rea temtica - Sistema de Información

XII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Sto. Domingo, Rep. Dominicana, 30 oct. - 2 nov. 2007
Área temática: Ética y Transparencia en la Gestión Pública
Panel: Avances, retrocesos y recomendaciones de la transparencia y el acceso a la información pública en América Latina
Archivos públicos: la memoria institucional para fortalecer la transparencia en la gestión pública
Guadalupe Cajías
Directora de la Movida Ciudadana de Bolivia
1.-
ARCHIVOS HISTORICOS Y ARCHIVOS VIVOS
¿A quién debe servir el acceso a la información? ¿Para qué? ¿Por qué?
Los españoles eran maniáticos de escribir todo aquello que sucedía en las colonias. Los cronistas
fueron los primeros periodistas e historiadores de una época por demás fantástica, donde toda aquella
exageración, todo aquel encantamiento y todas las aventuras imposibles de los caballeros andantes de
la época medieval, se convertían en realidad.
Junto a las crónicas se acumularon decenas de cartas, informes burocráticos, testamentos, solicitudes de
encomiendas, procesos y sentencias.
Todo ello se ordenó y archivó cuidadosamente. En las ciudades donde residían virreinatos o audiencias,
incluso capitanías, se acumularon toneladas de informes; muchos de ellos tienen su complemento en el
Archivo de Indias, en Sevilla, España.. Por su importancia destacan los de México, Lima, Charcas y
Buenos Aires. Los centros coloniales más importantes en ciudades con clima seco, frío, y los papeles se
conservaron por sí mismos, a pesar de los motines, las batallas civiles y las guerras. Con diferentes
grados de conservación y de ordenamiento, los archivos históricos existen en todas partes y son fuente
inagotable de una historia que todavía tiene mucho por investigarse.
En el caso boliviano, servidores públicos sabios y conscientes de su deber, como don Armando Alba y
don Gunnar Mendoza, ordenaron el cúmulo de escritos, catalogaron la información y sistematizaron las
fichas para que aquella sea accesible al público.
En las últimas décadas, a los fondos escritos se han agregado otras fuentes de información como los
daguerrotipos, las fotografías, las imágenes en movimiento (cintas de película, videos, DVDs, etc.), los
sonidos grabados (cintas magnetofónicas, discos de vinil, casettes, CDs), archivos electrónicos (diskets,
CDs) e incluso copias de información que circula por el INTERNET. La mayoría de los archivos del
mundo están conectados entre sí.
Aunque sin ese mismo orden y accesibilidad, también son fuente de conocimiento del pasado las
historias orales, las pinturas, los monumentos, los nombres de calles y plazas, las obras de arte, las
novelas y todo aquello que nos permite indagar más allá de la portada, más allá del dato explícito.
Sin embargo, la mayoría de los investigadores en los archivos nacionales son historiadores y
académicos, muchos de ellos no nacionales. Llegan con trabajos encomendados por universidades
estadounidenses o europeas.
Los ciudadanos que tienen otras actividades e inquietudes no se interesan por ellos, tal como lo
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muestran las estadísticas de los visitantes a esos archivos.
No hay plena conciencia acerca del poder de la información, que tener información es tener poder y
que acceder a la información original (incluso al documento centenario o colonial) permite ejercer una
ciudadanía plena y un pleno conocimiento del fondo de los hechos y del pensamiento/ideología/visión
que está detrás de ellos.
Vladimir Lenin fue uno de los primeros teóricos del poder que puso énfasis en el manejo de la
información (y de la propaganda), dando dimensión política a las ideas que Marat había expresado al
calor de las hogueras y de la guillotina de la Revolución Francesa sobre la importancia del escrito.
Geobels, durante la Segunda Guerra Mundial, perfeccionó la teoría y la práctica. Seleccionar, dosificar,
agrandar u ocultar información lograba más y mejor respaldo a los gobernantes, a sus ideas y a sus
decisiones, por trágicas y dramáticas que fuesen.
La Guerra de Viet Nam fue otra experiencia para mostrar la importancia del acceso a la información, a
los hechos tal como suceden y a los documentos que los auspician. La circulación de la información
contribuyó a la derrota estadounidense y a la victoria de los vietnamitas al norte del paralelo 17.
No sucedió lo mismo en la Guerra del Golfo Pérsico y mucho más explícitamente durante la invasión a
Irak, ya en el Siglo XXI.
Sólo un puñado de personas tuvo o tiene acceso a la información pública acerca de las órdenes, las
decisiones y los propios hechos históricos. No hay que entregar información, no hay que permitir el
registro independiente de los bombardeos, de los rostros de los muertos o de las víctimas, mucho
menos de los soldados, de sus jefes.
Dicen que Ecuador ganó la última guerra a Perú porque fue el primero en colocar en el INTERNET,
dentro de su territorio oficial, el mapa con los kilómetros disputados. La imagen, la información que se
quería dar, dio vuelta al mundo en pocos segundos.
Las nuevas tecnologías han aumentado el poder de la información, la disputa por utilizarla en uno u
otro sentido y la impotencia de una gran mayoría de habitantes del planeta que a veces ni siquiera sabe
cómo lo manipulan.
Por ello, en las últimas décadas, el debate sobre el Acceso a la Información Pública cobró importancia
central y el tema es parte de los compromisos que firman los países en reuniones internacionales, tanto
a nivel de las Naciones Unidas, la Organización de Estados Americanos, la Comunidad Andina de
Naciones, El Grupo de Río, los mecanismos de defensa de los derechos humanos, de lucha contra la
corrupción.
Aunque existen leyes de acceso a la información pública desde el fin de la Segunda Guerra Mundial, la
mayoría de esa legislación no tiene más de dos décadas.
En la mayoría de los países, sobre todo en las naciones más inestables, la puesta en vigencia de esas
normas encontró un primer obstáculo, casi insalvable. No existen archivos sobre los actos
administrativos actuales.
Al contrario de lo que sucedía con la colonia española, en la principal era de la información y cuando
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existen más soportes técnicos, existe todavía la tendencia a destruir la evidencia, el papel, el contrato, la
orden, el acta.
Varios países tienen esa deficiencia. La falta de archivos vivos, la dispersión de los documentos, y las
aún insuficientes medidas correctivas no ayudan a acceder a la información pública.
La calidad de los Archivos Públicos, tanto en su ordenamiento como en su accesibilidad, es una de las
mejores herramientas para promover la transparencia en la gestión pública. Sin embargo, por distintos
factores, existen indicios de que los archivos públicos en Latinoamérica son deficientes.
2.-
UN RECORRIDO POR AMÉRICA LATINA
Los archivos históricos en América Latina, sobre todo los que están en sedes que tuvieron importancia
política y administrativa durante la colonia tienen buena organización. Destacan los de Lima, Buenos
Aires y Sucre. La mayoría de los archivos nacionales fueron organizados con disposición legal
específica a mediados del Siglo XIX, como parte de la construcción de cada nación.
El ordenamiento de esos archivos no se nota tan evidentemente en el caso de los archivos públicos del
Siglo XX. Guerras internas, guerras internacionales, largas épocas de dictaduras, han afectado el
cuidado de los documentos públicos.
Hay varios casos de quemas de documentos, descuido, deterioro. En algunos casos, las autoridades no
fueron conscientes de la importancia de la memoria colectiva, de la memoria institucional. En otros
casos, la destrucción fue consciente, sobre todo en las épocas dictatoriales, para destruir la huella de
violación de los Derechos Humanos y los casos de corrupción.
Actualmente, los archivos de gestión parecen estar afectados por una falta de un compromiso absoluto
para cuidar los archivos.
ARCHIVOS DE ARGENTINA
La República de Argentina es un Estado federal compuesto administrativamente de 23 provincias más
la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. La entidad administrativa inferior es el municipio o partido.
Existen 34 Archivos:
1
Archivo nacional: Archivo General de la Nación
http://www.archivo.gov.ar
8
Archivos provinciales
8
Archivos municipales
1
Archivo parlamentario
1
Archivo eclesiástico
1
Archivo militar
3
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4
Archivos universitarios
10
Otros archivos
4
Archivos de Asociaciones
Todos estos archivos son de fácil acceso para los investigadores, para los periodistas y para las
personas o entidades que deseen realizar un control social. Por ejemplo, el archivo parlamentario ofrece
un sin número de relaciones y de ventanas, tanto en el sistema electrónico como en el sistema manual o
presencial. El buscador puede encontrar una cantidad de información que cubre casi todas las áreas.
En cambio, entre las provincias (equivalentes a estados o departamentos), una mayoría tiene
organización defectuosa o de poca accesibilidad y no están conectados con otras fuentes de
información.
Destacamos que en Argentina, todas las dependencias públicas deben cumplir con la normativa de
clasificar sus archivos de gestión y clasificarlos para pasar a los archivos centrales.
ARCHIVOS DE BOLIVIA
La República de Bolivia está conformada por nueve departamentos. Los entes administrativos
inferiores son la provincia (112), el municipio (312) y los cantones (1.384).
Existen 5 Archivos:
1
Archivo nacional: Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia URL:
http://www.archivoybibliotecanacionales.org.bo/archivonacional/
1
Archivo departamental.
3
Otros Archivos.
En Bolivia existe un solo gran archivo nacional, con sede en Sucre, capital de la República. Los
poderes Ejecutivo y Judicial radican en La Paz. Existe un periodo de desorden de los papeles, sobre
todo con el cambio de sede de gobierno a inicio del Siglo XIX. Durante la época de los gobiernos de
facto no se cumplían las directrices para preservar los documentos. Recién en la última década, por
disposición legal, la Contraloría General de la República (CGR) acumula los archivos administrativos y
los remite periódicamente al Archivo Nacional, previa selección.
No llegan muchos documentos, sobre todo los producidos en los municipios, cabeza del poder local,
porque no existe un ordenamiento y no hay la práctica archivística. Recién el municipio más grande, de
la ciudad de La Paz, ha modernizado su archivo y ha creado una Unidad de Trasnaparencia para
acceder a él. Otras entidades, como la Corte Nacional Electoral, también contrataron archivistas en el
último lustro y sus fondos no datan de 10 a 15 años.
El único departamento que tiene un Archivo Departamental organizado es La Paz, por la iniciativa de
historiadores y archivistas profesionales. Llama la atención que departamentos con mayor dinámica
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económica, como Santa Cruz, no tengan un Archivo Departamental con los documentos de gestión
accesibles a todo público y en línea.
Otro archivo importante y bien ordenado es el parlamentario, aunque no microfilmado y sin acceso
digital. Periódicamente publican el número de visitas y sus profesiones y se nota que el interés en
aprovecharlo está entre los académicos y no entre los periodistas o controladores sociales, aunque ahí
podrían rastrear todo lo referido a sus representantes.
ARCHIVOS DE BRASIL
La República Federativa do Brasil se compone de 26 estados más el distrito federal de Brasilia, capital
del país. Administrativamente cada estado se subdivide en municipios (4.974 en todo el país), y estos a
su vez en distritos (9.274).
Existen 70 Archivos:
1
Archivo nacional: Arquivo Nacional
http://www.arquivonacional.gov.br
16
Archivos estatales
22
Archivos municipales
1
Archivo parlamentario
10
Archivos universitarios
7
Fundaciones y centro de investigación.
13
Otros archivos
3
Asociaciones
Brasil posee una amplia gama de archivos y también tiene relaciones con unidades de acceso a las
gestiones públicas Orientado pela missão de promover cada vez mais a transparência dos gastos
públicos, o Governo Federal tem atuado firmemente no sentido de incentivar o controle social para
que as práticas da administração pública sejam pautadas pela legalidade e pela ética. A participação
ativa da sociedade é imprescindível para garantir o bom uso dos recursos públicos.
Dessa forma, em cumprimento à determinação expressa no Decreto nº 5.482, de 30 de junho de 2005,
e na Portaria Interministerial nº 140, de 16 de março de 2006, que dispõem sobre a divulgação de
dados e informações pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal na Internet, o
Governo disponibiliza aos cidadãos as páginas de Transparência Pública, ampliando ainda mais as
condições de conhecimento e controle do uso dos recursos gerados pelo pagamento dos impostos.
As páginas de Transparência Pública apresentam os dados referentes às despesas realizadas pelos
órgãos e entidades da Administração Pública Federal com informações sobre execução orçamentária,
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licitações, contratações, convênios, diárias e passagens. As informações são apresentadas de forma
clara e fácil, permanentemente atualizadas.
As páginas de Transparência Pública dão continuidade às ações de governo voltadas para o
incremento do controle social e complementam as informações disponíveis.
Es así que desde el Archivo Nacional se pueden abrir ventanas con información sobre las licitaciones,
las contrataciones, la ejecución presupuestaria (con una actualización mensual), el pago de pasajes y
viáticos.
De esa manera se fomenta el control social con una información básica que ya está disponible sin
necesidad de que el ciudadano la solicite o busque mediante una carta o pedido expreso.
ARCHIVOS DE CHILE
La República de Chile se divide administrativamente en 13 unidades territoriales denominadas
regiones. Cada una de estas regiones está conformada por provincias (51 en total), y estas a su vez por
comunas (342).
Existen 18 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo Nacional
http://www.dibam.cl/archivo_nacional
1
Archivo regional.
1
Archivo municipal.
1
Archivo diplomático.
1
Archivo eclesiástico.
1
Archivo militar.
3
Archivos universitarios.
3
Archivos sonoros
6
Otros Archivos
2
Asociaciones
El Archivo Nacional es más histórico que de gestión contemporánea. Contiene el fondo Leteriel con
documentación de 40 años de la historia de Chile, sobre todo lo relacionado con la época de la Unidad
Popular (1970-1973). No tiene un link electrónico con información sobre transparencia.
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ARCHIVOS DE COLOMBIA
La República de Colombia está constituida por 32 departamentos más el distrito capital de Santa Fe de
Bogota. Las unidades administrativas inferiores son el distrito y el municipio.
Existen 14 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de la Nación
http://www.archivogeneral.gov.co/version2/
4
Archivos departamentales.
1
Archivo municipal.
3
Archivos universitarios.
5
Otros Archivos.
Aunque Colombia no tiene una gran cantidad de archivos departamentales y municipales en línea,
cuenta con importantes fondos universitarios para rastrear una serie de temas sobre el desarrollo
humano.
Destacan las directrices básicas para que los funcionarios públicos cumplan con las Tablas de
Retención y Transferencia Documentales. Estas guías, aseguradas con una amplia y detallada
normativa, aseguran que cada servidor público cumpla con el resguardo de la documentación y que esté
claramente establecido cómo ordenarla, clasificarla y preservarla.
Las instrucciones precisas desarrolladas en su Manual son un ejemplo para otras naciones:
Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención Documental
(TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo General de la Nación de
Colombia, ente rector de la política archivística, como para los archivos de los Organismos
Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.
La Junta Directiva del Archivo General de la Nación por medio del Acuerdo 12 de 16 de octubre de
1991 fijó un plazo de seis meses para la presentación de las TRD de los Organismos Nacionales del
Orden Central. Para realizar este trabajo el AGN buscó la colaboración de expertos, al cabo de la
cual algunas de las entidades del sector público presentaron sus TRD.
En vista de que no todas las entidades dieron cumplimiento a dicha disposición, el Gobierno Nacional
promulgó el Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 "Por el cual se reglamenta la ley 80 y se ordena la
transferencia de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación" que
también obliga a todos los Organismos Nacionales a presentar sus TRD en un plazo de sesenta días,
contados a partir de la fecha de su publicación. En cumplimiento de este Decreto, la Junta Directiva
del Archivo General de la Nación expidió los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y 006 de 1996.
Para facilitar la aplicación del Decreto en mención, el Archivo General de la Nación convocó a los
jefes de archivo de los Ministerios y de sus organismos adscritos y vinculados a un taller sobre
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directrices para la elaboración y presentación de las TRD. La base material para el desarrollo del
taller la constituyeron encuestas de diagnóstico, formatos, instructivos y lineamientos fundamentales
tanto para conocer los acervos documentales como para iniciar su valoración.
El bagaje teórico previo para la elaboración de este material se enriqueció con los talleres y sesiones
adelantadas con los asesores Agnes Etienne Magnien de los Archivos Nacionales de Francia; José
Antonio Ramírez Deleón y Juan Manuel Herrera Huertas, del Archivo General de la Nación de México
y Louis Garón de los Archivos Nacionales de Quebec, Canadá, en desarrollo del Proyecto de
Normatividad Básica para Archivos en Colombia, quienes además aportaron documentos y
publicaciones sobre los temas de Valoración, Selección y Retención Documental.
El minimanual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de la
administración, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental.
Como objetivos específicos se señalan los siguientes:
♦ Desarrollar los principios enunciados en el Reglamento General de Archivos y dar cumplimiento a
la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retención y Transferencias Documentales.
♦ Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración, selección y
eliminación documentales, entre otros.
♦ Promover la elaboración y aplicación de Tablas de Retención en cada entidad.
♦ Apoyar la elaboración de Tablas Generales de Retención Documental de las Entidades de la
Administración Nacional.
♦ Racionalizar y Regular los procesos de Transferencias Primarias y Secundarias.
♦ Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para el embalaje
como para la ubicación en los depósitos del Archivo General de la Nación cuando fuere del caso.
Este manual incluye tres temas:
♦ Tablas de Retención Documental: Se señalan las bases legales, las pautas y los procedimientos
para su elaboración y presentación. Incluye, además, una lista de términos asociados con la
administración de documentos, algunos de los cuales no están contemplados en el Reglamento
General de Archivos.
♦ Transferencias Documentales: Se precisa este concepto relacionándolo con las diferentes fases de
archivo (gestión, central e histórico) destacando la responsabilidad del archivo central para
liderar la administración de documentos en cada entidad. También se señalan los procedimientos a
seguir con miras a realizar la transferencia y tratamiento físico de la documentación para
garantizar su conservación.
La Bibliografía incluye textos y documentos sobre las labores de Valoración y Selección Documental.
♦ Anexos: Se incluyen, en primer lugar, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1382 de 1995, los Acuerdos
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8, 9, 11 y 12 de 1995 y los Acuerdos 002 y 006 de 1996 de la Junta Directiva del Archivo General
de la Nación y, en segundo lugar, algunas propuestas de formatos e instructivos, que pueden
diligenciarse en el proceso de elaboración de las Tablas de Retención y de las Transferencias
Documentales.
De esta manera se relaciona el archivo histórico con el orden y accesibilidad a la documentación
pública más actual
ARCHIVOS DE COSTA RICA
La República de Costa Rica se encuentra dividida en siete provincias, que se subdividen a su vez en 81
cantones y éstos en 463 distritos.
Existen 3 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo Nacional de Costa Rica
http://www.mcjdcr.go.cr/patrimonio/archivo_nacional.html
1
Archivo eclesiástico
1
Archivo universitario
ARCHIVOS DE CUBA
La República de Cuba está dividida en 14 provincias y el municipio especial Isla de la Juventud (Isla de
Pinos). Hay un total de 169 municipios.
Existen 3 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo Nacional
http://www.arnac.cu/
1
Archivo regional.
1
Otros Archivos.
ARCHIVOS DE ECUADOR
Administrativamente la República del Ecuador está organizada en 22 provincias y 219 cantones.
Existen 5 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo Nacional de Ecuador
http://www.ane.gov.ec/ane/site/welcome.htm/
1
Archivo provincial
1
Archivo municipal
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1
Archivo diplomático
1
Otros Archivos
Son archivos más enfocados a la historia y no hay claramente un link relacionado con la
documentación después de 1970, ejemplo en el caso de la sección judicial. Sin embargo, cumple con la
normativa de acceso a la información pública con todos los datos de los servidores del propio archivo,
incluyendo los montos de los salarios para cada uno.
ARCHIVOS DE EL SALVADOR
Archivos históricos de la República de El Salvador organizados por categorías según su dependencia
administrativa o la composición de sus fondos.
Existen 2 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de la Nación
http://www.agn.gob.sv/
1
Archivo diplomático.
ARCHIVOS DE GUATEMALA
La República de Guatemala se encuentra dividida administrativamente en 22 departamentos, integrados
a su vez por un total de 353 municipios.
Existen 3 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de Centroamérica
http://lanic.utexas.edu/project/tavera/guatemala/centroamerica.html
1
Archivo eclesiástico
1
Otros Archivos
El Archivo General de Centroamérica, creado en 1846, es actualmente uno de los mayores albergues de
documentación sobre el tema indígena en la región, incluso la disputa de tierras, pero su
documentación no pasa de 1900 y no tiene una relación con documentación actualizada.
No aparecen archivos de gestión en línea.
ARCHIVOS DE HONDURAS
La unidad administrativa principal de la República de Honduras es el departamento. Los 22
departamentos del país están compuestos por 299 municipios.
Existe 1 Archivo:
1
Archivo Nacional: Archivo Nacional de Honduras - Secretaría de Cultura Artes y Deportes
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http://www.secad.gob.hn/archi.htm
ARCHIVOS DE MEXICO
Los Estados Unidos de México están formados administrativamente por 31 estados, más el Distrito de
la Ciudad de México, capital del país.
Existen 45 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de la Nación
http://www.agn.gob.mx/.
12
Archivos estatales
9
Archivos municipales
1
Archivo parlamentario
1
Archivo diplomático
1
Archivo ministerial
3
Archivos eclesiásticos
7
Archivos universitarios
2
Fundaciones y centros de investigación
8
Otros Archivos
En el caso mexicano se relaciona el archivo histórico con los archivos de gestión y es importante que
éste órgano del Estado es parte de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información, como se
detalla en su presentación general:
El Archivo General de la Nación (AGN) ha desarrollado las versiones uno y dos del Sistema de
Descripción Documental (SDD) con el que este órgano desconcentrado ha cumplido con los
lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, estas versiones son la base del Sistema de
Administración de Archivos (SAA) que permite el manejo de imágenes digitalizadas para asociar la
descripción con el documento digital.
El SAA también incluye el módulo de "Valoración Documental” con el cual se controlan las solicitudes
de valoración que recibe el AGN, se realiza el análisis de la documentación y se elabora el dictamen
de baja documental o la incorporación de la documentación al acervo histórico que corresponda.
En lo que respecta a los archivos históricos, pretende recopilar la información básica de los archivos
del país, para lo cual inició el programa del Registro Nacional de Archivos que con la participación de
los tres niveles de gobierno facilitará a los investigadores y público en general, tanto nacional como
internacional,
conocer
los
acervos
que
resguardan
dichas
instituciones.
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Serán los módulos del SAA desarrollados para interfase web, la culminación de este proyecto lo que le
permitirá al AGN obtener los siguientes beneficios:
• Contar con una herramienta que permita el control de la gestión documental en el AGN y de las
Dependencia y Entidades de la APF que decidan utilizarlo.
• Ratificar el compromiso del AGN como órgano rector de la archivística nacional.
• Contar con estándares para el procesamiento eficaz de las transferencias primarias y secundarias así
como de las valoraciones documentales.
• Continuar ofreciendo el sistema de consulta digital para promover la consulta y el aprovechamiento
público de los acervos históricos.
• Impulsar el derecho de la cultura a la información por medio de la consulta digital.
• Cumplir con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y
demás disposiciones en materia archivista
México desarrolló la normativa para preservar la documentación de forma impresa, digital o de otro
soporte y cómo organizarla para hacerla accesible al público.
ARCHIVOS DE NICARAGUA
Territorialmente la República de Nicaragua se haya dividida en 15 departamentos y dos regiones
autónomas. El Municipio es la unidad base de la división política administrativa del país.
Existen 5 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo Nacional de Nicaragua
http://manfut.org/museos/archivonacional.html
1
Archivo municipal
3
Otros Archivos
ARCHIVOS DE PANAMÁ
La división administrativa de la República de Panamá esta organizada en base a las nueve provincias
que constituyen el Estado. Cada provincia se compone de municipios y estos, a su vez, de
corregimientos.
Panamá no tiene un Archivo General de la Nación en línea, sino la biblioteca Nacional, con 65 años de
antigüedad, que preserva libros y publicaciones, pero no tiene conexiones con documentos originales.
No conocemos si existen otros archivos.
ARCHIVOS DE PARAGUAY
La República del Paraguay se encuentra divida administrativamente en 17 departamentos, subdivididos
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a su vez en municipios y distritos. La capital, Asunción, es un organismo administrativo autónomo.
Existen 3 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo Nacional de Asunción
http://lanic.utexas.edu/project/tavera/paraguay/paraguay.html
2
Otros Archivos
ARCHIVOS DE PERÚ
La República del Perú se organiza en 24 departamentos, más la Provincia Constitucional del Callao.
Los departamentos se organizan en provincias (180 actualmente y estas, a su vez, en distritos (1.747).
Existen 34 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de la Nación
http://agn.perucultural.org.pe/
10
Archivos regionales
1
Archivo parlamentario
1
Archivo diplomático
9
Archivos eclesiásticos
1
Archivo militar
1
Archivo sonoro
10
Otros Archivos
Perú, que fue en la colonia uno de los principales centros virreinales en América, tiene una de las más
amplias y completas organizaciones de archivos históricos actualizados.
Destacamos que su centenario Archivo General de la Nación tiene un link para la “Transparencia”, de
fácil acceso. En esa ventana encontramos la siguiente información:
Archivo General de la Nación del Perú, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 27806, modificada
por la Ley 27927, ambas sistematizadas en el D.S Nº 043-2003-PCM, facilita el acceso ciudadano a la
siguiente información actualizada que genera y administra la institución a nivel nacional, información
como: Presupuesto, Recursos Humanos, Contrataciones y Adquisiciones, Progresos realizados e
indicadores de Desempeño.
Responsables Ley de Transparencia y la Información:
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Eco. Guido Peláez Hidalgo
Funcionario responsable de la Página Web institucional de Transparencia
Resolución Jefatural Nº 348-2005-AGN/J
Arch. Eleodoro Balboa Alejandro
Funcionario responsable de Ley de Transparencia y acceso a la información
Resolución Jefatural Nº -232-AGN/J
IV TRIMESTRE 2005
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Adjudicacion Directa
Adjudicacion Directa Selectiva
Adjudicaciones Menor Cuantía
Concursos públicos de servicios
Ejecución de gastos
Financiamiento del gasto por grupo genérico
Información AL IV trimestre del 2005 pensionistas
Información de ingresos personal activo
ADJUDICACION DIRECTA PÚBLICA
ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA
ADJUDICACIONES MENOR CUANTÍA
CONCURSOS PÚBLICOS DE SERVICIOS
EJECUCIÓN DE GASTOS
FINANCIAMIENTO DEL GASTO POR GRUPO GENÉRICO
INFORMACION AL IV TRIMESTRE DEL 2005 PENSIONISTAS
INFORMACION DE INGRESOS PERSONAL ACTIVO
INGRESOS PARTIDA GENÉRICA
LICITACION PUBLICA ADJUDICACION MENOR CUANTIA
PROGRESO REALIZADOS EN LOS INDICADORES
RELACION DE PENSIONISTAS
RESULTADOS OPERATIVOS SEGUN CLASIFICADORES PRESUPUESTALES
RESULTADOS OPERATIVOS
RESUMEN DEL PERSONAL ACTIVO INFORMACION AL IV TRIMESTRE
Resolución Donación Ministerio de Cultura de España
EJECUCION III TRIMESTRE - LEY DE TRANSPARENCIA
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RESUMEN III TRIMESTRE
EJECUCION I TRIMESTRE - LEY DE TRANSPARENCIA
INGRESOS Y EJECUCION DEL III TRIMESTRE DEL 2006
NORMAS DE AUSTERIDAD Y RACIONALIDAD EN EL GASTO DE BIENES Y SERVICIOS
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RESOLUCION JEFATURAL Nº 3111-2006-AGN/J
DIRECTIVA Nº 001-2006-AGN/OTA-OP
RESOLUCION JEFATURAL Nº 315-2006-AGN/J
DIRECTIVA Nº 001-2006-AGN/OTA-OA
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XII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Sto. Domingo, Rep. Dominicana, 30 oct. - 2 nov. 2007
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RESOLUCION JEFATURAL 365-2006-AGN/J
RESOLUCION JEFATURAL Nº38-2006-AGN/J
Para cualquier consulta acercarse a la Oficina de Administración Documentaria llenando los datos del
siguiente FORMULARIO y presentarlo la sede central del Archivo General de la Nación - Jr. Manuel
Cuadros S/N - Palacio de Justicia.
Horario de atención : De Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 3:45 p.m.
Esta documentación está actualizada permanentemente, con tres a seis meses de retraso, pero ya es una
actividad que permite romper con la cultura del secreto y de la opacidad. Es quizá el mejor ejemplo de
un archivo que reúne lo histórico con lo actual y le da la cobertura de “transparencia” además de la
memoria.
ARCHIVOS DE PUERTO RICO
Puerto Rico está dividido administrativamente en 78 municipios.
Existen 10 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de Puerto Rico
http://www.icp.gobierno.pr/agp/index.htm
4
Archivos municipales
2
Archivos eclesiásticos
1
Archivo militar
1
Archivo universitario
1
Fundaciones y centro de investigación
Tiene una ley claramente establecida para la preservación de todos los documentos públicos.
ARCHIVOS DE REPÚBLICA DOMINICANA
La República Dominicana está administrativamente organizada en 28 provincias y un Distrito
Nacional.
Existen 3 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de la Nación
http://www.cultura.gov.do/agn.htm
1
Archivo municipal
1
Archivo diplomático
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ARCHIVOS DE URUGUAY
La República del Uruguay está compuesta de 19 departamentos.
Existen 5 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de la Nación
http://www.mec.gub.uy/agn/
1
Archivo municipal
1
Archivo diplomático
1
Archivo universitario
1
Otro Archivo
ARCHIVOS DE VENEZUELA
La República Bolivariana de Venezuela está conformada por 23 estados, un Distrito Capital (Caracas)
y dependencias federales conformadas por 72 islas en el Mar Caribe.
Existen 18 Archivos:
1
Archivo Nacional: Archivo General de la Nación
http://www.archiven.gov.ve/
2
Archivos estatales
5
Archivos municipales
1
Archivo diplomático
3
Archivos eclesiásticos
2
Fundaciones y centro de investigación
4
Otros Archivos
3.
CONCLUSIONES
En resumen, la mayoría de las naciones latinoamericanas tienen archivos históricos organizados desde
el Siglo XIX con base en la documentación colonial y luego republicana. Pocos tienen una relación
entre la preservación de la documentación para la memoria histórica y la transparencia en la gestión
pública.
Destaca el caso del estado peruano que da una cobertura institucional desde el Archivo General de la
Nación a la normativa de transparencia y acceso a la información pública. También reiteramos la
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XII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Sto. Domingo, Rep. Dominicana, 30 oct. - 2 nov. 2007
importancia de la organización estatal colombiana para preservar y ordenar el documento público, en
cualquier soporte en que éste se presente.
La digitalización de los impresos y la creación de la nueva documentación pública en formatos de
disket, CD, DVD no sólo revoluciona el tiempo y el espacio, sino que potencia a niveles insospechados
la accesibilidad a la información.
La relación que tienen entre ellos la mayoría de los archivos y bibliotecas nacionales crea la posibilidad
de realizar indagaciones e investigaciones, desde un escritorio, a profundidad.
El gran reto es provocar que todos los habitantes de la América tengan esa capacitación y esa
oportunidad. Recién se empiezan a crear telecentros rurales y a dotar de acceso físico al Internet en
muchos poblados provinciales. Faltan los grandes pasos: acostumbrar a las autoridades locales, de los
pequeños municipios o distritos a dar importancia al archivo, a contratar personal capacitado para su
preservación y organización.
Y lo más difícil, falta encarar la inmensa tarea de mostrar a las personas, así sean semi analfabetas, que
desde su rincón pueden conocer muchas cosas relacionadas con su comunidad, desde los presupuestos
asignados, los presupuestos ejecutados, las partidas comprometidas, las licitaciones, etc, y comparar los
datos entre las diferentes entidades, públicas o no estatales.
Así se abre más y más la posibilidad del control social y de la vigilancia participativa.
REFERENCIAS
Para todos los casos se utilizó las referencias en Internet, cuyas direcciones se colocan en cada país.
RESUMEN BIOGRÁFICO
Guadalupe Cajías es periodista e historiadora. Autora de varios libros y textos con temas de crónica
moderna, investigación social y mirada histórica. Fue Delegada Presidencial Anticorrupción de Bolivia
y Presidenta del Mecanismo de Expertos para la Implementación de la Convención Interamericana
contra la Corrupción.
Actualmente Cajías es columnista de varios medios de prensa en Bolivia, enseña en la Fundación
Cultural Huáscar Cajías K. y dirige el proyecto Movida Ciudadana Anticorrupción (MCA), entidad
sin fines de lucro que cuenta con el apoyo técnico y financiero de la Agencia Suiza para el Desarrollo y
la Cooperación, COSUDE.
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