2. ALCANCE Inicia con los lineamientos, efectivos, homogéneos y

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INSTRUCTIVO
CÓDIGO
A-GLO-IN-003
VERSIÓN
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DESDE
13/01/2016
GESTIÓN LOGÍSTICA
ALMACENAMIENTO Y
DISPOSICIÓN DE BIENES
EN BODEGA
1. OBJETIVO
Proporcionar al personal que labora en las bodegas del Instituto, los lineamientos logísticos y operativos para el
control y almacenamiento de los bienes que permita el buen desarrollo de las actividades relativas al registro, guarda,
custodia y entrega de los mismos.
2. ALCANCE
Inicia con los lineamientos, efectivos, homogéneos y la disposición de los espacios, anaqueles o sitios para el
almacenamiento de los bienes que son adquiridos y requeridos para el cumplimientos de la misionalidad del
IDIPRON de acuerdo con sus características.
3. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
N/A
N/A
RESPONSABLE
REGISTRO
Actividad Nº 1 a la 11
Secretario, Secretaria
o
Auxiliar
Administrativo
(Encargado de
bodega)
Actividad Nº 1
“Programa SOL
(Seguridad,
Orden y
Limpieza)
A-GDH-DI-002”
 Almacén / Bodega / Depósito: Establecimiento o sección dedicada
a la conservación ordenada y protegida de productos farmacéuticos
y materiales relacionados, en espera de despacho.
 Almacenaje / Almacenamiento: Término empleado para describir
la protección de la materia prima, materiales de empaque y
componentes relacionados, productos semielaborados o productos
terminados, en espera de despacho.
 Contaminación cruzada: La contaminación de un material de
inicio, un producto intermedio o un producto terminado con otro
material de inicio o un producto durante la producción.
 Entrepaño: Tabla horizontal que se coloca adosada a una pared,
dentro de un armario o en una estantería, y sirve para colocar
objetos sobre ella.
3.1 CONDICIONES GENERALES
1. Disponer de los sitios, entrepaños y estanterías destinados para el
almacenamiento de bienes, los cuales deben estar previamente
identificados teniendo en cuenta las instrucciones de la paleta de
colores del documento interno “Programa SOL (Seguridad, Orden
y Limpieza) A-GDH-DI-002”, numeral 6.2.2 Etapa de Ordenar
(SEITON) – Nivel 2, igualmente realizar la marcación e
identificación de los bienes recibos una vez almacenados,
identificando el número de contrato y el proyecto.
2. Recibir los bienes y ubicarlos lógicamente según criterios de los
mismos, por volumen, peso, características físicas y químicas
evitando generar contaminación cruzada, según el sistema P.E.P.S.
(Primeros en entrar, primeros en salir), es decir, los primeros
artículos en llegar serán los primeros artículos que deben salir de la
bodega, considerando para ello las fechas de vencimiento o de
fabricación y el estado de los artículos.
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EN BODEGA
3. Almacenar los bienes en las estanterías o pallet (estibas) según las
características de estos; para el caso de las pallet (estibas) estas
deben estar mínimo a diez centímetros (10 cm) del suelo y veinte
centímetros (20 cm) distante de la pared, condiciones que ayudan a
mantener los artículos con buena circulación de aire; en cuanto al
almacenamiento de cajas, tambores, bultos, etc., estos deben quedar
a una altura máxima de un metro setenta centímetros (1.70 m),
previamente hecho los correspondientes amarres o trabas como
norma de seguridad; para los bienes de ferretería, en el caso de los
tubos y varillas estos deben estar bien apilados y asegurados en
estanterías o por cuñas para evitar que se rueden.
4. Almacenar los artículos de mayor rotación en lugares accesibles,
en grupos homogéneos de fácil alcance y los de lenta rotación en Actividad Nº 1 a la 11
sitios que no obstaculicen el acceso a los de rápida rotación; en el Secretario, Secretaria
caso de los bienes más pesados se deben almacenar cerca a las áreas
o
de despachos y en los primeros niveles de la estantería.
Auxiliar
Administrativo
5. Garantizar la libre movilidad al personal de bodega, procura del
espacio apropiado para la recepción, previo alistamiento, despacho
(Encargado de
realización de los controles de inventario y pasillos libres,
bodega)
despejados todo el tiempo. Nunca deje obstáculos.
6. Realizar los previos alistamientos con anticipación de acuerdo con
la programación y el orden de llegada de los requerimientos
evitando días pico por congestionamiento.
7. Cuando sean repuestos, accesorios, materiales u otros que
requieren de cuidados especiales, se entregarán con rapidez para
evitar daños y deterioros delos mismos.
8. Las buenas prácticas de aseo y orden que se deben aplicar en las
bodegas, con el objetivo de mantener las áreas de trabajo
organizadas, más ordenadas y más limpias de forma permanente
para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laborar,
teniendo en cuenta las instrucciones del “Manual de Saneamiento
Básico A-GAM-MA-001”
9. Conservar en lugares y con las condiciones ambientales
requeridas, todos los bienes perecederos y no perecederos (de
acuerdo a las condiciones de almacenamiento establecidas en ficha
técnica del producto), con el objetivo de evitar el deterioro.
Actividad Nº 8
“Manual de
Saneamiento
Básico
A-GAM-MA-001”
Actividad Nº 9
Ficha técnica
del producto
10. Se deben identificar los sitios donde se ubican los equipos de
control de incendios, primero auxilios, materiales peligrosos,
camillas y salidas de emergencia, con el fin de brindar las medidas
de seguridad requeridas para la efectiva realización de custodia y
administración de los bienes almacenados en bodegas, estos sitios
deben ser de fácil acceso y despejado de manera que no se
encuentren objetos que puedan obstaculizar el paso y mantenerlos
asequible al momento de presentarse una emergencia.
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DISPOSICIÓN DE BIENES
EN BODEGA
11. Al terminar la jornada laborar debe asegurarse de cerrar bien
todas las puertas, ventanas, rejas, etc., y solicitar los
correspondiente sellos de la compañía de vigilancia y pegarlos en
las puertas, así como realizar la activación de las alarmas.
12. Se debe tener en cuenta que para efectos en la custodia y control
de los bienes, no se permite el ingreso a las bodegas a personal ajeno
al área de Almacén e Inventarios, sin previa autorización del
responsable del Área.
4. CONTROL DE CAMBIOS
Nº.
VERSIÓ
N
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
FECHA
(DD/MM/AA)
ELABORÓ
FIRMA EN ORIGINAL
01
Se crea el instructivo Almacenamiento y
Disposición de Bienes en Bodega con el
fin de proporcionar al personal que labora
en las bodegas del Instituto, los
lineamientos operativos para el control y
almacenamiento de los bienes que permita
el buen desarrollo de las actividades
relativas al registro, guarda, custodia y
entrega de los mismos.
Jean Paul Pinzón
Técnico Administrativo
367/02 (e)
30/12/2015
FIRMA EN ORIGINAL
Peterson Brian Medina
Wintaco
Contratista Oficina Asesora
de Planeación, CPS
1277/2015
5. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
(DD/MM/AÑO)
FIRMA
REVISÓ
SILVANA CANO
ARENAS
Profesional
Universitario
219/08 (e)
30/12/2015
FIRMA EN ORIGINAL
APROBÓ
SANDRA LILIANA
CHAVES RODRÍGUEZ
Subdirectora
Administrativa
12/01/2016
FIRMA EN ORIGINAL
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