRC Cumplida El Gerente de Finanzas, en memorando PAM EP-FIN-2015-122 de 31 de agosto de 2015, señaló que, con memorando PAM EP-FIN-2015-119 de 24 de agosto del mismo año, dispuso a la Jefe de Control de Activos difundir al personal lo solicitado en la recomendación. Por tal motivo, la Jefe de Control de Activos, en correo electrónico de 26 de agosto de 2015, dispuso a todo el personal de Control de Activos dar estricto cumplimiento a la disposición emitida por la Gerencia Financiera; además que, efecto de las observaciones del personal de campo tanto de activos fijos, como de las demás unidades administrativas, han tomado las acciones necesarias en el inventario levantado para toda la operación producto del traspaso de PEC a PAM, efectuando un proceso de validación y depuración de la información. GRC En proceso La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00025 de 8 de octubre de 2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 9; sustentando que de 290 bienes se han ubicado 254; es decir, se considera un avance de cumplimiento del 87%, quedando pendiente la localización de 36 bienes para lo cual solicita ampliación de plazo hasta el 31 de marzo del 2016. Del análisis realizado por Auditoría Interna y de acuerdo a lo señalado por el Jefe de Control de Activos Fijos, la ampliación del plazo permitirá la ejecución y el cierre de estos procesos. En tal sentido, esta Gerencia con Memorando 00753-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada . GRC Cumplida Mediante memorando PAM-FIN-2015-00008 de 20 de julio de 2015 la Jefe de Control de Activos Fijos dispuso a los Coordinadores de Constatación Física, informar las acciones tomadas para el cumplimiento de esta recomendación. La Jefe de Control de Activos en memorando PAM-FIN-2015-00012 de 10 de septiembre de 2015, señaló que con memorando PAM-FIN-2015-00008 de 20 de julio de 2015, dispuso el cumplimiento de esta recomendación; por lo que, los Coordinadores de Constatación Física, con memorando interno 006-PAMEP-CAF-LA-2015 de 27 de agosto de 2015 informaron del procedimiento, recursos, limitaciones y plan anual de levantamiento de constatación física del 2016, mismo que fue aprobado el 28 de agosto de 2015. Además, en este memorando constan las actividades efectuadas durante el 2014 y 2015, mismas que igual que la del 2016 se han efectuado de conformidad con lo que establece el Procedimiento para Constatación Física de Bienes, Equipos e Instalaciones, Activos Fijos y Bienes de Control de PETROAMAZONAS EP. GRC Al Jefe de Control de Activos 6. Dispondrá a los Coordinadores de Control de Activos, procedan a registrar los bienes en el Libro de Propiedad, Planta y Equipo que constan en los proyectos cerrados por la Gerencia de Auditoría Gerencia de Facilidades, Ingeniería y Construcciones y definirá el proceso de entrega de Interna los bienes amortizables mediante la formulación de las Actas de entrega recepción a las DAI-AI-0205unidades administrativas. 2015/24093-14-2014 Al Gerente de Tecnología de la Información Gerencia de Auditoría 7. Verificará que el Consultor conjuntamente con la Supervisora de Aplicaciones de Interna Negocios y el Jefe de Control de Activos, definan en el módulo de Activos Fijos del DAI-AI-02052015/24093-14-2014 sistema Oracle Financials, el software para el cálculo y registro de la amortización a aplicar para los bienes amortizables, de acuerdo a la Ley de Hidrocarburos. Al Gerente de Finanzas 8. Dispondrá al personal que participe en la validación de los inventarios físicos y/o Gerencia de Auditoría levantamientos cuando se realice con terceros, revisen que la información sea correcta y Interna confiable previo a emitir el informe final para la liquidación del contrato. DAI-AI-02052015/24093-14-2014 Al Jefe de Control de Activos Gerencia de Auditoría Interna DAI-AI-02052015/24093-14-2014 9. Dispondrá al Coordinador de Control de Activos de la Zona Oeste, continúe con el levantamiento de los equipos en todas las locaciones a objeto de localizar los 290 bienes que constan en el inventario entregado por la empresa SGS Ecuador S.A., pendientes de validación. Al Jefe de Control de Activos 10. Dispondrá al Coordinador de Constatación Física que en el mes de septiembre de cada año presente el Plan Anual de Levantamiento de Constatación Física de todos los Gerencia de Auditoría Bloques, que contemplará entre otros la entrega del Informe adjuntando las Actas de inicio y cierre y el detalle de los bienes constatados, no ubicados, y su estado para que se Interna proceda a la baja; y, conciliados con el libro de Propiedad, Planta y Equipo. DAI-AI-02052015/24093-14-2014 2 de 3 PETROAMAZONAS EP h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP ENTIDAD QUE RECOMIENDA RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS INFORME EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DICTÁMENES OBSERVACIONES MEDIOS DE VERIFICACIÓN En proceso Mediante memorando PAM-FIN-2015-00009 de 20 de julio de 2015 la Jefe de Control de Activos Fijos dispuso a los Coordinadores de Control de Activos Zonales, informen sobre las acciones tomadas para el cumplimiento de esta recomendación. La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00033 de 29 de octubre de 2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 11, sustentando el levantamiento físico de activos en 10 bloques y adjunta archivo fotográfico de los bienes; y se reorganizo la información de activos fijos mantenida en Oracle R12, ASM y de categorías contables. Sin embargo, al considerar que las actividades de identificación, reclasificación y en algunos casos renombrar a activos fijos debe ser realizado en todos los bloques de PETROAMAZONAS E.P., se estima que la elaboración del catálogo completo tomará mínimo un año por esta razón solicitan ampliación de plazo para el cumplimiento hasta el 30 de septiembre de 2016. De acuerdo al análisis realizado esta Gerencia con Memorando 00767-PAMAI-2015 de 30 de octubre de 2015, autoriza la ampliación de plazo solicitada. GRC En proceso La Jefe de Control de Activos Fijos, con memorando PAM-FIN-2015-00025 de 8 de octubre de 2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 12; sustentando que se realizaron las actas de entrega recepción de bienes; y, se organizaron grupos de trabajo para efectuar la conciliación del libro, Propiedad, Planta y Equipo; actividad que aún se encuentra en proceso, por lo que solicitó ampliación de plazo hasta el 31 de marzo de 2016. Del análisis realizado por Auditoría Interna y de acuerdo a lo señalado por el Jefe de Control de Activos Fijos, esta Gerencia con Memorando 00753-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada . GRC En proceso La Gerente de Campo Bloque 7, con memorando PAM-GER-PYM-2015-001 de 5 de octubre de 2015, comunicó los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 13; señalando que de 63 bienes identificados para el análisis se solicitaron bajas de 9 bienes depreciables y 16 bienes amortizables; sin embargo, 38 bienes entre amortizables y depreciables se encuentran aún en proceso de análisis de sus condiciones operativas, por lo que solicitó ampliación de plazo para el cumplimiento de esta recomendación hasta el 31 de marzo de 2016. Del análisis realizado por Auditoría Interna y considerando los avances demostrados por el área, esta Gerencia con Memorando 00752-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada . GRC En proceso La Gerente de Campo Bloque 7, con memorando PAM-GER-PYM-2015-002 de 5 de octubre de 2015, comunicó sobre los avances efectuados para el cumplimiento de la recomendación 14; señalando que se dio la disposición a los Gerentes y Coordinadores del Bloque 7, quienes identificaron 25 ítems susceptibles para el proceso de baja y se generó la solicitud respectiva; sin embargo, consideran que deben continuar evaluando activos que no se encuentren en operación y que no sean factibles sus reparaciones, por lo que solicitó ampliación de plazo para el cumplimiento de esta recomendación hasta el 31 de marzo de 2016. Del análisis realizado por Auditoría Interna y considerando los avances demostrados por el área, esta Gerencia con Memorando 00752-PAM-AI-2015 de 14 de octubre de 2015, autorizó la ampliación solicitada . GRC Al Jefe de Control de Activos 11. Dispondrá a los Coordinadores de Control de Activos Zonales que en los inventarios físicos y/o levantamientos se incluya las respectivas fotografías a base de las cuales se elaborará el respectivo Catálogo a fin de unificar los criterios para la identificación de los Gerencia de Auditoría bienes. Interna DAI-AI-02052015/24093-14-2014 Al Jefe de Control de Activos Gerencia de Auditoría 12. Dispondrá a los Coordinadores de Control de Activos Zona Oeste que una vez que concluyan el proceso de levantamiento de los activos actualicen el libro de Propiedad, Interna Planta y Equipo, y elaboren las respectivas Actas de entrega recepción a las unidades DAI-AI-02052015/24093-14-2014 administrativas. Al Gerente de Campo 13. Dispondrá a los servidores responsables de las diferentes unidades administrativas Gerencia de Auditoría que a base de las disposiciones legales vigentes, elaboren los informes de los bienes que Interna se encuentran en estado de obsoletos, inservibles o en mal estado, adjuntando las DAI-AI-0205justificaciones y respaldos pertinentes, que se remitirán a la Jefatura de Mantenimiento 2015/24093-14-2014 para que se proceda con el trámite para su baja, en los casos que amerite, los que permanecerán bajo la custodia de los Coordinadores de Materiales. Al Gerente de Campo 14. Dispondrá a los Operadores de campo que analicen la posibilidad de dar uso a los Gerencia de Auditoría bienes que se encuentran embodegados o que se emita el respectivo informe para el Interna proceso de baja. DAI-AI-02052015/24093-14-2014 3 de 3 PETROAMAZONAS EP h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal