Recepción de bienes - Universidad de Jaén

SIGC-SUA
PROCESO
PC02
GESTIÓN
DE
ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.
Fecha: 21 de diciembre de 2011
IT. [PC 02.12]-05
Doc. IT. [PC 02.12]-05
Recepción de bienes.
Elaborado
Jefe del Servicio de Contratación y Patrimonio
Aprobación
Equipo del Proceso PC02
Objeto
LAS
Coordinar la recepción de bienes en los contratos de suministros entre las
Unidades Administrativas implicadas.
Histórico de cambios
Código edición
Fecha
01
14/02/2012
Modificaciones
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GESTIÓN
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ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.
Fecha: 21 de diciembre de 2011
LAS
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1. Introducción.
1.1. Con objeto de coordinar las actuaciones necesarias entre el Servicio de Contratación y
Patrimonio (en adelante SCPA), la Unidad Administrativa solicitante del contrato y la empresa
adjudicataria del mismo, se dicta esta instrucción técnica para regular la entrega y recepción de
bienes en los contratos de suministro.
1.2. De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de contratación, el
contratista estará obligado a entregar los bienes objeto del suministro en el tiempo y lugar fijados
en el contrato y de conformidad con las prescripciones técnicas y cláusulas administrativas.
Por entrega de bienes entendemos la entrada del material en dependencias de la Universidad
sin que se haya producido su instalación que, en todo caso, corresponde al contratista. La firma
de albaranes o notas de entrega, no supone la aceptación de los bienes, pero sí supone que la
Universidad será responsable de la custodia de los mismos hasta tanto se realice la recepción.
1.3. Por recepción entendemos el acto formal mediante el que se da conformidad a los bienes
objeto del suministro. Este acto puede conllevar o no la instalación y puesta en funcionamiento
del equipo según lo establecido en el pliego de prescripciones técnicas. Generalmente, en el
contrato suele ir incluida la instalación y puesta en marcha, por consiguiente, para levantar acta
de recepción positiva ambas deben de haberse realizado.
2. Formalización del contrato y notificación al contratista.
2.1. Transcurrido el plazo preceptivo para la formalización del contrato, el gestor del SCPA
procederá de la siguiente forma:
2.2.1. En primer lugar recabará del Órgano de Contratación la firma del documento contractual y
posteriormente lo remitirá al licitador adjudicatario, junto con el pliego de condiciones, para que
ambos documentos se firmen y acepten por el representante legal de la empresa.
2.2.2. Junto a los documentos mencionados anteriormente, el gestor redactará un oficio de
remisión en el que debe manifestar los siguientes aspectos:
-
-
Solicitud de la firma del contrato y del pliego.
Indicación del plazo máximo establecido en el contrato para la entrega del suministro,
aludiendo a la posibilidad de imposición de las penalidades que puedan estar previstas
en el pliego para el caso de incumplimiento.
Planificar la entrega y recepción de los bienes con el adjudicatario. Este deberá
comunicar al gestor del SCPA, con antelación suficiente, la fecha prevista para la
entrega del suministro y su instalación.
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Indicación del lugar exacto para la entrega de los bienes.
Además, se hará mención en el oficio de remisión de que la empresa no podrá facturar
hasta que no se haya formalizado la recepción del suministro con la firma de la
correspondiente acta.
3. Proceso de entrega y recepción.
3.1. El proceso de entrega y recepción de los bienes contratados requerirá los siguientes
trámites:
3.1.1. El gestor del SCPA comunicará al responsable del centro de gasto que ha
solicitado el contrato la fecha de formalización del mismo, indicándole el plazo máximo
establecido para la entrega de los bienes y, al mismo tiempo, le informará de que tiene a
su disposición la documentación técnica de la empresa adjudicataria y que puede
retirarla en formato papel o digital, dejando constancia por escrito de la entrega de dicha
documentación.
3.1.2. Una vez que el gestor del SCPA reciba la notificación de la empresa informándole
de que está en disposición de realizar la entrega de los bienes, éste acordará con el
responsable del centro de gasto el día exacto para recibirlos y lo notificará a la empresa.
Asimismo, comunicará al Servicio de Control Interno con una antelación mínima de tres
días la fecha, hora y lugar en que vaya a realizarse el acto de recepción de los bienes
con objeto de que puedan personarse, a dar su conformidad, si procede.
3.1.3. De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente la Universidad podrá recibir
los bienes objeto del suministro, pero no se elaborará el acta de recepción hasta que no
haya una comprobación material de la inversión y el responsable del centro de gasto dé
el visto bueno porque se haya realizado la instalación y comprobado su funcionamiento.
Si los bienes no se hallan en estado de ser recibidos se hará constar así en el acta de
recepción y se darán las instrucciones precisas al contratista para que subsane los
defectos observados o proceda a un nuevo suministro de conformidad con lo pactado.
3.1.4. El gestor del SCPA elaborará el acta de recepción que será firmada por las
personas que establece la normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad de
Jaén y que para el caso de contratos de suministros, son las siguientes:
- El Jefe del Servicio de Control Interno.
- El responsable del Centro de Gasto.
- Un representante de la empresa adjudicataria.
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3.2. En el supuesto de que el representante de la empresa no haya estado presente en el acto
de recepción, el gestor del expediente le enviará el acta para su firma, indicándole que a partir de
ese momento, pueden proceder a emitir la correspondiente factura.
3.3. En los casos en que sea necesario el gestor del SCPA podrá desplazarse al lugar de
entrega del suministro y solicitar la colaboración de la empresa y del solicitante del contrato para
cumplimentar la ficha de inventario. Asimismo, se le podrán dar las instrucciones oportunas a la
empresa para que refleje en la factura aquellos datos que faciliten el registro en inventario de los
bienes suministrados.