PARTIDA: 21101 Materiales y útiles de oficina

PARTIDA: 21101 Materiales y útiles de oficina
No.
Documento
Requerido
1
Contra Recibo
2
Cotización
(Original y 1
copia)
Requisitos a fiscalizar por la Unidad Responsable
Responsable de
su Elaboración
Datos que debe de Incluir el Contra Recibo.
1. Nombre de la empresa o persona física.
2. Fecha en que se recibió el material
3. Número de factura.
4. Importe total de la factura.
5. Fecha de la factura.
6. Sello de la Oficina de Adquisiciones o del Departamento
7. Firma autógrafa de quien elabora el contra recibo.
(Dar clic en Contra Recibo para visualizaran ejemplo)
Oficina de
Adquisiciones
El contra recibo se compone de 3 tantos, el Blanco (original) se entrega al
Departamento de Recursos Financieros, junto con la documentación
comprobatoria; el Amarillo (copia 1) se entrega al proveedor cuando este
halla surtido el material solicitado y el Azul (copia 2) se queda en la
oficina de adquisiciones y se archiva junto con el acuse de la
documentación entregada al Departamento de Recursos Financieros.
Por cada cotización a partir de $10,000.00 considerando el I.V.A. Ésta
deben presentarse en hoja membretada original del proveedor,
conteniendo firma y sello del mismo, en la oficina de Adquisiciones.
Datos Relacionados con el Proveedor.
1. Nombre de la empresa.
2. Logo.
3. R.F.C. (En el caso de personas físicas, deberá contener el R.F.C. y el
CURP).
5. Dirección.
6. Ciudad.
7. Estado.
8. C.P.
9. Número de cotización.
10. Fecha.
11. Cantidad.
12. Descripción.
13. Precio Unitario.
14. Subtotal.
15. I.V.A.
16. Total
17. Caducidad de la cotización.
“Tener en cuenta que las cotizaciones deberán de ser en Pesos
Mexicanos”.
Datos del Instituto que debe de contener la Cotización:
1. Nombre del cliente: Secretaria de Educación Pública
Tecnológico de Apizaco.
2. Dirección: Av. Instituto Tecnológico S/N.
3. Ciudad: Apizaco
o Instituto
Proveedor
3
Factura
(Original y 2
copias)
4. Estado: Tlaxcala
5. C.P.: 90300
Att´n: Ing. Antonio Solís Lima
Datos Básicos del Proveedor.
1. Contener impreso el nombre, denominación o razón social de quien lo
expide.
2. Contener impreso el domicilio fiscal de quien lo expide.
3. Contener impresa la cédula de identificación fiscal (En el caso de
personas físicas, deberá contener el R.F.C. y el CURP).
4. Contener impreso la clave de registro federal de contribuyentes de
quien lo expide.
5. Contribuyentes con más de un local o establecimiento, deberá señalar
en los mismos, el domicilio del local o establecimiento en el que se
expidan los comprobantes.
6. Contener impreso el número de folio.
7. Contener la leyenda "Pago en una sola exhibición".
8. "Efectos Fiscales al Pago" (Personas físicas).
Datos que debe de contener la Factura.
9. Lugar y fecha de expedición.
10. Nombre del cliente: Secretaria de Educación Pública
11. Dirección: Av. Instituto Tecnológico S/N.
12. Ciudad: Apizaco
13. Estado: Tlaxcala
14. C.P.: 90300
15. Valor unitario consignado en número.
16. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que
amparen (de acuerdo a la Requisición).
17. Importe en número del subtotal e impuesto(s) que deban trasladarse,
en su caso.
18. Importe total consignado en número y/o letra.
Datos Básicos del Impresor.
19. Contener impreso la fecha de impresión de los comprobantes.
20. Contener impreso Nombre, Denominación o Razón
21. Social del impresor de los comprobantes.
22. Contener impreso el domicilio fiscal completo del impresor
autorizado.
23. Contener impreso el número de teléfono del impresor autorizado, en
su caso.
24. Contener impreso el registro federal de contribuyentes del impresor
autorizado.
25. Contener impresa la fecha en que se incluyó la autorización
correspondiente en la página de internet del SAT.
26. Contener impreso la vigencia de los comprobantes, que deberá ser de
dos años a partir de la fecha de impresión y opcionalmente el número
inicial y final de los folios impresos.
27. Contener impresa la leyenda "La reproducción no autorizada de este
comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones
Oficina de
Adquisiciones
fiscales".
28. Contener impreso la leyenda "Número de aprobación del Sistema de
Control de Impresores Autorizados" seguida del número generado por el
sistema.
Verificar que las operaciones aritméticas sean correctas.
Incluir en cada una de las facturas sin obstruir datos y en forma
manuscrita la leyenda "Recibí de conformidad y a entera satisfacción"
por el Jefe del Departamento que solicitó y recibió el bien o servicio; así
como nombre y cargo del mismo. En caso de que no exista espacio
suficiente en el anverso de la factura y con la finalidad de no obstruir
dato alguno, cumplir con este punto reflejándolo en el reverso de la
factura, no en la hoja donde se pegue la misma.
Los bienes y servicios descritos en la factura deben de afectar a la(s)
partida(s) autorizada(s), de conformidad con el Clasificador por Objeto
del Gasto vigente, debiendo elaborarse una factura por partida de gasto.
Los bienes o servicios descritos en las facturas deben corresponder al giro
o actividad preponderante del proveedor o prestador del servicio; en
caso de no ser claro, adicionar el Alta en Hacienda (personas físicas) o
bien el Acta Constitutiva (personas morales) para determinar lo anterior.
El monto autorizado para compras directas es de $50,000.00
(CINCUENTA MIL PESOS 00/100 M.N.), mas I.V.A. por partida de gasto
mensualmente para Gasto Directo y por separado igual monto
autorizado para Investigación y Posgrado, considerando que éstas
últimas no pueden ser modificadas, conforme a lo autorizado en el
anteproyecto. En ambos casos se exceptúa de este monto a aquellos
gastos con prestadores de servicio licitados centralmente.
4
5
Compulsa
(Original
Impreso en 2
tantos)
Requisición
(Original
Impreso en 3
tantos)
Por cada factura a partir de $10,000.00 considerando el I.V.A., debe
presentar 3 cotizaciones incluyendo la del proveedor o prestador del
servicio con quien se realizó el gasto.
Verificar cada factura en el Sistema de Administración Tributaria,
anexando original impreso de la mascarilla de captura y la respuesta de la
consulta.
Oficina de
Adquisiciones
*Factura impresa:
https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/ModuloSituacionFiscal/V
erificacionComprobantes.asp
*Factura digital:
https://tramitesdigitales.sat.gob.mx/Sicofi.ValidacionCFD/ValidacionUnit
aria.aspx
Procedimiento para la realización de una Requisición
Departamento
1. Una requisición de insumos dentro del Instituto Tecnológico de
Solicitante
Apizaco la puede llenar cualquier servidor público siempre y cuando sea
autorizada por su jefe inmediato superior.
2. Antes de llenar el formato para la Requisición es necesario verificar
que su insumo haya sido presupuestado en el Programa Operativo Anual
correspondiente a su departamento.
3. Identificar a que Numero de proyecto pertenece el insumo. Si en caso
de que se tuviera incertidumbre al respecto se deberá de solicitar ayuda
al personal del Departamento de Planeación del Instituto.
4. Identificar a que partida pertenece el insumo dentro del Clasificador
por Objeto del Gasto vigente.
(Consultar:
www.itapizaco.edu.mx/~materiales/Adquisiciones/ClasificadoresPorObje
toGasto/ClasificadorPorObjetoGasto2011.pdf. )
Si en caso de que se tuviera incertidumbre al respecto se deberá de
solicitar ayuda al personal del Departamento de Planeación del Instituto.
5. Para obtener el monto estimado del insumo es necesario que se siga
cualquiera de los siguientes criterios:
a) Preguntar a la oficina de Adquisiciones para que se les proporcione el
monto del insumo.
b) Buscar en la Internet el costo aproximado del insumo y añadir:
*El I.V.A.,
*Así como los gastos de envío si es que aplica.
*Tener en cuenta la fecha de adquisición del insumo.
*Si el insumo se tiene que importar o su precio está en dólares se tiene
que considerar el tipo de cambio para la fecha de la adquisición.
*Si el insumo se tiene que importar se tiene que considerar los gastos de
importación (pago de aranceles).
c) Si el insumo que se desea adquirir ya ha sido comprado dentro de los
últimos dos meses para su departamento, usted podrá usar el mismo
precio con la consideración de que le adicione un incremento que nos
permita estar por arriba del precio real, y así evitar realizar una vez más
el llenado del formato de la requisición si es que el costo de la compra
real quedara por arriba del monto estimado de la requisición.
Nota: El precio real del insumo siempre debe ser mayor o igual al del
presupuestado en la requisición.
6. Una vez obtenida esta información, las áreas solicitantes, llenan el
Formato para Requisición de Bienes y Servicios SNEST-AD-FO-03,
especificando claramente los requisitos de compra y adjuntando en un
archivo por separado las especificaciones de los insumos. Posteriormente
se recaban las firmas correspondientes y lo entregan a la oficina de
adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
(DRMyS) del Instituto Tecnológico de Apizaco. Cabe hacer hincapié que
se deberán de entregar en formato impreso (en tres tantos) y además se
deberán de enviar (la requisición y las especificaciones) en formato
electrónico
(Word
o
Excel)
al
correo
electrónico
materiales@itapizaco.edu.mx con la finalidad de subirlos a la plataforma
de adquisiciones del DRMyS de manera expedita. Los archivos
electrónicos podrán ser editados para su fácil manipulación, no se
aceptaran requisiciones escaneadas.
7. El archivo que contendrá las especificaciones del insumo deberán de
venir a detalle indicando cualquiera de los siguientes atributos que
6
7
Constancia de
Proveedor no
Inhabilitado
(Original
Impreso en 2
tantos)
Solicitud de
Adquisiciones
o Servicios
(Original
Impreso en 2
tantos)
puedan aplicar al insumo:
 Fecha de adquisición.
 Cantidad
 Modelo
 Marca
 Descripción para que será utilizado.
 Color
 Tipo de material
 Tamaño
 Velocidad
 Capacidad, etc., etc.
Se sugiere anexar fotografías del insumo si es que se tienen con el
objetivo de ser lo más explícito que se pueda.
8. Es importante subrayar que si la requisición no viene acompañada con
el archivo de especificaciones o antes mencionado (si es que aplica), el
personal de la oficina de Adquisiciones no procesara su solicitud hasta
que se proporciones los detalles de la adquisición al 100%.
Antes de elaborar la constancia, verificar en la página de internet de la
Función Pública de conformidad con la circular no. 017/2007, que los
proveedores o prestadores de servicios, no se encuentren inhabilitados o
sancionados.
Oficina de
Adquisiciones
Datos que debe de contener la Constancia.
1. Ciudad y fecha de elaboración.
2. Departamento.
3. No. De Oficio.
4. Dirigida.
5. Texto
6. Nombre y Firma del Jefe de Recursos Materiales y Servicios.
7. Sello del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
Formato Anexo “Constancia de Proveedor no Inhabilitado”.
En cada factura que se presente a partir de $14,400.00 (CATORCE MIL
CUATROCIENTOS PESOS 00/100 M.N.), deben anexar el formato
"Solicitud de Adquisiciones o Servicios".
Datos que debe de contener la Solicitud.
1. Número.
2. Fecha.
3. Clave.
4. Denominación.
5. Área Solicitante.
6. Descripción.
7. Vigencia.
8. Nombre Proveedor.
9. R.F.C.
10. Partida.
11. Forma de Pago.
Oficina de
Adquisiciones
12. Costo.
13. I.V.A.
14. Importe Total
15. Nombre y Firma del Proveedor.
16. Nombre y Firma del Jefe de Departamento Solicitante.
17. Nombre y Firma del Director.
8
Orden de
Compra
(Original
Impreso en 3
tantos)
9
Entrada de
Almacén
(Original
Impreso en 3
tantos)
10
Salida de
Almacén
(Original
Impreso en 3
tantos)
Formato Anexo "Solicitud de Adquisiciones o Servicios".
Datos que debe de contener la Orden de Compra.
1. Nombre del Proveedor.
2. No. de Orden de Compra.
3. Fecha.
4. No. consecutivo.
5. Cantidad.
6. Unidad.
7. Descripción.
8. Área Solicitante.
9. No. de Requisición.
10. Precio Unitario.
11. Importe Parcial.
12. Importe Total.
13. Nombre y Firma de la Jefa de la Oficina de Adquisiciones.
14. Nombre y Firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y
Servicios.
15. Nombre y Firma del Subdirector de Servicios Administrativos.
Formato Anexo “Orden de Compra del Bien y Servicio”.
Datos que debe de contener la Entrada de Almacén
1. Nombre del Proveedor.
2. No. de Requisición u Orden de Compra.
3. Fecha.
4. No. de Entrada de Almacén.
5. No. de Factura o Remisión.
6. No. Consecutivo de Bienes.
7. Descripción de Material.
8. Cantidad.
9. Unidad de medida.
10. Costo Unitario.
11. Costo Total.
12. Total.
13. Nombre y Firma de Recibido del Almacenista.
Formato Anexo “Nota de Entrada de Almacén”.
Datos que debe de contener la Salida de Almacén
1. Nombre del Departamento.
2. No. de Orden de Salida3. Fecha.
4. Proyecto.
5. No. Consecutivo de Bienes.
Oficina de
Adquisiciones
Responsable
del Almacén
Responsable
del Almacén
6. Descripción de Material.
7. Cantidad.
8. Unidad de medida.
9. Costo Unitario.
10. Costo Total.
11. Total.
12. Nombre y Firma de Elaboración del Almacenista
13. Nombre y Firma de Recibí del Jefe del Departamento Solicitante.
11
Nota
Aclaratoria
(Original
Impreso en 2
tantos)
12
Nota Foránea
(Original
Impreso en 3
tantos)
Formato Anexo “Nota de Salida de Almacén”.
Datos que debe de contener la Nota Aclaratoria
1. Lugar y Fecha de Elaboración.
2. Nombre del Director.
3. Puesto
4. No. de Factura.
5. Proyecto.
6. Partida.
7. Área.
8. Tipo de Mantenimiento.
9. Justificación.
10. Nombre y firma del Jefe de Departamento solicitante.
11. Sello del Departamento.
Formato Anexo “Nota Aclaratoria”.
Las compras realizadas fuera de los 50 kms. a la redonda de la ubicación
del plantel, se consideran foráneas y deben estar justificadas con una
nota aclaratoria firmada y sellada por el Director y el Jefe del
Departamento de Recursos Materiales y Servicios; asimismo incluir 3
cotizaciones que fundamenten su realización (una local, una del
proveedor que emitió la factura y una del lugar donde se adquirió el bien
o servicio).
Datos que debe de contener la Nota Foránea
1. Fecha de Elaboración.
2. Nombre del Director.
3. Puesto
4. Texto.
5. No. de Factura.
6. Fecha.
7. Importe.
8. Proveedor.
9. Proyecto.
10. Partida.
11. Departamento.
12. Nombre y Firma del Jefe de Recursos Materiales y Servicios.
13. Sello del Departamento.
Formato Anexo “Nota Foránea”.
Departamento
Solicitante
Oficina de
Adquisiciones