1 1 de 1 EJEMPLO INS-CN-PL-002 - Procuraduría General de la

PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
Fecha de Revisión
31/01/2008
SUB-PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Fecha de
Aprobación
18/02/2008
INSTRUCTIVO - DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO JUSTIFICACIÓN BIENES DE
CONSUMO Y SERVICIOS
Versión
1
INS-CN-PL-002
Página
1 de 1
NT
RO
LA
DA
El formato se debe diligenciar por cada una de las dependencias que territorialmente constituyen la Procuraduría Regional.
I. DESCRIPCIÓN GENERAL
1. ÍTEM (Para el nivel central): ESTA COLUMNA DEBE DEJARLA EN BLANCO. ES PARA SER DILIGENCIADA POR EL GRUPO DE COMPRAS DE LA
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
2. CÓDIGO DEL CUBS (Para el nivel central): ESTA COLUMNA DEBE DEJARLA EN BLANCO. ES PARA SER DILIGENCIADA POR EL GRUPO DE
COMPRAS DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA.
3. DESCRIPCIÓN SICE BIEN O SERVICIO A COMPRAR (Para el nivel central): ESTA COLUMNA SE DILIGENCIA CON EL NOMBRE QUE SIEMPRE
HAN UTILIZADO EN LOS PEDIDOS. EL GRUPO DE COMPRAS DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA POSTERIORMENTE LE ASIGNARÁ EL NOMBRE
TÉCNICO SEGÚN EL CATÁLOGO DE BIENES Y SERVICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN
ESTATAL - SICE
II. INDICADOR DE CONSUMO
1. CANTIDAD: IDENTIFICA LA MÍNIMA UNIDAD DE UN BIEN O SERVICIO QUE SE CONSUME EN UNA UNIDAD DE TIEMPO PREESTABLECIDA EN
EL INDICADOR QUE SE DESCRIBE A CONTINUACIÓN.
2. INDICADOR: PRIMERO SE IDENTIFICA EL BIEN O SERVICIO, POR EJEMPLO, LÁPIZ, JABÓN, TÓNER, RESMA DE PAPEL; SEGUNDO, SE
IDENTIFICA LA FUENTE DE CONSUMO, ES DECIR, QUIÉN O QUÉ LO CONSUME, POR EJEMPLO, LOS LÁPICES LOS CONSUMEN LOS
FUNCIONARIOS, EL JABÓN LO CONSUMEN LOS FUNCIONARIOS, EL TÓNER LO CONSUME O UNA MÁQUINA FOTOCOPIADORA O UNA
MÁQUINA IMPRESORA, LA RESMA DE PAPEL LO CONSUME EL TÓNER DE UNA MÁQUINA FOTOCOPIADORA O DE UNA MÁQUINA IMPRESORA
(es el número de resmas de papel que se consumen por cada tóner); Y LA UNIDAD DE TIEMPO DE CONSUMO HACE REFERENCIA AL TIEMPO EN
DÍAS, MESES, BIMESTRES, TRIMESTRES, SEMESTRES O AÑOS QUE DEMORA EN CONSUMIRSE TOTALMENTE EL BIEN O SERVICIO
UNITARIAMENTE.
LA LECTURA COMPLETA DEL INDICADOR DE CONSUMO ES, POR EJEMPLO, UN LÁPIZ POR FUNCIONARIO POR SEMESTRE, 20 CARPETAS
CELUGUÍA POR DEPENDENCIA POR MES, 120 RESMAS DE PAPEL CARTA POR TÓNER DE MÁQUINA IMPRESORA POR TRIMESTRE (el consumo
de papel se calcula teniendo en cuenta que cada tóner - de impresora y de fotocopiadora - en el empaque o en la Oficina de Sistemas se encuentra la
información del número de copias que puede imprimirse por cada unidad de tóner; lo que varía es el consumo en el tiempo); ETC.
III. CÁLCULO CONSUMO TOTAL ANUAL DEL BIEN O SERVICIO
EL CÁLCULO SE REALIZA PARA LA VIGENCIA FISCAL 2008
Para el cálculo del consumo se deberá tener en cuenta la cantidad de FUENTES de consumo existentes en cada dependencia, por ejemplo, número total
de funcionarios de la dependencia, número total de máquinas impresoras que consumen el tóner de determinado código del CUBS, etc.
CO
1. TOTAL FUENTES CONSUMO BIEN O SERVICIO (TCBS): REPRESENTA EL NÚMERO TOTAL DE FUENTES DE CONSUMO EXISTENTES EN LA
DEPENDENCIA, POR EJEMPLO, NÚMERO TOTAL DE FUNCIONARIOS, NÚMERO TOTAL DE MÁQUINAS FOTOCOPIADORAS (CON MARCA Y
REFERENCIA), NÚMERO TOTAL DE MÁQUINAS IMPRESORAS (CON MARCA Y REFERENCIA).
2. TOTAL TIEMPO DE CONSUMO (TTC): SIEMPRE SE DEBE ESCRIBIR EL NÚMERO, NO EN LETRAS. SI EN EL INDICADOR DE CONSUMO SE
UTILIZÓ COMO UNIDAD DE TIEMPO DE CONSUMO PARA DETERMINADO BIEN O SERVICIO EL MES, ENTONCES LA UNIDAD DE TIEMPO DE
ESTA COLUMNA SON DOCE MESES (EN NÚMEROS); SI LA UNIDAD DE TIEMPO DE CONSUMO FUE EL BIMESTRE, ENTONCES LA UNIDAD DE
TIEMPO ES SEIS BIMESTRES; SI LA UNIDAD DE TIEMPO DE CONSUMO FUE TRIMESTRE, ENTONCES LA UNIDAD DE TIEMPO ES CUATRO
TRIMESTRES; SI LA UNIDAD DE TIEMPO DE CONSUMO FUE EL SEMESTRE, ENTONCES LA UNIDAD DE TIEMPO ES DOS SEMESTRES.
NO
3. UNIDAD DE TIEMPO: ES EL NOMBRE DE LA UNIDAD DE TIEMPO DESCRITA ANTERIORMENTE, ES DECIR, MES, BIMESTRE, TRIMESTRE,
SEMESTRE, AÑO.
4. TOTAL CONSUMO ANUAL (CxTCBSxTTC): NO DILIGENCIE ESTA COLUMNA. Es una fórmula, resultado de multiplicar la cantidad (C) por el total de
consumo del bien o servicio (TCBS) por el total de tiempo de consumo (TTC).
IV. VALOR PROMEDIO
Con esta información se determina el presupuesto que se debe solicitar para adquirir los bienes y servicios descritos.
1. UNITARIO CON IVA: NO DILIGENCIA ESTA COLUMNA
2. TOTAL CON IVA: NO DILIGENCIE ESTA COLUMNA.
EJEMPLO
Fecha de Revisión
SUB-PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Fecha de Aprobación
FORM ATO PARA CONTROL DE REQUERIM IENTOS AL CONTRATISTA
Versión
1
REG-CN-EV-002
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IA
PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
FECHA:
DEPENDENCIA:
DESCRIPCIÓN GENERAL
CO
P
ÍTEM
INDICADOR DE CONSUMO (Bien o
DESCRIPCIÓN SICE BIEN
CANTIDAD
CÓDIGO CUBS
O SERVICIO A
(C)
COMPRAR
INDICADOR
CÁLCULO CONSUMO TOTAL ANUAL DEL BIEN O
TOTAL
CONSUMO
BIEN O
SERVICIO
(TCBS)
TOTAL
TIEMPO DE
CONSUMO
(TTC)
UNIDAD DE
TIEMPO
TOTAL
CONSUMO
ANUAL
(CxTCBSxTTC
)
20
Tóner impresora Lexmark
T-640
Tóner
fotocopiadora
Afico 450e
Papel bond, de 75 g/m2,
tamaño carta, por resma
de 500 hojas.
1 Tóner
por
impresora
por
trimestre
1 Tóner
por
impresora
por
trimestre
120 Resmas por tóner por trimestre
(si en el empaque del tóner dice
que el consumo es de 60.000
copias, y cada resma tienes 500
hojas, entonces el consumo por
tóner es de 120 resmas)
5
4 TRIMESTRES
2
4 TRIMESTRES
8
5
4 TRIMESTRES
2.400
Papel bond, de 75 g/m2,
tamaño carta, por resma
de 500 hojas.
180 Resmas por tóner por trimestre
(si en el empaque del tóner dice
que el consumo es de 90.000
copias, y cada resma tienes 500
hojas, entonces el consumo por
tóner es de 180 resmas)
3
4 TRIMESTRES
2.160
0
0
Lugar de Archivo:
Tiempo de Retención:
Disposición Final:
PRIORIDAD
DILIGENCIADO POR:
VALOR PROMEDIO
UNITARIO CON
IVA
TOTAL CON IVA