E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 Tabio, Enero 3 de 2014. ESTUDIO PREVIO DE NECESIDAD, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA En cumplimiento de lo dispuesto en el Acuerdo de Junta N° 020 del 15 de enero de 2010, por medio del cual se aprobó el estatuto de contratación y en virtud del objeto contractual y la modalidad de invitación al público; y teniendo en cuenta que mediante Resolución 055 de 2013, la Gerente del Hospital y por ende el ordenador del gasto, delega el análisis de conveniencia, necesidad y oportunidad en la Subgerente Administrativa, se plantea la necesidad y oportunidad de la realización del siguiente proceso contractual, para la prestación de servicios profesionales en la organización del fondo documental y la digitalización de documentos de la ese hospital nuestra señora del Carmen de Tabio de conformidad con la normatividad vigente y garantizando la integridad y conservación de los documentos que reposan en la entidad, en pro del adecuado cumplimiento de los objetivos y funciones de la E.S.E. y que se plasma a continuación: 1. DETERMINACIÓN Y DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD Se debe realizar la Invitación al público con el fin de adjudicar la PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL Y LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1) Que la auditoria de la vigencia 2009, realizada por la Contraloría a la ESE Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio, se evidencio un hallazgo en el que se señala el incumplimiento respecto a lo establecido en la ley 594 de 2000, Ley General de archivos, que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente, como tampoco se maneja el proceso de la tabla de retención documental, se observa además un manejo muy desordenado de las carpetas y del archivo en general que posee la entidad, razón por la cual es necesario contratar los servicios básicos de organización técnica de documentos con el fin de Organizar, clasificar y realizar la depuración del Archivo inactivo de la Institución. 2) en pro del adecuado cumplimiento de los objetivos y funciones de la E.S.E., en virtud a que el art. 58 de la Ley 1438 de 2011, que hace referencia a la habilitación de prestadores de servicios de salud, indica que las Entidades promotoras de salud, los prestadores de servicio de salud, las administradores de Riesgos profesionales deberán contar con las condiciones necesarias para prestar un servicio de calidad. 2. CONDICIONES DE LA CONTRATACION A CELEBRAR OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL Y LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 LUGAR DE LA EJECUCION: E.S.E. Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio. DURACION: 5 Meses VALOR: TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ 300. 000.000) FORMA DE PAGO: Se pagará al contratista el valor del contrato de la siguiente forma: a) El 35% del valor del contrato, con posterioridad a la entrega del primer producto, esto es: 1. Un (1) cronograma y plan de trabajo que deberá ser entregado al supervisor del contrato sobre la organización e intervención del Fondo Documental Acumulado y de los Archivos de Gestión. Un (1) Informe sobre la implementación de las tablas de Retención Documental tanto de los Fondos Documentales Acumulados, como en los Archivos de Gestión Un (1) informe sobre el primer avance de actividades objeto del Contrato, esto es sobre la ejecución de la primera fase del proceso de gestión documental, intervención de los Fondos Documentales Acumulados en Cien metros lineales (100 ml). Los informes deberán ser entregados al supervisor y aprobado por éste. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura, y estará sujeto a la certificación de cumplimiento en el pago de aportes parafiscales y al SGSS, certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato y existencia de PAC. b) El 35%, una vez se haga entrega del Segundo Producto, esto es: Un (1) Informe sobre la organización e intervención de Ciento Cincuenta metros lineales (150 ml) de los Fondos Documentales Acumulados, teniendo en cuenta las tablas de retención y entrega de Actas sobre las reuniones efectuadas para la conformación del Comité de Archivo de la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO. Los informes deberán ser entregados al supervisor y aprobado por éste. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura, certificación de cumplimiento en el pago de aportes parafiscales y al SGSS, certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato y existencia de PAC. c) El 30%, una vez se suscriba acta de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato, culminado al 100% de la ejecución del contrato, con la entrega del tercer Producto, esto es: 1. Un (1) Informe sobre la trasferencia del Fondo Documental Acumulado efectuado al archivo Central. 2. Inventario de la documentación (Inventario Documental), de los Fondos Documentales Acumulados, basándose en el formato único de inventario documental autorizado por la Ley 594 de 2000, el cual deberá ser entregado en un archivo formato Excel, en medio magnético y escrito. 3. Un (1) Informe sobre la organización e intervención de los restantes Cien metros (100 ml) lineales de los Fondos Documentales y teniendo en cuenta las tablas de retención.” 4. Inventario de la documentación (Inventario Documental) del Archivo de Gestión intervenido, basándose en el formato único de inventario documental autorizado por la Ley 594 de 2000. 5. Informe de resultado sobre la digitalización Novecientos mil Folios de Imagen (900.000) del Fondo Documental Acumulado de conformidad con la prioridad que determine el Comité de Archivo. La entregará se hará archivo plano. 6. Informe final sobre el 100% de ejecución del contrato. Cada pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura, certificación de cumplimiento en el pago de aportes parafiscales y al SGSS, certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato y existencia de PAC. Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 PARÁGRAFO 1: El Contratista pagará todos los impuestos, tasas y/o contribuciones que se deriven de la ejecución del contrato, de conformidad con la Ley colombiana. 3. FUNDAMENTO JURIDICO: Que el régimen de las Empresas Sociales del Estado esta normado por el régimen privado al tenor de la ley 100 de 1993 articulo 195 y su decreto reglamentario 1916 de 1994. Que el acuerdo N° 020 de enero 15 de 2010, por el cual se adopta el manual de contratación de la ESE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, establece como modo de contratación la invitación al público cuando el monto a contratar supere los 100 SMMLV, de tal suerte que la presente contratación se realizara por este modo de contratación. Que mediante acuerdo 017 del 8 de Noviembre del 2013, la junta autoriza a la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, a contratar por más de 100 SMMLV. 4. FICHA TECNICA 5. Implementación de las tablas de Retención Documental para los Fondos Documentales Acumulados, que posee la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO y que se encuentran debidamente aprobadas. Organización e intervención del Fondo Documental Acumulado en una cantidad aproximada de 350 metros lineales. Digitalización en formato PDF o TIFF de 900.000 folios de imagen que contienen distintos documentos de la entidad. SOPORTE TÉCNICO Y ECONÓMICO: 5.1. SOPORTE TÉCNICO Se debe realizar la Invitación al público con el fin de adjudicar la PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL Y LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1) Que la auditoria de la vigencia 2009, realizada por la Contraloría a la ESE Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio, se evidencio un hallazgo en el que se señala el incumplimiento respecto a lo establecido en la ley 594 de 2000, Ley General de archivos, que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 permanente, como tampoco se maneja el proceso de la tabla de retención documental, se observa además un manejo muy desordenado de las carpetas y del archivo en general que posee la entidad, razón por la cual es necesario contratar los servicios básicos de organización técnica de documentos con el fin de Organizar, clasificar y realizar la depuración del Archivo inactivo de la Institución. Recopilación de información institucional y análisis de la situación actual, por lo anterior es de suma importancia alcanzar los siguientes objetivos específicos 1.Análisis, interpretación y procesamiento de la información 2. Revisión e implementación de las tablas de retención documental 3. Conformación y/o reuniones con el Comité de Archivo 4. Programa de selección y descarte de documentos. 5. Clasificación y ordenación de la documentación Inventario definitivo y sistematización. 5.2. SOPORTE ECONÓMICO Que mediante convenio interadministrativo de desempeño Nº 000859 de 2013 suscrito entre el Departamento de Cundinamarca, Secretaria de Salud y La ESE Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio, cuyo objeto es “Apalancar financieramente a la ESE Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio, a fin de garantizar recursos para financiar la implementación del proceso de gestión documental y coadyuvar en el restablecimiento de las condiciones para el buen desempeño de la ESE en pro de sus objetivos y funciones. Rubro Presupuestal: 063 Código Presupuestal: 22404 6. REQUISITOS HABILITANTES O DOCUMENTOS NECESARIOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR LAS OFERTAS El oferente requiere adjuntar a la propuesta los siguientes documentos: i. ii. iii. iv. v. Acreditar experiencia relacionada no inferior a 5 años: Las personas naturales y jurídicas acreditaran la experiencia relacionada con certificaciones de trabajos realizados directamente. El objeto social registrado en Cámara de comercio debe ser acorde con el objeto de la presente contratación. Registro Único de Proponentes (RUP) El perfil del proponente (persona natural) o del Director del Proyecto (persona jurídica) debe ser profesionales en el área de Archivo y/o Gestión Documental. No hallarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad indicadas en la Constitución y en la Ley. Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 vi. vii. Elaborar la propuesta técnica y económica de acuerdo con lo establecido en estos términos de referencia. Anexar la documentación exigida. 7. RECHAZO DE PROPUESTAS Será motivo de rechazo de la propuesta la que adolezca de alguna de las siguientes irregularidades: i. ii. iii. iv. v. vi. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. Cuando estén incompletas, en cuanto a que no cumplen lo especificado o no incluyen algún documento que, de acuerdo con los términos de referencia, se requiera adjuntar a las propuestas, y dicha deficiencia impida la comparación objetiva de las mismas. Cuando el representante o representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas diferentes, que también estén participando en el presente proceso de contratación directa. Cuando algún proponente tenga intereses patrimoniales en una persona jurídica que concurse, es decir, cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas. Cuando se compruebe que la propuesta contiene información o documentos que no se ajustan a la verdad. Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por parte de la persona natural proponente o del representante legal del proponente. DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO a) Fotocopia legible de Declaración de Renta del último año fiscal vigente. Se solicita únicamente con el objeto de verificar el cumplimiento de dicha obligación tributaria. b) Rup 8. SOLUCION DE CONTROVERSIAS La solución de las controversias será dirigida a través de la conciliación, transacción o amigable composición de los términos de ley. 9. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El oferente bajo gravedad de juramento que se entiende prestado con la aceptación de la orden, declara que no se halla incurso en ninguna causal de inhabilidad e Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 incompatibilidad, previstas en la Ley 80 de 1.993 y demás normas concordantes, para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 1º de la ley 190 de 1.995. 10. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El oferente tendrá como obligaciones dentro de la orden las siguientes: Además de las inherentes a la ejecución contractual, el contratista deberá: Disponer lo necesario para que el objeto de este contrato se cumpla a cabalidad, de conformidad con la descripción técnica contenida en la propuesta presentada. Tener en cuenta las instrucciones de orden técnico que para el desarrollo del objeto del contrato le puede sugerir la ESE. Recopilación de información institucional y análisis de la situación actual Análisis, interpretación y procesamiento de la información Revisión e implementación de las tablas de retención documental Conformación y/o reuniones con el Comité de Archivo Programa de selección y descarte de documentos Clasificación y ordenación de la documentación Inventario definitivo y sistematización. Rendir los informes de gestión de manera oportuna que le sean requeridos por la Entidad. Implementación de las tablas de Retención Documental para los Fondos Documentales Acumulados, que posee la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO y que se encuentran debidamente aprobadas. Organización e intervención del Fondo Documental Acumulado en una cantidad aproximada de 350 metros lineales. Digitalización en formato PDF o TIFF de 900.000 folios de imagen que contienen distintos documentos de la entidad. Recopilación de información institucional y análisis de la situación actual Análisis, interpretación y procesamiento de la información Revisión e implementación de las tablas de retención documental Conformación y/o reuniones con el Comité de Archivo Programa de selección y descarte de documentos Clasificación y ordenación de la documentación Inventario definitivo y sistematización. El Contratista presentará un cronograma de actividades, en el cual incluirá cada fase de ejecución, teniendo presente la necesidad de tiempo por cada actividad y la coordinación con la Subgerencia Administrativa la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO quien ejercerá las funciones de Supervisión del contrato a celebrar. 7, Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 11. OBLIGACIONES DE LA E.S.E. La Empresa Social del Estado Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio tiene como obligaciones con el contratista las siguientes: 1. 2. 3. 4. Ejercer la supervisión y seguimiento permanente de la ejecución del contrato. Suscribir el acta de inicio. Pagar el valor del contrato en los términos pactados. Las demás inherentes a la naturaleza del contrato. 12. ANALISIS DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN RIESGO Cambiario Operativo Riesgos Tecnológico ESTIMACIÓN RIESGO CONTROLES TIPIFICACIÓN ESTIMACIÓN RIESGO CONTROLES Las variaciones de la Medio tasa Cuando el contratista Medio hace un mal cálculo de sus costos e incurre en perdidas Se refiere a Medio eventuales fallos en las telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica. DEL A CARGO DE CON DEL A CARGO DE CON Contratista Contratista Contratista 13. ESTIMACIÓN TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS: GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA Cada propuesta deberá presentarse con una póliza de Compañía de Seguros establecida en Colombia por un valor equivalente al 10% del valor total del presupuesto oficial Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 ($3000.000). El período de vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de validez de la propuesta (30 días calendario). Si el proponente a quien se adjudique el contrato, rehúsa o descuida la expedición de las pólizas de que trata esta INVITACIÓN, dentro del término señalado para tal efecto, ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, a título de sanción, reclamará el valor de la garantía de seriedad otorgada, sin perjuicio del ejercicio de las acciones legales con el fin de obtener reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la precitada garantía. La fianza de seriedad de la propuesta está destinada a garantizar el compromiso del proponente, que en caso de adjudicársele el contrato, expedirá oportunamente las pólizas materia de la presente Invitación. DE CUMPLIMIENTO: El diez por ciento (10%) del valor total del contrato por el termino del mismo y cuatro (4) meses más, a partir del perfeccionamiento del presente contrato. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES AL PERSONAL: Por el 5% del valor total del contrato, por el término del mismo y tres años más. DE CALIDAD DEL SERVICIO: El veinte (20%) por ciento del valor total del contrato por el término de tres años, contados a partir del acta final de contrato. 14. DEFINICIÓN DE MINUTA CONTRACTUAL Teniendo en cuenta el objeto, el valor y el cumplimiento por parte del oferente que llegue a salir favorecido, se realizara un contrato de obra, con precios unitarios fijos. 15. ESTIPULACIÓN DE GARANTÍAS. Los riesgos de esta contratación por lo que se acaba de expresar y que deben ser garantizados por el contratista deberá constituir una póliza a favor de la entidad expedida por una compañía de seguros legalmente reconocida y establecida en Colombia, los amparos son: 16. GARANTIAS: El contratista constituirá en favor de la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, una garantía que cubrirá los siguientes amparos. DE CUMPLIMIENTO: El diez por ciento (10%) del valor total del contrato por el termino del mismo y cuatro (4) meses más, a partir del perfeccionamiento del presente contrato. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES AL PERSONAL: Por el 5% del valor total del contrato, por el término del mismo y tres años más. Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Nit: 899.999.164-9 DE CALIDAD DEL SERVICIO: El veinte (20%) por ciento del valor total del contrato por el término de tres años, contados a partir del acta final de contrato. 17. VARIABLES DE EVALUACIÓN: Se escogerá a la propuesta que cumpla con los requisitos jurídicos, técnicos y ofrezca el menor precio. 18. CONCLUSIÓN Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la existencia de un requerimiento y una necesidad y resulta imprescindible adelantar el correspondiente proceso tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de La E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, por consiguiente se aconseja adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento. 19. MULTAS: 1. 2. 3. Imposición de multas y sanciones Cláusula de caducidad Cláusula penal pecuniaria Firma en original. ____________________________ FADYA N. VEGA ARIAS Subgerente Administrativa y Financiera ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO Proy: Subgerente Administrativa, Asesora Obras de Infraestructura. Calle 3ª. No. 3-87/95 – Telèfonos 8647222 - FAX: 8647986 Correo Electrónico: htabio@cundinamarca.gov.co