EL SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS Y LOS INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN Víctor Nicolás Bravo Santa Cruz de la Sierra (Octubre 2006) MEDICIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS EN EL SECTOR PÚBLICO El resultado contable en las empresas puede considerarse como un indicador de eficiencia y de eficacia, mientras que en las Administraciones Públicas, dado el escaso significado de dicho resultado, la eficiencia en la utilización de los recursos y la eficacia en el cumplimiento de objetivos debe medirse con indicadores de gestión, sobre medios y logros. -2- INDICADORES DE GESTI ÓN EN EL GESTIÓN SECTOR P ÚBLICO PÚBLICO Los indicadores en el marco de los procesos presupuestarios Asignaciones gestores del cumplimiento anteriores. presupuestarias a los centros gasto en función del nivel de de los objetivos en ejercicios Los indicadores en el marco de los procesos de gestión Ante la complejidad creciente de los procesos de gestión, los responsables no son capaces de evaluar correctamente su propia gestión con los tradicionales instrumentos de seguimiento presupuestario y contabilidad financiera. -3- INDICADORES DE GESTI ÓN EN EL GESTIÓN SECTOR P ÚBLICO PÚBLICO CONCEPTO DE INDICADOR DE GESTIÓN Instrumento de medición elegido como variable relevante que permite reflejar suficientemente una realidad compleja, referido a un momento o a un intervalo temporal determinado y que pretende informar sobre aspectos referidos a la organización, producción, planificación y efectos de una o varias organizaciones en sus diversas manifestaciones concretas. -4- INDICADORES DE GESTI ÓN EN EL GESTIÓN SECTOR P ÚBLICO PÚBLICO TIPOS DE INDICADORES (1) Criterios de clasificación: z Atendiendo a la forma de expresión: Numéricos y descriptivos. z Atendiendo al número de variables que intervienen: Simples y compuestos. z Atendiendo a la clase de unidad utilizada: Físicos y de valor o monetarios. z Atendiendo al momento en que se realiza el hecho mensurable: “A priori” o “a posteriori”. -5- INDICADORES DE GESTI ÓN EN EL GESTIÓN SECTOR P ÚBLICO PÚBLICO TIPOS DE INDICADORES (2) Criterios de clasificación: z Atendiendo al horizonte temporal: A corto plazo y largo plazo. z Atendiendo a la inmediatez al medir la actividad productiva: Directos e indirectos. z Atendiendo al fin u objeto de la medición: De medios de actividad y de resultados de actividad. -6- SISTEMA DE INFOMACI ÓN DE INFOMACIÓN INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN CONDICIONES PREVIAS DE LA ORGANIZACIÓN Sistema de gestión de personal Sistema de gestión de adquisición de bienes y servicios Sistema de gestión de inmovilizado Sistema de gestión de almacenes Sistema de gestión de ingresos Sistema de contabilidad analítica -7- SISTEMA DE INFOMACI ÓN DE INFOMACIÓN INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN CARACTERÍSTICAS GENERALES 1. Análisis de la organización y definición de usuarios de información del sistema 2. Determinación preliminar de los outputs de información del sistema 3. Determinación de los inputs de información del sistema 4. Redefinición de los outputs de información 5. Definición de la infraestructura técnico-administrativa que gestione el sistema 6. Proceso de discusión conjunta de la información en relación con los distintos usuarios. -8- EL PRESUPUESTO Y LA DEFINICI ÓN DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN Grado de consecución de objetivos presupuestarios El sistema de indicadores aporta información al área presupuestaria, pero como una más de las áreas destinatarias. El nuevo concepto de presupuesto por objetivos precisa de indicadores de gestión. Para una correcta presupuestación por objetivos, se precisa implantar sistemas de contabilidad de costes. Será necesario referenciar los indicadores que se definan con los objetivos marcados -9- LA CONTABILIDAD ANAL ÍTICA Y LOS ANALÍTICA INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN Necesidad de contar con sistemas de contabilidad analítica Utilización estándares de técnicas de costes El sistema de costes estándares no es el sistema de indicadores -10- INDICADORES DE GESTIÓN BÁSICOS INDICADORES DE PROCESO Indicadores de medios de actividad: Se refieren a mediciones en relación con los factores empleados en el proceso productivo. Indicadores de resultados de actividad: Se refieren a mediciones realizadas sobre los outputs obtenidos del proceso productivo. -11- INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN B ÁSICOS BÁSICOS INDICADORES DE MEDIOS DE ACTIVIDAD Indicadores de medios de actividad referidos a factores fijos: Efectiva utilización de los factores fijos en el proceso productivo. Indicador de Subactividad de los factores fijos Indicadores de medios de actividad referidos a factores variables: Se utilizan en función del volumen de producción que se desea obtener. -12- INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN B ÁSICOS BÁSICOS INDICADORES DE RESULTADOS DE ACTIVIDAD Indicadores de Eficacia: Mediciones físicas en las que se comparan resultados previstos o, al menos, fijados como alcanzables para cada actividad de una organización, y los realmente conseguidos. -13- INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN B ÁSICOS BÁSICOS INDICADORES DE RESULTADOS DE ACTIVIDAD Indicadores de Eficiencia: Son los que relacionan el coste de producción con la producción obtenida. Se entiende que una organización es plenamente eficiente cuando consigue ser eficaz minimizando el coste de los recursos empleados para conseguir tal eficacia. -14- INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN B ÁSICOS BÁSICOS INDICADORES DE RESULTADOS DE ACTIVIDAD Indicadores de Economía: Son los que relacionan el coste de los recursos adquiridos y empleados o no en el proceso productivo, en comparación con los inicialmente previstos. -15- INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN B ÁSICOS BÁSICOS INDICADORES DE RESULTADOS DE ACTIVIDAD Indicadores de Calidad: Estos indicadores hacen referencia al grado de satisfacción de los receptores de las actividades o productos desarrollados por la organización, si bien también se puede hablar de una “calidad técnica u objetiva”. -16- CONTROL DE INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN CONCEPTO DE CONTROL Elemento de evaluación de la fiabilidad de la información obtenida del sistema de indicadores de gestión. Reacción ante las conclusiones a que se llegue como consecuencia del estudio de la información obtenida del sistema de indicadores de gestión. -17- CUADROS DE MANDOS DE INDICADORES DE GESTI ÓN GESTIÓN Conjunto sintético de información que, presentado en el momento oportuno, contiene datos sobre indicadores determinantes para la toma de decisiones por los distintos niveles de responsabilidad en una organización determinada. -18- INDICADORES DE GESTI ÓN EN GESTIÓN LAS ENTIDADES LOCALES INSTRUCCIÓN MODELO NORMAL Los estados financieros del ejercicio 2006 de las entidades locales más grandes incluirán indicadores de gestión. Se pretende la evaluación en la prestación, al menos, de los servicios financiados con tasas o precios públicos. -19-