Documento 709789

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Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Dirección de Abastecimiento
Con el propósito de entregar a nuestros usuarios una ayuda
adicional que apoye el registro de datos en el sistema de
información PACCO, se ha organizado un inventario de las
preguntas que con mayor frecuencia se generan al realizar el
trabajo.
Para la consulta, se han ordenado los grupos de preguntas en
los siguientes temas: Programación, Contratación, Ejecución,
Modificaciones, Exclusiones, Reportes y Generales.
GRUPO PLAN DE COMPRAS Y DE CONTRATACIÓN
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Contenido
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1. ¿Qué se debe programar en el Plan Anual de Adquisiciones?
En el Plan Anual de Adquisiciones se debe registrar todas las proyecciones de
adquisición de bienes y servicios que planea realizar el ICBF en una vigencia
determinada.
2. ¿Quién elabora el Plan Anual de Adquisiciones en el ICBF?
El Plan Anual de Adquisiciones en el ICBF, es elaborado por todos los colaboradores
que tienen bajo su conocimiento y responsabilidad la ejecución de recursos destinados
a realizar procesos contractuales.
El Plan es el resultado, de la participación de varios niveles jerárquicos en el ICBF, el
nivel decisor (Directores Regionales y Gerentes de Recursos), el ejecutor
Coordinadores de Grupo y de los Grupos de Planeación Regionales.
3. ¿En la fase de programación de sistema PACCO, cómo se reportan las adiciones a los
contratos?
Las adiciones a un contrato deben reportarse en el mismo consecutivo, en especial si
el contrato se mantiene con el mismo operador o contratista.
Si la adición
corresponde a la inclusión de un nuevo producto (bien o servicio), este se registra
adicionando una nueva línea en la fase de programación.
Si hay cambio de operador se debe realizar un nuevo consecutivo, en razón a que es
un nuevo contrato.
4. ¿Cómo se reportan las adiciones al valor de la remuneración de Madres Comunitarias?
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Para registrar las adiciones presupuestales destinadas a incrementar el valor de la
remuneración de madres comunitarias, se debe ingresar al consecutivo(s) inicialmente
creado, e incrementar el valor unitario. El costo cupo mes, involucra toda la estructura
de costos que definen el valor del cupo en un hogar, incluida la remuneración de las
madres.
5. ¿Cuáles son los recursos que no se deben programar en el sistema PACCO?
Los recursos no programables en el sistema PACCO, son aquellos que para su ejecución
no requieren realizar procesos contractuales. La excepción a este criterio, está en la
formalización del servicio que se adquiere para Hogares sustitutos y Hogares Gestores,
la resolución es el medio de contratación, por lo tanto deben ser programadas en el
sistema PACCO.
6. En el momento que el Director Regional solicita realizar ajustes a un consecutivo, ya
sea porque cambió el valor, los detalles, el tiempo o los productos, ¿a quién se lo
devuelve y en qué estado?
El consecutivo es devuelto al Coordinador PC para que realice los ajustes solicitados,
quedando en “Ajuste V”, que indica que es un ajuste a la validación.
7. ¿El tiempo reportado en el encabezado del consecutivo, debe ser acorde al tiempo
registrado en el detalle del objeto contractual?
Si, debe existir coherencia entre el tiempo del encabezado y el tiempo del detalle. El
tiempo del encabezado hace referencia a la duración del contrato en la vigencia que
se proyecta. En el detalle, el tiempo que se registra corresponde a la frecuencia con la
cual se recibe el bien o servicio, el cual no puede superar el año que se está
programando.
8. ¿Qué se requiere para programar en Plan Anual de Adquisiciones?
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Fundamentalmente contar con un presupuesto que defina cuál es la capacidad de
compra y contratación para una vigencia determinada; se debe establecer las
necesidades de insumos, productos, Bienes, obras y Servicios que tiene de la Entidad y
no perder el referente de planes institucionales donde se definen las metas y objetivos,
los cuales son insumo para definir cuáles son las prioridades de contratación.
9. ¿Por qué en la programación de la contratación que se proyecta para servicios
misionales, el sistema PACCO tiene un enlace con el sistema de información misional
(SIM)?
Porque uno de los propósitos que busca el Sistema PACCO, es que la información en él
registrada sea consistente y coherente con lo que reportan otros sistemas de
información, en especial con las metas sociales que se fija el ICBF.
La Entidad se compromete con unas metas sociales y para cumplirlas, debe contratar
con muchos operadores la garantía del servicio. El sistema PACCO, donde se recoge
las proyecciones de contratación, debe reflejar las mismas cantidades, los mismos
valores unitarios y tiempos que se fija en lo social. Por tanto, el enlace y la dependencia
de SIM para las proyecciones de esta contratación, garantizan la coherencia y calidad
requerida en PACCO.
10. ¿A partir de las proyecciones de contratación registrada en el sistema PACCO, se puede
conocer metas mensuales de ejecución?
Sí. El sistema PACCO tiene información que permiten establecer, cuánto y cuándo se
compromete cada unidad ejecutora del ICBF (Regional o Dependencia de la Sede de la
Dirección General) a contratar la adquisición de los bienes o servicios. Con la
proyección de cada contratación a realizar, se debe identificar el valor y la fecha de
inicio de ejecución del contrato; es decir, se identifica cuándo se registrará en el
presupuesto el contrato y desde que momento iniciará el compromiso financiero para
la Entidad.
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De igual forma, a partir de las proyecciones de pago por contrato a realizar, es factible
determinar las necesidades de flujo de efectivo, el PAC y proyecciones de valores a
obligar mensualmente, por identificador presupuestal y fuente de financiación.
11. Con las proyecciones de pago que se realiza en el sistema PACCO, se puede programar
el PAC del ICBF?
Sí. En el sistema PACCO se tiene toda la información que se requiere para proyectar
el PAC, como: Rubro presupuestal, recurso o fuente de financiación y las estimaciones,
por contrato, de cuando se realizaran los pagos.
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1.
La información de los contratos que se relacionan en la fase de contratación del sistema
PACCO. ¿de dónde se obtiene?
La información se obtiene de los registros realizados en el Sistema de Información
Financiero SIIF del ICBF.
Específicamente de la relación de compromisos
presupuestales, para lo cual el sistema PACCO trae una ventana emergente con la
información de contratos con registro presupuestal.
2. ¿Cómo se deben asociar varios contratos a un mismo consecutivo?
La asociación de varios contratos a un mismo consecutivo, solo en casos excepcionales,
es aceptada por los administradores PACCO; esto porque las directrices al respecto
establecen que, por cada contrato que se proyecta realizar, se debe programar un solo
consecutivo. Cuando se autoriza la asociación de varios contratos a un consecutivo,
en la fase de contratación se selecciona de la “Información financiera” que trae como
ayuda el sistema PACCO, uno a uno los contratos que hacen parte de la programación
en el consecutivo correspondiente y se reportan los detalles de la contratación,
teniendo en cuenta que se realiza, contrato por contrato, hasta que la suma total de
todos los contratos sea igual al valor total programado en el consecutivo.
3. ¿Cómo se puede asociar un contrato en el sistema PACCO, si no se observa en la ventana
emergente “Información Financiera” que trae el sistema PACCO, como ayuda?
La única forma que tiene el sistema PACCO para que los usuarios registren contratos,
es a través de la ventana emergente “Información Financiera”. Si algún contrato no
es observado allí, es porque ocurre alguna de las siguientes situaciones:
 El contrato aún no se ha registrado en el SIIF del ICBF.
 El contrato se registró en el SIIF, en un identificador presupuestal diferente, al que
se programó el en sistema PACCO.
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 El contrato se registró en el SIIF, en un recurso (fuente de financiación) diferente,
al que se programó el en sistema PACCO.
 El contrato se registró en el SIIF, con un “Tipo de Documento” equivocado, el cual
no es reconocido por el sistema PACCO.
En todos los casos es necesario entrar a coordinar con el Grupo Financiero, de la
respectiva unidad ejecutora, la corrección de la información, de tal forma que la
información del SIIF, resulte coincidente con la programada en el sistema PACCO.
4. ¿Si un operador o contratista tiene más de un contrato con el ICBF, cómo se registra esto
en el sistema PACCO?
Se debe asociar y registrar los datos del contrato en forma independiente cada uno de
los contratos, así se hayan suscrito con el mismo operador o contratista.
Cada contrato tiene un número y registro presupuestal diferente, lo cual hace
identificar la independencia de cada contrato, y por ende orientar el registro en el
sistema PACCO
5. ¿Es suficiente hacer la selección del contrato de la ventana emergente de “Información
Financiera”, para considerar registrado un contrato en el sistema PACCO?
No. Es necesario registrar el detalle de los bienes y servicios que se pactaron adquirir
en términos de cantidades, valor unitario y tiempo a recibir; así como, la identificación
de los rubros y valores reales que financian la contratación.
Es indispensable que el valor del contrato seleccionado de la base de datos financiera,
el valor de los detalles y el valor registrado en los rubros que financian el contrato,
sean iguales, para que el sistema PACCO tome como consistente la información de la
contratación.
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6. Si los productos fueron modificados al momento de contratar, ¿es posible realizar el
cambio en la fase de contratación?
No. Si los productos contratados son diferentes a los programados, se debe modificar
la programación, conforme a lo realmente contratado. Lo anterior por cuanto el
sistema PACCO, tanto en la fase contratación, como de ejecución, trae como referentes
para el registro detallado de los contratos, la información de productos ingresada en
la fase de programación.
7. ¿Cuándo se utiliza la opción “Deducir” en la fase de contratación?
La Deducción en la fase de contratación se utiliza para reflejar en el sistema PACCO
las disminuciones realizadas en el valor contratado, sin que hayan cambiado las
condiciones iniciales del contrato.
En el sistema PACCO se aplica la deducción, una vez se ha registrado en el Sistema de
Información Financiero el cambio en el valor del contrato y se han liberado los
recursos.
8. ¿Qué significa un valor negativo en la celda “Saldo del contrato por asociar a
consecutivo” en la fase de contratación?
Significa que el valor del contrato que se tiene registrado en el SIIF del ICBF, es menor
al valor del contrato que se tiene registrado en el sistema PACCO.
Un menor valor del contrato en SIIF al registrado en el sistema PACCO, indica:
 Que en el sistema PACCO no se ha actualizado el registro; es decir, no se ha aplicado
la opción “Deducción”, mientras que en el sistema financiero ya se avanzó hasta la
liberación de los recursos disminuidos en el valor inicial del contrato.
 Que en el SIIF se realizaron cambios en los datos del contrato (Tipo de Documento
o Número de Documento), lo cual lleva a que el sistema PACCO lo identifique como
un contrato diferente al inicialmente registrado. En este caso debe consultarse al
usuario administrador del sistema PACCO.
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9. ¿Por qué motivos no se observan los rubros presupuestales, en la fase de contratación?
En el evento que los rubros presupuestales, no se observen en la fase de contratación,
significa que en el SIIF del ICBF, se registró el contrato con un recurso (fuente de
financiación), diferente al recurso que se programó en el sistema PACCO.
En este caso debe coordinarse con el grupo financiero correspondiente, la corrección de
los datos, de tal forma que en los dos sistemas sea igual la información.
10. ¿Un contrato que compromete presupuesto de vigencias futuras, como debe registrarse
en el sistema PACCO?
En el sistema PACCO debe registrarse, la porción del valor del contrato, que afecte el
presupuesto de la vigencia a la cual pertenece el Plan Anual de Adquisiciones.
11. ¿Cómo afecta el registro en la fase de contratación, si al cierre de la vigencia fiscal, se
constituye cuentas por pagar, reservas presupuestales o se liberan recursos para
liquidar el contrato?
En el sistema PACCO, en la fase de contratación, los valores constituidos como cuentas
por pagar o reservas presupuestales, no tienen efecto en el registro de ninguna de sus
partes (valor, detalles, ni datos de financiación), en razón a que la aplicabilidad de estas
opciones no lleva a cambios en el valor final del contrato.
Si para el cierre fiscal, es necesario liberar recursos del contrato por bienes o servicios
no recibidos, en el sistema PACCO debe aplicarse la opción “Deducción”, para igualar
el valor del contrato con el registro final del SIIF.
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1. ¿Cómo se define la Ejecución en el sistema PACCO?
En el sistema PACCO, la ejecución se define por el valor del contrato que ha sido
obligado financieramente en el SIIF del ICBF.
2. ¿Con que frecuencia se reporta la información de ejecución?
Se reportará mes a mes. Para el registro de datos debe tener como referencia, la
frecuencia con la que se registre el valor de las obligaciones financieras en el SIIF del
ICBF.
3. ¿Qué información se debe considerar para reportar en el sistema PACCO la ejecución?
Para reportar información de ejecución, se debe identificar:





El contrato y/o tercero al que se le va a reportar ejecución
El mes en el que se registró la obligación financiera
La cantidad y valor unitario de bienes o servicios recibidos, los cuales en términos
de cifras, tienen registro de obligación financiera en el SIIF del ICBF.
El número de meses, o días, que corresponden a la obligación financiera.
El o los rubros presupuestales y recursos que se afectaron en la obligación
financiera
4. En los contratos con vigencias futuras ¿cómo se reporta la ejecución?
El valor de ejecución a registrar en el sistema PACCO en contratos con vigencias
futuras, solo debe considerar la fracción de obligación financiera que afecta el
presupuesto de la vigencia en curso.
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5. ¿Cómo se reporta la ejecución cuando hay anticipos en los contratos?
La cifra de referencia para reportar ejecución en el sistema PACCO, es el valor obligado
financieramente; es decir, en el momento que se registra la obligación del anticipo, en
ese período y por ese mismo valor se registra la ejecución.
6. ¿Quién puede reportar ejecución en el sistema PACCO?
Los colaboradores del ICBF, que tienen el perfil de Coordinador PC en el sistema
PACCO.
7. Si en el contrato se estipuló pagos mensuales, pero éste no se ha realizado a la fecha de
corte ¿se debe registrar ejecución?
No. La ejecución del contrato se reporta cuando el valor ha sido obligado
financieramente en el SIIF del ICBF
8. ¿El seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones, es parte de algún
informe?
Sí. El seguimiento a la ejecución hace parte del informe integral de rendición de cuenta
que entrega el ICBF a la Contraloría General de la República.
De igual forma, dentro del tablero de control del ICBF, el presupuesto asignado y
programado en contratación, así como los porcentajes de ejecución respecto a la
contratación realizada, son parte de los indicadores de evaluación mensual.
9. ¿La información reportada de ejecución en el Sistema PACCO, la aprueban los Gerentes
de Recursos?
Dentro del sistema de información PACCO, en la fase de ejecución, no hay actuaciones
de los perfiles ApoyoPC, Director Regional y Gerente de Recursos. No obstante, cada
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uno de estos perfiles debe hacer seguimiento y control a la calidad de información y a
la oportunidad con la cual se registra la ejecución, y en especial, monitorear los
resultados publicados en la evaluación mensual realizada por las Direcciones de
Abastecimiento y de Planeación y de Control de Gestión.
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1. ¿Cuándo se debe modificar el Plan Anual de Adquisiciones?
El Plan Anual de Adquisiciones se modifica por cambios en las proyecciones de
contratación o por ajustes en el presupuesto, lo cual lleva a crear nuevos consecutivos,
excluirlos o modificarlos en alguna de las variables inicialmente programadas como
cantidad, valor unitario, tiempo, modalidad de contratación, fecha de inicio de los
contratos, alcance, cambio en los productos y/o plan de pagos.
2. ¿Qué se entiende por Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones?
 La creación de nuevos consecutivos.
 Cambios a la programación inicial, en un consecutivo aprobado
 La exclusión de consecutivos después de ser aprobados en el Plan Inicial.
3. ¿Quién y cómo solicitar la modificación a un consecutivo?
La solicitud la realiza el usuario con perfil Coordinador PC, quien desde su perfil y a
través del sistema PACCO, solicita al Apoyo PC, la autorización para modificar
consecutivos.
Si el Coordinador PC, que solicita la modificación es diferente al que creó el
consecutivo, el usuario Apoyo PC, previamente debe realizar la “Reasignación” del
consecutivo al usuario nuevo.
4. ¿Se pueden realizar modificaciones a un consecutivo en cualquier estado?
El perfil Coordinador PC puede realizar modificación a un consecutivo, solo si éste se
encuentra en los estados de: Modificación, Ajuste V y Ajuste A, si el consecutivo se
encuentra en estado de Aprobación o Plan Definitivo, se requiere la autorización del
Apoyo PC, para habilitar la modificación al consecutivo.
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5. ¿Existen restricciones para autorizar la modificación a un consecutivo?
Si. Cuando el consecutivo a modificar tiene reportada contratación y ejecución.
El sistema PACCO permitirá realizar el ajuste en la fase de programación, siempre y
cuando el nuevo valor a programar sea mayor o igual al valor reportado en la fase de
contratación.
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1. ¿Qué es excluir un consecutivo?
Se entiende por excluir un consecutivo, extraer las cifras programadas del Plan Anual
de Adquisiciones del ICBF, para liberar recursos que pueden ser reprogramados.
2. ¿Cuándo se debe excluir consecutivos?
Cuando toda la información registrada en un consecutivo, no se ajusta a la
contratación real a realizar y es necesario liberar los recursos para hacer las
proyecciones correctas y ciertas.
3. Un consecutivo con reporte de contratación ¿se puede excluir?
No. Un consecutivo al cual ya se le ha reportado contratación no puede ser excluido,
si la condición del consecutivo amerita la exclusión, se debe eliminar la información
registrada en la fase de ejecución, contratación y proceder a realizar el trámite para
excluirlo de la programación.
4. ¿Qué pasa con los consecutivos excluidos? ¿Se pierden?
No. Toda la información registrada en un consecutivo excluido, queda guardada en
una base de datos, como registros históricos, para ser consultados cuando se requiera.
5. ¿Es posible excluir varios consecutivos simultáneamente?
No. Se debe excluir uno a uno cada consecutivo, teniendo en cuenta que la exclusión
conlleva análisis de todos los que participaron en su creación, por tanto debe agotar
etapas individuales, según sea la justificación en cada caso.
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6. ¿Cualquier usuario puede solicitar la exclusión de un consecutivo?
No. Sólo aquellos usuarios que tienen el perfil de Coordinador PC y que tenga asignado
el consecutivo.
7. ¿Quién participa en el proceso de exclusión?
 El coordinador PC, cuando el consecutivo está en estado de registro
 El Apoyo PC, cuando el consecutivo está en estado de proceso y se requiere la
verificación de la exclusión.
 El Director Regional, cuando el consecutivo se encuentra en plan definitivo y
necesita la validación para la exclusión
 El Gerente del Recurso, (Sede Nacional) cuando el consecutivo se encuentra en
plan definitivo y necesita la aprobación para la exclusión
8. ¿Se pueden eliminar y/o anular consecutivos?
No. Por normas de calidad no se pueden eliminar o anular registros, lo que se permite
es dar la opción excluir, proceso que libera recursos y extrae las cifras programadas
de las bases de datos, pero mantiene almacenada la trazabilidad del consecutivo.
9. ¿Cuál es la diferencia entre excluir y eliminar?
En el sistema PACCO.
EXCLUIR: Es extraer las cifras programadas en el Plan Anual de Adquisiciones, para
que no formen parte de los cálculos de reportes e indicadores. Pero es garantizar la
visualización de la historia de un consecutivo.
ELIMINAR: Es borrar, solo una parte de los registros de un consecutivo.
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1. ¿Existe un documento donde se pueda verificar la asociación de los objetos- productos
– rubros?
Si. En el reporte No. 10 “Parámetros Objeto - Rubro – Producto” de la lista de reportes
de programación.
2. El sistema PACCO, ¿tiene algún reporte que se pueda demostrar que se ha cumplido con
la previa programación en el Plan de Adquisiciones, antes de iniciar un proceso
contractual?
Sí. Esta el reporte de programación No. 6 “Certificado PACCO”, con el cual se
demuestra que el ICBF cumple con las normas que reglamentan la contratación en el
país y específicamente la norma interna (Res. 4545 de Agosto 1° de 2014).
3. ¿Es posible consultar la misma certificación, cada vez que lo soliciten?
Si. La certificación PACCO se puede consultar cada vez que se requiera, ya que ésta
queda almacenada e identificada con un código único y a disposición del usuario que
necesite verificar o consultar la información programada.
Si las condiciones de contratación cambian, si es necesario expedir un nuevo
certificado.
4. ¿En qué reporte es posible encontrar los consecutivos excluidos?
Se pueden encontrar en el reporte No. 7 de Programación “Modificaciones
Encabezado”.
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5. ¿Es posible consultar por centro zonal y Municipio, los productos misionales
programados?
Si. Se pueden observar en el Reporte 6 de Ejecución. “Reporte de Programación,
Contratación y Ejecución para productos misionales, agrupados por Centro Zonal y
Municipio”. Donde además de observar la programación, se visualiza la contratación
y ejecución por producto.
6. ¿Dónde se pueden ver los contratos asociados a un consecutivo?
Se pueden ver en el reporte No. 2 de ejecución “Comparativo contratación PACCO –
FINANCIERA” donde por cada uno de los contratos se visualizan los consecutivos y
terceros asociados; además el valor del contrato.
7. ¿En dónde se puede verificar que el valor de contratación reportada en PACCO,
corresponde al valor registrado en financiera?
En el reporte No. 2 de ejecución “Comparativo contratación PACCO – FINANCIERA”
donde muestra el valor del contrato asociado en PACCO y el valor registrado en
financiera
8. ¿En cualquier momento se puede visualizar los indicadores con el fin de realizar
seguimiento?
Si. En el reporte No. 1 de ejecución “Indicadores – Porcentajes” en donde se encuentra
actualizada la información.
9. ¿En qué reporte es posible identificar el saldo de cupos disponibles a programar en un
municipio, en un servicio misional determinado?
En el Reporte No. 12 de Programación “Comparación de la información del sistema
PACCO Vs SIM”
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10.
¿Dónde es posible consultar el saldo por programar en un rubro presupuestal?
En el Reporte No. 11 de Programación de “Saldos por Rubro”, donde además de
mostrar el saldo disponible se muestra los consecutivos donde se han programado los
recursos.
También está el reporte No. 4 de Programación “Programación por Rubro con
modificaciones”
11.
¿Qué reporte permite consultar el estado y el usuario que programo un consecutivo?
Puede consultar en el reporte No. 3 de Programación “por consecutivo con
modificaciones”
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1. ¿Cómo se puede cambiar la clave del usuario del sistema PACCO?
Cada usuario puede cambiarla, dando Click, en la primera pantalla del aplicativo, en
el botón cambiar contraseña, él solicitará digitar la contraseña anterior y luego
registrar la nueva, finalmente darle Click en aceptar para que se genere el cambio
automáticamente.
2. ¿Cuál es la norma interna que reglamenta la elaboración de Plan Anual de
Adquisiciones?
La norma interna que reglamenta la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones es la
Resolución 4545 del 1 de agosto de 2014.
3. ¿Quién es el administrador del Plan Anual de Adquisiciones del ICBF?
El Administrador es el Coordinador del Grupo de Plan de Compras y Contratación de
la Dirección de Abastecimiento.
4. ¿A qué entidad se le presenta el Plan Anual de Adquisiciones?
El Plan Anual de Adquisiciones de cada vigencia, debe ser presentado a la Contraloría
General de la República y a la Agencia Colombia Compra Eficiente.
5. ¿Dónde se publica el Plan Anual de Adquisiciones?
En el Portal Web de la Entidad y en el SECOP.
Sede de la Dirección General
Avenida carrera 68 No. 64c – 75. PBX: 437 76 30
Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co
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