MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN Código: MPA4 Fecha: 02/10/2013 Versión: 2.0 Página 1 de 6 Responsables: Sede Dirección General : Servidores públicos Oficina de Cooperación y Convenios Dueño: Jefe Oficina de Cooperación y convenios Regional: Director regional Zonal: coordinador zonal 1. Objetivo del Macro proceso: Gestionar recursos de cooperación técnica y financiera; promover alianzas para el apoyo y fortalecimiento a los programas y proyectos que adelanta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 2. Política Operacional: La Oficina de Cooperación y Convenios se compromete a gestionar recursos de cooperación técnica y financiera, y promover alianzas para el apoyo y fortalecimiento a los programas y proyectos que adelanta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 3. Ciclo del Proceso 3.1 PLANEAR Proveedor macro misionales procesos Macro proceso Gestión de Cooperación. Entradas Actividades Salida Líneas de cooperación priorizadas por los macroprocesos misionales. Compilar las prioridades de Cooperación identificadas por los macroprocesos. Portafolio de cooperación del ICBF macro misionales Listado de Aplicativo SICO Identificar cooperación Matriz de cooperantes Macro-proceso Gestión Cooperación contactos. demanda de Responsabl e Actividad N R Z Cliente posibles procesos X de 3.2 HACER Proveedor Entradas Actividades Macro proceso Gestión de Cooperación Actas de Comités de Gestión a la cooperación. Macro misionales Estudios Previos Gestionar recursos de cooperación y promover alianzas Gestionar ante el proceso Gestión de Contratación, la suscripción y formalización de los acuerdos de cooperación. Organizaciones Nacionales Internacionales procesos e Gestionar los recursos de contrapartida nacional necesarios para la suscripción de acuerdos de cooperación. Salida Cliente Matriz de gestión de la cooperación Macro proceso Gestión de Cooperación Memorando de Entendimiento Convenio de Cooperación Convenio de aporte Macro procesos misionales Cooperantes Responsabl e Actividad N R Z X F03.PR07.PE02 Versión 7.0 MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN Código: MPA4 Organizaciones Internacionales Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia Ministerio de Relaciones Exteriores Proyectos de Cooperación Sur- Sur. Fecha: 02/10/2013 Coordinar con la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia y con el Ministerio de Relaciones Exteriores la gestión de cooperación Sur- Sur Actas de comisión mixta Versión: 2.0 Página 2 de 6 Macro procesos misionales Organizaciones Internacionales F03.PR07.PE02 Versión 7.0 MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN Código: MPA4 Cancillería Organizaciones internacionales Solicitudes de información de organismos internacionales vía Ministerio de Relaciones Exteriores. Fecha: 02/10/2013 Responder las solicitudes de informes internacionales y compilar las recomendaciones internacionales a cargo del ICBF Versión: 2.0 Reporte General Compromisos Internacionales. Aplicativo SICO Página 3 de 6 Ministerio de Relaciones Exteriores X F03.PR07.PE02 Versión 7.0 MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN Código: MPA4 Fecha: 02/10/2013 Versión: 2.0 Página 4 de 6 3.3. VERIFICAR Proveedor Macro misionales procesos Entradas Informes del comité técnico operativo y/ o actas de supervisión de convenios y/o memorandos de entendimiento. Actividades Salida Cliente Gestionar junto con la instancia correspondiente del ICBF el seguimiento a convenios. Reportes tipo ficha. Aplicativo SICO. Macro procesos misionales Cooperantes Responsabl e Actividad N R Z X Memorando y/o correos electrónicos en los que cuales se solicita información a los macro procesos misionales Macro misionales procesos Correo electrónico de los macro procesos misionales respecto a los avances frente a las recomendaciones internacionales. Realizar seguimiento a recomendaciones internacionales a cargo ICBF las del Reporte de recomendaciones internacionales. Aplicativo SICO. Ministerio de Relaciones Exteriores X Reporte tipo ficha. Aplicativo SICO. 3.4. ACTUAR Proveedor Entradas Actividades Salida Cliente Responsabl e Actividad N F03.PR07.PE02 Versión 7.0 R Z MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN Código: MPA4 Macro procesos y procesos Informes de auditoría AC/AP Fecha: 02/10/2013 Definir acciones de mejora Versión: 2.0 Macro procesos y procesos Ente certificador Proceso de Evaluación Independiente Reporte de AC/AP en aplicativo I Solución Ente certificador Proceso de Evaluación Independiente 4 Página 5 de 6 X Sistema de Información de Cooperación SICO Sistema de información para la gestión de archivo SIGA I Solución Revisó Sistemas de Información Elaboró Janeth Alemán Sánchez Profesional Especializada encargada de las funciones de jefe Oficina de Cooperación y Convenios Diana Lorena Bruno Clara Botero Fitzgerald Aprobó Rocio Enciso Garzon / Subdirectora de Monitoreo y Evaluación encargada de las funciones de Direccion de Planeación y Control de Gestión Nota 1: Consultar los indicadores de procesos en el Tablero de Control en el Modulo SPR del SIM Nota 2: Consultar los riesgos del macroproceso en el Mapa de Riesgos y para su actualización, consulte la GUIA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO. Nota 3: Consultar las normas internas y externas que aplican al macroproceso en el Normograma. Nota 4: Consultar los documentas en el listado maestro de documentos NATURALEZA DE LOS CAMBIOS Ítem Modif. 1 2 Nombre del ítem Objetivos del macroproceso Política operacional Descripción del Cambio Se modificó el objetivo con el fin de tener una caracterización acorde con las funciones de la Oficina. Se modificó la política operacional con el fin de tener una caracterización acorde con las F03.PR07.PE02 Versión 7.0 MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN Código: MPA4 Fecha: 02/10/2013 Versión: 2.0 Página 6 de 6 funciones de la Oficina y orientada a detallar el proceso de gestión de recursos. 3 Ciclo del proceso 4 Sistemas de información Los cambios se realizaron en todo el ciclo del proceso. Las actividades se modificaron desde el planear, hacer, verificar y actuar. Así mismo, las entradas y salidas del proceso. Se incluyó (3) sistemas de información de manejo de la oficina: -Sistema de Información de Cooperación SICO -Sistema de información para la gestión de archivo SIGA - I Solución F03.PR07.PE02 Versión 7.0