DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio N° 00574 15 de enero de 2015 DCA-0113 Licenciada Marcela Marín Mora Alcaldesa Municipal Municipalidad de Aserrí Estimada señora: Asunto: Se devuelve sin trámite, por no requerir el refrendo de esta Contraloría General, la escritura pública de compraventa otorgada ante el notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría, por la señora Ana Marcela Marín Mora, Alcaldesa de la Municipalidad de Aserrí y el señor Johnny Francisco Chavarría Campos, para la compraventa del terreno, matrícula 583515, cabida de 3513,61m2, para instalar el plantel municipal en el Cantón de Aserrí, por un monto de ¢170,491,949.70/100. Nos referimos a su oficio No. MA-1595-12-14, recibido en esta Contraloría General de la República en fecha 5 de enero de 2015, mediante el cual remite para refrendo el testimonio de la escritura pública otorgada ante el notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría, por la señora Ana Marcela Marín Mora, Alcaldesa de la Municipalidad de Aserrí y el señor Johnny Francisco Chavarría Campos, para la compraventa del terreno, matrícula 583515, cabida de 3513,61m2, para instalar el plantel municipal en el Cantón de Aserrí, por un monto de ¢170,491,949.70/100. I. Antecedentes de la solicitud 1. Que mediante oficio N° 13631 (DCA-3269) de fecha 8 de diciembre de 2014, esta Contraloría General autorizó a la Municipalidad de Aserrí realizar mediante el procedimiento de contratación directa, la compra del inmueble matrícula 583515, cabida de 3513,61m2, propiedad del señor Johnny Francisco Chavarría Campos, para instalar el plantel municipal en el Cantón de Aserrí, por un monto de ¢170,491,949.70/100. 2. Que para formalizar la adquisición de dicho inmueble, conforme al numeral 32 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 190 del Reglamento a esta Ley, en complemento con el numeral 12 inciso 2 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, remiten con la presente gestión, el testimonio de la escritura pública número doscientos ochenta y seis otorgada ante el 2 notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría para que sea refrendada por este órgano contralor. 3. Que adjuntan copia del Acuerdo N° 018-242 emitido por el Concejo Municipal en sesión celebrada el 15 de diciembre de 2014, donde se autoriza a la Alcaldesa Municipal Marcela Marín Mora para adquirir por medio de dicha escritura la compraventa del inmueble descrito para instalar el plantel municipal. II. Criterio de la División Analizados los antecedentes de la presente solicitud, se tiene que la Municipalidad de Aserrí, en razón del procedimiento de contratación directa autorizado por esta Contraloría General mediante el oficio N° 13631 (DCA-3269) de fecha 8 de diciembre de 2014, compareció ante el notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría para otorgar la escritura pública número doscientos ochenta y seis, para adquirir el inmueble matrícula 583515, cabida de 3513,61m2, propiedad del señor Johnny Francisco Chavarría Campos, cuyo fin es la instalación del plantel municipal en el Cantón de Aserrí, por un monto de ¢170,491,949.70/100. En consecuencia, solicita ante esta Contraloría General, el refrendo de la escritura pública en cuestión, aportando para ello un primer testimonio de la matriz, al amparo de los numerales 32 de la Ley de Contratación Administrativa y 190 de su Reglamento, en complemento con el numeral 12 inciso 2 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Al respecto, para determinar si el trámite de refrendo solicitado es propio de las competencias dadas por ley a esta Contraloría General, debe citarse lo instituido por el numeral 3 del Decreto Ejecutivo N° 14935-J del 20 de octubre de 1983, reformado por el Decreto Ejecutivo N° 15371-J Reforma Reglamento al inciso c) del Artículo 3 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, Ley N° 6815 del 27 de septiembre de 1982 (Otorgamiento de Escrituras ante la Notaría del Estado), el cual establece lo siguiente: “Artículo 3°-Las escrituras de todos los entes descentralizados y de las empresas públicas y sus subsidiarias, cuando se refieren a operaciones relativas a inmuebles que requieran inscripción en el Registro Público conforme con la ley o para efectos de los artículos 455, 459 y 464 del Código Civil y respecto a negocios en que por disposición legal se haya establecido el requisito de formalizarlos en escritura pública, deberán ser otorgadas ante la notaría del Estado, siempre que los actos o contratos a que ellas se refieran sean de un monto superior a ¢ 5.000.000,00 (cinco millones de colones), con las siguientes excepciones, las que no se otorgarán ante la referida notaría: a) Las escrituras referentes a créditos que constituyen actividad ordinaria de las instituciones mencionadas, y b) Las escrituras de compraventa, hipoteca, arrendamiento, constitución de servidumbres y adquisición de bienes y servicios que constituyan actividad ordinaria de los entes públicos y empresas públicas y sus subsidiarias. Es entendido que los notarios que confeccionen las escrituras de las instituciones antes mencionadas, no cobrarán honorarios, en ningún caso a éstas y así lo harán constar en los respectivos documentos. Asimismo, para las escrituras que deban 3 formalizarse ante la notaría del Estado, la institución interesada deberá remitir el expediente respectivo con un borrador o proyecto de escritura del acto o contrato.” En el presente caso, el testimonio de la escritura pública remitido para refrendo por la Municipalidad de Aserrí, se enmarca dentro de los supuestos estipulados en el artículo antes citado, en razón de que la compra del inmueble requiere la inscripción ante el Registro Nacional de Bienes Inmuebles, pues el monto del negocio jurídico supera los cinco millones de colones (¢170,491,949.70/100). Por lo tanto, para la autorización de la escritura correspondiente, la Municipalidad de Aserrí debe acudir ante la Notaría del Estado. Aspecto que era responsabilidad de esa Administración analizar con el fin de determinar si para el caso particular se encuentra dentro de las causales de excepción que estipula el citado Decreto Ejecutivo. En ese mismo sentido, el artículo 12, inciso 2) del Reglamento sobre el refrendo de los contratos de las administraciones públicas establece que, en los casos de contratos cuya escritura se formalice ante la Notaría del Estado, por lo que resulte del contenido dispuesto en el numeral 3 del Decreto Ejecutivo N° 14935-J de cita, no resulta necesario contar con el refrendo y por lo tanto, no se deberá remitir el borrador respectivo a la Contraloría General de la República. Sobre este tema esta Contraloría General, en el oficio 02353 (DCA-0594) de fecha 04 de marzo de 2014, señaló: “Como puede verse, la Contraloría General de la República en el ejercicio de sus competencias constitucionales en la materia, dispuso en el Reglamento de Refrendo de la Contrataciones de la Administración Pública que no deben remitirse los borradores de escritura si corresponde acudir ante la Notaría del Estado. En dicho numeral, en lo que interesa para resolver la inquietud planteada se dispone lo siguiente: / 1) Que únicamente requieren formalizarse en escritura pública los negocios jurídicos a los que por ley, les sea exigido ese requisito. / 2) En caso de que una contratación requiera formalizarse en escritura pública, de previo a la firma de la escritura, se debe remitir a refrendo el borrador de dicho documento. Se hace indispensable que el borrador se acompañe de una declaración jurada (emitida por el órgano competente), haciendo constar que el contenido de las copias aportadas es exactamente el mismo de la escritura que se suscribirá. / 3) Finalmente, dispone la norma bajo análisis que cuando la escritura pública de un contrato requiera formalizarse ante la Notaría del Estado, no resulta necesario cumplir con el trámite del refrendo ante la Contraloría General. Consecuentemente, el borrador de la escritura no debe remitirse a este órgano contralor. / Por consiguiente, todos aquellos contratos cuya escritura deba formalizarse, por imperativo legal, ante la Notaría del Estado, se encuentran exentos del trámite de refrendo ante esta Contraloría General de la República. Debe entenderse que esto implica, no solo que el borrador de la escritura no requiere de la venia de esta Contraloría General, sino que además la contratación como tal, no requiere del refrendo para su eficacia.” Conforme la posición expuesta y la normativa referida, este órgano contralor señaló en los condicionamientos del oficio 13631 (DCA-3269), en concreto en el punto 5 que indica: “En virtud del artículo 32 de la Ley de Contratación Administrativa, y el artículo 190 del Reglamento a dicha norma, el contrato deberá ser formalizado en escritura pública entre las personas que tengan la 4 capacidad legal para suscribir el mismo. De acuerdo con lo que establece el artículo 12 inciso 2) del Reglamento sobre el Refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, si la escritura se formaliza ante la Notaría del Estado no se requiere de refrendo ante esta Contraloría General”. Por lo que, siendo que en este caso debe acudirse a la Notaría del Estado, no corresponde el refrendo de la escritura remitida. Así las cosas, se devuelve el testimonio de la escritura púbica número doscientos ochenta y seis otorgada ante el notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría, sin el refrendo solicitado, por no requerirse de conformidad con la normativa citada, en virtud de que el monto de dicho negocio jurídico es superior a los cinco millones de colones. Asimismo, se advierte a esa Administración observar los condicionamientos establecidos en el oficio 13631 (DCA-3269) citado. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado MAB/chc Ci: Archivo Central NI: 42 G: 2014001475-4 María Auxiliadora Agüero Barboza Fiscalizadora Asociada