Crecimiento constante de un pionero en la venta de

MICROSOFT WINDOWS NT SERVER 4.0
Crecimiento constante de un pionero en la
venta de productos Farmacéuticos
Farmatodo es una cadena de farmacias que opera desde el año 1918,
cuando el Dr. Rafael Zubillaga, en sociedad con el Sr. José López
Morandi, funda en Barquisimeto la “Farmacia Lara”, dedicada a la venta
de medicinas al mayor y detal. De generación en generación y bajo la
denominación de “Droguería Lara”, el negocio se concentró en el
mayoreo de productos farmacéuticos en diversas ciudades del ámbito
nacional.
Perfil del Cliente
Industria: Sector Farmacéutico
Sitaución
Necesitaban una herramienta de
colaboración que se integrara
mejor con las plataformas
existentes.
Solución
Situación
A partir del año 1984, la empresa experimenta un cambio organizacional, retomando la
actividad de comercialización directa de medicinas. Para ello, se contrató a Dave Sommer,
miembro fundador de Rite Aid (la segunda cadena de farmacias de Estados Unidos), quien
aportó su experiencia y conocimientos e introdujo un nuevo concepto al negocio: la
farmacia autoservicio con descuentos especiales, permanentes y amplia variedad de
productos misceláneos.
El nuevo modelo fue un éxito y contó con gran aceptación por parte del público en cada una de
las sucursales. Como consecuencia, se decidió unificar el nombre de todos los locales; se crea el
nombre Farmatodo y arranca el proceso de crecimiento sostenido. “Nuestro principal logro lo
constituye ser hoy en día la cadena número uno de farmacias de autoservicio en Venezuela, lo
cual ha sido posible gracias a una filosofía de atención al recurso humano y la aplicación de los
sistemas con tecnología de punta requeridos para asumir el reto de la apertura del mercado”,
señaló Erasmo Moreno, Vicepresidente de Sistemas de Farmatodo.
Análisis de la problemática
Inicialmente Farmatodo utilizaba un servidor Lotus Notes como sistema de mensajería. Sin
embargo, necesitaban una herramienta de colaboración que se integrara mejor con las
plataformas existentes. “Necesitábamos una herramienta que nos permitiera aprovechar aún
más las aplicaciones con las que ya estábamos trabajando como Microsoft Word, Microsoft Excel
o Microsoft Internet Explorer, así como un instrumento para controlar las tareas, citas y reuniones
entre nuestro personal”, afirmó Moreno.
Beneficios
Mayor velocidad en las tareas a
realizar, así como mayor facilidad
de uso.
Una mayor coordinación de las
tareas con los empleados
Reducción de costos y mayor
productividad del equipo de
trabajo.
Facilidad de administración.
Software and Services
Windows NT Server 4.0
Windows 2000
Exchange 5.5
Exchange 2000
Outlook
Microsoft Exchange Application
Converter for Lotus Notes
Visual Basic
Workflow Designer for Microsoft
Exchange 2000
Microsoft Office 2000
Luego de evaluar otras opciones en el mercado y con el apoyo de la empresa desarrolladora
ENIAC, Farmatodo decidió migrar de Lotus Notes a Microsoft Exchange 5.5 (inicialmente sólo
para las actividades de mensajería) junto con Microsoft Windows NT Server 4.0 como sistema
operativo para el servidor. Para realizar este primer paso, fue necesario utilizar un conector que
permitió mantener una relación entre los servidores Exchange 5.5 y Lotus Notes. Este conector
permitió, además de extraer la información de los usuarios desde el servidor Notes y colocarla
dentro del Servidor Exchange, permitir el funcionamiento de una aplicación desarrollada por
Farmatodo para realizar solicitudes de mantenimiento en las farmacias.
Al mismo tiempo, se comenzó el proceso de instalación del Outlook en los distintos escritorios.
Este proceso fue paulatino, y se realizó en aproximadamente una semana. ”Los resultados
fueron bastante satisfactorios y se evidenciaron desde el momento mismo de la implantación,
sobre todo en cuanto a la velocidad de desempeño la cual fue mucho más rápida”, apuntó
Moreno.
Posteriormente, se le propuso al cliente migrar hacia una plataforma más actual con Windows
2000 y Exchange 2000 aplicado a todos los usuarios y de este modo, aumentar aún más las
potencialidades del sistema, sobre todo en cuanto al control de trabajos en grupos y la
unificación de información. “Lo que nos impulsó a realizar el cambio fue la facilidad de uso que
representaba la aplicación, así como los niveles de productividad y desempeño que añadiría a
nuestras actividades”, declaró el representante de Farmatodo.
Solución
Para la segunda fase, en la que se actualizó el Servidor Windows NT Server 4.0 a Windows
2000, se hizo primero un respaldo de la información y luego una “migración en sitio” que
duró tan sólo un día. Como parte de esta migración se habilitó el “Directorio Activo” de
Windows 2000 el cual actúa como una autoridad central controlando la seguridad dentro
de la red y permitiendo al sistema operativo verificar la identidad del usuario y controlar
su acceso a los recursos de la red.
Al actuar como un punto de integración y gerencia de tareas, el Directorio Activo permitió tomar
rápidamente los datos más importantes relativos al personal como: teléfonos, direcciones, etc. lo
cuales se encontraban colocados en Exchange 5.5. Este proceso de traspaso de información del
Directorio de Exchange 5.5 al Directorio Activo, fue posible gracias a un conector denominado
“Active Directory Connector”.
Una vez instalado Windows 2000, se procedió a actualizar el Exchange 5.5 al Exchange 2000 el
cual se integra directamente con el Directorio Activo de Windows 2000, una gran ventaja que
facilita y disminuye considerablemente los costos de administración. “La migración fue muy
sencilla y transparente para los usuarios. Duró tan sólo un día y se realizó de un viernes a
sábado debido a que se debía desconectar el servidor por un tiempo. Cuando los empleados
retornaron al siguiente lunes, ya contaban con el nuevo sistema, el cual adoptaron sin mayor
problema ya que desde el punto de vista del usuario no se observó alguna modificación ni
actualización en su respectiva cuenta de clientes Outlook”, afirmó Moreno.
Como etapa final de este proceso, era necesario desincorporar el servidor de Lotus Notes, sobre
el cual aún se estaba manejando un formato de reporte de servicios de mantenimiento que
utilizaba la oficina central, interconectada con la cadena de tiendas conformada por
”Los resultados fueron
bastante satisfactorios y se
evidenciaron desde el
momento mismo de la
implantación, sobre todo en
cuanto a la velocidad de
desempeño la cual fue
mucho más rápida”
Erasmo Moreno
Vicepresidente de Sistemas de
Farmatodo.
aproximadamente 80 sucursales. “Se trataba de un formato sencillo, que llegaba de forma
electrónica al personal de mantenimiento, y ellos designaban los recursos, las personas
encargadas, si era de prioridad, el tiempo de actuación. El ciclo se cerraba con una forma
firmada, pero este proceso era lento y demoraba el flujo de trabajo”, explicó Luis Muñoz Gerente
de Redes y Telecomunicaciones de ENIAC.
ENIAC (la empresa desarrolladora) utilizó la herramienta “Microsoft Exchange Application
Converter for Lotus Notes”, la cual permitió cambiar y reorganizar las “formas” o vistas de Notes
a Outlook, para poder trabajarlas posteriormente en Visual Basic. Con el “Workflow Designer
para Microsoft Exchange 2000”, en sólo dos horas se pudo enriquecer la interfaz gráfica y
organizar los códigos para que el formato de reporte nuevo trabajara sobre Exchange 2000.
Beneficios
Resultados obtenidos con la solución:
Con la implantación de Exchange 2000, Farmatodo observó rápidamente los primeros
resultados, sobre todo en aspectos como:
•
Mayor velocidad en las tareas a realizar, así como mayor facilidad de uso. “Con la plataforma
Microsoft es más directo y se pierde menos tiempo en el envío de mensajes o informaciones
desde Excel o Word”, explicó Moreno.
•
Una mayor coordinación de las tareas con los empleados. “El manejo de citas no la
manejábamos en absoluto, y con esta nueva herramienta se envían las citas a un grupo y
desde cada estación la persona responde si puede o no asistir”, resaltó el representante de
Farmatodo.
•
Reducción de costos y mayor productividad del equipo de trabajo. “Considerando el tiempo
que estamos ganando en ejecutar las tareas diarias, así como la reducción del uso de papel,
estamos optimizando considerablemente la capacidad del recurso humano y material”.
•
Facilidad de administración.
En cuanto a la forma desarrollada para las solicitudes de servicio, la cual fue recientemente
instalada, se espera una notoria disminución de tiempo y mayor efectividad de respuesta con la
optimización de procesos. Dentro de los resultados obtenidos destacan:
•
Interfaz mucho más amigable.
•
Una preconfiguración automática del destinatario del correo.
•
Avisos automáticos de nuevas solicitudes.
•
Posibilidad de establecer automáticamente la prioridad de las solicitudes, así como respuesta
para la solicitud.
•
Validación automática, (“check mark”) en donde el usuario indica que fue atendido.
•
Seguimiento de la solicitud de servicio por medio de un código de numeración.
“En líneas generales yo recomendaría ampliamente los productos Microsoft. Hemos contado con
una excelente estabilidad desde que los instalamos, además de ser muy confiables. Asimismo,
cada vez que hemos tenido algún tipo de duda, ellos han respondido rápidamente. Incluso,
tratándose de un tipo de migración poco común como fue la de nuestro caso, en la que hubo un
“Se trataba de un formato
sencillo, que llegaba de
forma electrónica al personal
de mantenimiento, y ellos
designaban los recursos, las
personas encargadas, si era
de prioridad, el tiempo de
actuación. El ciclo se
cerraba con una forma
firmada, pero este proceso
era lento y demoraba el flujo
de trabajo”.
Luis Muñoz
Gerente de Redes y
Telecomunicaciones de ENIAC.
momento en que no sincronizaron muy bien los equipos, el personal de Microsoft Venezuela
trabajó rápidamente y en conjunto con la sucursal de Estados Unidos para solventar y resolver el
problema de forma inmediata”, confirmó el representante de Sistemas de Farmatodo.
Aprendizajes
El modelo tecnológico que posee Farmatodo, apunta hacia una modernización de las actividades
de colaboración y de trabajos en equipo, con procesos totalmente manejados de forma
electrónica. La eliminación del papel es una de las principales metas.
Además, la creación de un formato electrónico sencillo e inteligente sobre Exchange 2000 para
el reporte de servicios entre distintas sucursales y la oficina central, a través de Internet, ha
abierto muchas posibilidades para expandir este servicio a otras áreas como el proceso de
actualización de inventarios o reportes de status de ventas.