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MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES
DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF
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Contenido
1
GLOSARIO ...................................................................................................... 4
2
INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 7
3
ANTECEDENTES ............................................................................................ 9
4
MARCO DE REFERENCIA ............................................................................ 11
4.1
Marco legal y normativo de la asistencia técnica en el ICBF ............................ 11
4.2
Contexto del modelo de asistencia técnica integral .......................................... 26
4.2.1 Propósito de la asistencia técnica integral a operadores. ........................................... 26
4.2.2 Enfoque y alcance de la asistencia técnica integral a operadores de programas y
servicios .................................................................................................................................... 27
4.2.3 Definición del concepto ............................................................................................... 27
5
OBJETIVOS DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA .............................. 30
5.1
Objetivo general ............................................................................................... 30
5.2
Objetivos específicos........................................................................................ 30
6 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL MODELO DE ASISTENCIA
TÉCNICA............................................................................................................... 31
6.1
Diagnóstico sobre la asistencia técnica integral................................................ 31
6.1.1 Universo de análisis para la elaboración del diagnóstico............................................ 31
6.1.2 Fuentes de información ............................................................................................... 31
6.1.3 Instrumentos para la recolección de información ........................................................ 31
6.1.4 Recolección de información ........................................................................................ 32
6.1.4.1
Consulta con las Direcciones Misionales: .......................................................... 34
6.1.4.2
Consulta con las Coordinaciones Regionales de Asistencia Técnica: ............... 34
6.1.4.3
Consulta con las Coordinaciones de Centros Zonales: ...................................... 38
6.1.4.4
Consulta con los Operadores de programas y servicios misionales: ................. 38
6.2
7
Metodología para el diseño del modelo de asistencia técnica integral .............. 40
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO SOBRE LA ASISTENCIA TÉCNICA ... 44
7.1
Estado actual ................................................................................................... 44
7.1.1 Desde el nivel nacional ................................................................................................ 44
7.1.1.1
Observaciones al lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica
versión 2009 ......................................................................................................................... 44
7.1.1.2
Razones por las cuales la asistencia técnica presenta la actual situación ........ 44
7.1.2 Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones
Regionales de Asistencia Técnica: ........................................................................................... 48
7.1.3 Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones de los
Centros Zonales de Asistencia Técnica: .................................................................................. 58
7.1.4 Diagnóstico obtenido de la consulta realizada a los operadores de programas o
servicios misionales .................................................................................................................. 59
7.1.4.1
Evaluación de los valores ................................................................................... 60
7.1.4.2
Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica ............ 61
7.1.4.3
Evaluación de las normas aplicadas sobre asistencia técnica ........................... 63
7.1.4.4
Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica .......................................... 64
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Análisis comparativo de los diagnósticos por grupo ................................................... 65
7.2
Requerimientos del modelo de asistencia técnica integral ................................ 65
7.3
Atributos del modelo de asistencia técnica integral .......................................... 69
8 MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS
PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF ....................................... 74
8.1
Supuestos utilizados en el diseño del modelo .................................................. 74
8.2
Estructura del modelo....................................................................................... 75
8.2.1 Componentes del proceso ........................................................................................... 76
8.2.1.1
Los insumos y los proveedores de la asistencia técnica .................................... 76
8.2.1.2
La operación de la asistencia técnica ................................................................. 77
8.2.1.2.1 Las modalidades de la asistencia técnica ..................................................... 77
8.2.1.2.2 Los medios para brindar asistencia técnica................................................... 78
8.2.1.2.3 Las temáticas de la asistencia técnica .......................................................... 78
8.2.1.3
Los responsables de brindar la asistencia técnica ............................................. 79
8.2.1.4
Los productos de la asistencia técnica ............................................................... 86
8.2.1.5
Los beneficiarios de la asistencia técnica ........................................................... 91
8.2.1.6
Los mecanismos de control de la asistencia técnica .......................................... 92
8.2.1.7
Los indicadores de la asistencia técnica ............................................................ 92
8.2.2 La interacción de la asistencia técnica con otros procesos. ....................................... 93
8.2.2.1
Sentido de horizonte compartido entre procesos ............................................... 95
8.3
8.3.1
8.3.2
8.3.3
Descripción de la operación del modelo ........................................................... 98
Operación de la asistencia técnica en el nivel zonal ................................................... 98
Operación de la asistencia técnica en el nivel regional............................................. 102
Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional ............................................ 106
9 RUTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ASISTENCIA
TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS
MISIONALES DEL ICBF ..................................................................................... 114
9.1
Cronograma de implementación ..................................................................... 114
ANEXO 1 - Manual de cargo del funcionario(a) que brinda asistencia técnica ... 118
ANEXO 2 - Variables de caracterización de operadores ..................................... 120
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 121
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CAPITULO 1
1
GLOSARIO
Atención integral. Conjunto de acciones y servicios dirigidos a garantizar los derechos
impostergables en salud, nutrición, educación, ciudadanía y protección de manera
concurrente entre la familia, el estado y la sociedad con la finalidad de asegurar el pleno
desarrollo del ser humano1.
Calidad. Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con unos
2
requisitos .
3
Competencia. Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades .
Conjunto de conocimientos (saberes), habilidades (saber hacer) y actitudes (saber estar y
querer hacer) que, aplicados en el desempeño de una determinada responsabilidad o
4
aportación profesional, aseguran su buen logro .
Mejora continua. Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
NOTA El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades
para la mejora es de carácter continuo, a través del uso de los hallazgos de auditoría, las
conclusiones de auditoría, el análisis de datos, la revisión por la dirección y otros medios,
5
y generalmente conduce a la acción correctiva y preventiva .
6
Modelo. Arquetipo o punto de referencia para imitarlo o reproducirlo .Un modelo es la
representación de un objeto, sistema o idea, de forma diferente al de la entidad misma. El
propósito de los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema. Un
modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de éste o una abstracción de las
propiedades dominantes del objeto7.
Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, para
transformar elementos de entrada en resultados8.
1
Norma Técnica de Empresa. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 001. Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación (ICONTEC). 2012
2
Ibid. Página 3.
3
Ibid. Página 3.
4
VELA, Grande. Luis Sagi. Gestión por Competencias. Editorial ESIC. Madrid. 2004.
5
Ibid. Página 4.
6
Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española. Disponible en http://lema.rae.es/drae/?val=modelo
7
Curso virtual de la Universidad Nacional de Colombia. Disponible en:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060010/lecciones/Capitulo1/modelo.htm
8
Ibid. Página 4.
________________________________________________________________________________________
4
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NOTA 1 Los elementos de entrada de un proceso son generalmente resultados o
productos de otros procesos.
NOTA 2 Los procesos de una organización generalmente se planifican y se ponen en
práctica bajo condiciones controladas, para aportar valor.
9
Producto. Resultado de un proceso .
Proveedor. Organización o persona que proporciona un bien, producto o servicio10.
EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un
servicio o información.
NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.
NOTA 2 En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".
Riesgo. Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos11.
NOTA 1 Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o
ambos.
NOTA 2 Los objetivos pueden contemplar aspectos diferentes (por ejemplo, financieros,
salud y seguridad, y metas ambientales) y se pueden aplicar en niveles diferentes
(estratégico, en toda la organización, en proyectos, productos y procesos).
NOTA 3 A menudo el riesgo está caracterizado por la referencia a los eventos potenciales
y a sus consecuencias o a una combinación de ellos.
NOTA 4 Con frecuencia, el riesgo se expresa en términos de la combinación de las
consecuencias de un evento (incluyendo los cambios de circunstancias) y en la
probabilidad de que suceda.
NOTA 5 Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información
relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o
probabilidad.
Servicio. Conjunto de actividades desarrolladas por la organización y los responsables
12
del servicio, orientadas a garantizar el cumplimiento de los objetivos de la modalidad .
9
Ibid. Página 4.
Ibid. Página 4.
Ibid. Página 5.
10
11
________________________________________________________________________________________
5
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Servicio Público de Bienestar Familiar. Se entiende como Servicio Público de
Bienestar Familiar el conjunto de acciones del Estado que se desarrollan para cumplir
en forma integral y permanente con el reconocimiento, la garantía, protección y
restablecimiento de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, así como la
prevención de su amenaza o vulneración y el fortalecimiento familiar. (Decreto 936 de
2013)13.
Sistema Nacional de Bienestar Familiar. El Sistema Nacional de Bienestar Familiar es
el conjunto de agentes, instancias de coordinación y articulación y de relaciones
existentes entre éstos para dar cumplimiento a la protección integral de los niños,
niñas y adolescentes y el fortalecimiento familiar en los ámbitos nacional,
departamental, distrital, municipal. 14.
Transferir. Ceder a otra persona el derecho, dominio o atribución que se tiene sobre
15
algo .
16
Usuario. Persona o entidad que recibe un producto o servicio .
12
Ibid. Página 2.
Decreto 936 de 2013
Decreto 936 de 2013.
15
Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española. Disponible enhttp://lema.rae.es/drae/?val=transferencia
16
Ibid. Página 5.
13
14
________________________________________________________________________________________
6
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CAPÍTULO 2
2
INTRODUCCIÓN
La Ley 1098 de 2006 y el Decreto 0936 de 2013 señalan que es función del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) la prestación del Servicio Público de Bienestar
Familiar junto con las entidades responsables de la garantía de los derechos de niños,
niñas y adolescentes, la prevención de su vulneración, la protección y el restablecimiento
de los mismos. En concordancia, la misión del Instituto es trabajar por el desarrollo y la
protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las
familias colombianas.
Para lograr el cumplimiento de la misión institucional, una de los procesos fundamentales
es la asistencia técnica que debe brindarse a las entidades prestadoras y operadoras de
servicios y programas institucionales. En aras de mejorar la capacidad institucional para
brindar asistencia técnica, la Dirección General del ICBF, se impuso la tarea de diseñar un
modelo17 de asistencia técnica, con carácter integral, dirigido a los operadores y
prestadores de servicios institucionales cuya finalidad es fortalecer su capacidad de
gestión técnica, administrativa y financiera, de manera que se asegure la calidad en el
desarrollo de los programas o en la prestación de los servicios institucionales.
Para diseñar el Modelo de Asistencia Técnica Integral dirigido a los operadores y
prestadores de servicios institucionales (MATÍAS), se valoró la historia institucional, es
decir, todo el acervo de información con que cuenta el ICBF sobre asistencia técnica.
Para ello se adelantó un proceso sistemático de consulta, recolección y análisis de la
información relacionada con la asistencia técnica. En este proceso participaron
activamente, colaboradores de los niveles nacional, regional y zonal pertenecientes a
diferentes áreas misionales y de apoyo y que tienen relación directa con el tema, así
como un número importante de operadores de servicios en todo el país.
Teniendo como base los resultados de la lectura sobre la situación actual de la asistencia
técnica en el ICBF, se elaboró una definición del concepto de asistencia técnica y un
modelo de operación de la misma, que se enmarca en los lineamientos del decreto 0987
del 14 de mayo de 2012 por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus
dependencias y de la Resolución 2859 de 2013 mediante la cual se reglamenta la
estructura del ICBF en el nivel Regional y Zonal.
Finalmente, la implementación del modelo diseñado conlleva un cambio en la cultura
institucional, con respecto a la forma como se debe asumir la asistencia técnica. Para
responder a dicho cambio se plantean dos estrategias que le sirven de soporte al modelo:
17
Un modelo es una representación de un objeto, sistema o idea, de forma diferente al de la entidad misma. El propósito de los
modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema. Un modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de éste o
una abstracción de las propiedades dominantes del objeto. Concepto disponible en:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060010/lecciones/Capitulo1/modelo.htm
________________________________________________________________________________________
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por una parte la asistencia técnica como una función que se gerencia desde el
nivel nacional, pero cuya operación se concentra en el nivel territorial, lo que
garantiza su administración como un proceso y por ende su articulación con el
Sistema Integrado de Gestión.
Se somete a consideración del equipo directivo, asumir la asistencia técnica, en el
mediano o largo plazo, como un proyecto de inversión, un propósito institucional,
que articula el proceso de asistencia técnica al Mapa Estratégico Institucional,
brindándole la relevancia y sostenibilidad correspondiente.
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CAPÍTULO 3
3
ANTECEDENTES
La asistencia técnica en el ICBF ha sido una función que se ha desarrollado
históricamente desde su creación con la Ley 75 de 1968 en donde se señala, en el
artículo 53, literal e), que para el cumplimiento sus fines esenciales, que son los de
proveer a la protección del menor y, en general al mejoramiento de la estabilidad y del
bienestar de las familias colombianas, el instituto tendrá, además de las funciones que le
corresponde (…) Crear establecimientos especializados en el manejo y tratamiento de los
niños afectados por retardo en su desarrollo mental y establecimientos de rehabilitación
de menores, lo mismo que auxiliar técnica y económicamente a los que de esta
naturaleza existen ya en el país y dirigir y administrar los de propiedad nacional que hoy
funcionan.
En forma consecuente con la evolución de la Institución y de su naturaleza, la Ley 7 de
1979, en el artículo 21, relaciona dentro de las funciones del ICBF, la creación de
programas de protección preventiva y especial para menores de edad, lo mismo que
auxiliar técnica y económicamente a los organismos de esta naturaleza existentes en el
país cuando lo considere conveniente.
A pesar de estos preceptos legales el ICBF no dispone de un marco normativo o
reglamentario diseñado específicamente para brindar asistencia técnica a los operadores
de los programas y servicios misionales que desarrolla la entidad, el Instituto si cuenta
con un lineamiento técnico de carácter general, que orienta el desarrollo de la asistencia
técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia. Este
documento se adoptó el 29 de octubre de 2009, mediante la Resolución Nº 4225.
En su momento, este lineamiento, buscaba contribuir con el desarrollo e implementación
de la política de infancia, adolescencia y familia, de acuerdo con lo estipulado en las leyes
1098 de 2006 (artículo 11), 7 de 1979 y 75 de 1968, en las que se establece que: “el
ICBF como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar - SNBF, le corresponde definir los lineamientos técnicos que las entidades deben
cumplir para garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes para asegurar su
restablecimiento, y asistir técnicamente a los entes nacionales, departamentales,
distritales y municipales en la ejecución de sus políticas públicas, sin perjuicio de las
competencias y funciones constitucionales y legales propias para cada uno de ellos”.
A pesar de que el lineamiento se sustenta en la necesidad de que el ICBF “(…) estructure
un proceso de asistencia técnica con un enfoque de Garantía de Derechos, Poblacional,
Territorial y Diferencial de universalización, dirigido a los diferentes actores con
responsabilidades dentro de la ley (familia, sociedad, Estado) que permita conocer,
interiorizar y actuar de acuerdo con sus competencias dentro de los límites de la
Constitución y la ley”, adolece de algunas deficiencias que dificultan su comprensión y
aplicación. Entre estas cabe mencionar:
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
En el capítulo correspondiente al marco jurídico de la asistencia técnica, se incluyen
una serie de disposiciones que no guardan unidad de materia con el propósito del
lineamiento.

El lineamiento aborda diversas definiciones sobre el concepto y alcance de la
asistencia técnica. En algunos apartes se afirma que es una estrategia permanente
de asesoría y acompañamiento, en otros la define como una función, pero más
adelante señala que forma parte de “los procesos de conceptualización acerca del
quehacer y de la práctica institucional producto de la experiencia y conocimientos
acumulados que involucra la movilización de saberes de los diferentes actores (…)”

Los objetivos del lineamiento no permiten visualizar con claridad cuál es el propósito
de la asistencia técnica, pues se centran en dar mayor énfasis al apoyo en el diseño
de políticas públicas de niñez, adolescencia y familia, a la aplicación de metodologías
e instrumentos y a facilitar, apoyar, monitorear, evaluar y dinamizar la gestión de las
regionales y seccionales y de los centros zonales del ICBF.

En varios apartes, como es el caso del capítulo 2: Principios y Características de la
Asistencia Técnica, se utilizan categorías o conceptos que no corresponden al
contenido.

Según lo establecido en el capítulo 7 del lineamiento: Etapas e Insumos de la
Asistencia Técnica, “La asistencia técnica tiene en cuenta el ciclo de procesos PHVA
(Planear- Hacer – Verificar – Actuar) que permite la cualificación de las acciones”, es
necesario revisar y actualizar la metodología, los procedimientos y los instrumentos a
utilizar, con el fin de adecuarlos al marco político y normativo que orienta la gestión
del ICBF, así como a las funciones y responsabilidades asignadas a las áreas
misionales, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 0987 de 2012 y en la
Resolución 2859 de 2013 mediante la cual se reglamenta la estructura del ICBF en el
nivel Regional y Zonal.
Es importante señalar que el ICBF, en ejercicio de su misión, ha acumulado una vasta
experiencia en brindar asistencia técnica sin embargo solo el lineamiento técnico aquí
mencionado es un antecedente con carácter documental.
Adicionalmente a las observaciones que se hicieron al lineamiento técnico, en un capítulo
posterior de este documento, se describirán en detalle los resultados del diagnóstico
sobre la asistencia técnica en el ICBF.
Actualmente, el Decreto 0987 de 2012 por el cual se modifica la estructura del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias,
plantea la asistencia técnica como una función generalizada, que deben realizar varias
áreas misionales y de apoyo y cuyos destinatarios son otras dependencias además de las
organizaciones prestadoras de servicios y programas misionales.
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CAPÍTULO 4
4
4.1
MARCO DE REFERENCIA
Marco legal y normativo de la asistencia técnica en el ICBF
A continuación se relacionan las normas relativas a la asistencia técnica en el ICBF y para
una mayor comprensión del marco legal se incluyen los artículos correspondientes:

Ley 75 de 1968. Por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar
Artículo 53. Para el cumplimiento de sus fines esenciales, que son los de proveer a la
protección del menor y, en general al mejoramiento de la estabilidad y del bienestar de las
familias colombianas, el instituto tendrá, además de las funciones que le corresponde
conforme a los artículos anteriores, las siguientes:
(…)
e) Crear establecimientos especializados en el manejo y tratamiento de los niños
afectados por retardo en su desarrollo mental y establecimientos de rehabilitación de
menores, lo mismo que auxiliar técnica y económicamente a los que de esta naturaleza
existen ya en el país y dirigir y administrar los de propiedad nacional que hoy funcionan.

Ley 7 de 1979. Por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se
establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones
Artículo 21. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar tendrá las siguientes funciones:
(…)
15. Prestar la asistencia técnica necesaria para el estudio integral del menor de edad que
esté bajo las órdenes de los Jueces de Menores del país.

Ley 1098 DE 2006. Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Artículo 11. Exigibilidad de los Derechos. Salvo las normas procesales sobre legitimidad
en la causa para incoar las acciones judiciales o procedimientos administrativos a favor de
los menores de edad, cualquier persona puede exigir de la autoridad competente el
cumplimiento y el restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los
adolescentes.
El Estado en cabeza de todos y cada uno de sus agentes tiene la responsabilidad
inexcusable de actuar oportunamente para garantizar la realización, protección y el
restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes.
Parágrafo. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como ente coordinador del
Sistema Nacional de Bienestar Familiar, mantendrá todas las funciones que hoy tiene
(Ley 75/68 y Ley 7ª/79) y definirá los lineamientos técnicos que las entidades deben
cumplir para garantizar los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, y para
asegurar su restablecimiento. Así mismo coadyuvará a los entes nacionales,
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departamentales, distritales y municipales en la ejecución de sus políticas públicas, sin
perjuicio de las competencias y funciones constitucionales y legales propias de cada una
de ellas.
Artículo 58. Red de Hogares de Paso. Se entiende por Red de Hogares de Paso el grupo
de familias registradas en el programa de protección de los niños, las niñas y los
adolescentes, que están dispuestas a acogerlos, de manera voluntaria y subsidiada por el
Estado, en forma inmediata, para brindarles el cuidado y atención necesarios.
En todos los distritos, municipios y territorios indígenas del territorio nacional, los
gobernadores, los alcaldes, con la asistencia técnica del Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar, organizarán las redes de hogares de paso y establecerá el registro, el
reglamento, los recursos, los criterios de selección y los controles y mecanismos de
seguimiento y vigilancia de las familias, de acuerdo con los principios establecidos en este
código.

Resolución 1616 de 2006. Por la cual se modifica la Resolución No. 2622 del 2003,
que fija la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en el nivel
Regional y Municipal y se establecen las funciones de las diferentes dependencias
Modificada por la Resolución 2859 de 2013.

Resolución 4525 del 30 de Septiembre de 2009. Por la cual se adopta lineamiento
técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de
infancia, adolescencia y familia

Decreto 0987 de 2012. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones
de sus dependencias
Artículo 16. Dirección de Logística y Abastecimiento: Son funciones de la Dirección de
Logística y Abastecimiento las siguientes:
(…)
18. Prestar asistencia técnica y de capacitación, en coordinación con la Dirección de
Gestión Humana, a las dependencias del nivel Nacional y Regional del Instituto en la
aplicación de buenas prácticas para la administración y manejo de los productos
suministrados.
Artículo 20. Subdirección de Mejoramiento Organizacional: Son funciones de la
Subdirección de Mejoramiento Organizacional las siguientes:
(…)
6. Aprobar los formatos, procedimientos y guías que faciliten la gestión institucional,
asegurando su control e impartiendo la capacitación, asistencia técnica y orientación
necesaria en el Instituto.
Artículo 25. Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar -SNBF: Son funciones de
la Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar las siguientes:
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(…)
5. Definir los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica en
materia de dinamización del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y a las
organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar
Familiar.
Artículo 26. Subdirección de Articulación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar. Son funciones de la Subdirección de Articulación Nacional del Sistema Nacional
de Bienestar Familiar las siguientes:
1. Coordinar la prestación de asesoría y asistencia técnica a las Regionales y Centros
Zonales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y a las organizaciones del orden
nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.
Artículo 27. Subdirección de Articulación Territorial del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar. Son funciones de la Subdirección de Articulación Territorial del SNBF las
siguientes:
1. Coordinar la prestación de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del
SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.
2. Coordinar la asistencia técnica a las instituciones y entidades territoriales para el logro
de los objetivos del SNBF.
(…)
7. Brindar los lineamientos y la asistencia técnica a las Direcciones Regionales para que
promuevan la coordinación del SNBF en su territorio.
Artículo 28. Dirección de Primera Infancia: Son funciones de la Dirección de Primera
Infancia las siguientes:
(…)
8. Diseñar las estrategias de Asistencia Técnica dirigida a Regionales, Centros Zonales,
Prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de primera infancia, medici6n y control de los
avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Artículo 29. Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia: Son
funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia
las siguientes:
(…)
3. Brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de
Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral.
Artículo 31. Dirección de Niñez y Adolescencia: Son funciones de la Dirección de Niñez y
Adolescencia las siguientes:
(…)
10. Diseñar las estrategias de Asistencia Técnica dirigida a, Regionales, Centros Zonales,
Prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia, medición y control de
los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
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Artículo 32. Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Niñez y a la
Adolescencia: Son funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la
Niñez y a la Adolescencia:
(…)
3. Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros Zonales, Entidades
Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y
adolescencia.
(…)
8. Brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez
y adolescencia y la medición de los avances de la atención integral.
Artículo 34. Dirección de Familias y Comunidades: Son funciones de la Dirección de
Familias y Comunidades las siguientes:
(…)
11. Diseñar las estrategias de Asistencia Técnica dirigida a, Regionales, Centros Zonales,
Prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad, medición y control de
los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Artículo 35. Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y
Comunidades:
Son funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y
Comunidades las siguientes:
(…)
3. Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros Zonales, Entidades
Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y
Comunidad.
(…)
8. Brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de
Familia y Comunidad.
Artículo 37. Dirección de Nutrición: Son funciones de la Dirección de Nutrición las
siguientes:
(…)
18. Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales y entes territoriales cuando
corresponda para la elaboración, 'ejecución y seguimiento de planes, programas y
proyectos de carácter nacional y departamental en materia de Seguridad Alimentaria y
Nutricional, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión,
evaluación o investigaciones efectuadas.
Artículo 38. Dirección de Protección. Son funciones de la Dirección de Protección las
siguientes:
(…)
7. Definir los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica a las
Regionales y Centros Zonales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y a las
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organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar
Familiar.
Artículo 39. Subdirección de Restablecimiento de Derechos. Son funciones de la
Subdirección de Restablecimiento de Derechos las siguientes:
(…)
8. Brindar, en conjunto con la Subdirección de Adopciones, asistencia técnica a las
autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional de derechos
de la niñez.
9. Brindar asesoría y asistencia técnica a la Regionales y Centros Zonales a los
operadores y a las entidades del orden territorial competentes en la prestación del
Servicio Público de Bienestar Familiar para niños, niñas y adolescentes víctimas de la
violencia generada por los grupos armados al margen de la ley, sobre la operación de las
acciones relacionadas con el conflicto armado del país.
(…)
19. Realizar asistencia técnica y gestionar inter e intra institucionalmente el cumplimiento
de los compromisos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública
Nacional de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y
Protección del Joven Trabajador.
(…)
31. Brindar asistencia técnica a las Regionales y a las autoridades administrativas
competentes para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y
proyectos de carácter nacional y departamental en materia del Proceso Administrativo de
Restablecimiento de Derechos, con base en: (1) los lineamientos técnicos y los
estándares de calidad para la atención de niños, niñas y adolescentes víctimas de la
violencia generada por los grupos armados al margen de la ley, (2) la atención de la
población infantil, jóvenes y familias en situación de desplazamiento forzado o víctima de
desastres y (3) los resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones
efectuadas.
Artículo 40. Subdirección de Responsabilidad Penal. Son funciones de la Subdirección
de Responsabilidad Penal las siguientes:
(…)
9. Brindar asistencia técnica a las Regionales y entes territoriales cuando corresponda,
para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de
carácter nacional y departamental en materia del Sistema de Responsabilidad Penal para
Adolescentes (SRPA), con base en los lineamientos y resultados del seguimiento,
supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas.
Artículo 41. Subdirección de Adopciones. Son funciones de la Subdirección de
Adopciones las siguientes:
(…)
10. Divulgar, capacitar y prestar asistencia técnica a los Comités de Adopción de las
Regionales y de las Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de Adopción;
así como asesorar a abogados, usuarios y público en general interesados en aspectos
normativos, legislativos y procedimentales relativos al Programa de Adopción.
(…)
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20. Brindar, en conjunto con la Subdirección de Restablecimiento de Derechos, asistencia
técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional
de derechos de la niñez.
(…)
22. Brindar asistencia técnica a las Regionales para la elaboración, ejecución y
seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental para
en materia de implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de las
actividades y programas del proceso de adopciones, con base en los lineamientos y
resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas.
Artículo 42. Direcciones Regionales: Son funciones de las Direcciones Regionales,
además de las contenidas en los Decretos 2388 de 1979, y 1137 de 1999 y, en los
estatutos del Instituto, las siguientes:
(…)
3. Prestar asistencia técnica a los Gobiernos Departamentales y Municipales en materia
del servicio de bienestar familiar.

Decreto 936 de 2013. Por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar
Familiar, se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se
dictan otras disposiciones
Artículo 10°. Funciones del comité ejecutivo del sistema nacional de bienestar familiar.
Las funciones del Comité Ejecutivo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar serán:
(…)
10. Coordinar la definición de líneas de inversión, la asistencia técnica a los entes
territoriales y el seguimiento a la ejecución de los recursos provenientes de los
excedentes del crecimiento económico y de otras fuentes de financiamiento de orden
nacional que contribuyan a la protección integral de lograr niños, niñas y adolescentes.
Artículo 14°. El instituto colombiano de bienestar familiar como ente rector, coordinador y
articulador del sistema familiar de bienestar familiar. Corresponde al Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar, como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar:
(…)
5. Definir los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica en
materia de dinamización del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y a las
organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar
Familiar.

Resolución 366 de 2013. Por la cual se adopta el Manual de Supervisión de
Contratos y Convenio suscritos por el ICBF
El Manual de Supervisión en el capítulo 7 se refiere a los roles frente a la supervisión, en
los diferentes niveles del Instituto: Nacional, Regional y Zonal.
(…)
SUPERVISIÓN
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Sede de la Dirección General:
- Programa misional o área de apoyo:
Presta asistencia técnica a las Direcciones Regionales y a los Centros Zonales.
- Dirección de Contratación:
Presta asistencia técnica a las Direcciones Regionales y Centros Zonales en el
ejercicio de la supervisión, en materia contractual, a través del correo “consultas
regionales”.
(…)
Direcciones Regionales:
- Coordinador Jurídico de la Regional o quien haga las veces de Director de
Contratación en la Regional:
Presta asistencia técnica a los centros zonales en el desarrollo del Modelo de
Supervisión.
(…)
INTERVENTORÍA
Direcciones Regionales
- Supervisor:
Según la modalidad de contratación correspondiente, y conforme lo establecido en
los respectivos lineamientos técnicos:
Recepciona los soportes de visitas y a partir de los resultados, adelanta la asistencia
técnica requerida para el agente educativo, operadores y proveedores comunitarios o
ente territorial.
(…)
Coordinaciones Zonales
- Enlace del programa misional o área de apoyo:
Realiza asistencia técnica a partir de los resultados a los agentes educativos
comunitarios y entes territoriales.

Resolución 2859 de 2013. Por la cual se modifica la Resolución número 1616 de
2006 y se reglamenta la estructura del ICBF, en el Nivel Regional y Zonal
Artículo 4°. Modificar los artículos 4° y 5° de la Resolución número 1616 de 2006, el cual
quedará así:
(…)
Las Direcciones Regionales Atlántico, Bolívar, Córdoba, Cundinamarca, Arauca, Boyacá,
Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Chocó, Guajira, Huila, Magdalena, Meta,
Nariño Norte de Santander, Putumayo, Quindío, Risaralda, San Andrés, Santander, Sucre
y Tolima del ICBF tendrán la siguiente estructura interna:
1. Dirección Regional
2. Grupo Jurídico
3. Grupo Administrativo
4. Grupo Financiero
5. Grupo de Planeación y Sistemas
6. Grupo de Asistencia Técnica
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Artículo 5°. Modificar el artículo 6° de la Resolución número 1616 de 2006, el cual
quedará así:
Las Direcciones Regionales Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada del ICBF
tendrán la siguiente estructura interna:
1. Dirección Regional
2. Grupo Gestión de Soporte
3. Grupo de Asistencia Técnica
Artículo 8°. Modificar el artículo 10 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual
quedará así:
(…)
Se entiende por equipo de atención, el grupo de Profesionales Interdisciplinarios (Entre
los que se pueden encontrar Defensor de Familia, Psicólogo, Trabajador Social,
Nutricionista u otro Profesional del Área Social), adscritos a un Centro Zonal que prestan
servicios de Protección Integral o coordinan la operación, asistencia técnica y supervisión
de programas del ICBF en un municipio del área de influencia de un Centro Zonal del
ICBF, que por condiciones difíciles de acceso, desplazamiento, dispersión geográfica,
demanda de servicios, dinámicas de ordenamiento territorial, falta de presencia de otras
entidades del Estado y la falta de cobertura de unidades móviles, requieren la presencia
del ICBF para atender a los niños, niñas, adolescentes y familias.
Artículo 9°. Modificar el artículo 12 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual
quedará así:
(…)
La Dirección Regional tendrá las siguientes funciones:
(…)
3. Ejercer la coordinación y funcionamiento efectivo del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar con las entidades del nivel departamental y brindar asistencia técnica para su
operación, en coordinación con la Dirección Nacional del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar.
(…)
11. Prestar asistencia técnica a los Gobiernos Departamentales y Municipales en materia
del servicio público de bienestar familiar en coordinación con la Dirección Nacional del
Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
Artículo 11. (…) Las funciones de la Dirección Regional en relación con el Sistema
Nacional de Bienestar Familiar, de conformidad con las instrucciones y lineamientos
impartidos por la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar son:
1. Coordinar y articular el Sistema Nacional de Bienestar Familiar en el ámbito
Departamental, por medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del
SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.
(…)
5. Prestar asistencia técnica a los Centros Zonales del ICBF para su participación en las
mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y en los Consejos de Política
Social, así como la promoción de la coordinación del SNBF en su territorio.
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(…)
Las funciones de la Dirección Regional en relación con el aseguramiento de estándares
de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Oficina de
Aseguramiento a la Calidad son:
(…)
3. Analizar, en conjunto con los referentes del Grupo de Asistencia Técnica, los resultados
del control de la operación y proponer acciones para el mejoramiento de la prestación del
servicio en los programas del ICBF.
(…)
Las funciones de la Dirección Regional en relación con el servicio y atención de
conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Servicio y
Atención son:
1. Implementar en la Regional y coordinar la implementación en los Centros Zonales, los
lineamientos técnicos, procesos y procedimientos de prestación del servicio al ciudadano
y dar asistencia técnica a los Centros Zonales para su implementación.
DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO
(…)
GRUPO DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Artículo 15. Modificar el artículo 16 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual
quedará así:
(…)
Las funciones del Grupo de Planeación y Sistemas en relación con la Gestión Tecnológica
de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de
Tecnología e Información son:
1. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y dependencias de la Dirección
Regional en el manejo y actualización de los sistemas de información, herramientas de
automatización de oficinas, equipos de cómputo, periféricos y equipos de comunicaciones
de datos a los usuarios de las diferentes dependencias.
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
Artículo 16. Modificar el artículo 17 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual
quedará así:
El Grupo de Asistencia Técnica es el encargado de planear, orientar, apoyar y monitorear
la gestión Regional y de los Centros Zonales para garantizar la prestación del Servicio
Público de Bienestar Familiar y la aplicación de la política de protección integral de la
primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de la familia y comunidades y la
política de atención al adolescente en conflicto con la ley - Sistema de Responsabilidad
Penal para Adolescentes.
Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica de conformidad con las instrucciones y
lineamientos impartidos por la Subdirección General, las Direcciones de Primera Infancia,
Niñez y Adolescencia, Familias y Comunidades, Nutrición y Protección son:
Funciones Generales:
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1. Coordinar con las dependencias de la Regional y los Centros Zonales la interacción y
el desarrollo de políticas y lineamientos, planes y programas en materia de primera
infancia, niñez y adolescencia, familia, poblaciones especiales, nutrición, medidas de
protección, sistema de responsabilidad penal para adolescentes y en otros temas que le
sean asignados por la Dirección Regional.
2. Coordinar las acciones para el cumplimiento en la implementación de la ley de
atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en lo
que le compete a la Regional.
3. Coordinar la operación y funcionamiento de los servicios de atención a la población
víctima del conflicto armado interno en especial de las Unidades Móviles en la atención
humanitaria de emergencia, así como hacer seguimiento y evaluación.
4. Asistir el desarrollo de los mandatos normativos y de política relativos al SRPA, que
comprende diferentes sujetos, empezando por el adolescente en conflicto con la ley, la
víctima de su conducta punible, el entorno familiar y el comunitario en desarrollo de la
finalidad restaurativa del Sistema.
5. Atender la gestión de información relativa al Sistema de Responsabilidad Penal para
Adolescentes y apoyar los procesos de coordinación territorial para la operación y
desarrollo del SRPA.
Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con la Primera Infancia de
conformidad con las Instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Primera
Infancia son:
1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales, la implementación de las políticas, planes,
programas y proyectos relativos a la primera infancia.
2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros
Zonales, en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de la
primera infancia en el departamento.
3. Apoyar la orientación, encadenamiento de servicios y atención prioritaria en las
diferentes políticas, planes, programas y proyectos a los niños y las niñas hijos de
adolescentes en conflicto con la ley, o bien vinculados al SRPA en proceso de
restablecimiento de derechos.
4. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y Entidades Departamentales de los
lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de
primera infancia.
5. Coordinar y brindar asistencia técnica a los Centros Zonales para la implementación y
desarrollo de la política y la atención integral a Mujeres Gestantes y Madres Lactantes y
niños de primera infancia.
6. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas
de operación y supervisión de los servicios de primera infancia.
7. Apoyar los procesos de contratación y operación de los programas de primera infancia
en los casos que se requiera.
8. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y asignación de
los recursos financieros para la operación de los programas de primera infancia y hacer
monitoreo a la ejecución de los mismos.
9. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y
seguimiento del sistema de focalización de los programas de primera infancia.
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10. Articular y guiar a los Centros Zonales en la implementación de las estrategias y
acciones requeridas para el fortalecimiento y migración de la oferta institucional de
primera infancia a esquemas de atención integral.
11. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo
para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los
programas de primera infancia.
Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con Niñez y Adolescencia de
conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Niñez y
Adolescencia son:
1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales la implementación de las políticas, planes,
estrategias, programas y proyectos relativos a la niñez y adolescencia.
2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros
Zonales en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de la
niñez y adolescencia en el departamento.
3. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y Entidades Departamentales de los
lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de
niñez y adolescencia.
4. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centros Zonales para la ejecución de
las campañas de prevención de las problemáticas propias de la niñez y adolescencia.
5. Adelantar acciones que impulsen la apropiación y desarrollo de la política de
prevención de la utilización de niños, niñas y adolescentes para la comisión de delitos.
6. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas
de operación y supervisión de los programas de niñez y adolescencia.
7. Apoyar los procesos de contratación y operación de los programas de niñez y
adolescencia en los casos que se requiera.
8. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y asignación de
los recursos financieros para la operación de los programas de niñez y adolescencia y
hacer monitoreo a la ejecución de los mismos.
9. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y
seguimiento del sistema de focalización de los programas de niñez y adolescencia.
10. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo
para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los
programas de niñez y adolescencia.
11. Velar por el oportuno y correcto registro de beneficiarios y unidades de servicio de los
programas de niñez y adolescencia a escala regional en los sistemas de información
desarrollados por la sede nacional para tal fin.
Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con Familia y Comunidad de
conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Familias y
Comunidades son:
1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales, la implementación de las políticas, planes,
programas, estrategias y proyectos relativos a la familia y comunidades.
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2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros
Zonales en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de la
familia y comunidades en el departamento.
3. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y Entidades Departamentales de los
lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de
familia y comunidades.
4. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centros Zonales para la ejecución de
las campañas formativas culturales y educativas para la promoción y prevención en
temáticas de dinámica familiar que apoyen la prevención de las diferentes violencias que
se dan a su interior.
5. Asegurar la orientación, encadenamiento de servicios y atención prioritaria a las
familias de los adolescentes en conflicto con la ley, o bien vinculados al SRPA en proceso
de restablecimiento de derechos.
6. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas
de operación y supervisión de los programas de familia y comunidades.
7. Apoyar los procesos de contratación y operación de los programas de familia y
comunidades en los casos que se requiera.
8. Gestionar a nivel regional y zonal la programación de metas sociales y asignación de
los recursos financieros para la operación de los programas de familia y comunidad y
hacer monitoreo a la ejecución de los mismos.
9. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y
seguimiento del sistema de focalización de los programas de familia y comunidad.
10. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo
para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los
programas de familia y comunidad.
Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con nutrición de conformidad
con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Nutrición son:
1. Liderar en la regional, la implementación de las políticas, planes, programas,
estrategias y proyectos relativos a la seguridad alimentaria y nutricional.
2. Apoyar al Director Regional en las mesas de seguridad alimentaria y nutricional para la
formulación del Plan de Segundad Alimentaria y Nutricional en el departamento.
3. Dar directrices a los Centros Zonales para la formulación de Planes de Seguridad
Alimentaria y Nutricional Municipales, hacer monitoreo, consolidación y reporte a la
Dirección de Nutrición.
4. Brindar asistencia técnica a través de los Consejos Departamentales de Política Social
a los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en
los ejes de seguridad alimentaria y nutricional para canalizar acciones y recursos.
5. Impartir instrucciones a las Nutricionistas Dietistas de los Centros Zonales en el
componente nutricional, relacionado con la construcción de minutas regionales para
servicios ICBF que lo requieran, seguimiento y asistencia técnica en los aspectos
requeridos.
6. Adelantar las actividades administrativas que garanticen la programación, contratación
y el suministro de fórmulas infantiles y elementos para niños, niñas y adolescentes en
servicios de protección.
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7. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales en el marco de la seguridad
alimentaria y nutricional y en los lineamientos técnicos de los programas y servicios de
protección, primera infancia niñez, adolescencia, familia y comunidad.
8. Formular el plan de capacitación para nutricionistas de Centros Zonales y otros agentes
del SNBF en los temas de seguridad alimentaria y nutricional.
9. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centros Zonales para la ejecución de
actividades educativas y acciones que propendan por estilos de vida saludables para la
población colombiana.
10. Coordinar y controlar la ejecución de los programas o proyectos transversales de
nutrición que requiera el Instituto.
11. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales en la programación, distribución y
seguimiento al suministro de Bienestarina para los servicios.
12. Consolidar, analizar y retroalimentar la información del sistema de seguimiento
nutricional de Centro Zonal y remitir a la Dirección de Nutrición.
13. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los
esquemas de operación y supervisión de los servicios que incluyan el componente
nutricional.
14. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y asignación de
los recursos financieros para la operación de los programas de nutrición y hacer
monitoreo a la ejecución de los mismos.
15. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y
seguimiento de los lineamientos de focalización que se establece para los programas de
nutrición.
16. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo
para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los
servicios que incluyan el componente nutricional.
Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con protección de conformidad
con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Protección son:
1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales, la implementación de las políticas, planes,
programas, estrategias, proyectos, procesos y procedimientos relativos a la protección de
la primera infancia, niñez y adolescencia.
2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros
Zonales, en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de
vulneración, amenaza e inobservancia de los derechos de los niños, niñas y
adolescentes.
3. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales, Entidades Departamentales y Centros
de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de
atención, para los programas y servicios de protección, en materia de restablecimiento de
derechos y adopciones.
4. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centras Zonales para la ejecución de
las campañas formativas, culturales y educativas de protección que apoyen la prevención
a la vulneración de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y la utilización de los
niños, niñas y adolescentes en la comisión de delitos.
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5. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas
de operación y supervisión de los programas y servicios de protección en materia de
restablecimiento de derechos y adopciones.
6. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y financieras, la
asignación de los recursos financieros para la operación de los programas y servicios de
protección en materia de restablecimiento de derechos y adopciones.
7. Promover y velar por la ejecución adecuada de los convenios suscritos por cualquier
instancia del ICBF para el fortalecimiento de la protección de los niños, niñas y
adolescentes.
8. Coordinar acciones para garantizar la implementación efectiva del Sistema de
Información Misional (SIM), en los módulos que corresponden a protección, en materia de
restablecimiento de derechos y adopciones.
9. Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones y las estrategias de difusión de
los programas y servicios de protección.
10. Coordinar el desarrollo y monitoreo de los Comités de Adopción y Restablecimiento de
Derechos.
11. Coordinar la aplicación de los criterios para evaluar a las familias solicitantes dentro
del proceso de adopciones y asegurar que estos sean conocidos y aplicados por todos los
Centros Zonales.
12. Realizar el seguimiento de los niños, niñas y adolescentes adoptados y enviar
reportes mensuales a la Subdirección de Adopciones.
13. Articular la elaboración de los conceptos técnicos requeridos para otorgar las licencias
de funcionamiento a las entidades que prestan servicios de protección en materia de
restablecimiento de derechos y adopciones.
14. Adelantar las acciones tendientes a la búsqueda de alternativas para los niños, niñas
y adolescentes con declaración de adoptabilidad a quienes por características especiales
se les dificulte restituir su derecho de pertenecer a una familia por medio de la adopción y
en este caso, diseñar proyectos de vida para los mismos.
15. Programar las novedades de personal de los equipos de protección destinados para
restablecimiento de derechos y adopciones, en todos los Centros Zonales y velar por el
buen funcionamiento de los mismos previendo cualquier evento que pueda afectar la
prestación del servicio.
Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con el Sistema de
Responsabilidad Penal para Adolescentes de conformidad con las instrucciones y
lineamientos impartidos por la Dirección da Protección son:
1. Promover le apropiación y el desarrollo territorial de la finalidad del Sistema de
Responsabilidad Penal para Adolescentes (SRPA).
2. Impulsar la cobertura, calidad y pertinencia de los programas de atención especializada
del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF), en los que se cumplirán las
sanciones de acuerdo con los lineamientos técnicos que fije el SRPA, acorde a lo
establecido en la Ley 1098 de 2006, los estándares del ICBF y los procesos de marco
pedagógico definidos.
3. Apoyar al seguimiento y supervisión de los programas de atención especializada del
SNBF en los que se cumplirán las sanciones o medidas del SRPA. Así mismo, promover
la cualificación constante de los operadores de las mismas y su especialización.
________________________________________________________________________________________
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4. Asegurar que la autoridad competente, el defensor de familia o quien haga sus veces a
nivel territorial verifiquen la garantía de derechos del adolescente en conflicto con la ley y
su víctima en caso de ser menor de edad.
5. Realizar la coordinación en los asuntos relativos al Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar en los Centros de Servicios Judiciales y las gestiones que allí se requieran en
aras de la verificación y garantía de los derechos de los adolescentes en conflicto con la
ley y de los niños y las niñas vinculados a la comisión de un delito.
6. Articular esfuerzos con el referente del Sistema Nacional de Bienestar Familiar con
miras a garantizar la oferta de programas y proyectos de las entidades de este sistema
acorde con las necesidades y particularidades de los adolescentes en conflicto con la ley
y la finalidad restaurativa del SRPA.
7. Socializar, difundir y promover el cumplimiento de los lineamientos técnicos para la
atención de los adolescentes y jóvenes del Sistema de Responsabilidad Penal para
Adolescentes, acorde a las características y particularidades sociales culturales étnicas,
entre otras en su región.
8. Velar por el oportuno reporte y con la frecuencia establecida de las estadísticas del
SRPA en su jurisdicción a la Subdirección de Responsabilidad Penal, Así mismo, realizar
los informes solicitados sobre la oferta para el SRPA y el desarrollo de la misma en su
departamento, localidades, zonas, comunas o sectores.
9. Ser el enlace territorial de la Subdirección de Responsabilidad Penal y anudar
esfuerzos con el grupo del SRPA en las regionales que así lo demanden.
10. Brindar asesoría para el fortalecimiento del componente pedagógico en los centros de
protección y de atención en los programas de restablecimiento en administración de
justicia para adolescentes en conflicto con la ley penal; al igual que de la finalidad
restaurativa del SRPA.
(…)
Parágrafo 3°. Los Grupos de Asistencia Técnica de las Direcciones Regionales
Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada, desarrollarán las funciones señaladas
en el presente artículo, y las funciones definidas en el artículo 15 de la presente
resolución para el Grupo de Planeación y Sistemas.
Las funciones del Centro Zonal en relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar
son:
FUNCIONES DE LOS CENTROS ZONALES
Artículo 19. Modificar el artículo 18 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual
quedará así:
(…)
Las funciones del Centro Zonal en relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar
son:
1. Coordinar y articular el Sistema Nacional de Bienestar Familiar a nivel municipal, por
medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan
el servicio público de Bienestar Familiar.
(…)
________________________________________________________________________________________
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4. Brindar asistencia técnica a los entes territoriales para el funcionamiento de las mesas
municipales de infancia, adolescencia y familia y para la realización de los Consejos de
Política Social.
(…)
Las funciones del Centro Zonal en relación con la Primera Infancia son:
3. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes
educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y
rutas de atención, para los programas de primera infancia.
(…)
Las funciones del Centro Zonal en relación con la niñez y adolescencia son:
4. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes
educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y
rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia.
(…)
Las funcionas del Centro Zonal en relación con Familias y Comunidades son:
3. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes
educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y
rutas de atención para los programas de familia y comunidades.
(…)
Las funciones del Centro Zonal en relación con Nutrición son:
3. Brindar asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de Política Social, a
los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en los
ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para canalizar acciones y recursos.
(…)
Las funciones del Centro Zonal en relación con Protección son:
5. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio de
protección, comisarías de familia, Inspectores de Policía, Entidades Municipales y Centros
de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de
atención, para los programas y servicios de protección, en materia de restablecimiento de
derechos, adopciones y responsabilidad penal para adolescentes.
4.2
Contexto del modelo de asistencia técnica integral
El propósito de la asistencia técnica y la orientación que se le da a la misma para lograr
su objetivo, conducen a una definición del concepto de asistencia técnica. Estos
elementos, propósito, enfoque y definición, contextualizan el Modelo de Asistencia
Técnica Integral a Operadores de Programas y Servicios Institucionales – Matías.
4.2.1
Propósito de la asistencia técnica integral a operadores.
Mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de gestión, técnica, administrativa y
financiera de los operadores misionales del ICBF, de manera que se asegure la calidad
en el desarrollo de los programa y en la prestación de los servicios.
________________________________________________________________________________________
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4.2.2
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Enfoque y alcance de la asistencia técnica integral a operadores de
programas y servicios
El enfoque con el que se analiza y modela la asistencia técnica es de proceso. La gestión
por procesos permite a la asistencia técnica identificar la relación que tiene con otros
procesos institucionales, en función de los insumos que éstos proveen para su
realización. Adicionalmente este enfoque permite identificar las características del
producto que debe generar la asistencia técnica, en la medida en que se tengan
presentes las necesidades y expectativas de sus beneficiarios, es decir, de los
operadores de los programas y servicios misionales.
Como se aprecia en el marco legal, la asistencia técnica es una función institucional que
se realiza en los diferentes niveles en los que está organizada la gestión del ICBF:
nacional, regional y zonal y se brinda a los diferentes agentes y actores que conforman el
Sistema Nacional de Bienestar Familiar y en varios temas, dependiendo del rol que
tengan en el Sistema. Para efectos del Modelo de Asistencia Técnica Integral a
Operadores de Programas y Servicios (MATÍAS), como su nombre lo indica, el alcance
del modelo es a nivel de los operadores de programas y servicios institucionales. El
proceso de asistencia técnica en sus cuatro etapas, planeación, ejecución, evaluación y
ajustes, contará con la participación coordinada de los equipos en los niveles nacional,
regional y zonal.
La asistencia técnica debe ser interpretada desde varias perspectivas porque así se
garantiza su articulación con los diferentes aspectos de la gestión institucional. El proceso
de asistencia técnica (perspectiva 1) se soporta en unas funciones definidas y
diferenciadas entre dependencias (perspectiva 2) lo que facilita su comprensión como una
capacidad institucional, agenciada de forma coordinada desde diferentes áreas misionales
y de apoyo. Adicionalmente, la asistencia técnica se soporta en un proyecto de inversión
(perspectiva 3) que garantiza la programación de recursos específicos y con sus
resultados aporta al logro de los objetivos estratégicos del ICBF.
Administrar la asistencia técnica como un proceso, le permite al ICBF identificar las
relaciones con otros procesos y delimitar el alcance y las competencias en cada
interrelación y en el mismo sentido, articularla al Sistema Integrado de Gestión y en
consecuencia, aplicar el modelo de gestión de la calidad en sus productos.
4.2.3
Definición del concepto
La asistencia técnica integral es un proceso de transferencia e intercambio de
conocimientos, saberes, metodologías e instrumentos, para el desarrollo y fortalecimiento
de competencias y habilidades aplicadas a una disciplina o práctica específica, con el
objeto de mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de los operadores misionales
del ICBF, de manera que se asegure la calidad en el desarrollo de los programas y en la
prestación de los servicios.
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Figura 1. Definición de Asistencia Técnica Integral
TRANSFERENCIA
Conocimiento, saberes, estrategias,
metodologías, tecnología.
OPERADOR
RETROALIMENTACIÓN
Mayor capacidad institucional – mejor
prestación de los servicios misionales
Como se puede apreciar en la figura 2, en la parte superior de la misma se encuentran los
aspectos que justifican el diseño de un modelo unificador de la asistencia técnica, entre
ellos, la heterogeneidad de capacidades de los operadores frente a un mismo servicio o
programa, las debilidades que presentan algunos operadores frente a la prestación de los
servicios, el desconocimiento de los lineamientos técnicos y junto a estos elementos, el
deber institucional de brindar asistencia técnica y la debilidad que puede estar
presentando el talento humano encargado de brindar asistencia técnica. Se destacan
también en la figura, aquellos conceptos con los que se suele confundir la asistencia
técnica como la capacitación y la supervisión. Finalmente, en la parte inferior de la figura,
están las consecuencias o efectos de la asistencia técnica, como por ejemplo, lograr una
aplicación efectiva de los lineamientos técnicos, mejorar la calidad en la prestación de los
servicios y programas misionales y a la vez, mejorar el nivel de articulación entre las
áreas del ICBF, fortalecer la gestión por procesos y entre ellos la gestión del
conocimiento.
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Figura 2. Mentefacto18 – Concepto de Asistencia Técnica
Deber institucional
de brindar
asistencia técnica
Heterogeneidad
en la capacidad de
los operadores
Debilidades en la
prestación de los
servicios misionales
1.
1.
3.
4.
Proceso de
transferencia
Estrategia
de mejora
Medio
Proyecto
Desconocimiento
de los lineamientos
técnicos
Re-procesos entre
asistencia técnica y
capacitación
Debilidades en la
aplicación de los
lineamientos existentes
Mejoramiento de la
calidad en la
prestación de los
servicios misionales
Fortalecimiento de la
gestión del
conocimiento
Talento humano
con perfil
inadecuado
5.
6.
7.
8.
ASISTENCIA TECNICA
INTEGRAL
Aplicación efectiva
de los lineamientos
técnicos
Desarticulación
operativa entre
áreas
Homogeneidad entre
las capacidades de
los operadores
Capacitación
Supervisión
Lineamiento
Fin
Fortalecimiento de la
articulación entre
áreas/procesos
Fortalecimiento de
la gestión por
procesos
18
El mentefacto es una herramienta inherente a la pedagogía conceptual propuesta por Miguel de Zubiría Samper. Fundación Alberto Merani.
En el centro se presenta el concepto a desarrollar, en la parte superior están los antecedentes, en la inferior se ubican los efectos, a su vez
en la parte izquierda empezando la numeración, se presentan los conceptos del mismo orden, y en la parte derecha aquellos con los que
suele confundirse pero que son de orden diferente al concepto.
________________________________________________________________________________________
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CAPÍTULO 5
5
5.1
OBJETIVOS DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA
Objetivo general
Desarrollar un proceso de transferencia e intercambio de conocimientos, saberes,
metodologías e instrumentos, entre los niveles nacional, regional y zonal del ICBF, que
permita mejorar el desempeño y fortalecer las competencias y habilidades de los equipos
técnicos del Instituto y de los prestadores de servicios misionales, para asegurar la
calidad de la respuesta institucional.
5.2
Objetivos específicos

Recopilar y analizar la información documental existente en el ICBF sobre asistencia
técnica, tanto de carácter legal como técnico.

Consultar sobre aspectos relativos a la asistencia técnica, a las instancias o áreas
misionales y de apoyo, así como a los colaboradores y operadores de programas y
servicios institucionales.

Levantar un diagnóstico sobre la situación de la asistencia técnica en el ICBF.

Definir los criterios para caracterizar y categorizar a los operadores de programas y
servicios institucionales.

Definir y documentar el modelo de la asistencia técnica integral a operadores de
programas y servicios institucionales.

Definir y documentar las etapas, procedimientos e instrumentos del proceso de
asistencia técnica integral a operadores de programas y servicios institucionales.

Diseñar un plan para la implementación del modelo de Asistencia Técnica Integral a
Operadores de Programas y Servicios Misionales del ICBF.

Articular la asistencia técnica al Sistema Integrado de Gestión del ICBF, de tal forma
que su realización como proceso permita la interacción con otros procesos
institucionales, y en consecuencia ésta logre su propósito, mejorar el desempeño y
fortalecer la capacidad de los operadores misionales del ICBF.
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CAPÍTULO 6
6
METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA
6.1 Diagnóstico sobre la asistencia técnica integral
Para diseñar el modelo de asistencia técnica fue necesario levantar un diagnóstico
institucional que permitiera responder una serie de interrogantes básicos, tales como:
¿Cómo se concibe en términos de su objeto y alcance?, ¿Cómo opera?, ¿Qué se debe
hacer para mejorar la asistencia técnica que se presta actualmente a los operadores de
los programas y servicios misionales del ICBF?
6.1.1








Universo de análisis para la elaboración del diagnóstico
Colaboradores de las direcciones misionales del ICBF,
Colaboradores de las áreas misionales y de apoyo del ICBF,
Dirección de Planeación y Control de Gestión,
Dirección de Gestión Humana,
Dirección de Sistemas y Tecnología,
Colaboradores de las direcciones regionales y de los centros zonales,
Oficina de Aseguramiento de la calidad y
Operadores de los programas y servicios misionales del ICBF.
6.1.2
Fuentes de información
Para la elaboración del diagnóstico se tuvieron en cuenta dos fuentes fundamentales de
información, la documental y la humana alrededor de la asistencia técnica.
La fuente documental se divide en dos categorías: los documentos de carácter legal sobre
la asistencia técnica y los documentos de carácter técnico. Esta información se analizó y
organizó en función de atributos como la vigencia de los documentos y la relación directa
que pudieran tener con la asistencia técnica. El resultado de la revisión de la
documentación legal se presenta en el capítulo sobre el marco de referencia.
6.1.3
Instrumentos para la recolección de información
Para recolectar información sobre asistencia técnica se consultaron las coordinaciones de
asistencia técnica a nivel regional, las coordinaciones de los centros zonales de Bogotá y
1.152 operadores de los programas y servicios misionales a nivel nacional. Los
instrumentos diseñados específicamente para recolectar información se enuncian en la
siguiente tabla.
________________________________________________________________________________________
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Tabla N° 1. Instrumentos utilizados por grupo consultado
Nº
1
GRUPO CONSULTADO
Direcciones misionales
Nº
1
INSTRUMENTO
Grupo focal y Entrevistas
2
Cuestionario sobre asistencia técnica
2
Coordinaciones regionales de asistencia
técnica
3
Prospectiva: Análisis MIC MAC
Coordinaciones centros zonales
Operadores de programas y servicios
misionales
4
Cuestionario sobre asistencia técnica
Análisis
de
percepción
y
cultura
19
organizacional
3
4
5
Para una mayor ilustración sobre los instrumentos aplicados se pueden consultar los
anexos de este documento.
6.1.4
Recolección de información
Para el tratamiento de la fuente de información humana, los métodos usados fueron la
entrevista en grupo o reuniones de trabajo con áreas misionales y de apoyo que tienen
relación con la asistencia técnica y el desarrollo de talleres o actividades grupales que
permitieran recoger el conocimiento y la experiencia de los servidores públicos y de los
operadores de programas y servicios institucionales.
A continuación se relacionan los insumos documentales objeto de análisis, así como las
áreas misionales y de apoyo, las instituciones de carácter privado y las personas
(colaboradores y operadores) que participaron de las actividades descritas.
La documentación analizada se enuncia a continuación:
Tabla N° 2. Documentación insumo contextualización ICBF.
Nº
1
2
3
4
5
DOCUMENTO
Ley 75 de 1968
Ley 7 de 1979
Ley 1098 de 2006
Decreto 987 de 2012
Decreto 936 de 2013
Resolución 1616 de 2006
Resolución 2859 de 2013
Resolución 366 de 2013
Resolución 2690 de 2013
Norma Técnica de Empresa ICBF/ICONTEC
Manual de oferta Institucional
Manual de Contratación
Manual de Supervisión
CANTIDAD
19
3
2
4
1
5
Instrumento adaptado del original elaborado por el grupo de investigación de la Universidad Nacional de
Colombia. http://www.humanas.unal.edu.co/cyco/servicios/practicas/
________________________________________________________________________________________
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Nº
6
7
8
9
10
11
12
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DOCUMENTO
Manual de funciones y competencias laborales para los empleados de planta
global del ICBF de acuerdo a la resolución 1542 del 12 de julio de 2007
Manual del Sistema Integrado de Gestión
Guía para verificación de estándares de los contratos de aporte del ICBF.
Lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco
de la política pública de infancia; adolescencia y familia
Marco de referencia para la formulación del plan operativo 2013
Lineamientos de Programación 2013
Ficha caracterización del proceso de gestión humana.
Ficha caracterización del proceso de gestión contratación.
Ficha caracterización del proceso de gestión jurídica.
Ficha caracterización del proceso de mejoramiento continuo.
Ficha caracterización del proceso de evaluación y monitoreo de la gestión.
Ficha caracterización del proceso de aseguramiento estándares.
Procedimiento ejecución de actividades inspección y vigilancia y control sede
nacional
Procedimiento ejecución de actividades inspección y vigilancia y control
regional
Fichas caracterización del proceso de capacitación
Ficha de proyecto Primera Infancia.
Ficha de proyecto Familia.
Ficha de proyecto de Protección.
Ficha de proyecto Nutrición.
Informe sistemas de información.
Seguimiento a informes de IVC 2012
Visitas IVC 2013
Mapas de riesgos de calidad y evaluación
Mapas de riesgos de gestión humana.
Mapas de riesgos de mejoramiento.
Mapas de riesgos de gestión contratación
Presentaciones contenido referente a Direcciones misionales y de apoyo
(Contextualización):
Organización Funcional Subdirección
Inducción 2013
Actualización de lineamientos para el restablecimiento de derechos
Mapa estratégico ICBF 2012 – 2014
Plan institucional de capacitación PIC 2013
Se han generado diferentes archivos y documentos de trabajo (descripción
de metodologías, instrumentos de captura información, matrices,
tabulaciones, etc.)
CANTIDAD
4
9
4
3
4
5
19
63
Para efectos de recopilar la experiencia y conocimiento de los servidores públicos del
nivel nacional, regional y zonal, así como de los operadores, se consultaron:
________________________________________________________________________________________
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Tabla N° 3. Colaboradores y operadores consultados en el diagnostico
Nº
NIVEL
1
2
3
4
5
Nacional
6
7
8
12
14
15
16
17
Regional
Zonal
18
ÁREA/DEPENDENCIA/GRUPO
Dirección de Primera Infancia (Director, subdirector,
colaboradores)
Dirección de Niñez y Adolescencia (Director, subdirector,
colaboradores)
Dirección de Familia y Comunidades (Director,
subdirector)
Dirección de Nutrición (Director, subdirector)
Dirección de Protección (Director, subdirector)
Subdirección Restablecimiento de Derechos
Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar
(Director, subdirector, colaboradores)
Dirección de Planeación y Control de Gestión (Director y
dos personas Subdirección Mejoramiento organizacional)
Dirección de Gestión Humana (Directora, colaboradores)
Subdirección General (Subdirectora, colaboradores)
Subdirección de Sistemas integrados de Información
(Director, subdirector, colaboradores)
Oficina de Aseguramiento a la Calidad (Director,
colaboradores)
Coordinadores de Protección y asistencia técnica
Coordinadores centros zonales Bogotá
Reuniones con los diferentes operadores de programas y
servicios del ICBF en 23 departamentos. (Santander,
Choco, Putumayo, Boyacá, Nariño, San Andres, Bolívar,
Amazonas, Casanare, Tolima, Guajira, Cesar, Antioquia,
Huila, Caldas, Cundinamarca, Magdalena, Arauca,
Atlántico, Norte de Santander, Risaralda, Quindío; Meta)
TOTAL
Nº DE
PARTICIPANTES
6
3
2
2
2
2
3
3
4
3
4
3
33
30
1057
1.157
6.1.4.1 Consulta con las Direcciones Misionales:
Esta consulta se realizó mediante un análisis de grupo cuyo objetivo fue establecer:



El concepto y alcance de la asistencia técnica que se brinda a los operadores.
Los problemas y experiencias exitosas logradas en el desarrollo de las acciones
de asistencia técnica.
Las innovaciones y mejoras incorporadas para superar las dificultades detectadas.
6.1.4.2 Consulta con las Coordinaciones Regionales de Asistencia Técnica:
Esta consulta se realizó en dos momentos, en el primero se recogió información sobre el
concepto de asistencia técnica y alcance del mismo. La técnica empleada fue el análisis
de expertos y fue conducida mediante la metodología de “café del mundo”. Mediante esta
metodología, los asistentes intercambiaron sus apreciaciones haciendo parte de
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diferentes grupos de trabajo. Los resultados de la aplicación del cuestionario fueron
organizados en una matriz para facilitar su comparación y la identificación de factores
transversales o coincidentes.
En el segundo momento y con base en los resultados del ejercicio anterior, se organizó y
aplicó la metodología de análisis de sensibilidad o MIC MAC20, herramienta de
prospectiva estratégica21 que comprende tres etapas principales: construcción de las
bases, identificación de cuestiones principales en juego, y construcción de escenarios.
En la etapa de construcción de las bases, el método consiste en establecer y analizar el
sistema objeto de estudio, la asistencia técnica. El propósito de esto fue identificar los
puntos y cuestiones fundamentales que representan apuestas para el futuro y en torno a
los cuales los actores podrían elaborar sus estrategias. Los puntos identificados fueron los
componentes que caracterizan el proceso de asistencia técnica, es decir, sus insumos,
sus proveedores, sus operaciones, quienes la operan, sus productos y sus beneficiarios,
así como los recursos y los controles dispuestos.
Los resultados de la jornada anterior fueron los insumos que justificaban la perspectiva de
procesos que se describió a los asistentes. Se explicó la definición de los ocho
componentes de un proceso y en cada uno el participante escribía en una tarjeta un
ejemplo del componente. Por ejemplo: Para la categoría insumos, los asistentes
señalaron los lineamientos técnicos. Esta apreciación se escribía en una tarjeta y se
ubicaba en una cartelera específica para el componente insumos. Al final de esta etapa se
obtuvieron ocho componentes que describían el proceso de asistencia técnica.
En la segunda etapa, la de identificación de cuestiones principales en juego, el objetivo
fue identificar los problemas o las debilidades de cada componente del proceso de
asistencia técnica. Estos problemas o debilidades regulan la existencia y evolución de las
variables identificadas. Al tomar en cuenta la percepción de los actores se pudo
comprender mejor las evoluciones observadas, y ampliar el rango de futuras evoluciones
del proceso en su conjunto. Consecuentemente con los problemas y debilidades
señaladas, se debían proponer posibles soluciones o alternativas de intervención a dichos
problemas.
20
El método MICMAC ha sido creado por Michel Godet y desarrollado dentro en el LIPSOR - Cf M.Godet, Manuel de prospective
stratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating Futures Scenario Planning as a strategic Management Tool, Editions
Economicastratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating Futures Scenario Planning as a strategic Management Tool,
Editions Economica
21
GODET, Michel. Caja de herramientas de la prospectiva
content/uploads/2011/06/ProspectivaHerramientas_godet.pdf
estratégica.
Disponible
en:
http://citep.rec.uba.ar/ubatic/wp-
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Figura 3. Componentes de un proceso
Controles
Recursos
Metodológicamente, se organizó un grupo por cada componente. Cada grupo debía
señalar los problemas y sus soluciones y explicarlos a los demás asistentes.
En la última etapa del ejercicio, se valoraron las relaciones entre las variables. Estas
relaciones son determinantes en el futuro del proceso y por ende para formular un modelo
que normalice la operación de la asistencia técnica. Las relaciones entre las variables
identificadas se evaluaron en función de su interdependencia o de su influencia entre sí.
Por lo anterior, fue importante formular preguntas claves que facilitaran el análisis lógico
de las relaciones entre uno y otro aspecto de cada componente. Por ejemplo, para
identificar la relación que pudiera existir entre dos problemas se preguntaba: ¿Qué tanto
incide el problema A sobre el problema B? o ¿El problema A genera al problema B?
Para analizar la relación entre las variables debía calificarse en una escala de tres
valores, siendo (1) una influencia nula, (3) una influencia moderada y (5) una alta
influencia, en caso de estar analizando la relación desde el punto de vista de la influencia.
Ejemplo de calificación de los problemas identificados para un componente:
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Componente: Insumos
Problema 1
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema n
Total de
influencia
Problema 2
Problema 3
Problema n
5
3
1
1
1
1
1
3
5
5
1
1
9
11
5
Total de
dependencia
9
3
9
7
3
28
Los totales de la calificación de problemas y alternativas de tratamiento luego se graficó
para comparar la influencia frente a la dependencia entre las variables. La nube de puntos
resultante en la gráfica se subdivide en cuatro áreas que se llaman:
 Área superior izquierda – zona de poder
 Área superior derecha – zona de conflicto
 Área inferior izquierda – zona de autonomía
 Área inferior derecha – zona de resultados
Zona de poder: En este cuadrante se ubican los problemas y las alternativas de
tratamiento más influyentes en el diseño del modelo, por los valores asignados tienen
mucha influencia o incidencia en los demás y poca dependencia.
Zona de conflicto: Las variables que se encuentran en la zona de conflicto, son incidentes
en las demás variables pero además son dependientes de otras. En la medida en que se
desarrollen las alternativas de intervención de la zona de poder, las variables de conflicto
suelen pasar a la zona de poder y dejar de ser dependientes.
Zona de resultados: Las variables ubicadas en la zona de resultados representan temas
que son muy dependientes de otros, es decir, en la medida en que se intervengan las
variables que están ubicadas en la zona de poder, éstas influirán el cambio de las
variables de la zona de resultados.
Zona de autonomía. Contiene variables que ni son influyentes, ni son dependientes, es
decir, indiferentes a lo que se haga sobre las variables de poder o conflicto.
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Figura 4. Relación entre influencia y dependencia entre variables
Influencia
Zona de
poder
Zona de
conflicto
Zona de
autonomía
Zona de
resultados
Dependencia
6.1.4.3 Consulta con las Coordinaciones de Centros Zonales:
Esta consulta se llevó a cabo a través de la aplicación de un cuestionario que los
asistentes respondieron en grupo, es decir, con la técnica “análisis de expertos”. La
dinámica con la que se coordinó el trabajo de grupos fue la denominada “café del mundo”,
en la que se conformaron varios grupos y éstos analizaban y respondían la pregunta
asignada, luego al pasar a la siguiente pregunta se conformaban nuevos grupos y así
mismo para una tercera y última pregunta. Los resultados de la aplicación del
cuestionario fueron organizados en una matriz para facilitar su comparación y la
identificación de factores transversales o coincidentes entre los grupos y por pregunta.
6.1.4.4 Consulta con los Operadores de programas y servicios misionales:
La metodología empleada para consultar a los operadores de programas y servicios
misionales y recolectar de manera organizada sus respuestas fue la aplicación de un
cuestionario que recogía las apreciaciones sobre aspectos relacionados con la asistencia
técnica. Esta herramienta fue adaptada de la metodología que se utiliza para evaluar el
cambio organizacional alrededor de un aspecto en particular, la cultura.
Esta consulta se realizó desde el punto de vista de la cultura organizacional22 alrededor
de la asistencia técnica en razón a que el propósito de mejorar la capacidad de los
22
El concepto de cultura organizacional adoptado es el utilizado por Acosta R. Carlos A. en el artículo Cuatro preguntas para iniciarse en
cambio organizacional y publicado en la Revista Colombiana de Psicología en 2002, en este se afirma que cualquier cambio en la
organización es también un cambio en la cultura, bien de una área o bien de la empresa en general. A decir verdad, los cambios en las
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operadores de los servicios misionales conlleva comprender la manera en que la entidad
ha venido desarrollando la asistencia técnica y a partir de esta lectura diseñar su
transformación, esto conlleva a un cambio organizacional. Acosta (2002) señala que el
cambio organizacional tiene que ver con la cultura organizacional, de una u otra forma. La
cultura se ve afectada por los cambios, ya sea que se ubiquen en pequeñas unidades o
que se localicen en la totalidad de la empresa. Dicho de otro modo, cualquier cambio en la
organización es también un cambio en la cultura, bien de un área o bien de la empresa en
general. A decir verdad, los cambios en las organizaciones son cambios culturales dado
que las reformas se producen en los valores, en las normas, en las costumbres o en los
saberes mediante los cuales la organización alcanza su misión.
Figura 5. Componentes de la cultura organizacional sobre asistencia técnica
Valores
Saberes
Asistencia
Técnica
Normas
Costumbres
Metodológicamente, en primer lugar se definieron las afirmaciones o preguntas para cada
una de las cuatro categorías: saberes, prácticas, normas y valores, preguntas
relacionadas con asistencia técnica. Estas afirmaciones fueron diseñadas tomando como
base los resultados y conclusiones obtenidas del encuentro con las coordinaciones
regionales de protección y asistencia técnica y de la revisión documental realizada.
Fundamentalmente, las posturas identificadas frente a la asistencia técnica fueron la de
asumirla como un requisito administrativo relacionado con dinámica contractual y la de
asumirla como una oportunidad de mejoramiento organizacional.
Para evaluar los valores alrededor de la asistencia técnica, mediante varias afirmaciones,
que debían calificar los operadores, se analizó por qué es importante, por qué se
considera necesaria y qué efectos produce.
Al evaluar las prácticas o costumbres sobre brindar asistencia técnica, se analizaron
aspectos como la frecuencia con la que se recibe, la oportunidad al recibirla, qué tanto
sirve para mejorar lo que se quiere, qué tan pertinentes son los temas y si es satisfactoria.
organizaciones son cambios culturales dado que las reformas se producen en los valores, en las normas, en las costumbres o en los saberes
mediante los cuales la organización alcanza su misión.
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Para evaluar la normativa relacionada con asistencia técnica, se preguntó a los
operadores por la coherencia entre los lineamientos técnicos y la asistencia técnica, al
igual que para las obligaciones contractuales y para los estándares de los servicios.
Adicionalmente se preguntó por las normas internas (las de los operadores), reglamento
interno y procedimientos.
Finalmente, la cuarta categoría que se evalúa es la de los saberes sobre asistencia
técnica. A los operadores se les preguntó por la similitud de la asistencia técnica con la
supervisión y con la verificación de estándares y luego se les preguntó por las razones por
las cuales se puede considerar apropiado el método para brindar asistencia técnica.
Los resultados de esta verificación serán descritos en el siguiente capítulo.
Para responder se utilizó la escala de Likert, en la que el cuestionado puede responder de
1 a 5 su nivel de acuerdo con las afirmaciones planteadas. Siendo (1) en total
desacuerdo, (2) parcialmente en desacuerdo, (3) en desacuerdo pero en algo estoy de
acuerdo, (4) parcialmente de acuerdo, y (5) totalmente de acuerdo.
Por ejemplo: Valores: La asistencia técnica es importante…






Porque facilita el cumplimiento del contrato.
Porque da puntos para una próxima contratación.
Porque mejora la capacidad de la institución.
Porque es obligatoria.
Porque no tiene costo.
Porque mejora el servicio a nuestros beneficiarios finales.
Los cuestionarios fueron aplicados en los encuentros que coordinó la Oficina de
Aseguramiento de la Calidad y a los que asistieron cerca de 1.300 operadores de
programas y servicios misionales de todo el país.
En la escala Likert se puede calificar el promedio obtenido en la escala mediante la
sencilla fórmula PT/NT (donde PT es la puntuación total en la escala y NT es el número
de afirmaciones).
Las respuestas fueron analizadas por cada categoría y de acuerdo con la frecuencia de
cada respuesta se identificaron posturas diferenciadas frente a cada aspecto.
6.2
Metodología para el diseño del modelo de asistencia técnica integral
Teniendo en cuenta que el propósito de mejorar la capacidad de los operadores en la
prestación de los servicios se puede lograr a través de la asistencia técnica, es pertinente
diseñar un modelo que describa la operación de la asistencia técnica, desde su
planeación hasta su ajuste, pasando por su operación. En este sentido, el punto de
partida para describir el método utilizado para diseñar el modelo de asistencia técnica es
la definición de modelo. Un modelo es una representación de un objeto, sistema o idea,
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de forma diferente al de la entidad misma. El propósito de los modelos es ayudarnos a
explicar, entender o mejorar un sistema. Un modelo de un objeto puede ser una réplica
exacta de éste o una abstracción de las propiedades dominantes del objeto23.
Para estructurar el modelo de asistencia técnica integral a operadores (MATÍAS) se han
considerado los siguientes elementos: (i) los componentes, ((ii) los parámetros, (iii) las
relaciones funcionales, (iv) las restricciones y (v) la función objetivo. Cada parte de la
estructura será descrita brevemente.
Los componentes son las partes constituyentes del sistema. También se les denomina
elementos o subsistemas. Para el caso del MATÍAS, los componentes del modelo son:








Los insumos que se requieren para que la asistencia técnica opere.
Los proveedores de dichos insumos.
Los temas y las estrategias para brindar la asistencia técnica.
Los operadores de la asistencia técnica.
Los productos de la asistencia técnica.
Los beneficiarios de la asistencia técnica.
Los controles que se apliquen a la asistencia técnica.
Los recursos requeridos para la asistencia técnica.
Los parámetros son cantidades a las cuales se les asignar valores, una vez establecidos
los parámetros, son constantes y no varían dentro de la simulación. Para el caso del
MATÍAS, cada componente está sujeto a unos parámetros definidos y su evolución o
comportamiento dependerá de dichos valores.
Las relaciones funcionales muestran el comportamiento de parámetros dentro de un
componente o entre componentes de un sistema. Para el MATÍAS, los insumos pueden
estar relacionados de acuerdo con el nivel administrativo que los produzca, es decir, los
insumos que entrega el nivel nacional enmarcan y orientan el uso que se le deba dar a los
insumos que produce el nivel regional y a su vez los que produzca el nivel zonal. En
síntesis, los tres insumos tiene una relación de complementariedad y su uso final se verá
reflejado en el plan de asistencia técnica de cada nivel.
Las restricciones son limitaciones impuestas a los parámetros o la manera en la cual los
recursos pueden asignarse o consumirse.
Finalmente, la función objetivo define explícitamente los objetivos del sistema y cómo se
evaluarán, es una medida de la eficiencia del sistema. En el caso del MATÍAS, el objetivo
es el de mejorar la capacidad de los operadores en la prestación y operación de
programas y servicios misionales.
23
BERMON Angarita, Leonardo. Simulación. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Administración. Sede Manizales. Conceptos
tomados de: Torres, Armando. Simulación Discreta. Introducción a la Simulación. Disponible en:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060010/lecciones/Capitulo1/modelo.htm
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Las características deseables de un modelo y sobre las cuales es pertinente evaluar el
diseño del MATÍAS son:






Que sea completo
Que sea adaptable
Que genere credibilidad
Que sea simple en su descripción
Que sea factible tanto en información como en recursos
Que sea económico
Respecto a la economía, se espera que la implementación del MATÍAS se realice en un
tiempo lo suficientemente razonable como para observar sus beneficios. Dicha
razonabilidad representa el punto de equilibrio del modelo. La siguiente gráfica ilustra el
anterior planteamiento.
Figura 6. Punto de equilibrio económico en la implementación de un modelo
Un aspecto importante de la metodología con la que se construyó el MATÍAS es la clase
de modelo a la que pertenece. MATÍAS es un modelo dinámico, es decir que reconoce el
transcurso del tiempo como una determinante para su implementación.
El equilibrio entre el detalle del modelo y la solución de problemas es importante. Al
construir MATÍAS, se equilibró la necesidad del detalle en la descripción de la estructura
del modelo con la de hacer manejables los problemas identificados con el diagnóstico.
Aunque un modelo es una abstracción, cuanto más detallado sea, mejor será la
semejanza del modelo con la realidad. Pero es preciso advertir que todo modelo debe
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limitar el detalle en algún aspecto porque el exceso en el detalle puede elevar los costos
en la implementación o producir dificultades para plantear las soluciones o las mejoras al
sistema, en este caso, a la asistencia técnica.
Al hacer la descripción de la asistencia técnica en lugar del detalle, se plantearon
supuestos sobre el comportamiento de la asistencia técnica. Se consideró que estos
supuestos no contradijeran el comportamiento observable de la asistencia técnica y en
todo caso siempre que fue posible, se verificó la veracidad del supuesto comparándolo
con la observación, a través de reuniones con colaboradores o de la aplicación de
instrumentos de verificación.
Los riesgos que hacen parte del diseño y de la implementación de un modelo son
aspectos que deben ser observados, con miras a prever alternativas de intervención.
Como primer riesgo se advierte que no existe garantía alguna de que el tiempo y el
trabajo dedicados a establecer el modelo satisfagan por completo las expectativas
generadas sobre sus utilidades o beneficios. El fracaso suele ocurrir porque el nivel de
recursos asignados para la implementación no es suficiente. Sin embargo, el diseño del
MATÍAS ha contemplado este aspecto y ha procurado crear unas condiciones
organizacionales propicias para su implementación. Estas condiciones se pueden
apreciar en los supuestos y las acciones del proyecto de implementación.
Otro riesgo que se presentó y que ya fue eliminado hace referencia a la lectura deficitaria
que del problema hace el equipo consultor y con la cual orienta el modelo. Esta situación
se superó a través de la retroalimentación oportuna y precisa por parte del equipo de la
Subdirección General.
Finalmente, la tercera advertencia es la referente a la utilización de una misma solución
para todos los niveles del modelo. No considerar las particularidades de la gestión en
cada nivel conduce al fracaso en la operación del modelo. Para el MATÍAS los niveles en
los que opera la asistencia técnica son el nacional, el regional y el zonal, cada uno de
ellos con su propia lógica procedimental, pero compartiendo el propósito, el enfoque y la
definición de la asistencia técnica.
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CAPÍTULO 7
7
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO SOBRE LA ASISTENCIA TÉCNICA
7.1
Estado actual
A continuación se describen los resultados de cada una de las metodologías aplicadas a
cada grupo en particular, para construir el diagnóstico institucional sobre la Asistencia
Técnica.
7.1.1
Desde el nivel nacional
7.1.1.1 Observaciones al lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia
técnica versión 2009
En el año 2009, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar adoptó el lineamiento
técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de
infancia, adolescencia y familia. Como bien se plantea en este documento, en
concordancia con lo establecido en la Ley 1098 de 2006, la Ley 7ª. de 1979 y la Ley 75 de
1968, al ICBF como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar - SNBF, le corresponde definir los lineamientos técnicos que las
entidades deben cumplir para garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes
para asegurar su restablecimiento, y asistir técnicamente a los entes nacionales,
departamentales, distritales y municipales en la ejecución de sus políticas públicas, sin
perjuicio de las competencias y funciones constitucionales y legales propias para cada
uno de ellos.
Aun cuando el lineamiento se sustenta en la necesidad de que el ICBF “(…) estructure un
proceso de asistencia técnica con un enfoque de Garantía de Derechos, Poblacional,
Territorial y Diferencial de universalización, dirigido a los diferentes actores con
responsabilidades dentro de la ley (familia, sociedad, Estado) que permita conocer,
interiorizar y actuar de acuerdo con sus competencias dentro de los límites de la
Constitución y la ley”, presenta algunas deficiencias que dificultan su comprensión y
aplicación como por ejemplo el alcance y pertinencia del marco legal señalado, el alcance
de la definición de asistencia técnica, su propósito y la vigencia de la forma de realizar la
asistencia técnica.
7.1.1.2 Razones por las cuales la asistencia técnica presenta la actual situación
Razones asociadas a los operadores:

Amplia heterogeneidad y diversidad en la capacidad técnica, administrativa y
financiera de los operadores misionales.

Limitada oferta de operadores calificados para trabajar en algunas disciplinas o
especialidades, particularmente en territorios alejados o con problemas de orden
público y acceso.
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
Diversidad de enfoques técnicos y conceptuales para la prestación de un mismo
servicio y para el desarrollo de las actividades contratadas, en muchos casos
acompañada de posturas inflexibles frente a la solicitud de incorporar otros
métodos o técnicas de trabajo.

Actitud reacia al cambio y al manejo y transferencia de información.

Carencia de formación integral en algunos profesionales y desinterés por
incorporar la visión social en el trabajo que desarrollan.

Escasas iniciativas de innovación y mejora. Buena parte de los operadores se
limitan a cumplir con el objeto contractual y con los lineamientos dados por el
ICBF.

Para el caso de los operadores de comunidades indígenas y afro descendientes:
actitud reacia o negativa de cumplir con los requisitos legales del proceso
contractual y rechazo o reticencia a aceptar la asistencia técnica del Instituto, con
el argumento de que viola su autonomía étnica.

Desconocimiento de los conductos y canales de comunicación que debe utilizar en
el ICBF, para aclarar las dudas técnicas.
Razones asociadas al ICBF:

No existe unidad de criterio en las cinco direcciones misionales del ICBF,
Protección, Primera Infancia, Niñez y Adolescencia, Familia y Comunidades y
Nutrición, sobre las características y alcances de la asistencia técnica que se debe
brindar a los operadores. Se manejan diferentes conceptos y definiciones.

En general la asistencia técnica se entiende como una o varias de las siguientes
acciones:
-
Capacitación. (Se asume como un proceso de difusión de lineamientos y entrega
de manuales operativos de programas).
Asesoría. (Definición de elementos técnicos “lineamientos”, en lo referente a los
programas, pautas de ejecución de los programas)
Resolver consultas. (Gestionar y responder las consultas de casos puntuales, vía
correo electrónico, skype o telefónica).
Acompañamiento.
Seguimiento, supervisión y control de carácter administrativo y contractual.
(Procurar que quien opera el programa, se mantenga dentro de los lineamientos
técnicos, que cumpla con el objeto y la entrega de los productos pactados en el
contrato y con la programación definida por el ICBF).
-
________________________________________________________________________________________
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
No se dispone de un método que permita categorizar y calificar el desempeño y
las competencias de los operadores misionales por tipo o modalidad o servicio,
presencia regional, logros obtenidos e innovaciones incorporadas para cualificar
su gestión.

Se desconoce el lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica o
no se aplica, pues se considera que no responde a las características de los
programas y servicios que se prestan.

En la mayoría de los casos, no existe un proceso de planificación de la asistencia
técnica y se confunden los medios con la finalidad. Es así como se informa sobre
el desarrollo de actividades puntuales de asesoría y orientación, capacitación,
video conferencias, etc., que no responden a la identificación del problema a
resolver, ni al cumplimiento de objetivos y resultados previamente establecidos.

Tampoco se cuenta con instrumentos para identificar los avances o el impacto
resultante de esta gestión, en términos de lograr mayor eficacia, eficiencia y
garantizar la mejora continua en la prestación de los servicios encomendados a los
operadores.

Falta de claridad sobre los roles y responsabilidades a cargo de los diferentes
niveles en el ICBF: nacional, regional zonal y SNBF.

Carencia de información oportuna y confiable, que permita identificar los
requerimientos de asistencia técnica de los operadores misionales.

Carencia de método e instrumentos para identificar los problemas y planificar las
acciones de asistencia técnica a desarrollar. Esto obliga a que el ICBF, desarrolle
dichas acciones casi exclusivamente por demanda, atendiendo las solicitudes que
formulan las direcciones regionales o los operadores.

Inexistencia de un concepto común de asistencia técnica en las direcciones
misionales, que respetando la diversidad programática y territorial, permita unificar
los criterios sobre el propósito y alcance de las acciones que se deben desarrollar
en este campo.

Debilidades o carencia de profesionales calificados y con la actitud requerida para
negociar y brindar asistencia técnica a algunos operadores, particularmente en los
niveles regional y zonal. Estas falencias llevan a que:
-
Los operadores no encuentren un interlocutor válido en las regionales
para resolver sus requerimientos o necesidades en materia de
asistencia técnica.
Los operadores se salten los niveles y conductos regulares.
Operadores con cierto nivel de especialización temática y amplia
experiencia, no identifiquen o reconozcan como interlocutores técnicos
“validos” a sus pares del ICBF.
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-
-
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Se centralicen los procesos de asistencia técnica, atentando contra una
de las variables de éxito, como lo es la prestación de la asistencia en el
sitio y contexto en donde se presenta la necesidad (asistencia técnica
a distancia).
Que el proceso de interlocución con operadores especializados se
limite a la supervisión, por la disparidad en el manejo y dominio técnico
de las temáticas. (actitud y confianza).

Limitaciones en la disponibilidad del recurso humano, frente a la excesiva carga
operativa, hecho que restringe la dedicación de los equipos técnicos al trabajo
intelectual.

Creencia de que los lineamientos técnicos y sobre todo aquellos de carácter
operativo, subsanan las deficiencias y vacíos que se presentan en los modelos de
atención y en la capacidad técnica del ICBF a todo nivel.

En algunas ocasiones, los lineamientos se vuelven camisa de fuerza y reducen el
dialogo entre el operador y el ICBF a la supervisión y control sobre su
cumplimiento.

La envergadura de algunos programas hace que el número de operadores
desborde la capacidad de interlocución directa e impida identificar requerimientos
particulares de asistencia técnica.

Limitaciones en el presupuesto para financiar el desplazamiento al territorio de los
equipos técnicos responsables de brindar asistencia técnica, lo que obliga a
impartir orientaciones de carácter general, desconociendo en muchas
oportunidades el contexto regional y la problemática específica que se debe
resolver.

Excesivo número de documentos técnicos producidos por el ICBF, en la mayoría
de los casos muy extensos y utilizando un lenguaje de difícil comprensión.

Disociación entre la asistencia técnica a los operadores misionales y la que se
brinda a los niveles regional y zonal del ICBF.
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7.1.2
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Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones
Regionales de Asistencia Técnica:
Los resultados del primer día con la aplicación del cuestionario fueron organizados en una
matriz que facilitó la comparación de las conclusiones de cada grupo.
Tabla N° 4. Conclusión resultados encuentro Coordinadores Regionales
Asistencia Técnica
¿Qué
es?
Grupo
1
Grupo
2
Grupo
3
Grupo
4
¿Cómo opera?
¿Cómo debería
ser?
Proceso
Transversal a todas las áreas del ICBF.
De acuerdo a los resultados se realizan planes de
mejoramiento.
Se aplica el PHVA se puede utilizar cualquier medio,
se deben dejar soportes de asistencia técnica, debe
ser permanente y evaluado.
Planeada y
articulada con los
demás procesos –
Ciclo PHVA
Proceso
Dinámico, que no quede solo en el correo electrónico,
que sea preciso, operativo y permanente.
Es una construcción permanente y participativa. Es en
doble vía.
Planeada y
articulada con los
demás procesos –
Ciclo PHVA
Presencial
Estrategia
Dirigida a los equipos interdisciplinares y operadores
se hacen grupos de acuerdo con la temática que se
va a dar en el momento, se indaga sobre el
conocimiento previo a la capacitación y posterior a la
misma con el fin de definir si el objetivo propuesto se
alcanzó.
En canal presencial (formación, reuniones, grupos de
estudios, talleres) solo en este espacio se verifica el
conocimiento previo y posterior a la capacitación),
canal escrito (oficios, comunicados, memorandos,
para aclarar directrices o procedimientos), asistencia
vía telefónica, virtual (videoconferencia).
Planeada y
articulada con los
demás procesos.
Interdisciplinar –
Integral – Ciclo
PHVA
Proceso
A través de la planeación, ejecución, seguimiento y
evaluación. Partiendo de un diagnóstico y
plasmándolo en un plan de asistencia técnica.
Planeada y
articulada con los
demás procesos –
Ciclo PHVA
Los resultados del segundo día y obtenidos mediante el análisis relacional entre las
variables identificadas fueron:
________________________________________________________________________________________
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COMPONENTE – INSUMOS
Tabla N° 5. Problemas – Soluciones de Insumos de la asistencia técnica
PROBLEMAS
Falta de cultura de autoaprendizaje
INFLUENCIA
14
DEPENDENCIA
14
No se leen los lineamientos y se aplican a criterio personal
14
14
Su complejidad dificulta su aplicación
Con perfil inadecuado
No hay coherencia con la realidad de la región
12
16
4
12
16
4
SOLUCIONES
Autocapacitación
Lineamientos con enfoque diferencial, individual y regional
Profesionales competentes para el cargo y programa
INFLUENCIA
8
8
6
DEPENDENCIA
8
4
10
La complejidad de los lineamientos técnicos, sumada a la carencia de talento humano con
perfil adecuado, son los problemas de mayor incidencia.
Las alternativas de intervención determinantes son: Contar con lineamientos técnicos con
enfoque diferencial, individual y regional y con una estrategia de auto-capacitación. Esta
última sólo es posible si se cuenta con personal idóneo.
COMPONENTE – PROVEEDORES
Tabla N° 6. Problemas – Soluciones de Proveedores de la asistencia técnica
PROBLEMAS
Insuficiente apropiación
Insuficiente planeación
Exigencias de inmediato cumplimiento
Alta rotación de personal
Debilidad en la vinculación de TH
Fallas en la comunicación
Asignación de tareas por fuera de las funciones
INFLUENCIA DEPENDENCIA
25
19
23
23
13
17
17
19
17
13
21
25
6
10
Las necesidades superan la capacidad de respuesta
8
2
Insuficiencia de recursos
6
8
SOLUCIONES
Adecuada planeación
Validación del conocimiento
Posicionamiento y articulación
INFLUENCIA DEPENDENCIA
6
10
10
2
6
10
________________________________________________________________________________________
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Las debilidades en el proceso de vinculación del talento humano, sumadas a una débil
apropiación de los colaboradores sobre su rol como asistentes técnicos, son los
problemas de mayor incidencia en las direcciones del nivel nacional.
Por su parte, en el nivel regional, la solicitud de tareas o requerimientos del nivel nacional,
supera la capacidad de respuesta. Lo anterior se ve como el problema más influyente.
Con respecto a las alternativas de solución, la validación del conocimiento, interpretada
como tener en cuenta la opinión del talento humano del nivel regional y con ello asegurar
la memoria institucional, representa la solución determinante para las dificultades que
presenta el tema proveedores de la asistencia técnica.
COMPONENTE – OPERACIÓN.
La operación de la asistencia técnica se consideró desde el ciclo PHVA.
Tabla N° 7. Problemas – Soluciones de Operación de la asistencia técnica
PROBLEMAS/PLANEACIÓN
INFLUENCIA
DEPENDENCIA
Inmediatez
10
4
Falta de autonomía
Debilidad en perfiles
6
6
8
10
INFLUENCIA
DEPENDENCIA
10
6
6
4
8
10
INFLUENCIA
DEPENDENCIA
6
4
6
4
8
4
INFLUENCIA
DEPENDENCIA
Estructuración
25
25
Autonomía
Recursos suficientes y oportunos
Fortalecer el proceso de evaluación
Articulación entre dependencias
19
23
21
25
19
21
25
23
Recurso humano competente y con perfiles adecuados
25
25
PROBLEMAS/CAPACITACIÓN
Falta de recursos
Falta de personal
Se suplen acciones operativas y falta personal
PROBLEMAS/EVALUACIÓN
Ausencia de equipo especializado
Falta de capacitación
Desarticulación
SOLUCIONES
La ausencia de equipo especializado para realizar la evaluación de la asistencia técnica,
junto con la falta de recursos para realizar labores de capacitación y el carácter reactivo o
de inmediatez con el que se presta la asistencia técnica son los problemas de mayor
incidencia para la operación del proceso.
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Brindar mayor autonomía a las coordinadoras regionales en la administración de la
asistencia técnica, así como una cantidad suficiente y oportuna de recursos son las
alternativas determinantes para contrarrestar los problemas identificados.
COMPONENTE – RESPONSABLE
Se entiende por “responsable” aquel que brinda la asistencia técnica.
Tabla N° 8. Problemas – Soluciones de Responsables de la asistencia técnica
PROBLEMAS
Insuficiencia de TH
Falta de competencias habilidades y experiencia
Desarticulación
Falta de planificación
SOLUCIONES
Integralidad
Acompañamiento en terreno
Plan de AT nacional
Vinculación de TH con perfil
Proceso de formación permanente
Exclusividad de responsables de procesos
Reubicación de servidores públicos con
experiencia
perfiles
y
INFLUENCIA
DEPENDENCIA
3
9
5
7
INFLUENCIA
18
20
22
26
22
3
3
9
9
DEPENDENCIA
20
28
24
20
28
24
20
20
12
De manera lógica y coherente con el componente, el talento humano constituye un
problema para él mismo, por su falta de competencia. Es un factor determinante.
Como una alternativa de intervención a los problemas identificados está la reubicación del
personal de acuerdo con su perfil y experiencia.
COMPONENTE – PRODUCTO
Tabla N° 9. Problemas – Soluciones de Producto de la asistencia técnica
PROBLEMAS
INFLUENCIA DEPENDENCIA
Recursos de capacitación centralizados
5
7
Falta de tiempo para capacitación
5
7
Debilidades en el seguimiento a los procesos de capacitación
9
11
Rotación de contratistas
7
9
Desactualización en metodologías de capacitación
13
11
Desarticulación entre áreas Gestión Humana y Técnicas
19
13
Falta de recursos
2
6
Falta de personal
10
6
Se suplen acciones operativas y falta personal
6
6
Inmediatez
6
8
________________________________________________________________________________________
51
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PROBLEMAS
Falta de autonomía
Debilidad en perfiles
SOLUCIONES
Planes de formación acordes a las necesidades
Asignación y control de recursos
Ajuste de lineamientos
Definir criterios de control
Integralidad en el proceso de AT
Fortalecer procesos de participación
Planta de personal acorde a cargas laborales
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INFLUENCIA DEPENDENCIA
6
8
6
2
INFLUENCIA DEPENDENCIA
18
14
20
12
20
16
16
14
28
28
12
28
16
18
Las metodologías de capacitación desactualizadas y la debilidad que presenta el
seguimiento y la evaluación de los procesos de capacitación, resultan ser los problemas
determinantes de los productos de la asistencia técnica.
La carencia de personal, aunado a la debilidad en el perfil profesional del talento humano
existente, son dos problemas de mucha incidencia sobre las demás dificultades
identificadas.
La asignación y control de recursos, junto con un plan de formación acorde con las
necesidades de la regional y contar con criterios de control definidos, son soluciones
influyentes en toda la problemática que se identificó para los productos de la asistencia
técnica.
COMPONENTE – BENEFICIARIO
Tabla N° 10. Problemas – Soluciones de Beneficiario de la asistencia técnica
PROBLEMA
Alta rotación de contratistas
Perfil no acorde con los requerimientos
Equipos técnicos con bajo perfil, baja remuneración y alta
rotación
Asistencia técnica puntual y reactiva no como proceso
Falta desarrollo de procedimientos y protocolos
Alta rotación de actores, especialmente del ente territorial
Temática disgregada, múltiples acciones, muchos comités y
contenidos
Capacidad de respuesta por encima del límite
Perfil no acorde al requerimiento
SOLUCIÓN
Incorporar contratistas a planta global
Proceso de selección y evaluación
Asistencia técnica concertada
Integrara políticas sectoriales
Revisar estándares: servicios, costos, cupos
Planes de asistencia técnica a operadores
INFLUENCIA
1
3
DEPENDENCIA
3
1
2
6
4
9
2
4
6
3
7
7
5
INFLUENCIA
11
11
15
15
7
21
9
9
7
DEPENDENCIA
17
11
15
13
9
15
________________________________________________________________________________________
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Los equipos técnicos regionales y zonales, como parte de los beneficiarios del proceso de
asistencia técnica, presentan problemas derivados de la alta rotación del personal y de los
perfiles inadecuados para las labores que desempeñan.
En el caso de los aperadores, los problemas determinantes se originan en el hecho de
que reciben asistencia técnica puntual y no como parte de un proceso, sumado a que en
muchas oportunidades no cuentan con el personal que cumpla el perfil adecuado a los
requisitos de los servicios.
En un panorama más amplio, los actores del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
también son beneficiarios de la asistencia técnica y de igual forma presentan problemas
como la alta rotación, especialmente de representantes de las entidades territoriales.
Como alternativas de intervención para superar la problemática descrita, sería deseable
contar con un proceso de selección y evaluación en cada una de las categorías
planteadas.
COMPONENTE – CONTROLES
Tabla N° 11. Problemas – Soluciones de Controles de la asistencia técnica
PROBLEMA
Inadecuada socialización de cambios
Limitados recursos humanos
Desconocimiento de sistemas de información
No
concordancia
entre
lineamientos
técnicosprocedimientos - indicadores
Deficiente validación de instrumentos
Instrumentos y estándares sin enfoque diferencial
Saturación de instrumentos
Falta estandarización de procedimientos financieros
Falta claridad en metas, plan de acción y asistencia técnica
SOLUCIÓN
Minimización de sistemas de información
Socialización oportuna de herramientas SGC
Adecuación instrumentos verificación evaluación con
enfoque diferencial
Fortalecimiento del proceso de supervisión
Actualización hojas de vida de indicadores
Estandarización de instrumentos
Utilización adecuada de sistemas de información
INFLUENCIA
8
6
8
DEPENDENCIA
8
6
8
25
25
25
21
25
19
19
INFLUENCIA
20
18
19
23
21
23
23
DEPENDENCIA
16
18
18
24
14
26
30
30
20
28
28
22
El factor determinante que afecta la labor de supervisión y seguimiento a la asistencia
técnica se deriva de las limitaciones en la disponibilidad del recurso humano.
Los problemas que más inciden en la aplicación de los instrumentos existentes para el
control de la asistencia técnica, obedecen a su alto número y al deficiente proceso de
validación al que fueron sometidos, con la consecuente saturación del tiempo de los
equipos.
________________________________________________________________________________________
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Como solución o alternativa de intervención a los problemas identificados, se propone
minimizar los sistemas de información, entendiendo por minimización evitar la
proliferación de aplicativos e instrumentos. En el mismo sentido, se considera que la
divulgación y actualización de las herramientas del Sistema de Gestión de la Calidad,
puede ser un camino para mejorar el control del proceso.
COMPONENTE – RECURSOS
Tabla N° 12. Problemas – Soluciones de Recursos de la asistencia técnica
PROBLEMA
Insuficientes recursos para asistencia técnica
Insuficiente recursos para transporte y logística
Insuficiencia de recurso humano
Débil perfil del recurso humano
Las competencias no son acordes a las necesidades
Falta de equipos
Fallas en canales de comunicación
SOLUCIÓN
Asignación de talento humano acorde a las necesidades
Cambio y asignación de equipos
Crear rubro de asistencia técnica
Asignar recursos para asistencia técnica
INFLUENCIA
5
1
2
6
6
5
1
INFLUENCIA
3
3
7
3
DEPENDENCIA
1
5
2
6
6
1
5
DEPENDENCIA
3
3
3
7
La insuficiencia de presupuesto para asistencia técnica, así como de equipos de cómputo,
son los problemas que más inciden en este componente. Ante esta situación, la creación
de un rubro específico para asistencia técnica, aparece como la opción determinante para
contrarrestar los problemas de recursos.
Análisis comparativo entre resultados de los grupos de trabajo:
Con la debida homologación de los valores asignados a los problemas y a las alternativas
de solución o intervención, es posible lograr una sola imagen de todas las variables y a su
vez, ubicar gráficamente aquellas más relevantes para el desarrollo del modelo de
asistencia técnica. A continuación se presenta el análisis comparativo y sus respectivas
conclusiones.
Análisis de las dificultades identificadas en la zona de poder:
En este cuadrante se ubican los problemas y las alternativas de tratamiento más
influyentes en el diseño del modelo. Entre los problemas identificados están:


El recurso humano para brindar asistencia técnica es insuficiente y su perfil no
responde a los requerimientos de esta labor.
Los recursos disponibles en general no son suficientes para llevar a cabo la labor de
asistencia técnica.
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
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Lo anterior sumado a una carga de trabajo que supera la capacidad de respuesta de
los equipos y la urgencia con la que se solicitan respuestas, conduce a la realización
de tareas de baja calidad, representadas en el escaso tiempo que se les dedica, en
especial a la asistencia técnica.
RRHH insuficiente
Figura 7. Relación entre las variables problema de la asistencia técnica
Inmediatez
Poca capacidad
de respuesta
Perfiles débiles
Debilidad en los
criterios de vinculación
Perfil
inadecuado
Desarticulación
Recursos
insuficientes
Insuficiente planeación de
la asistencia técnica
Poca capacidad
de respuesta
Complejidad de los
lineamientos técnicos
Inmediatez
Fallas en la comunicación
CONFLICTO
Asignación de tareas
por fuera de las funciones
PODER
Falta de capacitación
Alta rotación de
contratistas
Debilidades en el
seguimiento a la capacitación
Alta rotación de
contratistas
Lineamientos
que no responden a
la realidad de las regionales
AUTONOMÍA
Debilidades
en capacitación
Recursos
insuficientes
Falla en los canales
de comunicación
RESULTADOS
Análisis de las dificultades identificadas en la zona de conflicto:
Las variables que se encuentran en la zona de conflicto, son incidentes en las demás
variables, pero además son dependientes de otras. En la medida en que se desarrollen
las alternativas de intervención de la zona de poder, las variables de conflicto suelen
pasar a la zona de poder y dejar de ser dependientes.
En este caso, en la zona de conflicto se repiten varios de los problemas existentes en la
zona de poder, como la carencia de recursos, sobre todo el talento humano y la debilidad
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en su perfil profesional, al igual que con la debilidad en la planeación de la asistencia
técnica, lo que conlleva a una deficiente prestación de este servicio.
Aparecen variables novedosas y relacionadas con el talento humano, entre ellas:
Débil articulación entre la gestión del talento humano y las áreas misionales, lo que se
evidencia en la calidad de la capacitación, pues ésta, por una parte no necesariamente
responde a las necesidades de las regionales y por otra parte su diseño y metodología no
asegura la apropiación de los lineamientos técnicos por parte de los equipos.
Adicionalmente, las regionales desconocen la cantidad y tipo de lineamientos técnicos
que se producirán en el año, lo que produce una percepción de desborde o saturación en
el número de documentos e instrumentos y la consecuente dificultad para utilizarlos en
debida forma.
Otras variables relacionadas con el talento humano y que se identificaron como problema
son la debilidad en los criterios con los que se vinculan algunos servidores y la alta
rotación del personal. Estas dos situaciones, indudablemente afectan negativamente a la
asistencia técnica por múltiples razones, la capacitación se pierde cuando se da a
personal que está rotando, vincular servidores cuyo perfil no es coherente con las
funciones que se le asignen es una situación que degrada el ambiente organizacional
porque genera en las personas confusión sobre la credibilidad de los procesos.
Análisis de la zona de resultados y autonomía:
Por su alto nivel de dependencia, las debilidades que se identificaron en las zonas de
resultados y autonomía van a ser transformadas por el desarrollo de las variables de
intervención. Por ejemplo, diferenciar la asignación de recursos para brindar asistencia
técnica y fortalecer la capacidad de los equipos regionales, junto con una planeación
adecuada del trabajo, incluyendo la asistencia técnica y la capacitación, permitirá reducir
el efecto nocivo producido por la alta rotación del personal, la capacitación que no
responde a las necesidades y tener personal sin un perfil adecuado.
Entre las alternativas de intervención identificadas se puede evidenciar, que las más
influyentes, es decir, las alternativas a priorizar son:


Asignar recursos específicos para la asistencia técnica y brindar mayor autonomía a
las regionales para la administración de los mismos.
La lectura de las necesidades de los operadores en las regiones debe recogerse de
tal forma que permita la construcción de un plan de asistencia técnica coherente y
efectivo, es decir, cuyo contenido esté orientado hacia la eliminación o disminución de
aquellos aspectos que entorpecen o impiden que los servicios se operen como está
previsto.
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Figura 8. Relación entre las variables solución de la asistencia técnica
Planear la asistencia
técnica a operadores
Garantizar
suficientes recursos
CONFLICTO
Asignación y control de recursos
por parte de las regionales
Otorgar más autonomía a
las regionales
Articular los sistemas
de información
Planes de formación acorde con las realidades
PODER
Estandarizar
instrumentos
Asignar recursos
a asistencia técnica
Mejorar la
estructura funcional
Actualizar HV indicadores
Fortalecer proceso
de evaluación
Fortalecer el uso
adecuado de los
sistemas de
información
Planta de personal acorde a las necesidades
Definir criterios de control
Asignación de personal
acorde a las necesidades
Fortalecer el proceso de
selección y evaluación
Fortalecer el proceso de
supervisión
Fortalecer los procesos
de participación
Revisión de estándares,
servicios y costos
AUTONOMÍA

RESULTADOS
Adicionalmente, aunque la entidad ha avanzado en la definición de estándares de
calidad para sus servicios y en la metodología para su verificación, esta información y
esta práctica no se está utilizando en debida forma, es decir, es necesario mejorar el
nivel de articulación de los resultados de la verificación de estándares con la
planeación de la asistencia técnica.
Las variables que se identificaron como alternativas de intervención en la zona de
conflicto fueron:


Fortalecer la articulación entre las áreas o dicho de otra manera, reducir el trabajo
aislado entre las áreas, tanto entre las misionales con el área de talento humano
como entre ellas mismas.
Fortalecer el proceso de planeación en general, con especial énfasis en la planeación
de la asistencia técnica.
________________________________________________________________________________________
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7.1.3
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Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones
de los Centros Zonales de Asistencia Técnica:
Los resultados de la aplicación del cuestionario fueron organizados en una matriz para
facilitar la comparación de las conclusiones de cada grupo.
Tabla N° 13. Resultados encuentro Coordinadores Zonales Regional Bogotá
¿Qué es?
Grupo
1
Proceso
Asistencia Técnica
¿Cómo opera?
Elaboración de plan de asistencia
técnica de acuerdo a los hallazgos
encontrados en la prestación del
servicio.
Reuniones mensuales con
representantes de las organizaciones
para capacitación, asesoría,
acompañamiento.
Formulación plan de mejoramiento.
Se reporta a la regional el avance del
plan de capacitación.
¿Cómo debería ser?
Planeada, con seguimiento y
evaluación.
Contextualizada con las
necesidades de los territorios
y condiciones socioculturales
para fortalecer las
competencias de los
operadores.
Con recursos (logísticos,
humanos, financieros,
tecnológicos).
Continua y planeada.
Teniendo como premisa el
Ciclo PHVA.
Grupo
2
Proceso
La aplicación es difícil porque la
herramienta actual no lo facilita y en
la práctica cotidiana se ha convertido
en el complemento de una serie de
actividades sueltas y desarticuladas.
Contextualizada al territorio.
Con seguimiento y
evaluación.
Con recursos (logísticos,
humanos, financieros,
tecnológicos).
Transversal; dinámica;
contextualizada.
Grupo
3
Grupo
4
Proceso
Asesoría y
acompañamiento
Capacitación, visitas, de acuerdo a
los hallazgos en la supervisión.
Con recursos (logísticos,
humanos, financieros,
tecnológicos)
Integral; organizada;
planificada; respetada.
Falta sistematicidad debido a la falta
de recursos humanos y tiempo.
Con recursos (logísticos,
humanos, financieros,
________________________________________________________________________________________
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Asistencia Técnica
¿Cómo opera?
¿Qué es?
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¿Cómo debería ser?
tecnológicos).
Caracterizando operadores.
7.1.4
Diagnóstico obtenido de la consulta realizada
programas o servicios misionales
a los operadores de
Figura 9. Evaluación de la cultura organizacional alrededor de la asistencia técnica
VALORES
¿Qué se debe
saber?
-Similitudes y
diferencias
- Método
SABERES
¿Cómo se valora?
- Es necesaria porque…
- Es importante porque …
ASISTENCIA
TECNICA
NORMAS
¿Cómo se reglamenta?
- Lineamientos técnicos
-Obligaciones contractuales
PRACTICAS
¿Cómo se practica?
- Frecuencia
- Oportunidad
- Pertinencia
- Efectividad
- Satisfacción
-Reglamento interno
- Procedimientos
- Estándares
Es necesario tener en cuenta que la escala de calificación es:
(5) Totalmente de acuerdo
(4) Parcialmente de acuerdo
(3) En desacuerdo pero en algo estoy de acuerdo
(2) Parcialmente en desacuerdo
(1) En total desacuerdo
________________________________________________________________________________________
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7.1.4.1 Evaluación de los valores
Tabla N° 14. Resultados evaluación de cultura de los valores
N° Importancia: La Asistencia Técnica es importante…
1
porque facilita el cumplimiento del contrato.
2
porque da puntos para una próxima contratación.
3
porque mejora la capacidad de la institución.
4
porque es obligatoria.
5
porque no tiene costo.
6
porque mejora el servicio a nuestros beneficiarios
finales.
Necesidad: La Asistencia Técnica es necesaria…
7
por las debilidades en la operación de los servicios.
8
9
para mejorar la calidad en la operación de los
servicios.
no es necesaria porque al suscribir el contrato se
demuestra la capacidad necesaria para operar los
servicios.
Actitud: Recibir Asistencia Técnica…
10 refuerza el trabajo en equipo Operador – ICBF.
11 es señal de las debilidades del operador.
5
4
3
2
1
NS/NR
59%
23%
60%
22%
28%
18%
18%
19%
16%
11%
7%
13%
6%
12%
10%
2%
9%
3%
10%
9%
4%
25%
2%
25%
28%
10%
13%
10%
15%
15%
82% 8% 2% 1% 1%
6%
35% 23% 13% 6% 9%
15%
79% 12% 3% 1% 1%
4%
9% 8% 11% 11% 45%
16%
78% 12% 2% 1% 1%
7% 10% 11% 13% 42%
6%
18%
Evaluación de los valores – importancia de la asistencia técnica:
Con respecto a la forma de valorar la asistencia técnica, el 90% considera que su
importancia radica en el beneficio para el usuario final de los servicios. Mejorar la
capacidad de la institución a través de la asistencia técnica le da una alta importancia a la
misma (79%), y finalmente, llama la atención que un 77% de la población considera que la
asistencia técnica también es importante porque facilita el cumplimiento del contrato. Esta
afirmación es relevante por varias razones, entre ellas porque muestra la relación directa
que ha tenido la asistencia técnica con la supervisión del contrato. Es importante señalar
que el 90% de los encuestados consideran a la asistencia técnica como una oportunidad
de mejora.
Evaluación de los valores – necesidad de la asistencia técnica:
Para el 91% de los operadores, la asistencia técnica es necesaria porque ayuda a mejorar
la calidad en la operación de los servicios. Esta percepción es seguida por un 55% que
considera que la asistencia técnica se necesita porque existen debilidades en la operación
de los servicios. Es llamativo que un 17% de los encuestados ponen en duda que al
suscribir el contrato se demuestre la capacidad necesaria para operar los servicios. Esta
última apreciación refuerza la consideración de que se deben fortalecer las capacidades
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de todos los operadores de los servicios de bienestar familiar, incluso antes de que
lleguen a ser contratados.
Evaluación de los valores – ¿Qué representa recibir asistencia técnica?
El 90% de los encuestados considera que recibir asistencia técnica refuerza el trabajo en
equipo Operador – ICBF. Esta respuesta es importante porque la asistencia técnica vista
como un vehículo para reforzar capacidades mutuas es un factor que debe ser
aprovechado al implementar el modelo de asistencia técnica.
7.1.4.2 Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica
Tabla N° 15. Resultados evaluación de cultura de prácticas o costumbres
N° Frecuencia: En el último año he recibido…
12 No he recibido visita de asistencia técnica.
13 Una visita de asistencia técnica.
14 Más de dos visitas de asistencia técnica.
5
4
3
2
1 NS/NR
20% 4% 4% 2% 22% 47%
29% 7% 3% 2% 18% 41%
28% 7% 3% 2% 18% 42%
Oportunidad:
Siempre que se presenta una dificultad operativa,
15 contractual o administrativa la comunico al
supervisor.
16
Siempre que comunico una dificultad operativa,
contractual o administrativa recibo asistencia técnica.
Siempre que recibo asistencia técnica se hace en
17 tiempos razonables que no afectan el desarrollo del
contrato.
Pertinencia:
Siempre que recibo asistencia técnica es
18
específicamente sobre la dificultad presentada.
Efectividad:
Siempre que recibo asistencia técnica se resuelven
19
las dificultades que se presentaban.
Satisfacción:
Siempre que he recibido asistencia técnica he
20
quedado satisfecho.
58% 17% 6% 2% 3%
15%
35% 18% 13% 6% 10%
17%
37% 18% 11% 7% 10%
18%
27% 21% 14% 8% 16%
14%
36% 25% 12% 8% 7%
13%
34% 29% 13% 5% 7%
12%
Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – frecuencia
de la asistencia técnica:
En esta pregunta se resalta que más del 40% de la población encuestada no haya
respondido a ninguna de las inquietudes. Esta afirmación conduce a cuestionar la
diferenciación que hacen los operadores de la asistencia técnica con respecto a otros
motivos de visita o de interacción con el ICBF, en especial con las visitas de supervisión y
estándares. Sin embargo, el 36% de la población considera que recibió una visita de
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asistencia técnica, el 35% más de dos en el año y un 24% no recibió visita de asistencia
técnica.
Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica –
oportunidad de la asistencia técnica:
El 75% de los encuestados considera que siempre que se presentan dificultades
operativas, administrativas o contractuales, se comunican al supervisor del contrato, lo
que representa que el operador tiene un alto grado de confianza en él. El 53% y el 55%
consideran que siempre recibe atención oportuna a la solicitud de asistencia técnica y que
ésta no afecta el desarrollo normal del contrato.
Entre el 16% y el 17% de los operadores manifiestan no estar conformes con la
oportunidad de la asistencia técnica. Esta observación está directamente relacionada con
uno de los problemas identificados por los centros zonales y por las regionales, la falta de
recursos, entre ellos personal suficiente para atender los requerimientos de los
operadores y cumplir con el plan de asistencia técnica.
Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – pertinencia
de la asistencia técnica:
El 48% de las respuestas están de acuerdo con la pertinencia de la asistencia técnica
porque siempre que la reciben es específicamente sobre la dificultad presentada. Un 24%
de los encuestados no está de acuerdo con la pertinencia de la asistencia técnica.
Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – efectividad
de la asistencia técnica:
Frente a la efectividad de la asistencia técnica que reciben los operadores, el 61%
considera que se logran los efectos esperados. Un 15% de los operadores encuestados
percibe que los resultados esperados con la asistencia técnica no se logran.
Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica –
satisfacción con la asistencia técnica:
El 63% de los operadores encuestados manifiestan quedar satisfechos con la asistencia
técnica brindada. Un 12% de los encuestados manifiesta su insatisfacción y otro 12% se
abstiene de responder.
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7.1.4.3 Evaluación de las normas aplicadas sobre asistencia técnica
Tabla N° 16. Resultados evaluación de cultura de normas aplicadas
N° Lineamientos Técnicos del ICBF…
son totalmente coherentes con la forma en que se
21
presta el servicio.
22 han fortalecido la capacidad de la institución.
han evitado la presencia de dificultades en la
23
operación.
24 son de fácil aplicación.
25
26
27
28
29
30
Las obligaciones contractuales…
son totalmente coherentes con los lineamientos
técnicos del ICBF.
son totalmente coherentes con la forma en que se
presta el servicio.
El reglamento interno de la entidad a la que
represento…
existe en la institución para controlar la operación del
servicio.
es conocido por cada uno de los colaboradores.
Los procedimientos internos de la entidad a la que
represento…
Están diseñados para facilitar la operación del
servicio.
son coherentes con los lineamientos técnicos del
ICBF.
Los estándares técnicos…
son totalmente coherentes con la forma en que se
presta el servicio.
son totalmente coherentes con los lineamientos
32
técnicos del ICBF.
31
5
4
3
2
1
NS/NR
29%
27% 19% 8% 6%
10%
40%
32% 13% 3% 2%
11%
26%
31% 18% 5% 6%
14%
24%
28% 20% 7% 5%
16%
37%
27% 15% 5% 5%
10%
36%
30% 14% 6% 2%
13%
57%
19% 6% 2% 2%
13%
61%
18% 6% 2% 2%
11%
60%
21% 7% 1% 1%
10%
53%
26% 9% 2% 1%
11%
34%
32% 16% 5% 3%
11%
36%
30% 15% 5% 4%
11%
Evaluación de las normas aplicadas sobre asistencia técnica – lineamientos
técnicos:
Como normas que regulan la práctica de la asistencia técnica, se tuvieron en cuenta, los
lineamientos técnicos, las obligaciones contractuales, los estándares técnicos y el
reglamento y los procedimientos internos de cada institución.
Frente a los lineamientos técnicos, el 56% de los encuestados manifiesta estar de
acuerdo con la coherencia que tienen los lineamientos técnicos con la forma en que se
presta el servicio. El mismo porcentaje de población considera que los lineamientos
técnicos evitan la presencia de dificultades en la operación, esto refleja que las entidades
incorporan la línea técnica impartida a través de estos documentos. Un 52% considera
que los lineamientos técnicos son de fácil aplicación.
Más del 50% de los encuestados consideran que hay coherencia entre las obligaciones
contractuales y los requisitos de los servicios, al igual que entre éstos y los estándares
________________________________________________________________________________________
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técnicos. En el mismo sentido, el 66% de los encuestados consideran que existe
coherencia entre las obligaciones contractuales y las forma de operar los servicios.
El 76% de los operadores encuestados considera que el reglamento interno de trabajo
ayuda a controlar la operación y que es de amplio conocimiento por parte del equipo. Los
procedimientos internos de la entidad facilitan la operación de los servicios y tienen
coherencia con los lineamientos técnicos, esto lo manifiesta el 80% de la población. Esta
percepción demuestra que la gestión en la gestión de los operadores está orientada hacia
procesos.
7.1.4.4 Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica
Tabla N° 17. Resultados evaluación de cultura de los saberes
N° La Asistencia Técnica…
33 es lo mismo que la supervisión.
34 es lo mismo que la verificación de estándares.
no es clara su diferencia frente a la supervisión ni a la
35
verificación de estándares.
El método para brindar Asistencia Técnica…
es adecuado porque el tiempo que le dedican es
36
suficiente.
es adecuado porque las herramientas son
37
apropiadas.
es adecuado por que se hace sobre temas de
38
importancia para la prestacion de los servicios.
es adecuado porque lo hacen profesionales
39
capacitados para ello.
5
12%
13%
4
3
2
1 NS/NR
11% 10% 8% 47% 13%
11% 11% 8% 43% 14%
21%
16% 14% 8% 24%
17%
27%
21% 15% 8% 12%
17%
25%
24% 18% 6% 9%
18%
42%
25% 11% 4% 5%
13%
44%
23% 9% 3% 5%
15%
Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica – similitudes y diferencias:
Un porcentaje del (55%) considera que la diferencia entre supervisión y asistencia técnica
es clara y evidente al igual que entre esta última y verificación de estándares (51%).
Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica – método:
El 20% de los encuestados no están de acuerdo con el método empleado para brindar
asistencia técnica, porque el tiempo con el que se brinda es insuficiente y el 15% además
considera que las herramientas empleadas no son apropiadas.
Con respecto a las temáticas, el método es adecuado porque se tratan temáticas de
importancia para la prestación de servicios, percepción que tiene el 67% de la población
encuestada. Esta respuesta sirve para validar la pregunta sobre pertinencia, que se valoró
en las prácticas sobre asistencia técnica.
El 67% de los encuestados está de acuerdo con el método para brindar asistencia porque
el personal está capacitado para hacerlo.
________________________________________________________________________________________
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7.1.5
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Análisis comparativo de los diagnósticos por grupo
Una vez se tuvieron los resultados de los diferentes niveles consultados en el ICBF y los
operadores, se realizó un comparativo para establecer donde se presentaban posiciones
similares.
Tabla N° 18. Análisis comparativo de los diagnósticos por grupo consultado
Nº
OPORTUNIDAD DE MEJORA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
La asistencia técnica es de carácter correctivo
Debilidad en el perfil de quien brinda asistencia técnica
Alta rotación del personal
Desarticulación institucional
Exceso de formatos
Se requiere un plan de asistencia técnica
Poca capacidad de respuesta institucional
Presupuesto insuficiente para financiar asistencia técnica
Debilidades en la planeación
Los lineamientos técnicos no son claros
Exceso de aplicativos
La supervisión reemplaza a la asistencia técnica
Instrumentos de asistencia técnica insuficientes
La asistencia técnica no es integral solo se centra en lo misional
Inoportunidad en la asistencia técnica
Diversidad de enfoques técnicos y conceptuales par la
prestación de servicios
Resistencia al cambio
No se agencia el cambio
Heterogeneidad de operadores
Inexistencia de un método para calificar y categorizar
operadores
Inexistencia de un concepto común de asistencia técnica
Oferta de operadores limitada
16
17
18
19
20
21
22
NAL
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
NIVEL
REG ZON
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
OPER
X
X
X
X
X
X
X
X
X
De acuerdo con las oportunidades de mejora coincidentes se deben identificar algunas
condiciones organizacionales que requiere el modelo de asistencia técnica integral.
7.2
Requerimientos del modelo de asistencia técnica integral
Frente a su enfoque, el modelo de asistencia técnica integral requiere:

Que se le aplique el ciclo de gestión PHVA, es decir, que la asistencia técnica se
planee, se ejecute (hacer), se verifique y se ajuste de acuerdo con los resultados de
la evaluación (actuar).
________________________________________________________________________________________
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Pág. 66 de 122

Que interactúe con otros procesos en función de los insumos requeridos y de los
productos que genera.

Como proceso, la asistencia técnica operará con carácter reactivo frente a
situaciones identificadas o detectadas como fallas en el servicio de bienestar familiar,
pero también tendrá carácter preventivo, es decir, también se brindará asistencia
técnica a los operadores de servicios de bienestar familiar que fortalezcan su
capacidad operativa, independientemente de su nivel de desempeño o del tipo de
vinculación con el ICBF.
En la etapa de planeación el modelo de asistencia técnica integral requiere:

Capacidad institucional que permita una lectura sistemática de las condiciones de
operación de los operadores de servicios de bienestar familiar en el territorio y que se
anticipe a las situaciones en las que hay que brindar asistencia técnica correctiva.

Insumos y proveedores definidos.

Un plan de asistencia técnica que responda a las necesidades identificadas en el
territorio y coherente con las directrices impartidas desde el nivel nacional en la
materia.

Un aplicativo informático que facilite:
-
-
La lectura de las oportunidades de mejora identificadas en los informes que
sirven de insumo.
La clasificación de las oportunidades de mejora de acuerdo con los tipos de
procesos vigentes: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.
La estructuración de un plan de asistencia técnica que se pueda analizar por
tipo de proceso, por proceso, por acción de mejora, medio utilizado de
asistencia técnica, por tiempo requerido, por entidad y rol de quien debe recibir
la asistencia técnica (población objeto), por fecha de inicio y fecha de
terminación, por lugar en el que se desarrolla la asistencia técnica, por
responsable(s) de brindar asistencia técnica, por recursos a invertir en la
asistencia técnica y por indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad.
La producción de reportes sobre asistencia técnica.

Una estrategia pedagógica de permanente aplicación, dirigida a todos los agentes, y
entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Bienestar familiar, con especial
énfasis en los operadores de los programas y servicios institucionales, cuyo propósito
es formar en temas relacionados con los derechos de la infancia y la adolescencia, la
política pública, la normativa relacionada, los lineamientos técnicos, los estándares de
los servicios, la gestión empresarial, y otros temas que fortalecen la capacidad de
quienes hacen parte del Sistema.

Un rubro presupuestal específico para la asistencia técnica de tal forma que se
garantice una administración de los recursos presupuestales diferenciada de otros
________________________________________________________________________________________
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rubros y con ello se posibilite la evaluación de la eficiencia en el proceso de
asistencia técnica.
En la etapa de realización o ejecución de la asistencia técnica se requiere:

Talento Humano suficiente y con el perfil adecuado para brindar asistencia técnica. A
continuación se presenta una descripción de los atributos de desempeño de un
profesional que brinda asistencia técnica24:
-
-
-

Motiva a los operadores de servicios de bienestar familiar para aplicar los cambios
requeridos para mejorar su desempeño o para participar en la definición de
alternativas de mejora;
Organiza sus tareas de tal forma que logra sus objetivos durante su jornada
laboral;
Analiza las situaciones que presentan los operadores de servicios de bienestar
familiar y plantea diferentes escenarios de análisis y de tratamiento, intervención o
solución.
Está dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;
Es ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;
Es diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas;
Es observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las
actividades;
Es perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las
situaciones;
Es versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones;
Es tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
Es decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y
razonamiento lógicos;
Es seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez
que se relaciona eficazmente con otros;
Actúa con fortaleza, es decir, capaz de actuar ética y responsablemente aún
cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en
desacuerdo o confrontación;
Es abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender de las situaciones, y en
búsqueda de mejores resultados de auditoría;
Es sensible culturalmente, es decir, observante y respetuosos de la cultura del
auditado;
Es colaborador, es decir, que interactúa eficientemente con otros, incluyendo los
miembros del equipo auditor y el personal del auditado.
Un plan de capacitación institucional orientado por competencias. El talento humano
que brinda asistencia técnica requiere una formación constante en las competencias
inherentes a la asistencia técnica. Adicionalmente a los contenidos temáticos que
suelen conformar el plan institucional de capacitación, éste debe contemplar el
24
Para mayor información sobre el perfil del profesional que brinda asistencia técnica se puede
consultar el anexo 2 – manual de cargo.
________________________________________________________________________________________
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fortalecimiento de las competencias y habilidades propias de quien brinda asistencia
técnica.

Unos procedimientos documentados que orienten la forma de realizar la asistencia
técnica. Los procedimientos identificados son:
-
Categorización operadores
Seminario de actualización en Asistencia Técnica Integral
Planeación de Asistencia Técnica Integral
Evaluación de Asistencia Técnica Integral
Cátedra de Asistencia Técnica ICBF
Gestión del conocimiento derivado de Asistencia Técnica Integral
Acuerdos de servicio entre quien brinda asistencia técnica integral y el operador
En la etapa de evaluación de la asistencia técnica se requiere:

Unos indicadores definidos para saber si la asistencia técnica se realiza según como
se planea (eficacia), para saber si los recursos invertidos en asistencia técnica son
suficientes y bien utilizados (eficiencia) y para saber si la asistencia técnica ofrecida
transformó la capacidad de los operadores que la recibieron (efectividad).

Una auditoría de calidad periódica como parte del programa de auditorías internas de
calidad del Sistema Integrado de Gestión del ICBF.
En la etapa de acción o ajustes a la asistencia técnica se requiere:

Que los Grupos de Asistencia Técnica del nivel regional analicen los informes de
asistencia técnica elaborados por los Centros Zonales y utilicen las recomendaciones
realizadas para tomar decisiones sobre los asuntos de su competencia y en
consecuencia para elaborar el plan de asistencia técnica de la siguiente vigencia y el
informe consolidado de Asistencia Técnica del nivel regional.

Que las Subdirecciones de Operación de las Direcciones de Atención a la Primera
Infancia, de Atención a la Niñez y adolescencia, de Atención a la Familia y
Comunidades, así como las Subdirecciones de la Dirección de protección:

-
Analicen los informes de asistencia técnica elaborados por las Direcciones
Regionales y utilicen las recomendaciones allí consignadas para tomar decisiones
y aplicar acciones de mejora sobre los asuntos señalados.
-
Informen a las Direcciones de Nutrición y de Protección y a la Subdirección de
Mejoramiento Organizacional, a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y a la
Dirección de Gestión Humana sobre las recomendaciones encontradas en los
informes de asistencia técnica de las regionales.
Que la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, utilice las recomendaciones
realizadas, para tomar decisiones sobre los asuntos de su competencia y aplicar las
________________________________________________________________________________________
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acciones de mejora correspondientes con los procesos que administran. Las
recomendaciones estarán relacionadas, entre otras,
con funciones de la
Subdirección como:
-
-
-

Que la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, utilice las recomendaciones
realizadas, para tomar decisiones sobre los asuntos de su competencia y aplicar las
acciones de mejora correspondientes con los procesos que administran. Las
recomendaciones estarán relacionadas, entre otras, con funciones de la Oficina
como:
-
7.3
Promover una cultura de mejoramiento, innovación y mejores prácticas en la
gestión por procesos de la Entidad.
Coordinar el diseño, documentación y puesta en operación de los procesos y
procedimientos, para mejorar la gestión Institucional.
Liderar el proceso de mejora continua en los programas, proyectos y servicios a
cargo del Instituto y el cumplimiento de los estándares nacionales e
internacionales, entre otras, las normas NTCGP 1000, ISO 9001, ISO 14001, ISO
27001, Y OHSAS 18001.
Fomentar en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, una cultura de
gestión del conocimiento que contribuya al mejoramiento continuo e innovación de
los procesos.
Coordinar, con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, las acciones tendientes a
mejorar la calidad de los servicios, el cumplimiento de las funciones, la efectividad
de los resultados y, optimizar el uso de los recursos, modernizar y tecnificar la
Entidad, con base en el diagnóstico de la gestión institucional y demás instrumento
de que desarrolle el Instituto.
La coordinación de la implementación de los procesos de aseguramiento de la
calidad.
La elaboración periódica de informes sobre las condiciones de la prestación de los
servicios del Instituto.
La realización, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional, de propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios.
La promoción de la implementación de normas de calidad a las organizaciones
prestadoras de servicio al Instituto.
Atributos del modelo de asistencia técnica integral
De acuerdo con los elementos de contexto institucional que se han puesto de presente,
los atributos que debe tener el Modelo de Asistencia Técnica Integral son:

Unifica criterios y genera consenso alrededor de un concepto común de asistencia
técnica.

Enmarca el ejercicio de identificación y caracterización de los operadores, orientando
las estrategias para hacerlo de tal forma que permita establecer su desempeño y
competencia, en aras de fortalecer capacidades.
________________________________________________________________________________________
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
Se fundamenta en la gestión del conocimiento toda vez que busca aprovechar las
competencias y capacidades del talento humano del ICBF, como núcleo del proceso
de asistencia técnica.

Promueve un clima de confianza mutua y sentido de horizonte compartido entre los
operadores, entre las áreas misionales y de apoyo del ICBF y entre operadores y
equipos de asistencia técnica. La confianza y el sentido de horizonte compartido son
elementos básicos para la construcción de capacidades.

Fortalece continuamente al equipo de asistencia
retroalimentación periódica, en los niveles regional y local.

Promueve la creación y consolidación de escenarios de gestión del conocimiento y
de interlocución técnica con operadores y entre operadores (experiencias exitosas,
experiencia significativa, buena prácticas).

Estimula el debate y a la argumentación, respetando la pluralidad de opiniones y
visiones de los actores involucrados.
técnica
mediante
su
Adicionalmente este modelo debe ser:

Completo: Debe reconocer todas las variables de gestión institucional que se
relacionan con la asistencia técnica.

Adaptable: Debe ser aplicable a la gestión institucional, sin alterar la misión y
ajustándose a los lineamientos estratégicos vigentes.

Tener credibilidad: Los servidores y servidoras interesados en la asistencia técnica
creen en la mejora de la capacidad de los operadores mediante la aplicación del
modelo porque identifican su gestión en el modelo y reciben la retroalimentación del
mismo.

Simple: Los parámetros establecidos para el modelo están bajo el control de las
áreas misionales y de apoyo identificadas como responsables de la asistencia
técnica.

Factible tanto en Información como en recursos. Las respuestas que entrega como
producto de su evaluación, son aplicables a la mejora de otros procesos.

Económico. Los beneficios que genera el modelo de asistencia técnica superan los
costos de implementación.

Esquemático. Para su comprensión, el modelo se puede representar en varios tipos
de esquema.
________________________________________________________________________________________
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
Dinámico. A medida que se implemente el modelo, se transformará la calidad de la
asistencia técnica obedeciendo su propia retroalimentación.

Fácil de entender por parte de quienes intervienen en el proceso de asistencia
técnica.

Dirigido a metas y objetivos.

Fácil de controlar y manejar por parte del quienes intervienen en el proceso de
asistencia técnica.

Evolutivo, es decir, que debe ser sencillo al principio y volverse más complejo, de
acuerdo con los temas y con quienes intervienen en el proceso de asistencia técnica.
Tabla N° 19. Análisis relacional entre el diagnóstico, los requerimientos y los
atributos del Modelo de Asistencia Técnica Integral
Nº
ELEMENTO
DIAGNÓSTICO
-
1
Carácter
correctivo
-
2
3
4
5
Debilidad en el
perfil del talento
humano
Desarticulación
institucional
- Exceso de
formatos.
- Exceso de
aplicativos.
- Debilidades en
la planeación.
- Se requiere un
plan de
asistencia
-
REQUERIMIENTO DEL
MATÍAS
Proceso con orientación
preventiva.
Lectura sistemática de las
condiciones de operación en
el territorio.
Estrategia pedagógica de
permanente aplicación.
Talento Humano suficiente y
con el perfil adecuado.
Plan de capacitación
institucional especialmente
diseñado para asistencia
técnica.
ATRIBUTO DEL MATÍAS
- Se fundamenta en la gestión del
conocimiento.
- Promueve un clima de confianza
mutua y sentido de horizonte
compartido.
- Fortalece continuamente al equipo
de asistencia técnica
- Interacción con otros
procesos.
- Insumos y proveedores
definidos.
- Aplicativo informático.
- Promueve la creación y
consolidación de escenarios de
gestión del conocimiento y de
interlocución técnica.
- Estimula el debate y a la
argumentación, respetando la
pluralidad de opiniones y visiones
de los actores involucrados.
Aplicativo informático.
- Fácil de entender por parte del
usuario.
- Dirigido a metas u objetivos.
- Aplicación ciclo PHVA.
- Capacidad institucional que
permita una lectura
sistemática de las
condiciones de operación en
- Promueve un clima de confianza
mutua y sentido de horizonte
compartido entre los operadores,
entre las áreas misionales y de
apoyo del ICBF y entre operadores
________________________________________________________________________________________
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Nº
ELEMENTO
DIAGNÓSTICO
técnica
REQUERIMIENTO DEL
MATÍAS
el territorio.
- Un plan de asistencia técnica
que responda a las
necesidades identificadas en
el territorio y coherente con
las directrices impartidas
desde el nivel nacional en la
materia.
6
Falta claridad en
los lineamientos
técnicos
- Aplicación ciclo PHVA.
- Insumos y proveedores
definidos.
7
Presupuesto
insuficiente
Un rubro presupuestal
específico.
8
La supervisión
reemplaza a la
asistencia técnica
9
10
Instrumentos
insuficientes
Sin integralidad,
solo se centra en
lo misional
Que interactúe con otros
procesos en función de los
insumos requeridos y de los
productos que genera.
- Insumos y proveedores
definidos.
- Un plan de asistencia técnica
que responda a las
necesidades identificadas en
el territorio y coherente con
las directrices impartidas
desde el nivel nacional en la
materia.
- Un plan de capacitación
institucional orientado por
competencias.
- Unos procedimientos
documentados.
- Capacidad institucional que
permita una lectura
sistemática de las
condiciones de operación en
el territorio.
- Insumos y proveedores
definidos.
- Que interactúe con otros
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ATRIBUTO DEL MATÍAS
y equipos de asistencia técnica.
- Unifica criterios y genera consenso
alrededor de un concepto común.
- Fácil de entender por parte del
usuario.
- Fácil de controlar y manejar por
parte del usuario.
- Completo. Reconoce todas las
variables de gestión institucional
que se relacionan con la asistencia
técnica.
- Factible tanto en Información como
en recursos.
- Económico. Los beneficios que
genera el modelo de asistencia
técnica superan los costos de
implementación.
- Unifica criterios y genera consenso
alrededor de un concepto común.
- Se fundamenta en la gestión del
conocimiento.
- Completo. Reconoce todas las
variables de gestión institucional
que se relacionan con la asistencia
técnica.
- Adaptable: Debe ser aplicable a la
gestión institucional, sin alterar la
misión y ajustándose a los
lineamientos estratégicos vigentes.
- Completo: Debe reconocer todas las
variables de gestión institucional
que se relacionan con la asistencia
técnica.
- Promueve la creación y
consolidación de escenarios de
gestión del conocimiento y de
interlocución técnica con operadores
________________________________________________________________________________________
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Nº
11
ELEMENTO
DIAGNÓSTICO
Inoportunidad
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REQUERIMIENTO DEL
MATÍAS
procesos en función de los
insumos requeridos y de los
productos que genera.
- Una estrategia pedagógica de
permanente aplicación,
dirigida a todos los agentes, y
entidades que hacen parte
del Sistema Nacional de
Bienestar familiar.
y entre operadores (experiencias
exitosas, experiencia significativa,
buena prácticas).
- Estimula el debate y a la
argumentación, respetando la
pluralidad de opiniones y visiones
de los actores involucrados.
- Capacidad institucional que
permita una lectura
sistemática de las
condiciones de operación en
el territorio.
- Talento Humano suficiente y
con el perfil adecuado.
- Fortalece continuamente al equipo
de asistencia técnica mediante su
retroalimentación periódica, en los
niveles regional y local.
- Tener credibilidad: Los servidores y
servidoras interesados en la
asistencia técnica creen en la
mejora de la capacidad de los
operadores mediante la aplicación
del modelo porque identifican su
gestión en el modelo y reciben la
retroalimentación del mismo.
- Dinámico. A medida que se
implemente el modelo, se
transformará la calidad de la
asistencia técnica obedeciendo su
propia retroalimentación.
ATRIBUTO DEL MATÍAS
________________________________________________________________________________________
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CAPÍTULO 8
8
MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS
PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF
8.1 Supuestos utilizados en el diseño del modelo
Metodológicamente, es pertinente plantear para el proceso de asistencia técnica los
supuestos bajo los cuales se desarrollará. En la medida en que se vayan realizando las
etapas de implementación del MATÍAS, el cumplimiento de cada supuesto ira validando el
modelo.
Supuesto 1:
Control - El ICBF identifica y estandariza los parámetros del proceso de
asistencia técnica para garantizar su operación y la generación de sus
productos.
Supuesto 2:
El ICBF considera la gestión del conocimiento como el fundamento para
potenciar la asistencia técnica y de esta manera aprovecha el “saber
hacer”, el “poder hacer” y el “querer hacer” de su talento humano y de los
operadores misionales para atender la problemática encontrada.
Supuesto 3:
Gerencia del proceso - La responsabilidad explícita de la gerencia de la
asistencia técnica está asignada a una oficina o área funcional del ICBF.
Supuesto 4:
Diferenciación funcional: La asistencia técnica es un proceso diferente a
otras prácticas institucionales como: la capacitación, la supervisión, la
verificación de estándares, la inspección, la vigilancia y el control.
Supuesto 5:
Perfil – El ICBF tiene definido y documentado el perfil del talento humano
requerido para brindar asistencia técnica.
Supuesto 6:
Dedicación - En los niveles regional y zonal existen equipos dedicados
específicamente a la asistencia técnica para asegurar una operación y una
administración con la calidad requerida.
Supuesto 7: Formación por competencias – El ICBF fortalece periódicamente las
competencias y habilidades de los profesionales que brindan asistencia
técnica, mediante un programa de formación especialmente diseñado para
este tema.
Supuesto 8: El ICBF reduce los riesgos asociados con la calidad de los servicios,
mediante una estrategia pedagógica que convoca a todos los operadores
en cada regional, y en la que se desarrollan temas directamente
relacionados con la operación de los programas y la prestación de los
servicios misionales.
________________________________________________________________________________________
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Supuesto 9: El ICBF sistematizará los conocimientos, saberes y prácticas de los
operadores de servicios misionales, que identifique y considere apropiados
para hacer parte de su sistema de gestión.
8.2 Estructura del modelo
La estructura del Modelo de Asistencia Técnica Integral a Operadores de Programas y
Servicios Misionales – MATÍAS, está compuesta por: (i) los componentes del proceso de
asistencia técnica, (ii) las etapas del proceso de asistencia técnica y (iii) los instrumentos y
medios del proceso.
Figura 10. Estructura del modelo de asistencia técnica
ETAPAS DEL
PROCESO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
VERIFICACIÓN
AJUSTE
CONTROLES
COMPONENTES
DEL PROCESO
PROVEEDOR
INSUMOS
OPERACION
PRODUCTO
BENEFICIARIO
RECURSOS
INSTRUMENTOS
Y MEDIOS
PLAN DE
ASISTENCIA
TÉCNICA
APLICATIVO
DE
ACCIONES
DE MEJORA
INFORMES
DE
EVALUACIÓN
________________________________________________________________________________________
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Componentes del proceso
8.2.1.1 Los insumos y los proveedores de la asistencia técnica
Tabla N° 20. Proveedores/insumos de la asistencia técnica
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
INSUMO
Instrumentos para verificación de estándares
Plan de asistencia técnica a terceros
Plan de acción para verificación de estándares
Plan de compras para verificación de estándares
Mapa de riesgos para verificación de estándares
Informes de verificación de estándares
Informe de auditorías de calidad
Informes de asistencia técnica
Registros de operadores
Informes de eventos con operadores
Boletín virtual de operadores
Instrumentos para IVC
Plan de visitas de inspección, vigilancia y control
Plan de auditoría de servicios a operadores
Informes de verificación de estándares
Informe de auditorías
Informes de inspección, vigilancia y control
Informes de certificación
Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el
aplicativo.
Mapa de riesgos
Plan de acción
Planes de mejora
Bitácora de innovación
Avances de la estrategia permanente de innovación y cambio
organizacional
Acciones de mejora implementadas y registradas
en el aplicativo
Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el
aplicativo
Política de monitoreo y evaluación
Mapa de riesgos
Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo
y evaluación
Acciones de mejora. Investigaciones y evaluaciones.
Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el
aplicativo.
Informe de auditorías al sistema de control interno
Informe de auditorías regulares de la Contraloría General de la
República
Informe de Seguimiento a los mapas de riesgos
PROVEEDOR
Oficina de Aseguramiento
de la Calidad
Dirección de Planeación y
Control de Gestión
Subdirección de
Monitoreo y Evaluación
Oficina de Control Interno
Subdirección de
Mejoramiento
Organizacional
________________________________________________________________________________________
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ESTRATEGICO
MATIAS
Nº
INSUMO
MD2.MPE1
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PROVEEDOR
Dirección de Gestión
Humana
Dirección misional –
Dirección Regional –
Coordinación Centro
Zonal
35
Plan de capacitación institucional
36
Informe de supervisión de contratos
37
Informes de comisión
38
Base de datos de los operadores de programas y servicios de
bienestar familiar
Dirección de Contratación
8.2.1.2 La operación de la asistencia técnica
La operación de la asistencia técnica se desarrolla en tres elementos: las modalidades,
los medios y las temáticas.
Figura 11. La operación de la asistencia técnica
PROVEEDOR
INSUMOS
MODALIDADES
8.2.1.2.1
OPERACION
MEDIOS
PRODUCTO
BENEFICIARIO
TEMÁTICAS
Las modalidades de la asistencia técnica
Las modalidades de la asistencia técnica son dos: (i) Asistencia técnica correctiva y (ii)
Asistencia técnica preventiva.

Asistencia técnica correctiva: Por asistencia técnica correctiva debe entenderse el
proceso que se lleva a cabo para eliminar la(s) causa(s) de una dificultad o
debilidad detectada u otra situación no deseable que afecte la operación de los
programas institucionales o la prestación de los servicios misionales. El carácter
preventivo de la asistencia técnica busca evitar que algo vuelva a suceder.

Asistencia técnica preventiva: Por asistencia técnica preventiva debe entenderse
el proceso que se lleva a cabo para eliminar la(s) causa(s) de una dificultad o
debilidad potencial u otra situación potencial no deseable que afecte la operación
________________________________________________________________________________________
77
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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
MATIAS
MD2.MPE1
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Versión 1.0
Pág. 78 de 122
de los programas institucionales o la prestación de los servicios misionales. El
carácter preventivo de la asistencia técnica busca evitar que algo suceda.
8.2.1.2.2
Los medios para brindar asistencia técnica
Desde la perspectiva preventiva, la asistencia técnica se puede brindar a través de
medios de divulgación de información y de formación, dirigidos a los diferentes agentes
del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, con el objeto de fortalecer sus conocimientos
sobre el Sistema y así minimizar la probabilidad de que se presenten dificultades en la
operación de los servicios.
Desde el punto de vista correctivo y de acuerdo con la complejidad de la necesidad que
presente el operador, la asistencia técnica se puede brindar a través de:










Asistencia telefónica
Mensajes de correo electrónico
Chat
Curso de capacitación virtual
Jornadas de capacitación presencial
Asesoría presencial
Estudio de caso
Foro
Encuentro de intercambio de buenas prácticas
Acompañamiento
8.2.1.2.3
Las temáticas de la asistencia técnica
Las temáticas en las que se debe brindar asistencia técnica se pueden organizar en las
cuatro categorías según los procesos institucionales: estratégicos, misionales, de apoyo y
de seguimiento y evaluación.
Tabla N° 21. Temas de asistencia técnica por tipo de proceso
N°
TIPO DE
PROCESO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Estratégico
Misional
TEMÁTICA
Sistema Nacional de Planeación: Pla Nacional de Desarrollo, Plan
Indicativo o Estratégico (sectorial y de la entidad), Plan de Acción, etc.
Políticas públicas
Normativa
Lineamientos técnicos – aplicación y restricciones
Rutas de atención
Participación infantil
Enfoque y atención diferencial
Operatividad de las políticas publicas
Estrategias de atención a primera infancia
Estrategias de atención a niñez y adolescencia
Estrategias de atención a jóvenes y familia
________________________________________________________________________________________
78
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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
MATIAS
N°
TIPO DE
PROCESO
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Apoyo
Seguimiento y
evaluación
MD2.MPE1
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TEMÁTICA
Estrategias de intervención en Protección
Atención alimentaria y nutricional
Sistema de Responsabilidad Penal Adolescente
Ley de víctimas
Procesos y procedimientos
Evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y la
medición de los avances de la atención integral
Temas de pertinencia y especialización técnica para el desarrollo de los
procesos y programas misionales del ICBF
Norma técnica de empresa ICBF
Contratación pública
Presentación de cuentas
Gestión administrativa, contable, presupuestal y financiera
Marco legal de la administración de recursos públicos
Gestión del riesgo
Evaluación de la gestión
Aplicación de indicadores
8.2.1.3 Los responsables de brindar la asistencia técnica
De acuerdo con la normativa vigente y con los niveles en los que está organizada la
gestión en el ICBF, son responsables de brindar asistencia técnica:
Tabla N° 22. Responsables de la asistencia técnica en el nivel nacional
ÁREA
Dirección de Logística y
Abastecimiento
Subdirección de
Mejoramiento
Organizacional
Dirección Sistema
Nacional de Bienestar
Familiar –SNBF
ROL
Brinda capacitación, en coordinación con la Dirección de Gestión
Humana, a las dependencias del nivel Nacional y Regional del
Instituto en la aplicación de buenas prácticas para la administración y
25
manejo de los productos suministrados .
Coordina las Direcciones Regionales el apoyo necesario a los
Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores de
servicios en la aplicación de buenas prácticas para la administración
y manejo de los productos suministrados.
Aprueba los formatos, procedimientos y guías para facilitar la gestión
institucional, asegurando su control e impartiendo la capacitación y
orientación necesaria en el Instituto.
Coordina las Direcciones Regionales el apoyo necesario a los
Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores de
servicios en el manejo de los formatos, procedimientos y guías,
cuando se considere necesario.
Define los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia
técnica en materia de dinamización del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar a las organizaciones del orden nacional y territorial
25
Decreto 0987 de 2012. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la
Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias.
________________________________________________________________________________________
79
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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
MATIAS
ÁREA
Subdirección de
Articulación Nacional del
Sistema Nacional de
Bienestar Familiar
Subdirección de
Articulación Territorial del
Sistema Nacional de
Bienestar Familiar
Subdirección General
Dirección de Primera
Infancia
Subdirección de Gestión
Técnica para la Atención a
la Primera Infancia
MD2.MPE1
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Pág. 80 de 122
ROL
que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.
Brinda asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales
sobre la asistencia técnica a las organizaciones del orden nacional y
territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.
Coordina las Direcciones Regionales el apoyo necesario a los
Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones
del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de
Bienestar Familiar.
Coordina con las Direcciones Regionales el apoyo a los Centros
Zonales para la prestación de asesoría y asistencia técnica a los
miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de
Bienestar Familiar.
Coordina con las Direcciones Regionales el apoyo a los Centros
Zonales para la prestación de asistencia técnica a las instituciones y
entidades territoriales para el logro de los objetivos del SNBF para
que promuevan la coordinación del SNBF en su territorio.
Gerencia el Modelo de Asistencia Técnica Integral a Operadores MATÍAS
Define los lineamientos o las directrices generales que deben orientar
la asistencia técnica para la vigencia, en coordinación con la Oficina
de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional.
Diseña en coordinación con la Oficina de Aseguramiento a la
Calidad los lineamientos generales para que en cada regional se
organice y se lleve a cabo una cátedra de asistencia técnica ICBF.
Presenta a la Dirección General para su aprobación, los lineamientos
generales para la organización y realización de la cátedra de
asistencia técnica ICBF.
Elabora y presenta a la Dirección General, en conjunto con la Oficina
de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional, un informe consolidado de los resultados de la
asistencia técnica en el ICBF para retroalimentar los procesos
misionales y administrativos que se vean reflejados.
Diseña las estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a
Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de primera
infancia, medición y control de los avances en la atención,
seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para divulgación y apropiación de lineamientos, estándares
de calidad, y rutas de atención de primera infancia, medición y control
de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la
aplicación de los mismos.
Brinda capacitación las regionales y a los Centros Zonales para la
evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y la
medición de los avances de la atención integral.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para la evaluación y monitoreo de la política pública de
________________________________________________________________________________________
80
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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
MATIAS
ÁREA
Dirección de Niñez y
Adolescencia
Subdirección de Gestión
Técnica para la Atención a
la Niñez y a la
Adolescencia
Dirección de Familias y
Comunidades
Subdirección de Gestión
Técnica para la Atención a
la Familia y Comunidades
Dirección de Nutrición
MD2.MPE1
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ROL
Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral.
Diseña las estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a
Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y
adolescencia, medición y control de los avances en la atención,
seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia,
medición y control de los avances en la atención, seguimiento y
asesoría en la aplicación de los mismos.
Brinda capacitación en asistencia técnica a las Direcciones
Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los
programas de niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para
la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y
adolescencia y la medición de los avances de la atención integral.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales y
prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los
programas de niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para
la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y
adolescencia y la medición de los avances de la atención integral.
Diseña las estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a
Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y
Comunidad, medición y control de los avances en la atención,
seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad,
medición y control de los avances en la atención, seguimiento y
asesoría en la aplicación de los mismos.
Brinda capacitación a las Direcciones Regionales, Centros Zonales
para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de
calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y
Comunidad y brindar asistencia técnica para la evaluación y
monitoreo de la política pública de Familia y Comunidad.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales y
prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los
programas de Familia y Comunidad y brindar asistencia técnica para
la evaluación y monitoreo de la política pública de Familia y
Comunidad.
Brinda capacitación a las Direcciones Regionales y para la
elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y
________________________________________________________________________________________
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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
MATIAS
ÁREA
Dirección de Protección
Subdirección de
Restablecimiento de
Derechos
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ROL
proyectos de carácter nacional y departamental en materia de
Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y
resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones
efectuadas.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los entes territoriales
para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y
proyectos de carácter nacional y departamental en materia de
Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y
resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones
efectuadas.
Define los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y
capacitación a las Regionales y Centros Zonales del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones del
orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de
Bienestar Familiar.
Brinda, en conjunto con la Subdirección de Adopciones, asistencia
técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el
restablecimiento internacional de derechos de la niñez.
Brinda asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales
sobre la operación de las acciones relacionadas con el conflicto
armado del país.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores y a las
entidades del orden territorial competentes en la prestación del
Servicio Público de Bienestar Familiar para niños, niñas y
adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos
armados al margen de la ley.
Realiza capacitación y gestiona inter e intra institucionalmente el
cumplimiento de los compromisos del Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional de Discapacidad y
la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del
Joven Trabajador.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a las instituciones
responsables por el cumplimiento de los compromisos del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional de
Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y
Protección del Joven Trabajador.
Brinda capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la
elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y
proyectos de carácter nacional y departamental en materia del
Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos, con base
en:
(1) los lineamientos técnicos y los estándares de calidad para la
atención de niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia
generada por los grupos armados al margen de la ley,
(2) la atención de la población infantil, jóvenes y familias en situación
________________________________________________________________________________________
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ÁREA
Subdirección de
Restablecimiento de
Derechos
Subdirección de
Adopciones
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ROL
de desplazamiento forzado o víctima de desastres y
(3) los resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o
investigaciones efectuadas.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a las autoridades
administrativas competentes para la elaboración, ejecución y
seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y
departamental en materia del Proceso Administrativo de
Restablecimiento de Derechos.
Divulga y capacita a los Comités de Adopción de las Regionales para
desarrollar el Programa de Adopción; así como asesora a abogados,
usuarios y público en general interesados en aspectos normativos,
legislativos y procedimentales relativos al Programa de Adopción.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a los Comités de Adopción de
las Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de
Adopción.
Brinda, en conjunto con la Subdirección de Restablecimiento de
Derechos y las Direcciones Regionales, asistencia técnica a las
autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento
internacional de derechos de la niñez.
Brinda capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la
elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y
proyectos de carácter nacional y departamental para en materia de
implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de las
actividades y programas del proceso de adopciones, con base en los
lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o
investigaciones efectuadas.
Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica en la elaboración, ejecución y
seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y
departamental para en materia de implementación de los
lineamientos definidos para la ejecución de las actividades y
programas del proceso de adopciones.
Responsables de la asistencia técnica en el nivel regional:
En el nivel regional, hay dos equipos relacionados con la asistencia técnica: el equipo de
profesionales de la Dirección Regional y el grupo de asistencia técnica formalmente
definido:
El equipo de profesionales de la Dirección Regional26:

Ejerce la coordinación y funcionamiento efectivo del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar con las entidades del nivel departamental y brindan asistencia técnica para
26
Resolución 2859 de 2013. Por la cual se modifica la Resolución número 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF, en el Nivel Regional
y Zonal.
________________________________________________________________________________________
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MD2.MPE1
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su operación, en coordinación con la Dirección Nacional del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar.

Presta asistencia técnica a los Gobiernos Departamentales y Municipales en materia
del servicio público de bienestar familiar en coordinación con la Dirección Nacional
del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

Coordina y articula el Sistema Nacional de Bienestar Familiar en el ámbito
Departamental, por medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros
territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.

Presta asistencia técnica a los Centros Zonales del ICBF para su participación en las
mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y en los Consejos de Política
Social, así como la promoción de la coordinación del SNBF en su territorio.

Analiza, en conjunto con los referentes del Grupo de Asistencia Técnica, los
resultados del control de la operación y proponer acciones para el mejoramiento de la
prestación del servicio en los programas del ICBF.

Implementa en la Regional y coordinan la implementación en los Centros Zonales, los
lineamientos técnicos, procesos y procedimientos de prestación del servicio al
ciudadano y dar asistencia técnica a los Centros Zonales para su implementación.
El grupo de Asistencia Técnica:

Es el encargado de planear, orientar, apoyar y monitorear la gestión regional y de los
centros zonales para garantizar la prestación del servicio público de bienestar familiar
y la aplicación de la política de protección integral de la primera infancia, la niñez, la
adolescencia y el bienestar de la familia y comunidades y la política de atención al
adolescente en conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal para
Adolescentes).

Las funciones generales del Grupo de Asistencia Técnica de conformidad con las
instrucciones y lineamientos impartidos por la Subdirección General, las Direcciones
de Primera Infancia, Niñez y Adolescencia, Familias y Comunidades, Nutrición y
Protección son:

Coordinar con las dependencias de la Regional y los Centros Zonales la interacción y
el desarrollo de políticas y lineamientos, planes y programas en materia de primera
infancia, niñez y adolescencia, familia, poblaciones especiales, nutrición, medidas de
protección, sistema de responsabilidad penal para adolescentes y en otros temas que
le sean asignados por la Dirección Regional.

Coordinar las acciones para el cumplimiento en la implementación de la ley de
atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno
en lo que le compete a la Regional.
________________________________________________________________________________________
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
Coordinar la operación y funcionamiento de los servicios de atención a la población
víctima del conflicto armado interno en especial de las Unidades Móviles en la
atención humanitaria de emergencia, así como hacer seguimiento y evaluación.

Asistir el desarrollo de los mandatos normativos y de política relativos al SRPA, que
comprende diferentes sujetos, empezando por el adolescente en conflicto con la ley,
la víctima de su conducta punible, el entorno familiar y el comunitario en desarrollo de
la finalidad restaurativa del Sistema.

Atender la gestión de información relativa al Sistema de Responsabilidad Penal para
Adolescentes y apoyar los procesos de coordinación territorial para la operación y
desarrollo del SRPA.
Responsables de la asistencia técnica en el nivel zonal:
El equipo de atención, es decir, el grupo de Profesionales Interdisciplinarios (entre los que
se pueden encontrar Defensor de Familia, Psicólogo, Trabajador Social, Nutricionista u
otro Profesional del Área Social), adscritos al Centro Zonal prestan servicios de
Protección Integral o coordinan la operación, asistencia técnica y supervisión de
programas del ICBF en el municipio del área de influencia del Centro Zonal del ICBF, que
por condiciones difíciles de acceso, desplazamiento, dispersión geográfica, demanda de
servicios, dinámicas de ordenamiento territorial, falta de presencia de otras entidades del
Estado y la falta de cobertura de unidades móviles, requieren la presencia del ICBF para
atender a los niños, niñas, adolescentes y familias27.
Las funciones del Centro Zonal en relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar
son28:

Coordinar y articular el Sistema Nacional de Bienestar Familiar a nivel municipal, por
medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que
prestan el servicio público de Bienestar Familiar.

Brindar asistencia técnica a los entes territoriales para el funcionamiento de las
mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y para la realización de los
Consejos de Política Social.

Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes
educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de
calidad y rutas de atención, para los programas de primera infancia.

Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes
educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de
calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia.
27
28
Ibidem
Ibidem
________________________________________________________________________________________
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
Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes
educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de
calidad y rutas de atención para los programas de familia y comunidades.

Brindar asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de Política Social, a
los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en
los ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para canalizar acciones y recursos.

Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio de
protección, comisarías de familia, Inspectores de Policía, Entidades Municipales y
Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y
rutas de atención, para los programas y servicios de protección, en materia de
restablecimiento de derechos, adopciones y responsabilidad penal para
adolescentes.
8.2.1.4 Los productos de la asistencia técnica
Tabla N° 23. Productos de la asistencia técnica en el nivel nacional
ÁREA
Dirección de Logística y
Abastecimiento en
coordinación con la
Dirección de Gestión
Humana
Subdirección de
Mejoramiento
Organizacional
Dirección Sistema Nacional
de Bienestar Familiar –
SNBF
Subdirección de Articulación
Nacional del Sistema
Nacional de Bienestar
Familiar
Subdirección de Articulación
Territorial del Sistema
Nacional de Bienestar
Familiar
Dirección de Primera
Infancia
PRODUCTOS
Plan de trabajo para apoyar a los Centros Zonales para brindar
asistencia técnica a los operadores de servicios en la aplicación de
buenas prácticas para la administración y manejo de los productos
suministrados.
Plan de trabajo para apoyar a los Centros Zonales para brindar
asistencia técnica a los operadores de servicios, en la aplicación de
formatos, procedimientos y guías aprobados y controlados.
Parámetros definidos bajo los cuales se brinda asesoría y
asistencia técnica en materia de dinamización del Sistema Nacional
de Bienestar Familiar y a las organizaciones del orden nacional y
territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.
Asesoría y capacitación sobre mecanismos de asistencia técnica.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones del
orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de
Bienestar Familiar.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para la prestación de asesoría y asistencia técnica a los
miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de
Bienestar Familiar.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para la prestación de asistencia técnica a las instituciones
y entidades territoriales para el logro de los objetivos del SNBF
para que promuevan la coordinación del SNBF en su territorio.
Estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a
Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de
________________________________________________________________________________________
86
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ÁREA
Subdirección de Gestión
Técnica para la Atención a la
Primera Infancia
Dirección de Niñez y
Adolescencia
Subdirección de Gestión
Técnica para la Atención a la
Niñez y a la Adolescencia
Dirección de Familias y
Comunidades
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PRODUCTOS
lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de primera
infancia, medición y control de los avances en la atención,
seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de primera infancia,
medición y control de los avances en la atención, seguimiento y
asesoría en la aplicación de los mismos.
Capacitación a las regionales y a los Centros Zonales para la
evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y
la medición de los avances de la atención integral.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para la evaluación y monitoreo de la política pública de
Primera Infancia y la medición de los avances de la atención
integral.
Estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a
Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y
adolescencia, medición y control de los avances en la atención,
seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia,
medición y control de los avances en la atención, seguimiento y
asesoría en la aplicación de los mismos.
Capacitación en asistencia técnica a las Direcciones Regionales,
Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de
niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para la evaluación
y monitoreo de la política pública de niñez y adolescencia y la
medición de los avances de la atención integral.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales
y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los
programas de niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para
la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y
adolescencia y la medición de los avances de la atención integral.
Estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a
Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de Familia
y Comunidad, medición y control de los avances en la atención,
seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los
servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos,
estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad,
________________________________________________________________________________________
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ESTRATEGICO
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ÁREA
Subdirección de Gestión
Técnica para la Atención a la
Familia y Comunidades
Dirección de Nutrición
Dirección de Protección
Subdirección de
Restablecimiento de
Derechos, en conjunto con
la Subdirección de
Adopciones
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PRODUCTOS
medición y control de los avances en la atención, seguimiento y
asesoría en la aplicación de los mismos.
Capacitación a las Direcciones Regionales, Centros Zonales para
la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad
y rutas de atención, para los programas de Familia y Comunidad y
brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la
política pública de Familia y Comunidad.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales
y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de
lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los
programas de Familia y Comunidad y brindar asistencia técnica
para la evaluación y monitoreo de la política pública de Familia y
Comunidad.
Capacitación a las Direcciones Regionales y para la elaboración,
ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de
carácter nacional y departamental en materia de Seguridad
Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y resultados
del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones
efectuadas.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar la asistencia técnica a los entes territoriales
para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas
y proyectos de carácter nacional y departamental en materia de
Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y
resultados
del
seguimiento,
supervisión,
evaluación
o
investigaciones efectuadas.
Asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones del
orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de
Bienestar Familiar.
Asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales
para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez.
Asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales sobre
la operación de las acciones relacionadas con el conflicto armado
del país.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores y a las
entidades del orden territorial competentes en la prestación del
Servicio Público de Bienestar Familiar para niños, niñas y
adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos
armados al margen de la ley.
Capacitación sobre el cumplimiento de los compromisos del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública
Nacional de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del
Trabajo Infantil y Protección del Joven Trabajador.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a las instituciones
________________________________________________________________________________________
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ÁREA
Subdirección de
Restablecimiento de
Derechos, en conjunto con
la Subdirección de
Adopciones
Subdirección de Adopciones
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PRODUCTOS
responsables por el cumplimiento de los compromisos del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional
de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo
Infantil y Protección del Joven Trabajador.
Capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la
elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y
proyectos de carácter nacional y departamental en materia del
Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos, con base
en:
(1) los lineamientos técnicos y los estándares de calidad para la
atención de niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia
generada por los grupos armados al margen de la ley,
(2) la atención de la población infantil, jóvenes y familias en
situación de desplazamiento forzado o víctima de desastres y
(3) los resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o
investigaciones efectuadas.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a las autoridades
administrativas competentes para la elaboración, ejecución y
seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional
y departamental en materia del Proceso Administrativo de
Restablecimiento de Derechos.
Capacitación a los Comités de Adopción de las Regionales para
desarrollar el Programa de Adopción; asesoría a abogados,
usuarios y público en general interesados en aspectos normativos,
legislativos y procedimentales relativos al Programa de Adopción.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica a los Comités de Adopción
de las Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de
Adopción.
Asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales
para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez, en
conjunto con la Subdirección de Restablecimiento de Derechos y
las Direcciones Regionales.
Capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la
elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y
proyectos de carácter nacional y departamental para en materia de
implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de
las actividades y programas del proceso de adopciones, con base
en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión,
evaluación o investigaciones efectuadas.
Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros
Zonales para brindar asistencia técnica en la elaboración, ejecución
y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter
nacional y departamental para en materia de implementación de los
lineamientos definidos para la ejecución de las actividades y
programas del proceso de adopciones.
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Productos de la asistencia técnica en el nivel regional:

Plan y estrategias de asistencia técnica organizadas en conjunto con los Centros
Zonales para la coordinación, funcionamiento y operación efectivo del Sistema
Nacional de Bienestar Familiar

Plan y estrategias de asistencia técnica coordinadas con los Centros Zonales a los
Gobiernos Departamentales y Municipales en materia del servicio público de
bienestar familiar.

Plan y estrategias de asistencia técnica coordinadas con los Centros Zonales a los
miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar.

Capacitación y acompañamiento a los Centros Zonales del ICBF para su participación
en las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y en los Consejos de
Política Social, así como la promoción de la coordinación del SNBF en su territorio.

Informe de análisis de los resultados del control de la operación y proponer acciones
para el mejoramiento de la prestación del servicio en los programas del ICBF,
(Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo).

Plan y estrategias de capacitación para la implementación de los lineamientos
técnicos, procesos, procedimientos de prestación del servicio al ciudadano, norma
técnica de empresa ICBF y estándares técnicos, en la Dirección y en los Centros
Zonales.

Plan acción para orientar, apoyar y monitorear la gestión regional y de los centros
zonales para garantizar la prestación del servicio público de bienestar familiar y la
aplicación de la política de protección integral de la primera infancia, la niñez, la
adolescencia y el bienestar de la familia y comunidades y la política de atención al
adolescente en conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal para
Adolescentes).

Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales la interacción y el desarrollo
de políticas y lineamientos, planes y programas en materia de primera infancia, niñez
y adolescencia, familia, poblaciones especiales, nutrición, medidas de protección,
sistema de responsabilidad penal para adolescentes y en otros temas que le sean
asignados por la Dirección Regional.

Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales el cumplimiento en la
implementación de la ley de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas
del conflicto armado interno en lo que le compete a la Regional.

Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales la operación y funcionamiento
de los servicios de atención a la población víctima del conflicto armado interno en
________________________________________________________________________________________
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especial de las Unidades Móviles en la atención humanitaria de emergencia, así
como hacer seguimiento y evaluación.

Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales la manera de asistir el
desarrollo de los mandatos normativos y de política relativos al SRPA, que
comprende diferentes sujetos, empezando por el adolescente en conflicto con la ley,
la víctima de su conducta punible, el entorno familiar y el comunitario en desarrollo de
la finalidad restaurativa del Sistema.
Productos de la asistencia técnica en el nivel zonal:

Diagnóstico de las necesidades de asistencia técnica en el territorio.

Plan y estrategias de asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que
prestan el servicio público de Bienestar Familiar para coordinar y articular el Sistema
Nacional de Bienestar Familiar a nivel municipal.

Plan y estrategias de asistencia técnica a los entes territoriales para el
funcionamiento de las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y para la
realización de los Consejos de Política Social.

Plan y estrategias de asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de
servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos,
norma técnica de empresa ICBF, estándares de calidad y rutas de atención, para los
programas de:
-
Primera infancia
Niñez y adolescencia
Familia y comunidades

Plan y estrategias de asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de
Política Social, a los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar, en los ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para canalizar
acciones y recursos.

Plan y estrategias de asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de
servicio de protección, Comisarías de Familia, Inspectores de Policía, Entidades
Municipales y Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos,
estándares de calidad y rutas de atención, para los programas y servicios de
protección, en materia de restablecimiento de derechos, adopciones y
responsabilidad penal para adolescentes.
8.2.1.5 Los beneficiarios de la asistencia técnica
Es importante señalar que no debe confundirse asistencia técnica con capacitación
institucional. En este sentido:
________________________________________________________________________________________
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Los beneficiarios de la asistencia técnica son los operadores de los programas y servicios
misionales del ICBF. La capacitación es uno de los múltiples medios a través de los
cuales se brinda asistencia técnica y no debe confundirse con la capacitación institucional
que está dirigida a los colaboradores(as) del ICBF.
Esta diferenciación es importante para utilizar adecuadamente los rubros presupuestales
destinados para capacitación institucional y para asistencia técnica.
8.2.1.6 Los mecanismos de control de la asistencia técnica

El plan de asistencia técnica. Instrumento que especifica las variables de la
asistencia técnica que se prevé dar en un periodo de tiempo.

Las copias de los correos electrónicos y de las conversaciones vía chat son
evidencia de la asistencia técnica brindada y representan un alternativa para
verificar la trazabilidad al proceso.

Las actas de visita de asistencia técnica. Instrumento que demuestra la realización
de la asistencia técnica.

Los acuerdos de servicio. Instrumento que formaliza el compromiso entre el ICBF
y el beneficiario de la asistencia técnica.

El informe de asistencia técnica. Instrumento que evidencia las estrategias
utilizadas para brindar asistencia técnica, los beneficiarios, los logros obtenidos,
las dificultades, los aprendizajes y las recomendaciones sobre la asistencia
técnica.
8.2.1.7 Los indicadores de la asistencia técnica
Eficacia: Indica la realización de las actividades de asistencia técnica de acuerdo con el
plan definido. Es de interés monitorear la proporción de visitas de asistencia técnica
realizadas y la proporción de operadores beneficiados.
Eficiencia: Indica la cantidad de recursos utilizados para financiar el plan de asistencia
técnica. Es de interés monitorear el promedio de recursos asignados a cada estrategia de
asistencia técnica y el total de recursos asignados a la asistencia técnica por periodo.
La oportunidad con la que se asiste al operador está directamente relacionada con la
eficiencia, por lo tanto hace parte de este tipo de indicador.
Efectividad: Indica los efectos obtenidos en los beneficiarios de la asistencia técnica con
la aplicación de las estrategias previstas. Es de interés monitorear el mejoramiento en la
capacidad de los operadores de programas y servicios misionales.
________________________________________________________________________________________
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Se debe aclarar que los responsables de construir los indicadores son la Subdirección de
Evaluación y Monitoreo en concertación con las direcciones misionales.
8.2.2 La interacción de la asistencia técnica con otros procesos.
El proceso de asistencia técnica interactúa con:
Tabla N° 24. Interacción de la asistencia técnica con otros procesos
PROCESO
PROVEEDOR
INSUMO
Gestión de la
contratación
Caracterización Base
de datos de
operadores
Informes de
supervisión
Gestión Humana
Plan institucional de
capacitación
Lineamientos técnicos
Procesos
misionales
Mapa de Riesgos
Evaluación y
monitoreo de la
gestión
Mejoramiento
continuo
Política de Monitoreo y
Evaluación
Mapa de Riesgos
Resultados, análisis,
alarmas y
recomendaciones de
monitoreo y
evaluación.
Acciones de mejora.
Investigaciones y
evaluaciones.
Bitácora de innovación
y registro de acciones
de mejora en el
aplicativo.
Mapa de Riesgos
Plan de Acción
Planes de Mejora
Bitácora de innovación
y registro de acciones
de mejora en el
aplicativo.
Avances de la
estrategia permanente
de innovación y
ETAPA DE
PROCESO
RECEPTOR
PRODUCTO
PROCESO
CLIENTE
Planeación de
la asistencia
técnica
Plan de
asistencia
técnica
Los procesos
misionales
Planeación de
la asistencia
técnica
Realización de
la asistencia
técnica
Planeación de
la asistencia
técnica
Plan de
asistencia
técnica
Los procesos
misionales
Estrategias de
asistencia
técnica
aplicadas
Los procesos
misionales
Planeación de
la asistencia
técnica
Plan de
asistencia
técnica
Los procesos
misionales
Planeación de
la asistencia
técnica
Plan de
asistencia
técnica
Los procesos
misionales
________________________________________________________________________________________
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PROCESO
PROVEEDOR
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ETAPA DE
PROCESO
RECEPTOR
PRODUCTO
PROCESO
CLIENTE
Instrumentos
Realización de
la asistencia
técnica
Estrategias de
asistencia
técnica
aplicadas
Los procesos
misionales
Plan de Asistencia
Técnica a terceros
Plan de Acción.
Plan de Compras
Mapa de Riesgos
Informes de
Verificación de
estándares
Informes de
inspección, vigilancia y
control
Informes de
certificación.
Informes de asistencia
técnica.
Registros de
operadores.
Informes de Eventos
con operadores.
Boletín virtual de
operadores
Planeación de
la asistencia
técnica
Plan de
asistencia
técnica
Los procesos
misionales
Instrumentos
Realización de
la asistencia
técnica
Estrategias de
asistencia
técnica
aplicadas
Los procesos
misionales
Plan de Asistencia
Técnica a terceros
Plan de visitas de
inspección, vigilancia y
control.
Plan de Auditoria de
servicios a operadores
Informes de
Verificación de
estándares.
Informe de Auditorias
Informes de
inspección, vigilancia y
control
Bitácora de innovación
y registro de acciones
de mejora en el
aplicativo
Planeación de
la asistencia
técnica
Plan de
asistencia
técnica
Los procesos
misionales
INSUMO
cambio organizacional
Aseguramiento a
estándares
Verificación,
inspección y
control a
instituciones
________________________________________________________________________________________
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Figura 12. Interacción de la asistencia técnica con otros procesos
GESTIÓN
CONTRATACIÓN
EVALUACIÓN Y
MONITOREO DE
LA GESTIÓN
Caracterización de operadores
Informes de supervisión
-Política de Monitoreo y Evaluación
-Mapa de Riesgos
-Resultados, análisis, alarmas y
recomendaciones de monitoreo y
evaluación.
-Acciones de mejora. Investigaciones
y evaluaciones.
-Bitácora de innovación y registro de
acciones de mejora en el aplicativo.
- Instrumentos
- Plan de Asistencia Técnica a terceros
-Plan de Acción.
-Plan de Compras
-Mapa de Riesgos
ASEGURAMIENTO - Informes de Verificación de estándares
A ESTÁNDARES
Plan Institucional de Capacitación
- Informes de inspección, vigilancia y
control
- Informes de certificación.
- Informes de asistencia técnica.
- Registros de operadores.
- Informes de Eventos con operadores.
- Boletín virtual de operadores.
ASISTENCIA
TÉCNICA
- Mapa de Riesgos
- Plan de Acción
- Planes de Mejora
- Bitácora de innovación
-Avances de la estrategia
permanente de innovación y
cambio organizacional
-Acciones de mejora
implementadas y registradas
en el aplicativo.
GESTIÓN
HUMANA
MEJORAMIENTO
CONTINUO
- Instrumentos.
- Plan de Asistencia Técnica a terceros
-Plan de visitas de inspección,
VERIFICACIÓN,
vigilancia y control.
INSPECCIÓN Y
-Plan de Auditoria de servicios
CONTROL A
a operadores.
-Informes de Verificación de
INSTITUCIONES
estándares.
- Informe de Auditorias.
-Informes de inspección, vigilancia y
control.
-Bitácora de innovación y registro de
acciones de mejora en el aplicativo.
8.2.2.1 Sentido de horizonte compartido entre procesos
La interacción de los procesos también se puede contextualizar cuando éstos comparten
sus objetivos, o éstos son similares. Al comparar el objetivo del proceso de asistencia
técnica con los objetivos de: (i) la evaluación y monitoreo de la gestión, (ii) el
mejoramiento continuo, (iii) el aseguramiento a estándares y con (iv) la verificación,
inspección y control, se puede apreciar su similitud y por lo tanto se interpreta su
interdependencia. Estos procesos son aliados estratégicos para el desarrollo de la
asistencia técnica.
________________________________________________________________________________________
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Tabla N° 25. Interdependencia entre los procesos con la asistencia técnica como un
solo propósito
Objetivo
Proceso
Estrategia
Asistencia Técnica
Evaluación y Monitoreo
de la gestión
Mejoramiento Continuo
Aseguramiento a
Estándares
Verificación, Inspección
y Control a Instituciones
que prestan Servicio
Público de Bienestar
Familiar
Propósito
Transferir e intercambiar
conocimiento, saberes,
metodologías y mecanismos para
desarrollar y fortalecer
competencias y habilidades
aplicadas a una disciplina o
práctica específica
Realizar monitoreo y evaluación a
la gestión institucional
Mejorar el desempeño y fortalecer
la capacidad de los operadores
misionales del ICBF, de manera
que se asegure la calidad en el
desarrollo de un programa o en la
prestación de los servicios
Implementar estrategias y
acciones de mejora continua para
la gestión institucional
Lograr la excelencia e innovación
en la prestación de servicios del
ICBF
Establecer, aplicar y evaluar
estrategias de aseguramiento a la
calidad
Generar confianza al ICBF y a los
niños, niñas, adolescentes y
familias en la prestación del
servicio público de bienestar
familiar
Realizar acciones de
aseguramiento de la calidad a la
gestión de las instituciones
Generar insumos que orienten la
toma de decisiones para la
efectiva gestión institucional
Garantizar el cumplimiento de los
requisitos normativos y legales
que permitan generar confianza y
excelencia en la prestación del
servicio público de bienestar
familiar
________________________________________________________________________________________
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Figura 13. Relación entre procesos que comparten su propósito.
Asistencia Técnica
Mejorar el desempeño y
fortalecer la capacidad de
los operadores misionales
Evaluación y Monitoreo
de la gestión
Realizar monitoreo y
evaluación a la gestión
institucional
Generar confianza y
excelencia en la prestación
del servicio público de
bienestar familiar
Establecer, aplicar y
evaluar estrategias de
aseguramiento a la calidad
Aseguramiento a
Estándares
Mejoramiento
Continuo
Implementar estrategias y
acciones de mejora
continua para la gestión
institucional
Realizar acciones de
aseguramiento de la
calidad a la gestión de las
instituciones
Verificación, Inspección
y Control
Desde el punto de vista de los productos del proceso de asistencia técnica, se pueden
establecer las siguientes relaciones, adicionales a las ya mencionadas:
Tabla N° 26. Relaciones adicionales del proceso de asistencia técnica
PRODUCTO/SALIDA
DEL PROCESO
ASISTENCIA TÉCNICA
Diagnóstico de las
necesidades de
asistencia técnica en el
territorio.
Informe de gestión de la
asistencia técnica.
Asistencia técnica a los
operadores de servicios
misionales
LÍDER DEL PROCESO
BENEFICIARIO
PROCESO
Oficina de aseguramiento de la
calidad
Aseguramiento de estándares
Inspección, vigilancia y control
Dirección de gestión humana
Gestión del talento humano
Dirección de gestión humana
Gestión del talento humano
Subdirección de monitoreo y
evaluación
Evaluación, monitoreo y control
Direcciones misionales
Procesos misionales
________________________________________________________________________________________
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PRODUCTO/SALIDA
DEL PROCESO
ASISTENCIA TÉCNICA
Buenas prácticas
identificadas
LÍDER DEL PROCESO
BENEFICIARIO
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PROCESO
Direcciones misionales
Procesos misionales
Subdirección de mejoramiento
organizacional
Mejoramiento continuo
Oficina de aseguramiento de la
calidad
Aseguramiento de estándares
8.3 Descripción de la operación del modelo
El modelo de asistencia técnica integral a operadores de programas y servicios
misionales del ICBF (MATÍAS) opera en los tres niveles en los que está organizada la
gestión institucional, el nivel nacional, el regional y el zonal. La descripción de la
operación del MATÍAS se hará por cada nivel, detallando los puntos de intersección o
acciones de articulación entre uno y otro nivel. La descripción sigue la lógica del ciclo
PHVA.
8.3.1
Operación de la asistencia técnica en el nivel zonal
ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES –
NIVEL ZONAL:
El equipo asistencia técnica del Centro Zonal alimenta de forma periódica el aplicativo de
acciones de mejora con los resultados de las visitas de asistencia técnica realizadas y con
las solicitudes de asistencia técnica realizadas por los operadores.
Periódicamente, el equipo asistencia técnica del Centro Zonal consulta la base de datos
de los operadores de servicios para actualizar la información que se tiene sobre el número
de operadores y sus características generales.
El equipo asistencia técnica del Centro Zonal analiza las temáticas de asistencia técnica
integral para el siguiente periodo, informadas por la Dirección Regional y que le fueron
previamente comunicadas a éste por el nivel nacional.
El equipo asistencia técnica del Centro Zonal genera un reporte sobre las oportunidades
de mejora registradas en el aplicativo de acciones de mejora correspondientes a su zona
de influencia.
El equipo asistencia técnica del Centro Zonal, elabora el diagnóstico de las necesidades
de asistencia técnica de su zona de influencia. Con la información del aplicativo se
________________________________________________________________________________________
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identifican las causas de las necesidades en materia de asistencia técnica. Esta
información debe servir para establecer las temáticas que orientan la asistencia técnica,
las actividades y los medios para brindarla.
El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, elabora el plan preliminar de asistencia
técnica en el aplicativo de acciones de mejora. El plan de asistencia técnica contiene:




















Objetivo general de la asistencia técnica
Nombre de la Dirección Regional a la que pertenece el Centro Zonal
Nombre del Centro Zonal
Temática de asistencia técnica
Contenidos por temática
Programa o modalidad en la que se enmarca la temática
Nivel de proceso en el que se enmarca la modalidad
Macroproceso al que pertenece la modalidad
Proceso al que pertenece la modalidad
Meta a alcanzar por cada temática de asistencia técnica
Indicador de la meta
Actividad(es) a realizar para cada temática
Medios a utilizar para desarrollar cada temática
¿Requiere apoyo de la Regional?
Unidad de medida del tiempo
Tiempo requerido para desarrollar cada temática
Entidades destinatarias
Fecha de iniciación
Fecha de finalización
Responsables de brindar asistencia técnica
El equipo asistencia técnica del Centro Zonal, identifica las temáticas, actividades y
medios de asistencia técnica en las que requiere apoyo del nivel regional para su
realización. Esta identificación de apoyo necesario queda registrada en el formato de plan
de asistencia técnica y debe ser coordinada posteriormente con la Dirección Regional.
El equipo asistencia técnica del Centro Zonal, envía a la Dirección Regional su plan
preliminar de asistencia técnica para su verificación y aprobación.
El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, en reunión convocada por la Dirección
Regional, revisa el Plan de Asistencia Técnica Integral.
¿El Plan de Asistencia Técnica Integral requiere ajustes?
SI: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal realiza los ajustes al Plan de
Asistencia Técnica convenidos con la Dirección Regional.
NO: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal inicia la ejecución del Plan de
Asistencia Técnica Integral.
________________________________________________________________________________________
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¿La ejecución del Plan de Asistencia Técnica Integral requiere apoyo?
SI: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal bajo la coordinación de la Dirección
Regional define responsabilidades y acciones para asegurar el apoyo en la ejecución del
Plan de Asistencia Técnica Integral.
NO: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal inicia la ejecución del Plan de
Asistencia Técnica Integral.
ETAPA DE EJECUCIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES –
NIVEL ZONAL:
El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, distribuye las responsabilidades para la
aplicación de cada temática del plan de asistencia técnica.
Cada responsable del equipo de asistencia técnica del Centro Zonal ajusta las actividades
y los medios para brindar la asistencia técnica y coordina con el (los) destinatarios de la
asistencia técnica la implementación de los mismos.
El responsable del equipo de asistencia técnica del Centro Zonal junto con el (los)
destinatarios de la asistencia técnica definen los aspectos que deben ser impactados o
mejorados con la asistencia técnica (indicadores de impacto).
El responsable del equipo de asistencia técnica del Centro Zonal junto con el (los)
destinatarios de la asistencia técnica suscriben un acuerdo de servicio (formato de actacompromiso) para garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por las
partes en función de los contenidos y medios de asistencia técnica que se ha definido
implementar.
El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, desarrolla las actividades de asistencia
técnica acorde al plan.
¿Se identifica una buena práctica en la prestación del servicio?
SI: Si con ocasión de la asistencia técnica se identifica una práctica innovadora
relacionada con la operación de los servicios de bienestar familiar, entonces, se registra
en el aplicativo de acciones de mejora en la bitácora de innovación. (Acción de Gestión
del Conocimiento)
NO: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, registra la ejecución del plan de
asistencia técnica en el aplicativo de acciones de mejora en la medida en que se culmina
la realización de cada actividad y según los medios acordados.
La información sobre innovación registrada es consultada por la Subdirección de
Mejoramiento Organizacional, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y por la
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Subdirección General para evaluar la viabilidad de su implementación como parte de un
proceso institucional. (Acción de Gestión del Conocimiento)
ETAPA DE VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES
– NIVEL ZONAL:
El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, genera un reporte de asistencia técnica
y evalúa los resultados del proceso de asistencia técnica en el periodo. El aplicativo, con
base en la información cargada en el plan y la información de ejecución de cada meta,
muestra los resultados de los indicadores de eficacia, eficiencia e impacto. Esta
evaluación se realiza para identificar aspectos que deban ajustarse en el plan de la
vigencia siguiente.
La autoevaluación que realiza el equipo de asistencia técnica del Centro Zonal sobre la
asistencia técnica integral, contempla un análisis de los aspectos metodológicos que debe
fortalecer el equipo de asistencia técnica. (Acción de Gestión del Conocimiento)
El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, registra y valida la autoevaluación del
plan de asistencia técnica en el aplicativo para que pueda ser analizado por la Dirección
Regional correspondiente.
El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, envía a la Dirección Regional el informe
de evaluación de la asistencia técnica, diferenciando los resultados de la asistencia
técnica de las necesidades en materia de competencias del equipo de asistencia técnica.
NOTA: En el nivel zonal no se cierra el ciclo PHVA del proceso de asistencia técnica. Le
corresponde al nivel regional a partir de la evaluación de los resultados informados por el
nivel zonal, adoptar las acciones de mejora correspondientes.
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Figura 14. Operación de la asistencia técnica en el nivel zonal
1
2
Alimenta el aplicativo con
los resultados de las visitas
o estrategias de asistencia
técnica.
3
Consulta la base de
datos de los
operadores de
servicios.
Analiza las
temáticas de
asistencia técnica
registradas.
1
4
Alimenta el aplicativo con
solicitudes de asistencia
técnica realizadas por
operadores.
Genera un reporte
sobre las
oportunidades de
mejora registradas.
Dirección Regional: Informa
las temáticas de asistencia
técnica integral para el
siguiente periodo.
19
8.3.2
6
Elabora el
diagnóstico de las
necesidades de
asistencia técnica.
12
12
Envía reportes a
Nivel Regional.
Identifica
necesidades de 18
capacitación en AT.
a
5
Genera reporte y
evalúa resultados.
17
Registrar
innovaciones y
resultados.
16
Asigna
responsabilidad
sobre asistencia
técnica.
7
Establece
las temáticas que
orientan la
asistencia técnica.
11
Realiza los
ajustes
convenidos.
9
Envía a la Dirección
Regional plan
preliminar de
asistencia técnica.
Coordina con el
(los) destinatarios
su implementación.
Define de aspectos
a transformar.
Acuerdo de
servicio.
Brinda asistencia
técnica.
13
14
15
¿Requiere
ajustes?
Elabora el plan
preliminar de
asistencia técnica
en el aplicativo.
Identifica las
temáticas o
medios en los
que requiere
apoyo del nivel
regional.
Dirección
Regional:
Verifica y avala.
8
¿Requiere
apoyo?
10
Define el tipo y
coordina.
Operación de la asistencia técnica en el nivel regional
ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES –
NIVEL REGIONAL:
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional coordina y articula con las
dependencias de la Regional y Centros Zonales el levantamiento de información de
directorios de las diferentes entidades con las que se realiza la contratación de los
servicios misionales del ICBF así como de las unidades de servicio.
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El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional analiza las temáticas de asistencia
técnica para el siguiente periodo enviadas por las Direcciones Misionales a través de la
Subdirección General.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional comunica a los Centros Zonales,
las temáticas de asistencia técnica para el siguiente periodo enviadas por el nivel
nacional.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional analiza los resultados del control
de la operación de los servicios que se prestan en la Regional y propone acciones para su
mejoramiento, para ello consulta en el aplicativo de acciones de mejora la información
relativa a la regional y realiza un análisis por centro zonal de las temáticas que se deben
atender con asistencia técnica.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, analiza el plan preliminar de
asistencia técnica registrado en el aplicativo o enviado por cada Centro Zonal.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, verifica la coherencia entre:
Las temáticas propuestas por el Centro Zonal,
Las temáticas registradas y comunicadas por el nivel nacional y,
Las temáticas que la Dirección Regional considera pertinentes.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional convoca a los responsables de la
asistencia técnica integral en los Centros Zonales a una jornada de trabajo para analizar
los diferentes planes de asistencia técnica integral propuestos e identificar posibles
sinergias o articulaciones que hagan más eficiente la asistencia técnica prevista.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, con el equipo de asistencia
técnica del Centro Zonal, verifican y definen la pertinencia del apoyo a las actividades y
modalidades de asistencia técnica previstas en el plan preliminar y el tipo de apoyo
requerido.
¿Se deben hacer ajustes a los Planes de Asistencia Técnica Integral del los Centros
Zonales?
SI: Si el grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional considera que es necesario
realizar ajustes, acuerda con el Centro Zonal los cambios que se consideran necesarios.
El grupo de asistencia técnica del centro Zonal realiza los ajustes al Plan de Asistencia
Técnica Integral y lo envía a la Dirección Regional.
NO: La Dirección Regional aprueba el Plan de Asistencia Técnica Integral del los Centros
Zonales.
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El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, elabora el plan de asistencia
técnica orientado a los operadores con los que tiene relación directa, es decir, a aquellos
a los cuales les hace supervisión.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, integra los planes de asistencia
técnica de los Centros Zonales validados al plan de asistencia técnica de la Dirección
regional y genera un solo plan de asistencia técnica para la regional.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional comunica a la Dirección del
Sistema Nacional de Bienestar Familiar los requerimientos para apoyar a los Centros
Zonales en la asistencia técnica. Esta información es insumo para la realización de la
Propuesta Formativa del SNBF. (Acción de Gestión del Conocimiento)
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional coordina con la Dirección del
Sistema Nacional de Bienestar Familiar el apoyo necesario para apoyar los Centros
Zonales en el desarrollo de la asistencia técnica. De esta manera, la Dirección del SNBF
programa la realización de su Propuesta Formativa.
ETAPA DE EJECUCIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES –
NIVEL REGIONAL:
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional realiza la asistencia técnica a su
cargo o que ejecuta directamente y registra en el aplicativo de acciones de mejora, las
acciones realizadas.
ETAPA DE VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES
– NIVEL REGIONAL:
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, genera un reporte de asistencia
técnica y evalúa los resultados del proceso de asistencia técnica en el periodo. El
aplicativo, con base en la información cargada en el plan regional y la información de
ejecución de cada Centro Zonal, muestra los resultados de los indicadores de eficacia,
eficiencia e impacto.
Esta evaluación se realiza para identificar aspectos que deban ajustarse en el plan de
asistencia técnica de la Dirección Regional y de sus centros zonales en la vigencia
siguiente.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional identifica los aspectos que deben
reforzarse en el equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, elabora el plan preliminar
de capacitación de los equipos de asistencia técnica y lo envía a la Dirección de Gestión
Humana. (Acción de Gestión del Conocimiento)
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional coordina con la Dirección de
Gestión Humana las acciones que deban realizarse para la capacitación de los equipos
de asistencia técnica de los Centros Zonales. Con esta coordinación se fortalece la oferta
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de la Escuela ICBF, específicamente en el programa diseñado para los profesionales
encargados de brindar asistencia técnica. (Acción de Gestión del Conocimiento)
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional ejecuta las acciones de
capacitación que hayan sido coordinadas con la Dirección de Gestión Humana. (Acción
de Gestión del Conocimiento)
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional genera reporte de la Propuesta
Formativa del SNBF y evalúa los resultados. El aplicativo, con base en la información
cargada en el plan y la información de ejecución, muestra los resultados de los
indicadores de eficacia. Esta evaluación se realiza para identificar aspectos que deban
ajustarse en el plan de la siguiente vigencia.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, registra la autoevaluación del plan
de asistencia técnica en el aplicativo para que pueda ser analizado en conjunto por la
Subdirección General, por la Dirección de Gestión Humana y por la Dirección del SNBF
para identificar los posibles ajustes tanto a los lineamientos para realizar la Propuesta
Formativa del SNBF, como al plan de capacitación de los equipos de asistencia técnica en
la escuela ICBF.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, envía a la Subdirección General
el informe de evaluación de la asistencia técnica, diferenciando los resultados de la
asistencia técnica de las necesidades en materia de competencias del equipo de
asistencia técnica de la Dirección Regional y de los Centros Zonales.
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Figura 15. Operación de la asistencia técnica en el nivel regional
1 Coordina el levantamiento
2
de información de
directorios de operadores
de los servicios del ICBF.
Analiza las temáticas
de asistencia técnica
para el siguiente
periodo.
3
Comunica a los Centros
Zonales, las temáticas de
asistencia técnica para el
siguiente periodo.
4
Realiza un análisis por centro
zonal de las temáticas que se
deben atender con asistencia
técnica.
7
1
Subdirección general:
Informa las temáticas de
asistencia técnica integral
para el siguiente periodo.
Envía a la
Subdirección
General el informe
de evaluación de la
asistencia técnica.
22
5
Identificar ajustes al
plan de asistencia
técnica en la
vigencia siguiente.
18
8.3.3
Ejecuta las acciones
de capacitación
coordinadas con la
Dirección de
Gestión Humana.
16
17
Evalúa los
21 resultados de la
Propuesta
Formativa del SNBF.
20
6
Analiza el plan preliminar de
asistencia técnica registrado en
el aplicativo o enviado por cada
Centro Zonal.
Identifica
necesidades de
capacitación en AT.
19
Elabora el plan
preliminar de
capacitación en
asistencia técnica
y lo envía a la
Dirección de
Gestión Humana.
Analiza los diferentes planes de
asistencia técnica integral
propuestos e identifica posibles
sinergias o articulaciones.
Evalúa los resultados del
proceso en el periodo.
15
14
13
Ejecuta el plan de
asistencia técnica
de la Dirección.
Coordina con la
Dirección del SNBF
el apoyo para los
Centros Zonales.
Comunica a la
Dirección del SNBF
los requerimientos
para apoyar a los
Centros Zonales.
Genera un solo
plan de
asistencia
técnica para la
regional.
12
11
Verifican y
definen la
pertinencia del
apoyo a las
actividades y
modalidades de
asistencia técnica
previstas.
¿Requiere
ajustes?
Elabora el plan
de asistencia
técnica
orientado a los
operadores con
los que tiene
relación directa.
Acuerda con el
Centro Zonal los
cambios que se
consideran
necesarios.
Aprueba el Plan
de Asistencia.
Realiza los ajustes
convenidos y
devuelve el plan.
10
8
9
Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional
La Subdirección de Monitoreo y Evaluación, registra en el aplicativo de acciones de
mejora la información resultante de:




Mapa de Riesgos.
Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo y evaluación
Acciones de mejora. Investigaciones y evaluaciones.
Bitácora de innovación y de acciones de mejora.
La Subdirección de Mejoramiento Organizacional, registra en el aplicativo de acciones de
mejora la información resultante de:


Mapa de Riesgos
Plan de Acción
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



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Planes de Mejora
Bitácora de innovación
Avances de la estrategia permanente de innovación y cambio organizacional
Acciones de mejora implementadas
La Oficina de Aseguramiento a la Calidad, registra en el aplicativo de acciones de mejora
la información resultante de:
Por el proceso de aseguramiento a estándares:
 Instrumentos
 Plan de Asistencia Técnica a terceros
 Plan de Acción
 Plan de Compras
 Mapa de Riesgos
 Informes de Verificación de estándares
 Informes de inspección, vigilancia y control
 Informes de certificación
 Informes de asistencia técnica
 Registros de operadores
 Informes de Eventos con operadores
 Boletín virtual de operadores
Por el proceso de verificación, inspección y control a instituciones:
 Instrumentos
 Plan de Asistencia Técnica a terceros
 Plan de visitas de inspección, vigilancia y control
 Plan de Auditoria de servicios a operadores
 Informes de Verificación de estándares
 Informe de Auditorias
 Informes de inspección, vigilancia y control
 Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo
La Dirección de Contratación registra en el aplicativo de acciones de mejora las actas de
conciliación y actualiza periódicamente la base de datos de operadores de servicios.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Misional genera un reporte de las
oportunidades de mejora organizadas por servicio y define las temáticas y, si lo considera
necesario, las estrategias metodológicas con las cuales brindar asistencia técnica a los
operadores de servicios o programas.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Misional registra en el aplicativo las
temáticas con las que considera deben fortalecerse la operación y prestación de los
servicios.
El grupo de asistencia técnica de la Dirección Misional elabora el plan de asistencia
técnica para aquellos operadores a los cuales les realiza supervisión o con los cuales
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tiene una relación contractual. Este plan es registrado en el aplicativo de acciones de
mejora.
La Subdirección General, junto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la
Subdirección de Mejoramiento Organizacional, con base en la información registrada en el
aplicativo y de acuerdo con la naturaleza de cada dependencia, proponen los
lineamientos o las directrices generales que deben orientar la asistencia técnica para la
vigencia y las comunican a las Direcciones Misionales y a las Direcciones Regionales.
La Subdirección General presenta la propuesta de lineamientos generales para la
asistencia técnica integral, a la Dirección General y a todo el equipo directivo para
asegurar su alineación frente a la asistencia técnica que se brindará en el siguiente
periodo.
La Subdirección General comunica a las Direcciones Regionales los lineamientos
generales y las temáticas con las que se debe orientar la asistencia técnica de la vigencia.
Las Direcciones Misionales y las demás dependencias del nivel nacional, están prestas a
participar de la planeación de la asistencia técnica del nivel regional siempre que sean
requeridas por éste. Estas dependencias coordinan el apoyo que soliciten las Direcciones
Regionales para brindar asistencia técnica.
La Subdirección General recibe y consolida el plan de asistencia técnica de la vigencia
registrado en el aplicativo de acciones de mejora por cada Dirección Regional y lo
presenta a la Dirección General y a todo el equipo directivo.
ACCIONES FRENTE AL FORTALECIMIENTO DE LOS EQUIPOS QUE BRINDAN
ASISTENCIA TÉCNICA
La Dirección de Gestión Humana consulta el aplicativo de acciones de mejora para
identificar las temáticas y aspectos que deben mejorarse o fortalecerse de los equipos de
las Regionales y Centros Zonales de acuerdo con el procedimiento de formulación del
plan institucional de capacitación.
La Dirección de Gestión Humana junto con la Dirección de Planeación y Control a la
Gestión y la Oficina de Control Interno, según el procedimiento vigente de formulación del
plan institucional de capacitación, definen la matriz de necesidades y priorizan el
programa específico para fortalecer las competencias en asistencia técnica.
La Dirección de Gestión Humana revisa y consolida el plan de capacitación institucional
para asistencia técnica de la vigencia.
ACCIONES PARA APOYAR LA ASISTENCIA TÉCNICA DESDE EL NIVEL NACIONAL:
La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar recibe la comunicación de las
Direcciones Regionales sobre los requerimientos de apoyo para los Centros Zonales y
con esta información define y organiza las estrategias para construir la Propuesta
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Formativa del SNBF. Entre las estrategias con que cuenta la Propuesta Formativa están
los cursos de extensión, los encuentros de experiencias y el aprendizaje entre pares.
(Acción de Gestión del Conocimiento)
La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y la Oficina de Aseguramiento a
la Calidad definen y organizan las estrategias para apoyar a las Direcciones Regionales
en el desarrollo de la asistencia técnica.
La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y la Oficina de Aseguramiento a
la Calidad presentan a la Subdirección General y a la Dirección General, para su
aprobación, los lineamientos generales para la organización y realización de la Propuesta
formativa del SNBF, que incluye acciones para dinamizar y fortalecer la Red de Socios
Estratégicos.
La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar elabora la programación de la
Propuesta Formativa del SNBF y la ejecuta de tal forma que brinda el apoyo requerido por
los Centros Zonales.
ETAPA DE VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES
– NIVEL NACIONAL:
La Subdirección General, en conjunto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la
Subdirección de Mejoramiento Organizacional, con base en las evaluaciones registradas
por cada Dirección Regional, elaboran un informe consolidado de los resultados de la
asistencia técnica en el ICBF y lo presentan a la Dirección General para retroalimentar los
procesos misionales y administrativos que se vean reflejados.
ACCIÓN PARA GESTIONAR EL CONOCIMIENTO A PARTIR DE LAS BUENAS
PRÁCTICAS IDENTIFICADAS:
La información sobre innovación registrada en el aplicativo por el equipo de asistencia
técnica del Centro Zonal, es consultada y analizada por la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección General para
evaluar la viabilidad de su implementación como parte de un proceso institucional.
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Figura 16. Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional
- Subdirección de Monitoreo y Evaluación
- Subdirección de Mejoramiento Organizacional
- Oficina de Aseguramiento a la Calidad
- Dirección de Contratación
Subdirección General
Subdirección de Mejoramiento Organizacional
- Oficina de Aseguramiento a la Calidad
Dirección Misional
4
Proponen los lineamientos o las directrices
generales que deben orientar la asistencia
técnica para la vigencia y las comunican a las
Direcciones Misionales y a las Direcciones
Regionales.
2
Define las temáticas y, si lo considera
necesario, las estrategias metodológicas con
las cuales brindar asistencia técnica a los
operadores de servicios o programas.
1
Registra en el aplicativo de
acciones de mejora la información.
5
3 Registra en el aplicativo las temáticas con las
que considera deben fortalecerse la
operación y prestación de los servicios.
7
Elabora el plan de asistencia técnica para
aquellos operadores a los cuales les realiza
supervisión o con los cuales tiene una
relación contractual.
8
Coordinan el apoyo que soliciten las
Direcciones Regionales para brindar
asistencia técnica.
Presentan la propuesta de lineamientos
generales para la asistencia técnica integral,
a la Dirección General y a todo el equipo
directivo para asegurar su alineación frente a
la asistencia técnica que se brindará en el
siguiente periodo.
6
9
10
Comunica a las Direcciones Regionales los
lineamientos generales y las temáticas con
las que se debe orientar la asistencia técnica
de la vigencia.
Recibe y consolida el plan de asistencia
técnica de la vigencia de cada Dirección
Regional y lo presenta a la Dirección General
y a todo el equipo directivo.
Elaboran un informe consolidado de los
resultados de la asistencia técnica en el ICBF
y lo presentan a la Dirección General para
retroalimentar los procesos misionales y
administrativos que se vean reflejados.
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Figura 17. Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional
Centro Zonal
Dirección Regional
Dirección de Gestión Humana
11
4 Identifica los aspectos que deben
1
Evalúa los resultados del
proceso de asistencia técnica
en el periodo.
2
Fortalece la oferta de la Escuela
ICBF, específicamente en el
programa diseñado para los
profesionales encargados de
brindar asistencia técnica.
reforzarse en el equipo de
asistencia técnica del Centro
Zonal
5
Analiza los aspectos
metodológicos que debe
fortalecer el equipo de
asistencia técnica.
3
Envía a la Dirección Regional
el informe de evaluación de
la asistencia técnica,
diferenciando los resultados
de la asistencia técnica de las
necesidades en materia de
competencias del equipo de
asistencia técnica.
Elabora el plan preliminar de
capacitación de los equipos de
asistencia técnica y lo envía a la
Dirección de Gestión Humana.
9
Coordina con la Dirección de
Gestión Humana las acciones que
deban realizarse para la
capacitación de los equipos de
asistencia técnica de los Centros
Zonales.
10
6Consulta el aplicativo de acciones
de mejora para identificar las
temáticas y aspectos que deben
mejorarse o fortalecerse de los
equipos de las Regionales y
Centros Zonales.
7
Define la matriz de necesidades y
priorizan el programa específico
para fortalecer las competencias
en asistencia técnica.
8
Revisa y consolida el plan de
capacitación institucional para
asistencia técnica de la vigencia.
Ejecuta las acciones de
capacitación que hayan sido
coordinadas con la Dirección de
Gestión Humana.
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Figura 18. Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional
Dirección del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar /Oficina de
Aseguramiento a la Calidad
6
Recibe la comunicación de las
Direcciones Regionales sobre los
requerimientos de apoyo para los
Centros Zonales
7
8
9
Dirección Regional
5
Comunica a la Dirección del Sistema
Nacional de Bienestar Familiar los
requerimientos para apoyar a los
Centros Zonales en la asistencia técnica.
Define y organiza las estrategias para construir la
Propuesta Formativa del SNBF.
Presentan a la Subdirección General y a
la Dirección General, para su aprobación,
los lineamientos generales para la
organización y realización de la
Propuesta formativa del SNBF, que
incluye acciones para dinamizar y
fortalecer la Red de Socios Estratégicos.
1
Identifica las temáticas, actividades y
medios de asistencia técnica en las que
requiere apoyo del nivel regional para su
realización.
4
Con la Oficina de Aseguramiento a la
Calidad definen y organizan las
estrategias para apoyar a las Direcciones
Regionales en el desarrollo de la
asistencia técnica.
10
Centro Zonal
Coordina la definición de responsabilidades y acciones para
asegurar el apoyo en la ejecución del Plan de Asistencia
Técnica Integral.
3
11
Verifica y define la pertinencia del apoyo
a las actividades y modalidades de
asistencia técnica previstas en el plan
preliminar y el tipo de apoyo requerido.
2 Envía a la Dirección Regional su plan
preliminar de asistencia técnica para su
verificación y aprobación.
Genera reporte de la Propuesta
Formativa del SNBF y evalúa los
resultados para identificar aspectos que
deban ajustarse en el plan de la
siguiente vigencia.
Programa y ejecuta la Propuesta Formativa del SNBF de tal
forma que brinda el apoyo requerido por los Centros Zonales.
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Figura 19. Operación modelo de asistencia técnica
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CAPÍTULO 9
9
RUTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA
INTEGRAL A OPERADORES DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES
DEL ICBF
9.1 Cronograma de implementación
La ruta para la implementación del MATÍAS se estructura en siete líneas de acción:






Línea 1 - Capacitación de los equipos de asistencia técnica
Línea 2 - Divulgación y sensibilización sobre el MATÍAS
Línea 3 - Aplicativo informático
Línea 4 - Caracterización de operadores
Línea 5 - Documentación procedimientos
Línea 6 - Estrategia de sostenibilidad del MATÍAS
La implementación está organizada por fases, de acuerdo con la complejidad de los
objetos de trabajo de cada línea, con los avances que hasta el momento existen en cada
línea y con el plazo estimado para culminar con el producto esperado. Es importante
señalar que este plan de implementación es una propuesta que debe ser validada y podrá
ser ajustada por los equipos que se definan como responsables.
Tabla N° 27. Fases de implementación del MATÍAS
FASE
FASE
1
LÍNEA
PLAZO
LÍDER/
ALIADO ESTRATÉGICO
Capacitación de los
equipos de asistencia
técnica
Divulgación y
sensibilización sobre el
MATÍAS
Corto plazo
Inicio en 2013
Carácter permanente
Corto plazo
Inicio en 2013
Culmina en 2013
Caracterización de
operadores
Corto plazo
Inicio en 2013
Culmina en 2013
Dirección de contratación – Dirección
de Primera Infancia - Oficina de
Aseguramiento a la Calidad
Formulación del plan de
asistencia técnica 2014
Corto plazo
Inicio en 2013
Subdirección General -Subdirección
de Mejoramiento Organizacional -
Subdirección General - Dirección de
Gestión Humana
Subdirección General
________________________________________________________________________________________
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FASE
LÍNEA
PLAZO
Culmina en 2013
FASE
2
FASE
3
Aplicativo informático
Mediano plazo
Inicio en 2013
Culmina en 2014
Documentación
procedimientos
Mediano plazo
Inicio en 2013
Culmina en 2014
Acompañamiento y
orientación a la ejecución
del plan de asistencia
técnica
Estrategia de
sostenibilidad del
MATÍAS
Mediano plazo
Inicio en 2013
Culmina en 2014
Largo plazo
Inicio en 2013
Culmina en 2015
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LÍDER/
ALIADO ESTRATÉGICO
Oficina de Aseguramiento a la
Calidad
Subdirección de Sistemas integrados
de Información - Subdirección de
Mejoramiento Organizacional Oficina de Aseguramiento a la
Calidad
Subdirección de Mejoramiento
Organizacional - Subdirección
General
Subdirección General
Subdirección General - Dirección de
Planeación y Control de Gestión
A continuación se desagrega cada línea de acción sugerida, para implementar el modelo.
________________________________________________________________________________________
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Tabla N° 28. Cronograma implementación MATÍAS
FASE
LÍNEA DE
ACCIÓN
Capacitación de
los equipos de
asistencia técnica
ACTIVIDADES
2013
2014
Diseño del programa
Actualización del diseño de la cátedra de
asistencia técnica ICBF
Implementación del programa
Evaluación del programa
Divulgación y
sensibilización
sobre el MATÍAS
1
Caracterización
de operadores
Diseño de la estrategias de comunicación
Implementación de la estrategia de
comunicaciones
Evaluación de la estrategia
Coordinación de acciones entre desarrollos
Definición del modelo único de
caracterización
Ajuste al aplicativo institucional definido
Documentación de procedimientos
relacionados
Revisión de los insumos
Formulación del
Definición de temáticas
plan de asistencia
Coordinación con direcciones regionales
técnica 2014
Validación con direcciones misionales
Aplicativo
informático de
asistencia técnica
2
Documentación
procedimientos
Revisión del aplicativo actual que soporta
el Sistema Integrado de Gestión
Definición de ajustes al aplicativo acordes
con el modelo de operación
Ajustes al aplicativo
Revisión de documentos vigentes y
propuestos
Actualización de los documentos
Validación de los documentos
Acompañamiento Programación de reuniones
y orientación a la
Realización de reuniones
ejecución del plan
de asistencia
Evaluación del acompañamiento
técnica
Formulación del proyecto
Estrategia de
3
sostenibilidad del
MATÍAS
Evaluación de la viabilidad
Inscripción y registro
________________________________________________________________________________________
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ANEXO 1 - Manual de cargo del funcionario(a) que brinda asistencia técnica
I.
Nivel:
Denominación del empleo:
Código:
Grado:
N° de cargos:
Dependencia:
Cargo del Jefe inmediato:
IDENTIFICACIÓN
Profesional
Profesional Especializado
4
Centro Zonal
Coordinador(a) del Centro Zonal.
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar el fortalecimiento de la capacidad de gestión técnica, administrativa y financiera de los operadores de servicios y
programas misionales, por medio de asesoría y asistencia técnica.
III. FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar la labor de monitoreo de las condiciones de calidad en las que se presta el servicio de Bienestar Familiar.
2. Elaborar los reportes necesarios sobre el monitoreo de las condiciones de calidad en las que se presta el servicio de
Bienestar Familiar.
3. Elaborar el plan de asistencia técnica dirigido a los operadores de los servicios de Bienestar Familiar.
4. Coordinar con las entidades que se considere pertinente, las acciones que se consideren que se deben desarrollar
en conjunto para la ejecución del plan de asistencia técnica dirigido a los operadores de los servicios de Bienestar
Familiar.
5. Establecer los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del plan de a de asistencia técnica dirigido a los
operadores de los servicios de Bienestar Familiar.
6. Suscribir los acuerdos de servicio con los operadores del Servicio de Bienestar Familiar, que vayan a participar del
plan de asistencia técnica.
7. Brindar asistencia técnica a los entes territoriales para el funcionamiento de las mesas de infancia, adolescencia y
familia y para la realización de los Consejos de Política Social.
8. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos sobre los
lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de primera infancia.
9. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos sobre los
lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia.
10. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos sobre los
lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención para los programas de familia y comunidades.
11. Brindar asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de Política Social, a los entes territoriales que
forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en los ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para
canalizar acciones y recursos.
12. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio de protección, comisarías de familia,
Inspectores de Policía, Entidades Municipales y Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos,
estándares de calidad y rutas de atención, para los programas y servicios de protección, en materia de
restablecimiento de derechos, adopciones y responsabilidad penal para adolescentes.
13. Aplicar los indicadores definidos para la asistencia técnica para medir la eficacia, la eficiencia y la efectividad de la
misma.
14. Elaborar los reportes de gestión de la asistencia técnica requeridos.
IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1. El profesional de asistencia técnica motiva a los operadores de servicios de bienestar familiar para aplicar los
cambios requeridos para mejorar su desempeño o para participar en la definición de alternativas de mejora;
2. El profesional de asistencia técnica organiza sus tareas de tal forma que logra sus objetivos durante su jornada
laboral;
3. El profesional de asistencia técnica analiza las situaciones que presentan los operadores de servicios de bienestar
familiar y plantea diferentes escenarios de análisis y de tratamiento, intervención o solución.
4. El profesional de asistencia técnica está dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;
5. El profesional de asistencia técnica es ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;
6. El profesional de asistencia técnica es diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas;
7. El profesional de asistencia técnica es observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las
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actividades;
El profesional de asistencia técnica es perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las
situaciones;
El profesional de asistencia técnica es versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones;
El profesional de asistencia técnica es tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
El profesional de asistencia técnica es decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y
razonamiento lógicos;
El profesional de asistencia técnica es seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otros;
El profesional de asistencia técnica actúa con fortaleza, es decir, capaz de actuar ética y responsablemente aún
cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en desacuerdo o confrontación;
El profesional de asistencia técnica es abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender de las situaciones, y en
búsqueda de mejores resultados de auditoría;
El profesional de asistencia técnica es sensible culturalmente, es decir, observante y respetuosos de la cultura del
auditado;
El profesional de asistencia técnica es colaborador, es decir, que interactúa eficientemente con otros, incluyendo los
miembros del equipo auditor y el personal del auditado.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES







Principios, procedimientos y métodos de asistencia técnica.
Ley 1098 de 2006
Documentos del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
Lineamientos Técnicos sobre los Servicios de Bienestar Familiar
Documentos del Sistema Integrado de Gestión
Norma Técnica de Empresa NTC – ICONTEC
Mapa Estratégico
VI. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN
Operadores de Programas y Servicios de Bienestar Familiar y los demás actores y agentes del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar que interactúen en el municipio.
VIII. REQUISITOS
ESTUDIOS
Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de
Empresas,
Administración
Pública,
Trabajo
Social,
Psicología.
Título de postgrado relacionado con las funciones del cargo o
con Gestión de la Calidad.
Tarjeta o Matrícula Profesional en los casos reglamentados
por la Ley.
EXPERIENCIA
Doce meses (12) de Experiencia Profesional.
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ANEXO 2 - Variables de caracterización de operadores
Variables básicas de la entidad operadora:
 Nombre o razón social de la entidad.
 Naturaleza jurídica de la entidad.
 NIT
 Nombres y apellidos del representante legal.
 Cédula representante legal.
 Dirección de la entidad.
 Teléfono de la entidad.
 Responsable entidad: En caso de no ser el representante legal, debe ser algún
miembro del equipo de la entidad, que pueda responder a los requerimientos
del ICBF.
 Correo electrónico de la entidad o del representante legal
 Modalidades o servicios que presta la entidad. Utilizar la relación de servicios
del ICBF.
 Regional. De acuerdo con la zona de ubicación de la sede principal, utilizar la
relación de regionales del ICBF.
 Centro zonal. De acuerdo con la zona de ubicación de la sede principal, utilizar
la relación de centros zonales del ICBF.
 Municipio en el que se ubica la sede principal.
 Fecha de creación de la entidad.
 Población objetivo. Tipo de población a los que presta servicios la entidad.
Utilizar la relación de servicios del ICBF.
Variables específicas de la entidad operadora:








Información por servicio:
o Modalidad del servicio: Ambulatorio, internado o institucionalizado.
o Ciclo del servicio: De acuerdo con la modalidad del servicio y con el
objetivo de la atención, cuánto tiempo debe permanecer la persona
atendida.
Capacidad instalada: Número de cupos total que puede llegar a utilizar.
Capacidad utilizada: Número de cupos que actualmente utiliza.
Índice de rotación. Número de personas atendidas en un mismo cupo en un
periodo de tiempo (año, mes o día, depende del tipo de servicio).
Experiencia en contratación con el Estado. SI/NO
Número de contratos
Relación de los contratos: Por contrato, entidad contratante, objeto del
contrato, número de contrato, fecha de inicio, fecha de terminación, valor.
Indicadores de capacidad financiera.
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BIBLIOGRAFÍA
ACOSTA R. Carlos A. Cuatro preguntas para iniciarse en cambio organizacional y
publicado en la Revista Colombiana de Psicología 2002, No. 11, 9-24
ALDUNATE, Eduardo y CÓRDOBA, Julio. Formulación de programas con la metodología
de marco lógico. ONU. CEPAL. Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación
Económica y Social (ILPES). Santiago de Chile, abril de 2011
Norma Técnica de Empresa. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 001. Editada por
el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). 2012
Curso virtual de la Universidad Nacional de
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/
Colombia.
Disponible
en:
Manual de prospective stratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating
Futures Scenario Planning as a strategic Management Tool, Editions
Economicastratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating Futures
Scenario Planning as a strategic Management Tool, Editions Economica
GODET, Michel. Caja de herramientas de la prospectiva estratégica. Disponible
en:http://citep.rec.uba.ar/ubatic/wpcontent/uploads/2011/06/ProspectivaHerramientas_godet.pdf
VELA, Grande. Luis Sagi. Gestión por Competencias. Editorial ESIC. Madrid. 2004.
Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española. Disponible en
http://lema.rae.es/drae
Normas consultadas:
Ley 75 de 1968. Por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar.
Ley 1098 de 2006. Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Decreto 0987 de 2012. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus
dependencias.
Decreto 936 de 2013. Por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar
Familiar, se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se
dictan otras disposiciones.
Resolución 1616 de 2006. Por la cual se modifica la Resolución No. 2622 del 2003, que
fija la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en el nivel Regional y
Municipal y se establecen las funciones de las diferentes dependencias
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Resolución 4525 de 2009. Por la cual se adopta lineamiento técnico para el desarrollo de
la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia.
Resolución 366 de 2013. Por la cual se adopta el Manual de Supervisión de Contratos y
Convenio suscritos por el ICBF.
Resolución 2859 de 2013. Por la cual se modifica la Resolución número 1616 de 2006 y
se reglamenta la estructura del ICBF, en el Nivel Regional y Zonal.
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