Dirección General Sistema Institucional de Archivos Día Mes 24 07 Pág: 1 De: 3 Año 2013 MX-09-GDF-CPPA-GGFAH-2014 GUÍA GENERAL DE FONDOS DE ARCHIVOS HISTÓRICOS INTRODUCCIÓN En la actualidad los procesos de integración y del manejo de documentos y expedientes requieren de criterios homogéneos que puedan sustentar a la organización archivística, como es el caso de la Guía General de Fondos de Archivos Históricos, como lo establecen los lineamientos generales, para la organización y conservación de los archivos de las Entidades y Organismos del Gobierno del Distrito Federal. OBJETIVO La presente guía tiene como objetivo general dar a conocer los elementos de descripción archivística en lo que respecta al fondo, sección, serie, periodos, volúmenes y metros lineales de los acervos que conforman a este archivo histórico; así como ejemplificar la diferente tipología documental que resguarda a este Organismo. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Coordinar por series documentales, así como la descripción documental a los archivos de este Organismo. 2. Identificar por fase documental y series a los documentos de la CAPREPA. 3. Organizar de acuerdo a los principios de organización archivística a las diferentes series documentales. Dirección General Sistema Institucional de Archivos Día Mes 24 07 Pág: 2 De: 3 Año 2013 DISPOSICIONES GENERALES Aplicación 1. Elaboración de la Guía General de Fondos de Archivos Históricos. 2. Cada Unidad Administrativa del Organismo elaborará su Catálogo de Clasificación Archivística de sus series documentales de todos y cada uno de sus Archivos en Trámite, Concentración e Histórico. 3. Los elementos de descripción son aplicables de la forma más amplia posible a los archivos, sin tener en cuenta su volumen, etapa o espació físico. 4. El orden de integración de los archivos, será Archivo en Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico. 5. La unidad de descripción de cada uno de los archivos será la serie documental. 6. Los elementos de descripción determinados en la Guía son básicos y obligatorios, sin menos cabo de que el Organismo pueda incorporar elementos adicionales, así como convengan a sus necesidades de control. 7. Elaboración del Catálogo de Disposición Documental y sus instrumentos auxiliares, tales como el Calendario de Caducidades, los Inventarios de Transferencias Primaria y Secundaria, este último será para la selección de documentos con valor secundario o histórico o bien a la ejecución de los procesos de baja o depuración documental. 8. La baja documental o depuración es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios; administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. 9. El valor documental es la condición de los documentos de archivo, en atención a su naturaleza y valores primarios de carácter administrativo, legal o fiscal en los archivos de trámite o concentración en razón de sus valores secundarios, evidénciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservación permanente en un archivo histórico. La valoración de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema de Operación Archivística de la CAPREPA. Dirección General Sistema Institucional de Archivos Día Mes 24 07 Pág: 3 De: 3 Año 2013 10. La CAPREPA, cuenta con un formato de Transferencia Secundaria, e instructivo elaborado de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística; Catálogo de Disposición Archivística; Inventario de Archivo Histórico y Calendario de Caducidades, que determinarán la baja definitiva o la guarda y custodia en el Archivo Histórico de la Caja. Excepción 1. En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contengan más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. 2. En los archivos previos al 2008, cuya estructura no esté establecida por serie, sé aplicará para la descripción del nivel inmediato superior. Responsabilidad 1. El Responsable del Archivo de Concentración será el encargado de elaborar la relación de archivos. 2. El Área del Archivo de Concentración de la CAPREPA, será responsable de integrar la Guía General de Fondos de Archivos Históricos. RECOMENDACIONES La Guía General de Fondos de Archivos Históricos, podrá actualizarse anualmente en la fecha que así lo determine el COTECIAD. Para su control interno, la CAPREPA podrá incorporar los elementos descriptivos de aperturas, bajas o transferencias de expedientes o series documentales que sufrieron los archivos durante el año inmediato anterior.