WORKFORCE SCHEDULER DATASHEET HOJA DE DATOS Coloque a la Persona Correcta en el Lugar Correcto en el Momento Correcto al Costo Correcto La planificación de los horarios de empleados tiene un impacto directo sobre la rentabilidad de su organización. ¿No hay suficientes personas trabajando? La productividad, la actitud y los márgenes sufren. ¿Hay demasiadas personas trabajando? Los empleados están perdiendo el tiempo sin ser productivos. ¿Están trabajando las personas incorrectas? Su riesgo de recibir quejas de empleados, en incurrir en violaciones a las leyes laborales y en experimentar problemas de calidad aumenta considerablemente. Kronos® Workforce Scheduler™ les proporciona a los gerentes las herramientas y la información que requieren para planificar en forma precisa y para ejecutar inteligentemente. En minutos, los gerentes podrán crear planes de trabajo que alineen la mano de obra con la demanda prevista, al mismo tiempo que cumplan con las políticas regulatorias, sindicales y de la empresa. Y debido a que aún los mejores planes requieren ajustes inmediatos, nuestro software de planificación probado permite que los gerentes reaccionen a cambios en forma rápida y decisiva utilizando datos en tiempo real. Workforce Scheduler elimina las adivinanzas en la planificación para ayudarle a su organización a controlar los costos laborales, a mejorar la productividad de su fuerza de trabajo y a minimizar los riesgos por incumplimiento regulatorio. Beneficios Importantes >>MINIMICE la falta o el exceso de personal >>BALANCEE LA COBERTURA en base a las habilidades y niveles de certificación del personal >>REDUZCA LA DEPENDENCIA de tiempo extra y de mano de obra suplementaria no planeados >>LLENE LOS TURNOS ABIERTOS AUTOMÁTICAMENTE enviando mensajes de texto a candidatos calificados >>AUMENTE EL COMPROMISO DE LOS EMPLEADOS y reduzca ausencias no planeadas Prepare planes precisos que optimicen la mano de obra con la demanda prevista Las operaciones eficientes y rentables requieren planes que alineen la disponibilidad de mano de obra con la demanda de negocios para reducir los riesgos por falta o por exceso de personal y que minimicen la dependencia de tiempo extra y de mano de obra suplementaria. El poderoso motor de Workforce Scheduler toma en cuenta la demanda prevista en base a las tendencias, patrones y temporalidad históricas y crea planes que automáticamente ajustan su mano de obra disponible para responder a esa demanda. Con solo algunos clics, usted puede calcular automáticamente cuánto personal usted requerirá por cada trabajo para cubrir la demanda, buscar entre la planta laboral disponible para identificar a los candidatos más adecuados y generar la planificación que mejor se ajuste a sus necesidades. Los algoritmos de planificación basada en demanda toman en cuenta la disponibilidad, la antigüedad y las certificaciones de los empleados, leyes laborales y políticas organizacionales, eliminando los errores comunes que resultan de procesos de planificación manuales o automatizados parcialmente. La característica Schedule-to-Skill (Planificar por Habilidades) permite que los gerentes tomen en cuenta las habilidades y los niveles de certificación de los empleados en las decisiones de planificación para evitar asignar a todos los trabajadores sin experiencia a turnos de alta demanda o a todos los trabajadores experimentados a turnos más lentos. En lugar de buscar en todos los registros de empleados para determinar cuáles trabajadores cuentan con las habilidades correctas, los gerentes pueden alinear automáticamente los requerimientos de certificación por trabajo o por ubicación por cualquier periodo de tiempo para definir la mejor mezcla de mano de obra en base a la demanda prevista. Por ejemplo, esta característica facilita que los gerentes de tiendas con mostradores de joyería o de sucursales bancarias con bóvedas de seguridad planifiquen el número correcto de personas con llaves por cada turno — una durante las mañanas entre semana y más cuando la demanda tiende a aumentar. En forma similar, permite que los gerentes de manufactura planifiquen los horarios de los empleados con una variedad de habilidades y experiencia para que trabajen juntos en la línea de producción para minimizar cuellos de botella. Ejecute decisiones de asignación de personal en forma inteligente La planificación eficaz es crítica para optimizar las operaciones de negocios y para controlar los costos de mano de obra. ¿Pero qué sucede cuando un empleado se enferma, el equipo se descompone, o la carga de trabajo cambia drásticamente? Workforce Scheduler orienta a los gerentes a través de decisiones diarias inteligentes de asignación de personal para que usted se pueda adaptar a cambios inesperados en forma rápida y efectiva en costos. Visualice lagunas de cobertura en tiempo real a través de múltiples grupos, departamentos, localidades, tiendas y/o unidades. Después, de los recursos disponibles, identifique a los candidatos calificados y transfiéralos a los turnos abiertos o a áreas sin suficiente personal simplemente arrastrando y soltando. Workforce Scheduler Las herramientas visuales alimentadas por datos permiten que los gerentes respondan en forma inteligente a cualquier desafío de planificación de horarios de los empleados. Evalúe la productividad de trabajo con indicadores que comparan la carga de trabajo planificada con la carga de trabajo real, cobertura de mano de obra, horas y costo — a cualquier nivel organizacional. Gráficas de efectividad en la planificación que muestran variaciones entre la asignación de personal planificada y real para mantener su negocio operando con desempeño óptimo. Minimice riesgos de contingencias legales y de incumplimiento 2:11 p.m. Workforce Scheduler genera una lista priorizada de candidatos que mejor se ajustan como reemplazos en base a las políticas de la empresa y a los atributos de los empleados y los contacta a través de texto. 2:15 p.m.Un empleado calificado acepta el turno, utilizando su dispositivo móvil. 3:00 p.m.El empleado alterno comienza el turno. Las actividades continúan como si nada hubiera ocurrido. Mejore el compromiso de los empleados con autoservicio Workforce Scheduler le ayuda a minimizar el riesgo de violaciones a las leyes laborales, que pueden resultar en altos costos y en daños a su imagen corporativa, haciendo cumplir en forma consistente políticas regulatorias, sindicales y organizacionales y generando una bitácora de auditoría completa de todas las decisiones de planificación de los horarios de empleados y de asignación de los mismos. La solución automatiza los procesos vulnerables a errores y da seguimiento a aspectos de antigüedad, solicitudes, habilidades y certificaciones individuales de forma tal que su organización puede depender de planificaciones de los horarios de empleados que cumplan con las políticas y que logren que los empleados sientan que están siendo tratados en forma justa. Disminuya las cargas administrativas y los costos Reduzca el esfuerzo manual y los costos involucrados en administrar a su personal. Workforce Scheduler identifica a los empleados más idóneos para llenar un turno abierto — en base a políticas, habilidades, disponibilidad y preferencias de empleados — y envía un mensaje de texto a los candidatos identificados. El sistema asignará el turno al primer empleado que responda o al que tenga mayor antigüedad — lo que usted prefiera. 2:05 p.m. Un empleado inesperadamente se reporta enfermo para su turno de las 3:00 p.m. Las capacidades de autoservicio de Workforce Scheduler permiten que los empleados accedan a sus calendarios desde relojes de tiempo, autoservicio de computadoras de escritorio, o teléfonos móviles. Pueden ingresar su disponibilidad, definir sus preferencias de turno, seleccionar e intercambiar turnos y solicitar turnos adicionales o parciales — todo en una pantalla conocida de calendario. La codificación de colores permite reconocer fácilmente conflictos potenciales. Los empleados hasta pueden presentar una solicitud de intercambio de turno directamente a colegas elegibles; todo lo que los gerentes necesitan hacer es aprobar el intercambio. Al otorgarles a los empleados mayor control sobre sus calendarios, el autoservicio puede aumentar la satisfacción general en el trabajo y reducir ausencias no planificadas. Capitalice el poder de la administración integrada de la fuerza de trabajo Workforce Scheduler es parte de la suite integrada Kronos Workforce Central®, la cual también incluye Workforce Timekeeper™, la solución de tiempo y asistencia líder de la industria. Al utilizar Workforce Timekeeper y Workforce Scheduler conjuntamente, su organización podrá aprovechar los datos integrados de mano de obra y operaciones para crear planes optimizados y efectuar decisiones de colocación de empleados en tiempo real. Lo que es más, las soluciones escalables y poderosas de administración de fuerzas de trabajo de Kronos se pueden implementar en sus instalaciones o en la nube. 2:10 p.m. El gerente inicia una sesión en Workforce Scheduler para registrar al empleado como ausente, creando un turno abierto. Workforce Scheduler le otorga a los gerentes las herramientas automatizadas y la información de alta calidad que requieren para planificar y ejecutar planes optimizados. Balance de vacaciones e incapacidades Antigüedad Perfiles de habilidades y certificaciones de Recursos Humanos Carga de trabajo prevista Horas laboradas actuales en tiempo real Disponibilidad y preferencias de empleados WORKFORCE SCHEDULER Kronos Latinoamérica Mariano Escobedo 476 Piso 16 Col. Anzures, Miguel Hidalgo 11590 México, DF +52 55 5002 5000 www.kronos.mx © 2015, Kronos Incorporated. 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