INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP ENTIDAD QUE RECOMIENDA RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS INFORME EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DICTÁMENES Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP 1. Dispondrá que el Gerente Legal y el Jefe de Cadena Logística y Materiales, actualicen el procedimiento para la adquisición de bienes mediante Órdenes de Compra en el Exterior, en el cual, se describirán las actividades a ser aplicadas para este tipo de contrataciones, que entre otros, incluirá al servidor responsable del control y cumplimiento, documento que será puesto en conocimiento del Directorio para su Contraloría General aprobación. del Estado DASE-0048-2015 En proceso Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP 2. Dispondrá que el Gerente Legal conjuntamente con el Jefe de Cadena Logística y Contraloría General Materiales, incluyan en las condiciones generales de las Órdenes de Compra a un servidor quien será el responsable de cumplir y hacer cumplir las obligaciones del Estado DASE-0048-2015 establecidas en este instrumento legal. Cumplida Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP La Jefe de Materiales con memorando No. PAM-EP-MTL-2016-00259 de 04 de abril de 2016 solicito ampliación de plazo hasta el 2 de junio de 2016 para el cumplimiento de esta recomendación, en virtud de que la actualización del Instructivo de Compras de Materiales depende de la emisión del Procedimiento para Contrataciones PAM-EP-ECU-LG-PRC-06 mismo que se encuentra en proceso de revisión de la Jefatura de Contratos y la Gerencia General. Esta Gerencia concedió la ampliación solicitada mediante memorando PAM-EP-MTL-2016-00259 de 4 de abril de 2016. La Jefe de Materiales con memorando No. PAM-EP-MTL-2016-00406 de 01 de junio de 2016 comunicó que debido a que el procedimiento de Contratación PAM-EP-ECU-LGL-010-PRC-001-06 se encuentra en espera de ser tratado por el Directorio y considerando que el cumplimiento de esta recomendación depende del mencionado procedimiento requiere una nueva ampliación de plazo hasta el 2 de septiembre de 2016. Considerando que el cumplimiento de esta recomendación depende de la aprobación del procedimiento de Contrataciones esta Gerencia aprobó por segunda ocasión la ampliación de plazo solicitada, mediante memorando 00573-PAM-EP-AI-2016 de 6 de junio de 2016. La Gerente Legal con Memorando No. PAM-EP-LGL-2016-00202 de 28 de abril de 2016 comunicó que se ha procedido a modificar los Términos y Condiciones Generales, de la Orden de Compra incluyendo el numeral 33 denominado "Administrador de la Orden de Compra " en el que se manifiesta que el administrador de la orden será el usuario aprobador de la requisición de la orden compra en oracle y/o funcionario designado por el mismo, este cambio fue aprobado por Gerencia General con memorando No. PAM-EP-LGL-2016-00192 de 28 de abril de 2016. Del análisis realizado esta Gerencia da por cumplida la recomendación. MEDIOS DE VERIFICACIÓN GRC GRC En memorando PAM-EP-MTL-2016-00246 de 1 de abril de 2016, la Jefe de Logística y Materiales dio a conocer las acciones tomadas respecto al proceso de transferencia de dominio de la tubería rechazada, señalando que se requiere la gestión del agente aduanero para continuar con el proceso; por lo que solicitó ampliación de plazo para el cumplimiento de la recomendación hasta el 1 de julio de 2016. La En memorando PAM-EP-MTL-2016-00246 de 1 de abril de 2016, la Jefe de Logística y Materiales dio a conocer las acciones tomadas respecto al proceso de transferencia de dominio de la tubería rechazada, señalando que se requiere la gestión del agente aduanero para continuar con el proceso; por lo que solicitó ampliación de plazo para el cumplimiento de la recomendación hasta el 1 de julio de 2016. La Gerencia de Auditoría Interna concedió la ampliación de plazo solicitada, en memorando 00417-PAM-EP-AI-2016 de 7 de abril de 2016. 3. Dispondrá que el Gerente Legal, el Jefe de Cadena Logística y Materiales y el Coordinador de Importaciones, realicen las acciones administrativas y legales que permitan finiquitar la situación de la tubería (tubing y casing) rechazada que se encuentra en la empresa verificadora, a fin de que PETROAMAZONAS EP deslinde sus responsabilidades sobre los mismos. Contraloría General del Estado DASE-0048-2015 OBSERVACIONES En proceso La Jefe de Materiales con Memorando PAM-EP-MTL-2016-00449 de 13 de junio de 2016 indicó que el área de importaciones de PETROAMAZONAS EP entrego las cartas de autorización de transferencias de dominio junto con toda la documentación soporte requerida por el agente aduanero de la empresa WUXI SEAMLESS OIL PIPE CO. LTDA; sin embargo, con correo de 9 de mayo de 2016 la empresa antes mencionada indicó que esperan el pago de las facturas presentadas a PETROAMAZONAS EP hace más de un año para pagar los impuestos generados en la transferencia, por tanto, dada la negativa del proveedor para el cumplimiento de las gestiones hasta que PETROAMAZONAS EP cancele los montos adeudados, solicitó una nueva ampliación de plazo gasta el 15 de diciembre de 2016. Del análisis realizado esta gerencia aprobó la ampliación de plazo con Memorando 00653-PAM-EP-AI-2016 de 17 de junio de 2016. GRC Al Gerente General de PETROAMAZONAS EP Contraloría General 4. Dispondrá que el Gerente Financiero conjuntamente con el Jefe de Cadena Logística y Materiales, realicen los trámites ante la empresa Wuxi Seamless Oil Pipe Co. del Estado DASE-0048-2015 Ltd., con el objeto de recuperar los valores pagados en más por la tubería (tubing y casing) no recibida y por concepto de multas no cobradas. 1 de 2 Cumplida En memorando No. PAM EP-FIN-2016-0039 de 22 de enero de 2016, la Gerente de Finanzas, comunicó que se realizaron los descuentos por USD $ 135,731.14 por diferencia entre cantidad de juntas importadas versus cantidad de juntas recibidas; y, USD $276,548.37 por multas calculadas y no retenidas a tiempo en las OC 24468, 25818, 27394. Del análisis realizado a la documentación y registro contable, esta Gerencia da por cumplida la recomendación. PETROAMAZONAS EP GRC h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP ENTIDAD QUE RECOMIENDA RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS INFORME EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DICTÁMENES OBSERVACIONES MEDIOS DE VERIFICACIÓN Cumplida La Jefe de Materiales con memorando PAM-EP-MTL-2016-00122 de 26 de febrero de 2016 comunicó que para dar cumplimiento a esta recomendación con fecha 10 de junio de 2015 se notificó a todos los almacenes el envío de sellos que contiene los datos de: Identificación del almacén, nombre del servidor responsible, número de cédula de identidad y fecha de recepción; este sello es utilizado en el documento "Recepción de Materiales en Bodega". Del análisis realizado a la documentación presentada, esta Gerencia da por cumplida la recomendación. GRC Al Jefe de Cadena Logística y Materiales Contraloría General 5. Dispondrá que las personas encargadas del ingreso de los bienes en el sistema del Estado ORACLE, incluyan y consignen en el Formulario de Recepción de Materiales en Bodega, DASE-0048-2015 entre otros, la identificación de la bodega, nombre y cargo del servidor responsable de la recepción del material y, fecha de emisión del documento. 2 de 2 PETROAMAZONAS EP h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal