ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Identificar y determinar la disposición final de las series y/o subseries documentales con base en la TRD del Archivo General de la Nación, para realizar la transferencia al Archivo Central o Histórico. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del AGN Inicia con la identificación de los expedientes para conservación total de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD y va hasta archivar según lo dispuesto en la TRD. 3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES Ley 594 de 2000 Acuerdo 42 de 2002 Acuerdo 004 de 1998 que aprueba las TRD del AGN Guía para la implementación de un PGD Decreto 4110 de 2004, adopta la NTC-GP1000/2004 Resolución 081 de 2001, adopta el PGD y las TRD actualizadas Resolución 0204 de 2009 Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del AGN NTC GP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 14001:2008 4. GLOSARIO Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las Tablas de Valoración Documental (TVD), con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las TRD o TVD para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Transferencia Documental: Remisión de los documentos del Archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las Tablas de Retención y Valoración Documental vigentes. TRD: Tabla de Retención Documental. 5. CONDICIONES GENERALES N/A 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Conservación Total No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO PUNTOS DE CONTROL INICIO Proceso: Gestión Documental Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 Código: GD-302-PD-058 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 1 de 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Profesional Técnico GCA y 1 Identificar los expedientes para conservación total de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD. 2 Preparar la documentación transferir y diligenciar FUID Profesional Técnico GCA y Realizar la transferencia documental (Secundaria) Profesional Técnico GCA y 3 4 Archivar los documentos generados en serie 302.70.02 PGD Profesional Técnico GCA y a DOCUMENTO PUNTOS DE CONTROL TRD N/A Formato Único de Inventario Documental FUID Firma Técnico GAC Firma Coordinador GAC FUID en papel e ISIS Registro FUID Memorando remisión N/A FIN DEL PROCEDIMIENTO 6.2. Eliminación No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO PUNTOS DE CONTROL INICIO 1 Identificar los expedientes para eliminar de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD y relación de la documentación de apoyo. Profesional y Técnico GCA (TRD) Jefe oficina productora de documentos (documentos de apoyo) Persona responsable del Archivo de Gestión TRD N/A 2 Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental FUID para expedientes TRD y relación de carpetas para documentación de apoyo. Profesional y Técnico GCA (TRD) Persona responsable del Archivo de Gestión (documentos de apoyo) Formato Único de Inventario Documental FUID Relación de la documentación de apoyo Firma FUID y relación de carpetas Jefe de dependencia Coordinador GCA 3 Diligenciar el Acta de Eliminación de documentos y verificar anexos Jefe oficina productora de documentos Coordinador GCA Formato Acta de Eliminación de documentos Firma responsables 4 Destrucción física de los documentos mediante el proceso de trillado y posterior venta. Jefe oficina productora de documentos Coordinador GCA Coordinador GSG Formato Acta de eliminación de documentos totalmente diligenciado Firma Coordinador GSG 5 Archivar los documentos generados en serie 302.70.02 PGD Persona responsable del Archivo de Gestión GCA Acta y anexos N/A FIN DEL PROCEDIMIENTO Proceso: Gestión Documental Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 Código: GD-302-PD-058 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 2 de 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 6.3. Selección No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PUNTOS DE CONTROL DOCUMENTO INICIO 1 Identificar las series o subseries documentales que deben ser sometidas al proceso de selección de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD Profesional Técnico (TRD) Contratistas y GCA 2 Ejecutar el criterio de selección establecido en la columna de procedimientos de la TRD Profesional Técnico (TRD) Contratistas y GCA 3 Realizar la transferencia documental (Secundaria) Profesional y Técnico GCA (TRD) Contratistas Coordinador GCA Memorando, FUID TRD aplicada 4 Archivar los documentos generados en serie 302.70.02 PGD Persona responsable del Archivo de Gestión GCA Memorando, FUID TRD aplicada TRD FUID documentos seleccionados N/A de Firma FUID selección Firma memorando Revisión de anexos FIN DEL PROCEDIMIENTO 6.4. Microfilmación o digitalización No. 1 2 3 4 5 6 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO PUNTOS DE CONTROL INICIO Identificar los expedientes a Profesional microfilmar de acuerdo a los Técnico tiempos de retención establecidos (TRD) en la TRD y GCA TRD N/A Preparar los documentos microfilmar y diligenciar FUID y GCA FUID FUID firmado por GCA Remitir la documentación con Coordinador GCA memorando a la División de Reprografía y Automatización DRA Memorando Memorando firmado GCA y recibido en DRA Proceder a la microfilmación o Técnico de digitalización División de Microfilmación Reprografía y Automatización DRA Procedimiento de microfilmación. Devolver al GCA documentos en Técnico DRA papel, junto con informe y Certificado por la Dirección General Informe de control calidad Certificado por la Dirección Informe control de calidad firmado Jefe de DRA a Profesional Técnico (TRD) Archivar los documentos Persona generados en serie 302.70.02 responsable del PGD Archivo de Gestión GCA Proceso: Gestión Documental Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 Memorando con el Memorando listado con la ubicación firmado Jefe de del documento, numero DRA de rollo y Certificado por la Dirección Memorandos, FUID. TRD aplicada Código: GD-302-PD-058 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 3 de 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS FIN DEL PROCEDIMIENTO 7. REGISTROS Formato Acta de Eliminación de documentos GD-302-FR-078 Formato Relación documentación de apoyo GD-302-FR-181 FUID GD-302-FR-017 Instructivo para diligenciar el FUID GD-302-IN-041 TRD GD-302-FR-077 Instructivo para diligenciar TRD GD-302-IN-042 Memorando GD-302-FR-004 Acta Final de Microfilmación GA-330-FR-161 Acta GD-302-FR-005 8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla: VIGENCIA 14-08-08 05-11-09 09-04-10 2010-05-25 VERSIÓN 1 2 3 4 Proceso: Gestión Documental IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Emisión Actualización del Procedimiento Incluir el formato Certificado por la Dirección Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de documentos del SIG Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 RESPONSABLE Coordinador GCA Coordinador GCA Coordinador GCA Coordinador GCA Código: GD-302-PD-058 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 4 de 4