Principales herramientas de planeación en la empresa

Principales herramientas de planeación en la empresa
Contando con herramientas especializadas podemos tener una buena planeación.
En la actualidad es notorio que dentro del proceso de la administración, el punto de la
planeación es uno de los más importantes. Y este mismo consiste en tener claro y saber
que camino tomaran las operaciones, y más aun de cómo y de que formas se llevaran a
cabo
La planeación da como factor una base de altos cimientos sobre cual se basan todas las
operaciones de la organización, y sobre esta etapa dependerán todos los éxitos o
fracasos que e hayan obtenido, a partir de la planeación.
Contando con herramientas especializadas podemos tener una buena planeación y con
esto un correcto desarrollo de esta actividad.
1. Conceptualización
1.1 Herramienta
Recurso que se utiliza para realizar una actividad o un trabajo. (thefreedictionary, 2000)
Dispositivos o procedimientos que aumentan la capacidad de hacer ciertas tareas.
(wikipedia.org, 2012)
1.2 Planeación
La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define
un problema, se analizan las experiencias pasadas y se crean planes y programas.
Tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse
exitosamente. Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La
acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes,
ámbitos, niveles y actitudes. (wikipedia.org, 2012)
De las anteriores definiciones se puede concluir que las herramientas de planeación son
aquellos recursos que se utilizan para definir un problema, analizar experiencias
pasadas, y así crear planes y programas.
2. Las herramientas de planeación
Las herramientas de planeación tienden a facilitan el trabajo al administrador en la toma
de decisiones, aumentando su desempeño de labor, tomando la alternativa más adecuada
de acuerdo a la situación presentada, estas herramientas se puede utilizar en cualquier
tipo de proyecto dando así una base solidad para quien las use.
De acuerdo a las herramientas de planeación evalúan:
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Análisis del entorno.- Análisis de grandes cantidades de información para
detectar tendencias emergentes y crear escenarios
El competidor.- Identifica quienes son los competidores, que hacen y como sus
acciones afectaran el enfoque de la organización.
Escenario.- Punto de vista consistente de lo que probablemente sucede en el
futuro.
Pronóstico.- Predicciones de resultados futuros, dos de las predicciones más
comunes son los ingresos futuros y los nuevos adelantos tecnológicos, sin
embargo cualquier componente del entorno general y específico de la
organización puede ser sujeto a pronósticos
Pronósticos de ingresos.- Es la predicción general de los ingresos futuros,
involucra la proyección de ventas generada a partir de los datos históricos,
ajustadas con las tendencias encontradas en el análisis del entorno como los
cambios de factores sociales, económicos, legales, políticos, etc.
Pronósticos tecnológicos.- busca anticipar los cambios en la tecnología y el
marco temporal en el cual las nuevas tecnologías pueden convertirse en
realidades económicas.
Pronósticos cuantitativos.- aplican un conjunto de reglas matemáticas a una serie
de datos anteriores para predecir datos futuros.
Pronósticos cualitativos.- utilizan el juicio y las opiniones de conocedores.
Generalmente se usan cuando los datos precisos son limitados o difíciles de
conseguir. (scribd.com, 2012)
2.1 Herramientas de planeación más aplicadas
En la planeación hay diversas herramientas existentes para llevar a cabo esta actividad,
dentro de las herramientas existen algunas que son comúnmente más utilizadas debido a
su alto desempeño que da mejores resultados.
Todas las herramientas para la implementación de la planeación son dependientes del
sistema en que se quiera aplicar, y estas a su vez de los pequeños subsistemas que
integren al sistema absoluto.
El tiempo es una variable determinante de mucha importancia para tener o no éxito. El
tipo de planeación que se genere dependerá de todos los objetivos planteados por la
organización, de tal manera tendremos tres tipos diferentes de planeación de acuerdo al
tiempo de proyección los cuales son los siguientes:
1. La planeación a corto plazo generalmente es de un año.
2. La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.
3. La planeación a largo plazo es de más de tres años.
A continuación se mencionaran las herramientas de planeación mas aplicadas.
Análisis FODA
También conocida como matriz FODA o en ingles SWOT, y es una metodología de
estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado (situación externa) y
de las características internas (situación interna) de la misma, a efectos de determinar
sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. La situación interna se
compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la
situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y
amenazas.
Es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real
en que se encuentra la organización.
(García, 2008)
Análisis de Red PERT
La red de PERT es una herramienta cualitativa de planificación y control, lo que
permite a los administradores contar con un modelo de optimización que entregue la
solución optima de una secuencia de actividades ene le tiempo que deben realizarse para
finalizar el plan de acción, y también permite la red de PERT programar un proyecto
por adelantado y calcular el tiempo necesario para su finalización.
Esta herramienta también facilita las actividades de control, permitiendo la comparación
del tiempo de lo planeado con lo real, viéndose la diferencias de tiempo en avances.
Ejemplo de aplicación de red PERT (yolose, 2012).
Diagrama de flujo
Esta herramienta representa mediante el uso de figuras geométricas, los proceso que
estemos analizando, con el fin de mejorar o resolver un problema de algún sistema.
Simbología:
Símbolos y significado de diagrama de flujo (Hernández, 2012)
Diagrama de Gantt
Es una de las herramientas más utilizadas en la planeación esta está formada de la
siguiente manera: consiste en un sistema de coordenadas en que se indica: en el eje
horizontal (un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más
unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar-hora, día semana, mes etc.), en el
eje vertical (las actividades que constituyen el trabajo que se va ejecutar). A cada
actividad le corresponde una línea horizontal, cuya longitud es igual a la duración del
eje horizontal, el cual puede ser determinado por: hora, día, semana, mes, etc.
Diagrama de Gantt (Wikipedia.org, 20012)
Manuales
Los manuales administrativos son documentos que permiten la comunicación y
coordinación, además de permitir registrar y transmitir en forma ordenada y sistémica la
información de una organización.
Existen diversos tipos de manuales, de entre los cuales los más usuales son:
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Manual de operaciones.
Manuales departamentales.
Manuales de organización.
Manuales de calidad
Líneas de espera
Es una técnica fundamentada en la estadística inferencial, esta permite conocer el
tiempo de permanencia en líneas de espera así como el tiempo de servicio, se utiliza
generalmente para generar estrategias en establecimientos que prestan servicios como
bancos, autolavados, supermercados, entre otros.
Programación lineal
Técnica matemática mediante el cual se resuelve un problema indeterminado,
formulado a través de ecuaciones lineales, optimizando la función objetivo, también
lineal.
Consiste en optimizar (minimizar o maximizar) una función lineal, denominada función
objetivo, de tal forma que las variables de dicha función estén sujetas a una serie de
restricciones que expresamos mediante un sistema de inecuaciones lineales.
Ejemplo de gráfica obtenida por programación lineal (EcoRivera, 2011).
Simulación
Es una técnica que por medio de un software de computadora permite la construcción de
un modelo de un sistema en base a uno de la vida real, con el fin de generar un sin
número de estrategias, evaluar resultados, a un bajo costo y de una manera rápida y
sencilla.
Ejemplo de simulación con ProModel (quierobits.com, 2010)
Teoría de probabilidad
Es el uso de estadística para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo
en panes futuros, que se puede aplicar dentro de la organización de las empresas.
La teoría de probabilidades se ocupa de asignar un cierto número a cada posible
resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el fin de cuantificar
dichos resultados y saber si un suceso es más probable que otro. La probabilidad de un
suceso es un número, comprendido entre 0 y 1, que indica las posibilidades que tiene de
verificarse cuando se realiza un experimento aleatorio. (Vargas, 2012).
Conclusión
Por medio de este trabajo de investigación se pudo analizar la conceptualización de
herramientas de planeación y pudimos analizar que para poder tener una buena
planeación es necesario llevarla acabo con la ayuda de las diversas herramientas con las
que se cuentan, llámese análisis FODA, grafica de Gantt, entre otros más.
Es muy probable que el tema no sea desconocido para muchos de nosotros, sin
embargo, solo se tiene presente de una manera informal y desordenada.
Las herramientas empleadas dependerán de las características y necesidades del
sistema a planear, y de esto también dependerá el buen análisis y funcionamiento de las
estrategias formuladas para poder alcanzar los objetivos establecidos.
Es de vital importancia que la organización tenga en cuenta que debe desarrollar y
mejorar la habilidad de gestionar y administrar sus recursos y sacar el máximo provecho
del capital económico, y como vimos en este documento de investigación, esto se logra
con la correcta selección y aplicación de una o más herramientas de planeación.