Proyecto final
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Universidad Tecnológica de Querétaro Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, email=webmaster@uteq.edu.mx, c=MX Fecha: 2012.08.10 12:13:52 -05'00' UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO NOMBRE DEL PROYECTO MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EMPRESA: IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN DESARROLLO DE NEGOCIOS ÁREA MERCADOTECNIA Presenta: MARCIAL HERNÁNDEZ JORGE FELIPE Asesor de la UTEQ Asesor de Empresa Prof. Ulises Morales Ing. Víctor M. Amieva P. Santiago de Querétaro, Qro. Agosto de 2012 ÍNDICE PAG. RESUMEN ....................................................................................................................................... 5 ABSTRACT ....................................................................................................................................... 5 DEDICATORIAS ............................................................................................................................... 6 AGRADECIMIENTOS ....................................................................................................................... 7 I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 8 II. ANTECEDENTES ...................................................................................................................... 9 II.I NOMBRE Y RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA .................................................................. 9 II.II GIRO ............................................................................................................................... 9 II.III HISTORIA ........................................................................................................................ 9 II.IV VISIÓN ............................................................................................................................ 9 II.V MISIÓN ......................................................................................................................... 10 II.VI POLÍTICA DE CALIDAD .................................................................................................. 10 II.VII SERVICIOS ..................................................................................................................... 10 II.VIII VALORES ................................................................................................................... 10 II.IX ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................. 12 II.X FADO ............................................................................................................................ 13 1 II.XI PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................... 14 III. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................. 14 IV. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 14 V. ALCANCES ............................................................................................................................. 15 VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .......................................................................................... 16 VI.I EL ALMACÉN. ................................................................................................................ 16 VI.II Procesos dentro del almacén ....................................................................................... 20 VI.III CLASES DE ALMACENES................................................................................................ 21 VI.IV MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS. .............................................................. 23 VI.V LA ROTACIÓN DE INVENTARIOS. .................................................................................. 24 VI.VI CÁLCULO DEL STOCK ÓPTIMO Y MÍNIMO. ................................................................... 26 VI.VI.I VI.VII EJEMPLO ............................................................................................................... 30 COSTOS DE LOS FALTANTES ..................................................................................... 33 VII. PLAN DE ACTIVIDADES ..................................................................................................... 36 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS ............................................................................. 38 VIII.I RECURSOS MATERIALES ............................................................................................... 38 VIII.II RECURSOS HUMANOS. ............................................................................................. 38 IX. IX.I DESARROLLO DEL PROYECTO ........................................................................................... 39 MANUAL DE COMPRAS ................................................................................................ 39 2 IX.II OBJETIVOS .................................................................................................................... 40 IX.III MANTENIMIENTO DEL MANUAL .................................................................................. 41 IX.IV POLÍTICAS DE COMPRAS .............................................................................................. 41 IX.IV.I COMPRAS DE ARTÍCULOS, BIENES Y SERVICIOS ................................................... 41 IX.V COTIZACIONES.............................................................................................................. 42 IX.VI ÓRDENES DE COMPRA. ................................................................................................ 43 IX.VII LÍMITES DISCRECIONALES ........................................................................................ 45 IX.VII.I IX.VIII SOLICITUD DE COTIZACIONES: ............................................................................. 45 APROBACIÓN COTIZACIONES ................................................................................... 46 IX.IX APROBACIÓN ÓRDENES DE COMPRAS ........................................................................ 46 IX.X RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS ....................................................................................... 46 IX.XI DISPOSICIONES GENERALES. ........................................................................................ 47 IX.XII PROCEDIMIENTO DE LA COMPRA ............................................................................ 49 IX.XIII DIAGRAMA DE COORDINACIÓN DE COMPRAS ........................................................ 55 IX.XIV DIAGRAMA DE ALMACÉN......................................................................................... 57 X. CONCLUSIÓN ........................................................................................................................ 58 XI. RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 59 XII. ANEXOS ............................................................................................................................ 60 XII.I ANEXO 1 ....................................................................................................................... 60 3 XII.II ANEXO 2 ....................................................................................................................... 61 XII.III ANEXO 3 ................................................................................................................... 62 XIII. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 63 4 RESUMEN Este proyecto se desarrolla al examinar toda la empresa en busca de una área de oportunidad, que al hacer observamos que no contaba con un manual de compras, documento de importancia relevante para cualquier empresa. Se estuvo tomando en cuentas de qué forma se podrían hacer que las compras fuesen un procedimiento práctico y simple de llevar a cabo, ya que de las compras que se hagan se varan reflejadas en las ventas. ABSTRACT This project is developed to examine any company looking for an area of opportunity, that when you see that did not have a procurement manual, document of significant importance to any company. It was taking into account how you could make the purchases were a practical and simple to perform because of the purchases made are reflected in sales vary 5 DEDICATORIAS Sólo existe una persona a la que deseo agradecer de forma muy especial su apoyo, confianza y consejos que me hicieron salir adelante, que me ha enseñado con su ejemplo que todo en la vida es posible con esfuerzo y perseverancia. Quiero dedicar a mi Madre, María Antonieta Hernández Pájaro, que siempre me dio la FUERZA PARA SEGUIR ADELANTE, y con su gran apoyo, respaldo, respeto en mis decisiones y acciones. Por brindarme su particular apoyo incondicional en todas las etapas de mi vida, estando siempre dispuesta a ayudarme, apoyarme y solventarme en las buenas y malas situaciones a las que me he enfrentado. También quiero dedicar a toda mi familia por hacerme ver lo errores que cometo, para poder buscar mejores opciones, a mis profesores y amigos que me han apoyado a lo largo de mi vida y a todas las personas que me dedicaron su tiempo y me dieron la oportunidad de aprender de ellos. 6 AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer a mi familia que siempre me dio su apoyo incondicional, me han enseñado a que ninguna meta que me proponga alcanzar es imposible, nada me ha sido más importante que su presencia, siendo mi mayor privilegio y ejemplo. A mis profesores, su experiencia, su constancia y sus exigencias Gracias a mi tutora Gilda Ledesma Leal por brindarme su apoyo y desvanecer los problemas que se presentan a lo largo de una carrera y estar ahí siempre. Gracias a mi asesor de Ulises Morales Hernández ya que me brindo su apoyo en mi estadía resolviendo juntos las problemáticas que se presentaban y orientarme a la toma de buenas decisiones. Gracias al Ing. Víctor M. Amieva P. por darme la oportunidad de realizar mi estadía en su empresa y a poner en acción lo aprendido en las aulas. Sobre todo agradezco a la gente que ha creído y no en mí, porque gracias a ellos me hago una mejor persona. 7 I. INTRODUCCIÓN El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como guía del departamento de compras, en el se describe la organización del departamento y la definición de las operaciones que en él se desarrollan. 8 II. II.I ANTECEDENTES NOMBRE Y RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. II.II GIRO Industrial diseño, fabricación e impresión de todo tipo de publicidad, revista, catálogo, libros, etc. II.III HISTORIA Porque el liderazgo no es producto de la causalidad, IMPRECOLOR INDUSTRIAL pone a su disposición la experiencia y el profesionalismo. Fundada el 3 de mayo del 1973, por empresarios queretanos con el objetivo de ofrecer productos de la más alta calidad y de servicios, que ofrece clientes a sus CALIDAD Y PROFESIONALISMO, CON MÁS DE 38 AÑOS DE EXPERIENCIA. II.IV VISIÓN En nuestro ámbito de competencia, ser líder en la industria gráfica, aportando con efectividad y creatividad, una creciente gama de productos impresos de calidad competitiva y de acorde a las necesidades de los clientes. Además ser una empresa en desarrollo humano y profesional. 9 II.V MISIÓN Con pleno uso de nuestros conocimientos, habilidades y experiencia, satisfacer los requisitos de nuestros clientes, con productos y servicio de calidad, en el tiempo comprometido, esto se logra con la participación y compromiso de todos. II.VI POLÍTICA DE CALIDAD Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, con productos y servicio en el tiempo comprometido, con tendencia a cero defectos, por medio de un sistema de calidad y participación de todos. II.VII SERVICIOS Con tecnología de punta en sus equipos y personal altamente calificado en todas sus aéreas le ofrece el servicio integral que le apoya en todo proceso de producción de sus impresos, desde la edición de imágenes, conceptualización del diseño, pre-prensa digital, pruebas de color e impreso, hasta el tipo de acabado deseado. (“IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V.”, 25 de mayo de 2012) FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA II.VIII VALORES - Trabajo en equipo - Tolerancia - Honestidad 10 - Respeto - Compromiso - Solidaridad (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 11 II.IX ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA DE IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. DIRECCIÓN Gerencia General Ventas Almacén Producción Compras Color Proceso Pre-prensa Recursos Humanos Prensa Contabilidad Acabados (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 12 II.X FADO FORTALEZAS Experiencia en el ramo de DEBILIDADES impresos en papel producción Disponibilidad por parte de todo Área de entrega de material el personal que labora en le Mayor difusión el medios empresa Espacio reducido en el área de electrónicos y de comunicación Atención Personalizada, esto es que se adecua a todo tipo de presupuestos hacia el cliente Tecnología de punta en la maquinaria de impresión ya que se cuenta con tecnología japonesa (spica). Personal capacitado en el diseño, así como en producción del producto impreso Cumplimiento de normatividad legal OPORTUNIDADES Obtención de nuevos talentos AMENAZAS (capacitación de personal) Cultura del personal: ponerse la camiseta de la empresa Planes y mejora continua Sobre saturación de trabajo Reestructuración de sistemas Robo de ideas (por parte de la de calidad competencia) (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 13 II.XI PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La empresa no cuenta con un manual en sus compras, lo cual provoca que haya exceso de material de menor rotación, afectando así que se invierta más en los materiales de mayor rotación; en consecuencia no hay fluidez, las ventas disminuyen, hay perdidas de clientes por falta de materiales en existencia III. JUSTIFICACIÓN El objetivo del manual de compras es proporcionar a los dueños de la empresa y a los miembros que laboran en ella información sobre la materia prima en existencia, los pasos que se deben llevar a cabo en el momento que entra y sale la mercancía del almacén, los periodos en que se requiere comprara e identificar los materiales que no tienen suficiente rotación o los que son más solicitados, lo cual reducirá las pérdidas, tiempo y riesgos de materia prima. IV. OBJETIVOS Los objetivos específicos del manual son los siguientes: Establecer un método stándard para ejecutar las operaciones rutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras. 14 Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados. Proporcionar a los niveles de supervisión una herramienta para medir la eficiencia de las operaciones, que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa. Hacer eficiente el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo. Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y standard. V. ALCANCES Este proyecto cuenta con límites del manual de compras, políticas de compras así como del control e inventario del almacén. (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 15 VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA VI.I EL ALMACÉN. Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes económicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas, importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.) Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones peculiares), así como de fábricas, polígonos industriales e instalaciones industriales de todo tipo, y de los espacios dedicados al transporte (puertos, aeropuertos, instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros comerciales, grandes superficies). También se denomina «almacén», especialmente en Hispanoamérica, a la propia tienda o establecimiento de comercio minorista. En un almacén se pueden depositar tanto materias primas, como el producto semi-terminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Se pueden también encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de mantenimiento... Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. Para que la empresa gestione sus almacenes de manera eficiente deberá servir los productos a sus clientes en los plazos pactados, sin que se produzcan 16 demoras; o incorporarlos al proceso productivo con la continuidad requerida. Todo ello minimizando los costos de mantenimiento y conservación, así como evitando las posibles mermas, daños u obsolescencias. El paradigma de un almacén eficiente es aquel en el que nunca hay mercancías almacenadas; si no hay almacén no hay costos de almacenamiento. Además, la mercancía almacenada no genera rendimiento alguno, salvo que haya expectativas de que su precio vaya a subir. Además, la empresa podría invertir el valor de la mercancía almacenada y los costos generales de aprovisionamiento, en productos financieros o cualquier otro activo que proporcionen alguna rentabilidad. Pero si una empresa no puede permitirse esta forma de gestión, lo que deberá hacer para ser eficiente es reducir al máximo los costos de almacenamiento, consiguiendo que las existencias medias en el almacén sean las necesarias para evitar “roturas de stock”, es decir, dejar pedidos de clientes desatendidos o interrumpir el proceso productivo, por falta de disponibilidad de materiales. La cantidad almacenada de cada producto tiene dos componentes: el stock activo y el stock de seguridad. Stock activo. Se constituye para hacer frente a la demanda normal de los clientes y evoluciona entre un máximo y un mínimo; el máximo lo marca la capacidad del almacén o el capital acumulado en ese almacén o los costos derivados de las mercancías, y el mínimo lo marca la probabilidad de que se 17 produzcan roturas en el stock y que no se puedan atender los pedidos de los clientes. Stock de seguridad. Sirve para evitar las roturas de stocks, atendiendo con él las demandas inhabituales o extraordinarias de los clientes o de los centros de producción, así como las posibles demoras en los plazos de entrega por parte de los proveedores. Además, es importante conocer cuánta cantidad ha de haber almacenada en el momento de formular un nuevo pedido, esto recibe el nombre de punto de pedido. Gráficamente, podemos representar la evolución del consumo de mercancías, cuando este es regular y constante en el tiempo, del siguiente modo: El análisis ABC en la empresa permite una gestión eficiente de los almacenes. Éste, se basa en el principio de Pareto o ley del 80-20. Este principio, que aparece habitualmente en la literatura empresarial, representa el fenómeno por el cual en una determinada población estadística un número relativamente pequeño de elementos de la población en cuestión contribuye a la mayor parte del efecto total. 18 Wilfredo Pareto (1848-1923) enunció la ley que lleva su nombre en 1896, al observar que el 20 % de los italianos poseían el 80 % de la riqueza del país, y hoy se aplica en la práctica totalidad de los campos de la gestión empresarial. En la empresa, la ley 80-20 significa que, en general, en el conjunto de una serie de conceptos como artículos almacenados, clientes, etc. aproximadamente el 20 % de los elementos de ese conjunto representan el 80 % del valor total de él. Este método de análisis permite a la empresa determinar sobre qué artículos conviene tener un control mayor, sobre cuáles se exige un control intermedio y sobre cuáles no hace falta aplicar ningún control por cuanto que la compensación económica sería menor que el costo. Trasladando esto a un gráfico de dos ejes (en el cual sobre el eje de abscisas se indica el porcentaje acumulado de los artículos bajo control y en las ordenadas, el porcentaje acumulado del valor correspondiente a estos, se obtiene una curva que se denomina curva ABC, curva de concentración, curva de Lorenz y curva de Pareto. Los objetivos del método ABC por lo que se refiere a la gestión de las existencias son los siguientes: a) Atraer la atención y concentrar los esfuerzos de la empresa sobre los artículos costosos (artículos A). Por lo general estos artículos suponen un 10 % aproximadamente del total de los artículos y suponen un valor del 75 % de la inversión en inventario. 19 b) Reducir el tiempo dedicado por la empresa a los artículos de escaso valor (artículos B y C). Los artículos B representan alrededor del 20 % del stock y el mismo porcentaje en valor de inversión en stocks, mientras que los artículos C, suponen alrededor del 70 % y tan solo representan un 5 % de la inversión en existencias. c) Identificados los artículos A, B y C; diseñar los sistemas de control más adecuado para cada uno de ellos. Los artículos A han de estar ordenados y fichados para notificarse los movimientos de entrada y salida del almacén con sumo cuidado; su paso por los departamentos de producción debe tener preferencia absoluta y durar el menor tiempo posible; finalmente, las existencias de reserva de estos artículos deben mantenerse en un nivel mínimo de seguridad que garantice los suministros al mínimo costo y evite rupturas de stocks. (RATTO L. El análisis ABC en la empresa Deusto. Bilbao, 1990) VI.II Procesos dentro del almacén Los procesos comunes de un almacén son: recepción. colocación en estantería de paletización o stock. picking y preparación de pedido. expedición. 20 VI.III CLASES DE ALMACENES. Atendiendo al destino de las mercancías almacenadas, podemos distinguir dos grandes grupos de almacenes: almacenes de artículos para fábrica o almacén y almacenes de artículos para la venta. De entre los artículos almacenados destinados a la actividad industrial o almacén de la empresa destacaremos los siguientes: a) Materias primas. En sentido estricto se trata de productos que se obtienen directamente de la naturaleza, aunque en general se incluyen los materiales principales que se utilizan en la fabricación de un producto terminado. Por ejemplo, tableros de madera para la fabricación de muebles. b) Elementos incorporables. Se trata de artículos que se adquieren para integrar en productos de la empresa sin que se practique ninguna transformación en ellos. Por ejemplo, la estructura metálica de una mesa de despacho. c) Combustibles. Se trata de recursos energéticos que se puedan almacenar en depósitos o recipientes similares. Por ejemplo, el gasóleo. d) Refacciones. Son aquellas piezas destinadas a ser montadas o instaladas en equipos o máquinas para sustituir por otras usadas. Por ejemplo, las bujías de un motor de combustión interna. e) Otros materiales. Se incluirían las herramientas y otros materiales que se utilizan en fábrica o almacén. Los artículos almacenados relacionados con la venta son los siguientes: 21 a) Artículos comerciales. Se trata de artículos adquiridos por la empresa y que se venden sin llevar a cabo ninguna transformación sobre ellos. Por ejemplo, los muebles en la exposición de una tienda de esta clase de artículos. b) Productos terminados. Son los artículos que se obtienen a través del proceso industrial a partir de las materias primas. Por ejemplo, los muebles totalmente terminados por una empresa industrial del mueble. c) Producción en proceso. Se trata de artículos en proceso de formación o transformación y que no pueden ser enajenados. Por ejemplo, El mosto en proceso de fermentación para obtener vino. d) Productos semi-terminados. Se trata de artículos que no han sido totalmente terminados, pero que a diferencia de los anteriores podrían ser enajenados. Por ejemplo una estantería de pino a la que falta barnizar y pintar. e) Subproductos y residuos. Los primeros son artículos de carácter secundario que se obtienen de manera simultánea a la fabricación principal, mientras que los segundos son los que se obtienen simultáneamente a la producción de los productos principales. f) Embalajes y envases. Los primeros son cubiertas o envolturas que en general son irrecuperables y que se destinan a la protección de los artículos durante el transporte y almacenaje. Los envases son recipientes que se venden conjuntamente con el producto principal. Por ejemplo, una unidad vacía de tetra pack para una caja de leche sería un envase y la caja de cartón donde se almacenan por docenas las cajas de leche sería embalaje. 22 García Cantú Alfonso. Almacenes: planeación, organización y control editorial trillas tercera edición. México 1995. (Lobato Gómez, Emiliano Asís (2006). “Capítulo 5. Los almacenes”. Operaciones de almacenaje. Pozuelo de Alarcón: Editorial Editex, S.A. pp. 82-101) VI.IV MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS. La mercancía almacenada se debe de valuar al precio de entrada o de costo, que estará integrado por el precio de adquisición más todos los gastos efectuados relacionados con la compra hasta que los bienes estén en el almacén, deducidos los descuentos o bonificaciones que se produzcan por cualquier causa que esté relacionada con la mercancía, básicamente, descuentos por el volumen de mercancías adquirido, bonificaciones por incumplimiento de calidades o plazos, o simples descuentos de carácter promocional. No se ha de incluir en el precio de adquisición los gastos o descuentos de tipo financiero relacionados con la forma de pago de las mercancías. A la hora de dar salida a las mercancías almacenadas, bien para la venta o para la fabricación, cada unidad se dará de baja por su costo de adquisición siempre que éste se pueda identificar. Sólo en el caso de no poder identificar el coste de adquisición de cada unidad que sale del almacén, deberemos utilizar criterios aproximados de valuación, siendo los más usuales los siguientes: 23 1. Costo promedio ponderado. Cada vez que se produzca una entrada de mercancías en el almacén se calculará la media aritmética de los precios de entrada juntos con los ya existentes, ponderados por las cantidades que se dispongan de cada precio. 2. Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS). Consiste en valorar las mercancías que salen por los precios más antiguos, de forma que cuando se agotan las unidades de éste se toma el precio siguiente y así sucesivamente hasta, si se da el caso, utilizar el último precio. 3. Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS) Es el criterio inverso al anterior. Da salida a las mercancías de forma que primer agota las que corresponden al último precio y va consumiendo los del inmediato anterior hasta, si se da el caso, valorar las unidades consumidas o vendidas por el precio más antiguo. VI.V LA ROTACIÓN DE INVENTARIOS. La rotación del inventario corresponde a la frecuencia media de renovación de las existencias consideradas, durante un tiempo dado. Se obtiene al dividir el consumo (venta, expediciones...), durante un período, entre el valor del inventario medio, de ese mismo período. Por ejemplo, si un vendedor de coches mantiene la media 10 coches en exposición en su tienda y al año vende un total de 150 vehículos, su stock tiene 24 una rotación de 15. La rotación se calcula dividiendo las ventas totales, en este caso 150, entre el inventario medio, en este caso 10. La rotación del inventario, en realidad, está informando del número de veces que se recupera la inversión en existencias, durante un periodo. En el ejemplo anterior, el vendedor de coches ha recuperado 15 veces la inversión en coches que realizó durante el año, al vender 150 vehículos, manteniendo unas existencias medias de 10. La rotación del inventario o rotación de existencias es uno de los parámetros utilizados para el control de gestión de la función-logística o del Departamento comercial de una empresa. La rotación, en este contexto, expresa el número de veces que se han renovado las existencias (de un artículo, de una materia prima...) durante un período, normalmente un año. Este valor constituye un buen indicador sobre la calidad de la gestión de los abastecimientos, de la gestión del stock y de las prácticas de compra de una empresa. No puede establecerse una cifra ya que varía de un sector a otro: 1 las empresas fabricantes suelen tener índices de rotación entre 4 y 5; los grandes almacenes procuran llegar a 8; y los hipermercados pueden llegar a 25 en algunos artículos del surtido de alimentación. Téngase en cuenta que una elevada rotación minimizará los costos de almacenamiento pero elevará los costos de efectuar los pedidos, puesto que a mayor rotación, mayor número de pedidos. Por el contrario, una rotación baja 25 elevará los costos de almacenamiento pero reducirá los costos de preparar cada pedido. VI.VI CÁLCULO DEL STOCK ÓPTIMO Y MÍNIMO. El stock óptimo que debe tener una empresa es aquel que permite minimizar el costo total de aprovisionamiento. Este está integrado por tres elementos, el costo de adquisición, el costo de reaprovisionamiento y el costo de almacenamiento. El costo de adquisición es el resultado de multiplicar la cantidad adquirida de un producto por su precio, que en el caso de ser productos fabricados por la empresa el precio se sustituiría por el costo de producción. El costo de reaprovisionamiento incluye todos los gastos inherentes a la preparación del pedido. Se incluyen los relativos a la tramitación, descarga en almacén, gastos de personal, etc. El costo de almacenamiento está formado por dos tipos de gastos, unos de carácter explícito como el alquiler de los almacenes, el mantenimiento de los mismos, gastos de personal, seguros, mermas, roturas y obsolescencias, etc., y otra clase de gastos que tienen un carácter implícito y que se refieren al costo de los recursos financieros aplicados en la tenencia de stocks, puesto que dichos recursos podrían obtener alguna rentabilidad financiera si se invirtieran en productos financieros. 26 Utilizando las iniciales que se describen a continuación se obtiene la expresión del costo total de aprovisionamiento: Costo de adquisición del producto: DP. Costo de reaprovisionamiento o renovación: ED/Q. Costo de almacenamiento: (A + Pi)Q/2 D: Demanda o consumo total anual. P: Precio de compra unitario. E: Costo de preparar el pedido. A: Costo unitario de almacenamiento anual. i: Costo de capital. (Normalmente el interés oficial) Q: Cantidad a encargar en cada pedido. Considerando un ritmo regular en el consumo o salida de productos almacenados, el stock óptimo máximo se obtendrá de sumar el volumen de mercancía de cada pedido que minimice el coste total de aprovisionamiento al stock de seguridad. Para obtener el coste mínimo se deriva la función de costos anteriormente expuesta respecto de la cantidad de pedido Q, y tras comprobar que en efecto es un mínimo calculando la segunda derivada y verificando que el resultado es positivo, y se iguala el resultado a cero. Igualando a cero y despejando Q, que denotaremos como Q* para significar que es el lote económico de pedido, nos queda: 27 Denominaremos: A: Costo de almacenamiento por unidad y año. Q: volumen de pedido. B: Coste unitario de ruptura. D: Demanda anual o consumo anual. r: Punto de pedido. d: Demanda real durante el período de reaprovisionamiento. El punto de pedido r es óptimo si el coste esperado de tener una unidad menos de las necesarias iguala al coste esperado de mantener esa unidad en el almacén. Garantía ante eventuales rupturas de stocks, es decir el no poder atender la demanda de producto por parte de los clientes, en el caso de artículos para la venta, o por parte de fábrica para el caso de materias primas u otros materiales que se utilicen en la actividad industrial de la empresa. Téngase en cuenta que las rupturas de stocks pueden originar problemas graves en forma de pérdidas de clientes o costos excesivos de producción que van a perjudicar la imagen corporativa de la empresa. El stock de seguridad depende del nivel máximo de consumo o demanda esperado desde el punto de pedido. El stock de seguridad óptimo será aquel 28 que minimice la suma del costo de ruptura, que será menor cuanto mayor sea el stock de seguridad, y el costo de almacenamiento, que será mayor cuanto mayor sea el stock de seguridad. 29 VI.VI.I EJEMPLO Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodérmicas indoloras en los hospitales, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinación del número de agujas hipodérmicas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparación o de ordenar es de 10 dólares por orden; y el costo de manejo por unidad de año es de 50 centavos de dólar. Utilizando estos datos, calcule el número óptimo de unidades por orden (Q*), el número de órdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el coso total anual del inventario. Utilizar un año laboral de 250 días. SOLUCIÓN: 30 Variables del modelo: Q = número de piezas por orden. Q* = número óptimo de piezas por orden (EOQ). D = demanda anual en unidades para el producto del inventario. S = costo de preparación para cada orden. H = costo de manejo del inventario por unidad por año. N = número esperado de órdenes. T = tiempo esperado de órdenes. CT = costo total. (RATTO L. El análisis ABC en la empresa Deusto. Bilbao, 1990 31 Escudero Serrano, María José (2005). “Capítulo 5. Políticas de gestión de stock”. Almacenaje de productos. 2ª reimpresión, 1ª edición y ejemplo tomado del manual de compras de “Tortiely S.A. de C.V.”) 32 VI.VII COSTOS DE LOS FALTANTES Cuando las existencias de las artículos están agotados, los pedidos de ese artículo deben esperar a que éstas se repongan o lo contrario cancelar los mismo pedidos. Existe una transacción entre llevar las existencias para satisfacer la demanda y los costos resultantes del agotamiento de las mismas. Este equilibrio es algunas veces difícil de lograr, porque no es posible calcular las unidades pérdidas, los defectos de perder clientes o las sanciones por el retaso. Establecer la cantidad correcta que debe pedirse a los proveedores, implica una búsqueda del costo total mínimo resultante de los defectos combinados a los costos implicados en la actividad. Un sistema de inventario provee la estructura organizacional y las políticas operativas para mantener y controlar los bienes que se van a almacenar. El sistema es responsable de ordenar y recibir los bienes; de coordinar la colocación de pedidos y de rastrear los que se han ordenado, qué cantidad y a quién. Además el sistema debe hacer un seguimiento para responder a preguntas tales como: ¿El proveedor ha recibido el pedido?, ¿las fechas son correctas?, ¿existen procedimientos para hacer un nuevo pedido y devolver la mercancía indeseable? El foco se encuentra en aquellas actividades básicas que una empresa debe realizar cada día para satisfacer la demanda de su producto o servicio. 33 Si se comienza con el departamento de compras como punto de partida y se analiza el lado de la oferta, se observa que ésta tiene un número de proveedores y que cada uno de ellos tiene a su vez su propia serie de proveedores. Así que, si se establece un buen comienzo desde la búsqueda de proveedores, y después suministrar el almacén de los materiales necesarios para el logro de un buen desempeño en el trabajo. 34 35 VII. PLAN DE ACTIVIDADES GRAFICA DE GANTT TIEMPO/SEMANAS ACTIVIDAD MAYO 1 2 3 JUNIO 4 1 2 3 JULIO 4 1 2 3 AGOSTO 4 1 2 3 4 1. Introducción. Aquí se muestra el tema a tratar y su importancia, empresa y giro, objetivo general de estudio y las estadías. Resumen. Este permitirá a la comunidad universitaria el trabajo realizado por el alumno. Abstract. Se escribe el resumen en ingles. 2. Antecedentes. Se describe toda la información con las que ya cuenta la empresa así como la historia de su formación. 3. Justificación. Analizando las áreas de oportunidad con las que cuenta la empresa se toma la más apropiada para brindar una solución o mejorar lo que ya se cuenta 4. Objetivos. Serán medibles, alcanzables, claros y precisos. Generales y específicos 5. Alcances. Se describe la extensión y limites del proyecto, así como el tiempo que tomara la realización del mismo, además de describir de forma clara las actividades 6. Fundamentación teórica. Se presenta de manera resumida la información teórica que sustente el desarrollo del proyecto. 7. Recursos materiales y humanos. Presentar una lista de recursos necesarios para el desarrollo del proyecto, esta lista debe incluir los recursos humanos, equipo, etc. Que se requieran para garantizar los resultados programados. 8. Desarrollo del proyecto MANUAL DE COMPRAS: Es un compendio exclusivo que funciona como 36 guía del departamento de compras, en el se describe la organización del departamento y la definición de las operaciones que en él se desarrollan. 9. Resultados obtenidos. Se describe si las propuestas planeadas en principio se cumplieron para la mejora deseada en el área de oportunidad localizada. 10. Conclusiones. Se describirán los resultados más significativos del proyecto, así como las consideraciones finales, nuevos datos o aportes que contribuyan o sirvan de base para nuevos proyectos. 11. Recomendaciones. En caso de ser necesario, se incluye este apartado cuando es conveniente hacer alguna propuesta basada en datos y resultados encontrados en el proyecto. 13. Referencias bibliográficas. Relación de fuentes consultadas para la elaboración del proyecto. 37 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS VIII.I RECURSOS MATERIALES La empresa IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. cuenta con un software de apoyo para la elaboración de las órdenes de compra este se llama “OPEN OFFICE” el cual proporciona las herramientas necesarias para un buen desarrollo de un buen trabajo. VIII.II RECURSOS HUMANOS. El departamento de compras debe de tener el apoyo y colaboración de los demás departamentos como son: Gerencia General, Almacén y Producción debido a que estos notifican mediante las requisiciones de suministros que necesita cada departamento en tiempo y forma requerida. IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 39 de 65 EDICIÓN I IX. DESARROLLO DEL PROYECTO IX.I MANUAL DE COMPRAS El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como guía del departamento de compras, en el se describe la organización del departamento y la definición de las operaciones que en él se desarrollan. El manual de compras debe apegarse a los lineamientos del manual general, y debe funcionar de acuerdo a los aspectos que comprende con el propósito de acrecentar la eficiencia de la operación por medio de la definición de responsabilidades de cada puesto, acciones a seguir de acuerdo a las políticas y debe contener las instrucciones de las operaciones a desarrollar, con lo cual se convierte en un compendio de consulta para resolver problemas propios de la operación del departamento de compras. Además el manual de compras es una herramienta importante que ayudará al personal encargado de las compras a realizar adecuadamente sus funciones. Este documento contiene una detallada explicación de las actividades y procedimientos que se ejecutan dirigente dentro del departamento de compras. En el que se describen las principales tareas de un comprador, las políticas del departamento de compras, los procedimientos con la finalidad de tener el material justo en el tiempo que se necesita, evitando así que haya en el almacén material innecesarios. 39 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 40 de 65 EDICIÓN I IX.II OBJETIVOS Los objetivos específicos del manual son los siguientes: Establecer un método standard para ejecutar las operaciones rutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras. Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados. Proporcionar a los niveles de supervisión una herramienta para medir la eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa. Hacer eficiente el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo. Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y standard. (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 40 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 41 de 65 EDICIÓN I IX.III MANTENIMIENTO DEL MANUAL Se recomienda que periódicamente sea revisado el manual para incorporarle los nuevos estándares y permanezca actualizado para lograr una adecuada utilización del mismo. La edición, actualización y distribución de este manual es responsabilidad de la Administración y el Auditor Interno velará por el cumplimiento del procedimiento establecido. Cualquier modificación sustancial al manual será ratificada por la Dirección Ejecutiva. (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) IX.IV POLÍTICAS DE COMPRAS IX.IV.I COMPRAS DE ARTÍCULOS, BIENES Y SERVICIOS I.1. Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la empresa. I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos sean aprobados por la empresa. I.3. Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobación de la Gerencia General. 41 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 42 de 65 EDICIÓN I I.4. La administración será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento. IX.V COTIZACIONES II.1. El formulario de requisición de compras (ver anexo 1) deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones. II.2. El formulario de requisición de compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos. II.3. El formulario de requisición de compras deberá especificar a qué renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente. II.4. Se deben solicitar cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios. 42 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 43 de 65 EDICIÓN I II.5. Las cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el formulario de requisición para los artículos que se desean comprar. II.6. Las cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega. II.7. Las cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por correo electrónico o fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras. II.8. Las cotizaciones serán objeto de estudio por la Gerencia General. IX.VI ÓRDENES DE COMPRA. III.1. Las órdenes de compra (ver anexo 2) serán con numeración consecutiva pre-impresa. III.2. Las órdenes de compra serán preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables. III.3. Las órdenes de compra serán distribuidas de la manera siguiente: a. Original para el Proveedor 43 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 44 de 65 EDICIÓN I b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor. c. Copia para la recepción de mercancías (encargado de entradas de producto). III.4. Las requisiciones y órdenes de compra dañadas o anuladas serán selladas como “cancelada”, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas. III.5. Los criterios para la adjudicación de las órdenes de compra, se fundamentarán principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna. III.6. Para seleccionar la firma ganadora, se utilizará un formulario de comparación de cotizaciones (ver anexo 3) que incluya especificación, precio y tiempo de entrega, así como otros criterios que se consideren necesarios. III.7. En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de cotizaciones, la Encargada de Servicios Administrativos preparará un memorándum de justificación que quedará en archivo. 44 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 45 de 65 EDICIÓN I III.8. El memorándum estará basado en los siguientes criterios: (Distribuidores exclusivos y Extensión de un contrato existente). III.9. Bajo ningún concepto deberá destruirse una orden de compra. III.10. Se mantendrá un registro y archivo por cada orden de compra emitida, que contendrá todo lo relativo a la solicitud de compra. III.11. La Gerencia General será la responsable de preparar las órdenes de compras pre numeradas IX.VII LÍMITES DISCRECIONALES IX.VII.I SOLICITUD DE COTIZACIONES: Las compras por valor inferior a la suma de $1,000.00 podrán efectuarse de manera directa sin cotizaciones escritas, procurando en lo posible diversificar los proveedores. Para compras de $1,001.00 a $20,000.00 se deben solicitar por lo menos dos (2) cotizaciones escritas. De $20,001.00 en adelante se requieren por lo menos tres (3) cotizaciones escritas. 45 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 46 de 65 EDICIÓN I IX.VIII APROBACIÓN COTIZACIONES Todas las cotizaciones sin excepción deberán ser aprobadas por la Gerencia General. Las compras de un valor total superior a los $100,000.00 deberán ser ratificadas además por contabilidad. IX.IX APROBACIÓN ÓRDENES DE COMPRAS Todas las órdenes de compras, previa autorización de las cotizaciones, según las políticas establecidas, serán aprobadas por la Gerencia General. IX.X RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS V.1. La mercancía deberá ser recibida por el encargado asignado, quien se asegurará de que la mercancía recibida está de acuerdo con la orden de compra y sus especificaciones. V.2. El encargado asignado de recibir el material, procederá a firmar el conduce o factura como prueba de haber recibido conforme la mercancía. V.3. La Mercancía recibida será entregada bajo firma del Conduce o Factura al departamento que la solicita. 46 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 47 de 65 EDICIÓN I Nota: Deberá informarse a Contabilidad de la recepción del Activo Fijo para su registro y numeración antes de ser distribuido. V.4. El encargado asignado de recibir el material, anexará el conduce o factura a la orden de compra V.5. Los activos fijos comprados deberán ser incluidos en el seguro contra todo riesgo. Los activos de montos menores se incluirán al realizar la revisión periódica de la cobertura del seguro. Los activos de alta cuantidad como son la adquisición de vehículos, equipo de cómputos, etc. se asegurarán al momento de su adquisición. IX.XI DISPOSICIONES GENERALES. VI.1. Ningún empleado de participación ciudadana participará en la selección, adjudicación o administración de una orden de compra y/o contrato, si tiene alguna relación, parentesco o negocios con las firmas que califiquen para la adjudicación del contrato y/o de la orden de compra deberá informar a la Gerencia General para su análisis o aprobación. 47 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 48 de 65 EDICIÓN I VI.2. Los empleados involucrados en el proceso de compras de bienes y/o servicios, no deberán aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valor monetario de los proveedores. VI.3. Las requisiciones de compras que no estén debidamente completadas y autorizadas no serán recibidas por la jurisdicción de compras. VI.4. Las violaciones a estas disposiciones generales, serán sancionadas con medidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por escrito hasta expulsión definitiva del empleado. VI.5. Las compras al contado se regirán bajo las mismas reglamentaciones que las compras a Crédito. (SHROLDER H. Administración de operaciones. Editorial Mc. Graw Hill, tercera edición / PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 48 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 49 de 65 EDICIÓN I IX.XII PROCEDIMIENTO DE LA COMPRA Habiendo hecho un análisis de la mercancía que se requiera, se efectúa la compra y procederá de la siguiente manera: PASO No. 1: Debe existir una requisición del departamento de almacén en relación al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras. PASO No. 2: Deben existir como mínimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados. PASO No. 3: Luego de tener las cotizaciones (ver anexo 5) se procederá a escoger el proveedor que va a suministrar la mercancía solicitada, tomando en cuenta los siguientes aspectos: a) Mejores Precios b) Mejores condiciones de crédito c) Mejor Calidad 49 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 50 de 65 EDICIÓN I d) Tiempo de Entrega PASO No. 4: Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una orden de compra, ésta debe cumplir con las siguientes normas: a) La orden de compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (4) partes, que son: * Original: Proveedor * Copia 1: Contabilidad * Copia 2: Recepción * Copia 3: Recepción de material PASO No. 5: Una vez elaborada la orden de compra debe prepararse un informe diario de órdenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos: a) Fecha (día en que se elaboró la O.C.) b) Proveedor (nombre del proveedor a quien se le solicitó la mercancía) c) Unidad d) Tipo de Material (material solicitado) 50 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 51 de 65 EDICIÓN I e) Cantidad f) Costo (precio al cual se está comprando) Esto debe hacerse al final del día, cuando se hayan emitido todas las órdenes de compra necesarias. PASO No. 6: Refiriéndonos a que cada departamento realice, de igual forma que el informe diario de órdenes de compra emitidas, debe realizarse un informe diario de compras emitidas por departamento el cual debe seguir los siguientes lineamientos: a) Departamento (nombre del departamento que solicitó la mercancía) b) Proveedor c) Costo PASO No. 7: Una vez recibidas las ordenes liquidadas del almacén en el departamento de compras, se debe chequear con las requisiciones de material para determinar si se recibió toda la mercancía solicitada al proveedor, de lo cual en esta oportunidad se pueden presentar dos situaciones: 51 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 52 de 65 EDICIÓN I a) Sí se ha recibido todo lo solicitado: Si ha sido recibida toda la mercancía solicitada, el departamento de compras procede a la elaboración de los informes correspondientes y deja cancelada la orden de compra. b) No se ha recibido todo lo solicitado: Si no se ha recibido toda la mercancía solicitada, el departamento de compras toma nota de la mercancía que no fue recibida para proceder a reclamar al proveedor el material faltante y por consiguiente dejar la orden de compra abierta hasta la recepción total del material. PASO No. 8: En ambas situaciones, el departamento de compras deberá elaborar el informe diario de órdenes de compra recibidas, el cual va a ser llenado de la misma forma que el informe diario de órdenes de compra emitidas. PASO No. 9: Al finalizar cada mes la persona encargada del departamento de compras elaborará un informe mensual de órdenes de compra, tomando en cuenta tanto 52 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 53 de 65 EDICIÓN I las emitidas como las recibidas, y así mismo los ajustes realizados, para determinar la variación existente entre lo que se solicitó y lo que se recibió. PASO No. 10: Una vez realizado todo este proceso, la persona encargada del departamento de compras deberá hacer entrega a la persona encargada del departamento de Contabilidad las copias Nº 1 y 3 de las órdenes de compra, para su revisión y posterior pago. Esta entrega debe hacerse a través de la Relación de Entrada de Almacén (tarjetas de almacén). De esta forma debe constar de los siguientes datos: a) Fecha (día en que se recibió la mercancía) b) Entrada de Almacén No. (no. de la orden de compra) c) Proveedor d) Entregado por (persona encargada de compras) e) Recibido por (persona encargada de recibir el material) f) Monto (monto total de la Orden de Compra) g) Acumulado (lo que va acumulado en ese mes) 53 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 54 de 65 EDICIÓN I PASO No. 11: La persona encargada del departamento de contabilidad, una vez recibidas las órdenes de compra por día, procederá a revisarlas tomando en cuenta que se haya recibido únicamente lo que se pidió, comparándolas con la requisición de material y con la cotización que emite el proveedor. Luego que las órdenes de compra son sometidas a revisión, tomando en cuenta las condiciones de pago de cada proveedor, se decide en qué momento le corresponde la emisión del cheque para la cancelación de la compra efectuada. (En este momento se realizan todas las operaciones necesarias por el departamento de cuentas por pagar, o cuenta de pagos). De esta manera, habiendo realizado todas las operaciones correspondientes con precisión habrá culminado el proceso de compra. (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 54 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 55 de 65 EDICIÓN I IX.XIII DIAGRAMA DE COORDINACIÓN DE COMPRAS INICIO RECIBIR REQUISICIÓN DEL ÁREA EN COORDINACIÓN SOLICITAR COTIZACIÓN ANALIZAR COTIZACIONES REALIZAR ORDEN DE COMPRA EL MONTO ES IGUAL O MENOR A $99’000 NO SI SOLICITA AUTORIZACIÓN DE GERENCIA NO AUTORIZACIÓN SI REALIZAR PEDIDO A 55 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 56 de 65 EDICIÓN I A RECIBIR ORDEN DE COMPRA POR PARTE DEL PROVEEDOR CON FIRMA Y TÉRMINOS DE COMPRA ARCHIVAR ORDEN DE COMPRA SURTIDA HACER EL PAGO CONVENIDO ENVIAR MATERIA AL ALMACÉN FIN 56 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 57 de 65 EDICIÓN I IX.XIV DIAGRAMA DE ALMACÉN INICIO RECIBIR MERCANCÍA CONTAR QUE LA MERCANCÍA ESTE COMPLETA SI REALIZAR ORDEN DE COMPRA DAR ENTRADA DEL MATERIAL AL ALMACÉN NO ACOMODAR LOS MATERIALES EN QUE PERTENECE CADA UNO SE REGRESA HASTA QUE LLEGUE EL PEDIDO COMPLETO FIN (PROPUESTA DEL ALUMNO - Jorge Felipe Marcial Hernández) 57 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 58 de 65 EDICIÓN I X. CONCLUSIÓN Todas las empresas tienen diferentes formas de trabajar, pero todas se enfocan en cuatro cosas muy importantes: planear, organizar, controlar y dirigir. También podemos decir que si no se tuviese un control de calidad cualquier producto y/o servicio dejaría en mal a la empresa, esto con los clientes ya sean externos o internos. Para esto debemos lograr eficiencia ya que es una parte vital de la administración pues se refiere a la relación entre recursos y producción. En las condiciones actuales del mercado, el éxito de una empresa no radica solo en los esfuerzos que realice, sino que depende mucho de las condiciones del entorno, para lo cual se torna necesario, estudiar y conocer en profundidad las interioridades de la organización. Las debilidades internas tienen que ser resueltas, de tal modo que la empresa funcione saludablemente, evitando con ello las agresiones constantes del ambiente externo Estar en una organización, al principio, se convierte en todo un misterio y nos crea muchísima ansiedad e incertidumbre, pero si aprendemos a usar cada etapa de este proceso como un paso hacia delante, podemos tener muchísimos logros. 58 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 59 de 65 EDICIÓN I XI. RECOMENDACIONES Se recomienda tener siempre actualizado este manual para una eficiente administración y control de las compras ya que como el mercado siempre esta en constante cambio de igual forma todas aquellas empresas que desean seguir compitiendo también deben de sumarse a los cambios positivos que surjan a lo largo de vida empresarial 59 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 60 de 65 EDICIÓN I XII. ANEXOS XII.I ANEXO 1 60 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 61 de 65 EDICIÓN I XII.II ANEXO 2 61 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 62 de 65 EDICIÓN I XII.III ANEXO 3 Formato de cotización ARTICULO: SELECCIÓN DE COLOR, COLORTEC . PRODUCTOS FINE ARTS DE MÉXICO, PROVEEDOR DIARKA, S.A DE S. A. DE C.V. C.V. PRECIO UNITARIO 2 1 DESCUENTO X X TRANSPORTE 2 1 CALIDAD 1 2 PERIODO DE GARANTÍA 1 1 TIEMPO DE ENTREGA 2 1 CRÉDITO X X TOTAL 8 6 1= BUENO 2=EXCELENTE X=NO APLICA 62 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 63 de 65 EDICIÓN I XIII. BIBLIOGRAFÍA - RATTO L. El análisis ABC en la empresa Deusto. Bilbao, 1990 - Lobato Gómez, Emiliano Asís (2006). “Capítulo 5. Los almacenes”. Operaciones de almacenaje. Pozuelo de Alarcón: Editorial Editex, S.A. pp. 82-101 - Escudero Serrano, María José (2005). “Capítulo 5. Políticas de gestión de stock”. Almacenaje de productos. 2ª reimpresión, 1ª edición - SHROLDER H. Administración de operaciones. Editorial Mc. Graw Hill, tercera edición - Manual de Compras de “Tortiely S.A. de C.V.” - FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA 63 IMPRECOLOR INDUSTRIAL S.A. DE C.V. MC-II-2012 MANUAL DE COMPRAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Página 64 de 65 EDICIÓN I CREAR EL MUNDO Y DARLE VIDA, NO FUE FÁCIL, LLENARLO DE COLOR Y DETALLES TOMO TIEMPO, REPRODUCIRLO Y REPRODUCIRLO BIEN… ES NUESTRO TRABAJO. 64
