Acceso de proveedores, visitantes y visitantes

GUÍA RÁPIDA ESTÁNDAR DE
INSTRUCTIVOS DE
ORGANIZACIÓN APLICABLES A
PROVEEDORES

OBJETIVO:
Lineamientos corporativos que el
proveedor debe cumplir al realizar
trabajos en las instalaciones de
VWM.
ACCESO A PROVEEDORES
Referencia: IO 403 Acceso de proveedores,
visitantes y visitantes frecuentes a Planta
Ruta:
http://vww.vwm.na.vwg/Finanzas/Organizacion/Instruc
tivos_de_Organizacion/IO403.doc
Para que el proveedor pueda realizar trabajos
dentro de VWM deben cubrir los siguientes
requisitos:
 Contrato y/u Orden de Compra y/u Orden
de Venta
 Afiiliación al IMSS u otra dependencia de
Seguridad Social.
 Si el personal es menor de 18 años, debe
cumplir con las disposiciones legales en
materia laboral aplicables.
 Contar con Equipo de Seguridad adecuado
a las actividades a realizar.
 Contar con Uniformes
 Haber llenado previamente sus Formatos
CAP 01 – CAP 02.
 Contar con un seguro vigente de daños a
terceros, para vehículos y/o equipos
especiales (cuando aplique)
 Contar con Licencias para conducir
(Cuando sea el caso) y en el caso de otros
equipos móviles, con documento que
acredite la capacidad de su operario.
 En el caso de proveedores subcontratados
es necesario haber llenado previamente
sus Formatos CAP 01 – CAP 02 presentar
el último pago del SUA realizado así como
la carta de intención con la firma de
compras y del gerente GR 31 del área
correspondiente.
Para proveedores con personal extranjero,
adicionalmente deberán cubrir los siguientes
requisitos:
• Para personal que preste asesoría de
información técnica, montaje y/o reparaciones
de maquinaria de 1 hasta 180 días, deberán
verificar que dicho personal cuente con el
Documento
Migratorio
marcado
como
“Visitante Persona de Negocios/ Visitante
Consejero/ Business Visitor/ Councilor Visitor”.
• Para personal que permanezca más de 180
días, deberán presentar su documento FM2FM3
• Contar con Seguro de gastos médicos
Mayores con cobertura de riesgos de trabajo.
• Con lo anterior acudir a Puerta 5, Control de
Acceso Proveedores, para que SVWM le
proporcione el holograma y/o autorización
correspondiente.
Acceso de proveedores con computadoras
portátiles
El proveedor deberá registrar su computadora
la al momento de ingresar. El personal de
VWM que autorice el acceso (Director o
delegado) deberá tener conocimiento del
equipo y del motivo por el cual es necesario.
Para este caso no es necesario el visto bueno
de Organización IT.
Está prohibida la conexión a red de cualquier
computadora que no sea propiedad de VWM.
Las solicitudes de acceso deberán dirigirse a
SVWM a las siguientes direcciones de
Outlook:
• Para acceso de proveedores: CONTROL
DE
ACCESO
DE
PROVEEDORES
(CAPVF@vw.com.mx), en días laborables.
• Cuando el acceso sea requerido fuera de
días y horas laborables, dirigirse al buzón
SEGURIDAD VOLKSWAGEN DE MEXICO
(SEGUPLAN@vw.com.mx).
USO DE COMEDORES
Comedor Bugambilias: Realizar
directamente en caja del comedor.
pago
Comedores Generales:
a) Autorización de Compras VWM para el
servicio de comedor: A través de un mail o
un memorando con la cantidad de personal
que necesita el servicio de comedores
dirigido al Gerente de Administración de
Comedores.
Correo:
velia.delvillar@vw.com.mx.
Con el mail o memorando anterior,
Comedores solicita a Seguridad Planta se
realicen las credenciales solicitadas para el
proveedor autorizado.
b) Credencializar a todo el personal autorizado
al servicio de comedor.
Acudir al área de credencialización de
proveedores con el correo electrónico que
autoriza la emisión de credenciales y solicitar
el procedimiento a seguir para elaborar las
credenciales necesarias.
c) Realizar depósito para servicio de comedor.
Se debe realizar prepago a una cuenta de
VWM vía Bancomer con el CIE 589027 y
referencia 196241228. El período lo define el
proveedor de acuerdo a su administración. El
requisito de comedores es que siempre haya
una semana de saldo como mínimo para
garantizar el acceso del personal . Se genera
nota de debito y Cuentas por Pagar genera
el comprobante fiscal solicitado por cada
proveedor una semana después de
entregado el comprobante de pago a
Comedores VWM.
Referencia: IO 404 Acceso y uso de los
comedores de VWM
ENTRADA DE VEHÍCULOS DE
PROVEEDORES
Ruta:
Referencia: IO 901 Entrada/Salida de
personal y vehículos a las instalaciones de
VWM y sus estacionamientos
http://vww.vwm.na.vwg/Finanzas/Organizacion/Instruc
tivos_de_Organizacion/IO404.doc
Ruta: :
http://vww.vwm.na.vwg/Finanzas/Organizacion/Instruc
tivos_de_Organizacion/IO901.pdf
Estacionamiento Proveedores:
E-8 Proveedores generales
E-9 lo ocupará personal técnico, empleado y
funcionario de las naves 6, 6A, 6B, 7, 7A, 30,
41D, segmento poniente (WF) y proveedores
generales.
Entrada de vehículos de proveedores.
Entrega de materiales y otros:
El área que requieran la entrada o salida de
proveedores con auto o camión de Carga de
las instalaciones de VWM con periodo menor
a una semana deberán enviar un correo
electrónico a Seguridad Planta VWM / Control
Acceso a Proveedores con la lista de personal
que esperan recibir, así como el nombre del
proveedor y/o razón social, desde el buzón del
gerente solicitante Grado 31 o superior o
persona facultada.
En periodos mayores a una semana deberán
solicitar y entregar el formato Único para
Ingreso de Unidades debidamente requisitado
a Seguridad Planta VWM / Control Acceso a
Proveedores.
En caso que Seguridad Planta VWM no
autorice el acceso, el personal deberá de
estacionar su vehículo en el estacionamiento
No. 7A, paradero de proveedores frente a
puerta 7 y/o Estacionamiento 3, según sea el
caso. Seguridad Planta anotara los datos del
vehículo, hora, fecha de entrada y salida en su
control interno.
Entrada de vehículos de proveedores
Directivos
El Director del área solicitante deberá enviar
un mail a la Gerencia de Seguridad VWM
especificando el periodo, unidades a ingresar
y motivo del ingreso, quien a su vez solicitará
la recomendación al Director de Personal. En
el caso de recibir la solicitud el Vo.Bo., la
Gerencia de Seguridad VWM asignará el lugar
físico de estacionamiento correspondiente, de
acuerdo con la información proporcionada por
Ingeniería de Planta.
EVALUACIÓN A PROVEEDORES
EN CASO DE INCUMPLIMIENTO
EN PROYECTOS.
Referencia:
IO
115
Evaluación
a
proveedores en caso de incumplimiento en
proyectos de infraestructura/maquinaria y
equipos.
Ruta: :
http://vww.vwm.na.vwg/Finanzas/Organizacion/Instruc
tivos_de_Organizacion/IO115.doc
El planeador realizará la evaluación de los
siguientes aspectos:
Cotización
Ejecución y
Puesta en Marcha
En caso de un incumplimiento por parte del
proveedor el planeador llena el formato 1
“Evaluación a proveedores de infraestructura y
equipos para líneas Productivas en VWM”
procesa las firmas e informa por escrito a
compras y áreas contratantes.
Compras garantiza que un proveedor no cotice
más para VWM según sistemas de compras
cuando se presente un resultado de
evaluación del tipo “C” según acuerdo de
áreas IP/Compras/Área solicitante.
PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN
Referencia:
IO
109
infraestructura,
instalaciones, equipos e inherentes a la
construcción
Ruta: :
http://vww.vwm.na.vwg/Finanzas/Organizacion/Instruc
tivos_de_Organizacion/IO109.pdf
El área designada oficialmente para tratar los
temas con los proveedores y así evitar que
otra área solicite indebidamente que ejecuten
cualquier acción será aquella que emita la
solicitud de compra y elabore el alcance de
trabajo.
El planeador turnará la información necesaria
de la obra a ejecutar a los demás
departamentos de Ingeniería de Planta, para
el cálculo del abastecimiento primario de
energías y seguridad industrial.
Se deberá solicitar en la orden de compra, que
el proveedor responda por los vicios ocultos
que se presenten en la obra durante un
periodo mínimo de 5 años a partir de la fecha
de entrega, indicada en el “Protocolo de
entrega” de la obra.
La responsabilidad en el proyecto ejecutivo la
deberá asumir el proveedor que la realizó,
incluso cuando se presenten conflictos a
causa del mismo en la etapa de ejecución. El
incumplimiento de esta responsabilidad dará
lugar a la aplicación de penalizaciones.
Los
proveedores
contratistas
deberán
presentar fianzas acorde a las exigencias
establecidas por VWM para garantizar las
obligaciones adquiridas en la orden de
compra. En caso de requerirse, el contratista
deberá exigir fianza de cumplimiento de las
obligaciones de sus subcontratados. En caso
de incumplimiento a cualquiera de las
obligaciones establecidas en la orden de
compra, deberá darse aviso inmediato al área
de Compras Generales y al área de Seguros y
Fianzas.
Se tiene que asentar por escrito en la bitácora
de obra, los acuerdos referentes a las
actividades que se tengan que efectuar para
los casos de suspensión de labores en VWM y
que afecten al proveedor; dicho registro
deberá incluir el visto bueno comercial de
Compras Generales, el visto bueno técnico de
Planeación Ingeniería de Planta y la firma de
aceptación del representante autorizado del
proveedor. Para ello, el proveedor deberá
facultar a su residente para acordar cambios
en el alcance y/o firmar avances de obra y
apartados de bitácora de obra; dichas
facultades deberán estar incluidas en la orden
de compra y en el Lastenheft.
VENTA DE REISDUOS
PELIGROSOS
Referencia: IO 301 Venta de material de
desperdicio industrial, obsoleto y dañado
Ruta:
Puerta
Puerta 6A
Material de Laboratorio
Material a Desarrollo Técnico
http://vww.vwm.na.vwg/Finanzas/Organizacion/Instruc
tivos_de_Organizacion/IO301.pdf
El proveedor acudirá por la chatarra pasando
a la báscula de Puerta 7 para verificar que el
material que está retirando de la planta sea el
señalado en la orden de venta y se emita la
factura correspondiente.
La carga de la chatarra al medio de transporte
del comprador, deberá realizarse en presencia
de personal de Seguridad Planta, para
garantizar que se está extrayendo únicamente
chatarra.
Puerta 7
Puerta 8
SALIDA DE MATERIALES Y
BIENES
Referencia: IO 204 Entrada, Salida y
Traslado de Materiales y Bienes (Propiedad
de VW Mexico)
Ruta:
http://vww.vwm.na.vwg/Finanzas/Organizacion/Instruc
tivos_de_Organizacion/IO204.doc
Cada puerta de salida varía dependiendo del
tipo de material que será transportado.
El proveedor debe de acatar todas las reglas
dependiendo del tipo de equipo o material
para su salida de VWM de acuerdo al IO 204.
A continuación se presenta un resumen.
Tipo de bien o material
Con permiso del área de VWM y
Seguridad Planta (especificando
puerta)
Camionetas de Proveedores
(herramientas)
Camiones de volteo
Proveedores que transportan material
productivo o auxiliar
>50 kgs. Trailer, doble remolque,
<50kgs. Auto
Dispositivos
Camiones para recoger desperdicio
Equipo de computo
Transportes Madeca
Material de
Refacciones para Covadonga
Transporte Almex
Material
urgente - aéreo
Transporte TUM
Material de
Refacciones para concesionarias
Transporte SEGLO
Material para
VPCs
Transporte Desarrollo Técnico
Material de Exportación para pruebas
Productos del comedor
Puerta 3 Productos para tiendas
Puerta 2
Material de Desarrollo técnico y
Preserie
Equipo de medición montado en autos
de prueba
Covadonga Materiales de Refacciones
Puerta 5A Materiales de Refacciones
Productos del comedor
Puerta 5
Productos para tiendas