BUSQUEDA, SELECCIÓN Y CONTRACTACION DE PERSONAL

BUSQUEDA, SELECCIÓN Y CONTRACTACION
DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO-15
1.
Versión: 1
ISO 9001:2008
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OBJETIVO
Definir las actividades y lineamientos para la búsqueda, selección y contratación de personal con el
fin de asegurar que el personal contratado cumpla los requisitos definidos en el perfil del cargo y en
lo posible evitar riesgos que puedan afectar la calidad y consistencia del servicio e incluso la
seguridad de la institución.
Seleccionando personal capacitado para desempeñar efectivamente las funciones del cargo y así
contribuir al logro y consecución de los objetivos institucionales
2.
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION
Este procedimiento aplica para todas las actividades relacionadas con la búsqueda, selección y
contratación de personal como trabajadores de la FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO
PROFESIONAL.
3.
DEFINICIONES
3.1
FADP: Abreviatura de FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL
3.2
SIGA: Sistema de Información y de Gestión Académica
3.3
CGUNO: Es un software contable que sirve como herramienta administrativa por su seguridad,
estabilidad y fácil manejo.
3.4
CARTA DE INTENCIÓN DE CONTRATACIÓN: Es un documento en el que se informa al docente a
contratar cual es la carga académica que se le asigna durante el semestre, es firmada por el docente
a contratar y por el vicerrector académico
4.
DESARROLLO
BÚSQUEDA Y SELECCIÓN
4.1
PERSONAL ADMINISTRATIVO
4.1.1
El jefe de la dependencia informa al vicerrector administrativo sobre la necesidad de crear un cargo,
cubrir una vacante o reemplazar a un funcionario.
4.1.2
El vicerrector administrativo informa y solicita la aprobación de la solicitud al presidente y rector.
Los cuales definen si es necesaria o no (en caso de ser negativa la respuesta se da por terminado
este procedimiento). En caso afirmativo el vicerrector administrativo comunica al jefe de la
dependencia que hizo el requerimiento para que este la solicite por medio de un Email a recursos
humanos.
La versión vigente y controlada de este documento, podrá ser consultada a través de la red interna. La copia o impresión de los
documentos que reposan en Secretaria General o en la red interna será considerada como documento no controlado y su uso indebido no
es responsabilidad de la FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL.
BÚSQUEDA, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
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PROCEDIMIENTO-15
4.1.3
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Recursos humanos publica el requerimiento interna y externamente. Preseleccionando las hojas de
vida que cumplen con el perfil requerido.
4.1.4
Recursos humanos envía la hoja de vida preseleccionadas al jefe de la dependencia que hizo el
requerimiento y al vicerrector administrativo, para que en conjunto las seleccionen. (ver nota
aclaratoria 1)
4.1.5
El jefe de la dependencia comunica a recursos humanos cuales fueron las hojas de vida
seleccionadas, para que se agende la(s) cita(s) para la(s) entrevista(s).
4.1.6
El jefe de la dependencia realiza la entrevista y envía a los candidatos seleccionados a pruebas si
es el caso.
4.1.7
Si el candidato supera las pruebas, se envía a entrevista con presidencia y rectoría. En caso
contrario se elimina del proceso.
4.1.8
Presidencia y rectoría seleccionan el candidato y comunica a recursos humanos para que haga la
contratación.
4.1.9
Recursos humanos se comunica con la persona seleccionada y le comunica su vinculación como
funcionario de la institución, solicitándole los documentos necesarios, entregándole la carta para la
realización de los exámenes médicos (si el seleccionado no cumple con las especificaciones
medicas se elimina del proceso de contratación).
4.1.10 Recursos humanos informa a secretaria general la vinculación de la nueva persona como trabajador
de la institución, con todos los datos necesarios para consultar el tipo de contrato a realizar.
4.1.11 Recursos humanos realiza las afiliaciones de ley y elabora el contrato de acuerdo con lo definido por
secretaria general, el representante legal y rectoría.
4.1.12 Recursos humanos envía el contrato a secretaria general para su revisión y corrección si es
necesaria (en caso de tener que corregirse volver al paso 4.1.11).
4.1.13 El contrato se envía a vicerrectoría administrativa y rectoría para su visto bueno (en caso contrario
volver al paso 4.1.11).
4.1.14 El contrato se envía al representante legal para su aprobación y firma (en caso contrario volver al
paso 4.1.11).
4.1.15 El contrato firmado por el representante legal es enviado a recursos humanos para que el nuevo
funcionario lo firme.
4.1.16 Recursos humanos solicita a la Dirección de Registro y Control la elaboración del carnet del
funcionario.
4.1.17
Recursos humanos abre una carpeta en la que se archivan todos los documentos junto con el
contrato e ingresa los datos en los aplicativos institucionales.
La versión vigente y controlada de este documento, podrá ser consultada a través de la red interna. La copia o impresión de los
documentos que reposan en Secretaria General o en la red interna será considerada como documento no controlado y su uso indebido no
es responsabilidad de la FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL.
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4.1.18 Recursos humanos realiza el recorrido por las instalaciones presentando al nuevo funcionario
indicándole la ubicación y responsable de cada dependencia. (ver nota aclaratoria 2).
4.1.19 Recursos humanos envía, foto, nombre, cargo y extensión telefónica del nuevo funcionario por
correo interno.
4.1.20 Recursos humanos a través de la página web realiza la inducción al nuevo funcionario indicándole
el marco conceptual institucional (misión, visión, reseña historia, estatutos, reglamentos, etc.),
exponiendo los beneficios que ofrece la institución a sus trabajadores.
4.1.21 Recursos humanos informa al jefe inmediato que el funcionario está listo para la inducción en el
cargo.
4.1.22 El jefe inmediato direcciona al nuevo funcionario, entregándole el manual de procedimientos (si
aplica), implementos y equipos de trabajo, horario y personal a cargo en caso de tenerlo.
4.1.23 Recursos Humanos informa a nomina el ingreso del nuevo personal para generar el pago de la
nómina correspondiente.
4.2
PERSONAL DOCENTE
4.2.1
PERSONAL DOCENTE NUEVO
4.2.1.1 Los coordinadores realizan la convocatoria para nuevos docentes de acuerdo a los parámetros de
selección docente (escalafón, contenidos programáticos, carga académica).
4.2.1.2 Los coordinadores realizan la recopilación de las hojas de vida, analizándolas y definiendo los
candidatos que cumplen con los parámetros, agendando las citas para las entrevistas de aquellos
seleccionados.
4.2.1.3 El coordinador del programa realiza la entrevista de acuerdo a las políticas de la vicerrectoría
académica. Seleccionado al docente a contratar.
4.2.1.4 El coordinador envía a la asistente de vicerrectoría académica
la hoja de vida del docente a
contratar.
4.2.1.5 La asistente de vicerrectoría académica ingresa los datos del docente a contratar en el aplicativo
SIGA.
4.2.1.6 La asistente de vicerrectoría académica envía a recursos humanos la hoja de vida del docente a
contratar, junto con la carta de intención de contratación con los términos definidos para el contrato.
4.2.1.7 Recursos humanos define el tipo de contrato de acuerdo a lo determinado por el representante
legal, rectoría y secretaria general y la carga académica que tenga el docente.
4.2.1.8 Recursos humanos archiva la carta de intención de contratación en la carpeta del docente, realiza
las afiliaciones de ley y elabora el contrato de acuerdo a lo definido con representante legal, rectoría
y secretaria general.
La versión vigente y controlada de este documento, podrá ser consultada a través de la red interna. La copia o impresión de los
documentos que reposan en Secretaria General o en la red interna será considerada como documento no controlado y su uso indebido no
es responsabilidad de la FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL.
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4.2.1.9 Recursos humanos envía el contrato a secretaria general para su revisión y corrección si es
necesaria (en caso de tener que corregirse volver al paso 4.2.1.8.).
4.2.1.10 El contrato se envía a rectoría y vicerrectoría administrativa para su visto bueno (en caso contrario
volver al paso 4.2.1.8).
4.2.1.11 El contrato se envía al representante legal para su aprobación y firma (en caso contrario volver al
paso 4.2.1.8).
4.2.1.12 El contrato firmado por el representante legal es enviado a recursos humanos para que el nuevo
docente lo firme.
4.2.1.13 Recursos humanos solicita a la Dirección de Registro y Control la elaboración del carnet del
funcionario.
4.2.1.14 Recursos humanos archiva en la carpeta del docente todos los documentos junto con el contrato e
ingresa los datos en los aplicativos institucionales.
4.2.1.15 El coordinador del programa a través de la página web realiza la inducción al nuevo docente
indicándole el marco conceptual institucional (misión, visión, reseña historia, estatutos, reglamentos,
etc.), exponiendo los beneficios que ofrece la institución a sus trabajadores.
4.2.1.16 El coordinador direcciona y realiza la inducción al cargo (modelo pedagógico, PEI, metodología de
evaluación, concepto de la didáctica desde la ciencia de la educación, etc.).
4.2.1.17 Recursos Humanos informa a nomina el ingreso del nuevo personal para generar el pago de la
nómina correspondiente.
4.2.2
PERSONAL DOCENTE ANTIGUO
4.2.2.1 Los coordinadores realizan la evaluación docente y determinan la nueva contratación del docente.
4.2.2.2 Los coordinadores envían a la asistente de vicerrectoría académica el listado de los docentes a los
que se le debe realizar la nueva contratación.
4.2.2.3 La asistente de vicerrectoría académica envía el listado de los docentes a los que se le debe
realizar la nueva contratación a recursos humanos. Para que recursos humanos verifique que la
documentación este completa y si no es así solicitarle al docente completarla (continuar desde los
paso 4.2.1.8).
NOTA ACLARATORIA No. 1
En ocasiones Recursos Humanos realiza una entrevista de preselección antes de pasar las hojas de
vida al jefe de la dependencia y al vicerrector administrativo.
La versión vigente y controlada de este documento, podrá ser consultada a través de la red interna. La copia o impresión de los
documentos que reposan en Secretaria General o en la red interna será considerada como documento no controlado y su uso indebido no
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NOTA ACLARATORIA No. 2
Durante el recorrido se deberá tener a la mano la estructura organizacional operativa vigente,
nombre completo de los funcionarios para facilitar la presentación y ubicación de cada dependencia.
Una vez finalizado el recorrido se hace entrega del listado de las extensiones telefónicas, nombres y
cargos, estructura organizacional operativa y manual de funciones.
NOTA ACLARATORIA No. 3
Toda la información básica de los trabajadores de la FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO
PROFESIONAL, será registrada en el formato que se ha definido por la dirección de Recursos
Humanos (FORMATO-09 HOJA DE VIDA).
5.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE
CÓDIGO
ESTATUTO DOCENTE
MANUAL DE CONVIVENCIA DOCENTE
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
MANUAL DE FUNCIONES
CARTA DE INTENCIÓN DE CONTRATACIÓN
PERFIL DEL CARGO
INSTRUCTIVO PARA ACCEDER AL ESCALAFÓN
DOCENTE
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
6.
REGISTROS RELACIONADOS
FIRMA:
NOMBRE
CÓDIGO
HOJA DE VIDA
FORMATO-09
ELABORÓ:
REVISÓ:
Vo.Bo.
APROBÓ:
Tatiana Moreno
Agustín Díaz
Alejandro Larrahondo
Adalberto Ríos
CARGO:
Representante por la dirección
para el SGC
Vicerrector Administrativo
Asesor de Calidad
Vicepresidente de Planeación y
Desarrollo Institucional
FECHA:
Enero 9 de 2014
Febrero 10 de 2014
Marzo 4 de 2014
Marzo 12 de 2014
La versión vigente y controlada de este documento, podrá ser consultada a través de la red interna. La copia o impresión de los
documentos que reposan en Secretaria General o en la red interna será considerada como documento no controlado y su uso indebido no
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