Procedimiento para publicar “ahead of print” en SciELO- Chile Grupo SciELO. Antonieta Yáñez 25/07/2012 Índice 1.- Definición de ahead of print ______________________________________________ 2 2.- Procesamientos de los artículos en modalidad ahead of print ___________________ 2 2.1.- Preparación del archivo en HTML _____________________________________________ 2 2.2.- Nomenclatura de los artículos _______________________________________________ 2 2.3.-Almacenamiento de los archivos en la estructura de carpetas ______________________ 3 3.- Ingreso del número “ahead of print” a la base de datos de Número/Issue ________ 4 3.1.- Pantalla inicial - Ingreso del fascículo _________________________________________ 4 3.2.- ISSUE- Página general ______________________________________________________ 5 4.- Ingreso a la marcación del fascículo ahead of print ___________________________ 7 5.-Conversion de los archivos ahead of print ___________________________________ 9 6.- Publicación en el Sitio www.scielo.cl ______________________________________ 10 Página 1 1.- Definición de ahead of print Es la publicación en línea de artículos de una revista antes que sea publicada en un fascículo regular. Este proceso podrá anticipar en algunos meses la publicación regular del número impreso. Los artículos deben ser originales, aprobados, revisados y finalizados, es decir, son artículos que han pasado por todo el flujo editorial de la revista. Esto significa que no se podrá hacer ningún cambio más en su contenido. 2.- Procesamientos de los artículos en modalidad ahead of print Los artículos son trabajados en forma independiente, no están sujetos a un número regular pueden comenzar a ser procesados una vez aprobados, revisados y finalizados 2.1.- Preparación del archivo en HTML Se debe seguir el modelo de diagramación SciELO en los HTML del body, solo en este caso debe ir sin paginación, sección, fecha, volumen y número al igual que en los PDF’s, pues estos datos serán añadidos posteriormente, o sea, en el momento en que el artículo sea publicado en un fascículo regular, adquiriendo páginas, volumen, fecha. 2.2.- Nomenclatura de los artículos Para el control e identificación, cada archivo debe mantener la siguiente nomenclatura estandarizada, incorporando a los archivos el término "aop" + número + dos últimos dígitos del año vigente. Por ejemplo, “aop0112.pdf”, “aop0112.html”, donde: Página 2 aop: Es el modo de publicación del artículo (Ahead of print o artículo publicado como AOP). 01: Se refiere al número de artículo publicado en el año en curso bajo esta modalidad (1er artículo publicado en AOP de la revista en el año en curso). Para los siguientes artículos publicados, en el mismo año, se sigue orden correlativo. 12: se refiere al año de publicación del artículo (artículo publicado como AOP del año 2012). 2.3.-Almacenamiento de los archivos en la estructura de carpetas Es similar a como se trabaja con los números regulares, la diferencia es que en lugar de "v<VOLUMEN>n<NUMERO>" se ingresa <año con 4 dígitos>nahead. Ejemplo: 2012nahead 2013nahead 2014nahead Esta carpeta debe ser creada al nivel de la revista que se trabaja y dentro de esa carpeta se van agregando todos los archivos de ahead of print en forma correlativa del año. Corregir texto anterior: Esta carpeta se crea automáticamente al momento de correr el proceso de Converter. Página 3 3.- Ingreso del número “ahead of print” a la base de datos de Número/Issue En este paso se realizará el ingreso del o los artículos en modalidad ahead que están siendo procesados. 3.1.- Pantalla inicial - Ingreso del fascículo Complete el campo “Fascículo” con el término ahead. El número secuencial (Num Seq*) es formado por el año seguido por el orden del número en un año. Por convención, el número secuencial es 50. Página 4 3.2.- ISSUE- Página general En el campo “Cantidad de documentos” se ingresa el número de artículos ahead of print que serán procesado. Este campo al termino del año debe contener la totalidad de los artículos ahead of print que fueron procesados. Este campo se incrementa cada vez que se procesan los artículos para cada año. A la medida en que más artículos ahead llegan para su publicación se suman a este número. Es decir, si al inicio del año 2012 llegan 5 ahead of print, entonces el campo tiene el valor 5. El tiempo pasa y llegan 5 artículos ahead. Entonces el campo tendrá el valor 10. Este número aumenta hasta que se termina el año. El campo Fecha ISO solo se debe colocar el año en proceso sin mes ni días en formato ISO “20140000” En la pantalla de tira bibliografica los datos pasan automaticamernte como se visualiza en la pantalla: Página 5 En la pantalla de tabla de contenidos No se deben ingresar las secciones. Página 6 4.- Ingreso a la marcación del fascículo ahead of print Cuando se inicia la marcación de los artículos en ahead of print se debe completar el cuadro de la siguiente forma: Configuración de los campos: Buscar el nombre de la revista que se está marcando como ahead issue : se despliega de forma automática cuando se selecciona el fascículo (ahead) dateiso: se despliega en forma automática seccode: se selecciona “sin título de sección” order : se colocan en forma correlativa pages: se debe colocar siempre 0-0 ahpdate: se completa con la fecha del día que se hace la marcación Una vez ingresado los datos el encabezado se visualiza de la siguiente forma: Página 7 Página 8 5.-Conversion de los archivos ahead of print Para realizar el proceso de conversión de deben completar los siguientes campos: año: con el año que forma el nombre de la carpeta número: con el término ahead fecha de liberación del sitio al público: complete con la fecha en formato iso, del día que se aplica el converter. Se verifica si están coherentes esta fecha y la fecha ahpdate (aquella informada en la etiqueta del marcado). En general la fecha ahpdate tiene que ser igual o anterior a la fecha de liberación del sitio. Una vez terminado el procesamiento de marcación en modalidad ahead of print de los archivos estos deben ser enviados a SciELO (Conicyt) para su publicación previo al control de calidad. Página 9 6.- Publicación en el Sitio www.scielo.cl En el sitio público se accede desde la página inicial de cada revista, bajo el ítem números, a: todos próximo Página 10