Nombre del Documento: Instructivo de Trabajo para la realización de Compras Directas Referencia a la Norma ISO 9001:2008 7.4 Código: ITZIT-AD-IT-01 Revisión: 4 Página 1 de 2 INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS DIRECTAS 1. La Subdirección de Servicios Administrativos y el Departamento de Recursos Materiales y Servicios deben asegurarse de que todas las compras se realicen conforme a la normatividad vigente (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público) y cumpliendo con las especificaciones ambientales aplicables. 2. La compra de bienes y servicios para el Instituto Tecnológico lo realiza la Oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. 3. El Departamento solicitante, llenan el Formato para Requisición de Bienes y Servicios ITZIT-AD-FO-03, especificando claramente los requisitos de compra y lo turna al Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación vigente del Departamento, asigna folio de validación conforme a lo presupuestado en el POA vigente del Departamento. 4. Validada la compra en el POA se solicita la autorización a la Dirección para ejecutar la compra. 5. Entregar las requisiciones autorizadas los primeros diez días de cada mes al Departamento de Recursos Materiales y Servicios. 6. Para el caso de compras de extrema urgencia, imprevistos o enseres que se requieran para la operatividad, el Director de la institución instruirá al Jefe(a) del Departamento de Recursos Materiales y Servicios sobre la compra y posteriormente se elaborará la requisición por el área que corresponda observando lo dispuesto en la LAASSP. 7. La Oficina de Adquisiciones solicita cotizaciones de las requisiciones autorizadas a proveedores registrados en el Catálogo de Proveedores ITZIT-AD-FO-04, previamente seleccionados aplicando el formato ITZIT-AD-FO-01, conforme a los requisitos de evaluación y/o reevaluación especificados en el formato ITZIT-AD-FO-02. En el caso de proveedores foráneos, más de 50 km. a la redonda se evaluarán vía internet. 8. La Oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios asigna la compra al proveedor del bien o servicio seleccionado del Catálogo de Proveedores Aprobados ITZIT-AD-FO-04, utilizando el formato de Orden de Compra de Bienes o Servicios ITZIT-AD-FO05 y en función de la calidad, precio y servicio. 9. La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico, recibe del proveedor los bienes comprados y verifica el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la Requisición de Bienes y Servicios ITZIT-AD-FO-03 y la Orden de Compra de Bienes o Servicios ITZIT-AD-FO-05 comparando la factura original contra los bienes recibidos. 10. La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico valida la factura original ante el SAT y hace la Entrada y Salida Simultánea de Almacén. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ Ing. Daniel Sosa Guerrero Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. Firma: REVISÓ AUTORIZÓ Ing. Armando García Echeverría Representante de la Dirección Dr. Juan Manuel Hernández Director Firma: Firma: 08 de Mayo de 2014 08 de Mayo de 2014 08 de Mayo de 2014 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. Padilla Nombre del Documento: Instructivo de Trabajo para la realización de Compras Directas Referencia a la Norma ISO 9001:2008 7.4 Código: ITZIT-AD-IT-01 Revisión: 4 Página 2 de 2 11. La Oficina de Almacén e Inventarios entrega los bienes a los departamentos solicitantes quienes verificando se cumplan las especificaciones declaradas en la requisición correspondiente y firmando de conformidad la entrada y salida simultanea de almacén. 12. La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico integra expediente integrado por factura original con su validación ante el SAT, los registros ITZIT-AD-FO03 y ITZITAD-FO-05, Entrada y Salida de Almacén lo envía al Departamento de Recursos Financieros para que elabore el cheque para programar o realice el pago correspondiente 13. En el caso de servicios el Departamento de Recursos Materiales y Servicios es quien recibe del proveedor, para que con el Jefe(a) del área solicitante determinen si cumplen con las especificaciones registradas en la Orden de Compra de Bienes o Servicios ITZIT-AD-FO-05. Solo si cumple con las especificaciones, se notifica al Departamento de Recursos Financieros para que realice el pago de la factura con apego a la normatividad vigente. 14. En caso de que el producto o servicio cumpla con lo especificado, se registra en la orden de compra la palabra (SI), y en caso de que no, se registra la palabra (NO) y no se recibe el producto o servicio y el Jefe de Recursos materiales y Servicios debe elaborar una reclamación al proveedor. Registros Selección de Proveedores. Evaluación de Proveedores. Requisición de Bienes y Servicios. Catálogo de Proveedores Aprobados. Orden de Compra del Bien o Servicio. Tiempo de retención 1 año Responsable de conservarlo Código de registro Recursos Materiales y Servicios ITZIT-AD-FO-01 1 año 1 año Recursos Materiales y Servicios Recursos Materiales y Servicios ITZIT-AD-FO-02 ITZIT-AD-FO-03 Hasta que se actualice 1 año Recursos Materiales y Servicios ITZIT-AD-FO-04 Recursos Materiales y Servicios ITZIT-AD-FO-05 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.