Caracterización de Gestión de Infraestructura y Apoyo Logístico

Código
HGI-06 v.07
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Caracterización de Gestión de Infraestructura y Apoyo Logístico
OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Asegurar el estado de la infraestructura física, tecnológica y de parque automotor garantizando las condiciones
ambientales y de seguridad de los mismos, al igual que la prestación del servicio de apoyo logístico y transporte
para permitir el correcto desarrollo de las labores académicas y administrativas de la Universidad.
LIDER DEL PROCESO
ALCANCE
Inicia
Termina
Se inicia desde la Identificación y/o recepción de las necesidades del servicio
Medición, Análisis y Mejora
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Plan de Desarrollo
Direccionamiento
Estratégico
Política de Calidad
Direccionamiento
Estratégico
Estado
Administración del
SIG
Objetivos de Calidad
Directrices (Proyecto
Institucional,
Reglamentos, Estatutos,
Acuerdos,
Resoluciones),
Requisitos, Normatividad
Manual de Calidad
Elaboración Plan de Acción
Plan de Acción
Elaboración del Plan de
Compras
Identificación de
necesidades
Solicitud de Recursos
Adquisición de
bienes y servicios
Recurso Físico y
Apoyo Logístico
P
FAC- 23 “Planificación,
Control y Seguimiento al
SIG”
Diseño de plan de
mantenimiento
Todos los procesos
Plan de Compras
Gestión del
Talento Humano
Solicitudes de
mantenimiento, apoyo
logístico, transporte y la
interventoría
Diseño de plan de
Transporte
Diseño de plan de Apoyo
Logístico
Plan de Mantenimiento
Plan de Transporte
Plan Apoyo Logístico
Todos los
procesos
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EMISOR
Direccionamiento
Estratégico
ENTRADA
ACTIVIDADES
Direccionamiento
Estratégico
Ejecución del
mantenimiento
Estudiantes
Solicitantes
Gestión del Talento
Humano
Solicitud de necesidades
de capacitación,
inducción,
entrenamiento, bienestar
social
Identificación de
necesidades
Infraestructura y
Logística
Necesidades de
mantenimiento de
equipos e infraestructura
Análisis de necesidades de
Infraestructura y
mantenimiento de equipos
tecnológicos
Directrices de la
documentación
RECEPTOR
Todos los
procesos
H
Solicitantes
Gestión Documental
Plan de acción
ejecutado
Asignar al responsable de
mantenimiento, transporte y
apoyo logístico
Solicitudes de
mantenimiento, apoyo
logístico y transporte.
SALIDA
Informes de avance del
plan de acción
Ejecución del Plan de
Acción
Plan de acción aprobado
Todos los procesos
Estudiantes
RESPONSABLE
Aplicación de las directrices
documentales
Revisión, análisis de la
gestión documental en el
Proceso
Recurso Físico y
Apoyo Logístico
Solicitud de
necesidades de
capacitación,
inducción,
entrenamiento,
bienestar social
Gestión del
Talento Humano
Solicitud de
requerimientos
Infraestructura y
Logística
Solicitud para inclusión
o eliminación de
documentos en las
Tablas de Retención.
Gestión
Documental
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Ejecución de los
documentos exigidos por la
norma
Administración del
SIG
PAC-01, PAC-02, PAC04, PAC-05, PAC-06,
PAC-08, PAC-12, FAC23
Documentación
Actualizada
Ejecución del FAC-23
“Planificación, Control y
Seguimiento al SIG”
FAC-08 “Actas de
Reunión”
Informes acorde a las
fechas establecidas en
el FAC-23
Medición de Indicadores
Toma de acciones de
mejora continua
EMISOR
ENTRADA
Administración del
SIG
Plan de Auditorías
Internas
Control Interno
Solicitud de Planes de
mejoramiento producto
de auditorias
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
Control Interno
RESPONSABLE
Plan de mejoramiento
elaborado
SALIDA
Control Interno
RECEPTOR
Administración del
SIG
Recurso Físico y
Apoyo Logístico
Seguimiento y control a los
riesgos Identificados y
valorados
RECEPTOR
Control y Seguimiento
a la efectividad de las
acciones correctivas y
preventivas.
Ejecución de acciones
correctivas y preventivas
A
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
SALIDA
Informes de Auditorias
Recurso Físico y
Apoyo Logístico
Elaboración del plan de
mejoramiento
Solicitud de Informes de
avance
Administración del
SIG
RESPONSABLE
Ejecución de Auditorias
V
Administración del
SIG
Riesgos actualizados y
controlados
Control Interno
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CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
FGI-02 “Solicitud del
Servicio de
Mantenimiento”
Solicitud de Servicio de
Mantenimiento
Controles en las
entradas
Solicitud de Apoyo
Logístico en los
Eventos Organizados
en las Instalaciones de
la Universidad de
Pamplona
Asignación del
responsable de
mantenimiento,
transporte y apoyo
logístico.
Controles en las
actividades
Controles a las
salidas
Establecimiento de
invitaciones para
contratar(obras civiles,
servicio de vigilancia y
aseo, mantenimiento
especializados)
Ejecución del
mantenimiento
Mediante el
seguimiento a cada
solicitud
Profesional del
Recurso Físico y Apoyo
Logístico y/o Auxiliar
Administrativo
REGISTRO DEL
CONTROL
Diario
Mensual
FGI-42 “Solicitud del
Servicio de Apoyo
Logístico en Eventos”
FGI-14 “Registro de
Solicitudes”
FGI-47 “Asignación de
Actividades”
Profesional del
Mediante la asignación
Recurso Físico y Apoyo
del trabajo.
Logístico y/o Auxiliar
Administrativo
Diario
Mensual
FGI-67 “Constancia de
Prestacion del Servicio
de Transporte”
FGI-62 “Constancia de
Servicio Mantenimiento
Preventivo de Equipos
Tecnológicos”
Mediante la medición
Profesional del
de la satisfacción por el
Recurso Físico y Apoyo
servicio prestado
Logístico y/o Auxiliar
Administrativo
Seguimiento al servicio
de mantenimiento.
Diario
Mensual
FGI-47 “Asignancion de
Actividades”
FGI-65 “Seguimiento
del Servicio de
Mantenimiento”
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RECURSOS
TALENTO HUMANO
Profesional Universitario de la Sección
Auxiliar de Apoyo Logístico
Auxiliar de Servicio de Transporte
Coordinador de Mantenimiento Deportivo
Técnico en Sistemas
Técnico electricista
Técnico en electrónica
Tecnólogo de Obras Civiles
Auxiliar de Servicios Generales
Auxiliar Administrativo
Conductor
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
Oficinas (Dotación básica, computadores –
software de oficina-impresoras, conexiones
eléctricas de comunicación y archivador,
planoteca)
Unidad de Mantenimiento
Depósito de Materiales y Herramientas
Estanterías para archivo
Servicios de apoyo, teléfono y fax
Oficina de Dirección (1)
TECNOLOGICOS
Hardware y Software
Video Beam
Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet,
same time, etc )
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REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
Ley 30 de 1992, Título Tercero. Capítulo VI. Del régimen de contratación
y control fiscal.
NTCGP 1000:2009 Gestión de
la Calidad en el Sector Público
4.2.3 -4.2.4 -7.1 -7.2 -7.5 -8.2.1 8.2.3 -8.2.4 -8.3 -8.4 -8.5 –
MECI
NTC ISO 9001:2005 Sistema de
Gestión de la Calidad
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
Acuerdo 103 de 2002 Estatuto General de Contratación de la
Universidad de Pamplona.
Constitución Política de Colombia de 1991. Capitulo 5. De la función
administrativa. Art. 269
Reglas oficiales 2000 – 2004 (federacion internacional de baloncesto,
futbol,voleibol,tenis,softbol, futbol de salon).
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DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”
REGISTROS
Ver FAC-03 “Listado Maestro de Formatos”
INDICADORES
Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos”
RIESGOS
Ver FCI-10 “Mapa de riesgos”
OBJETIVOS DE
CALIDAD ASOCIADOS
Lograr la excelencia en servicios y en las tecnologías de la información y las comunicaciones
Garantizar la sustentabilidad y crecimiento institucional