Contratación de Proveedores

CONTRATACION DE PROVEEDORES
(Versión abreviada – nº 8)
(Documento en fase de actualización)
Contratación de Proveedores
1.-
OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto por un lado, definir para COFIDES el sistema y los niveles de
responsabilidad en su contratación de suministro de bienes, servicios y ejecución de obras, y por
otro, definir un proceso corporativo para la identificación, homologación y evaluación periódica de
sus principales proveedores, todo ello dentro del marco de actuaciones de buen gobierno
corporativo de la compañía.
2.- ALCANCE y OBJETIVOS
Los contratos que celebre COFIDES se regirán por las presentes instrucciones de selección,
contratación, homologación y evaluación (Instrucciones) de proveedores. En cuanto a sus efectos
y extinción, se regirán por el derecho privado.
Los requisitos que se establecen se aplicarán a la contratación de suministro, servicios y obras que
realice COFIDES en nombre propio, con excepción de los señalados en el apartado
correspondiente.
Estas Instrucciones tienen como objetivo:
•
•
•
•
•
Agilizar el procedimiento de contratación y toma de decisiones de gasto.
Contar con la información básica necesaria de todos los proveedores para su selección y
homologación a partir de unos parámetros establecidos, usando mecanismos de máxima
transparencia, igualdad y objetividad.
Asegurar que cada proveedor reúne las condiciones económicas, los recursos y la estructura
suficiente para ser contratado para lo cual seguirá un proceso de homologación.
Conformar una base de información sólida en cualquier proceso de selección de proveedores
que optimice la relación entre coste, calidad y prestaciones y así adjudicar la oferta
económicamente más ventajosa.
Definir un sistema periódico de evaluación de los proveedores con criterios objetivos.
Estas Instrucciones tienen por objeto los tipos de contratación detallados a continuación con el
siguiente alcance:
a)
Contratación directa de proveedores: se podrá contratar directamente a cualquier
proveedor con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria
para realizar la prestación. Estos contratos serán los de importe igual o inferior a 6.000
euros (IVA no incluido).
b)
Contratación por selección restringida de proveedores: se llevará a cabo a través de un
concurso que se regirá por su procedimiento correspondiente, que se detalla más adelante,
y que, en todo caso, garantiza la concurrencia de tres ofertas. Estos contratos serán los de
importe superior a 6.000 euros e igual o inferior a 60.000 euros (IVA no incluido).
c)
Contratación por selección abierta de proveedores: se llevará a cabo a través de un
concurso público que se regirá por su procedimiento correspondiente, que se detalla más
adelante, y que, en todo caso, garantiza la concurrencia de al menos tres ofertas. Estos
contratos serán los de importe superior a 60.000 euros (IVA no incluido).
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3.
DEFINICIONES
3.1.
Proveedores
Son todas las personas físicas o jurídicas que prestan servicios, ejecutan obras o suministran
bienes a COFIDES. La relación comercial se establece y formaliza, por regla general, por medio de
un contrato, orden de compra o aceptación de presupuesto-oferta.
3.2.
Proveedores homologados
Son aquellos proveedores para los cuales COFIDES tiene reconocida su capacidad para la
prestación de servicios, suministro de bienes o ejecución de obras a COFIDES al cumplir éstos con
unas determinadas condiciones técnicas, económico-financieras y acordes con los principios éticos
y de calidad de COFIDES, de las que ésta realiza un análisis específico y clasificación tras un
proceso de validación interna.
3.3.
Tipos de contratos con proveedores
a)
Contratos de suministro de bienes: son aquellos que tienen por objeto la adquisición, el
arrendamiento, con o sin opción de compra, de productos o bienes muebles o inmuebles.
Entre ellos los que tengan por objeto la adquisición y el arrendamiento de equipos y
sistemas de telecomunicaciones o para el tratamiento de la información, sus dispositivos y
programas, y la cesión del derecho de uso de estos últimos, a excepción de los contratos de
adquisición de programas de ordenador desarrollados a medida, que se considerarán
contratos de servicios.
b)
Contratos de servicios: son aquellos que tienen por objeto la prestación de una actividad o
resultado distinto de un bien u obra.
c)
Contratos de obras: son aquellos cuyo objeto sea la realización de una obra en un bien
inmueble, y en su caso, la redacción del correspondiente proyecto.
3.4.
Expediente del proveedor
Incorpora información técnica, económica-financiera del proveedor, los datos y documentos de la
contratación así como, en su caso, la evaluación de la relación con dicho proveedor.
3.5.
Incidencias relevantes con proveedores
Se refiere a aquellas circunstancias que hayan tenido lugar como consecuencia de una o varias
interrupciones o alteraciones de la relación jurídica normal y cuyo origen provenga de causas
imputables al proveedor. Su relevancia se valora por la incidencia en los costes operativos de
COFIDES (i.e. costes adicionales, horas empleado perdidas, retrasos en los plazos de entrega de
documentación).
3.6.
Sistemas de contratación de proveedores
a)
Contratación directa: consiste en la contratación directa de cualquier proveedor con
capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la
prestación.
b)
Contratación por selección restringida: se llevará a cabo mediante concurso restringido con
la solicitud de al menos tres ofertas.
c)
Contratación por selección abierta: se llevará a cabo a través de un concurso abierto con
publicidad.
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3.7.
Términos de referencia
Se entiende por términos de referencia aquellas condiciones básicas requeridas para la
contratación del proveedor y que deben quedar recogidos en los contratos firmados por COFIDES.
4.
PRINCIPIOS GENERALES DE CONTRATACIÓN
La adjudicación de los contratos a que se refieren las presentes Instrucciones estará sometida a
los principios de publicidad, concurrencia, transparencia, confidencialidad, igualdad y no
discriminación, así como el de la oferta económicamente más ventajosa, sin perjuicio de lo que
pueda estar previsto en las mismas de acuerdo con la naturaleza y actividad de COFIDES.
a)
Principio de concurrencia
Se garantiza la libre participación de los proveedores en los procedimientos de adjudicación que se
lleven a cabo por COFIDES, con la concurrencia de varias propuestas u ofertas cuando así lo
requiera el presente procedimiento.
Con carácter excepcional, se podrá adjudicar a un proveedor directamente cuando:
-
Por razones justificadas sólo pueda o sea recomendable encomendar el servicio a un
proveedor determinado.
-
Sea necesaria una contratación urgente por causas que han de justificarse.
b)
Publicidad
Con el fin de favorecer la participación de los proveedores interesados, COFIDES dará la suficiente
difusión a sus necesidades de contratación de proveedores por los medios a su alcance y de
acuerdo con las características de cada tipo de contratación.
Así mismo, seguirá los requisitos legales aplicables de publicidad para aquellos contratos que
hayan sido efectivamente adjudicados.
c)
Principio de transparencia
El principio de transparencia implica que todos los participantes en la licitación puedan conocer
previamente las condiciones de la contratación, así como la certeza de que dichas condiciones se
aplican a todos por igual. COFIDES adoptará las medidas oportunas para garantizar este principio.
Los términos de referencia o requisitos de la contratación deberán ser suficientes para permitir a
las empresas realizar una evaluación adecuada de los requisitos y presentar sus ofertas.
La valoración de las ofertas recibidas se realizará en función de los diversos criterios que se hayan
establecido en cada caso con objeto de adjudicar la contratación a la oferta económicamente más
ventajosa, esto es, la oferta que represente la mejor relación calidad/precio.
El expediente de contratación, el cual recoge información completa del proceso de contratación de
proveedor en cada caso, es gestionado por el área contratante. La toma de decisión sobre la
contratación recaerá en el área contratante o en el COMITÉ DE DIRECCIÓN según la modalidad
de contratación de que se trate.
d)
Principios de igualdad y no discriminación
Estos principios garantizan que cualquier interesado pueda presentarse a un procedimiento de
adjudicación en iguales condiciones que el resto de los participantes, lo que implica:
1.
Descripción no discriminatoria del objeto del contrato. La descripción no debe hacer
referencia a una fabricación o procedencia determinada ni referirse a una marca, patente,
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tipo, origen o una producción determinada, salvo si una referencia de ese tipo se justifica
por el objeto del contrato y va acompañada de la mención “equivalente”.
2.
Igualdad de acceso para los operadores económicos de todos los Estados miembros de la
Unión Europea. COFIDES no impondrá ninguna condición que suponga una discriminación
directa o indirecta frente a otros participantes.
3.
Reconocimiento mutuo de títulos, certificados y otros diplomas. En el caso de exigir a los
proveedores la presentación de certificados, títulos u otro tipo de documentación
justificativa, los documentos procedentes de otros estados miembros que ofrezcan
garantías equivalentes serán aceptados.
4.
Prohibición de facilitar, de forma discriminatoria, información que pueda proporcionar
ventaja a determinados proveedores sobre otros.
e)
Principio de confidencialidad
Este principio implica la preservación de la confidencialidad en las informaciones que COFIDES o
los proveedores se faciliten con motivo de la realización del objeto del contrato. En concreto:
1.
COFIDES no podrá divulgar la información facilitada por los participantes que éstos hayan
declarado confidencial, en particular, los secretos técnicos o comerciales y los aspectos
confidenciales de las ofertas.
2.
Por su parte, el proveedor deberá respetar el carácter confidencial de aquella información
a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato a la que se le hubiera dado
dicho carácter en el contrato o que por su propia naturaleza deba ser tratada como tal.
5.
5.1.
NIVELES DE APROBACIÓN Y RESPONSABILIDADES
ÓRGANO DE CONTRATACIÓN
Las contrataciones por selección restringida y por selección abierta de proveedores son propuestas
por el área contratante, y aprobadas o ratificadas por el Comité de Dirección.
Para las contrataciones directas se requerirá el visto bueno del director o responsables del área
correspondiente de acuerdo al PO Otorgamiento y revocación de poderes y protocolo de firmas.
5.2.
COMITÉ DE DIRECCIÓN
El Comité de Dirección analizará y debatirá las propuestas de contratación presentadas al Comité
de Dirección, procediéndose, en su caso, a la aprobación de la adjudicación de la oferta
económicamente más ventajosa para COFIDES teniendo en consideración los criterios de calidadprecio de cada una de ellas.
6.
INFORMACIÓN DE PROVEEDORES
6.1
REGISTRO DE PROVEEDORES
Cada área de COFIDES debe crear y mantener al día el expediente de sus proveedores.
6.2.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
Se debe incluir en los términos de referencia a proveedores (que vayan a utilizar datos
confidenciales y personales), así como en propuestas o contratos aceptados y/o firmados, dos
apartados que cubran los requisitos y obligaciones de confidencialidad y protección de datos de
carácter personal, con objeto de cumplir con la normativa vigente en dichas materias (Anexo).
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7.
HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
7.1
ALCANCE DE LA HOMOLOGACIÓN
La homologación de proveedores es un proceso de validación interno de COFIDES para asegurar
que las personas físicas o jurídicas que le proporcionan bienes, servicios u obras reúnen
determinadas condiciones técnicas, de calidad, financiero-económicas que reflejen solvencia
suficiente para realizar la contratación, y de cumplimiento de los principios éticos de COFIDES en
sus prácticas empresariales.
La superación de este proceso de homologación será un requisito imprescindible para todos los
proveedores con los que se facture o se adjudique anualmente por un importe superior a 6.000
euros (IVA no incluido).
El responsable de la homologación del proveedor es el responsable de la contratación o área
contratante con las particularidades reseñadas en los párrafos siguientes.
Cuando la contratación directa acumulada anual con un proveedor por un área contratante exceda
el importe de 6.000 euros (IVA no incluido) mediante varios contratos inferiores a dicho importe,
habrá que someter a dicho proveedor al proceso de homologación para las nuevas contrataciones
del ejercicio.
La homologación ha de realizarse con carácter previo a la contratación salvo en aquellos casos
que requieran actuaciones de urgencia en defensa de los intereses de COFIDES, en cuyo caso,
ésta será igualmente obligatoria pero podrá completarse con posterioridad a la contratación y
preferentemente con carácter previo al primer pago al proveedor.
7.2.
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
Deberán presentar la Solicitud de Homologación de Proveedor (Anexo) todos los proveedores con
los que se vayan a contratar para el suministro de bienes, prestación de servicios u obras por un
importe anual superior a 6.000 euros (IVA no incluido).
Junto a dicha solicitud, el proveedor adjuntará como requisitos indispensables la información o
documentación justificativa siguiente:
a)
Manifestación del proveedor o Certificado actualizado acreditativo del cumplimiento de sus
obligaciones con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social.
b)
Manifestación y compromiso del proveedor de no quebrantar ninguno de los principios del
Pacto Mundial de las Naciones Unidas (ver página web www.pactomundial.org) al cual está
adherido COFIDES.
En el caso de los proveedores internacionales se solicitará una declaración firmada en donde
manifieste (i) estar al corriente de sus obligaciones fiscales y de seguridad social, y (ii) que cumple
con los Principios del Pacto Mundial (ver texto estándar Declaración de Proveedor Internacional
Anexo).
Al hacer la selección de un proveedor, el responsable del proceso debe informarle de que no se
podrá contratar con ninguna entidad que no haya sido previamente homologada. El cumplimiento
de este requisito será condición previa indispensable para la contratación.
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Además, y para estimular a sus proveedores a introducir mejoras en su comportamiento social,
ambiental y ético, COFIDES valora positivamente las relaciones con aquellos que incorporen
criterios de Calidad y RSE en su gestión.
7.3. REQUISITOS PARA LA HOMOLOGACIÓN
Como regla general, COFIDES realizará la contratación del proveedor una vez completada la
homologación del mismo salvo por lo establecido en el presente procedimiento.
En cualquier caso, COFIDES denegará la homologación de un proveedor cuando se produzca
cualquiera de las siguientes circunstancias:
•
Se detecte por el área contratante indicios de que las actividades de la empresa quebrantan
alguno de los Principios del Pacto Mundial.
•
Cuando el proveedor aporte la documentación requerida de forma incompleta después de
habérsela requerido de forma reiterada.
•
En el caso de detectar la existencia de deudas del proveedor por importe relevante para su
balance en contenciosos con la Administración.
7.4.
VALIDEZ Y RENOVACIÓN DE LA HOMOLOGACIÓN
La validez de la homologación se extenderá a la duración de la contratación si ésta transcurre
dentro del ejercicio.
Cuando el plazo de ejecución de la obra o servicio exceda de dicho periodo y en particular en el
caso de contrataciones por plazos superiores al año es necesario actualizar al comienzo de cada
ejercicio o en su caso, en el último trimestre del ejercicio anterior toda la documentación relativa a
la homologación, incluida la Solicitud de Homologación de Proveedor por si hubiera cambiado
algún aspecto.
7.5.
EFECTOS DE LA HOMOLOGACIÓN
Los datos aportados por los proveedores homologados servirán de base para la selección inicial de
proveedores en cualquier tipo de contratación de bienes, servicios u obras que realice COFIDES.
La homologación no implica, en ningún caso, oferta o compromiso de contratación.
8.
CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
8.1
ALCANCE DE LA ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN)
La selección y contratación en COFIDES se realizará de acuerdo con los siguientes criterios de
adjudicación:
a)
Contratación directa de proveedores: para aquellos contratos de importe anual igual o
inferior a 6.000 euros (IVA no incluido) se podrá contratar directamente a cualquier
proveedor con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria
para realizar la prestación.
Cuando la contratación directa anual con un proveedor acumule por una o varias áreas en
conjunto un importe superior a 18.000 euros (IVA no incluido) mediante varios contratos
inferiores a 6.000 euros, habrá que someter el resto de contrataciones de ese ejercicio con
dicho proveedor al procedimiento de Selección de Proveedores que proceda.
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b)
Contratación por selección restringida de proveedores: para aquellos contratos
comprendidos entre un importe superior a 6.000 euros e igual o inferior a 60.000 euros (IVA
no incluido), se llevará a cabo un concurso que se regirá por su procedimiento
correspondiente, que se detalla más adelante, y que debe garantizar la concurrencia de al
menos tres ofertas.
c)
Contratación por selección abierta de proveedores: para aquellos contratos superiores a
60.000 euros (IVA no incluido), se llevará a cabo a través de un concurso público que se
regirá por su procedimiento correspondiente, que se detalla más adelante, con la
concurrencia de al menos tres ofertas.
Con carácter excepcional, se podrá adjudicar a un proveedor directamente y por tanto, se hará sin
publicidad cuando:
-
Por razones justificadas sólo pueda o sea recomendable encomendar el servicio o la obra a
un proveedor determinado.
-
Sea necesaria una contratación urgente por causas que han de justificarse debidamente y
sean conformes a ley.
En aplicación de lo anterior, se consideran ejemplos justificados de exclusión del principio de
concurrencia, los siguientes negocios y relaciones jurídicas:
a)
Los contratos regulados en la legislación laboral (incluidos los contratos realizados a través
de Empresas de Trabajo Temporal) y los relativos a servicios de arbitraje y conciliación.
b)
Los contratos de compraventa y arrendamiento sobre bienes inmuebles.
c)
La contratación de servicios de notarios, procuradores y registradores por estar sujetos sus
honorarios a tarifas oficiales.
d)
La contratación de espacios en medios para inserciones en prensa especializada, o
participación en ferias profesionales u otros eventos.
e)
La contratación de servicios de consultores en los procesos de desinversión de las
operaciones cuando se trate de los mismos consultores que en el momento de la
formalización de la operación y existan causas que lo justifiquen.
f)
Las siguientes entidades de carácter público: ICEX e ICO.
g)
Entidades financieras cuando se trate de contrataciones del Área Económico Financiera (EF)
correspondientes al curso normal de los negocios.
h)
La contratación de servicios que por razones de urgencia debidamente justificada y
conforme a ley requiera de una pronta ejecución del contrato.
i)
Los contratos mercantiles de prestación de servicios del/de los agentes mediadores.
Por otro lado, se deberá prestar especial atención a que las contrataciones de servicios atiendan a
las instrucciones de buenas prácticas para evitar supuestos de cesión ilegal de trabajadores.
8.2. CONTRATACIÓN DIRECTA
Se solicita la oferta y presupuesto al/a los proveedores sin requerirse publicidad de ningún tipo. La
petición de dicha oferta se hará por escrito, detallando los requisitos necesarios a través de un
pedido o de unos términos de referencia.
En el caso de contratación de servicios y obras se solicitará el correspondiente contrato que
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detallará todos los requisitos necesarios (detalle del servicio u obra, importe o manera de
determinarlo, condiciones de pago, plazos, garantías, mantenimiento, supuestos en que proceda
la resolución, confidencialidad, etc.).
8.3. CONTRATACIÓN POR SELECCIÓN RESTRINGIDA DE PROVEEDORES
Salvo excepción justificada, se solicitan al menos tres ofertas o presupuestos a los proveedores
por escrito detallando los requisitos necesarios a través de un pedido o de unos términos de
referencia sin requerirse ningún tipo de publicidad.
Las ofertas son estudiadas en el área correspondiente y valoradas con criterios objetivos (calidad
o capacidad técnica, precio, plazo, certificaciones de calidad, normas de RSC, otros). Se propone
al Comité de Dirección para su aprobación aquella opción que resulte económicamente más
ventajosa en relación calidad/precio.La adjudicación deberá notificarse al proveedor seleccionado.
En el caso de contratación de servicios u obra se solicitará el correspondiente contrato que
detallará todos los requisitos necesarios (detalle del servicio u obra, importe o manera de
determinarlo, condiciones de pago, plazos, garantías, mantenimiento, supuestos en que proceda
la resolución, confidencialidad, etc.)
8.4.
CONTRATACIÓN POR SELECCIÓN ABIERTA DE PROVEEDORES
Esta contratación tiene el fin de garantizar y favorecer la libre participación de todos los
proveedores interesados en los procedimientos de adjudicación bienes, servicios u obras que se
lleven a cabo por COFIDES por importe igual o superior 60.000 euros (IVA no incluido), con la
concurrencia de varias propuestas u ofertas.
En los casos de selección abierta de proveedores:
1.
Se publicarán los anuncios de la contratación en el perfil del contratante publicado en la
página web de COFIDES (www.cofides.es) con lo que se entenderán cumplidas las
exigencias derivadas del principio de publicidad. Esto, sin perjuicio de que COFIDES
potestativamente pueda acordar otras modalidades de difusión por cualquier otro medio o
realice contactos directos con los proveedores que estime oportunos. En todo caso, las
condiciones serán siempre las mismas para todos los proveedores.
2.
En los anuncios se fijarán plazos adecuados para la presentación de ofertas, que deberán ser
suficientes para permitir a las empresas realizar una evaluación adecuada de los requisitos y
presentar sus ofertas.
3.
Se fijarán los términos de referencia de la contratación requerida de manera precisa y se
incluirán los criterios a aplicar para la valoración de las ofertas y su adjudicación.
4.
Los contratos se adjudicarán a la oferta económicamente más ventajosa, en función de los
diversos criterios de valoración que se hayan establecido en cada caso. Esto es, la oferta que
represente la mejor relación calidad/precio se convertirá en la económicamente más
ventajosa.
5.
El expediente de contratación será gestionado por el área que detalle el pedido o los
términos de referencia y presentará la oportuna propuesta al Comité de Dirección para su
eventual aprobación/ratificación.
Dejarán de estar sujetas a publicidad, aquellas contrataciones cuando tras haberse cerrado el
plazo de presentación de ofertas de un anuncio según este procedimiento de selección no se haya
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presentado ninguna oferta o las ofertas no sean adecuadas a juicio del director y del Comité de
Dirección. Ulteriormente, se podrá realizar un proceso de contratación por selección restringida.
De la misma manera, dejará de requerirse publicidad cuando existan causas justificadas de
carácter excepcional para la adjudicación directa a un proveedor. No obstante, en este caso, se
debe solicitar siempre que sea posible, al menos tres ofertas a proveedores capacitados para la
realización adecuada del contrato.
Preparación del contrato y publicación
La adjudicación de los contratos por selección abierta de proveedores se llevará a cabo a través
de un concurso público que garantice la concurrencia de al menos tres ofertas. El anuncio figurará
en el Perfil del Contratante publicado en la página web de COFIDES. El área contratante
promoverá la publicación del anuncio de convocatoria mediante la inserción de al menos una
breve descripción de los detalles esenciales del contrato que debe adjudicarse y del procedimiento
de adjudicación con los requerimientos previos para poder concursar (firma de acuerdo de
confidencialidad, cualificación para ser homologado...), además de los medios para ponerse en
contacto con COFIDES, donde podrá ampliar la información en su caso (presupuesto máximo para
su adjudicación, plazo para presentar ofertas u otra información adicional). El responsable de la
contratación indicará el plazo para la remisión de oferta, que será acorde con el tipo de
contratación.
COFIDES solicitará a los proveedores interesados la firma de un acuerdo de confidencialidad en el
que se incluirá una cláusula de protección de datos, que se requerirá, o bien a través de una
validación en un formulario de petición de datos en la página web de COFIDES, o por el envío de
un modelo de confidencialidad específico.
Estudio y adjudicación de ofertas
Para proceder a la adjudicación de esta contratación es necesario recibir al menos tres ofertas o
presupuestos de proveedores por escrito.
Se podrá requerir a las empresas para que subsanen los defectos en la documentación presentada
en un plazo de tres días hábiles. Las ofertas son estudiadas en el área correspondiente y valoradas
con criterios objetivos (calidad o capacidad técnica, precio, plazo, certificaciones de calidad, normas
de RSC, otros). Se presentarán las tres con mejor puntuación y se propone al Comité de Dirección
para su aprobación aquella opción que resulte económicamente más ventajosa en relación
calidad/precio.
El responsable de la contratación deberá notificar la adjudicación al proveedor seleccionado y enviar
los datos relativos a dicha adjudicación al responsable de Comunicación Corporativa para que se
publiquen en el Perfil de Contratante de COFIDES. De la misma manera se publicarán los casos en
que se haya decidido renunciar a una contratación ya iniciado el proceso. Los participantes en el
concurso tienen derecho a solicitar información de las causas o motivos de su exclusión, y en tal caso
se les responderá en el plazo de quince días hábiles desde la recepción de su solicitud.
Desarrollo del procedimiento
En el caso de contratación de servicios u obra se solicitará el correspondiente contrato que
detallará todos los requisitos necesarios (detalle del servicio u obra, importe o manera de
determinarlo, condiciones de pago, plazos, garantías, mantenimiento, supuestos en que proceda
la resolución, confidencialidad, etc
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Contratación de Proveedores
9. CONTRATOS PLURIANUALES
En los contratos que suscriba COFIDES se hará constar el plazo y la vigencia de los mismos,
excepto cuando por su naturaleza no proceda hacerlo. Con carácter general, los contratos
relativos a la prestación de servicios o bienes formalizados por COFIDES tendrán una vigencia
anual prorrogable hasta cinco años más. La prolongación de la relación debe producirse siempre
que el servicio sea satisfactorio en términos de calidad-precio y que no se hayan producido
incidencias relevantes en la prestación del servicio.
10.
MODIFICACIONES CONTRACTUALES
De la misma manera, en caso de que alguna de las condiciones de la contratación (precio,
alcance, modalidades, plazos de entrega, etc) se modifique de manera relevante, estas nuevas
condiciones deberán recogerse en algún tipo de acuerdo o anexo al contrato independientemente
de la duración del mismo.
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Contratación de Proveedores
Anexo : SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDOR
Nombre o razón social del proveedor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CIF:...................................................................................................................
Bien o servicio a contratar:............................................................................
Fecha:...............................................................................................................
-
Documentación obligatoria a entregar por el proveedor:
Certificados acreditativos del cumplimiento con la Agencia Tributaria y con la
Seguridad Social.
-
Documentación opcional a entregar por el proveedor,
puntuación adicional en la selección del proveedor:
aporta
Certificaciones de calidad (detallar): .............
Normas de Responsabilidad Social Corporativa (detallar): (Código Ético, Pacto
Mundial...) ............
Afirmo que el objeto social y actividades de la empresa firmante no quebrantan ninguno de
los Principios establecidos en el Pacto Mundial de las Naciones Unidas. (Ver
www.pactomundial.org).
Representante:
Nombre...................................
Cargo .....................................
Le informamos de que sus datos de carácter personal van a ser incorporados en ficheros titularidad de la Compañía Española de
Financiación del Desarrollo, COFIDES, S.A (en adelante COFIDES) debidamente inscritos en el Registro General de Protección de datos.
Sus datos serán tratados con la finalidad de gestionar la relación comercial y administrativa con COFIDES. Podrá ejercer sus derechos
de acceso, rectificación, cancelación y oposición en los términos recogidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter
Personal por cualquier medio que permita acreditar el envío y recepción de la solicitud a Compañía Española de Financiación del
Desarrollo COFIDES, S.A., C/ Príncipe de Vergara, 132 · Planta 9 · 28002 Madrid a la atención del área de protección de datos o a la
siguiente dirección de email: unidad.calidad@cofides.es.
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Anexo: DECLARACIÓN DE PROVEEDOR INTERNACIONAL
[Full name of the company] hereby certifies that:
(i)
it complies with the applicable tax and social security obligations under the laws of its
own jurisdiction
(ii)
its corporate purpose, by-laws, articles of association and internal regulations do not
violate the Global Compact Principles of the United Nations, as provided in its web page
(http://www.unglobalcompact.org/).
Your personal data will be kept in a file controlled by COFIDES and duly registered with the Spanish Data Protection Office. Your data
will be processed in accordance with the legislation on personal data protection at all times. As provided in the Constitutional Act on
Personal Data Protection, data subjects may exercise their right to access, rectify, cancel or challenge the data in COFIDES’ possession.
They may serve notice to that effect upon Compañía Española de Financiación del Desarrollo, COFIDES S.A., by any method
substantiating transmission and receipt, which should be addressed to: COFIDES Data Protection Area, 132 Príncipe de Vergara Street,
floors 9-12, 28002 Madrid, Spain; or to: unidad.calidad@cofides.es
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Contratación de Proveedores
Anexo: PROPUESTA REQUERIMIENTO PARA TÉRMINOS DE REFERENCIA Y
CONTRATOS CON PROVEEDORES
CONFIDENCIALIDAD:
Por razones de confidencialidad, cualquier Información Confidencial, obtenida en relación con
esta operación será utilizada exclusivamente para el asesoramiento de COFIDES y no podrá ser
divulgada o revelada a terceros, salvo que ésta dé su consentimiento expreso, previo y por
escrito.
A estos efectos, se entenderá por Información Confidencial toda aquella información relevante
que llegue a su conocimiento con ocasión de la celebración o ejecución del Contrato de
Prestación de Servicios, que sea calificada expresamente como confidencial o que debiera serlo
por afectar o referirse a información no pública del Proyecto, a título enunciativo no limitativo de
carácter comercial, contractual y financiera, o la organización, procedimientos, know-how y
negocios de la/s sociedades vinculadas al mismo o de la propia COFIDES, así como información
respecto de las cuales las citadas partes sean titulares de derechos de propiedad intelectual o
industrial, o bien se trate de información relativa a una de dichas partes cuya revelación no
hubiera sido autorizada por ésta.
COFIDES podrá requerir, para cumplir con sus propias obligaciones de confidencialidad frente a
sus clientes o razones de cautela especial en atención al contenido del proyecto, la firma de un
compromiso de confidencialidad, específico por escrito en el que se recojan las condiciones
particulares de este deber de reserva.
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
Para el correcto cumplimiento del presente documento, ambas partes podrían tener acceso a
datos de carácter personal protegidos por la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de
Protección de Datos de Carácter personal, regulados mediante el Real Decreto 1720/2007, de 21 de
diciembre, por lo que se comprometen a efectuar un uso y tratamiento de los datos afectados que
será acorde a las actuaciones que resulten necesarias para la correcta presentación de servicios,
según las instrucciones facilitadas por COFIDES en cada momento.
Asimismo, las partes asumen las obligaciones de guardar secreto profesional sobre cuanta
información pudieran recibir, gestionar y articular con relación a los datos personales y a no
comunicarlos a terceros, ni a cederlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas; de aplicar
a todos los tratamientos de datos las medidas de seguridad del mismo nivel que estuviera utilizando
COFIDES, conforme a las exigencias del Reglamento de Protección de Datos, así como una vez
finalizada la relación contractual, devolver a COFIDES los datos de carácter personal tratados y
destruir todas las copias de los mismos que obraran en su poder. En caso de no poder destruirlos,
debido a exigencias legales, el proveedor siempre procederá a su devolución y/o bloqueo.
Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse mediante escrito
dirigido a COMPAÑÍA ESPAÑOLA DE FINANCIACIÓN DEL DESARROLLO, COFIDES, S.A. C/ Príncipe
de Vergara, 132, 28002 Madrid. España.
En el supuesto de incumplimiento por alguna de la partes, incluidos sus empleados, de sus
obligaciones según lo establecido en el presente apartado o de las derivadas de la legislación
aplicable en materia de protección de datos, la misma será considerada responsable del
tratamiento, y de forma específica asumirá la total responsabilidad que pudiera derivarse como
consecuencia de cualquier tipo de sanciones administrativas impuestas por procedimientos
judiciales o extrajudiciales contra el titular.
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