PROCESO CONTRALORÍA RESPONSABLE GERENTE DE OPERACIONES Procesos de Apoyo PROPOSITO Suministrar insumos necesarios para el apoyo del proceso de producción, seleccionando los proveedores, asegurando precio competitivo, tiempo de entrega y calidad de los insumos críticos para la operación. CONTRALORÍA Aprobación de orden de compras. Revisión de reembolsos. Revisión de gastos. COMPRAS Solicitar aprobación de compra de material Cotizaciones (varios Proveedores mínimas 3). Llevar un seguimiento de las cotizaciones para obtener respuesta inmediata. ACTIVIDADES Confirmar envió de órdenes compra. Envió de órdenes a proveedores. Criterios: calidad, precio, disponibilidad, distribuidor de exclusivo, tiempo de entrega. Entradas ENFOQUE DEL PROCESO ALMACÉN Recepción de materiales Verificar si el material llega conforme se solicitó. Recibo de documentación Para su entrega se requiere una requisa de entrega o salida. Recolección de material solicitado. Rebaja material de kartex o tarjeta. Rebaja material sistema de inventario. Entrega de material al solicitante. Selección, evaluación y reevaluación de proveedores, contratistas. Manejo de devoluciones y reclamos. Proveedor 1. Solicitudes de compras Todos los procesos 2. Órdenes de compra autorizada Gerencia , administración, contraloría 3. Insumos comprados Proveedores 4. Asignación de recursos Gerencia/administración /Presidencia 5. Informe de auditoría interna SACs , SAPs. Gestión de Calidad y Ambiente Salidas Cliente 1. Suministro de materiales. Todos los procesos 2. Proveedores evaluados. Contraloría (compras & almacén) 3. Calidad de materiales de acuerdo a Todos los procesos especificaciones Insumos comprados. 4. Indicadores medidos. Gerencia/presidencia 5. Planes de acción ejecutados. Gestión de calidad y ambiente. Calidad Procedimientos Documentados del proceso Compras Procedimiento de Gestión de compras y Subcontrataciones. Ambiente Procedimiento de despacho de combustible Procedimiento de almacenaje de productos químicos(ambiente) Procedimiento de gestión de compras y suministros. Procedimiento manejo para manejo de devoluciones y reclamos. Procedimiento para selección, evaluación y reevaluación de proveedores críticos. Almacén Procedimiento para la recepción (verificación) almacenamiento y despacho de insumos. Procedimiento verificación de insumos comprados. Calidad Registros Órdenes de compra Análisis de cotizaciones Cotizaciones Requisas de salida de materiales Registro de evaluación y reevaluación de proveedores Facturas de recibo de materiales Ambiente Registro de despacho combustible MSDS de productos químicos Documentos Externos Controlados Catálogos de piezas y partes mecánicas Catálogos de EPP Hojas MSDS ISO 9001 Puntos de Norma que le aplican 4.1, 5.2, 6.1, 7.4.1,7.4.2,7.4.3, 7.5.1, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 ISO 14001 4.1, 4.3.1,4.3.2, 4.4.1,4.4.2, 4.4.5, 4.4.3,4.4.6,4.4.7,4.5.3,4.5.4 Aspectos Ambientales Significativos INDICADOR META FRECUENCIA DE MEDICION variación no mayor al 7% de stock en inventario critico (eléctrico y mecánico) trimestral < 15 minutos Mensual Proveedor Local 2 días (3 hábiles Colon) Proveedor nacional 5 días 3hábiles Importación 90 días calendario trimestral No superior a 15 en el mes Mensual RESPONSABLE Almacén Stock mínimo en inventario Tiempo de despacho de materiales en planta (pendiente de revisión) Compras Tiempos de entrega una vez firmada la solicitud recibida en compras. Compras de emergencia Encargada de Compras