Creación de Grupos

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Creación Grupos de Activos Fijos
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
Presentación
¿Qué son Activos Fijos?
¿Qué son Grupos de Activos Fijos?
¿Cuál es la Ruta para Crear Grupos de Activos Fijos?
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Grupos de
Activos Fijos?
6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR GRUPOS DE ACTIVOS
FIJOS
Presentación
El presente documento explica el proceso de creación de Grupos o Tablas de Activos
Fijos en las cuales se deben asociar las cuentas contables que afectaran el movimiento
o transacción que afecte los activos fijos que adquiera la empresa
CREACION GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS
¿Qué son Activos Fijos?
Los Activos Fijos son las propiedades, planta y equipo que representan los activos
tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de
emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y
servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico,
que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida
útil excede de un año.
El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios
hasta colocarlos en condiciones de utilización; este valor se debe incrementar con el de
las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o
calidad de la producción o la vida útil del activo.
Importante:
Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la
propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos
Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores,
las especificaciones de fabrica, el deterioro por el uso, la acción de
factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los
cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o
suministro contribuyen
La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los
resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando
sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente
determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el
costo del terreno respectivo.
La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de
reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años,
unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor
cumpla la norma básica de asociación.
¿Qué son Grupos de Activos Fijos?
Los grupos son una clasificación general que se asigna a los Activos Fijos de acuerdo a
las necesidades y al tipo de activos que posee la empresa.
Ejemplos:



Grupo 001 - Terrenos
Grupo 002 - Construcciones en Curso
Grupo 003 - Maquinarias y equipos en Montaje

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

Grupo
Grupo
Grupo
Grupo
Grupo
004
005
006
007
008
– Construcciones y Edificaciones
- Equipos de Computación
– Vehículos
- Equipos de Comunicaciones
- Muebles de Oficina
¿Cuál es la Ruta para Crear Grupos de Activos Fijos?
La ruta para crear Grupos de Activos Fijos es: Activos Fijos – Parámetros – Creación
de Grupos
Importante:
La apertura de Grupos también se denomina apertura de Tablas de
Activos Fijos
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Crear Grupos de Activos Fijos?
Al momento de ingresar a la apertura de grupos se habilita la siguiente pantalla:


Código: Allí el sistema solicita un digito de identificación y que consta de cuatro
(4) posiciones numéricas, es decir se pueden crear hasta de 9999 códigos.
Descripción: Se debe digitar un nombre que permita identificar el grupo de
activos fijos que se está creando de acuerdo a las necesidades de la empresa y a
los activos que posea.
Importante:
Antes de empezar a incluir estos parámetros al sistema, se
recomienda al usuario todos los activos fijos que maneja la empresa
que permitan incluir la información de una manera más rápida

Cuentas Contables: Se deben ingresar las cuentas contables de Activos –
Depreciación – Gastos de Depreciación - Ajuste por Inflación del Activo y de
Depreciación y las correspondientes cuentas Contrapartidas del ajuste por
inflación de los Activos y Depreciación acumulada

Activo: Digitar las cuentas contables del grupo 15NNNN

Depreciación: Digitar la cuentas contables 1592NN, según corresponda

Gastos: Digitar la cuenta contable del Gasto de la Depreciación acumulada
del activo 5160NN según corresponda.

Ajustes Activo: Digitar la cuenta contable del Ajuste por Inflación de costo
histórico del activo 15NN99 según corresponda.

Contrapartida Activo: Digitar la cuenta contable de la Corrección Monetaria
que corresponde a la contrapartida de ajustes por inflación del activo
(470515).

Ajuste Depreciación: Digitar la cuenta contable del Ajuste por Inflación de
la Depreciación Acumulada (159299).

Contrapartida Depreciación: Digitar la cuenta contable de Corrección
Monetaria que corresponde a la contrapartida del Ajuste por Inflación de la
Depreciación Acumulada (470545)
Importante:
Se realiza el desmonte de Ajustes por Inflación según lo establecido
en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio
de Comercio, Industria y Turismo; pero el sistema solicita las
cuentas contables de ajustes por inflación y contrapartida de los
ajustes por Inflación o Corrección Monetaria y no contabilizara
ningún valor en ellas, salvo que se ejecuten procesos de Ajuste por
Inflación

Cuentas Garantías: Cuando la empresa adquirió o tiene en forma temporal
activos fijos en garantía deben diligenciar las siguientes cuentas contables, las
cuales se utilizaran para registrar los procesos contables a este tipo de Activos.
Importante:
Solicita el mismo tipo de Cuentas de la parte superior de la ventana,
solo que esta aplican cuando un activo se encuentra en garantía

Cuentas para Bajas de Activos: en esta opción se deben digitar las cuentas
contables que va a ser la contrapartida para ejecutar el proceso de dar de baja
en forma automática al activo fijo; teniendo en cuenta la causa por la cual se
está dando de baja se podrá utilizar la cuenta del gasto correspondiente 5310??
Perdida en venta y retiro de bienes, Los signos de interrogación clasifican o
están dados de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas
IMPORTANTE:
Las cuentas contables digitadas en las Tablas o Grupos de Activos
Fijos serán marcadas en forma automática como cuentas de Activos.
Si las cuentas digitas en la creación de la Tabla de Activos ya tienen
movimiento no serán tenidas en cuenta, ya que no se puede modificar
la marcación por poseer movimiento.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR GRUPOS
DE ACTIVOS FIJOS
1. Las cuentas contables a utilizar deben estar previamente creadas y manejar las
siguientes características

Activo: Corresponden al grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la
estructura indicada en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: 152405 Muebles y
Enseres, 152010 Maquinaria y Equipo, 154010 Flota y Equipo de Transporte,
etc.

Depreciación Acumulada: Corresponde a La cuenta 1592?? – Depreciación
Acumulada de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas donde los
signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos. Ejemplo:
159215 Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres, 159210 Depreciación
Acumulada de Maquinaria y equipo, 159235 Depreciación Acumulada de Flota y
Equipo de Transporte, etc.

Gasto Depreciación: El proceso de depreciación de los activos fijos genera un
gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160?? –
Gasto Depreciación Acumulada. Los signos de interrogación clasifican los
diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas

Ajuste por Inflación: Cuenta para reconocer el efecto de la inflación para ello
se debe definir la cuenta 15??99 acuerdo a la estructura del Plan Único de
Cuentas, donde los signos de interrogación corresponden a los diferentes tipos
de activos del grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, ejemplo: 152499 Ajustes
por Inflación de Muebles y Enseres, 1520999 Ajustes por Inflación de
Maquinaria y Equipo, etc.

Ajustes por Inflación a la Depreciación Acumulada: Cuenta para reconocer
el efecto de la inflación en la depreciación para ello se debe definir la cuenta
159299 a cuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas.

Corrección Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por
Inflación de los activos fijos y la depreciación acumulada. Corresponde a La
cuenta 47052?? – Corrección Monetaria donde los signos de interrogación hacen
referencia a las Subcuentas Ejemplos. 470515 - Corrección Monetaria para el
Ajuste por Inflación de los Activos Fijos y la 470545 - Corrección Monetaria para
el Ajuste por Inflación de la Depreciación Acumulada.
2. Las cuentas contables a utilizar no deben tener movimiento o contabilización
alguna
3. Las cuentas contables utilizadas en las tablas de activos serán marcadas
automáticamente por el sistema como (A – Activos o D - Depreciación).