DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 09309 13 de agosto, 2007 DCA-2745 Licenciado José Antonio Rodríguez Corrales Director, División Administrativa Banco Central de Costa Rica Avenida Central y Primera, calles 4 y 6 San José Estimado señor: Asunto: Se concede el refrendo al Contrato suscrito entre el Banco Central de Costa Rica y la empresa BD Consultores S.A., cuyo objeto es la prestación de los servicios de mantenimiento a los sistemas de información, contratación que se deriva de la Licitación Pública No. 2006 LN-000012-2006. Se da respuesta a sus Oficios DA-250-2007, DA/315-2007 y DA/324-2007, mediante los cuales requiere el refrendo del Contrato descrito, a la vez que se aporta información complementaria para su estudio. Realizado el análisis de rigor, con vista al Acta Adjudicación No. 576-2007 (visible a folio 347), así como los estudios que fundamentan dicha decisión, se concede el refrendo al Contrato de marras; aprobación que se condiciona al cumplimiento de lo siguiente: Contenido Presupuestario Según certificación DC-219, de fecha 28 de mayo de 2007, extendida por el Sr. Rodrigo Madrigal F., en su condición de Director del Departamento de Contabilidad del Banco Central de Costa Rica. Alcance del objeto contractual La denominación del procedimiento que se ha promovido es “Licitación Pública 2006 LN-000012-BCCR, Mantenimiento de Sistemas de Información”, siendo que en la Cláusula II del Contrato, se describe el servicio contratado en los siguientes términos: “ 2.1 BD CONSULTORES se compromete a suministrar el servicio de mantenimiento y migración y actualización de la plataforma tecnológica en las instalaciones del BCCR, a los sistemas que apoyan las actividades relacionadas con los procesos de Proveeduría, Presupuesto, Gestión del Recurso Humano, Administración de la Contabilidad y los Bienes Muebles, Administración de los Activos y Pasivos y Administración de la Información Económica de la Institución. 2.2 Se entiende por “mantenimiento” la corrección de errores en la funcionalidad de las aplicaciones e implementación de las solicitudes de mejoras...”. 2 Al respecto, considerando el contenido de sus Oficios DA/315-2007 y DA/324-2007, este Contrato queda condicionado a que su objeto no implique cambios globales a los sistemas y sus características, señalados en el Oficio DST-DPI-061-2007. A saber: - Sistema de Actas - Sistema CATS - Sistema de Comercio Exterior - Gestión de Activos y Pasivos - Sistema de Bienes Muebles - Sistema de Divulgación de Datos Económicos - Sistema de Indicadores Monetarios y Financieros - Sistema Financiero Contable - Sistema de Proveeduría y Presupuesto - Sistema del Recurso Humano Específicamente el alcance del objeto contractual queda condicionado a que él mismo se refiera únicamente a la inclusión de nuevas versiones del software o de la plataforma sobre la que se ejecutan los sistemas, y a la incorporación de nuevas funcionalidades de carácter parcial y complementario a los requerimientos iniciales. Pago de especies fiscales Toda vez que este Contrato se estima de cuantía inestimable, se solicitó a ese Banco aclarar la razón y forma en que se determinó el pago de especies fiscales. Así, mediante Oficio DA/315-2007 se indicó lo siguiente: “...se ha podido comprobar que las necesidades existentes en este campo en el BCCR, han superado los montos que año con año se han podido presupuestar por concepto de mantenimiento, por lo que dentro de un panorama ideal, aun cuando se hubiera podido contar con sumas ilimitadas de recursos, tampoco se hubiera podido predecir esa cifra. Lo que si es claro, es que no es posible determinar la cuantía del mantenimiento anual y que los montos que se han cancelado por ese concepto anualmente, si han hecho el refrendo Contralor. Por lo tanto, los cálculos de especies fiscales se realizaron con base en el monto invertido en el año 2006 para ese concepto (mantenimiento de software)”. Así las cosas, considerando que esta relación contractual tiene un plazo de un año con posibilidad de prórroga, en caso de ampliarse el mismo, deberá cancelarse las respectivas especies fiscales, para cuyo cálculo se empleará el monto invertido en el año que culmina. Razonabilidad de Precio Queda bajo la exclusiva responsabilidad del BCCR, la razonabilidad del precio de esta contratación, conforme a lo señalado en el Oficio DST-DPI-007-2007. 3 Efectos del refrendo A folio 01 del expediente se indica que el Contrato anterior para la prestación de los servicios que hoy contratan, finalizó el 3 de marzo del 2007. Al respecto y en virtud de los efectos del refrendo, esta aprobación genera la eficacia del acto contractual a partir de este momento, sin que se pueda contemplar efecto retroactivo alguno. Normas técnicas que regulan la materia Considerando que esta contratación se promovió antes del 21 de junio de 2007, es responsabilidad del BCCR velar para que en la ejecución del presente Contrato se respete lo dispuesto en el Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas a los Sistemas de Información Computarizados, publicado en La Gaceta No. 24 del 02 de febrero de 1996, Alcance No. 7 Asimismo y para efectos de futuras contrataciones en esta materia, se recomienda desde ya considerar los alcances de la Resolución R-CO-2007, emitida por el Despacho de la Contralora General, publicada en La Gaceta No. 119 del 21 de junio de 2007, así como las Normas Técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información (N-2-2007-CODFOE), publicadas en el mismo Diario. Entre las normas a considerar, a manera de ilustración cítese el punto 3.4 que se refiere a la Contratación de terceros para la implementación y mantenimiento de software e infraestructura, y que en lo pertinente señala: “ Contratación de terceros para la implementación y mantenimiento de software e infraestructura. La organización debe obtener satisfactoriamente el objeto contratado a terceros en procesos de implementación o mantenimiento de software e infraestructura. Para lo anterior, debe: a. Observar lo que resulte aplicable de las normas 3.1, 3.2 y 3.3 anteriores. b. Establecer una política relativa a la contratación de productos de software e infraestructura. c. Contar con la debida justificación para contratar a terceros la implementación y mantenimiento de software e infraestructura tecnológica. d. Establecer un procedimiento o guía para la definición de los “términos de referencia” que incluyan las especificaciones y requisitos o condiciones requeridos o aplicables, así como para la evaluación de ofertas. e. Establecer, verificar y aprobar formalmente los criterios, términos y conjunto de pruebas de aceptación de lo contratado; sean instalaciones, hardware o software. f. Implementar un proceso de transferencia tecnológica que minimice la dependencia de la organización respecto de terceros contratados para la implementación y mantenimiento de software e infraestructura tecnológica”. Otros Para la ejecución del presente Contrato, deberán tomarse en consideración las aclaraciones dadas a esta División mediante Nota DA/315-2007, específicamente lo concerniente a: 4 - Plan de Trabajo, el cual se confeccionará para cada caso en específico, según las características propias del tipo de mantenimiento requerido. - Garantía del Servicio. Se indica que “todo mantenimiento tiene la misma garantía, ya que la inversión en tiempo para reparar el caso, corre por cuenta de la empresa, hasta que el error sea corregido por completo, independientemente de que esté por expirar el plazo del contrato”. - Supervisión del Contrato; bajo una estrecha verificación y seguimiento del rendimiento, oportunidad, disponibilidad y calidad (entendida como el monitoreo de la frecuencia en la que los productos entregados por la empresa contratada presenta errores); que caracterice el desarrollo y prestación del objeto contractual. Atentamente, Lic. German Brenes Roselló Gerente Asociado Anexo: Un expediente negro CCF/nvs ci Archivo Central Ni: 12339. 15385, 16150 2007003008 Lic. Carolina Cubero Fernández, MBA Fiscalizadora Asociada