REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACION Tema: Desarrollo de un Manual para la Administración de Contratos Línea de Investigación: Manuales, pequeñas y medianas empresas (PYMES), investigación y científica. ELABORACIÓN DE UN MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE LA EMPRESA SOLDITECA C.A. UTILIZANDO LA CODIFICACIÓN WBS Trabajo de Grado para optar al Título de Licenciado en Administración de empresas. Tutor: Lic. Tirso Gonzales Trabajo de Grado presentado por: Br. Busato Leoni, Juan Carlos C.I. 17.706.971 Elaboración de un manual para la administración de contratos de la empresa solditeca c.a. utilizando la codificación wbs by Juan Busato is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 Unported License Caracas - Venezuela Marzo, 2012 1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACION Tema: Desarrollo de un Manual para la Administración de Contratos Línea de Investigación: Manuales, pequeñas y medianas empresas (PYMES), investigación y científica. ELABORACIÓN DE UN MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE LA EMPRESA SOLDITECA C.A. UTILIZANDO LA CODIFICACIÓN WBS Jurado: ______________________ Nombre y Apellido Jurado: ______________________ Nombre y Apellido ______________________ Cedula de Identidad ______________________ Cedula de Identidad ______________________ Firma ______________________ Firma Caracas - Venezuela Marzo, 2012 2 INDICE Dedicatoria…………………………………………………………………………I Agradecimiento…………………………………………………………………...II Resumen de Trabajo de Grado……………………………………………..…III Summary……………………………………………………….…………………IV Introducción…………………………………………………………………….…1 CAPITULO I: 1.1. El Problema de Investigación……………………………………………….4 1.2. Planteamiento del Problema………………………….……………………..4 1.3. Formulación del Problema…………………………………………………..7 1.4. Objetivos de la Investigación………………………………………………..8 1.4.1. Objetivos General…………………………………………………...8 1.4.2. Objetivos Específicos…………………………………………….…8 1.5. Justificación de la Investigación………………………………………….…8 1.6. Delimitaciones……………………………………………………………….10 1.6.1. Temáticas…………………………………………………………..10 1.6.2. Espacial…………………………………………..…………………10 1.6.3. Temporal……………………………………………………………10 1.7. Limitaciones de la Investigación...………………………………………...11 CAPITULO II: 2.1. Antecedentes de la Investigación…………………………………………13 2.2. Bases Teóricas……………………...………………………………………17 2.2.1. Manual………………………………………………………………17 2.2.2. Tipo de manuales administrativos...……………………………..19 2.2.2.1. Manuaal de organización ………………………………..20 2.2.2.2. Manual de políticas ……………….……………………..20 2.2.2.3. Manual de procedimientos……………………………..21 2.2.3. Administración……………………………………………………..22 2.2.4. Gerencia Administrativa…………………………………………..23 2.2.5. Funciones de la Gerencia………………………………………...25 2.2.5.1. Planeamiento……………………………………………..26 2.2.5.2. Organización……………………………….……………..26 2.2.5.3. Dirección………………………………….……………….26 2.2.5.4. Control………………………………….………………….27 2.2.6. Administración de Contratos……………………………………..27 2.2.7. Codificación WBS…………………………….……………………32 2.3. Términos Básicos…………………….……………………..………………34 3 2.4. Cuadro de Variables………………………………………….…………….36 CAPITULO III: 3.1. Tipo de Investigación……………………………………………….………39 3.2. Diseño de la Investigación…………………………………………………40 3.3. Población y Muestra de la Investigación……………………….…………42 3.3.1. Población………………………………………………….………..42 3.3.2. Muestreo……………………………………………………………44 3.4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……………….….…46 3.5. Validez y Confiabilidad de los Instrumentos……………………………..47 3.6. Técnicas e Instrumentos de Análisis y Procesamiento de Datos….…..49 CAPITULO IV: 4.1. Presentación de Resultados………………………………………….……51 4.2. Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Solditeca C.A…...53 CAPITULO V: 5.1. Descripción de la Propuesta…………………………………………….…70 5.2. Objetivos de la Propuesta……………………………………………….…71 5.2.1. Objetivo General………………………………………………...…71 5.2.2. Objetivo Específicos…………………………………………….…71 5.3. Beneficiarios de la Propuesta………………………………………..….…72 5.4. Localización Física de la Propuesta………………………………………72 5.5. Estructura de Trabajo……………………………………….………………73 5.6. Modelo de la Propuesta………………………………………………….…83 5.7. Descripción del Modelo de la Propuesta…………………………………84 CAPITULO VI: 6.1. Conclusiones……………………………………………………………...…87 6.2. Recomendaciones……………………………………………………….….93 Bibliografía. ………………………………………………………………….……95 Anexos……………………………………………………………….……………9 4 AGRADECIMIENTO Primero quiero agradecerle a Dios, por darme la paciencia y la dedicación para poder realizar este trabajo. A toda mi familia infinitas gracias, pero en especial a la persona más importante de mi vida; gracias Mamá por confiar en mí y por apoyarme en todo momento. También quiero darle las gracias a mi maravillosa novia; por apoyarme y alentarme a continuar y por compartir conmigo todas las noches de desvelo. Y por último pero no menos importante, le quiero dar las gracias al Profesor y Tutor Tirso González ya que fue de gran ayuda y orientación para la realización de este proyecto. Juan C. Busato 5 DEDICATORIA Quiero dedicarle este trabajo y todo este gran esfuerzo de varios años de carrera a mi maravillosa familia que nunca dudo que lograría este triunfo, ya que ellos también hicieron un gran esfuerzo, por verme llegar a la meta. Esta es mi mejor manera de devolverles un poco, por lo mucho que me han apoyado, amado, comprendido y ayudado a lo lardo de toda mi vida, ya que gracias a ellos puedo decir con certeza plena que poseo todas las herramientas necesarias para lograr tener éxito en mi vida profesional. Juan C. Busato 6 Universidad Nueva Esparta Facultad de Ciencias Administrativas Escuela de Administración de Empresas Elaboración de un Manual para la Administración de Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la Codificación WBS Autor: Busato, Juan Carlos C.I. V- 17.706.971 Tutor: Tirso González Marzo 2012 RESUMEN La finalidad de este Trabajo de Grado, fue la elaboración de un Manual para la Administración de Contratos., utilizando la codificación WBS, para la empresa SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona, Estado Anzoátegui. La investigación se hizo, tomando como base los lineamientos de la investigación descriptiva, apoyada en un diseño de campo y bibliográfica. La propuesta para la creación del referido manual para la administración de proyectos y contratos, usando la codificación WBS, permite al administrador del contrato, traducir los asuntos administrativos en un documento de trabajo y en reportes de control, análisis y de acciones correctivas, para una gerencia efectiva que abarque el control del proyecto y la minimización de su costo. Desde esta perspectiva, una de las razones que influye en esta situación es, no poseer un manual que le permita llevar de manera organizada estos proyectos. Se considera de gran importancia, la realización de esta investigación, porque, una vez que la empresa SOLDITECA C.A., establezca su manual basado en la codificación WBS, tendrá definida la cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por áreas, paquetes o especialidades, también tendrá un código identificador a través del catálogo de actividades. Por consiguiente, el manual permitirá concretar el trabajo, de lo general a lo particular en la etapa de planeación y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto. Concluye que, trabajando con la codificación WBS, se deben dividir los paquetes de trabajo en tareas que hagan más fácil determinar cuándo la contratación del servicio es una opción apropiada. Al respecto, las tareas o actividades, delimitarán los pasos a ser tomados en la oferta, asignación, monitoreo y terminación del contrato, además de identificar los participantes obligatorios en el proceso, como el contratante, finanzas, legales, y sus roles, responsabilidades e interrelaciones. Descriptores: Proyecto, Contrato, Administración, WBS, Manual. 7 University of Nueva Esparta Faculty Busines Administration School Business Administration Preparation of a Manual for Contract Management Company SOLDITECA CA, using the WBS coding. Authors: Busato, Juan Carlos. C.I. V- C.I. V- 17.706.971 Mentor: Tirso González March 2012 SUMMARY The purpose of this graduate work was the preparation of a Manual for Contract Administration., Using the WBS coding for CA SOLDITECA company located in Barcelona, Anzoátegui State. The research was done, based on the guidelines of descriptive research, supported by a field design, and literature. The proposal for the creation of that manual for managing projects and contracts, using the WBS coding allows the contract administrator, administrative issues translate a working document and control reports, analysis and corrective action for effective management encompassing project control and cost minimization. From this perspective, one of the reasons influencing this situation is not having a manual that permits these projects in an organized manner. It attaches great importance to the realization of this research, because, once the company SOLDITECA CA, set its coding manual based on the WBS, will set the amount of work to do, totally organized by areas, packages or specials, also have an identifier code through the catalog of activities. Therefore, the manual will specify the work, from the general to the particular in the planning stage and quantify progress and resources particular to the general, in the process of monitoring and controlling the project. It concludes that, working with WBS coding, should be divided into work packages that make tasks easier to determine when contracting the service is an appropriate option. In this regard, the tasks or activities shall identify the steps to be taken in the supply, allocation, monitoring and termination of the contract, and identify mandatory participants in the process, such as contracting, finance, legal, and their roles, responsibilities and interrelations. Descriptors: Project, Contract, Management, WBS, Manual. 8 INTRODUCCIÓN La administración de contratos es a menudo una de las partes más descuidadas del proceso de procura de unos proyectos de diferentes secciones. Una buena administración de contratos requiere de dedicación y persistencia. La intensidad y forma en que se desarrollará la administración de un contrato, dependerá de las características específicas del mismo. En efecto, un contrato de poco monto de dinero y de corta duración o procura de una sola compra, requerirán menos esfuerzo administrativo que aquellos relacionados con proyectos costosos y de larga duración. Desde esta perspectiva, Daccach (2006), plantea: “la administración de contratos es un elemento crítico en el ciclo de gestión de proyectos de las diferentes empresas y debe jugar un rol destacado y relevante en las operaciones de procura del sector tanto público como privado” (p. 2). El propósito de la administración de contratos es, avalar el desempeño de los objetivos propuestos entre los límites de tiempo convenidos. Estas habilidades van desde la definición del proyecto, hasta la administración de las medidas de avance del mismo. En este orden de ideas, la empresa SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona, Estado Anzoátegui, se ha caracterizado por muchos años, en manejar importantes contratos con compañías nacionales e internacionales, especializadas en actividades petroleras. La referida organización, participa en contrataciones y licitaciones en inspección de alta tecnología, que le ha permitido una extensa experiencia en el trabajo realizado, en el país y en la región de oriente. En los últimos meses y dado al gran número de contratos que hoy en día están gestionando, se ha presentado una serie de inconvenientes administrativos, que han entorpecido el buen desenvolvimiento de las labores del equipo que tiene a cargo la gestión de los contratos, y lamentablemente, en oportunidades se ha quedado mal con los contratantes, pues se les ha incumplido con el cronograma de 9 actividades fijado previamente, con el consentimiento de ambas partes. Pequeño o grande el proyecto, la definición de su alcance es herramienta vital para que el gerente o los comités respectivos puedan tomar decisiones en las etapas administrativas que lo conforman. Como consecuencia de ello, se ha considerado relevante proponer en esta investigación la elaboración de un manual para la administración de contratos de la mencionada empresa, utilizando la codificación WBS, como es conocida por sus siglas en inglés. La intención de este manual, es que la empresa SOLDITECA, realice una presentación simple y organizada de su trabajo requerido, para completar los proyectos que lleva con sus diferentes clientes y proveedores. El desarrollo de la misma se estructuró en seis (6) capítulos, como se señala a continuación: Capítulo I: Correspondiente al Problema de Investigación, incluye aspectos relativos al planteamiento, formulación del problema, objetivos; justificación, delimitación y limitaciones. Capitulo II: Referido al Marco Teórico, se tratan los aspectos conceptuales relativos a los antecedentes, bases teórica, cuadro de operacionalización de las variables y glosario de términos. Capítulo III: Contiene los Aspectos Metodológicos que fundamentan el estudio, por lo tanto se desarrolla todo lo referente a tipo de investigación, el diseño de la misma, la población y la muestra, técnicas e instrumentos de recolección de la información y de procesamiento de datos. Capítulo IV: En él se hace referencia al análisis estadístico de la presentación de los resultados obtenidos a través de la muestra investigada. Para ello, se elaboraron cuadros y gráficos de pastel y de barras, de cada uno de los 10 ítems que conformaron el la guía de entrevista aplicada, con sus respectivos análisis inferenciales. Capítulo V: Este capítulo plantea la propuesta de elaboración de un manual para la administración de contratos de la Empresa SOLDITECA C.A. utilizando la Codificación WBS, que permita una mejor planificación y control del trabajo relacionado con la administración de los contratos de la empresa. Capítulo VI: Contiene aspectos relacionados con las conclusiones y recomendaciones que permitan aportar soluciones al problema objeto de estudio, además de las referencias bibliográficas. 11 CAPÍTULO I MARCO PROBLEMÁTICO 1.1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN En esta primera fase de la investigación se describe de manera amplia la situación objeto de estudio, ubicándola en un contexto que permita comprender su origen y relaciones. En efecto, en el primer capítulo se plantean los aspectos fundamentales que dan inicio al estudio, en tal sentido contiene: planteamiento del problema, formulación, objetivos, justificación, delimitación y limitaciones. 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La administración de contratos, es considerada como el conjunto de funciones comprometidas con preparar y administrar los contratos y manejar adecuadamente las relaciones entre clientes-propietarios, ingenieros consultores y contratistas. De tal manera, las funciones y responsabilidades de la administración de contratos varían ampliamente en las diferentes industrias u organizaciones empresariales a nivel público y privado, para ajustarse a los requerimientos del cliente-propietario y a los alcances definidos de los servicios de la gerencia de administración de proyectos. De acuerdo con Ochoa (2001): El propósito y objetivo de la administración de contratos es obtener bienes y servicios de la calidad especificada, de manera oportuna y dentro del presupuesto establecido para la construcción de un proyecto. Como tal, la administración de contratos constituye la parte principal del proceso de procura que asegura al propietario del proyecto la obtención del mejor valor por el precio pagado (p. 51). De acuerdo a estos planteamientos, para lograr un desarrollo óptimo en cuanto a las actividades administrativas, es importante que el administrador 12 organice sus ideas y comience por los aspectos más relevantes. En este sentido Gómez (2000), sostiene que: “un administrador de empresas es una persona con visión, capaz de aplicar y desarrollar los conocimientos de la planeación, organización, dirección y control empresarial, a fin de lograr los propósitos de la institución en la cual presta sus servicios. (p.15) Entre esas múltiples tareas que ha de cumplir el administrador se encuentra la administración de contratos, en empresas que prestan servicios y asistencia a otras compañías, instituciones, tanto del sector privado como también del público. Cabe destacar que este proceso de gerenciar contratos, a través de una variedad de procedimientos y vínculos intraservicio, presta asistencia a la actuación global del equipo de cada empresa, estableciendo un enfoque sistemático de gerencia, ajustado a su tarea y de conformidad a los lineamientos de implementación del proceso. Como ejemplo de estas empresas que trabajan con contrataciones y proyectos se encuentra SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona, Estado Anzoátegui y especializada en inspección de alta tecnología que la ha hecho acumular, durante veinte años, una amplia experiencia en áreas de aseguramiento y control de calidad, inspección visual y diagnóstico de equipos con ensayos no destructivos con tecnología de punta, corrosión de materiales, sistemas de protección y desarrollo e implementación de programas de inspección basada en riesgo, servicio que presta a la industria del petróleo, gas y petroquímica. Actualmente, la referida empresa posee varios proyectos en la región y en su ejecución, ha utilizado los mismos recursos y estrategias para los distintos planes, porque presenta algunas debilidades en la estructura de su departamento administrativo, por falta de una buena planificación en lo referente al proceso de contratación. En efecto, la empresa no cuenta con técnicas que le permita manejarlos de forma individual, presentando inconvenientes a la hora de ver la rentabilidad de cada uno de ellos de forma separada. 13 En consecuencia, se genera una problemática, porque la empresa objeto de este estudio, no ha manejado los diferentes proyectos de forma estructurada, a través de una data de información que ayude al administrador a manipular las distintas operaciones que implica el desarrollo de los contratos que lleva con sus asociados, clientes y proveedores. En efecto, una de las razones por la cual la empresa ha confrontado estos inconvenientes, radica en la administración de los contratos, responsabilidad que manejan los profesionales que integran el Departamento Administrativo. Ellos, cumplen diferentes actividades y tareas, identificar las funciones específicas y necesarias de cada una de ellas, unificar los criterios, estableciendo el nivel de esfuerzo apropiado a cada función de los servicios que presta, hecho que le ha impedido, en algunas ocasiones, cumplir con las fechas convenidas para la entrega de los servicios requeridos por las empresas contratantes. Desde esta perspectiva, una de las razones que influye en esta situación es, no poseer un manual que permita llevar de manera organizada los proyectos, a través de una serie de procedimientos administrativos acompañados de las correspondientes actividades, responsables, fecha de inicio y de culminación del proyecto, aunado al desglose y jerarquización de las actividades a realizar. En este orden de ideas, la implementación del manual propuesto en esta investigación, se hará basado en una estructura de descomposición del trabajo o EDT, también conocido por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS, definida como una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables, tareas o actividades a realizar en un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y crítica en la gestión de proyectos. Se ha escogido esta codificación, por considerarla la más apropiada debido a que, sus niveles de desglose incluyen todas las actividades que se desarrollan en este trabajo de investigación, así como también, permiten visualizar aquellas que no sean de su incumbencia, las cuales se dejarán fuera del mismo. 14 En consecuencia, se considera de gran importancia, la realización de esta investigación, porque, una vez que la empresa SOLDITECA C.A., establezca su manual basado en la codificación WBS, tendrá definida la cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por áreas, paquetes o especialidades, también tendrá un código identificador a través del catálogo de actividades. Por consiguiente, el manual le permitirá concretar el trabajo, de lo general a lo particular en la etapa de planeación y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto. Por otra parte, el uso del manual basado en la codificación WBS, propuesto para manejar los contratos en los cuales participa la empresa SOLDITECA C.A., permitirá al administrador de contratos y a su equipo, desde el principio del proyecto, estimular y fomentar una comunicación eficiente, una cuidadosa y completa comprensión de las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos, de manera que el director pueda conducir apropiadamente una buena gerencia sin tener que preocuparse por molestos asuntos administrativos. 1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Tomando en consideración los aspectos expuestos, donde se destaca la problemática generada porque la empresa SOLDITECA, no posee una técnica administrativa que guíe las actividades del proceso de contratación, que mantiene con organizaciones asociadas, proveedores y clientes, se propone un manual para la administración de contratos, con la codificación WBS o Estructura Desglosada del Trabajo, herramienta de planeación para definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto. Se escogió esta técnica por considerarla sencilla y, además, permite al administrador de contrato, tener a la vista, a través de un gráfico, tipo organigrama o mapa conceptual, todas las actividades, tareas responsables y cronograma del contrato, entre otros aspectos importantes. 15 1.4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.4.1. OBJETIVO GENERAL Elaborar un manual para la administración de contratos de la empresa SOLDITECA C.A., utilizando la codificación WBS con la finalidad de favorecer el buen manejo de las actividades administrativas. 1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar las debilidades que confronta el personal en cuanto al manejo administrativo de los contratos. Determinar las competencias que debe poseer el administrador de contratos para que su trabajo satisfaga los objetivos organizacionales del propietario del proyecto. Establecer la importancia de la codificación WBS, en los procesos de planificación y seguimiento de los contratos. Determinar las actividades del manual y su respectivo código WBS, que permita una mejor planificación y control del trabajo relacionado con la administración de los contratos de la empresa. Analizar los beneficios que se generarán al elaborar el manual de administración de contratos basado en la codificación WBS. 1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN En el proceso de desarrollo de toda investigación, es muy significativo tomar en cuenta su impacto en la sociedad. La realización de este estudio se considera de gran importancia porque su intención es elaborar un manual para la 16 administración de contratos de la empresa SOLDITECA C.A., utilizando la codificación WBS, con la finalidad de favorecer el buen manejo de las actividades administrativas que allí se ejecutan. En consecuencia, el valor del manual se evidencia, en la necesidad que posee la mencionada empresa de, generar nuevas estrategias al momento de administrar los distintos contratos, que perduren en el tiempo y se conviertan en normas y leyes dentro de la misma, las cuales garanticen el éxito y sean de fácil manejo para los miembros del departamento administrativo de la empresa. La propuesta para la creación de un manual para la administración de proyectos de la empresa SOLDITECA C.A. utilizando la codificación WBS, permite al administrador del contrato traducir los asuntos administrativos en un documento de trabajo y en reportes de control, análisis y de acciones correctivas, para una gerencia efectiva que abarque el control del proyecto y la minimización de su costo. Así lo confirma García (2000), al señalar que: Los proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. (p. 45) En este sentido los empleados de la empresa SOLDITECA C.A. tendrán una misma línea de criterios, la cual rige las funciones de los administradores de los diversos contratos, generando lineamientos uniformes para todos. En consecuencia, la gerencia podrá controlar con mayor facilidad los recursos que se utilizarán en las distintas obras y contratos que posee la empresa. Por último, la 17 propuesta implica un aporte al desarrollo de las actividades de la empresa y al mercado petrolero venezolano, logrando de esta manera una optimización de los recursos disponibles. 1.6. DELIMITACIONES 1.6.1. Temática El tema del trabajo de grado es considerado innovador porque, en revisión bibliográfica realizada en varias universidades de la ciudad de Caracas y de investigar en algunas empresas, no se consiguió ninguna que utilice un manual de codificación WBS, como el propuesto para la Administración de Proyectos de la empresa SOLDITECA C.A. Desde esta perspectiva temática, el estudio propuesto está delimitado en el área de las Ciencias Administrativas, aplicadas al ámbito de las medianas empresas dentro del mercado petrolero en Venezuela y específicamente la administración de contratos. 1.6.2. Espacial La unidad de análisis es la Empresa SOLDITECA, C.A., especializada en Inspección de Alta Tecnología, ubicada geográficamente en la avenida Fuerzas Armadas, Centro Comercial RA RA RA, Galpón Nº 3, Sector Redoma de Los Pájaros. Barcelona, Estado Anzoátegui. 1.6.3. Temporal La realización de este proyecto se desarrolló, su primera fase, durante el período Octubre 2010 y la segunda parte desde febrero hasta Octubre de 2011, fase en la cual está programada la culminación del proyecto de grado. 18 1.7. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN Se considerarán como aspectos que limitan u obstaculizan la investigación: La falta de investigaciones similares, en las Universidades visitadas para elaborar los antecedentes. Falta de información y cooperación por parte de los integrantes de la muestra sobre la necesidad de elaborar el manual. La ubicación geográfica de la unidad de investigación, (Barcelona, Estado Anzoátegui), que podría dificultar el traslado. Al evidenciar estas limitaciones se procedió a la aplicación de las siguientes estrategias: Se revisaron, de manera general, diferentes tesis que abarcaran el tema de administración de contratos aunque no se utilizará la codificación WBS, las cuales sirvieron como referencias para seleccionar los elementos que conformarían el manual propuesto. Se entrevistará al gerente administrativo de la empresa para evidenciar las debilidades que tiene su departamento en cuanto al desarrollo de las actividades inherentes a la administración de los contratos, con la finalidad de incluir alternativas de solución en el manual que ha sido propuesto en esta investigación. Se informó al personal del Departamento Administrativo, que su receptividad y apoyo es de gran importancia para la recolección de información que le dará sustento a la investigación. 19 En cuanto a la ubicación de la empresa, se hizo todo lo posible por mantener un contacto vía teléfonos o internet, cuando se requería alguna información y no se podía estar personalmente, para ello se organizó un cronograma de actividades donde se planificaron estas visitas, para evitar las improvisaciones. 20 CAPITULO II MARCO REFERENCIAL Este capítulo es considerado el compendio de una serie de elementos conceptuales que sirven de base a la indagación que se está realizando. En tal sentido contiene en detalles las consideraciones teóricas que fundamentaron el estudio, tales como: antecedentes de la investigación, aspectos teóricos relacionados con manuales, administración de contratos, gerencia, codificación WBS, glosario de términos básicos y cuadro de variables. 2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Los antecedentes de la investigación están referidos a los estudios previos relacionados con el problema planteado y que guardan alguna vinculación con el objetivo de estudio. Al respecto, se realizó un estudio documental en la Universidad Nueva Esparta y otras universidades de la ciudad de Caracas donde se consultaron varias investigaciones relacionadas con el tema en estudio. Los estudios seleccionados que guiaron el desarrollo de esta problemática a nivel de conocimiento, se indican a continuación: Gómez León, J y Larrazábal Hernández, E. (2001). Administración de Contratos Petroleros. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Metropolitana. Los autores antes identificados destacan en su investigación que, la buena administración de contratos, es lo que hace que una organización o empresa subsista a lo largo del tiempo, hecho que se logra, a través de habilidades administrativas, combinado con una adecuada Imagen Corporativa, coherente con su misión y visión. 21 Por consiguiente, esta investigación indica que los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. El aporte de este Trabajo de Grado, fue muy valioso porque se utilizó como antecedente, por cuanto en el mismo se aplican técnicas administrativas en lo referente a contratos, tales como: licitación, análisis de riesgos, negociación y firmas de contratos, entre otros, que tienen como finalidad hacer que la empresa que se desenvuelva en un mercado petrolero, sea lo más eficiente posible, sin que un contrato determinado influya negativamente con otro. Así mismo, estructuran entrevistas que reflejan el manejo metodológico correcto para obtener la información necesaria para alcanzar los objetivos específicos. Redondo, R y López, C. (2002). Manual Administrativo para nuevas Empresas. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nueva Esparta. Caracas. En esta investigación se desarrolla una propuesta piloto para todas las empresas en general donde se tratan puntos vitales dentro de la administración de una empresa. Es de señalar que una de las funciones primordiales de los administradores de proyectos es administrar los procesos internos del mismo donde realmente se efectúa el trabajo. No importa cuál sea la dimensión del proyecto, para demandar destrezas de parte de la gerencia administrativa, para superar los diferentes contextos que se presenten, y en consecuencia, lograr las metas u objetivos en los períodos establecidos. 22 Es evidente que, estas habilidades van desde la definición del proyecto, hasta la administración de las medidas de avance del mismo. Adicionalmente, se deben incorporar técnicas para el manejo de contratos y de proveedores. El presente trabajo antes identificado, se utilizó como referencia; la estructura de la entrevista aplicada en campo para conocer las expectativas de los propietarios de la empresa en relación al contenido y elementos administrativos a utilizar para la elaboración del manual para la administración de contratos. En este sentido se destaca que la información existente en dicha propuesta, sobre la importancia de los manuales como herramienta de soporte para la organización y comunicación de la empresa, permitió fortalecer los conocimientos y aplicación de los mismos en cuanto a la capacidad para generar una propuesta funcional para la empresa venezolana, que contenga información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración Pacheco, A. (2002). Manual para la Administración y Operaciones de la Galera Cigar Company C.A. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nueva Esparta. Escuela de Administración, Caracas. En esta tesis se elaboró un manual de administración y operaciones con la finalidad de ejecutar nuevos planes y programas en el área de ventas y administración, que permita a la empresa continuar abarcando el mercado en hoteles cinco estrellas y donde considere necesario brindar el servicio de expendio de puros. Esta investigación constituye un valioso aporte para este estudio, por estar dirigido el manual a la parte administrativa, incluyendo las áreas de contratos de ventas, muy características en el desarrollo de este estudio. La propuesta de este 23 manual de administración y operaciones aportó numerosos aspectos relacionados a la estructura administrativa de una empresa, en lo referente al sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de la organización para que ésta alcance sus objetivos de conservación, productivos y económicos Bastardo, F. (2010). Diseñó un Modelo de Gestión para la Administración y Control de los Proyectos en Desarrollo de la Empresa IMPSA Caribe, C.A. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nacional Experimental “Antonio José de Sucre”. Caracas. El autor señala que son muchas las variables y factores que se manejan en el desarrollo o ejecución de un determinado proyecto, y más aún cuando se tienen que administrar y controlar varios de estos de manera simultánea, lo cual resulta difícil si no se dispone de una herramienta o modelo guía, basado en fundamentos o estándares que puedan ayudar o contribuir de manera efectiva y eficiente en la gestión exitosa de cualquier organización. El referido trabajo, expone el estudio que permitió el diseño de un modelo de gestión para la administración y control de los proyectos en desarrollo de la empresa IMPSA CARIBE, C.A. basado en la metodología del PMBOK del (PMI) Project Management Institute. El desarrollo de este trabajo fue de suma importancia para esta investigación, porque permitió generar y disponer de información efectiva y oportuna para la toma de decisiones gerencial, utilizada por la empresa IMPSA CARIBE, C.A, con la finalidad de aplicarlas a la empresa en estudio, hecho que influirá positivamente en la imagen de la organización, garantizar la satisfacción de los clientes con respuestas eficientes y oportunas y contribuir con la optimización de la gestión de la organización. 24 2.2. BASES TEÓRICAS 2.2.1. MANUAL Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. Es por ello que manifiestan que la finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás puede ser considerado como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización. En la actualidad, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario. Gómez (2000), señala que “Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas” (p. 87). El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. 25 Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las actividades de la empresa, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Con base en estos planteamientos, Franklin (2005, p. 79), considera que el manual es útil porque: 1. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 2. Auxilia en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 3. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. 4. Interviene en la consulta de todo el personal. 5. Indispensable para comenzar tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, entre otros. 6. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 7. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 8. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 26 9. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. 10. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. 11. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 12. Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. 2.2.2. TIPO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado. Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración. 27 2.2.2.1. Manual de organización Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa, describen los distintos puestos de trabajo y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. También explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas. Desde esta perspectiva C.L. Littlefield declara al que: “Los manuales de organización se usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.” (p.97) Con base en la cita mencionada, se puede decir que el manual de organización sirve como un instrumento de apoyo que define y establece la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución. 2.2.2.2. Manual de políticas Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen de manera clara y precisa las normativas de la empresa, incluyen una declaración de objetivos de la empresa que expresan una política. Según González “Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y 28 objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.” (p.67) Tomando en cuenta lo mencionado anteriormente, la importancia de los manuales de política radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. 2.2.2.3. Manual de procedimientos Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad específica. El manual incluye además los puestos o unidades de trabajo que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. Gómez plantea que “en él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.” (p.88) Con base en el planteamiento de la cita, puede afirmar que este tipo de manual Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, así como auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 29 2.2.3. ADMINISTRACIÓN La administración general, comprende planear, organizar, la consecución de recursos humanos, ejecutar, y controlar las operaciones de una empresa en funcionamiento continuo. La administración general también incluye disciplinas de soporte tales como: programación de computadoras, abogacía, estadística y teorías de probabilidad, logística, y administración de personal. Desde esta perspectiva, Fischer y Schwartz (2000), plantean que: La administración general tiene un ámbito de aplicación en muchas áreas: comportamiento organizacional, proyecciones financieras, y técnicas de planeación sólo para nombrar algunas pocas. Las áreas de aplicación son categorías de proyectos que tienen elementos comunes significativos en tales proyectos pero que no son requeridos o presentes en todos los proyectos. Las áreas de aplicación usualmente están definidas en términos de: elementos técnicos, elementos de la administración, grupos de industria (p. 89). En relación con la cita planteada, la gestión en el ámbito empresarial puede definirse como el conjunto de actividades que puedan repercutir en los resultados de la organización. Y para esto es necesario un proceso de control y administración que permita optimizar recursos, costos y esfuerzos, con la integración de todos aquellos conceptos cuya gestión tienen aspectos y requisitos comunes. El proceso de administración es muy importante para las organizaciones, debido a que éstas son sistemas complejos e integrales conformados por recursos tanto humanos como una variedad de recursos físicos coordinados para la obtención de una finalidad establecida y que, a su vez, están constituidas por sistemas o subsistemas que interactúan entre sí, los cuales deben estar 30 vinculados adecuadamente e interrelacionados activamente, cuando se quiere lograr una gestión eficiente y efectiva. En la empresa SOLDITECA, la eficacia con la que se desarrolla el proceso administrativo, se reconoce como el factor individual más importante en su éxito a largo plazo. Por consiguiente, sus logros se miden en términos del cumplimiento de las metas propuestas en la ejecución de cada proyecto que se lleva a la práctica con sus asociados, proveedores y clientes. Es importante destacar que la referida empresa en estudio no posee manuales de procedimientos gerenciales ni administrativos, hecho que motivó la propuesta de elaborar un manual para la administración de contratos, utilizando la codificación WBS, técnica de planificación administrativa que, una vez establecida, permitirá tener definida la cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por áreas, paquetes o especialidades, también se tendrá un código identificador a través del catálogo de actividades que se elaborará. 2.2.4. GERENCIA ADMINISTRATIVA La gerencia administrativa, es el componente básico responsable de la dirección y coordinación de otras partes de la organización. De acuerdo con García (2000), el término gerencia se define “como un proceso de organización y empleo de recursos para lograr objetivos predeterminados. El objetivo global de la gerencia de una agencia es lograr eficiencia máxima en sus operaciones al llevar a cabo las misiones que se le asignen” (p. 64). Tomando en cuenta lo anteriormente planteado, tanto la operación en sí, como la gerencia de esa operación, son medios hacia un fin, a saber: el logro del objetivo propuesto y, en la medida en que se logre alcanzar el objetivo, revelará el 31 grado de eficacia de la operación. De modo que el término eficacia no tiene ningún significado, excepto en su vinculación con el objetivo que se desea alcanzar. El éxito de la gerencia administrativa se comprueba por la eficacia de las operaciones. Aun los más lógicos diagramas de organización, programas de planificación, documentos de personal y demás mecanismos gerenciales resultan inútiles si no logran el propósito específico que se espera de ellos. La introducción de mecanismos gerenciales teóricamente buenos que no producen los resultados deseados puede ser hasta peligrosa, pues ello sugiere que las cosas están haciéndose bien simplemente porque el elemento de organización funciona bajo esa buena gerencia. En toda gerencia administrativa, el gerente organiza, supervisa el trabajo para entregar el producto final. Durante el proceso de organizar el trabajo los gerentes deben estar en alerta para conservar los recursos para producir el máximo volumen de resultados finales sin pérdida de recursos ni tiempo. A este fin, cada uno debe emplear métodos eficientes para hacer las cosas. En tal sentido, Druker (2000), plantea que “el gerente debe dejarse guiar por sus subordinados, debido a que, como todo ser humano, puede cometer errores, en este caso, el gerente debe aceptar todo tipo de comentarios que le hagan las personas que están bajo su mando” (p. 12). Con base en los planteamientos de la cita, puede afirmarse que un gerente con mente abierta, propicia un ambiente positivo de mejorar, ya que existe un mutuo apoyo en la organización, hecho que permite lograr, que todos se conviertan en expertos respecto a los demás. Así que, el gerente debe ser, en primer lugar, un líder, con capacidad de influenciar, motivar y conducir personas hacia una determinada dirección. 32 2.2.5. FUNCIONES DE LA GERENCIA Cuando se estudia la gerencia como una disciplina académica, es necesario considerarla como un proceso, la cual, vista de ese modo, puede ser analizada y descrita en términos de varias funciones fundamentales, sin embargo, es necesaria cierta precaución. Al discutir el proceso gerencial es conveniente, y aun necesario, describir y estudiar cada función del proceso separadamente. Como resultado, podría parecer que el proceso gerencial es una serie de funciones separadas, cada una de ellas encajadas ajustadamente en un compartimiento aparte. Esto no es así aunque el proceso, para que pueda ser bien entendido, deberá ser subdividido, y cada parte componente discutida separadamente. La gerencia de la empresa SOLDITECA, comprende las funciones de la gerencia como el proceso de diseñar la planeación, organización, dirección y control de las operaciones de la organización, que les permita, mediante la coordinación de los recursos humanos y materiales, esenciales para alcanzar los objetivos propuestos de manera eficiente y efectiva en el suministro de servicios profesionales de asesoría, asistencia técnica, consultoría y adiestramiento de personal, así como prestar servicios de inspección con técnicas especializadas durante la construcción, operación y mantenimiento industrial, orientado al sector petrolero, petroquímico e industrial. En este sentido, se debe tener claro que cuando se habla de proceso, es porque sigue una serie de pasos, encontrándose con la entrada, luego el proceso que envuelve la planeación, organización, dirección y control; finalmente una salida que es donde se van a evaluar los logros obtenidos u objetivos esperados. Al respecto, Fermín y otros (2002), señalan que en la práctica, “un gerente puede 33 ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones: planeamiento, organización, dirección y control”: 2.2.5.1. Planeamiento Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar el grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos. En la empresa SOLDITECA, esta etapa de la función gerencial en la codificación WBS, es la que permite definir el trabajo de lo general a lo particular y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto. 2.2.5.2. Organización Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean integralmente apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la estructura de la organización. 2.2.5.3. Dirección Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderato, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos tiene una 34 connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organización. Es por medio de resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organización que ésta logra cumplir sus propósitos. De ahí que dirigir la organización de manera que se alcancen sus objetivos en la forma más óptima posible, es una función fundamental del proceso gerencial. 2.2.5.4. Control La última fase del proceso gerencial es la función de control. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con las normas establecidas. La función de control es ejercida continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organización y dirección, está más íntimamente asociada con la función de planeamiento (pp. 8995). 2.2.6. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS En muchas organizaciones la función más importante del Gerente de Proyecto es administrar los contratos de los proveedores, hecho que significa desarrollar un proceso de contrataciones para especificar qué servicios se deben comprar, seleccionar a los proveedores más convenientes y firmar con cada uno de ellos un contrato para el proyecto. Refiere Gitman, (2003) que “en este proceso pueden participar el área de compras de la empresa o el área de asuntos legales, sin embargo, no significa que estas áreas "gerencien los contratos" (p. 54). 35 Conforme a este planteamiento, se puede afirmar que en la mayoría de las empresas, el responsable de gerenciar el contrato con cada proveedor es compromiso del gerente de proyecto. Cabe destacar que, en el contexto de proyecto gerencial, esto es conocido como contrato gerencial. El gerente de proyecto debe ser la persona interesada en la ejecución del contrato. Los contratos o proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. Al respecto, Hermida y Serra (2004), plantean que: Una de las funciones primordiales de los administradores de proyectos es administrar los procesos internos del mismo donde realmente se efectúa el trabajo. Por pequeño que sea el proyecto, se requieren habilidades de administración del mismo para sortear las diferentes situaciones que se presenten, y además garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados (p. 94). Desde esta perspectiva, estas habilidades van desde la definición del proyecto, hasta la administración de las medidas de avance del mismo. Adicionalmente, se deben incorporar técnicas para el manejo de contratos y el manejo de proveedores. Es importante destacar que, buena parte de las decisiones se toman y se califican mediante valoración del impacto que tienen en el resultado final del mismo, dado por esta etapa de definición. En la administración de contratos, entre más grande el proyecto, la importancia de dejar esta información explícitamente estipulada aumenta. El resultado de esta actividad 36 debe ser un documento titulado "definición del proyecto". En relación a ello, Ortiz, (2005), señala: Puede ser un poco difícil determinar cuáles serán las salidas del proyecto en detalle, y también puede ser complejo determinar el costo total y la fecha de finalización. En este caso se recomienda dividir el proyecto en proyectos más pequeños. Se definiría en detalle los primeros subproyectos en el cronograma, y se definiría el detalle de los proyectos más lejanos, cuando se acerque su ejecución. Habrá, en este caso, que dejar actividades de revisión de proyecto para garantizar que estas definiciones si se llevarán a cabo. Omitirlas del plan de trabajo, casi certifica que no se harán (pp. 45-46). Plantea el autor que, al final de esta etapa, se debe tener entonces un documento con el alcance y expectativa del mismo, como se medirá, quien lo hará, y cuánto costará. Este documento deberá estar aprobado por todos los involucrados, ya que tratar de buscar consenso sobre estos temas en un proyecto que ya ha arrancado es extremadamente difícil. Con respecto al contrato, es importante destacar que, con frecuencia se olvida que éste es un documento legal, regido por el código de comercio de cada país, por lo que es indispensable conocer este código. De la misma manera se convierte en necesidad conocer el esquema de manejo de las pólizas de cumplimiento, las instancias para su ejecución, y la documentación de soporte. Sobre el contrato, Vives. (2005), señala que: Es el documento que rige las condiciones bajo las cuales se adquiere un bien y/o servicio. En el caso de los bienes, es mucho más fácil medir la entrega de lo adquirido, situación que se dificulta cuando son servicios. Por esto es recomendable tener una lista de "entregables" que se esperan obtener de los 37 servicios recibidos. Entre más tangibles los entregables, más fácil de administrar el cumplimiento (p. 76). Se observa que, hay dos temas fundamentales en la administración de un contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que permiten controlar el cumplimiento de los dos temas. En resumen, la administración del contrato involucra el control de los entregables, los pagos, y el manejo del tiempo del proyecto. Actualmente, la empresa SOLDITECA, especialista en alta tecnología, mantiene relaciones profesionales con INTRON PLUS, Ltd. proveedor líder de equipos y servicios para ensayos no destructivos (NDT) desde 1988 y con FG Internacional Holland BV, como asociados. Por otra parte, tiene clientes como: PDVSA y filiales: Pequiven, PetroCedeño, Mejorador de Refinación de Oriente (MRO), PetroMonagas, PetroPiar, Refinería PLC, Centro de Refinación Morichal. Además, con el Consorcio Barbacoa Margarita, Inelectra, Z&P, Confurca, Controval, High Tech Trading Services, Sonotest. En la organización SOLDITECA, una de las funciones más importante del Gerente General y del Gerente Administrativo, es administrar los contratos de los proveedores, asociados y clientes. Este hecho significa, que debe desarrollar un proceso de contrataciones para especificar qué servicios se deben comprar, seleccionar a los proveedores más convenientes y firmar con cada uno de ellos un contrato para el proyecto, de igual manera, especificaciones similares deben gestionarse con los contratos de los asociados y clientes. 38 En este proceso, como ya se mencionó anteriormente, participa la Gerencia General y la Administrativa, conjuntamente con la asesoría Jurídica del Departamento Legal de la empresa, aunque cabe destacar que gerenciar el contrato con cada proveedor, cliente o asociado, es responsabilidad del Gerente asignado al Proyecto. No obstante, la empresa no cuenta con un manual que guíe las actividades del proceso de contratación, en tal sentido, la realización de pedidos, registro de las cuentas por cobrar y por pagar, del pago y cobro de dichas cuentas, de la tramitación de los seguros (cuando se requieran), de la formulación de reportes de avances de obra/trabajo/servicios, de la realización de instalaciones y/o de servicios dentro o fuera de garantía, entre otros, es llevado de manera tradicional, con carpetas que abre el encargado del proyecto a cada uno de los asociados, proveedores o clientes, que tiene la responsabilidad de dar el seguimiento adecuado a que los derechos y las obligaciones establecidas en el contrato se cumplan. Por estas razones expuestas, se propone un manual para la administración de contratos de la mencionada empresa, utilizando la codificación WBS o Estructura Desglosada del Trabajo, técnica de planeación para definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto. Para ello, hay que organizar las ideas alrededor de lo que se pretende hacer en el proyecto, o sea definir el título el título del proyecto, que esté de acuerdo con la meta que se pretende alcanzar. Seguidamente, se deberá pensar en las grandes áreas de trabajo en que puede ser dividido el proyecto a ejecutar por la empresa, hecho que constituiría las actividades o los paquetes de trabajo a desarrollar para lograr la meta. Para el logro de este proceso en la elaboración de la WBS, se puede utilizar con éxito, 39 una técnica de tormenta de ideas en un grupo de trabajo, dirigido por el administrador o gerente del proyecto y el equipo que va a trabajar en dicha obra. 2.2.7. CODIFICACIÓN WBS El Work Breakdown Structure, WBS, es una herramienta para el tratamiento de problemas complejos en el contexto de la planificación o de gestión por proyectos basada en la estrategia de "descomposición jerárquica" de la complejidad inicial. Sus elementos básicos fueron desarrollados en el Departamento de Defensa (D.D) estadounidense en los años 60, para facilitar un enfoque y trabajo lógico en la planificación de proyectos de la defensa nacional. De acuerdo con Bravo, (2003), la referida herramienta es: El desglose jerárquico de tareas, es una descripción (modelo) del trabajo a realizar en un proyecto. Se articula esa descripción en varios niveles de progresivo detalle sobre las tareas, con identificadores a los que puede luego referirse el conjunto de datos básicos de cada una (personas, tiempos, entre otros). Se puede decir, que es el instrumento de planificación que posibilita mayor detalle en los planes (p. 34). Parafraseando al citado autor, esto implica que la distribución de las tareas o actividades, se hacen en forma de árbol jerárquico (estructurado en forma descendente, de modo que cada nivel posterior detalle más lo contenido en los ítems del nivel superior), construido con la finalidad de ordenar de acuerdo a cierta lógica las tareas temporales referentes implicadas en la realización del proyecto. El WBS sirve de marco orientador en la planificación, ejecución y control de la realización del proyecto en referencia a las dimensiones de: tiempo (calendario de fechas planificadas para las tareas), costes, prestaciones técnicas e interfaces técnicos. 40 En base a lo expuesto, debe tenerse en cuenta que un WBS sólo es una descripción parcial de las actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del proyecto. Pero el WBS suministra un útil marco lógico para planificar y controlar las actividades del proyecto o plan. Su construcción y uso sigue principios, adquiridos a lo largo de experiencias con esta herramienta de planificación, y que ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia. No obstante, no pocos planificadores o gestores de proyectos utilizan erróneamente el WBS cuando, por los motivos que sea (a veces, con intención de adelantarse a otros, o incluso para provocar sus fallos) identifican falsos nexos o secuencias de tareas, o indican tiempos equivocados en el calendario de trabajos entre otros aspectos. En cuanto a los objetivos de una WBS, Bravo (2003), refiere que: Es indudable que esta herramienta ayuda a realizar el desglose en las tareas en que se descomponen las actividades y procesos de forma: clara y fácil de entender, planificada en el tiempo, se puedan identificar recursos materiales y estimar el nivel de asignación necesaria en cada fase del desarrollo o ejecución, identificar y estimar actividades humanas y dotación de recursos humanos para las distintas tareas a desarrollar, asignar responsabilidades sobre partes del proyecto. Por otra parte, asegurar que se incluyen en el plan todas las tareas necesarias sin duplicar trabajo, organizar el flujo de trabajo y controlar el avance del trabajo en referencia a un plan maestro (p. 65). Se quiere con ello significar que el trabajo de preparación de la WBS; como el resto del proceso de planificación, debe realizarse en equipo y con espíritu de camaradería. Esto es sobre todo necesario al realizar la última revisión de la WBS, en la que se detallan más las tareas. Es importante asimismo recoger el parecer de los expertos, que además ayudarán a comprobar que la descripción logra el 41 mayor grado posible de precisión. En la empresa SOLDITECA, para el control más efectivo de la contratación de los proyectos es importante integrar el cronograma con el presupuesto en un solo sistema para que se pueda hacer un rastreo significativo. La WBS también permitirá una organización del trabajo de manera de arreglar los requerimientos contables de los cargos del proyecto con su codificación apropiada. 2.3. TÉRMINOS BÁSICOS Administración: Proceso de planificación, organización, dirección, coordinación, comunicación, evaluación, y control de los recursos disponibles y de los esfuerzos de los miembros de una organización, para que al aplicarlos eficientemente en la producción de bienes, prestación de servicios o ambas, se logren con eficacia y economía los objetivos previamente establecidos (Block, y Hirt, 2005, p. 97). Administración de Contratos: Involucra el control de los entregables, los pagos, y el manejo del tiempo del proyecto (Block, y Hirt, 2005, p. 115). Codificación WBS: La Estructura Detallada del Trabajo (Work Breakdown Structure WBS), es un entregable orientado a agrupar los elementos del proyecto que organiza y define el alcance total del proyecto. Cada nivel descendiente representa un aumento detallado de la definición del trabajo del proyecto (Pereña, 2001, p. 121). Contrato: Es toda relación contractual, que implica un vínculo laboral, entre una persona natural y una Entidad del Estado o entre dos o más empresas públicas o privadas (Desatrick, 2000, p. 23). 42 Contrato de Entrega Futura: Contrato en el que el vendedor se compromete a entregar al comprador una cantidad determinada de un bien, moneda o título a un precio y en condiciones definidas, dentro de un plazo determinado (Fea, 2006, p. 58). Contratos de Futuros: Son contratos normalizados a plazo por medio del cual el comprador se obliga a comprar el Activo Subyacente y el vendedor a venderlo a un precio pactado, en una fecha futura (Fea, 2006, p. 56). Empresa: Asociación de personas, capital y bienes, con el firme propósito de lograr objetivos determinados, para lo cual es necesario la planeación, la administración y el trabajo adecuado, las empresas se pueden constituir en cada tipo de actividad económica, y bajo todas las formas de hacer empresa (Desatrick, 2000, p. 12). Manual: Se entiende como la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas (Candela, 2001, p. 67). Organización: Es la unidad social deliberadamente construida para alcanzar fines específicos. Se caracterizan por: La división del trabajo, del poder y de las responsabilidades de la comunicación. Presencia de uno o más centros de poder que controlan los esfuerzos concertados de la organización y los dirigen hacia sus fines. Sustitución del personal. La organización puede también combinar a su personal mediante el traslado y la promoción. (Desatrick, 2000, p. 4). Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción de la empresa (Contreras, 2000, p. 7). 43 Suministros: Son los recursos materiales devolutivos o de consumo que se requieren para la adecuada marcha de los programas, para su cálculo se debe identificar lo requerido por cada tipo de actividad que sea necesario de desarrollar, el costo unitario de cada tipo de suministro, estimar su volumen por periodo de tiempo, para calcular el costo total de los suministros por cada programa (Contreras, 2000, p. 5). Toma de Decisiones: Elección de un curso de acción de entre diversas opciones. Selección entre varias alternativas de un curso de acción, selección racional de un curso de acción (Fischer y Schartz, 2000, p. 74). 2.4. CUADRO DE VARIABLES Las variables son características que pueden ser medidas, adoptando diferentes valores en cada uno de los casos de un estudio. Según D´Ary (2003), el término variable se define como “las características o atributos que admiten diferentes valores como por ejemplo, la estatura, la edad, el cociente intelectual, la temperatura, el clima, entre otras” (p. 65). La referida cita, plantea que la variable es una determinada característica del objeto que se investiga, a la cual se observa y cuantifica en la investigación y que puede variar de un elemento a otro del Universo. En relación al proceso de operacionalización, es el procedimiento por el cual se pasa de variables generales a indicadores, considerado el proceso de medición en las ciencias sociales. Según Silva (2006), “la definición operacional consiste en definir las operaciones que permiten medir los indicadores observables por medio de los cuales se manifiesta un concepto,” (p. 32). De acuerdo a la cita, operacionalizar es definir las variables para que sean medibles y manejables, además que, puede señalar el instrumento por medio del cual se hará la medición de las mismas. 44 n Tabla Nº 01 Operacionalización de las Variables OBJETIVOS VARIABLES Identificar las debilidades que confronta el personal en cuanto al manejo administrativo de los contratos. Debilidades en el manejo administrativo de los contratos. Determinar las competencias que debe poseer el administrador de contratos para que su trabajo satisfaga los objetivos organizacionales del propietario del proyecto. Competencias. Establecer la importancia de la codificación WBS, en los procesos de planificación y seguimiento de los Codificación WBS. DIMENSIÓN Desempeño laboral. Competencias profesionales. INDICADORES - - Manejo de la Ley de Contrataciones Públicas. - Conocimiento sobre las normativas internas de la empresa. Tipos de Contratos. Conocimiento sobre los riesgos asociados a los procesos de contratación. - Planificación. Años de Servicio. Nivel académico. Experiencia en administración de Contratos. - Conocimiento sobre Código WBS. - Asegura control de calidad. - Programas de 45 FUENTE Investigación de Campo. TÉCNICA INSTRUMENTO Entrevista. Guía de Entrevista. Observación. Lista de Observación. Entrevista. Guía de Entrevista. Observación. Lista de Observación. Entrevista. Guía de Entrevista. (Primaria) Investigación de Campo. (Primaria) Investigación de Campo. Revisión Bibliográfica. contratos. Determinar las actividades del manual y su respectivo código WBS, que permita una mejor planificación y control del trabajo relacionado con la administración de los contratos de la empresa. Analizar los beneficios que se generarán al elaborar el manual de administración de contratos basado en la codificación WBS. Actividades del manual. Beneficios del manual. Operativa Operativo inspección visual. (Secundaria) - Áreas o divisiones en paquetes de trabajo. Investigación de Campo. - Actividades o tareas. - Jerarquización de actividades. - Desglose de las actividades en subtareas. - Cronograma. - Participación conjunta. Investigación de Campo. - Calidad de servicio. (Primaria) 46 Revisión Bibliografía (Secundaria) Realizada por el Tesista con un Asistente Técnico que apoyará en la elaboración del Software de Codificación WBS. Entrevista. Guía de Entrevista. CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO El Marco Metodológico de la presente investigación propone la elaboración de un manual para la administración de contratos, en la empresa SOLDITECA C.A., en tal sentido, en este capítulo se indicó la manera como se desarrolló la investigación y los distintos elementos relacionados con: tipo y diseño de investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección, análisis y procesamiento de los datos recabados. Todo esto sirvió de base para obtener la información necesaria para elaborar el manual propuesto en esta investigación. 3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN El desarrollo de este estudió se enmarcó en el tipo de investigación descriptiva, en correspondencia con la estructura del problema planteado y los objetivos propuestos en el mismo. Este tipo de investigación describe los hechos como son observados y se utiliza cuando se desea describir, en todos sus componentes principales, una realidad. En relación a ello, Van Dalen Y Meyer (2005), plantean que: El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables (p. 74). Desde esta perspectiva, en este tipo de investigación se suele involucrar alguna pauta de comparación o contraste y se pretende expresar relaciones entre 47 variables no manipuladas pero reales. Su finalidad es buscar especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Al respecto Best (2002) sostiene: Miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar. Desde el punto de vista científico, describir es medir. Esto es, en un estudio descriptivo se selecciona una serie de ecuaciones y se mide cada una de ellas independientemente, para así describir lo que se investiga (p. 54). En opinión de los autores citados, el objetivo fundamental de las investigaciones descriptivas es lograr detectar lo que está sucediendo en el momento cuando se está llevando a cabo la investigación. Permitiendo describir cuáles son las causas que han originado la situación problemática; y que han motivado al investigador a desarrollar el estudio. 3.2. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN El diseño de investigación, no es más que la estrategia general que se adoptan para responder al problema planteado. En el mismo, se desglosan las estrategias básicas que el investigador asume para generar información exacta e interpretable. En otras palabras, es un plan coherente y racional de trabajo, con una estrategia orientada a la correcta selección de técnicas de recolección y análisis de los datos. Para la recolección de la información que se requiere para describir el problema planteado, se realizó un diseño de campo. Las fuentes de información fueron el personal que labora en la empresa SOLDITECA C.A., de Barcelona, Estado Anzoátegui. De acuerdo con Sabino (2003): 48 En los diseños de campo los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. Estos datos, obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados primarios, denominación que alude al hecho de que son datos de primera mano, originales, producto de la investigación en curso sin intermediación de ninguna naturaleza (p. 62). En el desarrollo de la investigación los datos fueron recogidos de manera directa, a través de una entrevista que se aplicó a la muestra, seleccionada. Los diseños de campo se realizan en contacto directo con la comunidad, grupo o personas que son motivo de estudio, es decir, los fenómenos sociales se estudian en su ambiente natural, en la realidad misma donde se producen. Para De La Fuente (2006), el trabajo de campo asume: Las formas de la exploración y la observación del terreno, la encuesta, la observación participante y el experimento. La primera se caracteriza por el contacto directo con el objeto de estudio, del modo que trabajan el arqueólogo y el topógrafo. La encuesta consiste en el acopio de testimonios orales y escritos de personas vivas. La observación participante combina los procedimientos de las dos primeras. En ocasiones, el observador oculta su verdadera identidad para facilitar su inmersión en el fenómeno del estudio y la comunicación con los afectados (p. 45). El estudio de campo permitió observar y recolectar los datos directamente de la realidad, obteniendo los datos de medición y de ejecución específicamente, entre un grupo del personal que labora en la referida empresa, para posteriormente analizar e interpretar los resultados de estas indagaciones, las cuales conllevan a formular la elaboración del manual, las conclusiones y recomendaciones. En consecuencia, su indiscutible valor reside en que permite 49 cerciorarse al investigador de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos, posibilitando su revisión o modificación en el caso de que surjan dudas respecto a su calidad. Por otra parte, se requiere de una revisión bibliográfica para fundamentar el Marco Teórico. Sobre los diseños bibliográficos, Ávila (2006), señala: El diseño bibliográfico, es la etapa inicial es conocer y explorar todo el conjunto de fuentes capaces de ser de utilidad en el problema de investigación. Luego deberá ordenarse el material a fin de recolectar los datos, tareas que se hará por medio de fichas. Las fichas se ordenarán de acuerdo a sus contenidos (p. 22). Sobre la base del planteamiento expresado por el autor, los diseños bibliográficos, consisten en un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrado por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas, en este caso se indagó sobre elaboración de manuales, administración, gerencia, administración de contratos y codificación WBS. 3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACIÓN 3.3.1 POBLACIÓN La población o universo se refiere al conjunto para el cual serán válidas las conclusiones que se obtengan: a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas) a las cuales se refiere la investigación. Es considerada la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades de población poseen una característica común, la que se estudia y da origen a los datos de la investigación. 50 Para Sabino (2003), una población es “el conjunto total de elementos que constituyen un área de interés analítico donde los elementos que integran una población, no tienen que ser necesariamente individuos; pueden referirse a naciones, grupos, edificios, animales, objetos, entre otros” (p. 32). El tipo de población en esta investigación es finita, la cual según Arias (2004), “es aquella que indica que es posible alcanzarse o sobrepasarse al contar” (p. 34). En base a esta definición, en la realización de este estudio la población objeto estuvo integrada por cuarenta y nueve personas (49), que prestan sus servicios en la empresa SOLDITECA C.A., tal como se distribuye a continuación: Tabla Nº 02 Personal de la Empresa SOLDITECA C.A., Barcelona, Estado Anzoátegui Empresa SOLDITECA C.A. Cargos N° de Empleados Presidente Director Administrativo Director Operativo Departamento Legal Departamento Administrativo Trabajo de Campo Secretaria Logística Limpieza Chofer 01 01 01 01 05 Asistentes 34 Ingenieros y Técnicos 01 02 02 01 Total General 49 Fuente: Datos Suministrados por la Dirección Administrativa de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Marzo 2011. 51 Por la misma naturaleza de la investigación, la población presenta características definidas por las condiciones que a continuación se especifican: a. Los integrantes de la población son de ambos sexos. b. La edad de los integrantes de la población oscilan entre 22 a más de 50 años, aproximadamente. c. Poseen diferentes niveles académicos. d. Los integrantes de la población desempeñan diferentes ocupaciones. 3.3.2. MUESTREO La muestra, es una porción del total del universo o población y que sirve para representarlo. El tipo de muestreo utilizado fue el intencional, también llamado selectivo, el cual se utiliza cuando se requiere tener casos que puedan ser representativos de la población estudiada. Al respecto, Ávila (2006) señala: “El muestreo intencional es un procedimiento que permite seleccionar los casos característicos de la población limitando la muestra a estos casos. Se utiliza en situaciones en las que la población es muy variable y consecuentemente la muestra es muy pequeña” (p. 32). Con la aplicación del muestreo intencional se persigue seleccionar los elementos con base en criterios o juicios del investigador, relacionados con el grado de conocimiento que poseen en torno a la administración de los contratos, por lo tanto se seleccionaron como integrantes de la muestra objeto de este estudio al director administrativo y al personal que integra el referido departamento. 52 En total, la muestra estuvo integrada por seis (06) personas, quienes son las encargadas de manejar los contratos que tiene la empresa SOLDITECA C.A., con diferentes compañías nacionales e internacionales, y las cuales cumplen, en sus respectivos cargos, las siguientes funciones: El Director Administrativo de la mencionada empresa, tiene la responsabilidad de la gestión económica, incluyendo como parte de singular relevancia, las relaciones económicas con la administración y los procesos de contratación de obras y servicios mediante licitaciones. Para el desarrollo de sus funciones, el Director contará con el apoyo externo tanto de la Asesoría Jurídica como de la Laboral, Fiscal y Contable de la empresa. Por consiguiente, para desarrollar el proceso de contratación, el departamento cuenta con cinco asistentes administrativos, los cuales tienen en común características como: profesionales universitarios, jóvenes, con cursos de capacitación en contratación y licitaciones públicas y privadas. De igual manera, cumplen con las siguientes responsabilidades básicas: manejar, revisar y analizar todo lo concerniente con: contratación administrativa, licitaciones, concursos públicos, soporte legal, contabilidad, tesorería, seguimiento, apoyo a negociación con bancos (financiación), fiscal, gestión Impuestos, control de gestión, control y seguimiento de los presupuestos, facturación de cobros y de servicios, gestión de cobros, relación con proveedores, planificación, implementación y evaluación de proyectos, entre otros. 53 3.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información. En este caso se utilizó la observación directa y una entrevista. Con respecto a la observación, ésta tuvo como finalidad, el uso sistemático de los sentidos en la búsqueda de los datos que se necesitan para resolver el problema de investigación planteado, el cual condujo a la elaboración del manual para la administración de los contratos, basados en la codificación WBS. De acuerdo con Ávila (2006), “observar científicamente es percibir activamente la realidad exterior con el propósito de obtener los datos que previamente han sido definidos de interés para la investigación” (p. 67). Cabe destacar que la observación se hizo de manera planeada, cuidadosa y sistemáticamente y se llevó por escrito, un control riguroso de la misma. Con respecto a los instrumentos, Hurtado (2000), señala que “son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información (p. 87). En este caso, se utilizó la guía de entrevista o formato de preguntas, el cual se administró a la muestra seleccionada. Su aplicación, permitió recaudar la información sobre el proceso de administración de contratos de la empresa SOLDITECA C.A., y obtener así las respuestas a las interrogantes planteadas. Hernández y Otros, (2003) refieren: “Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir” (p. 344). En base a este planteamiento, la entrevista fue respondida directamente por la muestra seleccionada y permitió medir las expectativas de la población objeto de estudio en cuanto a la elaboración de un manual para la administración de los 54 contratos, basándose en la codificación WBS, hecho que favorecerá todas las mejorar relacionadas con los contratos que tiene con diferentes empresas, la compañía objeto de esta investigación. La guía de la entrevista constó de diecisiete (17) preguntas, conformada primero por la presentación, donde se plantea el propósito de la misma y las instrucciones que debe cumplir la muestra para responderla. Se elaboraron preguntas referentes a cada uno de los aspectos a investigar y el esquema para el diseño del mismo se hizo en concordancia con los objetivos y variables expuestas. Por otra parte, para registrar los resultados de la observación, se utilizó una lista de cotejo. Al respecto, Fox (2004) sostiene que la lista de cotejos es, “un instrumento que permite identificar comportamiento con respecto a actitudes, habilidades y destrezas. Contiene un listado de indicadores de logro en el que se constata, en un solo momento, la presencia o ausencia de estos mediante la observación del encuestado” (p. 32). 3.5. VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS La validez establece relación del instrumento con las variables que pretende medir y, la validez de construcción relaciona los ítems del cuestionario aplicado; con los basamentos teóricos y los objetivos de la investigación para que exista consistencia y coherencia técnica. En referencia a ello, Herrera (2008), establece que “ese proceso de validación se vincula a las variables entre si y la hipótesis de la investigación” (p. 8). De acuerdo al planteamiento expuesto, en este estudio, la validez, estuvo determinada por el juicio de los expertos en el área, quienes aportaron su experiencia en la elaboración del instrumento que recogió la información necesaria 55 que sirvió de base para elaborar el manual para la administración de contratos de la empresa SOLDITECA C.A., basado en la codificación WBS. La etapa de validación se realizó antes de la aplicación de la entrevista y estuvo a cargo de dos especialistas en la materia en estudio, profesoras: Nancy Omaña, por su amplio conocimiento en organización de empresas, análisis de riesgos dentro de una empresa, elaboraciones de presupuestos y todo lo relacionado con administración de empresas y por la profesora Danny Gómez de Perdomo, por su gran experiencia laboral, por haber trabajado en instituciones financieras como el Banco Central de Venezuela, BCV, y por dominar todo el contenido en cuanto a jerarquización de cargos, organización empresarial y su amplio conocimiento en micro y macro economía. Se considera importante resaltar que, la validez representa la posibilidad de que un método de investigación sea capaz de responder a las interrogantes formuladas. La fiabilidad designa la capacidad de obtener los mismos resultados de diferentes situaciones. La fiabilidad no se refiere directamente a los datos, sino a las técnicas de instrumentos de medida y observación. Ahora bien, en esta investigación, para validar el instrumento, se les entregó un formato del instrumento para ser sometido a revisión y le hicieron las correcciones necesarias. Finalizada esta fase, la consideraron confiable y válida para el logro de los objetivos y propósitos de la investigación. Es importante resaltar que para registrar los resultados de la validación del cuestionario, se anexó una matriz a cada ítem, en la cual se registró la siguiente información: 56 Tabla Nº 03 Matriz para la Evaluar la Validez del Instrumento CRITERIOS OPCIONES Óptimo Bueno Regular Deficiente La pregunta está bien redactada o formulada El contenido de la pregunta se entiende con facilidad La pregunta recoge la información sobre el indicador que se quiere medir en el objetivo especifico La pregunta induce una respuesta en el encuestado 3.6. PROCESAMIENTO DE DATOS Una vez concluidas las etapas de recolección y procesamiento de datos se inició con una de las más importantes fases de la investigación: el análisis de datos, obtenidos con la aplicación del cuestionario a la muestra objeto de este estudio. Para Kerlinger (2001), “Analizar significa establecer categorías, ordenar, manipular y resumir los datos”, (p. 96). La actividad consiste en establecer inferencias sobre las relaciones entre las variables estudiadas para extraer conclusiones y recomendaciones. En tal sentido, la información recabada se clasificó, codificó y luego se tabuló en cuadros y gráficos. En los cuadros se expresaron cuantitativamente, la distribución absoluta y porcentual de cada uno de los ítems que conforman la entrevista, y luego se elaboraron gráficos de pastel e histogramas de frecuencia porcentual de cada uno de ellos. Estos últimos permitieron visualizar la distribución de las unidades en sus 57 partes y su respectiva distribución porcentual. Posteriormente se procedió a analizar cualitativamente estos resultados; para ello se utilizó el análisis descriptivo e inferencial. Al respecto, Trillo (2001) refiere: “es la parte de la estadística que se encarga del estudio del fenómeno en muestras poblacionales que permitan hacer inferencias sobre el comportamiento de la población en general o hacer predicciones de eventos futuros” (p. 18). El análisis permitió ofrecer conclusiones y recomendaciones ante la situación problema planteada en este estudio, fundamentándose en la recolección, organización y presentación de los resultados de forma tal, que permitan representar a partir de ellos, cual es la situación actual del fenómeno estudiado. 58 CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS Con respecto a la forma de presentar los resultados, es necesario referir que tabular es un mecanismo de ordenamiento de datos por tablas, que faciliten la interpretación o toma de decisiones sobre un problema específico. Esa tabulación se hizo de acuerdo a criterios gerenciales de interés. Los datos se organizaron y tabularon, sustentados en lo planteado por Chacín y Padrón (2000): El proceso de tabulación consiste en el recuento de los datos que están contenidos en los cuestionarios. En este proceso incluimos todas aquellas operaciones encaminadas a la obtención de resultados numéricos relativos a los temas de estudio que se tratan en los cuestionarios. Se requiere una previa codificación de las respuestas obtenidas en los cuestionarios. Los resultados serán presentados en cuadro y en gráficos de pastel y de barras, que expliquen las relaciones existentes entre las diversas variables analizadas (p. 92). En esta investigación, la información se presentó en cuadros y gráficos de pastel y de barras, los mismos contienen alternativas de frecuencia simple y porcentual. Para Malhotra, (2005), tabular es: Es el proceso posterior a la recolección de datos primarios (generalmente por respuestas a cuestionarios-encuestas) y es donde se obtienen los resultados concretos en su manera más pura de todo el proceso de investigación (siempre y cuando el proceso de planificación, muestreo y recolección hayan sido hechos libres de sesgo), metódicamente es ordenar las respuestas a los cuestionarios que permitan de manera práctica y concisa ver los patrones de comportamiento y las tendencias de los encuestados para su posterior análisis, difusión y uso de la investigación, es fundamental en cualquier 59 aspecto relevante al proyecto de investigación que se esté realizando dónde intervengan cuestionarios (p. 74). El procedimiento de la tabulación permitió resumir y analizar los resultados ofrecidos por la muestra investigada. En la presentación de los resultados se utilizaron primero, cuadros con la distribución absoluta y porcentual de cada uno de los ítems que conforman la guía de entrevista y luego se elaboraron gráficos de pastel y de barras, de cada uno de ellos, los cuales permitieron visualizar la distribución de las unidades en sus partes y su respectiva distribución porcentual. En cuanto al tipo de análisis para examinar los datos obtenidos a través del instrumento aplicado a la muestra involucrada en el estudio, Bisquerra (2002), el análisis es “la actividad de transformar un conjunto de datos con el objetivo de poder verificarlos muy bien dándole al mismo tiempo una razón de ser o un análisis racional. Es analizar los datos de un problema e identificarlos” (p 61). . Con base en este planteamiento, la información recabada permitió verificar la relación existente entre la realidad y la teoría presentada, con la finalidad de tener una visión más precisa de la problemática planteada. El análisis se hizo desde el punto de vista cuantitativo, con su ponderación absoluta y porcentual, y también, cualitativamente donde se destacan los criterios más relevantes expresados por la muestra objeto de este estudio. Cada ítem fue analizado individualmente, incluyendo un comentario con el propósito de realizar las inferencias que permitan evidenciar los objetivos establecidos y las variables que representan el soporte que sirvió de referencia a la presente investigación. 60 4.1. ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA SOLDITECA C.A. Ítem 01. ¿Cuál es su nivel académico? Cuadro 1 Opción Gráfico 1 Absoluta Porcentual a. Bachiller 4 66% b. T.S.U 1 17% c. Lic. Administración 1 17% d. Economista 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. En los resultados mostrados en el cuadro y gráfico 1, con respecto al ítem relacionado con el nivel académico, se evidencia que la opción Bachiller, obtuvo una incidencia del 66%, 17%, T.S.U y otro 17%, es licenciado en administración. Los datos expuestos permiten deducir que un porcentaje significativo de la muestra no es profesional universitario, hecho considerado importante en el crecimiento profesional de todo ser humano. Se infiere que, el personal de este departamento, el cual maneja las contrataciones de la empresa, debe ser motivado para seguir preparándose, para adquirir nuevos conocimientos y herramientas, necesarias para ser aplicadas en su área laboral y personal. 61 Ítem 02. ¿Tiempo de servicio en la empresa? Cuadro 2 Opción Gráfico 2 Absoluta Porcentual a. Menos de 5 años 1 17% b. Entre 6 y 10 años 3 50% c. Entre 11 y 15años 2 33% d. Más de 15 años 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El cuadro y gráfico 2, presenta la distribución de frecuencias de los sujetos de la muestra, en relación al tiempo de servicio en la empresa. En tal sentido, el 50%, dijo tener entre 6 y 10 años, 33%, opinó que estaba ubicado entre 11 y quince años y un 17%, menos de 5 años. Los datos expuestos permiten inferir que, los entrevistados, en su mayoría, tienen suficientes años de servicio en esta empresa, hecho que facilitará que acepten los cambios que se les proponen con el uso del manual para la administración de proyectos, utilizando la codificación WBS, pues esa experiencia laboral les ha permitido consolidar una imagen positiva de la empresa con la cual se identifican y sienten que son parte importante de ella. 62 Ítem 03. ¿Cómo es tu experiencia laboral en administración de contratos? Cuadro 3 Opción Gráfico 3 Absoluta Porcentual a. Excelente b. Bueno c. Regular 0 2 4 0% 33% 67% d. Deficiente 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. Los datos mostrados en el cuadro y gráfico 3, en referencia a cómo ha sido la experiencia del encuestado con las tareas relacionados con las contrataciones, el 67%, opinó que regular y un 33%, dijo que buena. A través de estos resultados, se evidencia que, para un importante segmento de los entrevistados, el proceso de contratación es bastante complejo, con muchas actividades o tareas que hay que manejar con mucha precaución para que no sean devueltos los paquetes sometidos a los concursos. Al respecto, se infiere que los integrantes del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A. deben estar preparados y conocer todos los antecedentes y documentos que conforman un contrato de obra. 63 Ítem 04. ¿Ha realizado cursos sobre el manejo de la Ley de Contrataciones Públicas? Cuadro 4 Opción Gráfico 4 Absoluta Porcentual a. Si 4 67% b. No 2 33% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El cuadro y gráfico 04, presenta los resultados del ítem referido a si los entrevistados han asistido a cursos sobre la nueva Ley de Contrataciones Públicas. En este sentido, se evidencia que el 67% de la muestra, dijo que Si ha asistido, y un 33%, opinó que No. Se infiere que, en la actualidad, para todo personal que maneje la Ley de Contrataciones Públicas, debe recibir adiestramiento, con la finalidad de adquirir las herramientas necesarias para que puedan manejar a cabalidad este instrumento legal, hecho que les permitirá no incurrir en errores ni delitos. 64 Ítem 05. ¿Las Normas Internas de la Empresa se ajustan a la Ley de Contrataciones Públicas? Cuadro 5 Opción Gráfico 5 Absoluta Porcentual a. Si 6 100% b. No 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El análisis generado del cuadro y gráfico 5, presenta la opinión de los entrevistados en torno a, si las normas internas de la empresa se ajustan a la Ley de Contrataciones Públicas. Al respecto, toda la muestra dijo que Si. Esta unanimidad de criterios permite inferir que, toda empresa que trabaje con contratos y licitaciones debe ajustar sus normas internas a la Ley de Contrataciones Públicas, creada en el marco de la Ley Habilitante, y la misma debe ser de conocimiento público, para todas las organizaciones y personas interesadas en este tema. Cabe destacar que, esta Ley tiene una ventaja significativa para el ente contratante porque permite la selección inmediata del contratista, por cuanto se incorporó en la Modalidad de Contrataciones Directa todas aquellas situaciones de carácter excepcional, que generaban retardos e incumplimientos recurrentes a los procesos licitatorios. 65 Ítem 06 ¿Qué tipos de contratos maneja la Empresa? Pueden escoger tres opciones. Cuadro 6 Opción Gráfico 6 Absoluta Porcentual a. Perforación b. Suministro de Personal 0 0% 6 100% c. Construcción 0 0% d. Inspección de Alta Tecnología 6 100% e. Asfaltados 0 0% f. Estudios Integrales 6 100% 18 300% Totales Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. Los resultados porcentuales del cuadro y gráfico 6, con respecto al tipo de contratos que maneja la empresa SOLDITECA C.A., dándoles la libertad de escoger más de una opción. Los entrevistados escogieron que la empresa manejaba contratos de suministro de personal, inspección de alta tecnología, y estudios integrales, en un 100%. Estos datos permiten evidenciar que la referida empresa, ofrece a sus clientes y asociados servicio de solución eficaz e innovador, para cada tipo de problema de los que han sido seleccionados en las opciones y muchos otros, realizados con el uso de técnicas especializadas no destructivas. Se infiere que, sus años de experiencia en este sector y la continua adaptación de todos sus equipos a la más alta tecnología los sitúa entre las empresas más especializadas del sector. 66 Ítem 07 ¿Tiene conocimiento sobre los riesgos asociados a los procesos de contratación? Cuadro 7 Opción Gráfico 7 Absoluta Porcentual a. Si 6 100% b. No 0 0% 6 100% Totales Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. En los resultados mostrados en el cuadro y gráfico 7, con respecto a los riesgos asociados a los procesos de contratación, el 100% de los entrevistados dijo que si tenía conocimientos sobre ellos. Esta unificación de criterios permite inferir que, tener conocimiento de los riesgos relacionados con el proceso de contratación, debido a que esto le ayudará a actuar con prudencia, identificar esos riesgos e implementar estrategias para mitigarlas. Desde esta perspectiva, se debe resaltar que todo proceso de contratación está cargado de problemas y posibles escollos que deben ser manejados si el servicio deseado debe recibirse en el momento, al costo y con la calidad correcta. 67 Ítem 08 ¿Has trabajado con la codificación WBS? Cuadro 8 Opción Gráfico 8 Absoluta Porcentual a. Si 0 0% b. No 6 100% 6 100% Totales Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. En los resultados mostrados en el cuadro y gráfico 8, con respecto al indicador sobre si ha trabajado con la codificación WBS, el 100%, opinó que no. Se evidencia, a través de este consenso de opiniones, que para la muestra investigada será de gran utilidad adiestrarse sobre la codificación WBS y el uso del manual propuesto que coadyuvará en el proceso de contrataciones que desarrolla la empresa en estudio. Se infiere que, la codificación WBS, será una herramienta cuyo valor consiste en ayudar a la necesaria reducción de complejidad en todo proceso complicado, ayudando a comprender y definir mejor las tareas a realizar y facilitar así su mejor planificación, coordinación y control. 68 Ítem 09 ¿Consideras que con el uso de la codificación WBS, se asegura el control de calidad de los contratos? Cuadro 9 Opción Gráfico 9 Absoluta Porcentual a. Siempre 1 17% b. Frecuentemente 3 50% c. Ocasionalmente 2 33% d. Nunca 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El cuadro y gráfico 9, muestra la distribución de frecuencia de las opiniones de los sujetos involucrados en el estudio, referida a si con el uso de la codificación WBS, se asegura el control de calidad de los contratos. De este modo, se observa que en la opción frecuentemente, la incidencia fue del 50%, ocasionalmente, 33%, y siempre 17%. Los datos expuestos permiten evidenciar que los entrevistados, miembros del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A., consideran que organizar el trabajo de las contrataciones y licitaciones que maneja la empresa, siguiendo las instrucciones de un manual, con las actividades y tareas, establecidas utilizando la codificación WBS, servirá para reducir la complejidad de este proceso y se desarrolle un programa continuo de control de calidad para verificar la codificación de las actividades de los contratos. 69 Ítem 10 ¿Considera importante obtener conocimiento en cuanto a, un programa de inspección visual en la planificación y seguimiento de los contratos, con codificación WBS? Cuadro 10 Opción Gráfico 10 Absoluta Porcentual a. Si 2 33% b. No 0 0% c. No Sabe Totales 4 6 67% 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. Los resultados presentados en el cuadro y gráfico 10, referido a si es importante obtener conocimiento en cuanto a, un programa de inspección visual en la planificación y seguimiento de los contratos, con codificación WBS. En efecto, el 67%, dijo que no sabe y un 33%, dijo que si. La opinión de la muestra permite evidenciar que, un porcentaje significativo no sabe si sería importante o no, un programa de inspección visual para la organización y seguimiento de los contratos, porque desconocen de que se trata el programa. No obstante, un porcentaje menor, si lo consideró importante. Estas divergencias de opiniones permiten inferir que, para entender y manejar el manual de administración de contratos, basado en la codificación WBS, se requiere de un programa de inspección visual para que el usuario entienda y se familiarice con la información y codificación del manual. 70 Ítem 11 ¿Consideras importante dividir el manual propuesto en paquetes de trabajo? Cuadro 11 Opción Gráfico 11 Absoluta Porcentual a. Si 5 83% b. No 1 17% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. Los datos expuestos en el cuadro y gráfico 11, en torno a si, es importante dividir el manual propuesto en paquetes de trabajo, se observa que, la incidencia para el si, fue de 83% y para el no, de 17%. A través de estos resultados, se deduce que para la muestra, como ya tiene experiencia sobre el manejo de las contrataciones, y todo lo complejo que es su organización y conformación de los sobres, consideran que, si se va a utilizar esta modalidad del manual basado en la codificación WBS, es relevante que todo el proceso de planeación y programación, se planifique en paquetes de trabajo, para lograr la meta y hacerlo más sencillo, evitando los riesgos que se corren en tantos papeles que se deben recaudar por cada sobre que se organiza. 71 Ítem 12 ¿Cree que cada contrato debe ser clasificado en actividades o tareas? Cuadro 12 Opción Gráfico 12 Absoluta Porcentual a. Si 6 100% b. No 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El cuadro y gráfico 12, con respecto al ítem sobre si, cada contrato debe ser clasificado en actividades o tareas, el 100%, de los entrevistados estuvo de acuerdo en que si era una buena opción. Los datos expuestos permiten evidenciar que, la muestra considera que los paquetes de trabajo se dividan en tareas o actividades que harán más fácil determinar cuándo la contratación del servicio es una opción apropiada. Se infiere que las tareas o actividades, delimitarán los pasos a ser tomados en la oferta, asignación, monitoreo y terminación de los contratos, además de identificar los participantes obligatorios en el proceso, como el contratante, finanzas, legales, y sus roles, responsabilidades e interrelaciones. 72 Ítem 13 ¿Cuándo se manejan varios contratos, cree necesario jerarquizar las actividades? Cuadro 13 Opción Gráfico 13 Absoluta Porcentual a. Siempre 2 33% b. Frecuentemente 3 50% c. Ocasionalmente 1 17% d. Nunca 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El cuadro y gráfico 13, muestra la distribución de frecuencia de las opiniones de los entrevistados, en relación a si, cuándo se manejan varios contratos, es necesario jerarquizar las actividades. En tal sentido, el 50%, dijo que frecuentemente, el 33%, siempre, 17%, dijo ocasionalmente y la opción nunca, no tuvo ninguna incidencia. Los datos expuestos permiten evidenciar que en empresas como SOLDITECA C.A., que tiene tantos clientes y asociados y maneja diferentes tipos de contratos, es necesario jerarquizarlos, de acuerdo al orden de importancia. Se infiere que, se deben elaborar listados de actividades que luego serán estructuradas, agrupadas en tareas como elementos del nivel inferior de la WBS. Esta información permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de tareas de un nivel superior y así sucesivamente, observando naturalmente la regla del 100%, en cada nivel. 73 Ítem 14 ¿Al planificar las actividades o tareas, es conveniente desglosarlas en subtareas? Cuadro 14 Opción Gráfico 14 Absoluta Porcentual a. Si 5 83% b. No 1 17% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. Los datos expuestos en el cuadro y gráfico 14, referentes a si, al planificar las actividades o tareas, es conveniente desglosarlas en subtareas, el 83%, opinó que si y un 17%, dijo que no. Por medio de estos resultados se puede evidenciar que los miembros del comité de contratación y licitación de la empresa consideran que, el trabajo de preparar los sobres de contratación, se facilitará, si cada una de las actividades se desglosan en subtareas y se les asigna a cada uno de los integrantes del equipo, por cada paquete, diferentes actividades, tareas y subtareas. Se infiere que, las actividades pueden ser subdivididas hasta alcanzar el desglose necesario. 74 Ítem 15 ¿Considera importante la realización de un cronograma para cada proyecto de contratación, con las actividades y subtareas, fecha de ejecución, supervisión, evaluación, entre otros? Cuadro 15 Opción Gráfico 15 Absoluta Porcentual a. Si 6 100% b. No 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. En el cuadro y gráfico 15, con respecto a la importancia de la realización de un cronograma para cada proyecto de contratación, con las actividades y subtareas, fecha de ejecución, supervisión, evaluación, entre otros, el 100% de la muestra estuvo de acuerdo en que si era necesario. A través de estos resultados se evidencia que, el equipo de contratación y licitación de la empresa SOLDITECA C.A., tiene conocimiento sobre lo trascendental que es para la realización de un proyecto, guiarse por un cronograma de actividades. Se infiere que, con el cronograma es más fácil poder cumplir con una serie de contenidos, teniendo en cuenta una secuencia determinada y un tiempo establecido. 75 Ítem 16 ¿Considera importante la participación de todos los integrantes del Departamento Administrativo para realizar un análisis de los cambios que generen el uso del manual propuesto? Cuadro 16 Opción Gráfico 16 Absoluta Porcentual a. Si 6 100% b. No 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El cuadro y gráfico 16, muestra la distribución de frecuencias de la opinión de la muestra, en relación a la participación de todos los integrantes del Departamento Administrativo para realizar un análisis de los cambios que generen el uso del manual propuesto. Todos los integrantes de la muestra consideraron que, si se va a implementar una propuesta del uso de un manual de administración, usando la codificación WBS, para organizar administrar los contratos, es necesario que se hagan reuniones frecuentes para ir evaluando los cambios, positivos y negativos, que se generarán con esta nueva modalidad de planificación del trabajo. 76 Ítem 17 ¿Cree Ud. que con la implementación del manual de administración de contratos, basado en la codificación WBS, se logrará realizar un trabajo basado en el la calidad del servicio? Cuadro 17 Opción Gráfico 17 Absoluta Porcentual a. Siempre 4 67% b. Frecuentemente 2 33% c. Ocasionalmente 0 0% d. Nunca 0 0% Totales 6 100% Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011. El cuadro y gráfico 17, contiene los resultados del ítem referido a si, con la implementación del manual de administración de contratos, fundamentado en la codificación WBS, se logrará realizar un trabajo basado en el la calidad del servicio. Al respecto, el 67%, dijo que siempre, el 33%, opinó que frecuentemente, y las opciones ocasionalmente y nunca no tuvieron ninguna incidencia. De esta manera, se evidencia que los integrantes de la muestra consideran, que con el uso del manual se logrará el manejo efectivo de los contratos, garantizando la calidad del servicio que se presta a los clientes y asociados. 77 CAPITULO V DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta de la elaboración de un Manual para la Administración de Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la Codificación WBS, o Estructura desglosada del Trabajo, la cual constituye una técnica de planeación mediante la cual se puede definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo los proyectos que administra la referida empresa, en el Estado Anzoátegui. Para lograr establecer la WBS del proyecto, hay que organizar las ideas alrededor de lo que se pretende hacer en el proyecto; o sea, definir el título del proyecto de investigación, que esté de acuerdo con la meta que se pretende alcanzar. Seguidamente, se deberá pensar en las grandes áreas de trabajo en que puede ser dividido, lo cual constituiría los “paquetes” de trabajo a desarrollar para lograr la meta. Para el logro de este proceso en la elaboración de la WBS, se puede utilizar con éxito, una técnica de tormenta de ideas en un grupo de trabajo. Posteriormente, cada uno de esos “paquetes” de trabajo, pueden examinarse también a través de la tormenta de ideas y elaborar un listado de actividades constituyentes de cada uno de dichos “paquetes” de trabajo. Tales actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario. El nivel de desglose requerido por el proyecto, estará determinado por la complejidad y tamaño del proyecto. Pero se pueden considerar las siguientes recomendaciones para saber si se tiene el nivel de desglose necesario: 1. Los “paquetes” de trabajo deben ser independientes unos de otros. 2. Las actividades en el nivel de mayor desglose, deben ser medibles; esto es, que pueda establecerse un estimado de plazo de ejecución y recursos 78 necesarios para llevarla a cabo, con la mayor precisión por parte del investigador más experimentado. 3. Es necesario también que cada actividad se refleje en algo “tangible”, como puede ser: elaboración de un dibujo o plano, realización de un experimento, compra de un equipo, escribir un capítulo de la tesis, entre otros. De tal manera que pueda ser también cuantificable su avance real en la etapa se ejecución, seguimiento y control del proyecto. En este orden de ideas, para la empresa SOLDITECA C.A., elaborar un manual para la administración de contratos basado en la codificación WBS, es simplemente descomponer o desglosar todas las actividades de un proyecto 5.1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 5.1.1 Objetivo General Establecer los lineamientos aplicables a la administración de los contratos ejecutados por SOLDITECA, usando la codificación WBS. 5.1.2. Objetivos Específicos Identificar el proyecto o contrato que servirá de modelo para aplicarle la codificación WBS. Establecer un esquema con la estructura del proyecto a administrar, relacionado con un contrato de prestación de servicio. Realizar la estructura desglosada de trabajo WBS, con las actividades códigos y tareas. 79 5.2. BENEFICIARIOS DE LA PROPUESTA En la realización del manual para la administración de contratos, usando la codificación WBS los beneficiarios de la propuesta serán, por una parte, el personal que labora en el departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A., porque realizará un trabajo con una organización más eficiente. Por otro, la empresa, los clientes, proveedores y asociados de la mencionada organización, con las cuales lleva varios contratos. 5.3. LOCALIZACIÓN FÍSICA DE LA PROPUESTA SOLDITECA C.A., está localizada en la avenida Fuerzas Armadas, Centro Comercial RA RA RA, Galpón Nº 3, Sector Redoma de Los Pájaros. Barcelona, Estado Anzoátegui - Venezuela. E-mail: contacto@solditeca.com Teléfonos: +58 (281) 274.3233 +58 (281) 274.2809 Fax: +58 (281) 274.7505 80 5.4. ESTRUCTURA DE TRABAJO 1. Planificación de la prestación del servicio. Gerente de Operaciones 1. Procede a la planificación de la prestación del servicio, para lo cual establece la estructura organizativa y las características del personal que realizará el servicio. 2. Da instrucciones al Administrador de Recursos Humanos, en caso de ser requerida la contratación de personal, o selecciona entre el grupo de inspectores disponibles. 3. Organiza la selección del personal, dotación de equipos, equipos de protección personal requeridos, normas y procedimientos aplicables, elaboración o revisión del Plan de Calidad y Plan de Seguridad. 2. Inicio del Trabajo. Coordinador de 1. Inspección e Inspectores Da inicio a la ejecución del trabajo cumpliendo lo establecido en los documentos del contrato, normas y especificaciones aplicables a la prestación del servicio y documentos del Manual de Procedimientos de Inspección, según las características del servicio a realizar. 3. Realización de actividades de administración de Contrato de Órdenes de Servicio. Cliente 1. Gerente de Operaciones 2. 3. Solicita el Servicio. Elabora la Orden de Servicio (Original y 2 copias). Según las características del servicio a realizar asigna al Inspector, y lleva el control de la prestación del servicio. 4. Entrega la original de la Orden de Servicio al Inspector asignado. Entrega copia de la Orden de Servicio al Asistente de Contratos. 81 Inspector asignado 5. Solicita los equipos requeridos para prestar el servicio al Coordinador de Logística. Inspectores asignados 6. Realizan las actividades asignadas según planificación de la prestación del servicio o cumplen las horas hombre asignadas en el período, cumpliendo lo establecido en las especificaciones de la Orden de Servicio, normas, documentos aplicables y según lo indicado en el Plan de Calidad y Manual de Procedimientos de Inspección que sean aplicables según las características del servicio. 7. Emiten los Reportes de Inspección, tal como se indica en el Manual de Procedimientos de Inspección. Emite el reporte “Relación de Servicio al Cliente” (descripción del servicio realizado). 8. Entrega al cliente para su revisión y firma de aceptación 9. Una vez firmado por el Cliente lo entrega al Asistente de Contratos. Asistente del Contrato 10. Asienta los servicios realizados en el registro “Control de Servicio”, en el cual se registra: fecha de entrega, fecha del reporte, número del reporte, cliente, entregado por, recibido por, firma. 11. Prepara las facturas Pro-forma correspondientes a las órdenes de servicio y lo entrega al Gerente de Operaciones para su revisión. 12. Si el cliente contrató por horas hombre (H/H), entonces se elabora una Hoja de Control de Horas y pro-forma para facturar por H/H. 13. Envía a Administración, al personal encargado de elaborar las facturas, para la elaboración de la factura correspondiente, Ver procedimiento “Facturación”. 82 4. Realización de actividades de Administración de Contrato de personal asignado a proyectos. Gerente de Operaciones 1. Según las características del contrato a realizar, coordina la ejecución del mismo según o establecido en el Manual de Procedimientos de Inspección, y lleva el control de la prestación del servicio. Coordinador de 2. Inspección e Inspectores Realizan las actividades asignadas o cumplen las horas hombre asignadas en contrato, cumpliendo lo establecido en las especificaciones del contrato, normas, documentos aplicables y según lo indicado en el Plan de Calidad y Manual de Procedimientos de Inspección que sean aplicables según las características del contrato. 4.1. Hojas de Control de Tiempo. Inspector 1. Por cada semana de trabajo culminada, elabora el lunes siguiente la Hoja de Tiempo y la entrega al Coordinador de Inspección o supervisor. Coordinador de 2. Inspección Recibe los días lunes de cada semana las Hojas de Tiempo de su personal, las revisa y firma en señal de aceptación, a más tardar el día martes de cada semana. En caso de presentar incongruencias, contacta al Inspector para aclarar dudas o corregir la Hoja de Tiempo. 3. Entrega a más tardar el día miércoles de cada semana las Hojas de Tiempo al Cliente para su revisión y firma. 4. Solicita al cliente las Hojas de Tiempo firmadas a más tardar el día viernes de cada semana. 5. Las hojas de Control de tiempo firmadas por el Coordinador de Inspecciones y el Cliente las entrega al Asistente de Contratos. Asistente de Contratos 6. Carga semanalmente la información correspondiente al Control de Horas Trabajadas, para la facturación mensual 83 7. Prepara la Pro-Formas de las horas hombre trabajadas y lo envía al Gerente de Operaciones para su revisión. Gerente de Operaciones 8. Una vez revisada la pro-forma envía a Administración para la posterior elaboración de la Factura correspondiente. 4.2. Control de Servicios Coordinador de 1. Inspección e Inspectores Realizan las actividades asignadas según planificación de la prestación del servicio o cumplen las horas hombre asignadas en el período, cumpliendo lo establecido en las especificaciones de la Orden de Servicio, normas, documentos aplicables y según lo indicado en el Plan de Calidad y Manual de Procedimientos de Inspección que sean aplicables según las características del servicio. 2. Emiten los Reportes de Inspección, tal como se indica en el Manual de Procedimientos de Inspección. Emite el reporte “Orden de Servicios” (descripción del servicio realizado. 3. Entrega al cliente para su revisión y firma de aceptación. 4. Entrega al Administrador del Contrato las copias de Orden de Servicio y Reporte de Inspección firmadas por el cliente. 5. Archiva las copias de los Reportes de Inspección en el archivo de inspectores, clasificado por técnica de inspección y orden cronológico. Administrador del Contrato 6. Asienta los servicios realizados en el registro “Control de Servicio”, en el cual se registra: fecha de entrega, fecha del reporte, número del reporte, cliente, entregado por, recibido por, firma. 84 7. Al concluir el servicio o al final del período a facturar, procede a tramitar la elaboración de la factura, ver punto 7.5. 4.3. Control semanal del sobre-tiempo. Cliente 1. Solicita y autoriza la realización de sobre tiempo por el personal de SOLDITECA. Inspector 2. Realiza el sobre tiempo solicitado. 3. El día siguiente de realizado el sobre tiempo, en la mañana debe obtener la firma de cliente que autorizó el sobretiempo o feriado, en la Hoja de Control de Tiempo. 4. Al cierre de la semana prepara y obtiene la firma de aprobación de los siguientes reportes: Hojas de Control de Tiempo Control Semanal de Sobretiempo. Administrador de 5. Recopila, los reportes indicados en el punto anterior (4). 6. A más tardar los primeros cinco (5) días de cada mes, Contrato prepara la elaboración de la Pro-forma para lo cual desglosa o separa la información para cada proyecto en ejecución o centro de costo. 7. Elabora la pro-forma según los requerimientos del cliente: 8. Envía la factura Pro-Forma al cliente con documentos requeridos, para la revisión y aceptación. 9. Una vez que el cliente aprueba la factura pro-forma, envía al Asistente Administrativo encargado de elaborar la Factura, para la elaboración de la factura correspondiente. 85 Inspector 10. Elabora el formato “Control Semanal del Sobretiempo” y lo entrega al Administrador de Contrato. Administrador de 11. Elabora la Tabla “Horas Extras” (en Excel), en la cual se Contrato indica la cantidad de horas extras, especificando si corresponden a turno diurno o nocturno. 12. Envía mensualmente (en la tercera semana de cada mes) a Administrador de Recursos Humanos, para que procese el pago mensual de las Horas Extras a los trabajadores. 4.4. Gastos Reembolsables. Cliente 1. Realiza la solicitud para que el trabajador realice sus actividades en otra zona a la que está normalmente asignado, para lo cual genera una Orden de Servicio. Inspector 2. Realiza la solicitud de anticipos y una vez realizada la actividad, elabora el Reintegro de los gastos de viaje. Ver procedimiento de Solicitud de Anticipos y Reintegro de Gastos del Manual de Administración. Jefe de Administración 3. Entrega copia de los Reintegros y Soportes al Administrador de Contratos (ya que los originales se mantienen para el envío a Contabilidad). Administrador de 4. Contratos Al finalizar el mes, clasifica los Reintegros de Gastos por cada proyecto a la que correspondan o centro de costo. 5. Procede a elaborar la pro-forma por cada servicio solicitado, indicando centro de costos o proyecto al cual corresponde, Ver punto 7.4. 6. Envía al Cliente la Pro-forma junto con copia de los reintegros o copia de los soportes físicos que demuestran el gasto (pasajes, facturas de traslado y hospedaje, etc.), para su revisión y aceptación. 86 4.5. Uso de equipos por parte del cliente. Inspector 1. Al realizar el servicio, mantiene el registro de “Control de Uso de Equipos” y una vez finalizado el servicio solicita la firma del cliente en señal de aceptación. 2. Entrega al Administrador de Contrato el “Control de Uso de Equipos”. Administrador de 3. Contrato Lleva el control de las tarifas a aplicar por el alquiler de equipos y la cantidad de horas a facturar. 4.6. Sub-contratación de servicios. Subcontratista 1. Una vez realizado la inspección emite el Informe Final a Solditeca, al Coordinador de Inspección o Gerente de Operaciones. Gerente de Operaciones 2. 3. Entrega al Cliente el Informe de la Infección Solicita al personal de Administración la elaboración de la factura correspondiente al servicio. 5. Facturación. Asistente de Contrato 1. Con la información obtenida de: - Hojas de Control de Tiempo - Control de Servicio - Control de Horas Extras o Sobretiempos - Gastos Reembolsables - Control de uso de equipos - Informes de empresas sub-contratistas (en caso que aplique). Elabora la Pro-Forma por cada servicio realizado o período a facturar. 87 Existen las siguientes tipos de pro-forma: 2. - Costos de Labor - Reintegros - Frentes de Trabajo (Servicios de Inspección) - Equipos Entrega al Cliente para su revisión y aceptación lo siguiente: (lo que aplique según el caso): - Pro-Forma - Copia de la Orden de Servicio - Copia del Reporte de Inspección - Copia de la Hoja de Control de Horas (cuando el servicio se cobra por H/H). - Control de uso de equipos. - Copia de los reintegros o copia de los soportes físicos que demuestran el gasto (pasajes, facturas de traslado y hospedaje, etc.) cuando es por gastos reembolsables. Informes de empresas sub-contratistas (en caso que aplique). Cliente 3. Revisa y firma en señal de aceptación y devuelve al Asistente de Contrato. Asistente de Contrato 4. Recibe la pro-forma autorizada por el cliente y entrega al personal de Administración encargado de procesar la factura, para la elaboración de la Factura correspondiente. Si se requiere, obtiene del cliente el número de Autorización de Compra asignado. 88 6. Entrega y Seguimiento a las facturas. Asistente de Contrato 1. Entrega la factura Original al Cliente, junto con Copia de los Reportes y Copia de la Orden de Servicio/ Orden de Compra (cuando aplique). 2. Recibe la copia de la factura selladas como recibidas por el cliente. Archiva la copia de la factura así: Si corresponde a un contrato en el expediente del contrato. Si corresponde a órdenes de Compra / Servicio las archiva clasificadas por cliente junto con el original de la Orden de Compra o Solicitud del Servicio. Asistente de Contratos 3. Registra la factura en el Control de “Cuentas por Cobrar”. 4. Lleva el control de las facturas presentadas, emisión y entrega de facturas y pago del cliente. 5. Realiza la gestión de cobro y hace seguimiento a la cancelación de las facturas de acuerdo a sus períodos de vencimiento. 6. Verifica la cancelación de las facturas, cuando estas son introducidas por proyectos y son canceladas por el cliente, para luego informar al Gerente de Operaciones y la Gerencia de División de Administración y Finanzas. 7. Verifica la correspondencia entre lo facturado y lo cancelado por el Cliente. De no existir correspondencia, se contacta con el Cliente para obtener una explicación. 8. Mantiene para archivo la copia de la factura y soporte de pago (depósito, cheque, transferencia, etc.) si aplica. 9. Elabora la relación mensual de facturación, la cual utiliza como herramienta en el proceso de verificación de facturas canceladas. 89 10. Distribuye la relación mensual de facturación a las siguientes áreas: 11. Gerencia de División Técnico Comercial Gerencia de División de Administración y Finanzas Procesa los reconocimientos de Sobrecostos imprevistos que afectan el equilibrio económico del Contrato, cuando aplique (Ej. Aumentos, cambios de alcance, etc.), y envía un comunicado formal al cliente, explicando la problemática y solicitando el reconocimiento del mismo. 12. Recibe respuesta del cliente y procesa los sobrecostos derivados de los requerimientos adicionales por el Cliente o sugeridos por la empresa, tales como obras extras o adicionales, modificación de servicios. 13. Formaliza la aprobación de los sobrecostos derivados de trabajos extras, modificación de alcance de acuerdo a las previsiones del Contrato (Presupuestos de servicios extras, órdenes de servicio especial, órdenes de cambios). Asistente del Contrato 15. Una vez finalizado el contrato, da cumplimiento al Cierre Administrativo del Contrato de acuerdo a las formalidades previstas en el mismo contrato. 16. Está atento a los pagos pendientes que hubiera una vez finalizadas las actividades y las correspondientes a la liberación de fianzas, si aplica. 17. Suministra la Administración información y la requerida Gerencia de al Jefe de División de Administración y Finanzas. Seguidamente toda esta estructura de actividades, tareas y sub-tareas, serán representadas gráficamente en el siguiente modelo de Estructura Desglosada de Trabajo, WBS: 90 5.6. MODELO DE LA PROPUESTA 91 5.7. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE LA PROPUESTA El WBS presentado está dirigido a un contrato para suministrar personal. Está apoyado en una forma de "modelado" (Modelos) que utiliza la forma de representación gráfica en "diagramas de árbol jerárquico". Partiendo de las actividades más importante. Como puede observarse, el WBS sólo es una descripción parcial de las actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del proyecto. No obstante, suministra un útil marco lógico para planificar y controlar las actividades de un proyecto, contrato o plan. En el modelo presentado, la articulación de elementos subdividiendo tareas sigue una lógica, que se refleja claramente la naturaleza del producto, servicio o sistema, en este caso, suministro de personal. Cabe destacar que cada elemento de la WBS expuesta, representa un elemento discreto de trabajo que será descrito en el diccionario o glosario propio de esa WBS. Cada elemento de la WBS presentada, referida a la administración de un contrato de suministro de personal posee un único identificador. La descripción de los elementos de la WBS deberá utilizar nombres (o frases nominales) aunque si es necesario se emplearán adjetivos como modificadores. Para mayor claridad, o por razones culturales, los descriptores de la WBS pueden incluir verbos y otros modificadores. Entre las ventajas que presenta trabajar la gestión del contrato, con la codificación WBS, se mencionan las siguientes: 92 a. El sendero crítico en la estructura temporal de la red de actividades y acceso a recursos. b. El calendario o cronograma del proyecto c. Evaluar mejor los riesgos (amenazas ligadas a decisión) y oportunidades (ventajas ligadas a decisión) d. Organización del "staff" en cuanto conjunto de conocimientos (prácticos o de know-how, en métodos, herramientas de organización entre otros) e. Líneas y campos de competencias y responsabilidades f. Recursos a emplear g. Presupuestos o planes de asignación de recursos. h. Cada "bloque de tareas" define las actividades y recursos precisos. i. La estructuración del WBS sirve como marco de referencia y casillero para ordenar y calcular recursos y costes consumidos. j. Después de haber identificado los bloques de tareas, debe determinarse el orden de precedencia para su ejecución (la estructura WBS no muestra tales precedencias). k. Una vez definido el orden de ejecución de bloques debe aplicarse una herramienta de configuración de red (PERT) y calcularse el sendero crítico (línea de actividades con suma mayor de tiempos acumulados). l. En esa representación de la red de actividades deben determinarse asimismo los riesgos. 93 m. La suma de todos los bloques de tareas indica la suma de los medios personales, en recursos y medios financieros necesitados. n. El plan de tiempos y cantidades de recursos a emplear sirve de paso previo a la determinación del equilibrio de aplicación de recursos. o. El proceso de planificación de tiempos se realiza de forma recursiva, en intercambio de informaciones con la administración de fondos (planificación de inversiones y financiación, cálculo del cash-flow y otros). 94 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1. CONCLUSIONES Al concluir la investigación sobre la elaboración de un Manual para la Administración de Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la codificación WBS, ubicada en Barcelona, estado Anzoátegui, se concluye lo siguiente: El propósito y objetivo de la administración de contratos es obtener bienes y servicios de la calidad especificada, de manera oportuna y dentro del presupuesto establecido para la construcción de un proyecto. Por consiguiente, la administración de contratos constituye la parte principal del proceso de gestión que asegura al propietario del proyecto la obtención del mejor valor por el precio pagado. La Administración de Contratos es un conjunto de funciones comprometidas con: preparar y administrar los contratos, manejando, adecuadamente las relaciones entre clientes-propietarios, ingenieros consultores y contratistas. En consecuencia, hoy en día, todo personal que maneje contratos, debe recibir adiestramiento, con la finalidad de adquirir las herramientas necesarias para que puedan operar a cabalidad tanto la Ley de contrataciones, como los contratos que administra la empresa, disminuyendo de esta manera, las posibilidades de incurrir en errores o delitos. Es importante destacar que, toda empresa que trabaje con contratos y licitaciones debe ajustar sus normas internas a la Ley de Contrataciones Públicas, 95 creada en el marco de la Ley Habilitante, y la misma debe ser de conocimiento público, para todas las organizaciones y personas interesadas en este tema. Cabe destacar que, esta Ley tiene una ventaja significativa para el ente contratante porque permite la selección inmediata del contratista, por cuanto se incorporó en la Modalidad de Contrataciones Directa todas aquellas situaciones de carácter excepcional, que generaban retardos e incumplimientos recurrentes a los procesos licitatorios. Sobre el objetivo específico que hace mención a identificar las debilidades que confronta el personal en cuanto al manejo administrativo de los contratos, se puede concluir que: En la empresa objeto de estudio, las funciones y responsabilidades de la Administración de Contratos varían ampliamente, pues mantienen relaciones de trabajo con diferentes clientes y asociados, hecho que genera, en ocasiones, inconvenientes para ajustarse a los requerimientos del cliente-propietario y a los alcances definidos de los servicios de la Gerencia de Proyectos. Por medio de la aplicación de un instrumento a la muestra seleccionada, se pudo constatar que las personas encargadas de manejar los contratos en la empresa objeto de estudio, en su mayoría, son bachilleres, por lo tanto, deben motivarse para continuar preparándose, para adquirir nuevos conocimientos y herramientas, necesarias para ser aplicadas en su área laboral y personal. Se evidenció que, desarrollar el proceso de administrar los contratos, se les hace un tanto complejos, por la serie de procedimientos administrativos, acompañados de la correspondiente responsabilidad, el administrador del contrato, que bien puede ser una persona o un grupo, ejerce asuntos de 96 administración del proyecto para lograr una completa comunicación entre el personal de la gerencia, a todos los niveles de responsabilidad. Se logró determinar las competencias que debe poseer el administrador de contratos para que su trabajo satisfaga los objetivos organizacionales del propietario del proyecto, y se puede decir que: La empresa SOLDITECA C.A., maneja contratos de suministro de personal, inspección de alta tecnología, y estudios integrales, en base a ello, la referida empresa, ofrece a sus clientes y asociados servicio de solución eficaz e innovador, para diferentes tipos de problemas, utilizando técnicas especializadas no destructivas, es por ello es importante que sus empleados tengan conocimiento de los riesgos relacionados con el proceso de contratación, debido a que esto les ayudará a actuar con prudencia, identificar esos riesgos e implementar estrategias para mitigarlas. Adicionalmente es necesario que el administrador de contratos sea capaz de trabajar en grupo de manera efectiva, debe ser explícito con su equipo de trabajo y mantener vías de comunicación efectivas para poder detectar cualquier situación anormal dentro del contrato, pudiendo así tomar decisiones oportunas y efectivas. Desde esta perspectiva, se debe resaltar que todo proceso de contratación está cargado de problemas y posibles escollos que deben ser manejados si el servicio deseado debe recibirse en el momento, al costo y con la calidad correcta. Sobre la importancia de la codificación WBS, en los procesos de planificación y seguimiento de los contratos, se concluye lo siguiente: 97 En la actualidad, el administrador del contrato traduce los asuntos administrativos en documentos de trabajo y en reportes de control, análisis y de acciones correctivas, para una gerencia efectiva que abarque el control del proyecto y la minimización de su costo. No obstante, esta propuesta lleva implícita, la elaboración de un manual, utilizando la codificación WBS, con la finalidad de facilitar el trabajo, mantener el orden y hacer un trabajo verdaderamente eficaz. En relación a la propuesta de la estructura WBS, se considera que la mayoría de los empleados de la empresa aceptarán los cambios para mejorar el manejo de los contratos, debido a que son personas con suficiente experiencia laboral, Consideran que el proceso de contratación es bastante complejo, con muchas actividades o tareas que hay que manejar con mucha precaución para que no sean devueltos los paquetes sometidos a los concursos. Es por ello que hay que hacer un manual para la administración de contratos basado en la codificación WBS, que les hará simple la tarea de descomponer o desglosar todas las actividades de un proyecto. Al aceptar la propuesta, los empleados del departamento administrativo deberán recibir adiestramiento, sobre la codificación WBS y el uso del manual propuesto que coadyuvará en el proceso de contrataciones que desarrolla la empresa en estudio. Para el personal que maneja la administración de los contratos, la codificación WBS, será una herramienta cuyo valor consiste en ayudar a la necesaria reducción de complejidad en todo proceso complicado, ayudando a comprender y definir mejor las tareas a realizar y facilitar así su mejor planificación, coordinación y control. 98 Los miembros del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A., consideran que organizar el trabajo de las contrataciones y licitaciones que maneja la empresa, siguiendo las instrucciones de un manual, con las actividades y tareas, establecidas utilizando la codificación WBS, servirá para reducir la complejidad de este proceso y se desarrolle un programa continuo de control de calidad para verificar la codificación de las actividades de los contratos. Para entender y manejar el manual de administración de contratos, basado en la codificación WBS, se requiere de un programa de inspección visual para que el usuario entienda y se familiarice con la información y codificación del manual. En tal sentido, es relevante que todo el proceso de planeación y programación, se planifique en paquetes de trabajo, para lograr la meta y hacerlo más sencillo, evitando los riesgos que se corren en tantos papeles que se deben recaudar por cada sobre que se organiza. Es importante decir como conclusión del objetivo específico que hace mención las actividades del manual y su respectivo código WBS, que permita una mejor planificación y control del trabajo relacionado con la administración de los contratos de la empresa, lo siguiente: Trabajando con la codificación WBS, se deben dividir los paquetes de trabajo en tareas o actividades que hagan más fácil determinar cuándo la contratación del servicio es una opción apropiada. Al respecto, las tareas o actividades, delimitarán los pasos a ser tomados en la oferta, asignación, monitoreo y terminación de los contratos, además de identificar los participantes obligatorios en el proceso, como el contratante, finanzas, legales, y sus roles, responsabilidades e interrelaciones. 99 Para la empresa SOLDITECA C.A., que tiene tantos clientes y asociados y maneja diferentes tipos de contratos, es necesario jerarquizarlos, de acuerdo al orden de importancia. En tal sentido, deberán elaborar listados de actividades que luego serán estructuradas agrupadas en tareas como elementos del nivel inferior de la WBS. Esta información permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de tareas de un nivel superior y así sucesivamente, observando naturalmente la regla del 100%, en cada nivel. Al analizar los beneficios que se generarán al elaborar el manual de administración de contratos basado en la codificación WBS, se puede concluir que: En base a estas consideraciones, los miembros del comité de contratación y licitación de la empresa consideran que, el trabajo de preparar los sobres de contratación, se facilitarán si cada una de las actividades se desglosa en subtareas y se les asigna a cada uno de los integrantes del equipo, por cada paquete, diferentes actividades, tareas y subtareas. El departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A., tiene conocimiento sobre lo trascendental que es para la realización de un proyecto, guiarse por un cronograma de actividades. Debido a que, con el cronograma es más fácil poder cumplir con una serie de contenidos, teniendo en cuenta una secuencia determinada y un tiempo establecido. Para la empresa SOLDITECA C.A., si se va a implementar una propuesta del uso de un manual de administración, usando la codificación WBS, para organizar administrar los contratos, es necesario que se hagan reuniones frecuentes para ir evaluando los cambios, positivos y negativos, que se generarán con esta nueva modalidad de planificación del trabajo. 100 Por último, con el uso del manual se logrará el manejo efectivo de los contratos, garantizando la calidad del servicio que se presta a los clientes y asociados. 6.2. RECOMENDACIONES Al implementar un manual para la administración de contratos de la Empresa SOLDITECA C.A. utilizando la codificación WBS, se le sugiere a: La empresa, al iniciar la administración de un proyecto, debe estimular y fomentar una comunicación libre y total, una cuidadosa y completa comprensión de las funciones y responsabilidades, así como un programa de implementación de la administración del contrato bien desarrollado, de manera que el gerente administrativo, tenga más que una escasa posibilidad de conducir apropiadamente una buena gerencia sin tener que preocuparse por molestos asuntos administrativos. Para el personal que maneja la administración de contratos en la empresa SOLDITECA C.A., o cualquier otra empresa de la misma naturaleza, deben tener en cuenta que existen dos temas fundamentales en la administración de un contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que permiten controlar el cumplimiento de los dos temas. En cuanto a la codificación WBS, se le recomienda a la gerencia general de proyectos de la empresa objeto de estudio, realizar una detallada organización y una correcta implementación y revisión efectiva de las actividades de escogencia o identificación del proyecto, planificación, ejecución, control, evaluación y terminación de los contratos, en todos los niveles, lo cual favorece la entrega de proyectos de acuerdo al tiempo y presupuesto previsto. 101 A los miembros del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A., se les sugiere cursos de adiestramiento para capacitarse en cuanto al manejo de la codificación WBS, como herramienta de planificación en la administración de contratos. De igual manera se les sugiere que, generalmente al llevar a la práctica un WBS, éste no debe tener más de 100 elementos terminales (si parece que se requieren más, se deberán utilizar subproyectos). Un WBS debería tener 3 o 4 niveles de profundidad, y cada nivel debería tener entre 5 y 9 elementos de ancho. Estas sugerencias se derivan de los siguientes hechos: la capacidad de memoria a corto plazo está restringida a entre 5 y 9 elementos. Por consiguiente, teniendo un tiempo fijo para planear el proyecto, a mayor cantidad de elementos terminales, habrá menor tiempo para prestar atención a cada uno de ellos. En consecuencia, los estimados son menos pensados. A las personas encargadas de administrar los contratos, deben tener conocimiento de que la WBS cubre todo el ámbito abarcado por el proyecto. Las tareas no incluidas no forman parte del proyecto o plan. A los empleados de diferentes empresas, que ponen en práctica la Estructura de Descomposición del Trabajo, deben tener en claro que la elaboración de la WBS, con la identificación de las tareas parciales, es la base necesaria para poder preparar un buen plan de tiempos y calendario detallado de actividades. A los estudiantes de administración, durante el desarrollo de la carrera, deberían realizar actividades, donde se valore la importancia de la planeación, coordinación inicial y estructuración de proyecto. Creación del WBS y de las matrices de responsabilidad. 102 BIBLIOGRAFÍA - Arias, F. (2004) El Proyecto de Investigación: Guía para su Elaboración. Caracas. Editorial Panapo. - Ávila, H. (2006). Introducción a la Metodología de la Investigación. Caracas. Editorial Monte Ávila. - Bastardo, F. (2010). Diseño un Modelo de Gestión para la Administración y Control de los Proyectos en Desarrollo de la Empresa IMPSA Caribe, C.A. Trabajo de Grado no publicado. 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Marca con una Equis (X), la alternativa que más se ajusta a tu criterio. 2. No dejes ninguna pregunta sin respuesta. 3. Si tiene dudas consulte al encuestador. 4. Este instrumento es de uso estrictamente confidencial. ¡Gracias por su Colaboración¡ 117 GUÍA DE ENTREVISTA 1 ¿Cuál es su nivel Académico? Bachiller _____ T.S.U. _____ Licenciado en Administración _____ Economista _____ 2 ¿Tiempo de servicio en la empresa? Menos de 5 años Entre 6 y 10 años Entre 11 y 15 años Más de 15 años _____ _____ _____ _____ 3 ¿Cómo es tu experiencia laboral en administración de contratos? Excelente Bueno Regular Deficiente _____ _____ _____ _____ 4 ¿Ha realizado cursos sobre el manejo de la Ley de Contrataciones Públicas? Si No 5 ¿Las Normas Internas de la Empresa se ajustan a la Ley de Contrataciones Públicas? Si No 118 6 ¿Qué tipos de contratos maneja la Empresa? a. Perforación Petrolera d. Inspección de Alta Tecnología b. Suministro de Personal d. Asfaltado c. Construcción e. Estudios Integrales 7 ¿Tiene conocimiento sobre los riesgos asociados a los procesos de contratación? Si No 8 ¿Has trabajado con la codificación WBS? Si No 9 ¿Considera que con el uso de la codificación WBS, se asegura el control de calidad de los contratos? Siempre Frecuentemente Ocasionalmente Nunca _____ _____ _____ _____ 10 ¿Considera importante obtener conocimiento en cuanto a, un programa de inspección visual en la planificación y seguimiento de los contratos, con codificación WBS? Si No No Sabe 119 11. ¿Consideras importante dividir el manual propuesto en paquetes de trabajo? Si No 12 ¿Cree que cada contrato debe ser clasificado en actividades o tareas? Siempre Frecuentemente Ocasionalmente Nunca _____ _____ _____ _____ 13 ¿Cuándo se manejan varios contratos, cree necesario jerarquizar las actividades? Siempre Frecuentemente Ocasionalmente Nunca _____ _____ _____ _____ 14 ¿Al planificar las actividades o tareas, es conveniente desglosarla en subtareas? Si No 15 ¿Considera importante la realización de un cronograma para cada proyecto de contratación, con las actividades y subtareas, fecha de ejecución, supervisión, evaluación, entre otros? Si No 16 ¿Considera importante la participación de todos los integrantes del departamento Administrativo para realizar un análisis de los cambios que generen el uso del manual propuesto? Si No 120 17 ¿Cree Ud. que con la implementación del manual de administración de contratos, basado en la codificación WBS, se logrará realizar un trabajo basado en el la calidad del servicio? Siempre Frecuentemente Ocasionalmente Nunca _____ _____ _____ _____ 121