LEGALIZACIÓN LIBROS DE SOCIEDADES 2015

LEGALIZACIÓN LIBROS DE
SOCIEDADES
2015
El Código de Comercio Español, establece en su Título III, que los empresarios y
sociedades (así como las Cooperativas de Crédito) deberán llevar un exhaustivo control
de la gestión de sus negocios. Dicho control, consistirá básicamente, en la llevanza de
una contabilidad ordenada de forma cronológica, y elaboración periódica de balances e
inventarios: libro de Inventarios y Cuentas anuales y, otro Diario, así como un libro de
Actas de las Juntas y, de existir, de los órganos colegiados de la sociedad.
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El referido Título III queda complementado y concretado por el propio Reglamento de
desarrollo del antedicho Código de Comercio, así como la actual Ley de Sociedades de
Capital, (RDL 1/2010), cuyo compendio establece que, los empresarios y profesionales
tendrán la obligación de llevar los siguientes instrumentos de control:
1. Un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un Libro Diario (Art 25 del
Código de Comercio).
2. Un Libro de Registro de Socios y de Acciones Nominativas, (Art 104 y 116 de
la Ley de Sociedades de Capital).
3. Un Libro de Actas de las Juntas y, de existir, de los órganos colegiados de la
sociedad (Art 26 del Código de Comercio y Art 106 del Reglamento del
Registro Mercantil).
4. Un Libro Registro de Contratos en el caso de tratarse de una Sociedad
Unipersonal (Art 16 de la Ley de Sociedades de Capital).
Dichos libros, incluso el de Actas de Juntas y demás órganos colegiados, o los libros
registro de socios y de acciones nominativas, deberán ser legalizados en el Registro
Mercantil donde la entidad o empresario tuviera su domicilio social, antes de que
transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
Teniendo en cuenta que, el 90% de las empresas españolas hacen coincidir su ejercicio
social, con el año natural en curso, ello implica que la fecha máxima legal para
presentar la legalización de los referidos libros, será el 30 de abril.
Desde que la Ley 14/2013, de 27 de Septiembre de apoyo a los emprendedores y su
internacionalización, en su artículo 18º estipulaba que todos los libros que
obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales
aplicables, deberán legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su
cumplimentación en soporte electrónico.
Por tanto, el proceso para su presentación será el siguiente:
1. Acudir a la Web del registro (registradores.org).
2. Descargarse el programa Legalia.
3. Disponer de un certificado digital autorizado.
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4. Adjuntar los ficheros en formatos Excel 97/2000 (XLS), Acrobat (PDF), Texto
enriquecido (RTF), Word 97/2003 (DOC), Quatropro (WQ1), Lotus 123 (WK1).
Para la primera legalización telemática de cualquier libro, el empresario que ya tuviese
legalizado con anterioridad otros libros de la misma clase en soporte papel y en blanco,
deberá:
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Acompañar al envío telemático un escrito en archivo PDF que se copiará en el
envío telemático correspondiente al programa LEGALIA,
-
Firmado por el que tenga la facultad certificante de la sociedad.
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Declarando, bien que se ha procedido al cierre del libro anterior inutilizando las
hojas en blanco, bien que se han cumplimentado todas las hojas de las que
constaba dicho libro.
En el caso de ser la primera vez, no será necesario, pues no dispondrá de libros en
formato papel cuyo cierre haya que notificar.
Practicada la legalización, el sistema remitirá la factura y la notificación de despacho a
la dirección de correo electrónico que tenga dada de alta en el sistema
“registradores.org”.
En todo caso, si se incurre en algún error en el momento de la legalización, deberá
remitirse por los mismos cauces telemáticos, en formato PDF, archivo con la
rectificación debidamente sellada y firmada por el representante legal de la empresa, en
la que se explique que se trata de una subsanación, por qué se realiza y el número de
entrada, asiento de presentación y fecha de legalización de los libros que sustituye.
Ojo!! Recordemos que,
los profesionales, las Sociedades Civiles que no realicen
actividad mercantil, las Comunidades de Bienes, Herencias Yacentes y, Cooperativas de
ámbito estatal, no están autorizados para efectuar dichas legalizaciones.
Ánimo que queda poco!!!
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