manual del usuario - Departamento de Hacienda de Puerto Rico

ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
DEPARTAMENTO DE HACIENDA
PROGRAMA
COMPROBANTES DE RETENCION
E INFORMATIVAS 2002
MANUAL DEL USUARIO
ADVERTENCIA
El Departamento de Hacienda, el Estado Libre Asociado de Puerto Rico,
sus agentes o empleados no se responsabilizan por el uso de este
programa ni por la corrección y exactitud de los resultados obtenidos en el
proceso de preparar los formularios.
Por razones de conservación de documentos sólo puede utilizar una
impresora láser. No nos responsabilizamos por problemas que pueda
ocasionar a sus formularios la utilización de otro tipo de impresora al
imprimir.
La información en este documento está sujeta a cambios sin previo aviso.
Los ejemplos de compañías, organizaciones, productos, personas y
eventos aquí representados son ficticios. Cumplir con toda ley aplicable
de derechos de copias es responsabilidad del usuario. Sin la limitación de
derechos de copias, ninguna parte de este documento podrá ser
reproducida, almacenada o introducida a un sistema de recuperación de
datos, o transmitida en alguna forma (electrónica, mecánica, fotocopia,
grabación u alguna otra forma), o para algún propósito, sin el permiso
previamente escrito del Departamento de Hacienda.
INSTRUCCIONES GENERALES
Símbolos en el Programa
A través del programa se repiten ciertos símbolos que representan una acción.
A continuación se encuentran ejemplos de éstos con sus definiciones.
Salir – Guarda los cambios y regresa a la pantalla anterior.
Cancelar – Regresa a la pantalla anterior sin guardar cambios.
Flecha – Al presionarla muestra una lista de opciones de donde se puede
escoger. Se encuentra en las pantallas de imprimir, corregir o duplicar.
Impresora – Envía el documento a imprimir en la impresora.
Calendario – Se utiliza para escoger una fecha deseada. Puede encontrar este
símbolo en la pantalla de información de la compañía donde se entra la fecha de
cierre de operaciones y en el Formulario 499R-3 (Estado de Reconciliación de
Contribución sobre Ingresos Retenida).
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Acceso al Programa
La primera pantalla que muestra el programa es la siguiente pantalla.
Opciones del Menú
Archivo
Crear Compañía – Utilice esta opción para crear el archivo de trabajo de
su compañía.
Abrir Compañía – Si ya había creado el archivo de trabajo de su
compañía, escoja esta opción para accesar dicho archivo.
Salir del Programa – Cierra el programa.
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Crear Compañía
Antes de crear el archivo de su compañía debe estar de acuerdo con los
términos del Departamento de Hacienda.
En esta pantalla seleccione OK para continuar.
Luego debe entrar el número de identificación patronal y el código de acceso
que le asignó el Departamento de Hacienda dos veces. El 12 de noviembre de
2002, el Departamento de Hacienda envió una Notificación a todos los patronos
y agentes retenedores asignando el código de acceso y números de serie de los
formularios.
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Verifique que el número de identificación patronal esté correcto, ya que este
número no se podrá cambiar.
Oprima Yes si la información está correcta, o No si tiene que cambiar la
información en la pantalla anterior y el siguiente mensaje aparece.
NOTA: SI EL ARCHIVO YA FUE CREADO, NO PUEDE CREARLO OTRA
VEZ Y EL SIGUIENTE MENSAJE APARECE.
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Una vez seleccione CREAR, complete la información correspondiente en los
encasillados. Luego oprima OK.
Para continuar tiene que completar todos los siguientes campos: Nombre,
Número de Identificación Patronal, Dirección Postal, Municipio, País,
Código Postal y Clase de Contribuyente. Si indica en clase de contribuyente
Individuo no tendrá acceso a la parte del programa de comprobantes de
retención y el siguiente mensaje aparece.
Cuando termine de entrar la información seleccione OK. Es importante que en
la siguiente pantalla verifique toda la información, ya que UNA VEZ SE CREA
LA COMPAÑÍA NO PUEDE VOLVER A EDITAR ESTA INFORMACIÓN,
excepto por el número de teléfono.
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Oprima EDITAR para cambiar cualquier información o CREAR si desea
continuar.
El archivo se creará automáticamente en el directorio de su computadora
definido en el menu de Utilidades (ver próxima sección). El nombre del archivo
sera el número de identificación patronal.I02 Ejemplo: 123456789.I02
Como parte del proceso de crear el archivo el programa necesita acceso al
Internet, si no encuentra acceso el siguiente mensaje aparece.
Por favor verifique su conexión al Internet y trate de nuevo. De no tener acceso
al internet debe comunicarse con el Departamento de Hacienda al (787) 7212020 extensiones 2592, 2593, 2594, 2595, 2596 y 2597 para obtener su archivo.
Una vez obtenga su archivo en diskette del Departamento de Hacienda debe
copiarlo al directorio de su computadora definido en el menú de Utilidades (vea
próxima sección).
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Abrir Compañía
El siguiente mensaje aparece, debe contestar OK para continuar, de lo contrario
sale del programa.
Luego en la siguiente pantalla tiene que entrar el número de identificación
patronal y el código de acceso que le asignó el Departamento de Hacienda dos
veces. El 12 de noviembre de 2002, el Departamento de Hacienda envió una
Notificación a todos los patronos y agentes retenedores asignando el código de
acceso y números de serie de los formularios.
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Utilidades
Asignar Localización del Archivo – Puede navegar por su directorio
para cambiar la dirección donde se grabarán los archivos creados. Si no
cambia la localización del archivo, éste se guardará en el disco duro de su
computadora.
Calculadora – Contiene una calculadora integrada para hacer cómputos
matemáticos.
Cambiar Idioma - Puede cambiar el idioma del programa de español a
inglés. Inmediatamente, el idioma cambia en la pantalla.
Si desea cambiar de inglés a español, seleccione Change Language y
regresará el menú en español.
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Archivo de Compañía
Este es el menú principal una vez haya abierto o creado la compañía. Contiene
tres opciones Archivo, Formularios y Utilidades.
Archivo
Información de Compañía – Sólo puede ver los datos de la compañía
creada y editar el número de teléfono.
Cerrar Compañía – Cierra el archivo y regresa a la pantalla principal.
Formularios
Hay dos maneras de crear los Comprobantes de Retención y las Declaraciones
Informativas:
1. entrar directamente la información en la pantalla del formulario
correspondiente; o
2. importar la información automáticamente en el programa.
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Entrar Información en los Formularios
Para accesar la pantalla de formularios, seleccione Formularios del menú y
escoja el formulario correspondiente.
Declaración Informativa – Incluye los Formularios 480.6A, 480.6B y 480.6C.
Comprobante de Retención – Incluye los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R2c/W-2cPR.
Comprobante de Retención (499R-2/W-2PR)
En esta pantalla tiene que entrar la información del formulario. Los campos
necesarios son: Nombre, Apellidos, Número de Seguro Social, Dirección
Postal, Municipio, País y Código Postal y Sueldos.
Nota: El programa cambia los caracteres a mayúsculas automáticamente.
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Entre los datos de los empleados en los encasillados correspondientes. Cuando
termine de entrar los datos del primer empleado oprima el botón de Nuevo para
añadir un nuevo comprobante de retención. Repita este proceso cuantas veces
necesite para crear los comprobantes de retención de todos los empleados de
su compañía. Puede usar cualquiera de los dos botones (Próximo o Nuevo)
para añadir otro comprobante de retención. Si necesita eliminar o borrar el
récord que ve en pantalla, debe presionar el botón de Eliminar.
Las siguientes flechas lo llevarán al récord que desee ver, ya sea el primero,
anterior, próximo o último, añade nuevos récords y también elimina algún récord.
Primero
Anterior
Próximo
12
Último
Nuevo
Eliminar
Comprobante de Corrección (499R-2c/W-2cPR)
En esta pantalla puede Añadir un nuevo comprobante de corrección o Editar los
datos del comprobante de retención de algún empleado. Sólo podrá tener
acceso a esta pantalla cuando haya completado el proceso de
transferencia electrónica o generado el Disco 3.5 (floppy) magnético.
Seleccione Corrección si tiene que
hacer cambios a los datos de un
comprobante
de
retención
o
Duplicado si desea imprimir un
duplicado del comprobante de
retención.
En esta pantalla puede entrar el número de seguro social o seleccionar el
nombre del empleado de la lista, el programa lo llevará al comprobante del
empleado seleccionado. Sólo puede editar o corregir la información de los
campos que no están sombreados. Para imprimir el comprobante de
corrección, seleccione del menú la opción de Imprimir.
NOTA: SI HACE CAMBIOS A LOS DATOS DE UN COMPROBANTE DE
RETENCION TIENE QUE RENDIR DICHO COMPROBANTE AL
DEPARTAMENTO DE HACIENDA EN PAPEL, YA QUE EL PROGRAMA NO
PROVEE LA OPCION DE TRANSFERENCIA ELECTRONICA O GENERAR EL
DISCO 3.5 PARA LOS COMPROBANTES DE CORRECCION.
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Declaraciones Informativas
En pantalla tiene que entrar la información del formulario. Los campos
necesarios son:
Nombre, Número de Seguro Social o Identificación
Patronal, Dirección Postal, Municipio, País, Código Postal y las Cantidades
Pagadas.
Nota: El programa cambia los caracteres a mayúsculas automáticamente.
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Entre los datos de los individuos o entidades que han recibido pagos de su
compañía en los encasillados correspondientes. Cuando termine de entrar los
datos del primer individuo o entidad oprima el botón de Nuevo para añadir una
nueva declaración informativa. Repita este proceso cuantas veces necesite para
crear todas las declaraciones informativas de su compañía. Puede usar
cualquiera de los dos botones (Próximo o Nuevo) para añadir otra declaración
informativa. Si necesita eliminar o borrar el récord que ve en pantalla, debe
presionar el botón de Eliminar.
Las siguientes flechas lo llevarán al récord que desee ver ya sea el primero,
anterior, próximo o último, añade nuevos récords y también elimina algún récord.
Primero
Anterior
Próximo
Último
Nuevo
Eliminar
Importar Información
Puede importar la información (data) para los formularios desde un “Excel o
Lotus spreadsheet” o en formato de texto. Para ver el formato de cómo debe
estar organizada la data, puede buscar en su directorio ejemplos de los archivos
en la siguiente dirección:
Para importar a comprobantes de retención:
C:\DH\INFORMATIVAS\Import Layout\Import_499R2W2.xls
Para importar a declaraciones informativas:
C:\DH\INFORMATIVAS\Import Layout\Import_4806.xls
Estos archivos contienen ejemplos y la estructura que la data debe tener para
poder ser importada. Es Importante seguir el mismo orden de los campos
según los encabezados de cada columna.
Si no puede exportar la data de su aplicación de nómina para crear esta hoja
electrónica en Excel, Lotus o formato de texto debe comunicarse con el suplidor
de su aplicación. Por lo general, todas las aplicaciones de nómina proveen
herramientas para generar hojas electrónicas.
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Importar a Comprobantes de Retención
Del menú de Utilidades, seleccione Importar Información y luego seleccione
Comprobantes de Retención.
Especifique el tipo de archivo donde se encuentra la data. Vea la siguiente
pantalla.
Oprima el símbolo de diskette y escoja el archivo de la siguiente pantalla.
Si el archivo no aparece en esta ventana tiene que navegar para buscar la
localización del archivo y luego seleccionar Open. Cuando el programa termine
de importar, el siguiente mensaje aparece si no hubo errores con la información,
indicando cuantos comprobantes de retención se procesaron sin errores.
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Si hubo errores con la información, el siguiente mensaje aparece.
Luego le pregunta si desea ver los récords que no se importaron. Oprima Yes y
podrá ver los récords en la pantalla. Para imprimir desde la misma pantalla
seleccione del menú de Archivo, Imprimir.
El informe de errores es una lista que contiene el nombre, seguro social y los
encasillados del comprobante de retención de los empleados. Los encasillados
que estén marcados indican la información que tiene errores. Debe abrir el
archivo y corregir dicha información y comenzar nuevamente el proceso de
importar la data hasta que no tenga errores.
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Importar a Declaraciones Informativas
El proceso de importar data a las declaraciones informativas es similar al de los
comprobantes de retención. Sin embargo, al seleccionar el tipo de archivo de
donde va a importar también debe especificar cuál declaración va a completar:
480.6A, 480.6B o 480.6C. Vea el siguiente ejemplo.
Oprima el símbolo de diskette y escoja el archivo de la siguiente pantalla.
Si el archivo no aparece en esta ventana tiene que navegar para buscar la
localización del archivo y luego seleccione Open. Cuando el programa termine
de importar, el siguiente mensaje aparece si no hubo errores con la información,
indicando cuantas declaraciones informativas se procesaron sin errores.
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Si no se pudo importar la información el siguiente mensaje aparece.
Luego le pregunta si desea ver los récords que no se importaron. Oprima Yes
para ver los récords en la pantalla. Para imprimir desde la misma pantalla
seleccione del menú de Archivo, Imprimir.
El informe de errores es una lista que contiene el nombre, seguro social o
número de identificación patronal y los encasillados la declaración informativa de
los individuos o entidades. Los encasillados que estén marcados indican la
información que tiene errores. Debe abrir el archivo y corregir dicha información
y comenzar nuevamente el proceso de importar hasta que no tenga errores.
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Imprimir Formularios
Para imprimir un formulario, seleccione la opción de Imprimir del menú. Escoja
el formulario que desea imprimir. Puede imprimir uno en específico o todos.
También puede imprimir la copia de quien hizo el pago (Copia Pagador).
Para imprimir un formulario en específico, desde esta pantalla puede entrar el
número de Seguro social o seleccione el nombre del portador de la lista o
comience a escribir su nombre para que el programa lo paree.
Oprima el símbolo de imprimir. Conteste Yes para ver el formulario en la
pantalla o No para enviar el formulario a la impresora. Para imprimir el
formulario que está en pantalla, seleccione del menú de Archivo, Imprimir para
enviar el documento a la impresora. Vea el siguiente ejemplo:
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Utilidades
Desde este menú puede hacer varias funciones.
Calculadora
Contiene una calculadora que puede utilizar en pantalla.
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Importar Información
Vea la sección anterior para las instrucciones de cómo importar información a
los comprobantes de retención y declaraciones informativas.
Resumen y Reconciliación
En esta opción puede revisar, editar e imprimir los siguientes formularios:
1. Resumen de las Declaraciones Informativas (480.5)
2. Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención
(480.6B.1)
3. Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida
(499R-3)
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Resumen de las Declaraciones Informativas - 480.5
En esta pantalla puede revisar o editar información. Sólo puede editar o corregir
la información de los campos que no están sombreados. También, puede
imprimir el formulario presionando el botón de la impresora.
Nota: El programa completa el Resumen de las Declaraciones Informativas
automáticamente. Es Importante que deberá firmar este formulario y
enviarlo al Departamento de Hacienda si radica a través del internet
o enviarlo junto con el disco 3.5 (floppy).
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Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención - 480.6B.1
En esta pantalla puede revisar o editar información. Sólo puede editar o corregir
la información de los campos que no están sombreados. También, puede
imprimir el formulario presionando el botón de la impresora.
Nota: En el Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención
tendrá que entrar en los campos correspondientes la información
relacionada a las cantidades pagadas, retenidas, depositadas, etc. Es
Importante que deberá firmar este formulario y enviarlo al
Departamento de Hacienda si radica a través del internet o enviarlo
junto con el disco 3.5 (floppy).
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Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida- 499R-3
En esta pantalla puede revisar o editar información. Sólo puede editar o corregir
la información de los campos que no están sombreados. También, puede
imprimir el formulario presionando el botón de la impresora.
Nota: El programa completa el Estado de Reconciliación de Contribución sobre
Ingresos Retenida automáticamente. Recuerde, que si prepara un
comprobante de corrección que afecte los totales de este formulario
deberá completarlo nuevamente, indicar que es enmendado y enviarlo
junto con el comprobante de corrección al Departamento de Hacienda. Es
Importante que deberá firmar este formulario y enviarlo al
Departamento de Hacienda si radica a través del internet o enviarlo
junto con el disco 3.5 (floppy).
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Transferencia Electrónica
Luego de revisar e imprimir los comprobantes de retención o las declaraciones
informativas, puede comenzar el proceso de transferir electrónicamente el
archivo al Departamento de Hacienda.
Este proceso de transferencia
electrónica se puede hacer a través del Internet o un Disco 3.5 (Floppy).
Disco 3.5
Seleccione del menú de Transferencia Electrónica el tipo de formulario y luego
seleccione Disco 3.5 (Floppy). Inserte un disco en blanco en su computadora,
conteste las preguntas y continúe el proceso de la transferencia al disco. Siga
las instrucciones del programa hasta que termine el proceso.
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Una vez terminado este proceso, tiene que imprimir la Hoja de Trámite que
tiene que acompañar el Disco 3.5 (Floppy), tanto para el disco de los
comprobantes de retención como para los discos de las declaraciones
informativas. Esta Hoja de Trámite la puede accesar a través del menú
principal por Utilidades, Imprimir Forma Medio Magnético.
Nota: El programa completa la Hoja de Trámite automáticamente, sólo tiene
que firmarla.
Las fechas límites para entregar los Discos 3.5 (Floppy) con sus
correspondientes Hojas de Trámite son:
•
•
•
Forma Medio Magnético 499R-2/W-2PR:
Forma Medio Magnético 480.6A y B:
Forma Medio Magnético 480.6C:
27
31 de enero de 2003
28 de febrero de 2003
15 de abril de 2003
Rotulación del Medio Magnético
Comprobantes de Retención 499R-2/W-2PR
•
Coloque una etiqueta externa en el disco 3.5 (floppy) para el
Departamento de Hacienda. (Vea el siguiente ejemplo.)
Departmento de Hacienda MMW2PR-1
EIN:__________________________________________________________
Nombre:______________________________________________________
Dirección:
Ciudad:_______________ País:______ Código Postal:_______________
Tel:___________________
•
Si usted va a someter una copia a la Administración de Seguro Social,
debe colocar una etiqueta externa en el disco 3.5 (floppy) como la
siguiente:
SSA AWR MMREF-1
EIN:__________________________________________________________
Nombre:______________________________________________________
Dirección:
Ciudad:_______________ País:______ Código Postal:_______________
Tel:___________________
Declaraciones Informativas 480.6A, 480.6B y 480.6C
•
Coloque una etiqueta externa en el disco 3.5 (Floppy) para el
Departamento de Hacienda. (Vea el siguiente ejemplo.)
28
Departmento de Hacienda Declaraciones Informativas
EIN:__________________________________________________________
Nombre:______________________________________________________
Dirección:
Ciudad:_______________ País:______ Código Postal:_______________
Tel:___________________
Empaque del Disco 3.5 (floppy)
•
•
•
•
•
No utilizar sujetapapeles, goma elástica o grapas en los discos 3.5
(Floppy).
Inserte el disco 3.5 (floppy) en su envase protector original antes de
empacar.
Envíe el disco 3.5 (floppy) en un contenedor apropiado para evitar daños
de envío.
Utilice un recipiente adecuado desechable. Existen versiones comerciales
disponibles para el envío de los discos 3.5 floppy.
No se devolverán los contenedores especiales.
Direcciones para Envío del Medio Magnético (Disco 3.5 Floppy) para la
Administración del Seguro Social
Si lo va a enviar a través del Correo Postal, envíelo a la siguiente dirección:
Social Security Administration
AWR Magnetic Media Processing
5-F-17, NB, Metro West
PO Box 33014
Baltimore, MD 21290-3014
Si lo va a enviar por OTRO Método que no sea el Correo:
Social Security Administration
AWR Magnetic Media Processing
5-F-17, NB, Metro West
300 N. Greene Street
Baltimore, MD 21290
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Direcciones para Envío del Medio Magnético (Disco 3.5 Floppy) para el
Departamento de Hacienda
Si lo va a enviar a través del Correo Postal, envíelo a la siguiente dirección:
Department of the Treasury
Returns Processing Bureau
Employer and Estimated Tax Payments
Application Section
PO BOX 9022501
San Juan, PR 00902-2501
Si lo va a enviar por OTRO Método que no sea el Correo:
Department of the Treasury
Returns Processing Bureau
Employer and Estimated Tax Payments
Application Section
Intendente Ramírez Building
10 Paseo Covadonga
San Juan, PR 00902
Internet
Seleccione del menú de Transferencia Electrónica el tipo de formulario, luego
seleccione Internet y conteste las preguntas.
Siga las instrucciones del
programa hasta que termine el proceso (vea el diagrama del proceso de
transferencia electrónica paso a paso en la próxima página).
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Finalizado el proceso de la transferencia electrónica, saldrá automáticamente
una Hoja de Confirmación que debe imprimir para mantener en sus récords
como evidencia de la radicación.
Si no desea imprimir la Hoja de Confirmación en ese momento puede
seleccionar del menú Archivo, Cerrar y tendrá la opción de imprimirla en
cualquier otro momento.
La Hoja de Confirmación de la transferencia electrónica la puede accesar a
través del menú seleccionando Utilidades, Imprimir Reporte de Confirmación
y seleccione el formulario que aplique.
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